VEJLEDNING TIL ANSØGNING OM TILSKUD TIL UDVIKLINGSPROJEKTER FRA REGION SJÆLLAND og VÆKSTFORUM SJÆLLAND

Transkript

1 VEJLEDNING TIL ANSØGNING OM TILSKUD TIL UDVIKLINGSPROJEKTER FRA REGION SJÆLLAND og VÆKSTFORUM SJÆLLAND Indholdsfortegnelse 1. Region Sjælland og Vækstforum Sjællands udviklingsmidler bevilges på grundlag af vækst- og udviklingsstrategi... 2 Tilskudskriterier og strategi Retningslinjer for Region Sjællands udviklingsmidler Vejledning til udfyldelse af ansøgningsskema... 6 VIGTIGT: Dette er en generel vejledning for, hvordan du søger om midler til udviklingsaktiviteter i Region Sjælland. På hjemmesiden kan du læse mere om de aktuelle muligheder for at søge tilskud. Du bør desuden gå i dialog med Region Sjælland, så tidligt som muligt, hvis du påtænker at søge regionale midler. Hvis du søger om regionale udviklingsmidler eller erhvervsudviklingsmidler, skal du først udfylde og indsende et idé-beskrivelsesskema, inden du evt. senere får adgang til at udfylde et ansøgningsskema. Hvis du søger om regionale udviklingsmidler fra Kulturpuljen, kan du udfylde og indsende et idébeskrivelsesskema for at få rådgivning om støtte til dit projekt og senere et ansøgningsskema, men du kan også udfylde og indsende et ansøgningsskema med det samme. Idé-beskrivelsesskemaet findes på Region Sjællands hjemmeside. Ansøgningsskemaet kan du rekvirere hos Region Sjælland, hvis du søger midler fra Kulturpuljen. Du opfordres til at gå i dialog med administrationen inden du sender den endelige ansøgning. Brevid

2 1. Region Sjælland og Vækstforum Sjællands udviklingsmidler bevilges på grundlag af vækst- og udviklingsstrategi Tilskudskriterier og strategi Region Sjælland og Vækstforum Sjælland igangsætter udviklingsaktiviteter og yder tilskud til udviklingsprojekter, der understøtter målene i Region Sjællands erhvervsudviklingsstrategi og regionale udviklingsstrategi og fra 2015 Region Sjællands og Vækstforum Sjællands regionale vækst- og udviklingsstrategi, med tilhørende handlingsplaner og indsatsområder/temaer. Udover projektets understøttelse af strategi og aktuelle indsatsområder/temaer indgår i 2014 følgende syv kriterier i en skønsmæssig vurdering af indkomne ansøgninger: Fokusering og effekt Aktiviteterne skal understøtte det ønske om fokusering af indsatsen, som både Regionsrådet og Vækstforum har udtrykt ønske om. Aktiviteterne skal medvirke til at opfylde de målsætninger og effektmål, der er defineret i strategier og handlingsplaner. Aktiviteter, der medvirker direkte til at opfylde definerede effektmål, vil blive prioriteret. Samordning og koordinering Aktiviteterne skal bygge videre på allerede høstede erfaringer og skal, hvor det er relevant, søge at samle og koordinere de mange udviklingsinitiativer, der allerede er sat i gang. Nyhedsværdi Aktiviteterne skal indeholde væsentlige innovative og nyskabende elementer i forhold til tidligere støttede aktiviteter. Nyhedsværdien kan vurderes i forhold til forskellige elementer i gennemførelsen af aktiviteten, f.eks. metodevalg, indhold i forhold til tidligere støttede aktiviteter, udvikling af kendte koncepter, nyhedsværdien generelt for aktørerne eller geografien. Offentlig-privat samarbejde Aktiviteterne skal skabe og videreudvikle samspillet mellem den offentlige og den private sektor. Styrket udnyttelse af forskningsresultater, brugen af offentlige investeringer til at trække en ønsket udvikling i gang, og nye metoder til kompetenceudvikling vil være blandt de prioriterede aktivitetstyper. Synlighed Aktiviteterne skal medvirke til at skabe synlighed omkring Regionsrådets og Vækstforums udviklingsarbejde. Projekter skal fremlægge en kommunikationsplan i forbindelse med projektets endelige godkendelse. Et specifikt krav er, at aktørerne er indstillede på at medvirke til at synliggøre projektet og dets resultater via regionens hjemmeside.

3 Gearing Aktiviteterne kan som udgangspunkt ikke opnå støtte fra de regionale midler på over 50 % af det samlede budget. Der skal tilstræbes en så høj gearing af regionens midler som muligt. Alle relevante tilskudsmuligheder skal være undersøgt, inden projektet kan endeligt godkendes. Gennemførelse og effektivitet Aktiviteterne skal i ansøgningen være beskrevet tilstrækkeligt detaljeret til, at det konkret kan vurderes, om de kan gennemføres som forventet og med den effekt og effektivitet, som er forudsat. Partnerskaber Præmissen om partnerskaber skal altid være opfyldt. Det vil sige, at det skal sikres, at de tværfaglige kompetencer, som er nødvendige for at opnå høj kvalitet i projektets resultater og effekter, er til stede i ansøgergruppen. 2. Retningslinjer for Region Sjællands udviklingsmidler Hvis du vil søge om regionale udviklingsmidler eller regionale erhvervsudviklingsmidler, er der visse retningslinjer, du skal følge. Hvem kan søge tilskud? Alle kan som udgangspunkt søge Region Sjælland om tilskud til et projekt. Hvis du er en privat virksomhed er der visse begrænsninger i erhvervsfremmeloven og EU s statsstøtteregler med hensyn til, hvem der må søge og modtage støtte. Hvad må tilskuddet bruges til? Region Sjælland yder tilskud til udviklingsprojekter af engangskarakter der er tidsbegrænsede. Midlerne må bruges til at igangsætte og afvikle projektet og kan dække projektets aktiviteter. Det er også tilladt at bruge en del af midlerne til at købe konsulentydelser og aflønne ansatte - sidstnævnte kræver dog særskilt dokumentation. Hvad yder Region Sjælland og Vækstforum Sjælland ikke tilskud til? Region Sjælland og Vækstforum Sjælland yder ikke tilskud til: projekter hvor aktiviteten kun vedrører én virksomhed eksterne konsulentydelser, hvor denne udgift er projektets eneste aktivitet etablering af hjemmesider og anskaffelse af teknisk udstyr produktion og udgivelse af bøger, cd er, computerspil og film anlægsopgaver eller vedvarende drift af institutioner, organisationer og virksomheder projekter som er påbegyndt, inden vi har færdigbehandlet ansøgningen.

4 Hvor meget bevilger Region Sjælland og Vækstforum Sjælland i tilskud? Som udgangspunkt kan du forvente et tilskud svarende til maksimalt 50 % af projektets samlede budget. Hovedreglen er, at jo større beløb der ansøges om, desto større krav stiller Region Sjælland til, at projektet har flere bidragsydere, eller at egenfinansieringen udgør en større del af det totale budget. Ved tilskud, som skal anvendes som medfinansiering af et større nationalt eller internationalt projekt, vurderes tilskudsprocenten individuelt. Behandling af ansøgningerne Den færdige ansøgning til de regionale udviklingsmidler eller erhvervsudviklingsmidler sendes til tilskud@regionsjaelland.dk Når Region Sjælland har modtaget en ansøgning, afsendes en kvittering for modtagelsen. Derefter gennemgår administrationen ansøgningerne, vurderer dem i henhold til kriterierne, og du får meddelt en kontaktperson for den videre proces. Sagsbehandlingstiden afhænger af, hvilken pulje der ansøges om midler fra. Alle støtteberettigede ansøgninger behandles politisk. Ansøgninger, der ikke lever op til den relevante lovgivning, vil modtage et administrativt eller politisk afslag. Du skal regne med, at beslutningsprocessen tager minimum 2 måneder. Tilsagnsskrivelse og opstartsmøde Når Region Sjællands Forretningsudvalg eller Regionsrådet har besluttet at yde tilskud til et projekt, sender administrationen en tilsagnsskrivelse til ansøger. Tilsagnsskrivelsen præciserer Region Sjællands forventninger til synliggørelsen af regionens tilskud og andre krav til projektets gennemførelse. Derefter bliver du indbudt til et opstartsmøde mellem dig, dine projektpartnere og Region Sjælland. På mødet taler vi om hvordan projektet skal opfylde kravene i tilsagnsskrivelsen. Vi aftaler også en proces for den videre dialog og opfølgning i projektperioden. Statusrapporter og statusmøder hver 6. måned Hvert halve år skal du udarbejde og indsende en statusrapport for projektet. Formålet med statusrapporterne er opfølgning på projektets foreløbige aktiviteter, resultater og økonomi. Statusrapporterne kan evt. blive suppleret af statusmøder med administrationen eller deltagelse i fælles faglige referencegrupper. Ændringer i projektet og bortfald af tilskud Hvis projektets formål, aktiviteter, deltagerkreds, finansiering el. lign. ændres væsentligt, skal du straks meddele dette til administrationen. Hvis projektet opgives eller ikke gennemføres i overensstemmelse med ansøgningen og tilsagnsskrivelsen (inkl. aftalte ændringer), eller projektet i øvrigt ikke vurderes at overholde tilskudsbetingelserne, kan projektet lukkes og tilskuddet helt eller delvist krævet tilbagebetalt. Udbetalinger Tilskud udbetales som hovedregel i halvårlige rater bagudrettet på baggrund af indsendte og godkendte statusrapporter. Sidste rate udbetales i alle tilfælde efter godkendelse af slutrapport og endeligt regnskab.

5 Tidsfrist for igangsættelse af projekter Projektet skal igangsættes senest seks måneder efter at bevillingen er givet. Der kan under visse forhold gives dispensation fra denne regel. Hvis projektets starttidspunkt er senere, vil der blive stillet krav om, at der til starttidspunktet indsendes en statusrapport, der dokumenterer, at projektet er igangsat rettidigt. Midtvejsevaluering For projekter med et budget over 2 mio. kr. stilles krav om en midtvejsevaluering. Projektet har pligt til at stille relevante informationer til rådighed for midtvejsevalueringen. Evalueringen gennemføres af en ekstern evaluator. Formålet er at sikre grundlaget for at kunne foretage justeringer af projektet, i det omfang det er nødvendigt i forhold til de strategiske mål. Indenfor samme indsatsområde tilrettelægges midtvejsevalueringer så vidt muligt sådan, at der på baggrund af evalueringerne kan afholdes et fælles evalueringsseminar for de berørte projekter, hvor fokus er på videndeling og fælles erfaringsopsamling. Slutrapport Inden to måneder efter afslutning af projektet skal projektholder fremsende slutrapport inkl. et revideret regnskab. Rapporten laves i Region Sjællands skema skema for status- og slutrapportering, som findes på Region Sjællands hjemmeside. Slutrapporten skal bl.a. indeholde en angivelse af, hvordan projektet er gennemført set i forhold til ansøgningen samt en beskrivelse af projektets faktiske aktiviteter og opnåede resultater. Regnskab og revision Efter afslutning af projektet skal projektholder i forbindelse med slutrapport inden to måneder fremsende et regnskab. For projekter, hvor den projektansvarlige er en del af den offentlig forvaltning, kræves der revisorpåtegning, hvis der er ydet tilskud på over kr. For projekter, hvor den projektansvarlige er en privat person, forening, fond eller institution, kræves der revisorpåtegning, hvis der er ydet tilskud på over kr. Hvis projektet er medfinansieret af EU s Regional- eller Socialfond (Mål 2-midler) stilles der ikke krav om dobbeltrevidering. Her vil revisionen af Mål 2-projektet være tilstrækkelig. Regnskabet skal generelt udformes ud fra budgetposterne i ansøgningen og indeholde projektets udgifter samt en specifikation af, hvordan tilskuddet er anvendt. Evt. ikke forbrugte tilskud kræves tilbagebetalt. Refundérbar moms kan ikke indgå i projektregnskabet. Eventuelle lønudgifter til egne medarbejdere, som fremgår af budgettet, skal dokumenteres ved selvstændig registrering af timeforbruget.

6 3. Vejledning til udfyldelse af ansøgningsskema 1) Oplysninger om projektet Jf. ansøgningsskema. 2) Oplysninger om ansøger Jf. ansøgningsskema. 3) Projektets formål Beskriv projektets formål. Projektets formål er et svar på, hvorfor projektet er en god idé, og hvilket problem projektet søger at løse: Projektet gennemføres for at F.eks. kan formålet være, at flere unge gennemfører en ungdomsuddannelse ved at mindske frafaldet på x uddannelse gennem (projektets aktiviteter). Beskriv også projektets nyhedsværdi eller innovative og nyskabende elementer. Det kan f.eks. være i forhold til metodevalg, indhold i forhold til tidligere støttede aktiviteter, udvikling af kendte koncepter eller en nyhedsværdi i forhold til aktører eller geografi. Formålsbeskrivelsen skal relatere sig til én eller flere af de temaer og målsætninger, som er beskrevet i den regionale vækst- og udviklingsstrategi. 4) Projektets sammenhæng med den øvrige regionale udviklingsindsats Beskriv hvordan projektet er en del af en større sammenhængende indsats. Herunder hvordan projektet hænger sammen med andre igangværende aktiviteter, og/eller bygger videre på tidligere aktiviteter og eksisterende erfaringer. 5) Projektets målgruppe Besvar følgende spørgsmål vedrørende projektets målgruppe: a. Projektets målgruppe: Hvem og hvor mange retter projektet sig direkte imod jf. projektet formål? Beskriv antal og indikatorer for personer, såsom segment, adresse, geografisk spredning, køn og alder. For virksomheder beskrives geografisk spredning, branche, størrelse, alder mv. b. Hvem er projektets interessenter? Herunder aktører, som har interesse i at få kendskab til projektets resultater og/eller projektets metoder og processer. 6) Projektets aktivitets- og tidsplan Beskrivelsen af projektets aktiviteter skal være en uddybning og præcisering af, hvordan projektets formål søges opfyldt (i henhold til den regionale vækst- og udviklingsstrategi) Beskriv de enkelte aktiviteter, så de er: a. Specifikke (der skal kunne planlægges efter dem) b. Målbare (muliggør opfølgning) c. Tidsfastsatte (afgrænsning af, hvornår aktiviteten gennemføres) Udfyld aktivitets- og tidsplanen, således at det fremgår for hvert halvår, hvilke milepæle, output og effekt der opnås:

7 a. Kopier og indsæt antal kolonner til planlagt start/tidsperiode, så de modsvarer antallet af halvår i projektperioden. Bemærk at kolonnen Akkumuleret udgør det sidste halvår i projektperioden og dermed samler op på hele projektperioden. b. Kopier skemaet og udfyld et for hver af projektets hovedaktiviteter. Der forventes max. 8 hovedaktiviteter i projektet, gerne færre. c. Angiv under hver aktivitet milepæle, output og effekter akkumuleret for halvårsperioderne. Hvis flere aktiviteter fører til samme output og effekt, anføres disse under den første af de pågældende aktiviteter. 7) Projektets forventede output og effekter Udarbejd som bilag til ansøgningsskemaet en effektkæde, som viser, hvad der skal komme ud af projektet på længere sigt, og hvilke output, milepæle og aktiviteter, der skal opnås undervejs for at nå de ønskede effekter. Find skemaet på under udvikling tilskud. Beskrivelsen af den forventede effekt og output af projektet skal være så konkret, at det muliggør opfølgning og vurdering af, om projektets formål er opfyldt. a. Hvornår er projektet en succes? b. Hvornår er projektet ikke lykkedes? Beskriv projektspecifikke output ved projektafslutning samt projektspecifikke effekter henholdsvis 0-2 år, 2-5 år og mere end 5 år (5+år) efter projektafslutning. Beskriv også, hvordan de skal måles. 8) Projektets samarbejdspartnere og deres rolle Beskriv hvilke andre institutioner/aktører, der involveres i projektet, og hvilken rolle de skal have i forhold til projektet. De samarbejdspartnere, der er beskrevet i projektansøgningen, og som økonomisk drager fordel af projektet, eller som på anden vis har en afgørende rolle for projektets gennemførelse, skal skriftligt tilkendegive, at de vil deltage i projektet som beskrevet i ansøgningen. Vedlæg dokumentationen. 9) Projektets videreførelse efter tilskudsperiodens ophør Beskriv projektets muligheder for videreførelse, eksempelvis ved at projektets resultater indarbejdes i ordinær drift. 10) Projektets synlighed Vækstforum Sjælland og Region Sjælland støtter kun projekter på betingelse af, at Vækstforum Sjælland og Region Sjælland krediteres, når projektet kommunikerer overfor offentligheden (pressemeddelelser, brochurer, plakater, annoncer m.v.). Projektholder skal udarbejde en kommunikationsplan for projektet og indsende den på forlangende. Desuden skal projektholder medvirke til synliggørelse af projektet på Region Sjællands hjemmeside. I det hele taget skal projektholder stå til rådighed, når Region Sjælland forespørger om kommunikationsmateriale eller oplysninger om projektet. Derudover skal projektholder udfylde mindst et caseskema om projektets resultater. Caseskema skal udfyldes senest ved sidste statusrapportering, eller når administrationen i øvrigt efterspørger det. Caseskema med vejledning findes på Region Sjællands hjemmeside. Ved presseomtale og anden projektinformation har projektholder pligt til at informere om, at Regionsrådet for Region Sjælland har bevilget tilskud til projektet, samt pligt til at synliggøre sine

8 finansieringskilder, herunder anvende Vækstforums henholdsvis Region Sjællands logo på hjemmeside, plakater, i brochurer og lignende materiale, foruden synliggørelse som beskrevet i ansøgningen. Beskriv, hvordan projektet vil opnå synlighed: a. Hvilke mål er der for projektets synlighed og eksponering i form af presseomtale, synlighed på internettet og markedsføringstiltag som annoncering, opsætning af plakater m.v.? b. Hvor mange forventes at opnå kendskab til projektet? c. Hvordan vil Region Sjælland og Vækstforum Sjælland blive synliggjort som bidragyder (herunder ved brug af Region Sjælland og Vækstforum Sjællands logo)? 11) Projektets forankring Redegør for hvordan projektet og dets resultater forankres i regionen i forhold til relevante faglige netværk og samarbejdsflader. a. Hvordan inddrages relevante samarbejdspartnere undervejs i projektforløbet, f.eks. i form af netværksmøder, nyhedsbreve eller afholdelse af seminarer? b. Hvordan formidles projektets resultater til andre relevante aktører i regionen? Hvilke netværk er det relevant at formidle resultaterne til? Hvordan kan projektets resultater bruges andre steder? 12) Budget Angiv det samlede budget. Udgifter og indtægter fordeles på nøgleposter i skemaet. Detaljeret budget opdelt på aktiviteter og halvårsperioder skal vedlægges ansøgningen. Udgifter: budgetnoter skal beskrive ydelsens art og omfang, herunder om der er tale om løn, eksternt køb af ydelser eller varer. Timepris og antal skal oplyses. Under indirekte omkostninger kan der indgå materialer, telefon, kørsel, husleje, markedsføring mv. Vær opmærksom på, at der fra forskellige medfinansieringskilder (fx EU-puljer eller statslige puljer) kan være forskel på hvilke poster, der kan medtages under indirekte omkostninger. Finansiering: budgetnoter skal oplyse, hvilke andre tilskudsmuligheder, der er undersøgt, samt hvorvidt der er søgt eller påtænkes at søge midler hos andre finansieringskilder. Der skal ved ekstern medfinansiering beskrives, hvilken støtteprocent og støttebeløb der forventes. Derudover beskrives, om midlerne er bevilget (kopi af bevillingstilsagn skal vedlægges), eller hvornår der forventes afgørelse på ansøgningen. Moms kan alene indregnes i udgiftsopgørelsen / projektudgifterne i den udstrækning ansøger ikke får refunderet momsen fra Skat eller den kommunale udligningsordning. Moms kan således kun indgå med det beløb, som ikke bliver refunderet. Du skal således særskilt redegøre for nævnte forhold i forbindelse med fremsendelse af ansøgning om tilskud. 13) Underskrifter Der skal fremsendes en underskrevet ansøgning i elektronisk version (PDF).