Kontraktbilag 1 - Opgavebeskrivelse

Transkript

1 - Opgavebeskrivelse Side 1 af 8

2 Indholdsfortegnelse 1. Baggrund for opgaven Programmets gennemførelsesaktører Ansvar for strukturfondene i Danmark Projekternes livscyklus Administrative lettelser...8 Side 2 af 8

3 1. Baggrund for opgaven Den svenske, danske og norske regering besluttede i efteråret 2012 at iværksætte arbejdet med et nyt grænseoverskridende program for perioden , som skal dække områderne Øresundsregionen og Kattegat-Skagerrak. Programmet arbejder med to tydeligt definerede delprogrammer, et for Øresundsregionen og et for Kattegat-Skagerrak regionen. Interreg 5A Øresund-Kattegat-Skagerrak programmet er godkendt af Europa Kommissionen i december Geografisk giver programmet mulighed for tre typer projekter: Projekter i delprogram Øresund Projekter i delprogram Kattegat-Skagerrak Øresund-Kattegat-Skagerrak projekter, som er projekter på tværs af de to delprogrammer Hele programmet omfattes af 15 regioner (heraf 4 danske regioner) - opdelt på 12 regioner i Kattegat-Skagerrak og 3 i Øresund. Til programperioden er der blevet bevilget ca. 127,6 mio. Euro fra EU til at støtte projektudgifter i Danmark og Sverige, og ca. 15,8 mio. Euro fra den norske stat til at støtte projektudgifter i Norge. Disse midler skal matches med et tilsvarende beløb fra deltagende aktører, der kan være såvel offentlige som private. Den samlede projektvolumen i Danmark og Sverige er dermed ca. 255,2 mio. Euro i programperioden. I seneste programperiode fra er der gennemført 208 projekter og der er totalt udbetalt ca. 120 mio. Euro i støtte i de 3 lande. I Danmark har de samlede udgifter til projekter for perioden været på ca. 100 mio. Euro. I den kommende programperiode forventes de samlede danske projektudgifter at stige %. Endvidere skal 5-6 mio. Euro fra programmets tekniske assistance midler revideres. 1.1 Lovgivning Revisionen gennemføres i henhold til gældende lovgivning. Tilsynsførende er derfor forpligtet til at sikre, at den til en hver tid gældende lovgivning overholdes i forbindelse med revisionens gennemførelse. Tilsynsførende er i den forbindelse bl.a. forpligtet til at sikre overholdelse af nedenstående lovgivning vedr. strukturfondsstøttede projekter: Europaparlamentets og Rådets forordning (EU) nr. 1303/2006 af 17. december 2013 Europaparlamentets og Rådets forordning (EU) nr. 1301/2013 af 17. december 2013 Europaparlamentets og Rådets forordning (EU) nr. 1299/2013 af 17. december 2013 samt dertil hørende delegerede og implementerende akter, i særdeleshed, men ikke begrænset til: Kommissionens delegerede forordning (EU) 481/2014 af 4. marts 2014 LOV nr af 20. december 2006 om administration af tilskud fra Den Europæiske Regionalfond og Den Europæiske Socialfond med senere ændringer BEK nr. 144 af 18. februar 2014 om henlæggelse af beføjelser til Erhvervsstyrelsen efter lov om administration af tilskud fra den Europæiske Regionalfond og Den Europæiske Socialfond Side 3 af 8

4 BEK nr. 532 af 27. maj 2014 om ansvar og kompetencefordeling m.v. i forbindelse med administration af tilskud fra Den Europæiske Regionalfond og Den Europæiske Socialfond BEK nr. 586 af 3. juni 2014 om støtteberettigelse, regnskab, revision og kontrol m.v. i forbindelse med udbetaling af tilskud fra Den Europæiske Regionalfond og Den Europæiske Socialfond 2. Programmets gennemførelsesaktører Den danske, svenske og norske regering har nedsat en række aktører med ansvar for forvaltning og kontrol af programmet jf. art. 21 (1) i EU forordning 1299/ Sekretariatet Jf. art. 23 i EU forordning 1299/2013 er der etableret et fælles Sekretariat for programområdet, som består af et kontor i Göteborg og et i København. Kontoret i Gøteborg løser opgaver som angår Kattegat-Skagerrak-regionen og servicerer Styringsudvalget for delprogram Kattegat-Skagerrak. Kontoret i København løser opgaver i forhold til Øresundsregionen og servicerer Styringsudvalget for delprogram Øresund. Sekretariatet arbejder med information, rådgivning og kontakt med projektinteressenter. Sekretariatet gennemgår ansøgninger, indstiller til de to Styringsudvalg og Overvågningsudvalget samt står for opfølgning af delprogram og projekter. 2.2 Overvågningsudvalget Overvågningsudvalget består af repræsentanter fra nationale myndigheder og lokale/regionale myndigheder fra Danmark, Sverige og Norge og er etableret jf. art. 47 (3) i EU forordning nr. 1303/2013. Det er Overvågningsudvalget som træffer beslutning om projekterne på tværs af de to delprogrammer, fastsætter programmets udvælgelseskriterier og er ansvarlig for opfølgning af programmets resultater. Udvalgets funktioner er nærmere fastsat i art. 49 og art. 110 i EU forordning nr. 1303/ Styringsudvalgene Styringsudvalgenes opgave er, at varetage gennemførelsen af delprogrammerne gennem at beslutte hvilke projekter, der kan modtage støtte fra programmet. Der er nedsat to Styringsudvalg; et for delprogram Øresund og et for delprogram Kattegat- Skagerrak, for at sikre at beslutningerne tages så tæt på projekterne som muligt samt for at sikre en politisk bevågenhed i de to delområder. 2.4 Forvaltningsmyndigheden Tillväxtverket, som er en svensk styrelse under Näringsdepartementet, er Forvaltningsmyndighed for programmet. Forvaltningsmyndigheden er udpeget af den svenske og den danske regering i henhold til art. 123 i EU forordning nr. 1303/2013 og art. 21(1) i EU forordning nr. 1299/2013. Forvaltningsmyndigheden koordinerer programmets gennemførelse. Det er Forvaltningsmyndighedens opgave, at kontrollere at EUs retningslinjer og forordninger overholdes. Forvaltningsmyndigheden underskriver tilsagn til projektets leadpartner i henhold til beslutninger truffet af Overvågningsudvalget eller Styringsudvalgene. Side 4 af 8

5 Forvaltningsmyndigheden er lokaliseret i Tillväxtverkets programkontor i Malmö, Sverige. 2.5 Norsk forvaltningsorganisation For Norge som ikke EU-land har man en norsk forvaltningsorganisation, som underskriver tilsagn og udbetaler norske IR-midler til projektets norske projektejer i henhold til beslutninger truffet af Overvågningsudvalget eller Styringsudvalget. Østfold Fylkeskommune er af den norske stat udpeget til den norske forvaltningsorganisation med lokalisering i Sarpsborg, Norge. 2.6 Attesterende myndighed Den Attesterende myndighed har bl.a. det overordnede ansvar for at anmode om og modtage EUmidler fra EU Kommissionen. Tillväxtverkets afdeling i Stockholm er Attesterende myndighed for programmet, udpeget af de nationale myndigheder jf. art. 123 (2) i EU forordning nr. 1303/ Revisionsmyndigheden Revisionsmyndigheden skal sikre, at revisioner gennemføres samt kontrollere, at forvaltnings- og kontrolsystemet for programmet fungerer effektivt. Revisionsmyndigheden skal også sikre, at revisioner gennemføres af et repræsentativt udvalg af projekter, for at sikre at omkostningerne i projekterne er støtteberettigede. Ekonomistyrningsverket er en styrelse under Finansdepartementet i Sverige og er udpeget til revisionsmyndighed for programmet af de nationale myndigheder jf. art. 123 (4) i EU forordning nr. 1303/2013. Revisionsmyndigheden bistås af en revisionsgruppe bestående af repræsentanter fra Danmark og Norge. 3. Ansvar for strukturfondene i Danmark Erhvervsstyrelsen har det overordnede ansvar for administrationen af Den Europæiske Regionalfond i Danmark. Administration af tilskud fra Den Europæiske Regionalfond er fastsat i LOV nr af 20. december 2006 med senere ændringer. I overensstemmelse med 13, stk. 1 i LOV nr af 20. december 2006 og 27 i BEK nr. 532 af 27. maj 2014 placeres kompetence og ansvar for gennemførelsen af de grænseoverskridende programmer decentralt i Danmark. Region Sjælland, Region Hovedstaden, Region Midtjylland og Region Nordjylland (herefter kaldet de fire regioner) er regionerne der er omfattet af Øresund-Kattegat-Skagerrak (ØKS) programmet, jf. 27 i bekendtgørelsen. 3.1 Delegering af ansvar til udenlandsk myndighed De fire regioner og Erhvervsstyrelsen har, jf. 27, stk. 4 i BEK 532 af 27. maj 2014, indgået en aftale, hvor de fire regioners forvaltnings- og attesteringsmyndighedsopgaver overdrages til Tillväxtverket i Sverige. Tillväxtverket er Programmets forvaltnings- og attesteringsmyndighed. 3.2 Ansvar for national kontrol Udgifter, som en støttemodtager har anmeldt i forbindelse med en udbetalingsanmodning for projekter eller dele af projekter med udgifter bogført og betalt hos projektpartnere i Danmark, skal kontrolleres og godkendes af en tilsynsførende, jf. artikel 23 (4) i EU forordning nr. 1299/2013 og 33 i BEK nr. 532 af 27. maj Side 5 af 8

6 Jf. BEK nr. 532 af 27. maj , stk. 2 og 3 delegeres ansvaret for at godkende, udpege og instruere tilsynsførende for grænseoverskridende programmer i Danmark til de danske regioner. Under det regionale ansvar delegeres den daglige vejledning af og kommunikation med tilsynsførende til Forvaltningsmyndigheden og det fælles Sekretariat for programmet. Den tilsynsførendes arbejde er bl.a. omfattet af bestemmelserne i BEK nr. 586 af 3. juni Den tilsynsførende skal være statsautoriseret eller registreret revisor. 4. Projekternes livscyklus 4.1 Ansøgning og bevilling En række aktører med forskellig status kan indgå i en ansøgning. Alle ansøgninger skal have en leadpartner, der fungerer som den officielle ansøger med ansvar for projektets gennemførelse og er den primære kontakt fra projektet til programmets sekretariat. Leadpartner er desuden ansvarlig for, at der indgås en partnerskabsaftale imellem alle projektets partnere. Hvis et projekt har en dansk leadpartner, skal der på svensk side udpeges en koordinerende partner, som samordner materiale fra de svenske partnere til den svenske tilsynsførende. På samme måde skal der, hvis projektet har en svensk leadpartner, udpeges en dansk koordinerende partner, som skal samordne materialet fra de danske partnere til den danske tilsynsførende. På norsk side er der en norsk projektejer, der fungerer som den fælles norske kontakt. Det enkelte projekt opstartes ved, at en ansøgning sendes til Sekretariatet indenfor en given ansøgningsfrist. I ansøgningsskemaet udfylder ansøger en række data vedrørende leadpartneren og øvrige partnere, samt oplysninger om projektets indhold, tidshorisont, ansøgt støtte og lignende. Se Kontraktbilag 9 Ansøgning om støtte fra tidligere programperiode og Kontraktbilag 10 - Ansøgning om støtte budgetskema fra tidligere programperiode. Der ventes ikke væsentlige ændringer i skemaerne for den kommende programperiode, men programmet overgår til elektronisk ansøgningsskema, der forventes tilgængeligt på programmets hjemmeside d. 26. februar ( Til ansøgningen vedlægges et budgetregneark, som indeholder en række regneark som er automatisk koblet til hinanden. Derudover vedlægges bl.a medfinansieringserklæringer. Igennem deres underskrifter forsikrer de partnere, som er ansvarlig for at være leadpartner og projektejer (ved norsk deltagelse) i projektet, bl.a. at projektet ikke bliver dobbeltfinansieret igennem øvrige EU-programmer og initiativer, at statsstøtteregler overholdes samt at projektet er additionelt. Når en ansøgning er registreret hos Sekretariatet kontrolleres det, om ansøgningen opfylder kriterierne for støtteberettigelsen. Der sendes et kvitteringsbrev/komplementeringsbrev til leadpartneren og til den norske projektejer (ved norsk deltagelse). Hvis et projekt ikke opfylder kriterierne for støtteberettigelse gives der heri mulighed for at komplettere ansøgningen indenfor en given tidsfrist. Hvis projektet efter den givne kompletteringstidsfrist fortsat ikke opfylder kriterierne for støtteberettigelsen, afslås det af Forvaltningsmyndigheden. Disse projekter bliver ikke behandlet af Styringsudvalget/Overvågningsudvalget. Hvis projektet efter en given kompletterings tidsfrist opfylder kriterierne for støtteberettigelse, udarbejder Sekretariatet derefter en sagsfremstilling, hvor projektets indhold er vurderet ud fra Side 6 af 8

7 programmets kvalitative kriterier. Sagsfremstillingen indeholder Sekretariatets bemærkninger, kommentarer og indstilling, som sendes til Styringsudvalget eller til Overvågningsudvalget. Efter møderne i Styringsudvalget/Overvågningsudvalget underskrives et tilsagn eller afslag af Forvaltningsmyndigheden til den danske eller svenske leadpartner, og af den norske forvaltende organisation (ved norsk deltagelse). Tilsagnene kan indeholde en række vilkår, som Styringsudvalget/Overvågningsudvalget har besluttet skal gælde for projektet. Når tilsagnene er underskrevet af leadpartner (og projektejer) og returneret til Forvaltningsmyndigheden (den norske Forvaltningsorganisation) har leadpartner (og projektejer) formelt set accepteret vilkårene på vegne af partnerskabet. 4.2 Udbetaling Når projektet er endeligt godkendt skal rekvisitionsmateriale, som Forvaltningsmyndigheden har udarbejdet, anvendes i forbindelse med hver udbetalingsanmodning. Projekterne vil kunne få udbetalt en andel af tilskuddet to gange årligt, baseret på de afholdte, betalte, attesterede og reviderede tilskudsberettigede udgifter i halvårsperioden. Det fremgår af projekternes tilsagn hvornår opgørelsestidspunkterne er. Et projekt i Interreg 5A Øresund-Kattegat-Skagerrak skal som minimum indeholde omkostninger i to af de tre deltagende lande. I projekter i delprogram Øresund vil der altid være omkostninger afholdt og betalt af danske og svenske projektpartnere. I projekter i delprogram Kattegat-Skagerrak og i det tværgående Øresund-Kattegat-Skagerrak program, skal der være afholdt og betalt omkostninger af projektpartnere fra mindst to af tre lande. Norge er ikke medlem af EU og derfor angives de norske omkostninger separat i det fælles budget og regnskab. De danske og svenske omkostninger vil til gengæld være en del af et konsolideret budget og regnskab. Det betyder også, at der i samme projekt kan blive foretaget kontrol både af tilsynsførende i Danmark, Sverige og Norge. Selvom tilsynsførende har ansvar for kontrol af de danske udgifter og statusrapporten/ slutrapporten er kontrollen dermed en del af en større helhed. Det vil være en forudsætning for udbetaling, at perioderegnskabet er revideret af tilsynsførende og at Sekretariatet fra leadpartneren har modtaget en fælles rekvisition. Rekvisitionen skal inkludere tilsynsførendes påtegning, tjekliste og beretning, som efterfølgende er blevet godkendt af Sekretariatet og Forvaltningsmyndigheden. 4.3 Kontrol Sekretariatet/Forvaltningsmyndigheden Sekretariatet gennemgår rekvisitionsblanketten, statusrapport/slutrapport og kontrollerer de af tilsynsførende i de tre lande udarbejdede revisionspåtegninger, revisionsberetninger samt tjeklister. Forvaltningsmyndigheden udarbejder de relevante tjeklister, som skal anvendes af tilsynsførende. Når Sekretariatet anser, at rekvisitionsblanketten samt bilag kan godkendes, videresender Sekretariatet materialet til Forvaltningsmyndigheden. Forvaltningsmyndigheden videresender til Attesteringsmyndigheden, der anmoder EU-Kommissionen om udbetaling. Ved udbetaling fra EU udbetaler Forvaltningsmyndigheden EU-midlerne til projektets leadpartner, som kan enten være en dansk eller en svensk organisation. Det er leadpartners ansvar at sende EU-midlerne videre til projektets øvrige partnere. Side 7 af 8

8 4.3.2 Revisionsmyndigheden/revisionsgruppen Såvel i projekternes levetid, som efterfølgende, kan projekterne kontrolleres af programmets Revisionsmyndighed eller revisionsgruppen. (2. niveau kontrol), jf. Forordning nr. 1303/2013. Ekonomistyrningsverket (ESV) i Sverige er udpeget som Revisionsmyndighed mens Erhvervsstyrelsens indgår i revisionsgruppen og bliver hovedansvarlig for denne kontrol i Danmark. I forbindelse hermed udarbejdes en rapport, som kan indeholde kritik af projektet, tilsynsførende eller programmets organisationer. 5. Administrative lettelser I forbindelse med vedtagelsen af strukturfondsprogrammerne har der fra EU Kommissionen og fra nationalt hold været stort fokus på administrative lettelser i forhold til tidligere programperioder. Dette har udmøntet sig i en delvis samordning af en række programdokumenter, tjeklister m.v. 5.1 Indirekte omkostninger Af særlig betydning for dette dokument skal fremhæves, at det kommende ØKS-program vil operere med finansiering af indirekte omkostninger efter fast takst. Det betyder, at 15 % af de støtteberettigede direkte personaleomkostninger kan medtages til dækning af en række indirekte omkostninger, uden at der stilles krav om dokumentation, jf. art. 68 (1b) i EU Forordning nr. 1303/2013. Nærmere definition af hvilke indirekte omkostninger der vil være dækket af den faste takst vil fremgå at programmets vejledninger. Det må forventes, at denne lettelse kontrolmæssigt såvel som administrativt vil reducere arbejdsbyrden for bl.a. den udpegede tilsynsførende. Side 8 af 8