Marianne Kamp Bogfinkevej 30 Rindum 6950 Ringkøbing. Vedr. Din henvendelse om Ringkøbing-Skjern Kommune.

Transkript

1 Marianne Kamp Bogfinkevej 30 Rindum 6950 Ringkøbing TILSYNET STATSFORVALTNINGEN MIDTJYLLAND Vedr. Din henvendelse om Ringkøbing-Skjern Kommune. Du har ved brev af 27. august 2007 rettet henvendelse til Statsforvaltningen Midtjylland, som i medfør af 47 i lov om kommunernes styrelse (styrelsesloven lovbekendtgørelse nr. 696 af 27. juni 2008) fører tilsynet med kommunerne i Region Midtjylland. Statsforvaltningen fører tilsyn med, at kommunerne overholder den lovgivning, der særligt gælder for offentlige myndigheder, jf. 48, stk. 1, i styrelsesloven. Statsforvaltningen beklager den tid der er medgået til behandling af din henvendelse. ST. BLICHERS VEJ 6 POSTBOX: RINGKØBING JOURNAL NR.: /216 SAGSBEHANDLER: MKLAAR DIREKTE TELEFON: TELEFON: TELEFAX: GIRO: EAN- NR [email protected] Din henvendelse vedrører borgmester Torben Nørregaards afvisning af at optage et punkt på økonomi- og erhvervsudvalgets dagsorden. Statsforvaltningen har nu afsluttet behandlingen af sagen. Styrelseslovens 11, stk. 1, vedrører kun kommunalbestyrelsesmøder. Statsforvaltningen finder således ikke, at Ringkøbing-Skjern Kommunes borgmester ved at undlade at tage et punkt på sit forslag til udvalgsdagsordenen har handlet i strid med regler, hvis overholdelse påses af det kommunale tilsyn. TELEFONTID: MANDAG - ONSDAG: TORSDAG: FREDAG: EKSPEDITIONSTID: MANDAG- ONSDAG TORSDAG FREDAG Her følger en gennemgang af sagens baggrund og en nærmere begrundelse for statsforvaltningens opfattelse. Sagens baggrund: Det fremgår af sagen, at du ved mail af 29. juli 2007 anmodede borgmester Torben Nørregaard om at tage et

2 punkt på dagsordenen for økonomi- og erhvervsudvalgets møde den 7. august Dette afviste borgmesteren. Ringkøbing-Skjern Kommune har ved brev af 2. oktober 2007 efter behandling i kommunalbestyrelsens økonomiog erhvervsudvalg udtalt sig til statsforvaltningen om sagen. Følgende fremgår blandt andet af kommunens svar: Marianne Kamp anmodede den 29. juli 2007 i en mail til borgmester Torben Nørregaard om at få Ringkøbing Forsyning A/S sat på dagsordenen til det førstkommende økonomi- og erhvervsudvalgsmøde. Det blev ved modtagelsen af Marianne Kamps mail den 29. juli vurderet, at henvendelsen drejer sig om indholdet i en konkret sag og ikke om borgmesterens rolle som formand for økonomi- og erhvervsudvalget jf. styrelseslovens 22, stk. 3, hvori der står følgende: Et medlem af udvalget kan for dette indbringe ethvert spørgsmål om formandens virksomhed, og formanden skal meddele udvalget de oplysninger, dette forlanger. Formanden er i enhver henseende undergivet udvalgets beslutninger. Afvisning af Marianne Kamps anmodning begrundes endvidere med note 6 side 148 i den kommenterede styrelseslov hvoraf fremgår, at et medlem af et udvalg har ikke, som det i tilfældet i forhold til kommunalbestyrelsen, en ret til at indbringe ethvert spørgsmål inden for udvalgets område for udvalget. Kommunaldirektør Niels Erik Kjærgaard skrev i en mail til Marianne Kamp den 4. august 2007, at det er aftalt med Torben Nørregaard, at der under punktet Eventuelt ville blive givet en information om forløbet. Marianne Kamp anmodede herefter i en mail den 5. august 2007 om at få Ringkøbing Forsyning A/S sat på dagsordenen som et selvstændigt punkt på økonomi- og erhvervsudvalgsmødet den 7. august. Hun begrundede sit ønske med styrelsesvedtægtens 3, som borgmesteren efter hendes opfattelse ikke kan sidde overhørig. Der står følgende i styrelsesvedtægtens 3: De nærmere regler om borgmesterens opgaver i forbindelse med byrådets møder fastsættes i forretningsordenen, jf. styrelseslovens 8 og 30. Det er økonomiog erhvervsudvalgets opfattelse, at indholdet i styrelsesvedtægtens 3 ikke omhandler den aktuelle problemstilling. Vi lægger til grund, at Marianne SIDE 2

3 Kamp i stedet for henvisningen til styrelseslovens 3 måske henviser til forretningsordenens 3, hvori der står følgende: Dersom et medlem senest 8 dage forud for et ordinært møde har indgivet skriftlig anmodning om behandling af en sag, sætter borgmesteren denne sag på dagsordenen for førstkommende møde. Forretningsordenen indeholder de processuelle regler om Byrådets og ikke udvalgenes virksomhed. Der henvises til, at udvalgene jf. styrelseslovens 20, stk. 3 selv fastsætter deres forretningsorden, der dog ikke behøver at være skriftlig jf. note 6 side 135 i den kommenterede styrelseslov. Der er ikke udarbejdet en forretningsorden for økonomi- og erhvervsudvalget eller truffet andre beslutninger i Ringkøbing-Skjern Kommune, som giver det enkelte udvalgsmedlem en ret til at indbringe spørgsmål inden for udvalgets område for udvalget. Følgende fremgår af referat fra økonomi- og erhvervsudvalgets møde den 7. august 2007 under punktet eventuelt: 1. Marianne Kamp gjorde opmærksom på, at hun den 29. juli havde fremsendt en mail, hvor hun ønskede Ringkøbing forsyning A/S optaget som særskilt sag på økonomi- og erhvervsudvalgets dagsorden med henblik på en orientering om den korrespondance, der er foregået mellem den tidligere bestyrelse for Ringkøbing Forsyning A/S og Ringkøbing-Skjern Kommune gennem advokat. Marianne Kamp udtrykte sin utilfredshed med, at sagen ikke er optaget som en særskilt sag på dagsordenen og oplyste, at hun forbeholder sig ret til at indbringe sagen for tilsynsmyndigheden. 2. Torben Nørregaard og Flemming Juel-Nielsen orienterede om status, forløbet og den gennemførte korrespondance, der er foregået mellem den tidligere bestyrelse for Ringkøbing Forsyning A/S og Ringkøbing-Skjern Kommune. Punktet blev behandlet som et lukket punkt. Af styrelsesvedtægten for Ringkøbing-Skjern Kommune fremgår blandt andet følgende: 2. De nærmere regler om forberedelse, indkaldelse og afholdelse af byrådets møder fastsættes i byrådets forretningsorden. SIDE 3

4 3. De nærmere regler om borgmesterens opgaver i forbindelse med byrådets møder fastsættes i forretningsordenen, jf. styrelseslovens 8 og 30. Af forretningsorden for Ringkøbing-Skjern Kommune fremgår blandt andet følgende vedrørende byrådets møder: 3. Dersom et medlem senest 8 dage forud for et ordinært møde her givet skriftlig anmodning om behandling af en sag, sætter borgmesteren denne sag på dagsordenen for førstkommende møde. Efterfølgende behandlede kommunalbestyrelsen den fremsendte udtalelse af 2. oktober Af referat fra Ringkøbing-Skjern Byråds møde den 9. oktober 2007 fremgår blandt andet: Et flertal på 21 medlemmer af byrådet godkendte det udarbejdede udkast til udtalelse. Den socialdemokratiske gruppe og Peder Sørensen tog udkastet til efterretning. Marianne Kamp anmodede om, at kommunens skrivelse vedlægges en personlig redegørelse fra hende. Af din redegørelse af 11. oktober 2007 fremgår blandt andet følgende: I den tid jeg har været byrådsmedlem siden 1998 har jeg ikke oplevet, at et udvalgsmedlems anmodning om at få en sag på dagsordenen, i det udvalg vedkommende har været medlem af, er blevet nægtet. Jeg beklager at jeg i min henvendelse til tilsynet har henvist til styrelsesvedtægtens 3 henvisningen skulle selvfølgelig have været til 3 i forretningsordenen for Ringkøbing-Skjern Kommune. Da der i kommunen hverken er udarbejdet en forretningsorden for økonomi- og erhvervsudvalget eller de stående udvalg, er jeg ud fra hvad der efter min bedste viden er sædvanlig praksis, i de kommuner jeg har kendskab til gået ud fra, at reglerne i forretningsudvalgets [forretningsordenens] 3 også ville skulle anvendes i relation til økonomi- og erhvervsudvalget og de stående udvalg. Indenrigsministerens besvarelse af spørgsmål 1301 stillet af et folketingsmedlem den 16. juni 1983 synes også at pege i retning af, at et udvalgsmedlem har krav på at få sager sat på dagsordenen til udvalgsmøder, da en borgmester eller udvalgsformand SIDE 4

5 efter ministerens opfattelse er forpligtet til at medtage et medlems forslag med den formulering forslagsstilleren har anvendt. Jeg kunne have valgt, at begære sagen på dagsordenen til byrådet, jf. styrelseslovens 11, men valgte bevidst kun at bede om at få sagen drøftet i økonomi- og erhvervsudvalget. hvis jeg havde valgt at kræve sagen behandlet i byrådet, ville den med stor sandsynlighed efterfølgende skulle behandles i økonomi- og erhvervsudvalget, da dette udvalgs erklæring skal indhentes, om sager der vedrører økonomiske og administrative forhold inden for samtlige kommunens administrationsområder før sagerne kan besluttes i byrådet, jf. styrelseslovens 18, stk. 2 Af vedlagte besvarelse til spørgsmål nr stillet af et folketingsmedlem til indenrigsministeren den 16. juni 1983 fremgår: Spørgsmål: Kan ministeren oplyse, om et byrådsmedlem/udvalgsmedlem har ret til at få sin formulering af et punkt optaget på dagsordenen for et byrådsmøde/udvalgsmøde eller har borgmesteren/udvalgsformanden ret til at ændre eller formulere teksten? Svar: Jeg kender ikke de konkrete sager, som er omtalt i begrundelsen for spørgsmålet. Generelt kan jeg sige, at borgmesteren/udvalgsformanden efter min opfattelse som udgangspunkt må være forpligtet til at medtage et medlemsforslag med den formulering, som forslagsstilleren har anvendt. Da et dagsordensudkast først og fremmest skal fungere som en oversigt over de sager, der skal behandles i et møde, kan borgmesteren/udvalgsformanden dog foretage redaktionelle ændringer i medlemsforslag. Flere medlemsforslag med samme indhold, men med forskellige sproglig udformning, vil således kunne anføres under samme dagsordenspunkt, ligesom meget omfangsrige medlemsforslag må kunne forkortes. Endvidere må f.eks. anstødeligt sprogbrug kunne udelades af et medlems forslag. SIDE 5

6 I de nævnte tilfælde må medlemsforslag tilsendes medlemmerne eller fremlægges som bilag til dagsordenen, jfr. normal-forretningsordenens 3. Retsgrundlag: 11, stk. 1, i lovbekendtgørelse nr. 696 af 27. juni 2008 om kommunernes styrelse er sålydende: 11, stk. 1. Ethvert medlem af kommunalbestyrelsen kan for denne indbringe ethvert spørgsmål om kommunens anliggender samt fremsætte forslag til beslutninger herom. Udvalgene og kommunalbestyrelsens formand skal meddele kommunalbestyrelsen de oplysninger, denne forlanger, og er - med de begrænsninger, som er fastsat i lovgivningen - i enhver henseende undergivet kommunalbestyrelsens beslutninger. Statsforvaltningens udtalelse: Styrelseslovens 11, stk. 1, bestemmer, at ethvert medlem af kommunalbestyrelsen for denne kan indbringe ethvert spørgsmål om kommunens anliggender og fremsætte forlag til beslutning herom. Bestemmelsen giver således et medlem ret til at få en sag optaget på dagsordenen for et kommunalbestyrelsesmøde. Bestemmelsen antages ikke at kunne udstrækkes til at gælde udvalgsmedlemmer, se således Lov om kommunernes styrelse med kommentarer af Hans B. Thomsen m.fl., 1. udgave 2004, side 52. Et udvalg kan dog i sin forretningsorden have bestemmelser om at udvalgsmedlemmerne skal have en til styrelseslovens 11, stk. 1, svarende adgang til at indbringe spørgsmål for udvalget. Ringkøbing-Skjern Kommune har oplyst, at der ikke er udarbejdet forretningsorden for økonomi- og erhvervsudvalget i kommunen og heller ikke for de øvrige udvalg i kommunen. Styrelseslovens 11, stk. 1, vedrører kun kommunalbestyrelsesmøder. Statsforvaltningen finder således ikke, at Ringkøbing-Skjern Kommunes borgmester ved at undlade at tage et punkt på sit forslag til udvalgsdagsordenen har handlet i strid med regler, hvis overholdelse påses af det kommunale tilsyn. Statsforvaltningen foretager sig ikke yderligere i anledning af sagen. SIDE 6

7 Ringkøbing-Skjern Kommune har modtaget kopi af dette brev. Udtalelsen vil snarest blive offentliggjort på statsforvaltningen hjemmeside på internettet ( Med venlig hilsen Torben Sørensen /Malene Kleist SIDE 7