Økonomiudvalget. Dagsorden

Transkript

1 novem Forside Dagsorden Torsdag den 26. marts 2015 kl Medlemmer Asii Chemnitz Narup (IA) Malene Lynge (IA) Mille Søvndahl Pedersen (IA) Justus Hansen (D) Martha Abelsen (S) Ane Egede Mathæussen (S) Per Berthelsen (S)

2 Side 2 Dagsorden 1. Godkendelse af dagsorden Meddelelser Orienteringer A AWG 2016: Fordeling af midler til Arctic Winter Games - Sportshaller B AWG 2016: Anlæggelse af midlertidig biathlonbane C Status for Borgerservice Forespørgsler Ingen Beslutninger A Medlemmers initiativret iht. styrelsesloven om optagelse af sager på Kommunalbestyrelsens samt udvalgenes dagsorden B Salg af B-503 beliggende i Arsuk C Salg af B-730 beliggende i Arsuk D Salg af B-740 beliggende i Tasiilaq E Salg af B-772 beliggende i Tasiilaq F Salg af B-660 beliggende i Qeqertarsuatsiaat G Salg af B-1157 beliggende i Qeqertarsuatsiaat H Salg af B-551 beliggende Isortoq I Salg af B-632 beliggende i Kapisillit J Bortforpagtning af Rådhusets kantine K Udmøntning af konto s driftskonto Sager til Kommunalbestyrelsen A Godkendelse af anlægsregnskaber B Høringssvar i forbindelse med revisioner og digitalisering af vandspærrezoner C Ophævelse af dispensation E Forslag til visitationsregler for kommunale kollegier i Kommuneqarfik Sermersooq F Forslag til ny procedure i forbindelse med afgivelse af kommunale høringssvar Lukkede punkter A Centralisering af HR / Løn / Bogholderi B Planlagt Periodisk Vedligehold: Overdragelse til Iserit... 53

3 Side 3 8. Eventuelt Godkendelse af referat... 54

4 Side 4 1. Godkendelse af dagsorden 2. Meddelelser

5 Side 5 3. Orienteringer 03A AWG 2016: Fordeling af midler til Arctic Winter Games - Sportshaller Til Orientering J.nr.: Forvaltningen for Anlæg og Miljø direktør Mike Jakob Kristiansen / MJKR Sagsresumé I henhold til paritetsaftalen imellem Kommuneqarfik Sermersooq og Selvstyret, skal kommunen alene stå for klargørelserne af alle idrætsfaciliteter under Arctic Winter Games 2016 (AWG). Det betyder, at Inussivik hallen skal renoveres for at kunne leve op til de påkrævede sikkerhedsstandarder under åbnings- og afslutningsceremonier under AWG 2016, ligesom skolernes haller ligeledes skal opdateres for at kunne leve op til AWG s krav samt bygningsreglementet. Det samme gør sig gældende for sportsanlæggene rundt om i byen, herunder ikke mindst de forskellige skianlæg. Forvaltningen for Anlæg og Miljø har på vegne af og i samarbejde med AWG sekretariatet afdækket de anlægstekniske muligheder der er for at bringe byens sportshaller og anlæg op i en stand der lever op til de sportslige krav, som afholdelsen af Arctic Winter games kræver, herunder mulighederne for at udvide Inussivik hallen. Såvel anlægsteknisk som budgetmæssigt, er løsningen med at kombinere en renovering af byens haller og sportsanlæg, med en etablering af snekanonanlæg ved Sisorarfiit, suppleret med containerløsninger fundet tilstrækkelig. Sagen blev behandlet på Udvalg for Anlæg og Miljøs møde den 17. februar Indstilling Udvalg for Anlæg og Miljø indstiller overfor : at tager orienteringen til efterretning Sagsfremstilling I henhold til paritetsaftalen imellem Kommuneqarfik Sermersooq og Selvstyret, skal kommunen alene stå for klargørelserne af alle idrætsfaciliteter under AWG Badefaciliteter, toiletforhold og lysforhold i alle haller skal leve op til AWGIC s staging manuel. Inussivik hallen skal derfor renoveres for at kunne leve op til sikkerhedsstandarder under åbningsog afslutningsceremonier under AWG Herunder udbedring af utæt tag, elinstallationer, toiletforhold og lignende for at leve op til minimumskravene for internationale sportsarrangementer. Skolernes sportshaller skal ligeledes klargøres til AWG. Godthåbhallen samt GU s minihal skal også skulle leve op til AWG s standarder, da de indgår i arrangementet. Disse to haller er ikke kommunale, men en kommunal medfinansiering må påregnes. Samlet er der bevilget 15,5 mio. kr. til at renovere byens sportshaller som forberedelse til AWG 2016.

6 Side 6 Løsningsforslag faglig vurdering Der tegner sig i udgangspunktet to anlægstekniske løsningsmuligheder på renoveringen af byens sportshaller og anlæg. Den ene mulighed er at centrere indsatsen på en om- og tilbygning af Inussivik Hallen, således at meget af AWG 2016 kan løftes med udgangspunkt i en udbygget Inussivik Hal. Udarbejdelse af projektmateriale til forbedring af Inussivik hallen, viste at de ønskede forbedringer ville beløbe sig til 45 mio. kr., og selvom der efterfølgende blev udarbejdet et revideret projektoplæg med betydelige forslag til besparelser, ville omkostningerne til de ønskede arbejder beløbe sig til 13 mio. kr. ud af et samlet budget på de føromtalte 15,5 mio. kr.. Denne løsning blev vurderet til at være for omkostningstung i forhold til de bevilgede midler. Den anden anlægstekniske løsningsmulighed lå i at højne indsatsen generelt omkring de halanlæg og indkvarteringsforhold der skal anvendes under AWG 2016, samt sikre at det er muligt at producere de fornødne snemængder til hovedskisportsanlægget Sisorarfiit ved hjælp af snekanoner. På den baggrund vil der via denne bevilling blive indkøbt 4 snekanoner, mens resten af de anlægstekniske løsninger til snekanonanlægget vil blive finansieret fra konto På denne måde er det muligt at producere snelagre, der kan transporteres ud på løjperne. Denne anlægstekniske løsning vil sikre at der også er midler til at renovere byens sportshaller, ligesom det bevillingsmæssigt vil være muligt at supplere byens haller og sportsanlæg med de nødvendige faciliteter til omklædning, badeforhold og toiletfaciliteter ved hjælp af opsætningen af containere indrettet til formålet. Disse opsættes midlertidigt under AWG Forvaltningen for Anlæg og Miljø har udfærdiget et samlet budget på ovennævnte løsningsmodel og på baggrund af AWG`s standarder. Vedhæftet som bilag. 1. Det fremgår heraf, at den samlede pakke med renovering af byens haller, anlæggelse af snekanonanlæg ved Sisorarfiit, samt opsætningen af de nødvendige containere vil kunne holdes indenfor den angivne bevilling, og Forvaltningen for Anlæg og Miljø har derfor anbefalet denne løsningsmodel overfor Forvaltningen for Fælles Service og AWG Sekretariatet. Det vedhæftede bilag 2, er AWG skematisering af manglende bad og toiletforhold, og manglende tekniske anlægsløsninger på de forskellige sportsanlæg. Dette er anvendt til udarbejdelse af budgettet (bilag 1). Økonomisk og ressourcemæssig vurdering I budget er der de bevilgede midler fordelt som følger: Arctic Winter Games - Sportshaller I det vedtagne budget er fordelingen i overslagsårene ændret jævnfør nedenstående Arctic Winter Games - Sportshaller

7 Side 7 Af den oprindelige bevilling, blev der opnået en besparelse på mio. kr. der tilgik kommunekassen i forbindelse med vedtagelsen af budget Lovgrundlag og rammesættende dokumenter Paritetsaftalen. Det videre forløb Forvaltningen for Anlæg og Miljø er i gang med at fastlægge tidsplaner for de enkelte delprojekter, og vil snarest iværksætte de første delprojekter. Sideløbende hermed vil arbejdet med at anlægge snekanonanlæg pågå, og det forventes at stå klar primo 2016 i god tid inden AWG Bemærkninger fra Økonomisk Sekretariat Økonomisk Sekretariat har ingen bemærkninger. Tidligere beslutning Udvalg for Anlæg og Miljøs beslutning den 17. februar 2015: Forvaltningens indstilling blev godkendt. Punktet sendes til orientering i. Bilag 1. Oversigt sportshaller 2. Oversigt skoler

8 Side 8 03B AWG 2016: Anlæggelse af midlertidig biathlonbane Til orientering J.nr.: Forvaltningen for Anlæg og Miljø direktør Mike Jakob Kristiansen / MJKR Sagsresumé Kommunens bevilling til anlæggelse af Biathlon bane er på 9,850 mio. kr. og blev politisk besluttet i Denne bevilling blev vedtaget med udgangspunkt i, at Biathlon banen skulle anlægges i Nuussuaq ved Niarqornannguaq. Indsigelser i forbindelse med udarbejdelse af kommuneplantillæg har medført at Biathlonbanen ændres fra en permanent bane, til en midlertidig. Dette medfører endvidere en signifikant besparelse på anslået mio. kr. Det skal dog bemærkes at det af rådgiveren udarbejdede C- overslag, er beregnet på et tidligt stadie i processen, og derfor er behæftet med stor usikkerhed, hvorfor de uforudsete udgifter også er sat til 15%. Politimyndigheden har godkendt placeringen af det midlertidige anlæg, med de i ansøgningen beskrevne sikkerhedsforanstaltninger. Sagen blev behandlet på Udvalg for Anlæg og Miljøs møde den 17. februar Indstilling Udvalg for Anlæg og Miljø indstiller overfor : - at tager orienteringen til efterretning Sagsfremstilling Kommunens bevilling til anlæggelse af Biathlon bane er på 9,850 mio. kr. og blev politisk besluttet i Denne bevilling blev vedtaget med udgangspunkt i, at Biathlon banen skulle anlægges i Nuussuaq ved Niarqornannguaq. Forvaltning for Anlæg og Miljø har efterfølgende udarbejdet et kommuneplantillæg der muliggjorde placering af et permanent biathlonanlæg i området ved Niarqornannguaq. I forbindelse med at denne plan var i offentlig høring, kom der indsigelser fra blandt andet Biathlon forbundet. Efterfølgende er det undersøgt om andre lokaliteter vil kunne danne rammen om en Biathlonbane, og her blev placering af en midlertidig bane i Qinngorput foreslået. Løsningsforslag faglig vurdering På baggrund af indsigelser til den foreslåede placering af en permanent Biathlonbane, anlægges en midlertidig Biathlonbane placeret ved foden af Store Malene i Qinngorput. For at kunne placere banen i dette område, kræves en godkendelse af politimyndigheden, og denne blev givet 18. august Beskrivelse af forhold omkring sikkerheden til godkendelse er udarbejdet, og danner grundlag for tilladelsen. Forvaltningen for Anlæg og Miljø har fået udarbejdet et c-overslags for anlæggelse af en midlertidig Biathlonbane i Qinngorput. De samlede udgifter til anlæggelse af et midlertidigt anlæg er af Forvaltningen for Anlæg og Miljø vurderet til at medføre en besparelse på mio. kr. i forhold til de afsatte midler. Det midlertidige anlæg opbygges i sne, og vil derfor kun være fuldt funktions dueligt i den uge AWG 2016 bliver afholdt. I sæsonen vil Sisorarfiit opbygge anlægget og teste det for at

9 Side 9 se om det fungerer og kan overholde kravene til AWG På baggrund af erfaringer herfra er det muligt at nå at forbedre konceptet i 2015, og lave de nødvendige ændringer inden AWG2016 Den ene pistemaskine er finansieret fra denne bevilling, da ændringen fra permanent til midlertidigt anlæg, frigav midler fra bevillingen. Finansiering fra denne bevilling ligger i tråd med anlæggets type, da der vil være behov for en pistemaskine under opførsel af anlægget, samt afholdelse af konkurrencer. Økonomisk og ressourcemæssig vurdering I budget er der de bevilgede midler fordelt som følger: Arctic Winter Games - Biathlonbane I det vedtagne budget er fordelingen i overslagsårene ændret jævnet nedenstående Arctic Winter Games - Biathlonbane Af den oprindelige bevilling, blev der opnået en besparelse på mio. kr. der tilgik kommunekassen i forbindelse med vedtagelsen af budget Lovgrundlag og rammesættende dokumenter Paritetsaftalen. Det videre forløb Forvaltningen for Anlæg og Miljø er i gang med at anlægge midlertidig Biathlonbane til afprøvning af konceptet, i samarbejde med sagens rådgiver og Sisorarfiit. Bemærkninger fra Økonomisk Sekretariat Økonomisk Sekretariat har ingen bemærkninger. Tidligere beslutning Udvalg for Anlæg og Miljøs beslutning den 17. februar 2015: Forvaltningens indstilling blev godkendt. Punktet sendes til orientering i. Bilag 1. Budget

10 Side 10 03C Status for Borgerservice Til orientering J.nr.: Fællesservice direktør Marie Fleischer / MFLE Sagsresumé Efter politisk ønske om status på borgerservice området, fremlægges hermed det overordnede status, som er fordelt i forhold til fire områder: Arbejdsopgaver i Borgerservice, medarbejder situationen, digitalisering og projektet om én indgang for borgere. Indstilling Fællesservice indstillinger overfor : - at orienteringen tages til efterretning Sagsfremstilling Efter politisk ønske om status på borgerservice området, fremlægges hermed det overordnede status, som er fordelt i forhold til fire områder: Arbejdsopgaver i Borgerservice, medarbejder situation, digitalisering og projektet om én indgang for borgere. Arbejdsopgaver i Borgerservice: Erhvervsfanger og fritidsjæger bevis / samt årlige genvurderinger om fornyelse Udstedelse af licenser og ansøgninger til kvoter samt tilbagemeldinger til Selvstyret om fangst i samarbejde med erhvervskonsulenter i Velfærds stab. Administration af borgerlige vielser og tilhørende navneændringer Offentlige arrangementer/alkoholbevilling Blanketter og venteliste oplysninger for institutionsområdet Administration af børnetilskud/månedsbasis Folkeregister: Registreringer/indberetninger, Flytteanmeldelser, Registreringer fra anstalten / Skibe, Bestilling af CPR numre, Administration uden fast adresse, Indvandring/udvandring, Bopælsattest og historisk bopælsattest Valg: Valglister og brevstemmer Udstedelse af NemID Ansøgning til Hunde og Kattehold Adresse forespørgsler Hyrevognstilladelser Blanketter inden for skoleområdet Ansøgning til boligsikring og barsel Udstedelse af ferieattest Betalinger/Kassen samt rekvisitioner Ansøgninger til A-bidrag Registrering og fordeling af indgående post Pr. 1. marts 2015, modtagelse af alle blanketter (9) inden for Anlægs og Miljøforvaltningen. Arbejdsopgaver i bygderne er noget anderledes. Da bygdemedarbejdere i Borgerservice også sagsbehandlinger indenfor det sociale område, såsom udbetaling af offentlighjælp, beregning af rådighedsbeløb mv. Det betyder så også at bygdemedarbejdere ikke sagsbehandler i børnetilskud

11 Side 11 eller flytteanmeldelser, de modtager henvendelser og videresender til sagsbehandlere til Borgerservice i byerne. Stort set alle bygder og Ittoqqortoormiit sidder med opgaver fra Iserit A/S og Ini A/S. Dette skal undersøges idet opgaverne for aktieselskaberne er umiddelbart uden for det kommunale ansvarsområde. 1. Medarbejder situation: Borgerservice under Fællesservice er organiseret således at der er seks ansatte i Nuuk, to i Paamiut, to i Tasiilaq, to i Ittoqqortormiit og en i hver bygd. Samt to omstillingsmedarbejdere i Nuuk. I alt 22 medarbejdere, hvor det primært er kontorassistenter men der er også ufaglærte ansatte. Arbejdsopgaver fra by til by er stadigvæk varierende, og der arbejdes på en harmonisering dog med tilpasning i forhold til kvalifikationer. Fremadrettet vil der blive lagt vægt på at der ansættes akademikere til borgerservice idet mange af sagerne er myndighedsbehandlinger og hvor der refereres til mange forskellige love, bekendtgørelse, vedtægter mv. Særligt også i forhold til begivenheder som afholdelse af valg, er der behov for akademisk tilgang til udfordringer eller nye opgaver. Borgerservice er også ansigtet ud af til og det indtryk som borgerne får, er ofte på baggrund af det indtryk de har fået fra Borgerservice. I forbindelse med besparelsesrunden for 2015 skal der spares kr. inden for bygdeservicering i borgerservice. Denne besparelse undersøger vi i samarbejde med Anlægs og Miljøforvaltningen som har medarbejdere til varetagelse af servicehuse i bygderne. Om der er mulighed for sammenlægning af funktionerne. Både personalemæssigt men også i forhold til at ikke have to bygninger hvert sted kan der være nogle fordele ved at lægge disse sammen. Dette kræver en planlægning i forhold til fysiske lokaler samt definering af arbejdsopgaver. 2. Digitalisering: I dag er der 5 selvbetjeningsløsninger samt 8 online formularer (online formular betyder at borgerne oplever en selvbetjeningsløsning men arbejdet laves manuelt). Selvbetjeningsløsninger er: Fangstindberetning samt fornyelse og ansøgning om nyt fritidsjagtbevis og erhvervsjagtbevis, selvangivelse, forskudsregistrering og bopælsattest Ikke er lancerede endnu: Daginstitutionsområdet og ansøgning om Uddannelse GUX (GUX som det første til at teste). Til og afmelding af dag og natrenovation og elektronisk arkivsystem og elektroniske breve til borgere Alle fire kommuner har samarbejde med Sullissivik (som en enhed der arbejder for Selvstyret og kommunerne). Sullissivik er fysisk placeret i Kanukoka men er en selvstændig enhed under Departementet for finanser. Der er månedlige orienteringsmøder for borgerservicechefer, hvor alle relevante emner tages op. I forbindelse med at CPR i Danmark har fravalgt vejregister skal der udarbejdes en hel ny digital adresseregister. Det samme skal ske i Grønland da vi har det samme system. Det digitale adresseregister. Mange digitaliserings muligheder vil afvente dette digital adresseregister da løsningerne skal integreres i det kommende system. Derfor afventer f.eks. Sullissivik med videreudviklinger da det digitale adresse register vil blive basis for fremadrettede løsninger. Kommuneqarfik Sermersooq har i samarbejde med Digitaliseringsstyrelsen og andre relevante parter givet høringssvar til rapport om det kommende krav fra Grønlands side. Digitaliseringsstyrelsen er gået i gang med et projekt med NemPost. Pt. kan borgere tilmelde sig til test. I førsteomgang omhandler det om Skattestyrelsen og Nukissiorfiit, der elektronisk vil kunne sende digital post til borgere. Sullissivik har indkøbt borger pcér til alle byer og bygder i hele grønland. Kommuneqarfik Sermersooq har modtaget 17 borger pcér, hvor en af dem er blevet

12 Side 12 testet i rådhuset. Status er dog, at vi mangler printere og scannere (samt ophæng) hvis borgere selv skal kunne betjene sig selv, f.eks. med at selv hente og printe gratis bopælsattest. Vi er i dialog med Sullissivik for at finde en løsning. 3. Èn dør princip: Borgerservice har de sidste års tid arbejdet på at komme i mål med én indgang for borgere. Status er at borgerservice har overtaget betalingsterminalen, rekvisitioner samt blanketter for A-bidrag fra Økonomisk sekretariat (dette forløb er også i gang sat i udenfor Nuuk). Borgerservice har også overtaget indskrivninger til skolerne, dog ikke til den årlige begivenhed til 1. klasse indskrivning. Som nævnt foroven, overtagelse af henvendelser til Forvaltningen for Anlæg og Miljø, i forbindelse med at Borgerservice midlertidigt er flyttet til Forvaltningen for Anlæg og Miljø pga. renovering i rådhuset. Løsningsforslag faglig vurdering Én indgang for borgere er afhængig af fysiske placeringer i kommunen. Ligesom at Velfærdsforvaltningen selv har ønsket egen indgang. Og der mangler afklaring om hvad der skal ske når Forvaltningen for Børn, Familie og Skole flytter til Forvaltningen for Anlæg og Miljø s lokaler. Der arbejdes også fremadrettet med månedlige arrangementer for borgere, med fokus på hvad kommunen har af tilbud, når Borgerservice er flyttet tilbage til rådhuset. Bemærkninger fra Økonomisk Sekretariat Der er ikke indhentet bemærkninger fra Økonomisk Sekretariat. Bilag Ingen

13 Side Forespørgsler Ingen.

14 Side Beslutninger 05A Medlemmers initiativret iht. styrelsesloven om optagelse af sager på Kommunalbestyrelsens samt udvalgenes dagsorden Til beslutning J.nr: Borgmestersekretariatet, adm. direktør Steffen Ulrich-Lynge / STUL Sagsresumé I henhold til et politisk ønske om en løbende modernisering og effektivisering af rammerne for kommunalbestyrelsens og udvalgenes arbejde er der behov for en uddybende dialog mellem det politiske og administrative system om forretningsordenens rammer for dette arbejde. Forretningsordenen til kommunalbestyrelsen regulerer de rammer, som administrationen skal arbejde indenfor, og forretningsordenen skal udfylde styrelseslovens hensigt og ordlyd. Det er således styrelsesloven, der udstikker rammerne for forretningsordenen. Der er behov for en fælles forståelse af disse rammer og retningslinjer samt en præcisering af retningslinjer og procedurer for at forventningsafstemme mellem det politiske system og det administrative system og dermed en forventet bedre serviceringen af politikere og styrkelse af administrationens muligheder for at udføre denne service. Der vil med denne sagsfremstilling være særligt fokus på drøftelse af 4 områder i forretningsordenen: 1. Medlemmernes ret til optagelse af forslag til Kommunalbestyrelsen iht styrelseslovens 13 og procedurer herfor. 2. Medlemmernes mulighed for at få punkter sendt til enten skriftlig besvarelse eller drøftelse i udvalget iht forretningsordenen 3, stk. 6, og procedurer herfor. 3. Medlemmers mulighed for sagsindsigt iht. styrelseslovens 12 og procedurer herfor. 4. Beslutningsreferaternes udformning og procedurer herfor. Indstilling Borgmestersekretariatet indstiller overfor : - at drøfter den gældende forretningsorden og muligheden for justering af denne - at borgmestersekretariatet følger op på drøftelserne og på baggrund af drøftelserne udarbejder forslag til revision af forretningsordenen Sagsfremstilling Kommunalbestyrelsen har ved flere lejligheder udtalt utilfredshed med sagsgangen og håndteringen af deres forslag til optagelse på dagsordenen i Kommunalbestyrelsen, ligesom der fra tid til anden kan herske tvivl om, hvilke paragraffer der skal henvises til ved fremsendelse af de konkrete sager, som medlemmerne ønsker fremmet. Der kan ligeledes herske tvivl om, hvilke sager der kan komme på dagsordenen, og hvilke der ikke automatisk sættes på kommunalbestyrelsens dagsorden. For at sikre en afklaring af disse spørgsmål har ønsket at gennemgå forretningsordenen, og drøfte sagen med henblik på en præcisering af gældende regler.

15 Side 15 Samspillet mellem politik og administration Samspillet mellem kommunalpolitikerne og forvaltningen er afgørende for det kommunale virke. Dels forbereder forvaltningen sagerne og bidrager med faglig ekspertise, dels er det forvaltningen, som sikrer, at de politiske beslutninger gennemføres. Det betyder også, at de enkelte medlemmer af Kommunalbestyrelsen i forskellige situationer er afhængige af forvaltningens bistand. Men der er naturligvis også et ønske om, at forvaltningen har et fornuftigt ressourceforbrug og korrekte sagsgange. Hvis forvaltningen på bedst mulig vis skal sikre, at hvert kommunalbestyrelsesmedlem får de bedste muligheder for at udøve deres hverv, kræver det, at Kommunalbestyrelsen får lagt klare rammer for, hvordan den ønsker, at samspillet mellem forvaltningen og Kommunalbestyrelsen og de enkelte medlemmer skal foregå. Det gælder for så vidt angår udarbejdelse af materiale m.m. til møder i udvalg og Kommunalbestyrelse, men også den adgang, som de enkelte medlemmer har til forvaltningen. Lovgivningen indeholder ikke regler for, hvordan forvaltningen skal betjene Kommunalbestyrelsen. Det er op til Kommunalbestyrelsen selv at beslutte, hvordan den ønsker at blive betjent af forvaltningen. Det er derfor en god ide, at der allerede fra begyndelsen af valgperioden i Kommunalbestyrelsen og eventuelt også i udvalgene drøftes, hvordan man ønsker at blive betjent af forvaltningen, og hvilke rammer der skal gælde for samspillet mellem forvaltningen og Kommunalbestyrelsen. Denne sagsfremstilling vil således fremhæve 4 forskellige områder, hvor medlemmerne iht. styrelsesloven har initiativret, og som der kunne være behov for en mere detaljeret beskrivelse af i forretningsordenen. Styrelseslovens 12 - sagsindsigt I henhold til styrelseslovens 12 har medlemmer ret til at gennemse sagsmateriale, der i endelig form foreligger i kommunens administration Denne mulighed for sagsindsigt synes ikke at være reguleret yderligere i forretningsordenen til kommunalbestyrelsen. Dette kan give anledning til tvivl, når administrationen skal administrere sagen og sagsbehandle efter lovens forskrifter. Der er i januar 2015 udarbejdet skemaer som vejledning til medlemmerne, som skal benyttes i de tilfælde, hvor de ønsker sagsindsigt i konkrete sager. Dette skema er tænkt som en hjælp til politikerne, således at de er sikre på, at administrationen bliver oplyst præcist om, hvad medlemmet efterspørger, ligesom det er medlemmet selv der i udgangspunktet definerer, hvordan de ønsker en sag fremmet. Kommunalpolitikere har normalt ikke pligt til at være aktivt kontrollerende over for kommunens forvaltning. Rettighederne til sagsindsigt og til at rejse spørgsmål er til for at støtte arbejdet som politiker i Kommunalbestyrelsen, ikke for at man skal agere vagthund over for hele forvaltningen. Det er udover borgmesterens ansvar som daglig leder af forvaltningen. Proceduren for modtagelse og besvarelser af anmodninger fra medlemmerne omkring 12 er i dag følgende: Henvendelsen adresseres til Borgmester Borgmester rådfører sig med forvaltning om sagens karakter Borgmester besvarer medlemmet hvorvidt sagen er sendt til besvarelse i forvaltning eller om den afvises iht gældende lovgivning for at afvise

16 Side 16 Der kunne derfor være behov for en yderligere præcisering i forretningsordenen om tidsfrister for administrationens behandling af sådanne henvendelser, henset til sagsbehandlingstid samt tid til oversættelse af skrivelser m.m., således at alle forvaltninger kan få den samme vejledning i procedurer til håndtering af 12-sager. Styrelseslovens 13 spørgsmål og beslutningsforslag til Kommunalbestyrelsen I henhold til styrelseslovens 13 har medlemmerne ret til at indbringe ethvert spørgsmål om kommunens anliggender samt fremsætte forslag til beslutning herom. Dette ses i nogen grad reguleret i kommunens forretningsorden med bestemmelsen om, at forslag skal være modtaget 14 dage før næstkommende kommunalbestyrelsesmøde for at blive optaget på dagsordenen. Såfremt de modtages senere, optages de på næstkommende kommunalbestyrelsesmødes dagsorden. Der er i januar 2015 udarbejdet skemaer som vejledning til medlemmerne i de tilfælde, hvor de ønsker at fremsætte spørgsmål eller beslutningsforslag til kommunalbestyrelsen om konkrete sager. Dette skema er tænkt som hjælp til politikerne, således at de er sikre på, at administrationen bliver oplyst præcist om, hvad medlemmet efterspørger, ligesom det er medlemmet selv, der i udgangspunktet definerer, hvordan de ønsker en sag fremmet. Der kunne også med fordel indarbejdes yderligere oplysninger i forretningsorden til formkrav til 13- forslag, således at alle forvaltninger kan få den samme vejledning og procedure til håndtering af disse sager. Proceduren for modtagelse og besvarelse af anmodninger fra medlemmerne om 13 er i dag følgende procedure: 1. Modtagelsen og kontrol: Henvendelsen adresseres til Borgmester Administrationen undersøger om sagen er anmeldt 14 dage før næstkommende kommunalbestyrelsesmøde Hvis tidsfristen overholdes optages punktet på udkast til dagsordenen for næstkommende kommunalbestyrelsesmøde Hvis tidsfristen ikke er overholdt fremsætter borgmestersekretariatet sagen til næstkommende kommunalbestyrelsesmøde 2. Sagsfremstilling af spørgsmål: Borgmestersekretariatet udarbejder sagsfremstilling med medlemmets spørgsmål samt svar fra relevante forvaltninger på spørgsmålene Sagen optages på udkast til kommunalbestyrelsens dagsorden som en orienteringssag under punkt 4 forespørgsler Sagen indstilles taget til efterretning 3. Sagsfremstilling til beslutningsforslag: Borgmestersekretariatet udarbejder sagsfremstilling med medlemmets beslutningsforslag Sagen optages på udkast til kommunalbestyrelsens dagsorden som en sag til beslutning under punkt 5 Sagen indstilles til drøftelse og beslutning om sagen skal sendes til relevant udvalg til behandling

17 Side 17 Der kunne med fordel indarbejdes formkrav/procedurer i forretningsordenen om at et forslag, der ønskes optaget på dagsordenen, i første omgang sættes på dagsordenen for at afklare, hvorvidt Kommunalbestyrelsen beslutter en sag skal nyde fremme eller ej. Det kunne også med fordel beskrives, at sagen herefter sendes til behandling i et relevant udvalg, såfremt den nyder fremme. Endelig er det vigtigt at fastslå, at medlemmerne herefter ikke længere ejer forslaget og kan heller ikke kræve det til afstemning.. Kommunalbestyrelsesmedlemmerne har iht. 13 denne initiativret. Det betyder, at man kan få en sag på dagsordenen ved skriftlig anmodning til borgmesteren, senest 14 dage inden mødet. Det kan være nye sager, som man synes, at kommunalbestyrelsen skal forholde sig til, eller sager, som allerede er under behandling i et udvalg eller i forvaltningen. Der gælder den begrænsning, at man ikke kan kræve at få en sag optaget til fornyet behandling, når der én gang er truffet beslutning i den, medmindre der er nye oplysninger eller ændrede forhold. Initiativretten ændrer ikke ved, at kommunalbestyrelsen skal godkende dagsordenen. Det sker ved almindeligt flertal. Der gælder dog den begrænsning i et medlems ret til at få en sag på dagsordenen, at et medlem normalt ikke kan kræve at få en sag optaget til fornyet behandling, når der én gang er truffet beslutning i den. Der kan kun stilles krav om fornyet behandling, hvis der foreligger nye oplysninger eller ændrede forhold, således at der er sket en væsentlig ændring i grundlaget for den oprindeligt trufne beslutning. De ændrede forhold, der påberåbes til støtte for et krav om genoptagelse, må normalt vedrøre selve sagen. Hvis der ikke foreligger nye oplysninger eller ændrede forhold, vil et medlems ønske om at få optaget en sag på dagsordenen kunne afvises af kommunalbestyrelsen med den begrundelse, at sagen er en gentagelse af en tidligere behandlet og afsluttet sag. Fremsætter et medlem af Kommunalbestyrelsen anmodning om indbringelse af et spørgsmål for Kommunalbestyrelsen, må dette optages på udkastet til dagsordenen for det førstkommende kommunalbestyrelsesmøde, såfremt skriftlig anmodning herom er indgivet inden for den gældende frist for indgivelse af dagsordensforslag til borgmesteren. Medlemmet kan kræve, at Kommunalbestyrelsen tager stilling til borgmesterens afvisning af at sætte et rettidigt indsendt forslag på dagsordenen. Initiativretten betyder, at en sag kan forlanges optaget til behandling på et møde i Kommunalbestyrelsen. Initiativretten betyder således ikke, at et medlem kan kræve at Kommunalbestyrelsen behandler en sag eller at medlemmet kan bestemme, hvordan sagen skal behandles. Når sagen er kommet på dagsordenen, har det pågældende medlem således ikke længere rådighed over sagen, og medlemmet kan eksempelvis ikke forlange, at sagen bringes til afstemning om realiteten i det første møde, hvor sagen er på dagsordenen. Medlemmet kan således ikke modsætte sig, at Kommunalbestyrelsen træffer beslutning om at henvise sagen til afgørelse i et udvalg eller i administrationen, ligesom Kommunalbestyrelsen normalt kan beslutte, at behandlingen af sagen skal udsættes til et senere møde. Forretningsordenen 3, stk. 6 spørgsmål til udvalgene Det skal indledningsvist bemærkes, at denne initiativret for medlemmerne, der fremgår af Kommuneqarfik Sermersooqs forretningsorden går videre end den ret, der følger af styrelseslovens 13.

18 Side 18 Proceduren for modtagelse og besvarelse af anmodninger fra medlemmerne om 3, stk. 6 sager er i dag følgende procedure: Henvendelsen adresseres til Borgmester Borgmester beslutter henvisning til et udvalg Borgmestersekretariatet videresender sagen til rette udvalg Udvalgsformand beslutter om sagen skal til skriftlig besvarelse eller drøftelse i udvalget 1. Skriftlig besvarelse Forretningsordenen fastsætter at skiftlig besvarelse sker senest 12 hverdage efter modtagelsen Forvaltningen under udvalget udarbejder et svar til spørgsmål Formand for det relevante udvalg underskriver svar Forvaltningen under udvalget fremsender svarskrivelse til medlemmet samt kopi til øvrige kommunalbestyrelsesmedlemmer samt kopi til Borgmestersekretariatet 2. Drøftelse i udvalget: Sagen optages på næstkommende udvalgsmøde til drøftelse Forvaltningen under udvalget udarbejder sagsfremstilling hvoraf spørgsmål og svar hertil indgår samt bilag til sagen med udkast til skriftlig besvarelse til medlemmet. Sagen optages på udvalgsmødet og indstilles til drøftelse og godkendelse af svarudkast Formand for det relevante udvalg underskriver svar Forvaltningen under udvalget fremsender svarskrivelse til medlemmet samt kopi til øvrige kommunalbestyrelsesmedlemmer samt kopi til Borgmestersekretariatet 3, stk. 6, giver imidlertid anledning til administrativ tvivl om, hvorvidt et spørgsmål, der stilles til drøftelse i udvalget, også skal besvares skriftligt. Dette er imidlertid undersøgt nærmere ved forespørgsel hos kommunens juridiske konsulent ved advokat Niels Hansen Damm. Denne fremfører, at selvom et spørgsmål sendes til drøftelse i udvalget, skal det også besvares skriftligt. Dette fremgår ikke tydeligt af forretningsordenen, hvorfor det med fordel kan indarbejdes. Det fremgår heller ikke af forretningsorden, hvorvidt disse spørgsmål til udvalgene kan eller skal optages på efterfølgende dagsordenen for Kommunalbestyrelsen. Der kan også med fordel indarbejdes yderligere oplysninger i forretningsorden til at regulere denne initiativret for medlemmerne, således at alle forvaltninger kan få den samme vejledning i procedurer og formkrav til håndteringen af 3, stk. 6, sager. Beslutningsreferater Kommunalbestyrelsens beslutninger træffes ved stemmeflertal, og borgmesterens stemme vejer ikke tungere end de øvrige medlemmers stemme. Er der stemmelighed, bortfalder et forslag, da et forslag skal have et flertal bag sig, før det kan vedtages. Afstemningerne foregår normalt ved håndsoprækning eller ved at trykke på en knap. Man kan ikke holde hemmelige afstemninger. Procedurer for referatskrivning i dag: Udvalgssekretær varetager referatskrivning fra udvalgs og kommunalbestyrelsesmøder Udvalg og kommunalbestyrelser indarbejder fra tid til anden generelle bemærkninger de ønsker ført til referat til en sag uden forudgående afstemning Udvalgssekretærer læser de bemærkninger op, der måtte ønskes tilført referat under mødet

19 Side 19 Medlemmer anmodes fra tid til anden om at fremsende deres bemærkninger til indarbejdelse i referatet også selvom der ikke er foretaget afstemning om sagen Deltagerne fra udvalgs og kommunalbestyrelsesmødet underskriver referatet ved afslutningen af mødet Alle Kommunalbestyrelsens beslutninger skal indføres i en beslutningsprotokol. Reglerne om denne protokol findes i 16 i styrelsesloven. Formålet med protokollen er at give dokumentation for beslutningerne, så det er muligt at placere ansvaret for beslutningerne. Har der været uenighed om en afgørelse, skal det altid fremgå, hvem der har stemt for, hvem der har undladt at stemme, og hvem der har stemt imod. Såfremt der har været afstemning om sagerne har et medlem, der har deltaget i mødet, efter 16 ret til at få sin afvigende mening om en sag kort tilført beslutningsprotokollen. Dette kræver at der er foretaget en afstemning, og der er fremkommet et mindretal, der ønsker at få sin afvigende mening ført til referat. En sådan tilkendegivelse består ud over det, som kom til udtryk ved stemmeafgivningen, i en kort tilkendegivelse om, hvad medlemmet mener. Der kan også være tale om en afvigende mening om afgørelsen af et procedurespørgsmål. Når et medlem har undladt at stemme, har medlemmet ikke taget stilling til sagens realitet. Medlemmet kan derfor ikke få en afvigende mening om sagens realitet tilført protokollen. Dette hænger sammen med, at muligheden for at få en afvigende mening indført i protokollen skal beskytte de medlemmer, der har stemt imod en ulovlig beslutning, imod medansvar herfor. Har et medlem undladt at stemme for et sådan forslag, fritager det ikke medlemmet for et sådant ansvar. Det, der kan tilføres protokollen, er den afvigende mening og ikke den nærmere begrundelse herfor. En afvigende mening skal heller ikke være politiske meningstilkendegivelser, da disse kommer til udtryk i selve stemmeafgivelsen Medlemmer, der har stemt for et forslag, kan ikke få bemærkninger tilført protokollen. Der tilføres ligeledes ikke bemærkninger, hvis et forslag er stemt ned enstemmigt. Protokollen skal angive, hvilke medlemmer der er ansvarlige for vedtagelsen af beslutningerne og derfor også om, hvilke medlemmer der var fraværende ved behandlingen af det pågældende dagsordenspunkt. Det skal klart fremgå, hvilke medlemmer der har stemt for, imod og undladt at stemme vedrørende de enkelte beslutninger. Medlemmernes navne behøver ikke nødvendigvis fremgå, idet det f.eks. ved angivelse af partinavne kan være klart, hvorledes de enkelte medlemmer har stemt. Der er ikke formkrav til protokollen, men den må fordi den skal tjene som bevis for beslutningerne føres sådan, at det ikke er muligt at foretage ændringer i det indførte, uden at det kan konstateres. Det skal endvidere være klart, kort og præcist formuleret, således at personer, der ikke har deltaget i mødet, ikke er i tvivl om, hvad der er besluttet. Protokollen er således ikke et referat af forhandlingerne, og der skal heller ikke fremgå begrundelser for stemmeafgivelserne. De kommunalbestyrelsesmedlemmer, der har deltaget i et møde, skal efter mødet underskrive protokollen. Underskriften angiver, at medlemmet har været til stede, og at medlemmet er enigt i, at protokollens udvisende er udtryk for det, som er besluttet under mødet. Hvis et medlem mener, at protokollens gengivelse af en beslutning er urigtig, må medlemmet ved underskriften tage et forbehold herfor. Medlemmet kan derimod ikke undlade at underskrive protokollen.

20 Side 20 Kommunalbestyrelsens praksis med anvendelse af bemærkninger til beslutningerne har givet administrationen anledning til tvivl om, hvilke beslutninger der reelt er truffet grundet den manglende struktur og sproglig præcision i beslutningsprotokollen. For at komme ud over dette kunne det med fordel præciseres nærmere regler for beslutningsprotokollen i forretningsordenen herunder præciseret at der alene kan blive ført et mindretals afvigende mening til referat såfremt der har været afstemning om emnet. Løsningsforslag faglig vurdering Det indstilles til at drøfte de 4 ovenstående emner, og hvorvidt forretningsordenen skal indeholde flere præciseringer, eller hvorvidt der alene skal udarbejdes vejledning for administrationen til håndteringen af de særlige udfordringer, disse 4 områder står overfor. Økonomisk og ressourcemæssig vurdering En ændring i forretningsordenen eller udarbejdelse af en vejledning vil kræve, at der allokkeres personalemæssige ressourcer i borgmestersekretariat til opgaven. Men det vurderes, at disse ressourcer kan findes ved inden for den nuværende bemandingsrammer. Endvidere vil der sandsynligvis være behov for at tilkøbe ekstern juridisk bistand til opgaven. Lovgrundlag og rammesættende dokumenter Styrelsesloven og forretningsordenen. Bemærkninger fra Økonomisk Sekretariat Der er ikke indhentet bemærkninger fra økonomisk sekretariat. Bilag 1. Vejledning til medlemmerne om deres initiativret

21 Side 21 05B Salg af B-503 beliggende i Arsuk Til beslutning J.nr.: Forvaltningen for Anlæg og Miljø direktør Mike Jakob Kristiansen / MJKR Sagsresumé Boligen B-503 Arsuk er i dårlig stand, og står i dag på grund af dårlig stand tom. Det vurderes at der er behov for istandsættelse i størrelsesorden kr. svarende til 20 års husleje. Forvaltningen for Anlæg og Miljø anbefaler derfor at boligen sælges alternativt kondemneres og nedrives. Sagen blev behandlet på Udvalg for Anlæg og Miljøs møde den 17. februar Indstilling Udvalg for Anlæg og Miljø indstiller overfor : - at ejendommen udbydes til salg ved offentligt udbud - at ejendommen hvis der ikke indkommer bud, kondemneres og indstilles til nedrivning Sagsfremstilling besluttede på sit møde den 16. oktober 2014, at der ved fraflytning af ældre enog tofamilieshuse foretages en vurdering af, om det er hensigtsmæssigt at sælge disse boliger i stedet for at genudleje dem. Hvis Iserit A/S i samarbejde med Anlægs- og Miljøforvaltningen vurderer, at det ikke er hensigtsmæssigt at istandsætte boligerne med henblik på genudlejning, udbydes boligerne til salg. Boligen B-503 i Arsuk er et 53 kvm. beboelseshus opført i 1997 der har været benyttet som beboelse, men er nu i så dårlig stand, at den står ubenyttet hen. Det vurderes at der vil være et behov for en istandsættelse af størrelsesorden ca kr. svarende til 20 års husleje. Løsningsforslag faglig vurdering Det anbefales derfor at boligen udbydes til salg ved offentligt udbud. Hvis der ikke indkommer bud på boligen foreslås den indstillet til nedrivning. Omkostninger til nedrivning estimeres til kr. Økonomisk og ressourcemæssig vurdering Der er ikke budgetteret med salgsindtægter i det vedtagne budget. Nettoindtægten vil tilgå kassebeholdningen. En evt. istandsættelse af boligen vil kunne finansieres på baggrund af bevillingen på konto Boligbyggeri i Ittoqqortoormiit og bygder. En eventuel nedrivning af boligen vil kunne finansieres af bevillingen på konto Boligbyggeri i Ittoqqortoormiit og bygder. Lovgrundlag og rammesættende dokumenter s beslutning af 16. oktober 2014 punkt 05A Salg af kommunale udlejningsboliger.

22 Side 22 Det videre forløb Efter behandling sendes sagen tilbage til Forvaltningen for Anlæg og Miljø for effektuering af s afgørelse. Bemærkninger fra Økonomisk Sekretariat Økonomisk Sekretariat har ingen bemærkninger til, at boligen udbydes til salg. Dog skal det bemærkes, at der i forbindelse med endelig godkendelse af et salg samtidig skal godkendes en bevilling til dette. Ved endelig beslutning om nedrivning skal der samtidig godkendes en bevilling til dette. Tidligere beslutning Udvalg for Anlæg og Miljøs beslutning den 17. februar 2015: Forvaltningens indstillinger blev godkendt. Bilag 1. Overslag over reparationsomkostninger fra Iserit A/S

23 Side 23 05C Salg af B-730 beliggende i Arsuk Til beslutning J.nr.: Forvaltningen for Anlæg og Miljø direktør Mike Jakob Kristiansen / MJKR Sagsresumé Boligen B-730 Arsuk er i dårlig stand, og står i dag på grund af dårlig stand tom. Det vurderes at der er behov for istandsættelse i størrelsesorden kr. Forvaltningen for Anlæg og Miljø anbefaler derfor at boligen sælges alternativt kondemneres og nedrives. Sagen blev behandlet på Udvalg for Anlæg og Miljøs møde den 17. februar Indstilling Udvalg for Anlæg og Miljø indstiller overfor : - at ejendommen udbydes til salg ved offentligt udbud - at ejendommen hvis der ikke indkommer bud, kondemneres og indstilles til nedrivning Sagsfremstilling besluttede på sit møde den 16. oktober 2014, at der ved fraflytning af ældre en - og tofamilieshuse foretages en vurdering af, om det er hensigtsmæssigt at sælge disse boliger i stedet for at genudleje dem. Hvis Iserit A/S i samarbejde med Anlægs- og Miljøforvaltningen vurderer, at det ikke er hensigtsmæssigt at istandsætte boligerne med henblik på genudlejning, udbydes boligerne til salg. Boligen B-730 i Arsuk er et 88 kvm. beboelseshus opført i 1971 der har været benyttet som beboelse, men er nu i så dårlig stand, at den står ubenyttet hen. Det vurderes at der vil være et behov for en istandsættelse af størrelsesorden ca kr. Det anbefales derfor at boligen udbydes til salg ved offentligt udbud. Hvis der ikke indkommer bud på boligen foreslås den indstillet til nedrivning. Omkostninger til nedrivning estimeres til kr. Løsningsforslag faglig vurdering Det anbefales derfor at boligen udbydes til salg ved offentligt udbud. Hvis der ikke indkommer bud på boligen foreslås den indstillet til nedrivning. Omkostninger til nedrivning estimeres til kr. Økonomisk og ressourcemæssig vurdering Der er ikke budgetteret med salgsindtægter i det vedtagne budget. Nettoindtægten vil tilgå kassebeholdningen. En evt. istandsættelse af boligen vil kunne finansieres på baggrund af bevillingen på konto Boligbyggeri i Ittoqqortoormiit og bygder. En eventuel nedrivning af boligen vil kunne finansieres af bevillingen på konto Boligbyggeri i Ittoqqortoormiit og bygder. Lovgrundlag og rammesættende dokumenter s beslutning af 16. oktober 2014 punkt 05A Salg af kommunale udlejningsboliger.

25 Side 25 05D Salg af B-740 beliggende i Tasiilaq Til beslutning J.nr.: Forvaltningen for Anlæg og Miljø direktør Mike Jakob Kristiansen / MJKR Sagsresumé Boligen B-740 Tasiilaq er i dårlig stand, og står i dag på grund af dårlig stand tom. Det vurderes at der er behov for istandsættelse i størrelsesorden kr. Forvaltningen for Anlæg og Miljø anbefaler derfor at boligen sælges alternativt kondemneres og nedrives. Sagen blev behandlet på Udvalg for Anlæg og Miljøs møde den 17. februar Indstilling Udvalg for Anlæg og Miljø indstiller overfor : - at ejendommen udbydes til salg ved offentligt udbud - at ejendommen hvis der ikke indkommer bud, kondemneres og indstilles til nedrivning Sagsfremstilling besluttede på sit møde den 16. oktober 2014, at der ved fraflytning af ældre enog tofamilieshuse foretages en vurdering af, om det er hensigtsmæssigt at sælge disse boliger i stedet for at genudleje dem. Hvis Iserit A/S i samarbejde med Anlægs- og Miljøforvaltningen vurderer, at det ikke er hensigtsmæssigt at istandsætte boligerne med henblik på genudlejning, udbydes boligerne til salg. Boligen B-740 i Tasiilaq er et 34 kvm. beboelseshus opført i 1974 der har været benyttet som beboelse, men er nu i så dårlig stand, at den står ubenyttet hen. Det vurderes at der vil være et behov for en istandsættelse af størrelsesorden ca kr. svarende til 7½ års husleje Løsningsforslag faglig vurdering Det anbefales derfor at boligen udbydes til salg ved offentligt udbud. Hvis der ikke indkommer bud på boligen foreslås den indstillet til nedrivning. Omkostninger til nedrivning estimeres til kr. Økonomisk og ressourcemæssig vurdering Der er ikke budgetteret med salgsindtægter i det vedtagne budget. Nettoindtægten vil tilgå kassebeholdningen. En evt. istandsættelse af boligen vil kunne finansieres på baggrund af bevillingen på konto Boligrenovering. En eventuel nedrivning af boligen vil kunne finansieres af bevillingen på konto Boligrenovering. Lovgrundlag og rammesættende dokumenter s beslutning af 16. oktober 2014 punkt 05A Salg af kommunale udlejningsboliger.

27 Side 27 05E Salg af B-772 beliggende i Tasiilaq Til beslutning J.nr.: Forvaltningen for Anlæg og Miljø direktør Mike Jakob Kristiansen / MJKR Sagsresumé Boligen B-772 Tasiilaq er i dårlig stand, og står i dag på grund af dårlig stand tom. Det vurderes at der er behov for istandsættelse i størrelsesorden kr. Forvaltningen for Anlæg og Miljø anbefaler derfor at boligen sælges alternativt kondemneres og nedrives. Sagen blev behandlet på Udvalg for Anlæg og Miljøs møde den 17. februar Indstilling Udvalg for Anlæg og Miljø indstiller overfor : - at ejendommen udbydes til salg ved offentligt udbud - at ejendommen hvis der ikke indkommer bud, kondemneres og indstilles til nedrivning Sagsfremstilling besluttede på sit møde den 16. oktober 2014, at der ved fraflytning af ældre enog tofamilieshuse foretages en vurdering af, om det er hensigtsmæssigt at sælge disse boliger i stedet for at genudleje dem. Hvis Iserit A/S i samarbejde med Anlægs- og Miljøforvaltningen vurderer, at det ikke er hensigtsmæssigt at istandsætte boligerne med henblik på genudlejning, udbydes boligerne til salg. Boligen B-772 i Tasiilaq er et 47 kvm. beboelseshus opført i 1975 der har været benyttet som beboelse, men er nu i så dårlig stand, at den står ubenyttet hen. Det vurderes at der vil være et behov for en istandsættelse af størrelsesorden ca kr. svarende til 7 års husleje Løsningsforslag faglig vurdering Det anbefales derfor at boligen udbydes til salg ved offentligt udbud. Hvis der ikke indkommer bud på boligen foreslås den indstillet til nedrivning. Omkostninger til nedrivning estimeres til kr. Økonomisk og ressourcemæssig vurdering Der er ikke budgetteret med salgsindtægter i det vedtagne budget. Nettoindtægten vil tilgå kassebeholdningen. En evt. istandsættelse af boligen vil kunne finansieres på baggrund af bevillingen på konto Boligrenovering. En eventuel nedrivning af boligen vil kunne finansieres af bevillingen på konto Boligrenovering. Lovgrundlag og rammesættende dokumenter s beslutning af 16. oktober 2014 punkt 05A Salg af kommunale udlejningsboliger.

29 Side 29 05F Salg af B-660 beliggende i Qeqertarsuatsiaat Til beslutning J.nr.: Forvaltningen for Anlæg og Miljø direktør Mike Jakob Kristiansen / MJKR Sagsresumé Boligen B-660 Qeqertarsuatsiaat er i dårlig stand, og står i dag på grund af dårlig stand tom. Det vurderes at der er behov for istandsættelse i størrelsesorden kr. Forvaltningen for Anlæg og Miljø anbefaler derfor at boligen sælges alternativt kondemneres og nedrives. Sagen blev behandlet på Udvalg for Anlæg og Miljøs møde den 17. februar Indstilling Udvalg for Anlæg og Miljø indstiller overfor : - at ejendommen udbydes til salg ved offentligt udbud - at ejendommen hvis der ikke indkommer bud, kondemneres og indstilles til nedrivning Sagsfremstilling besluttede på sit møde den 16. oktober 2014, at der ved fraflytning af ældre enog tofamilieshuse foretages en vurdering af, om det er hensigtsmæssigt at sælge disse boliger i stedet for at genudleje dem. Hvis Iserit A/S i samarbejde med Anlægs- og Miljøforvaltningen vurderer, at det ikke er hensigtsmæssigt at istandsætte boligerne med henblik på genudlejning, udbydes boligerne til salg. Boligen B-660 Qeqertarsuatsiaat er et 32 kvm. beboelseshus opført i 1957 der har været benyttet som beboelse, men er nu i så dårlig stand, at den står ubenyttet hen. Det vurderes at der vil være et behov for en istandsættelse af størrelsesorden ca kr. svarende til 18 års husleje Løsningsforslag faglig vurdering Det anbefales derfor at boligen udbydes til salg ved offentligt udbud. Hvis der ikke indkommer bud på boligen foreslås den indstillet til nedrivning. Omkostninger til nedrivning estimeres til kr. Økonomisk og ressourcemæssig vurdering Der er ikke budgetteret med salgsindtægter i det vedtagne budget. Nettoindtægten vil tilgå kassebeholdningen. En evt. istandsættelse af boligen vil kunne finansieres på baggrund af bevillingen på konto Boligrenovering. En eventuel nedrivning af boligen vil kunne finansieres af bevillingen på konto Boligrenovering. Lovgrundlag og rammesættende dokumenter s beslutning af 16. oktober 2014 punkt 05A Salg af kommunale udlejningsboliger.

31 Side 31 05G Salg af B-1157 beliggende i Qeqertarsuatsiaat Til beslutning J.nr.: Forvaltningen for Anlæg og Miljø direktør Mike Jakob Kristiansen / MJKR Sagsresumé Boligen B-1157 Qeqertarsuatsiaat er i dårlig stand, og står i dag på grund af dårlig stand tom. Det vurderes at der er behov for istandsættelse i størrelsesorden kr. Forvaltningen for Anlæg og Miljø anbefaler derfor at boligen sælges alternativt kondemneres og nedrives. Sagen blev behandlet på Udvalg for Anlæg og Miljøs møde den 17. februar Indstilling Udvalg for Anlæg og Miljø indstiller overfor : - at ejendommen udbydes til salg ved offentligt udbud - at ejendommen hvis der ikke indkommer bud, kondemneres og indstilles til nedrivning Sagsfremstilling besluttede på sit møde den 16. oktober 2014, at der ved fraflytning af ældre enog tofamilieshuse foretages en vurdering af, om det er hensigtsmæssigt at sælge disse boliger i stedet for at genudleje dem. Hvis Iserit A/S i samarbejde med Anlægs- og Miljøforvaltningen vurderer, at det ikke er hensigtsmæssigt at istandsætte boligerne med henblik på genudlejning, udbydes boligerne til salg. Boligen B-1157 Qeqertarsuatsiaat er et 33 kvm. beboelseshus opført i 1964 der har været benyttet som beboelse, men er nu i så dårlig stand, at den står ubenyttet hen. Det vurderes at der vil være et behov for en istandsættelse af størrelsesorden ca kr. svarende til 10 års husleje Løsningsforslag faglig vurdering Det anbefales derfor at boligen udbydes til salg ved offentligt udbud. Hvis der ikke indkommer bud på boligen foreslås den indstillet til nedrivning. Omkostninger til nedrivning estimeres til kr. Økonomisk og ressourcemæssig vurdering Der er ikke budgetteret med salgsindtægter i det vedtagne budget. Nettoindtægten vil tilgå kassebeholdningen. En evt. istandsættelse af boligen vil kunne finansieres på baggrund af bevillingen på konto Boligrenovering. En eventuel nedrivning af boligen vil kunne finansieres af bevillingen på konto Boligrenovering. Lovgrundlag og rammesættende dokumenter s beslutning af 16. oktober 2014 punkt 05A Salg af kommunale udlejningsboliger.

33 Side 33 05H Salg af B-551 beliggende Isortoq Til beslutning J.nr.: Forvaltningen for Anlæg og Miljø direktør Mike Jakob Kristiansen / MJKR Sagsresumé Boligen B-551 Isortoq er i dårlig stand, og står i dag på grund af dårlig stand tom. Det vurderes at der er behov for istandsættelse i størrelsesorden kr. Anlægs- og Miljøforvaltningen anbefaler derfor at boligen sælges alternativt kondemneres og nedrives. Sagen blev behandlet på Udvalg for Anlæg og Miljøs møde den 17. februar Indstilling Udvalg for Anlæg og Miljø indstiller overfor : - at ejendommen udbydes til salg ved offentligt udbud - at ejendommen hvis der ikke indkommer bud, kondemneres og indstilles til nedrivning Sagsfremstilling besluttede på sit møde den 16. oktober 2014, at der ved fraflytning af ældre enog tofamilieshuse foretages en vurdering af, om det er hensigtsmæssigt at sælge disse boliger i stedet for at genudleje dem. Hvis Iserit A/S i samarbejde med Anlægs- og Miljøforvaltningen vurderer, at det ikke er hensigtsmæssigt at istandsætte boligerne med henblik på genudlejning, udbydes boligerne til salg. Boligen B-551 i Isortoq Boligen er et 34 kvm. beboelseshus opført i 1958 der har været benyttet som beboelse, men er nu i så dårlig stand, at den står ubenyttet hen. Det vurderes at der vil være et behov for en istandsættelse af størrelsesorden ca kr. Løsningsforslag faglig vurdering Det anbefales derfor at boligen udbydes til salg ved offentligt udbud. Hvis der ikke indkommer bud på boligen foreslås den indstillet til nedrivning. Omkostninger til nedrivning estimeres til kr. Økonomisk og ressourcemæssig vurdering Der er ikke budgetteret med salgsindtægter i det vedtagne budget. Nettoindtægten vil tilgå kassebeholdningen. En evt. istandsættelse af boligen vil kunne finansieres på baggrund af bevillingen på konto Boligbyggeri i Ittoqqortoormiit og bygder. En eventuel nedrivning af boligen vil kunne finansieres af bevillingen på konto Boligbyggeri i Ittoqqortoormiit og bygder. Lovgrundlag og rammesættende dokumenter s beslutning af 16. oktober 2014 punkt 05A Salg af kommunale udlejningsboliger.

35 Side 35 05I Salg af B-632 beliggende i Kapisillit Til beslutning J.nr.: Forvaltningen for Anlæg og Miljø direktør Mike Jakob Kristiansen / MJKR Sagsresumé Boligen B-632 Kapisillit er i dårlig stand, og står i dag på grund af dårlig stand tom. Det vurderes at der er behov for istandsættelse i størrelsesorden kr. svarende til 12 års husleje. Forvaltningen for Anlæg og Miljø anbefaler derfor at boligen sælges alternativt kondemneres og nedrives. Sagen blev behandlet på Udvalg for Anlæg og Miljøs møde den 17. februar Indstilling Udvalg for Anlæg og Miljø indstiller overfor : - at ejendommen udbydes til salg ved offentligt udbud - at ejendommen hvis der ikke indkommer bud, kondemneres og indstilles til nedrivning Sagsfremstilling besluttede på sit møde den 16. oktober 2014, at der ved fraflytning af ældre enog tofamilieshuse foretages en vurdering af, om det er hensigtsmæssigt at sælge disse boliger i stedet for at genudleje dem. Hvis Iserit A/S i samarbejde med Anlægs- og Miljøforvaltningen vurderer, at det ikke er hensigtsmæssigt at istandsætte boligerne med henblik på genudlejning, udbydes boligerne til salg. Boligen B-632 i Kapisillit et 51 kvm. beboelseshus opført i 1956 der har været benyttet som beboelse, men er nu i så dårlig stand, at den står ubenyttet hen. Det vurderes at der vil være et behov for en istandsættelse af størrelsesorden ca kr. svarende til 12 års husleje. Det anbefales derfor at boligen udbydes til salg ved offentligt udbud. Hvis der ikke indkommer bud på boligen foreslås den indstillet til nedrivning. Omkostninger til nedrivning estimeres til kr. Løsningsforslag faglig vurdering Det anbefales derfor at boligen udbydes til salg ved offentligt udbud. Hvis der ikke indkommer bud på boligen foreslås den indstillet til nedrivning. Omkostninger til nedrivning estimeres til kr. Økonomisk og ressourcemæssig vurdering Der er ikke budgetteret med salgsindtægter i det vedtagne budget. Nettoindtægten vil tilgå kassebeholdningen. En evt. istandsættelse af boligen vil kunne finansieres på baggrund af bevillingen på konto Boligbyggeri i Ittoqqortoormiit og bygder. En eventuel nedrivning af boligen vil kunne finansieres af bevillingen på konto Boligbyggeri i Ittoqqortoormiit og bygder.

36 Side 36 Lovgrundlag og rammesættende dokumenter s beslutning af 16. oktober 2014 punkt 05A Salg af kommunale udlejningsboliger. Det videre forløb Efter behandling sendes sagen tilbage til Forvaltningen for Anlæg og Miljø for effektuering af s afgørelse. Bemærkninger fra Økonomisk Sekretariat Økonomisk Sekretariat har ingen bemærkninger til, at boligen udbydes til salg. Dog skal det bemærkes, at der i forbindelse med endelig godkendelse af et salg samtidig skal godkendes en bevilling til dette. Ved endelig beslutning om nedrivning skal der samtidig godkendes en bevilling til dette. Tidligere beslutning Udvalg for Anlæg og Miljøs beslutning den 17. februar 2015: Forvaltningens indstillinger blev godkendt. Bilag 1. Overslag over reparationsomkostninger fra Iserit A/S

37 Side 37 05J Bortforpagtning af Rådhusets kantine Til beslutning J.nr.: Økonomisk Forvaltning Økonomi- & personaledirektør Lars Møller-Sørensen / LMS Sagsresumé Den oprindelige aftale mellem Kommuneqarfik Sermersooq og John Olsen vedrørende rådhusets kantine af 1. september 2012 udløb medio Aftalen er forlænget ved allonge af 28. maj 2014 til udløb ultimo Aftalen er yderligere forlænget ved allonge af 23. december 2014 til udløb 31. maj Ombygning af kantine har hidtil været planlagt til at skulle ske i perioden juni august Denne tidsplan holder ikke længere hvorfor kantinen nu forventes at skulle være lukket i perioden oktober 2015 januar I denne periode vil kantinen være lukket. Indstilling Økonomisk Forvaltning indstiller overfor : - at giver Økonomisk Forvaltning mandat til at forlænge gældende aftalen med John Olsen om forpagtning af kantinen i perioden frem til den skal renoveres. - at giver økonomisk forvaltning mandat til at udbyde og indgå ny forpagtningsaftale på ny kantine når denne står færdig pt. estimeret 1. februar 2016 Sagsfremstilling Gældende aftale mellem Kommuneqarfik Sermersooq og John Olsen vedrørende rådhusets kantine af 1. september 2012 forlænget ved flere allonger udløber 31. maj Løsningsforslag faglig vurdering Da kantinen vil være lukket oktober 2015 januar 2016 grundet ombygning i rådhuset, har Økonomisk Forvaltning vurderet, at det ikke er hensigtsmæssigt med et udbud og anbefaler i stedet at forlænge gældende aftale med John Olsen frem til at kantinen skal lukke i forbindelse med renovering i efteråret. I perioden frem til sommeren 2015 vil der blive foretaget udbud, så en nuværende eller ny forpagter kan overtage den renoverede kantine pr. 1. februar Økonomisk og ressourcemæssig vurdering Økonomisk vil en forlængelse af kantinekontrakten ikke have væsentlig økonomisk indflydelse da den estimerede lukkeperiode i 2015 er den samme selvom perioden er forskudt. Lovgrundlag og rammesættende dokumenter Forpagtningsaftale vedrørende Kommuneqarfik Sermersooqs kantine i Nuuk af 1. september Allonge til forpagtningsaftale vedrørende Kommuneqarfik Sermersooqs kantine i Nuuk af 1. september 2012 samt allonge af 23. december Det videre forløb Ved s godkendelse vil Økonomisk Forvaltning forlænge forpagtningsaftalen med John Olsen til udgangen af september måned Samt udbyde og indgå ny kontrakt om forpagtning af kantinen fra den 1. februar 2016.

38 Side 38 Bemærkninger fra Økonomisk Sekretariat Økonomisk sekretariat anbefaler indstillingen. Bilag Ingen

39 Side 39 05K Udmøntning af konto s driftskonto Til beslutning J.nr.: Borgmestersekretariatet Administrerende Direktør Steffen Ulrich-Lynge / STUL Eftersendes.

40 Side Sager til Kommunalbestyrelsen 06A Godkendelse af anlægsregnskaber Til beslutning J.nr.: Forvaltningen for Anlæg og Miljø - direktør Mike Jakob Kristiansen / MJKR Sagsresumé Kommunen har et efterslæb i aflæggelse af anlægsregnskaber på afsluttede anlægsopgaver. Disse 4 anlægsregnskaber er anden ombæring vedrørende dette efterslæb. Konto Anlæg Ibrugtaget Bevilling Forbrug Merforbr ug + Mindrefor brug - Pct. afvigelse Nyt Bræt i Nuuk ,3% Lejrskolen i Itinnera ,1% Sisorarfiit Værkstedsbygning ,3% Affaldspresseanlæg Nuuk ,1% Sagen blev behandlet på Udvalg for Anlæg og Miljøs møde den 17. februar Indstilling Udvalg for Anlæg og Miljø indstiller overfor : - at anlægsregnskaberne godkendes - at sende sagen videre til Kommunalbestyrelsen til godkendelse Sagsfremstilling Der udarbejdes selvstændigt anlægsregnskab for afsluttede anlægsopgaver over kr., mens afsluttede anlægsopgaver under kr. kun kommenteres i årsregnskabets regnskabsbemærkninger. Mer- eller mindre forbrug på afsluttede anlægsopgaver i perioden 2009 til 2013 er endeligt afregnet overfor kassebeholdningen i de år anlægsopgaven er afsluttet hvorfor der ikke er overførsler til efterfølgende budgetår. Afsluttede godkendte anlægsregnskaber med tilhørende bilag ligger til gennemsyn i Forvaltningen for Anlæg og Miljø i 3 måneder, hvorefter de arkiveres på kommunens fjernlager. Løsningsforslag faglig vurdering For at imødegå at der igen ophobes anlægsregnskaber der mangler politisk afrapportering opstrammes de interne procedurer i forbindelse med afslutning og afrapportering af anlægsopgaver, der dækker overgangen til drift, og aflæggelse af anlægsregnskaber. Økonomisk og ressourcemæssig vurdering Da der er tale om længst afsluttede anlægsopgaver er mindre forbrug allerede tilgået kommunekassen, og merforbrug er belastet kommunekassen. Lovgrundlag og rammesættende dokumenter Inatsisartutlov nr. 22 af 18. november 2010 om den kommunale styrelse.

41 Side 41 Selvstyrets bekendtgørelse nr. 3 af 3, februar 2012 om kommunernes budgetlægning, likviditet, regnskab, revision samt kasse- og regnskabsvæsen. Kasse- og Regnskabsregulativ Kommuneqarfik Sermersooq. Det videre forløb Afsluttede godkendte anlægsregnskaber med tilhørende bilag ligger til gennemsyn i Forvaltningen for Anlæg og Miljø i 3 måneder, hvorefter de arkiveres på kommunens fjernlager. Bemærkninger fra Økonomisk Sekretariat På Kommunalbestyrelsens møde den 2. juni 2014 blev genopretningsplanen godkendt. Et af elementerne i genopretningsplanen er at manglende anlægsregnskaber skal udarbejdes og fremlægges for Kommunalbestyrelsen. De manglende anlægsregnskaber vil løbende blive forelagt til Kommunalbestyrelsen i klumper. Dette er således den anden klump af manglende anlægsregnskaber der forelægges. Tidligere beslutning Udvalg for Anlæg og Miljøs beslutning den 17. februar 2015: Forvaltningens indstillinger blev godkendt. Bilag 1. Anlægsregnskab Konto Nyt Bræt i Nuuk 2. Anlægsregnskab Konto Lejrskolen i Itinnera 3. Anlægsregnskab Konto Sisorarfiit Værkstedsbygning 4. Anlægsregnskab Konto Affaldspresseanlæg Nuuk

42 Side 42 06B Høringssvar i forbindelse med revisioner og digitalisering af vandspærrezoner Til beslutning J.nr.: Forvaltningen for Anlæg og Miljø direktør Mike Jakob Kristiansen / MJKR Sagsresumé Den første april 2014 har Kommuneqarfik Sermersooq modtaget høringsbrev af 24. marts, omhandlende vandspærrezoner, med høringsfrist første maj. Grundet den korte høringsfrist har det ikke været muligt at fremlægge sagen til politisk beslutning. I stedet er der fremsendt et høringssvar og taget forbehold for en efterfølgende politisk behandling. Sagen blev behandlet på Udvalg for Anlæg og Miljøs møde den 17. februar Indstilling Udvalg for Anlæg og Miljø indstiller overfor : - at godkender det afsendte høringssvar - at fremsender det godkendte høringssvar til orientering i Kommunalbestyrelsen Sagsfremstilling Forvaltningen har den første april 2014 modtaget Høring af Kommuneqarfik Sermersooq vedrørende reviderede og digitaliserede vandspærrezoner af 24. marts, med høringsfrist første maj. Vandspærrezoner varetages af Selvstyret, der udlægges omkring indvindingszoner for drikkevandzoner som Klausulerede områder. De eksisterende vandspærrezoner er blevet digitaliseret og lagt ind i Nunagis, i forbindelse med digitaliseringen har Selvstyret reviderede nogle af områderne, primært grundet et forbedret kortgrundlag samt foretaget mindre justeringer. Kommuneqarfik Sermersooq har udarbejdet vedhæftet høringssvar der er fremsendt med forbehold for en endelig politisk behandling. Kommunens høringssvar er udarbejdet med et afsnit til Kommunens overordnede bemærkninger og et afsnit omhandlende anvendeligheden af den nye digitale platform. Overordnede bemærkninger. En generel opfordring til at kortlægge og indarbejde retningslinjer for den rekreative brug af områderne, således zonerne ikke udgøre en større end nødvendig begrænsning for den rekreative brug. Det skal dog bemærkes: at vandspærrezoner ikke er gældende for hundespor, Kommunes bemærkning for Ittoqqortoormiit, udgår. At det var et uklart kortgrundlag for Kulusuk, der lå til grund for Kommunes bemærkninger, revisionen friholder i stedet flere bygninger, Kommunes bemærkning for Kulusuk, udgår. At Nerlerit Inaat ikke er en by eller en bygd, hvorfor der ikke er behov for en vanspærrezone, Kommunes bemærkning for Nerlerit Inaat, udgår. Efter høringssvaret blev afsendt, fremsendte Selvstyret deres bemærkninger til alle indkommende høringssvar i brev af 28. maj Selvstyret svare at de tager kommunens bemærkninger til efterretning og har på nuværende tidspunkt ikke planer om at oprette en ny vandspærrezone i Tasiilaq.

43 Side 43 Løsningsforslag faglig vurdering Forvaltningen for Anlæg og Miljø indstiller overfor Anlægs- og Miljøudvalget, - at Udvalget godkender det afsendte høringssvar - at Udvalget fremsender det af Udvalget godkendte høringssvar videre til for endelig godkendelse. - at fremsender det godkendte høringssvar til orientering i Kommunalbestyrelsen. Økonomisk og ressourcemæssig vurdering Selvstyret varetager vandspærrezonerne Lovgrundlag og rammesættende dokumenter Lovgivning - Inatsisartut lov nr. 9 af 22. november 2011 om beskyttelse af miljøet, Kap. 6. Lovgivning - Den digitale kommuneplan Det videre forløb Kommuneqarfik Sermersooq s høringssvar er fremsendt. Efter den politiske behandling, genfremsendes høringssvaret med relevante rettelser til Departementet. Bemærkninger fra Økonomisk Sekretariat Der er ikke indhentet bemærkninger fra Økonomisk Sekretariat. Tidligere beslutning Udvalg for Anlæg og Miljøs beslutning den 17. februar 2015: Forvaltningen redegjorde for den sene fremlæggelse af høringssvaret. Udvalget godkendte herefter forvaltningens indstillinger. Bilag 1. Høring af Kommuneqarfik Sermersooq vedrørende reviderede og digitaliserede vandspærrezoner af 24.marts Høringssvar i Forbindelse med Revisioner og Digitalisering af Vandspærrezoner af 20. maj Bemærkninger til høringssvar vedrørende revision og digitalisering af vandspærrezoner af 28.maj 2014.

44 Side 44 06C Ophævelse af dispensation Affaldshåndtering i INI-administrerede ejedomme i Paamiut Til beslutning J.nr.: Forvaltning for Anlæg og Miljø direktør Mike Jakob Kristiansen / MJKR Sagsresumé For at gøre det muligt at stoppe for tilførsel af dagrenovation til dumpen i Paamiut skal dagrenovationen presses og sendes til forbrænding i Nuuk. Den valgte presningsløsning kræver at affaldet afleveres i lukkede sække. INI har i 2007 fået en dispensation af daværende Paamiut Kommuuniat til at aflevere dagrenovation i containere. Containerløsningen gør det dog umuligt at sikre at affaldet afleveres i de nødvendige lukkede sække. INI er frivilligt i gang med at afvikle containerordningen og overgå til sækkestativer som sikrer at der afleveres lukkede poser. For at sikre at INI vedbliver med at bruge sækkestativerne anbefaler Forvaltning for Anlæg og Miljø at dispensationen til brug af containere ophæves. Dette vil desuden betyde en administrativ forenkling af affaldssystemet i Paamiut, idet der ikke er tale om ændrede affaldsmængder vil ændringen være udgiftsneutral for kommunen. Sagen blev behandlet på Udvalg for Anlæg og Miljøs møde den 17. februar Indstilling Udvalg for Anlæg og Miljø indstiller overfor : - at INI s dispensation til at anvende containere til dagrenovation i deres ejendomme i Paamiut ophæves hurtigst muligt efter godkendelse af sagen - at sagen sendes videre til Kommunalbestyrelsen til endelig beslutning Sagsfremstilling I forbindelse med oprydningen af dumpen og implementeringen af det nye affaldssystem i Paamiut er det nødvendigt at INI overgår til af få afhentet dagrenovation i sækkestativer. Dette skyldes at dagrenovation på dumpen for nuværende udgør et stort problem både miljømæssigt og hygiejnisk. Da Paamiut ikke i øjeblikket har et forbrændingsanlæg skal affaldet presses og sendes til forbrænding i Nuuk. Der er valgt en lavpraktisk presningsløsning som kræver at affaldet er emballeret i lukkede sække. INI fik i 2007 en dispensation af daværende Paamiut Kommuuniat til at anvende containere til indsamling af dagrenovation, og har siden anvendt containere (se bilag 1). Aflevering af affald i containere umuliggør dog presningen da det ikke kan sikres at affaldet ligger i lukkede sække i containerne, hvilket det som oftest heller ikke gør. Løsningsforslag faglig vurdering Af hensyn til presningen af affaldet skal det afleveres i lukkede sække. Dette kan ikke sikres med INIs nuværende containerløsning. INI er indforstået med frivilligt at afvikle containerløsningen, og sækkestativerne er indkøbt og ved at blive samlet. Stativerne forventes sat op så ordningen med sækkestativerne kan sættes i drift i uge 3. For formelt at sikre at INI fastholder ordningen med sækkestativerne anbefales det at dispensationen til brug af containere ophæves. Dette sikrer også at praksis og det formelle følges ad.

45 Side 45 Der er endvidere i dispensationen sat krav om at containerne tømmes 2 gange ugentligt i sommerperioden (se bilag 1), hvilket ikke er overholdt. Dette taler yderligere for en ophævelse af dispensationen. Økonomisk og ressourcemæssig vurdering Ved at ophæve dispensationen forenkles administrationen af affaldssystemet i Paamiut, idet kommunen kun skal opkræve dagrenovationsafgift i stedet for at skulle udskrive regninger for dumpafgift separat på containertømning. Overgangen fra containere til sækkestativer vurderes at være udgiftsneutral for kommunen idet der er tale om den samme mængde affald, der blot indsamles på en anden måde. Lovgrundlag og rammesættende dokumenter Ved en ophævelse af dispensationen vil INIs affaldshåndtering fremover skulle foregå i henhold til de gældende affaldsregulativer. Arbejdet med at rydde dumpen op og implementere den nye affaldsmodel i Paamiut er et led i udmøntningen af Koalitionsaftalen, og Politik for Anlæg og Miljøs mål om en bæredygtig udvikling og bedre affaldsbortskaffelse. Arbejdet er desuden et led i opfyldelsen af Selvstyrets mål om at alle kommuner skal have minimum 1 kontrolleret miljøgodkendt deponi inden udgangen af Dette mål fremgår af anlægssektorplanen for affaldsområdet som er under udarbejdelse i Departementet for Miljø og Natur. I Kommuneqarfik Sermersooq er Paamiut godt på vej mod dette mål, og således på forkant med udviklingen. Det at få fjernet dagrenovationen fra dumpen er et vigtigt led i dette arbejde. Det videre forløb Forvaltningen arbejder videre med implementeringen af det nye affaldssystem i Paamiut, herunder presning af affald og afskibning til afbrænding i Nuuk. Bemærkninger fra Økonomisk Sekretariat Økonomisk sekretariat har ingen bemærkninger til indstillingen. Tidligere beslutning Udvalg for Anlæg og Miljøs beslutning den 17. februar 2015: Forvaltningens indstillinger blev godkendt med bemærkningen om, at forvaltningen skal blive bedre til at orientere folkevalgte omkring igangværende tiltag i lokalområdet. Bilag 1. INI s dispensation til affaldscontainere 2007

46 Side 46 06D Arsuk bygdepulje Til beslutning J.nr Borgmestersekretariatet Administrerende direktør Steffen Ulrich-Lynge / STUL Sagsresume: I henhold til pkt. 14 i Aftale om det politiske samarbejde mellem Kommunalbestyrelsen og bygdebestyrelserne i Kommuneqarfik Sermersooq skal bygdebestyrelserne fremsende forslag til udmøntning af bygdepuljen til s godkendelse. Bygdebestyrelserne for Arsuk har fremsendt forslag til fordeling af deres dispositionspulje. Indstilling Borgmestersekretariatet indstiller overfor - at midlerne afsat i bygdepulje for Arsuk på konto udmøntes for 2015 anført som nr.1-11 i bilag 1 - at nærværende sagsfremstilling fremsendes med s beslutning - at sagen sendes til orientering i Kommunalbestyrelsen Sagsfremstilling: Bygdebestyrelsen for Arsuk behandlede på deres ordinære møde, den 17. februar 2015 fordeling af pulje, og til hvilke formål midlerne skal bruges til. Forslagene fremgår af bilag 1. Af bygdebestyrelsens forslag fremgår det, at ,00 kr. fordeles til 11 projekter. Den samlede bevilling for de enkelte bygdepuljer i 2015 fremgår nedenfor: Bygdebestyrelser Isertoq/Tiilerilaaq/Kulusuk Sermiligaaq/Kuummiut Kapisillit/Qeqertarsuatsiaat Arsuk Samlet bevilling kr kr kr kr. I henhold til pkt. 14 i Aftale om det politiske samarbejde mellem Kommunalbestyrelsen og bygdebestyrelserne i Kommuneqarfik Sermersooq skal bygdebestyrelserne fremsende forslag til udmøntning af bygdepuljen til s godkendelse. En lille del af bygdepuljen kan godkendes til realisering af projekter senere. Afsatte midler til bygderne skal administreres og bruges i henhold til gældende lovgivning og i henhold til de rettigheder, som kommunen har givet. Det er bygdebestyrelsen, der træffer beslutning om, hvem der skal udføre godkendte projekter, og det er ligeledes bygdebestyrelsens ansvar, at udliciterede opgaver bliver færdiggjort. I henhold til 54, stk. 3, i Inatsisartutlov nr. 22 af 18. november 2010 om den kommunale styrelse skal bygdebestyrelsen som minimum fremsende månedlig statusopgørelse, og bogførte bilag m.v. skal vedlægges. Hvis bygdebestyrelsen i løbet af året konstaterer, at bygdebestyrelsen hellere vil bruge afsatte projektmidler til noget andet, så skal bygdebestyrelsen fremsende et ændringsforslag til s godkendelse.

47 Side 47 Hvis bygdebestyrelsen ikke har anvendt bygdepuljen ved regnskabsårets afslutning, kan restbeløbet (dog højst 50 % af den samlede pulje) overføres til næste budgetår. Bygdebestyrelsen skal anmode herom. Løsningsforslag faglig vurdering For at sikre at bygdebestyrelserne ikke igangsætter projekter, der lapper ind over kommunens tiltag, har Borgmestersekretariatet bedt Forvaltningerne om at gennemgå bygdebestyrelsernes ønsker og komme med bemærkninger. Bemærkningerne fremgår af Bilag 1. I 54, stk. 2, i Inatsisartutlov nr. 22 af 18. november 2010 om den kommunale styrelse står der, til hvilke projekter bygdepuljen må bruges til: Kultur og folkeoplysning Idrætsaktiviteter Teknisk virksomhed og forsyningsvirksomhed Lokale erhvervsprojekter i bygden Sociale aktiviteter Beskrivelser af projekter i henhold til politisk samarbejdsaftale mellem Kommunalbestyrelsen og bygdebestyrelsen for valgperioden er følgende område ligeledes medtaget: Opgaver, der er omfattet at kommunalfuldmagten Bygdebestyrelsen skal selv administrere udmøntningen af bygdepuljen til de projekter, som bygdebestyrelsen har prioriteret. Økonomisk og ressourcemæssig vurdering besluttede den 16. januar 2015 at afsætte ,00 kr. i bygdepulje for Arsuk i 2015 samt overføre ,00 kr. i uforbrugte midler fra Samlet er således afsat ,00 kr. i bygdepulje for Arsuk i Den af bygdebestyrelsen ønskede disponering kan dermed afholdes inden for bevillingen. Lovgrundlag og rammesættende dokumenter Inatsisartutlov nr. 22 af 18. november 2010 om den kommunale styrelse Politisk samarbejdsaftale mellem Kommunalbestyrelsen og Bygdebestyrelsen for valgperioden Det videre forløb Borgmesterens sekretariat meddeler bygdebestyrelsen, hvilke projekter der er blevet godkendt, og indarbejder de økonomiske konsekvenser i budgettet. Bemærkninger fra Økonomisk Sekretariat Økonomisk Sekretariat anbefaler indstillingen Andre bemærkninger Bilag 1 har været sendt i høring i Fælles Service, Forvaltningen for Anlæg og Miljø, Forvaltningen for Velfærd, Arbejdsmarked og Erhverv, Forvaltningen for Børn, Familie og Skole. Bemærkninger fra Forvaltningen for Velfærd, Arbejdsmarked og Erhverv og Forvaltningen for Børn, Familie og Skole samt Fælles Service er indarbejdet i Bilag 1. Bilag 1. Fordeling af bygdepuljen 2015 Arsuk

48 Side 48 06E Forslag til visitationsregler for kommunale kollegier i Kommuneqarfik Sermersooq Til beslutning J.nr.: Forvaltning for Velfærd, Arbejdsmarked og Erhverv direktør Grethe H. Nielsen / GRNI Sagsresumé De kommunale kollegier i Nuuk administreres i dag af Iserit A/S. Visitation til kollegiebolig foretages af Piareersarfiit. Formelle regler for visitation har vist sig at være nødvendige for at skabe klarhed for både visitator og ansøger. Forvaltningen har derfor formuleret et forslag til nye visitationsregler. Forslaget til visitationsregler gælder for kommunale kollegier i Nuuk. Forslaget er blevet gennemgået af en jurist for at præcisere angivelse af regler for visitation samt at sikre overholdelse af de forvaltningsretlige regler. Sagen er behandlet på møde i Udvalget for Velfærd, Arbejdsmarked og Erhverv den 10. marts Indstilling Udvalget for Velfærd, Arbejdsmarked og Erhverv indstiller over for : - at forslaget til visitationsregler for kommunale kollegier i Nuuk godkendes - at sagen sendes til godkendelse i Kommunalbestyrelsen Sagsfremstilling De kommunale kollegier i Nuuk administreres i dag af Iserit A/S. Visitation til kollegiebolig foretages af Piareersarfiit. Formelle regler for visitation har vist sig at være nødvendige for at skabe klarhed for både visitator og ansøger. Forvaltningen har derfor formuleret et forslag til nye visitationsregler. Forslag til visitationsregler skal gælde for kommunale kollegier i Nuuk. Forslag til visitationsregler indeholder følgende overskrifter: Formål med visitationsregler Kollegietildeling Betingelser for ansøgning og tildeling Prioritering af tildeling Rådighed over kollegiebolig Som det fremgår af visitationsreglerne, kan en studerende tildeles en kollegiebolig, hvis vedkommende er optaget eller startet på et studie, en lærlingeplads eller opkvalificering i Piareersarfik. Der kan tildeles kollegieværelser til enlige, mens enlige forsørgere eller par kan tildeles kollegielejligheder med 2 værelser. Løsningsforslag faglig vurdering Visitationen foretages på grundlag af tre udvælgelseskriterier: Er ansøger fra en af kommunens bygder og optaget til opkvalificering i Piareersarfik er vedkommende omfattet af kommunens visitationsregler og ikke omfattet af Hjemmestyrets

49 Side 49 bekendtgørelse nr. 18 af 1. november 2007, idet en elev på opkvalificering ikke betragtes som studerende eller lærling. Studerende, lærlinge og opkvalificeringselever i Piareersarfik, som er bosiddende i Nuuk, er omfattet af de kommunale visitationsregler. Er ansøger udefrakommende studerende og dermed omfattet af Hjemmestyrets bekendtgørelse nr. 18 af 1. november 2007, kan der ikke visiteres til de kommunale kollegier. Den studerende er berettiget til at søge Kollegieadministrationens Fælleskontor om bolig i selvstyrets kollegier. Ifølge visitationsreglerne prioriteres på følgende måde: Af 5 i visitationsreglerne ses det, at elever fra bygder, som optages til opkvalificering i Piareersarfik, har førsteprioritet. Der reserveres således op til 4 værelser til disse elever. Dette skyldes, at elever som skal på opkvalificering i Piareersarfik Nuuk ikke er omfattet af Hjemmestyrets bekendtgørelse derfor ikke kan søge kollegieværelse i selvstyrets kollegier via Kollegieadministrationens Fælleskontor. Visitationen prioriterer herefter elever, som kommer fra Nuuk og ikke har bolig. Der tages desuden hensyn til ansøgernes sociale forhold. Forvaltningen vurderer, at visitationsreglerne vil sikre harmonisering i visitationen til kollegier. Formaliserede visitationsregler vil give klare regler for både visitator og for de studerende, der ønsker at få tildelt et kollegieværelse. Økonomisk og ressourcemæssig vurdering Ingen. Lovgrundlag og rammesættende dokumenter Hjemmestyrets bekendtgørelse nr. 18 af 1. november Det videre forløb Visitationsreglerne vil træde i kraft efter godkendelse i Kommunalbestyrelsen. Bemærkninger fra Økonomisk Sekretariat Forvaltningen vurderer, at det ikke er relevant at indhente bemærkninger fra Økonomisk Sekretariat i denne sag. Tidligere beslutning: Velfærds, Arbejdsmarkeds og Erhvervsudvalgets beslutning d. 10. marts 2015: Udvalget godkender indstillingerne og sender sagen videre til og Kommunalbestyrelsen til godkendelse. Bilag 1. Forslag til visitationsregler for kommunale kollegier i Kommuneqarfik Sermersooq

50 Side 50 06F Forslag til ny procedure i forbindelse med afgivelse af kommunale høringssvar Til beslutning J.nr.: Borgmestersekretariatet administrerende direktør Steffen Ulrich-Lynge / STUL Sagsresumé Kommuneqarfik Sermersooq modtager hvert år et meget stort antal høringer fra henholdsvis Grønlands Selvstyre direkte eller via KANUKOKA, hvor kommunen anmodes om at udarbejde et kvalificeret høringssvar, ofte med meget kort tidsfrist. Arbejdsbyrden til sagsbehandlingen af høringerne har antaget et niveau der er meget ressourcekrævende. Ressourcekrævende ikke blot i relation til udarbejdelsen af et svar af højt fagligt karakter men specielt i forbindelse med den efterfølgende politiske behandling i tre instanser fagudvalg, Økonomiudvalg og endelig i Kommunalbestyrelsen. Dette skal også ses i lyset af, at høringerne ofte har lille eller ingen politisk implikation, da høringerne med tilhørende svar ofte omhandler efterforskningstilladelser, teknisk administrative ændringer, ansøgninger om småskaltilladelser og lignende, der fremsendes til politisk behandling som en orienteringssag. Derfor foreslår Direktionen, at kommunens forvaltninger bemyndiges til at foretage administrative besvarelser med forbehold for politisk efterbehandling, af alle høringer der vurderes til ikke at have politiske implikationer og interesse. Alle høringer der angår love skal dog forsat behandles politisk i Fagudvalget. Kun Høringer der har betydning for Kommunen generelt og specifikt økonomisk foreslås videresendt til Økonomiudvalg og Kommunalbestyrelse. For at sikre gennemsynlighed og offentlig adgang til høringssvar, når dette er muligt, pålægges det forvaltningerne at sikre, at alle høringsvar publiceres på kommunens hjemmeside Indstilling Direktionen indstiller overfor : - at kommunens forvaltninger bemyndiges til at foretage administrative besvarelse af høringer, der ud fra den enkelte direktørs konkrete vurdering af den enkelte høring, vurderes til ikke at have politisk karakter - at høringer der vedrører ændringer af love, behandles af fagudvalget - at høringer der har afgørende betydning for kommunen, herunder kommunens økonomi fortsat behandles af såvel fagudvalg som Økonomiudvalg og Kommunalbestyrelse - at kommunens forvaltninger pålægges at sikre, at alle høringssvar der kan offentliggøres, publiceres på kommunens hjemmeside, og - at sagen sendes videre til Kommunalbestyrelsen til endelig godkendelse Sagsfremstilling Kommuneqarfik Sermersooq modtager til stadighed et stigende antal høringer fra Grønlands Selvsyre direkte eller via KANUKOKA. Langt de fleste høringer har lille politisk relevans, da de ofte relaterer sig til ansøgninger om småskalatilladelser, efterforskningstilladelser og forlængelse af disse. Besvarelserne af disse ligger beslag på et uforholdsmæssigt stort ressourceforbrug i kommunen, ikke blot i form af en faglig besvarelse med også i forbindelse med udarbejdelse af sagsfremstillinger og den efterfølgende politiske behandling først i et fagudvalg, dernæst i og slutteligt i Kommunalbestyrelsen. Høringsmaterialet til disse høringer og det dertilhørende svar indeholder ofte ikke oplysninger, der medfører behov for politisk behandling, hvorefter hovedparten af disse sager fremsendes som orienteringssager.

51 Side 51 I forbindelse med oprettelsen af Kommuneqarfik Sermersooqs hjemmeside i et nyt format, er det blevet muligt at publicere kommunens høringsvar her på. Dette muliggør en nem adgang til kommunens besparelser for borgere såvel som kommunalpolitikkere. Løsningsforslag faglig vurdering Med henblik på at reducere det omfangsrige ressourceforbrug i forbindelse med kommunens fremsendelse af høringssvar til Grønlands Selvstyre og KANUKOKA, forslås det, at forvaltningerne bemyndiges til at foretage administrative besvarelser af alle de høringer, der vurderes til ikke at have politiske implikationer og interesse. De enkelte fagdirektører pålægges at foretage en konkret vurdering fra høring til høring, om hvorvidt et evt. svar skal behandles politisk eller blot administrativt. Dette gælder dog ikke for høringer der vedrører ændringsforslag til love. Disse skal altid gøres til genstand for en politisk behandling i fagudvalget. Samtidig forslås det, at forvaltningerne pålægges at publicere alle høringsvar der behandles administrativt og/eller politisk og som tåler offentliggørelse på kommunens hjemmeside. Herved sikres gennemsigtighed og adgang for borgere og kommunalpolitikkere til alle kommunens høringsvar som kan offentliggøres. Økonomisk og ressourcemæssig vurdering Det er ikke muligt at estimere den konkrete ressourcemæssige gevinst ved dette forslag, men en betragtelig tismæssig besparelse ikke mindst blandt kommunalpolitikkerne må påregnes. Det videre forløb Ingen bemærkninger. Bemærkninger fra Økonomisk Sekretariat Direktionen har vurderet, at det ikke er relevant at indhente bemærkninger fra Økonomisk Sekretariat, men vurderer at der vil være tale om en betydelig administrativ besparelse. Bilag Ingen

52 Side Lukkede punkter 07A Centralisering af HR / Løn / Bogholderi Til orientering J.nr.: Økonomi og Personaleservice direktør Lars Møller-Sørensen / LMS

53 Side 53 07B Planlagt Periodisk Vedligehold: Overdragelse til Iserit Til beslutning J.nr.: Forvaltningen for Anlæg og Miljø direktør Mike Jakob Kristiansen / MJKR

54 Side Eventuelt 9. Godkendelse af referat

Vis mere

Økonomiudvalget. Dagsorden

I den kommunale styrelseslov er der to paragraffer med særlig relevans for dette notat:

Økonomiudvalget. Dagsorden

Udvalg for Anlæg og Miljø. Referat

REBILD KOMMUNE FORRETNINGSORDEN

Økonomiudvalget. Dagsorden

Marianne Kamp Bogfinkevej 30 Rindum 6950 Ringkøbing. Vedr. Din henvendelse om Ringkøbing-Skjern Kommune.

B y r å d s m e d l e m m e r n e s r e t t i g h e d e r o g p l i g t e r

Vedtægt for lokaludvalg i Kommuneqarfik Sermersooq. Kapitel 1 Formål

FORRETNINGSORDEN. for. Uddannelses- og Arbejdsmarkedsudvalget. Vordingborg Kommune

Herlev. Kommune. Forretningsorden for. Børne- og. Uddannelsesudvalget

Dette notat omhandler de formelle forhold og praksis omkring møderne Teknik- og Miljøudvalget.

Forretningsorden for Dansk Golf Union s bestyrelse (BS) og Dansk Golf Union s forretningsudvalg (FU)

Vejledning om. rettigheder og pligter for medlemmer af kommunalbestyrelsen. og om. møder i kommunalbestyrelsen og udvalg

Udvalg for Anlæg og Miljø. Dagsorden