Udskrift af forhandlingsprotokollen for Skejbygård Kollegiet afdeling 15 Afdelingsbestyrelsesmøde nr. 48 den 16. marts 2018 kl. 12.00 på Kollegiekontoret. Til stede: Thomas B. Vivian P. Fraværende: Steffan N., Zacarias S. Fra Kollegiekontoret deltog økonomimedarbejder Birgit Nørgaard, boliginspektør Gert A. Ejlertsen og varmemester Ole Fenger Lassen. Da bestyrelsen ikke er beslutningsdygtig, er de trufne beslutninger med forbehold for de fraværende medlemmers efterfølgende godkendelse. Kommer der ikke inden 8 dage efter referatets udsendelse indsigelser, betragtes de trufne beslutninger som godkendte. Ad 1. Godkendelse af referat Referatet af møde nr. 47 blev godkendt og underskrevet. Ad 2. Afdelingsbestyrelsens sammensætning Kollegiets bestyrelse består af: Formand: Thomas B. Næstformand Steffan N. Kasserer Vivian P. Sekretær Zacarias S. Formanden sender referater fra afdelingsmøderne til Kollegiekontoret og giver besked ved ændring i bestyrelsessammensætningen. Side 1 af 7
Ad 3. Godkendelse af budget 2018/19 Kapitaludgifter Nettoprioritetsydelser Posten dækker over udgifter til lån ydet til kollegiet i forbindelse med opførelsen og senere forbedringer. Offentlige og andre faste udgifter Vand- og kloakudgifter Der er budgetteret med en stigning på 2,2 %, begrundet med en lille forbrugsstigning. Renovation Der er øgede udgifter svarende til 1,9 %, som dækker boligbidrag, indsamling og behandling af genanvendeligt affald. Priserne er budgetteret i samråd med leverandøren. Forsikringer Kollegiets forsikringsaftaler, som dækker skade på kollegiet og dettes inventar, bliver jævnligt kontrolleret mht. pris og dækning (der indhentes tilbud på nye forsikring hvert 5. år). Der er indhentet tilbud på forsikringsaftaler og kollegiet er fra 1. august 2018 og de kommende fem år forsikret hos Gjensidige. De nye priser indgår i budgettet for 2018/19 med en stigning på 2,6 %. Varme Der budgetteres med en stigning på 1,4 %, begrundet med en lille forbrugsstigning. Elektricitet Her er budgetteret med en besparelse på -3,2 %, der især skyldes lavere el-priser. Økonomimedarbejderen oplyste at vand, varme og el, almindelig vedligeholdelse samt PPV gennemgås af boliginspektøren efter den øvrige budgetgennemgang. Administration mv. Administrationshonoraret Der sker ingen regulering af prisen i 2018/19. Indstillingsgebyr Indstillingsgebyret udgør i år 326 kr. pr. lejemål pr. år. Gebyret dækker ydelse for behandling af ansøgningsskemaer og indstilling til boliger mv., gebyret er uændret. Dispositionsfond - Dispositionsfonden er en økonomisk fælles reserve, der kan træde til, hvis boligorganisationen eller en eller flere af dens afdelinger oplever økonomiske problemer, som truer driften. Det kan for eksempel være økonomiske tab, som skyldes problemer med at få udlejet boligerne. Fonden kan ligeledes yde støtte til forbedringer eller moderniseringer i boligafdelingerne. Støtten kan gives i form af tilskud, lån, løbende støtte eller en kombination af disse. Dispositionsfondens vigtigste indtægtskilder er afdelingsbidrag opkrævet fra lejerne over huslejen, likvide midler, der opstår i forbindelse med udamortiserede lån - oprindelige byggelån som er færdigbetalte. Der er pr. 1. august 2017 tilstrækkelige midler i dispositionsfonden, og derfor er den obligatoriske indbetaling ophørt. Det kan blive nødvendigt at genoptage indbetalingerne i fremtiden. Side 2 af 7
Variable udgifter Ejendomsfunktionærer Denne post indeholder løn, social sikring samt diverse udgifter som jeres varmemester har til f.eks. telefon og kontor. Budgettet indeholder en stigning på 4,9 % Rengøring (indvendig) Denne post indeholder bl.a. udgifter til rengøring af fællesarealer og vinduer. Der budgetteres med en stigning på 3,1 % Diverse udgifter Betalingsvaskeri Udgift til administration af kreditkortvaskeri. En forventet stigning på 3,1 % Diverse udgifter Denne post er til diverse små-udgifter. Som noget nyt omfatter denne post også kontingent til BL (Boligorganisationernes Landsorganisation), der tidligere blev afholdt af Kollegiekontoret via administrationshonoraret, det udgør 17.726 kr., der budgetteres med en stigning på 2,3 % Beboerfaciliteter Bestyrelsen har tidligere besluttet, at der budgetteres med 22.860 kr. Dette beløb råder afdelingsbestyrelsen over og det kan bl.a. bruges til arrangementer for beboerne. Henlæggelser Henlagt til PPV Denne post indeholder beløbet til kollegiets opsparing til fremtidig planlagt vedligeholdelse og fornyelser. Der skal henlægges tilstrækkeligt til, at dække kollegiets forventede udgifter i mindst 15 år. Der henlægges til 20 år, for at give en mere stabil husleje, da udgifterne til større arbejde herved bliver udjævnet. Hensættelsen til tab på debitorer Der skal som minimum henlægges et beløb der svarer til 326 kr. pr. lejemål. Evt. tab ud over dette beløb dækkes af dispositionsfonden. Der er behov for at henlægge 37.793 kr. i det kommende år. Ekstraordinære udgifter Afskrivninger - Der afskrives ikke længere på solcelleanlæg, idet afvikling af underfinansiering er dækket af overskud fra sidste års regnskab. Afvikling af underfinansiering - En afdeling kan låne af sin egen opsparing til forbedringsarbejder i afdelingen. Hvis afdelingen låner af egen opsparing til forbedringsarbejde skal det tilbagebetales inden for 10 år. Hvis afdelingen har et overskud bruges det til at nedbringe lån af egen opsparing, hvorved låneperioden forkortes. Indtægter Leje af ungdomsboliger Der budgetteres med en stigning på 2,9 % på huslejen. Andre indtægter Leje mobilantenne falder med -6 %. Renteindtægter Der budgetteres med en forrentning på 0,5 % af kollegiets opsparede midler, der forventes faldende renteindtægt på -19,6 %. Side 3 af 7
Betalingsvaskeri og fælles tlf. Der forventes fald i indtægt fra fællesvaskeri på -10,9 %, begrundet med lavere vaskepris i visse perioder for at udnytte elproduktion fra solceller bedst muligt. Afvikling af overskud Ved budgetlægning gælder det, at udgifter og indtægter skal være lige store. Men når regnskabsåret er slut viser det sig altid at resultatet er anderledes end man regnede med. Hvis der er et overskud, skal dette først anvendes til at dække en underfinansiering, dvs. en gældspost, hvis der er en sådan. Er der ikke underfinansiering indsættes overskuddet på en resultatkonto som et plus. Overskuddet skal over de kommende 3 år, med lige store beløb, føres som en indtægt. For kommende budget afvikles der et overskud på 12.685 kr. It- og antennebudget Der er fra tidligere år overført en opsparet saldo på 622 kr. Vand, varme og el Energiforbrug for el, vand og varme blev gennemgået på regnskabsmødet i efteråret og budgettallene for dette budget drøftedes. Budgettet fastlægges således: Vand 4.200 m 3 El 58.000 kwh Varme 460 MWh Almindelig vedligeholdelse Alm. vedligeholdelse Forslaget er beregnet som et gennemsnit af forbruget de seneste 5 år. Forventet forbrug er budgetteret til 258.500 kr. Planlagt periodisk vedligeholdelse (PPV) (se side 9) Der er planlagt arbejder for i alt 1.266.000 kr. Terræn Opretning af stier. Flytning af lysstander til sti. Ændring af lås på døre til cykelskure til smæklås. Nye askebægere på udvendig etagegange. Klimaskærm Nye vinduer til lejligheder. Reparation af sokkelpuds. Nye tætningslister ved døre i gavle. Bolig Maling af træværk i boliger. Maling af vægge og lofter i bad/toilet. Udskiftning af badeforhæng, løbende. Løbende udskiftning af gulvbelægning i lejligheder. Side 4 af 7
Fælles indvendig Nye træbetonlofter i gange og ny belysning indbygget. Maling af fodlister. Maling af vægge og lofter i vaskeri. Maling af vægge i tørrerum. Udskiftning af caféborde og stole. Tekniske installationer Løbende udskiftning af køleskabe og blandingsbatterier. Udskiftning af støvsugere. Evt. udskiftning af varmeveksler og cirkulationspumpe. Indregulering af ventilationsanlæg. Ny gulvbelægning i fællesrum. Materiel Div. redskaber Afdelingsbestyrelsen godkendte og underskrev budgettet ved balancegivende husleje, dermed fastsættes huslejen inkl. antennebidrag, telefon og it pr. 1. august i år til: 1 vær. lejlighed 2.905 kr. en regulering på 26,00 kr. Kollegiekontoret lægger budgettet på kollegiets hjemmeside. Afdelingsbestyrelsen kan dermed henvise til dette som bilag til afdelingsmødet med beboerne, hvor budgettet behandles. Kollegiekontoret sender huslejevarslet direkte til alle beboere, som har givet tilladelse til at vi kan kommunikere pr. mail. De få beboere som endnu ikke har godkendt dette, får varslet på anden vis. Budgettet skal fremlægges til godkendelse af beboerne på et afdelingsmøde senest 30. april. Bestyrelsen bedes lægge referatet af afdelingsmødet, hvor budgettet godkendes, på deres hjemmeside og sende det til os. Ad 4. Aktuel drift Almindelig vedligeholdelse Budgettet er på 275.000 kr. Pr. 28.02. er der brugt 127.769 kr. Der har været indtægter ved syn på 35.745 kr. og der er åbne rekvisitioner på 25.611 kr. så saldoen viser en totaludgift på 153.380 kr. PPV arbejder Der er p.t. planlagte udgifter for i alt 7.022.000 kr. Der er pr. 28.02 brugt 273.699 kr. på denne konto. Der er åbne rekvisitioner på 200.235 kr. Udførte arbejder med fed skrift. Planlagte opgaver er med almindelig skrift. Terræn Reparation af udvendig belægning. Nye lyskilder på parkstander. Ny regnvandsbrønd ved udkørsel. Side 5 af 7
Klimaskærm. Faldsikring på tag. Teknisk rådgivning for vinduesprojekt. Vinduesbeslag udskiftet. Bolig Maling af vægge og lofter i bad. Maling af vægge, lofter og træværk i værelse. Udskiftning af låsesystem - døre, postkasser og hængelåse. Fælles indvendig Polering af gulv i gange, 1-8. Tekniske installationer 3 køleskabe er udskiftet. 2 vaskemaskiner er udskiftet. 1 briklæser til ADK. Løbende udskiftning af køleskabe, blandingsbatterier. Løbende udskiftning af sanitet. Materiel 1 løvsuger. Hver enkelt post vedrørende almindelig vedligeholdelse og planlagt periodisk vedligeholdelse (PPV) kan afdelingsbestyrelsen se på WebZonen under punktet Råbalance. Emner som tages op indsættes således: Borde til gange Svane Kollegiet har nogle borde i overskud, som kan købes og derudover opsummeres med manglende borde. Bestyrelsen finder ud af hvor mange borde, der skal fornyes/udskiftes. Cykelværksted Ole hænger kroge og kæder op i hver cykelrum, til reparation af cykler. Overdækket terrasse Der er et stort ønske om en overdækket terrasse eller en dobbelt markise. Kan evt. finansieres med lån i egne midler. Tages op af bestyrelsen. Ad 5. Orientering fra Kollegiekontoret herunder bl.a. Fra sidst i maj 2018 træder den nye persondataforordning i kraft for alle EU-lande. Det betyder, at vi har ændret procedurerne for klagesagsbehandling en smule. Fremover skal alle klagesager sendes til Kollegiekontoret på e-mailadressen: klage@kollegiekontoret.dk Kollegiekontoret vurderer løbende klagerne og sender de klagesager videre til afdelingsbestyrelserne, som det er mest hensigtsmæssigt at afdelingsbestyrelsen behandler. Det vil typisk være husordenssager, f.eks. klager over støj, fester, røg og chikane. Hvis I i afdelingsbestyrelsen fremover modtager en klage, der ikke er sendt fra Kollegiekontoret, sender I den således videre til klage@kollegiekontoret.dk Side 6 af 7
Ad 6. Lokation for kommende møder Afdelingsbestyrelsen besluttede, at kommende afdelingsbestyrelsesmøder med administrationen afholdes på Kollegiekontoret. Ad 7. Evt. Bestyrelsen oplyste, at der afholdes afdelingsmøde den 25. april 2018. Formanden bedes sende referat af afdelingsmødet til Kollegiekontoret. Mødet slut kl. 13.30. Referent: Gert A. Ejlertsen og Birgit Nørgaard Referat sendt den 19.03.2018/dbs Side 7 af 7