Forretningsorden for xxx udvalget i Gladsaxe med virkning fra xx.xx.xxxx J. nr. 00.22.02A30 Sags nr. 2017/08143 009 Side 1 af 7
Valg af formand og næstformand 1 stk. 1. Det første møde i udvalgets funktionsperiode (det konstituerende møde), indkaldes af forvaltningen. stk. 2. Mødet ledes af det udvalgsmedlem, der har den længste byrådsanciennitet. stk. 3. Udvalget vælger selv sin formand og næstformand. Valgene sker ved flertalsvalg, jf. styrelseslovens 24, stk. 1. stk. 4. Hvis formanden er midlertidigt fraværende, overtager næstformanden formandshvervet. Udtræder formanden af udvalget, vælger udvalget en ny formand ved flertalsvalg. Tilsvarende vælger udvalget en ny næstformand ved flertalsvalg, hvis næstformanden udtræder af udvalget. stk. 5. Udvalget kan til enhver tid omkonstituere sig ved valg af ny formand og næstformand. Udvalgets møder 2 stk. 1. Udvalget udøver sin virksomhed i møder. stk. 2. Udvalgets møder er ikke offentlige. stk. 3 Udvalget kan dog tillade personer, der er ansat i kommunens tjeneste, at overvære et møde med henblik på varetagelse af sekretariatsfunktioner m.v. for udvalget. Disse personer kan overvære såvel udvalgets forhandlinger, som afstemninger. Udvalget kan tillade andre personer at overvære forhandlingerne, når det er ønskeligt af hensyn til en sags oplysning. Disse personer kan kun overvære udvalgets forhandlinger, men ikke eventuelle afstemninger. stk. 4. Borgmesteren har ret til at deltage i udvalgsmøder uden stemmeret. stk. 5. Udvalget fastlægger en mødeplan med faste mødedage og mødetidspunkter for et år ad gangen. Ved fastlæggelsen tages hensyn til den af Byrådet godkendte mødeplan for det pågældende år. stk. 6. Ekstraordinære møder afholdes, når formanden finder det fornødent, eller mindst en tredjedel af medlemmerne forlanger det. Formanden fastsætter tid og sted for de ekstraordinære møders afholdelse. stk. 7. Er et medlem forhindret i at deltage i et udvalgsmøde, meddeles dette sekretæren inden mødets afholdelse. I beslutningsprotokollen anføres for hvert møde, hvilke medlemmer der har været fraværende. J. nr. 00.22.02A30 2
stk. 8. Der er blandt Byrådets medlemmer valgt 1 personlig stedfortræder for hvert medlem af udvalget. Stedfortræderen indkaldes, såfremt medlemmet har forfald, uanset, at hindringen har en kortere varighed end en måned. stk. 9. Stedfortræderen for et byrådsmedlem indkaldes ved medlemmets forfald fra udvalgets møder af de grunde, der er anført i den kommunale styrelseslov 15, stk. 2. Udsendelse af dagsorden og sagernes fremlæggelse 3 stk. 1. Formanden er ansvarlig for forberedelse, indkaldelse og ledelse af udvalgets møder. stk. 2. Udkast til dagsorden og det fornødne materiale, til bedømmelse af de sager, der er optaget på dagsordenen, udsendes til medlemmerne senest 4 hverdage inden udvalgets møde. stk. 3. Hvis et medlem senest 9 dage forud for et ordinært møde har indgivet skriftlig anmodning om behandling af en sag, sætter udvalgsformanden denne sag på dagsordenen for førstkommende møde. stk. 4. Kan en sag ikke udsættes, kan udvalget træffe beslutning, selv om dagsordenen og det fornødne materiale ikke er udsendt senest 4 hverdage inden mødet. Formanden skal sørge for, at det fremgår af dagsordenen, hvis dagsordenen eller det fornødne materiale ikke udsendes inden for fristen. Begrundelsen for, at sagen ikke kan udsættes, skal ligeledes fremgå af dagsordenen. stk. 5. Møder i udvalget skal afholdes i så god tid inden møde i Byrådet, at eventuelle udvalgserklæringer kan udsendes til Byrådets medlemmer senest 4 hverdage før Byrådsmødet. stk. 6. Ved indkaldelse til ekstraordinært møde giver udvalgsformanden i videst muligt omfang medlemmerne underretning om de sager, der skal behandles på mødet. Ved indkaldelse til ekstraordinært møde gælder samme frist for udsendelse af dagsorden og fornødent materiale som ved afholdelse af udvalgets ordinære møder. Stk. 7. Dagsordenen kan bestå af såvel åbne som lukkede sager. Den åbne del af dagsordenen offentliggøres på kommunens hjemmeside. Beslutningsdygtighed, mødeledelse og sagernes forelæggelse. 4 stk. 1. Udvalget er beslutningsdygtigt, når mindst halvdelen af medlemmerne er til stede. Alle beslutninger træffes ved stemmeflertal. stk. 2. Formanden og i dennes forfald næstformanden leder udvalgets møder. Formanden træffer bestemmelse i alle spørgsmål vedrørende forhandlingernes ledelse og iagttagelse af J. nr. 00.22.02A30 3
god ro og orden under mødet. Endvidere formulerer formanden de punkter, om hvilke der skal stemmes. stk. 3. Ethvert forslag under forhandlingerne rettes til formanden. Når formanden finder anledning dertil, eller når det begæres af 3 medlemmer, skal det sættes under afstemning, om afslutning af en forhandling skal finde sted. stk. 4. Formanden kan på udvalgets vegne afgøre sager, der ikke tåler opsættelse. Borgmesteren underrettes forudgående om afgørelsen af sager, som ikke tåler opsættelse. stk. 5. Formanden orienterer senest på førstkommende ordinære udvalgsmøde udvalget om sager, som formanden på udvalgets vegne har afgjort iht. 4, stk. 4. 5 stk. 1. Sager, der ikke er optaget på dagsordenen, kan kun behandles, såfremt alle de tilstedeværende medlemmer er indforståede med det. stk. 2. Sagerne behandles i mødet i den rækkefølge, som formanden bestemmer, og denne kan dermed fravige den i dagsordenen angivne rækkefølge. Udvalget afgør dog, i hvilken rækkefølge sagerne skal behandles, når mindst 3 medlemmer fordrer afstemning herom. stk. 3. Ethvert medlem kan ved mødets begyndelse begære ordet til dagsordenen, herunder med henblik på spørgsmålet om sagers overflytning fra behandling for lukkede døre til behandling for åbne døre og omvendt. Medlemmernes deltagelse i forhandlinger og afstemning. 6 stk. 1. Udvalget træffer beslutning om, hvorvidt et medlems interesse i en sag er af en sådan karakter, at medlemmet er udelukket fra at deltage i udvalgets forhandling og afstemning om sagen. I bekræftende fald skal den pågældende under forhandling og afstemning om sagen forlade lokalet, hvorimod medlemmet ikke er afskåret fra at deltage i udvalgets forhandling og afstemning om, hvorvidt medlemmet skal vige sit sæde under den pågældende sags behandling. stk. 2. Et medlem skal underrette udvalget, hvis der foreligger forhold, der kan give anledning til tvivl om vedkommendes habilitet. stk. 3. Når et medlem må forventes at blive, eller er blevet, erklæret inhabil i forhold til en sag, kan de medlemmer, der er valgt på den pågældende kandidatliste, forlange stedfortræderen indkaldt til at deltage i sagens behandling. stk. 4. Hvis udvalget træffer beslutning om et medlems inhabilitet, uden at stedfortræderen er indkaldt, kan de medlemmer, der er valgt på den pågældende kandidatliste, forlange sa- J. nr. 00.22.02A30 4
gen udsat til det efterfølgende møde. Udsættelse kan dog ikke ske, hvis 2/3 af de tilstedeværende medlemmer modsætter sig dette, eller hvis udsættelse vil medføre overskridelse af frister, der er fastsat i lovgivningen eller af andre myndigheder. 7 Medlemmerne kan kun deltage i udvalgets afstemninger, når de personligt er tilstede under disse. Afstemninger og ændringsforslag. 8 stk. 1. Afstemning sker ved håndsoprækning. stk. 2. Beslutninger træffes ved stemmeflertal, hvor intet andet særligt er bestemt. stk. 3. Skønner formanden, at en sags udfald er så utvivlsomt, at afstemning vil være overflødig, udtaler formanden dette med angivelse af sin opfattelse. Dersom intet medlem herefter forlanger afstemning, kan formanden erklære sagen for afgjort i overensstemmelse med sin opfattelse. stk. 4 Falder der ved en afstemning lige mange stemmer for og imod, er afstemningspunktet forkastet. Ved valg af formand og i øvrigt af kandidater, der vælges ved flertalsvalg, sker der dog ved stemmelighed lodtrækning, jf. nærmere lov om kommunernes styrelse 6, stk. 2 og 24. 9 stk. 1. Ændrings- og underændringsforslag kan fremsættes, så længe afstemning ikke er påbegyndt. stk. 2. Formanden bestemmer i hvilken rækkefølge, der skal stemmes om ændringsforslagene, men således, at afstemningen om disse altid sker før afstemningen om hovedforslaget. Beslutningsprotokol m.v. 10 stk. 1. Udvalgets beslutninger indføres under møderne i en beslutningsprotokol af udvalgets sekretær. Formanden tilkendegiver, hvad der skal indføres. Stk. 2. Såfremt et medlem ikke har deltaget i hele mødet, anføres i protokollen, hvilke dagsordenspunkter, fraværet omfatter. stk. 3. Ethvert medlem kan forlange sin afvigende mening kort tilført beslutningsprotokollen, og ved sager, der skal fremsendes til Byrådet, andet udvalg eller en anden myndighed, for- J. nr. 00.22.02A30 5
lange, at denne samtidig gøres bekendt med indholdet af protokollen. Dersom det pågældende medlem ved sagens fremsendelse ønsker at ledsage denne med en begrundelse for sit standpunkt, skal han meddele dette til formanden, der fastsætter en frist for aflevering af begrundelsen. Stk. 4. Ethvert medlem af udvalget kan standse udførelsen af en beslutning, der er truffet af udvalget, ved på mødet til beslutningsprotokollen at erklære, at sagen ønskes indbragt for Byrådet. Dette gælder dog ikke afgørelser, der ved lovgivningen er henlagt til udvalgets endelige afgørelse, jfr. den kommunale styrelseslovs 23 om standsningsret. Stk. 5. Beslutningsprotokollen skal ved hvert mødes afslutning underskrives af samtlige medlemmer, der har deltaget i mødet. Medlemmerne kan ikke under henvisning til deres stemmeafgivning eller andre grunde vægre sig ved at underskrive protokollen. Delegation 11 Udvalget kan delegere beslutningskompetence til formanden eller forvaltningen. Delegationen kan til enhver tid tilbagekaldes. Dette gælder ikke, hvor der i lovgivningen er et forbud mod delegation. Tavshedspligt 12. Stk. 1. Udvalgets medlemmer har tavshedspligt i overensstemmelse med lovgivningens regler. Stk. 2. Udvalgsmøderne er lukkede, og drøftelserne betragtes som fortrolige. Udvalgets beslutninger meddeles offentligheden af forvaltningens sekretariat efter mødets afholdelse, dog med udeladelse af de oplysninger, der er undergivet tavshedspligt. Stk.3. Ethvert medlem er berettiget til at give oplysning om, hvorledes det selv har udtalt sig og stemt, bortset fra forhold, der er undergivet tavshedspligt. Spørgsmål vedrørende forretningsordenens forståelse. 13 Ethvert medlem er forpligtet til foreløbig at rette sig efter formandens afgørelse med hensyn til forretningsordenens bestemmelser, men spørgsmålet kan indbringes for udvalget i dettes næste møde. J. nr. 00.22.02A30 6
Ændringer i forretningsordenen og dennes ikrafttræden. 14 stk. 1. Ændringer i og tillæg til forretningsordenen skal behandles på ordinært udvalgsmøde. stk. 2. Denne forretningsorden træder i kraft xx.xx.xxxx. Således vedtaget af xxxx udvalget xx.xx.xxxx. J. nr. 00.22.02A30 7