FORTROLIGHEDS- OG MARKEDSFØRINGSPOLITIK 1. Generelt Denne fortroligheds- og markedsføringspolitik ( fortrolighedspolitik ) beskriver, hvordan Scanteam AS, CVR: 12946341, Torvegade 25, DK-7160 TØRRING, e-mail: scanteam@scanteam.dk, ("Scanteam", "vi") indsamler, bruger, videregiver og gemmer dine personoplysninger. 1.1 Fortrolighedspolitikken gælder, når Scanteam leverer tjenester og produkter i forbindelse med køb, serviceanliggender og anden kontakt med Scanteam, som f.eks. besøg på hjemmeside/webshop. 1.2 Du skal altid kunne føle dig tryg, når du videregiver dine personoplysninger til os. Med denne fortrolighedspolitik ønsker vi at vise hvordan vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med den gældende databeskyttelseslovgivning. 2. Ansvar for behandling af personoplysninger Scanteam er ansvarlig for Scanteams behandling af dine personoplysninger, og at denne behandling finder sted i overensstemmelse med gældende lovgivning. 3. Hvornår behandler vi dine personlige oplysninger? 3.1 For at du kan besøge vores hjemmeside, købe vores varer eller tjenester, eller kontakte os for service eller information, skal vi indsamle og behandle personlige oplysninger om dig. 3.2 Scanteam indsamler og behandler personlige oplysninger om dig, når du foretager et køb på Scanteam-hjemmesiden, bruger Scanteams support, besøger Scanteam-hjemmesiden eller deltager i et event arrangeret af Scanteam, eller når du på anden vis kontakter Scanteam. Oplysningerne fra dig som indsamles ved bestillinger og køb, er nødvendige for at indgå en aftale med Scanteam og for at Scanteam kan levere sine tjenester og tilbud. 3.3 Vi indsamler og opdaterer også dine adresseoplysninger via tredjepartstjenester til adresseopdatering. 4. Hvilke personoplysninger behandler vi om dig? 4.1 For dig, som er kunde af Scanteam De personoplysninger Scanteam indsamler og behandler om dig som kunde, der køber og bruger vores supporttjenester, er: Navn og identifikationsnummer (CPR-nummer, nationalt ID- eller organisationsnummer) Adresse Telefonnummer og e-mail Betalingsoplysninger Kundenummer 5. Hvorfor behandler vi oplysninger om dig? 5.1 For dig, som er kunde hos Scanteam Scanteam behandler dine personoplysninger i forbindelse med forskellige formål. Hovedsageligt behandler Scanteam dine personoplysninger for at: Overholde vores forpligtelser over for dig som kunde i forbindelse med, f.eks. køb, fakturering og support; Muliggøre generel kundepleje og kundeservice, som f.eks. at besvare spørgsmål og korrigere forkerte oplysninger; Uddele information og direkte markedsføring via post, e-mail, SMS / MMS og telefon vedrørende Scanteam og udvalgte samarbejdspartneres varer og tjenester;
Håndtere kunderelationen og levere vores tjenester; Give dig relevant information og tilpassede tilbud i nyhedsbreve, såvel som på internettet; Vurdere hvilke betalingsmetoder vi kan tilbyde dig, f.eks. gennem kreditvurderinger. Forbedre vores kundeudbud, f.eks. ved udvikling af tjenester, produkter og funktioner; Forhindre bedrageri og udføre risikostyring; samt Følge gældende lovgivning, f.eks. regnskabslovgivningen. Oplysningerne kan også danne grundlag for markeds- og kundeanalyser, markedsundersøgelser, statistikker, business tracking og forretnings- og metodeudvikling relateret til køb af varer og tjenester. 6. Det juridiske grundlag for vores behandling af dine personoplysninger 6.1 Scanteam baserer behandlingen af dine personoplysninger på en række retsgrundlag. Disse beskrives i dette afsnit. 6.2 Vi behandler bl.a. dine personoplysninger for at kunne opfylde vores aftale med dig som kunde, f.eks. i forbindelse med at foretage bestillinger, køb, forenkle administration og ordrehistorik. 6.3 En del af den behandling af personoplysninger vi foretager, er baseret på en såkaldt afvejning af interesser. Dette gælder f.eks. den behandling vi foretager for at kunne sende dig tilbud om vores varer og tjenester, og for at kunne lave en begrænset segmentering af kunder, f.eks. baseret på placering og interesseområde. Scanteam behandler ikke følsomme personoplysninger i medfør af en afvejning af interesser, og foretager ikke nogen behandling der har karakter af profilering i medfør af en afvejning af interesser. 6.4 I nogle tilfælde kan Scanteam have en juridisk forpligtelse til at behandle dine personoplysninger. Dette gælder f.eks. den behandling af personoplysninger, vi foretager for at kunne opfylde kravene i regnskabsloven. 7. Profilering 7.1 Scanteam kan behandle dine personoplysninger gennem profilering, hvis du er kunde eller har modtaget prøver. Derefter analyseres oplysninger om dine køb for at give dig tilbud, som vi synes passer dig, og for invitere dig til events, som vi tror du gerne vil med til. 7.2 Du kan når som helst gøre indsigelse mod behandling af personoplysninger gennem profilering. Dette gør du ved at ringe til Scanteam eller ved at skrive til scanteam@scanteam.dk. Når Scanteam har modtaget din indsigelse, vil Scanteam ophøre med at behandle dine personoplysninger til dette formål. 8. Hvor lang tid gemmer vi oplysninger om dig? 8.1 Dine personlige oplysninger gemmes kun så længe der er behov for at gemme dem med henblik på at kunne opfylde de formål, som oplysningerne blev indsamlet til - i overensstemmelse med denne fortrolighedspolitik. Scanteam kan gemme oplysningerne længere, hvis det er nødvendigt for at overholde lovkrav eller for at beskytte Scanteams juridiske interesser, f.eks hvis der er en retslig proces i gang. 8.2 Scanteam gemmer oplysninger om kunder i maksimalt 5 år efter at kunden sidst foretog et køb eller på anden vis interagerede med Scanteam. 9. Hvem videregiver vi personoplysninger til? 9.1 Scanteam kan videregive dine oplysninger til tredjeparter, såsom Scanteams virksomhedssammenslutning og andre samarbejdspartnere. Scanteam kan også videregive dine oplysninger til virksomheder der leverer adresseopdateringstjenester for at sikre, at vi har de rigtige adresseoplysninger på dig. 9.2 Tredjepart, til hvem Scanteam uddeler informationer eller på anden måde videregiver oplysninger om en kunde, må kun bruge oplysningerne med det formål at sælge og markedsføre Scanteams og
Scanteam-samarbejdspartneres eller virksomhedssammenslutningens tjenester og produkter, eller med det formål at levere tjenester relateret til Scanteams aftale med dig som kunde. Hvis du ansøger om en kredit når du køber et produkt eller en tjeneste, kan dine oplysninger blive videregivet til kreditrapporteringsselskaber. 9.3 Personoplysninger kan også videregives af Scanteam, hvis det er nødvendigt for at overholde gældende lovkrav eller krav fra myndigheder, for at beskytte Scanteams juridiske interesser eller for at opdage, forhindre eller være særligt opmærksom på bedragerier og andre sikkerhedsmæssige eller tekniske problemer. 9.4 Scanteam kan overføre dine personoplysninger til lande uden for EU/EØS, hvis nogen af Scanteams leverandører eller partnere er placeret der. Hvis personoplysninger overføres til et land uden for EU/EØS, vil Scanteam træffe foranstaltninger for at sikre, at personoplysningerne forbliver beskyttede og også tage de nødvendige skridt til lovligt at overføre personoplysninger til lande udenfor EU/EØS. 9.5 Vi sælger ikke dine personoplysninger til tredjeparter, medmindre vi har din tilladelse. 10. Ændring af fortrolighedspolitik 10.1 Scanteam har ret til at ændre fortrolighedspolitik til enhver tid. Scanteam vil, med rimeligt varsel, give dig besked om ændringer i fortrolighedspolitikken. Hvis du ikke accepterer ændringerne, har du ret til at opsige aftalen med Scanteam inden den ændrede fortrolighedspolitik træder i kraft. Du opsiger aftalen ved at kontakte Scanteam. 11. Beskyttelse af dine personoplysninger Du skal altid kunne føle dig sikker, når du sender dine personoplysninger til os. Scanteam har derfor truffet de nødvendige sikkerhedsforanstaltninger for at beskytte dine personoplysninger mod uretmæssig adgang, ændring og sletning. For eksempel gemmes alle oplysninger om kunder i en database, der er beskyttet af autorisationsstyring og firewall. 12. Dine rettigheder. 12.2 Scanteam vil, på din anmodning eller på eget initiativ, rette, anonymisere, slette eller supplere oplysninger, der påvises at være forkerte, ufuldstændige eller vildledende. 12.3 Du har ret til at anmode Scanteam om a. Adgang til dine personoplysninger. Dette indebærer at du har ret til at anmode om et registeruddrag over den behandling vi udfører i henhold til dine personoplysninger. Du har også ret til at modtage en kopi af de personoplysninger, der behandles. Du har ret til én gang hvert kalenderår, efter en skriftlig ansøgningsprocedure, gratis at modtage et registeruddrag, der viser hvilke personoplysninger er registreret om dig, formålet med behandlingen og til hvilke modtagere oplysningerne er blevet, eller står til at blive, videregivet til. Du har også ret til, i registeruddraget, at modtage oplysninger om hvor oplysningerne er hentet, hvis personoplysningerne ikke er indsamlet fra dig, eksistensen af automatiseret beslutningstagning (herunder profilering) og den forventede periode, hvor oplysningerne vil blive lagret eller de kriterier, der anvendes til at bestemme dette periode. I registeruddraget har du også ret til at få oplysninger om dine andre rettigheder, der er angivet i dette afsnit. b. Rettelse af dine personoplysninger. Vi vil, på din anmodning, så hurtigt som muligt rette de forkerte eller ufuldstændige oplysninger, vi behandler om dig. c. Sletning af dine personoplysninger. Det indebærer at du har ret til at anmode om, at dine personoplysninger fjernes, hvis de ikke længere er nødvendige for det formål, de blev indsamlet til. Der kan imidlertid være lovkrav til at vi ikke umiddelbart kan slette dine personoplysninger, f.eks. i forbindelse med bogførings- og skattelovgivning. Vi vil derefter afslutte den behandling, der udføres med andre formål end at følge lovgivningen. d. Begrænsning af behandling. Dette indebærer at dine personoplysninger markeres, så de kun kan
behandles til bestemte afgrænsede formål. Du kan bl.a. begære en begrænsning, når du mener at dine oplysninger er forkerte, og du har anmodet om en rettelse, i henhold til punkt 12.3 b). I den tid hvor oplysningernes nøjagtighed undersøges, vil deres behandling vil være begrænset. 12.4 Scanteam informerer hver modtager til hvilke personoplysninger er blevet videregivet, i henhold til punkt 10, om eventuelle rettelser eller sletning af oplysninger, samt om begrænsning af behandling af oplysninger. 12.5 Du har ret til dataportabilitet. Det indebærer en ret til, på visse betingelser, at udtrække og overføre dine personoplysninger i et struktureret, generelt anvendt og maskinlæsbart format til en anden part med ansvar for behandling af personoplysninger. 12.6 Du har ret til at gøre indsigelse mod den udførte behandling af personoplysninger på grundlag af en afvejning af interesser. Hvis du har indvendinger mod en sådan behandling, vil vi kun fortsætte behandlingen, hvis der er legitime grunde til behandling, der vejer tungere end dine interesser. 12.7 Hvis du ikke ønsker at vi behandler dine personoplysninger til direkte markedsføring, har du altid ret til at gøre indsigelse mod en sådan behandling ved at sende en email til scanteam@scanteam.dk Når vi har modtaget din indsigelse, ophører vi med at behandle dine personoplysninger til sådanne markedsføringsformål. 12.8 Du har ret til at indgive eventuelle klager vedrørende behandling af dine personoplysninger til Datatilsynet. 13. Cookies Når du besøger vores hjemmesider (WORDPRESS og MAGENTO) bruger vi cookies. Cookies er små tekstfiler, der gemmes på din computer. Cookies indeholder ingen personlige oplysninger om dig, informationen i tekstfilerne består af bogstaver og tal. Selvom hver cookie får et unikt koordinationsnummer, kan vi ikke se nogen personlige oplysninger om dig, såsom dit navn eller din IP-adresse, baseret på de cookies, vi indsamler. Med andre ord drejer det sig om pseudonymiserede data, og vi bruger ikke informationen på en måde, der gør det muligt for os at kombinere dine personlige oplysninger med cookieoplysningerne. Der er også forskellige typer af cookies: Session cookies: Disse gemmes midlertidigt på din computer, når du besøger vores websted og fjernes, så snart du lukker din browser Førsteparts-cookies: Disse cookies placeres på din computer i forbindelse med at du besøger vores hjemmeside Tredjeparts-cookies: Disse cookies har et andet firma placeret på din computer (det er cookies fra tredjeparter, som gør at du f.eks. ser annoncer for produkter, du tidligere har klikket på eller foretaget søgninger på). I de cookies, vi bruger, gemmes ingen personlige oplysninger og/eller oplysninger relateret til hvilke sider du besøger. 14. Brug af Google Analytics Denne hjemmeside bruger Google Analytics. Google Analytics-værktøjet bruges til at evaluere trafikken på hjemmeside. Det indebærer at udarbejde rapporter om din adfærd på sitet for at hjælpe os med at forbedre indholdet, så de bedre opfylder dine behov. Dette gøres anonymt, takket være IP-
maskering, der kun bruger en del af IP-adressen. Det er derfor ikke muligt at spore en identificerbar persons aktivitetsmønster på nettet. De indsamlede data bruges kun til statistiske formål på en anonymiseret måde. Google bruger ikke din forkortede IPadresse sammen med andre Google-data. En godkendelse af websporing og analyse kan til enhver tid tilbagekaldes. En tilføjelse til din browser kan downloades fra Google-siden og installeres. 15. Brug af Google Adwords remarketing/konverteringssporing Vores hjemmesider bruger Google Analytics Remarketing/Dynamic Remarketing-funktioner i kombination med funktionerne i flere enheder i Google AdWords. Leverandøren er Google Inc. 1600 Amphitheatre Parkway Mountain View, CA 94043, USA. Med denne funktion kan annoncegrupperne for remarketing/dynamisk remarketing for Google Analytics kobles til egenskaberne på tværs af enheder i Google AdWords. På denne måde kan interessebaserede, personlige annoncer, der er skræddersyet til dig, afhængigt af din tidligere brug og browseradfærd på én enhed (f.eks. mobiltelefon) også vises på en anden enhed (f.eks. tablet eller computer). Når du har givet dit samtykke, forbinder Google din web-og apphistorik til din Google-konto med dette formål. På denne måde kan de samme personlige annoncer vises på en hvilken som helst enhed, du logger ind på med din Google-konto. For at understøtte denne funktion indsamler Google Analytics Google-autentificerede ID-brugere, der midlertidigt er knyttet til vores Google Analytics-data, for at definere og skabe målgrupper for annoncering via flere enheder. Du kan permanent afstå fra remarketing/tilpasning til flere enheder ved at deaktivere personlig annoncering i din Google-konto. Følg dette link: https://www.google.com/settings/ads/onweb/ For yderligere information, se Googles privatlivspolitik på: http://www.google.com/policies/technologies/ads/ 16. Brug af Microsoft Dynamics Nav 2017 Vores organisation bruger Microsoft Dynamics Nav 2017. Systemet er opgraderet til CU 18 for at opfylde de krav som stilles i GDPR. 17. Kontaktoplysninger 17.1 Tøv ikke med at kontakte os, hvis du har spørgsmål til denne fortrolighedspolitik, behandlingen af dine personoplysninger eller hvis du vil anmode om et registeruddrag. Vores kontaktoplysninger findes nedenfor. Scanteam AS, Torvegade 25, DK-7160 TØRRING, e-mail: scanteam@scanteam.dk Tel. +45 7585 7911