Bekendtgørelse om tilskud fra Den Europæiske Socialfond BEK nr 133 af 01/03/2001 (Gældende) LOV Nr. 254 af 12/04/2000 Lovgivning som forskriften vedrører Senere ændringer til forskriften Oversigt (indholdsfortegnelse) Kapitel 1 - Støttebetingelser Kapitel 2 - Ansøgning og tilsagn Kapitel 3 - Statusrapporter, betalinger og endeligt projektregnskab Kapitel 4 - Regnskabskrav Kapitel 5 - Revision m.v. Kapitel 6 - Information og evaluering Kapitel 7 - Kontrol og tilsyn Kapitel 8 - Anvendelse af EDB-system Kapitel 9 - Klageadgang Kapitel 10 - Tilbagebetaling og straf Kapitel 11 - Ikrafttræden m.v. 1
Bekendtgørelse om tilskud fra Den Europæiske Socialfond I medfør af 2, stk. 3 og 4, 3, stk. 3, 4, stk. 2, 5, 6, stk. 8 og 9 og 7, stk. 5 i lov nr. 254 af 12. april 2000 om administrationen af tilskud fra Den Europæiske Socialfond, fastsættes efter bemyndigelse: Kapitel 1 Støttebetingelser 1. For at kunne modtage tilskud fra Den Europæiske Socialfond skal de betingelser, der fremgår af forordningerne 1), programmernes generelle kriterier, foranstaltningsområder og finansieringsplaner samt de mål og rammer, der er fastsat af overvågningsudvalgene for programmerne, være opfyldt. 2. For at kunne modtage tilskud fra Den Europæiske Socialfond skal projekterne være additionelle. Stk. 2. Ved additionalitet forstås, at socialfondsstøttede aktiviteter skal være supplerende i forhold til den danske indsats på det pågældende område. Aktiviteterne må ikke træde i stedet for en national lovpligtig indsats. Ansøgeren skal som minimum erklære, at projektgennemførelsen ikke ville kunne finde sted i samme omfang, på samme tidspunkt eller inden for samme tidsramme uden tilskuddet. Stk. 3. Additionaliteten skal være opfyldt på både ansøgnings- og tilsagnstidspunktet. Kapitel 2 Ansøgning og tilsagn 3. Ansøgning om socialfondstilskud sendes til den projektadministration, der er ansvarlig under det pågældende program. Stk. 2. For så vidt angår overvågningsudvalgenes, projektgodkendelsesudvalgenes og projektadministrationernes ansvar og opgaver m.v. henvises til bekendtgørelse om ansvar og kompetencefordeling m.v. i forbindelse med administrationen af tilskud fra Den Europæiske Socialfond. 4. Ansøgningen om socialfondstilskud skal indeholde: 1) oplysning om tilskudsmodtager samt om projektets projektansvarlige og regnskabsansvarlige personer, 2) klar beskrivelse af projektets målsætning, indhold, målgruppe, deltagere, tidsplan, informationsaktiviteter, evaluering m.m., 3) projektets budget opdelt på 4 måneders perioder med angivelse af alle projektudgifter samt finansieringen af projektudgifterne, og 4) erklæring om additionalitet, jf. 2. 5. Projektets udgifter kan efter forordningen 2) inkludere: 1) Deltagernes underhold mens de går på kurset (dagpenge, kontanthjælp, løn, godtgørelse m.m.). 2) Løn inkl. pensionsbidrag, ATP og andre lønrelaterede omkostninger til undervisningspersonale, administrationspersonale, vejledningspersonale samt projektledelse. 3) Rejse-, kost,- logi- og opholdsudgifter og kursusudgifter for undervisningspersonale, administrationspersonale, vejledningspersonale, projektledelse samt deltagere. 4) Materialer og forbrugsartikler, der er nødvendige for undervisningens gennemførelse. 5) Driftsmæssig leje og operationel leasing af udstyr, lokaler og bygninger til undervisningsbrug. 6) Afskrivninger i forbindelse med anskaffelse af forskelligt udstyr til undervisningsbrug. 7) Indirekte udgifter såsom el, varme, rengøring, vedligeholdelse og forsikring. 2
8) Kontorholdsudgifter. 9) Udgifter til markedsføring, reklame og annoncering. 10) Udgifter til evaluering. 11) Udgifter til oprettelse af bankgaranti, jf. 9, stk. 3. 12) Udgifter til revision, jf. 26. Stk. 2. Følgende udgifter kan ikke indgå i budgettet: 1) Bankudgifter, renter på lån og kassekredit m.v. 2) Andre udgifter af finansiel art se dog stk. 1, nr. 11. 3) Gratialer, provisioner og ikkeoverenskomstregulerede godtgørelser til personale m.v. 4) Afskrivning på bygninger. 5) Udgifter til konsulentassistance i forbindelse med udarbejdelse af ansøgningen om tilskud. 6) Udgifter til finansiel leasing, dvs. leasingkontrakter med en købsoption. 6. Projektets finansiering kan inkludere: 1) Eventuelle projektindtægter. 2) Den nationale finansiering i form af offentlige og private bidrag til projektets gennemførelse. 3) Det ansøgte socialfondstilskud. 7. Samtlige finansieringskilder skal indgå fuldt ud. Stk. 2. Indtægter i forbindelse med et projekt skal oplyses og medregnes i finansieringen, da alene nettoudgifter er tilskudsberettigede. Dette gælder ligeledes i tilfælde, hvor produkter videregives uden vederlag til eksempelvis videreforarbejdning, og der derved kan opnås en indtægt efter projektets afslutning. Stk.3. Lovpligtige udgifters finansiering f.eks. dagpenge og kontanthjælp skal fremgå med det fulde beløb i den nationale offentlige finansiering. Stk. 4. Virksomheders løn til deltagere skal fremgå med det fulde beløb i den private finansiering. Stk. 5. Socialfondsfinansieringen kan normalt maksimalt udgøre 50% af den samlede offentlige finansiering (summen af den nationale offentlige finansiering og socialfondsfinansieringen) og den private finansiering. Stk. 6. Summen af samtlige finansieringskilder skal dække de budgetterede udgifter. Projektet må ikke være over- eller underfinansieret. 8. Projektgodkendelsesudvalgene træffer på baggrund af projektansøgningerne afgørelse om, hvilke projekter, der gives tilskud til, og ansøgeren meddeles tilsagn eller afslag på ansøgningen. Stk. 2. Direktøren for Arbejdsmarkedsstyrelsen afgør hvilke projekter, der gives tilskud til efter Mål 2- programmets prioritet 3.3. 9. I tilsagnsskrivelsen angives det maksimale tilskuds størrelse, den maksimale støtteprocent, bevillingsfordelingen på prioriteter og foranstaltninger, bevillingsperioden, udbetaling af tilskud samt krav til statusrapporter, endelige regnskaber, revision, information og evaluering. Stk. 2. Tilsagnet kan betinges af yderligere krav. Stk. 3. For private og selvejende tilskudsmodtagere skal projektadministrationen kræve en bankgaranti, der skal svare til det størst udbetalte forskud under projektforløbet, jf. 12 og 13. Bankgarantien skal være gældende, sålænge tilskudsmodtager råder over ikke afregnede forskud. Udgiften til bankgarantien kan indgå i projektets udgifter jf. 5, stk. 1, nr. 11. Stk. 4. Såfremt projektadministrationen skønner det nødvendigt, kan ansøger afkræves dokumentation eller garanti for, at evt. deltagere er til stede eller kan rekrutteres, at et eventuelt angivet samarbejde med de offentlige myndigheder finder sted, og at finansieringen forefindes. 3
Stk. 5. Tilskudsmodtager forpligter sig ved sin underskrift til at gennemføre projektet i henhold til den endeligt godkendte ansøgning og de betingelser, der er knyttet hertil, samt til generelt at overholde de gældende regler for tilskud. Stk. 6. Tilskudstilsagnet fra projektadministrationen er bindende, når projektadministrationen har modtaget tilskudsmodtagers skriftlige bekræftelse af tilsagnet. 10. Tilskudsmodtager skal straks underrette projektadministrationen, hvis der sker væsentlige ændringer i de forudsætninger, der lå til grund for tilsagnet om tilskud, eller hvis de vilkår hvorpå tilskuddet er givet, i øvrigt ikke vil kunne overholdes. Stk. 2. Projektadministrationen tager stilling til administrative projektændringer. Såfremt projektadministrationen vurderer, at ændringerne er så væsentlige, at der skal indgives en ny ansøgning, må tilskudsmodtager afvente en ny tilsagnsskrivelse. Kapitel 3 Statusrapporter, betalinger og endeligt projektregnskab 11. Tilskudsmodtager skal 3 gange årligt sende en statusrapport til projektadministrationen. Statusrapporten skal udarbejdes pr. d. 30. april, d. 31. august og d. 31. december og skal være modtaget af projektadministrationen d. 10. i måneden efter. Stk. 2. Statusrapporten skal indeholde: 1) Status på foranstaltningsniveau for projektets økonomi, herunder a) et regnskab for de faktisk bogførte, godkendte, betalte og projektrelaterede udgifter fra kalenderårets start, b) en samlet udspecificeret opgørelse af finansieringen, og c) en opgørelse over budgetterede udgifter og en udspecificeret finansiering for de følgende 4 måneder. 2) Status for projektets gennemførelse. 3) Status for deltagernes gennemførelse. 4) Redegørelse for gennemførte og planlagte informationsaktiviteter. Stk.3. Projektadministrationen kan anmode om supplerende oplysninger om projektets forløb. 12. Første udbetaling af socialfondstilskuddet kan ske, når tilskudsmodtager dokumenterer overfor projektadministrationen, at projektet er eller bliver påbegyndt, og revisor har erklæret, at projektets forretningsgange og registreringssystemer er tilrettelagt forsvarligt jf. 26. Beløbet kan dog tidligst udbetales ved den angivne dato for projektets start. Stk. 2. Første udbetaling af socialfondstilskuddet udgør det budgetterede socialfondsforbrug i projektets første 4 måneders periode. 13. Efterfølgende udbetalinger kan ske, når den revisorgodkendte statusrapport efter 11 er godkendt af projektadministrationen. Stk. 2. Udbetalingerne skal sikre en likviditet, der svarer til det budgetterede forbrug i projektets efterfølgende 4 måneders periode. Udbetalingen udgør det faktiske socialfondsforbrug fra kalenderårets start med tillæg af det budgetterede socialfondsforbrug i den efterfølgende 4 måneders periode fratrukket allerede udbetalte tilskud i kalenderåret. Stk. 3. Ved gentagne større overbudgetteringer kan projektadministrationen efter en konkret vurdering beslutte, at fremtidige udbetalinger udelukkende finder sted på grundlag af faktisk afholdte udgifter. Stk. 4. Ved indsendelse af statusrapporten efter udløb af fristen i 11, stk. 1, sker udbetaling først ved afslutningen af den efterfølgende 4 måneders periode. 14. Størrelsen af 1. udbetaling og de efterfølgende udbetalinger i 12 og 13 kan maksimalt udgøre 80% af den samlede bevilling. 4
Stk. 2. Det endelige projektregnskab og evalueringsrapporten skal indsendes ved det førstkommende eller efterfølgende opgørelsestidspunkt d. 30. april, d. 31. august eller d. 31. december efter projektets afslutning. Stk. 3. Projektadministrationen kan i særlige tilfælde efter en konkret vurdering forlænge fristen i stk. 2. 16. Det endelige projektregnskab og statusrapporten skal underskrives af tilskudsmodtager samt den regnskabsansvarlige. 17. Såfremt et projekt afbrydes af grunde, som ikke kan tilskrives støttemodtager, aflægger projektet regnskab for projektets udgifter i den gennemførte del, hvorefter der kan udbetales tilskud herfor. Ved vurderingen heraf skal det så vidt muligt undgås, at tilskudsmodtager påføres urimelige tab. Kapitel 4 Regnskabskrav Bogføring og regnskabsmateriale 18. Projektets udgifter og indtægter skal bogføres på særskilte konti, således at der løbende kan redegøres for projektets økonomiske situation og udvikling. Stk. 2. Regnskabets tal skal kunne opløses i de registreringer, hvoraf de er sammensat (transaktionssporet). Registreringerne og tilhørende bilags- og dokumentationsmateriale skal indeholde de oplysninger, der er nødvendige til dokumentation af registreringens rigtighed (kontrolsporet). Stk. 3. Tilskudsmodtager skal opdele sin kontoplan, således at den som minimum modsvarer specifikationsgraden i statusrapporten og det samlede regnskab. Stk. 4. Udgør et socialfondsprojekt en del af en tilskudsmodtagers samlede aktiviteter, skal projektudgifterne og finansieringskilderne indgå i tilskudsmodtagers samlede resultatopgørelse. 15. Endelig afregning af projektets socialfondstilskud sker efter projektadministrationens godkendelse af et endeligt, revisorgodkendt projektregnskab og en afsluttende evalueringsrapport, jf. 30 og modtagelsen af tilskuddet fra Europa- Kommissionen. 19. Projektets regnskabsmateriale skal opbevares i mindst 3 år efter, at programmet er endelig afregnet over for Europa- Kommissionen. Projektets regnskabsmateriale skal derfor opbevares til udgangen af 2012, dog altid mindst i 5 år efter projektets endelige afregning. Stk. 2. Som regnskabsmateriale anses 1) registreringer, herunder transaktionssporet, 2) beskrivelse af bogføringen, herunder konteringsinstruks, 3) instruks for interne arbejdsgange, f.eks. vedrørende kontering, registrering, opgørelse af interne udgifter samt godkendelse af disse, 4) beskrivelse af systemer, hjælpemidler og lignende vedrørende benyttelse af elektronisk databehandling m.v., 5) bilags- og dokumentationsmateriale, 6) oplysninger i øvrigt, som er nødvendige for kontrolsporet jf. 18, stk. 2, og 7) statusrapporter, endeligt projektregnskab og revisionsprotokoller m.v. Deltagerudgifter 20. Hvis deltageren har modtaget dagpenge eller kontanthjælp m.v., skal der foreligge dokumentation for det udbetalte beløb for projektperioden. Stk. 2. Deltagerløn skal beregnes, som det antal timer deltageren aktivt har deltaget i projektet ganget med en timeløn. Timelønnen beregnes ved at dividere deltagerens dokumenterede årsløn incl. ATP m.v. med deltagerens årlige timetal. Indirekte udgifter og indtægter 21. Indirekte udgifter og indtægter skal være dokumenterede, og det skal fremgå hvilken beregningsmetode, der er anvendt. 5
Beregningsmetoden skal være rimelig og gennemskuelig. Stk. 2. Regnskabstallene for indirekte udgifter skal være baseret på faktiske udgifter og må ikke indeholde fortjeneste. Interne lønudgifter 22. Interne lønudgifter beregnes som en dokumenteret årsløn incl. ATP m.v. divideret med antallet af årlige arbejdstimer og ganget med det faktiske antal timer brugt på projektet. Stk. 2. Der skal føres timeregnskab for interne lønudgifter. Stk. 3. Interne lønudgifter må ikke indeholde 1) gratialer eller andre ikkeoverenskomstmæssige ydelser, og 2) administrative udgifter, der beregnes som en del af de indirekte udgifter. Eksterne konsulent- og undervisningsudgifter 23. Eksterne konsulent- og undervisningsudgifter opgøres på baggrund af betalte fakturaer og skal tilføre projektet en værdi, der står i et rimeligt forhold til udgiften. Stk. 2. De eksterne konsulent- og undervisningsudgifter skal dokumenteres f.eks. i form af timeregnskab og må ikke overstige markedsprisen. Stk. 3. Såfremt de eksterne konsulentog undervisningsudgifter erhverves hos en organisation eller et selskab, som tilskudsmodtager er gruppe- eller koncernforbundet med, skal udgiften opgøres som en intern udgift. Afskrivninger 24. Beregning af afskrivning følger reglerne for skattemæssige afskrivninger, herunder reglerne for straksafskrivning under den skattemæssige grænse. Stk. 2. Hvis afskrivningsobjektet har en scrapværdi, skal den fratrækkes i afskrivningsgrundlaget. 25. Allerede fuldt afskrevet udstyr kan ikke afskrives. Stk. 2. Afskrivningsperioden omfatter kun den tid, udstyret reelt anvendes til projektet. Kapitel 5 Revision m.v. 26. Direktøren for Arbejdsmarkedsstyrelsen indgår aftale med et revisionsfirma, der skal 1) afgive erklæring om, at tilskudsmodtagers forretningsgange og registreringssystemer er tilrettelagt forsvarligt, inden tilskudsmodtager kan få den første udbetaling, 2) kontrollere og godkende alle statusrapporter og endelige projektregnskaber som forudsætning for de efterfølgende og endelige udbetalinger til tilskudsmodtagerne, 3) foretage revisionsbesøg og kontrol på stedet hos tilskudsmodtager mindst én gang i projektperioden, 4) rapportere om udført gennemgang, revisionsbesøg og kontrol til projektadministrationen, 5) indsende erklæringer for udført gennemgang, revisionsbesøg og kontrol til Direktøren for Arbejdsmarkedsstyrelsen i forbindelse med projektadministrationernes statusrapporter, 6) uddanne og kompetenceudvikle projekternes og projektadministrationernes nøglepersoner, og 7) yde rådgivning og vejledning til tilskudsmodtagere og projektadministrationer. 27. Tilskudsmodtager skal give revisor de oplysninger, som må anses af betydning for bedømmelsen af regnskabet. Stk. 2. Tilskudsmodtager skal give revisor adgang til at foretage de undersøgelser, denne finder nødvendige, og skal sørge for, at revisor får de oplysninger og den bistand, som revisor anser for nødvendig for udførelsen af sit hverv. 28. Bliver revisor opmærksom på lovovertrædelser eller tilsidesættelser af forskrifter af væsentlig betydning i 6
forbindelse med midlernes forvaltning, er revisor forpligtet til straks at give projektadministrationen og Direktøren for Arbejdsmarkedsstyrelsen meddelelse herom. Kapitel 6 Information og evaluering 29. Tilskudsmodtager skal efter forordningen 3) informere om, at projektet er iværksat med støtte fra Den Europæiske Socialfond. Stk. 2. Tilskudsmodtager skal informere om projektets indhold og resultater. 30. Til brug for en vurdering af aktiviteterne samt det økonomiske og samfundsmæssige udbytte af de støttede foranstaltninger, skal alle tilskudsmodtagere ved afslutningen af projektet afgive en evalueringsrapport til projektadministrationen om forløbet sammenholdt med de oprindelige målsætninger. Stk. 2. I evalueringsrapporten skal der samtidig redegøres for de iværksatte informationsaktiviteter. 31. Evalueringsrapporten skal indsendes samtidig med projektets afsluttende regnskab. Stk. 2. Projektadministrationen kan i særlige tilfælde beslutte, at evalueringsrapporten indsendes senere, dog max. 2 måneder efter regnskabsaflæggelsen. Stk. 3. Direktøren for Arbejdsmarkedsstyrelsen kan med henblik på at opfylde forordningskravene m.v. til en midtvejs og en efterfølgende evaluering, fastsætte nærmere retningslinier og krav om indsamling af relevante evalueringsdata om deltagerne og projekterne. Kapitel 7 Kontrol og tilsyn 32. Repræsentanter fra Europa- Kommissionen, Direktøren for Arbejdsmarkedsstyrelsen og projektadministrationerne kan på stedet kontrollere de projekter, der modtager tilskud fra Den Europæiske Socialfond. Disse kontrolbesøg kan forekomme fra projektstart og indtil 3 år efter, at programmet er endelig afregnet over for Europa-Kommissionen. Stk. 2. Udover Direktøren for Arbejdsmarkedsstyrelsens og projektadministrationernes kontrol kan andre enheder i centraladministrationen kontrollere aktionerne. 33. Tilskudsmodtager skal på anmodning stille alle relevante rapporter, herunder regnskabsmateriale, jf. 19, til rådighed. Stk. 2. Til brug for kontrol kan Direktøren for Arbejdsmarkedsstyrelsen indhente fornødne oplysninger hos skatte- og afgiftsmyndighederne og andre offentlige myndigheder. 34. Ved begrundet mistanke om strafbare forhold kan Direktøren for Arbejdsmarkedsstyrelsen og projektadministrationerne uden retskendelse skaffe sig adgang og foretage kontrol af regnskabsmateriale i lokaler m.m., der benyttes af de enkelte projekter, hvis det er nødvendigt for at sikre bevismateriale. Kapitel 8 Anvendelse af EDB-system 35. Direktøren for Arbejdsmarkedsstyrelsen vil efter nærmere anvisning kunne forlange, at ansøgning, statusrapporter, endeligt projektregnskab og evaluering m.m. overføres til projektadministrationen og til Direktøren for Arbejdsmarkedsstyrelsen gennem et EDBsystem, der stilles til rådighed af Direktøren for Arbejdsmarkedsstyrelsen. Kapitel 9 Klageadgang 36. Projektgodkendelsesudvalgenes afgørelser om godkendelse eller afslag kan ikke påklages. 37. En administrativ afgørelse truffet af de regionale projektadministrationer kan påklages efter gældende klageregler for amter og Københavns og Frederiksberg Kommuner. Stk. 2. En administrativ afgørelse truffet af Direktøren for 7
Arbejdsmarkedsstyrelsen som projektadministration kan ikke påklages. Kapitel 10 Tilbagebetaling og straf 38. Projektadministrationen kan nedsætte et tilskud helt eller delvis eller kan kræve et allerede udbetalt tilskud tilbagebetalt helt eller delvis med tillæg af renter, hvis 1) der i forbindelse med ansøgningen om socialfondstilskud eller i forbindelse med gennemførelsen af et projekt med socialfondstilskud er angivet urigtige oplysninger eller fortiet omstændigheder, som er af betydning for berettigelsen af det ydede tilskud, eller der i øvrigt mod bedre vidende uberettiget er modtaget socialfondstilskud, 2) projektet ikke gennemføres i overensstemmelse med de forud godkendte betingelser, 3) der ikke indsendes statusrapporter, endeligt projektregnskab eller evalueringsrapport rettidigt, 4) tilskudsmodtager går konkurs, træder i likvidation, standser sine betalinger, indleder forhandlinger om tvangsakkord, eller hvis der foretages udlæg eller arrest hos tilskudsmodtager, 5) en forfalden tilbagebetaling ikke er indbetalt til projektadministrationen senest 2 måneder efter forfaldsdagen, eller 6) forudsætningerne for tilsagn om tilskud i øvrigt er væsentlig ændrede. 39. For så vidt angår straf henvises til bestemmelserne i 7 i lov om administrationen af tilskud fra Den Europæiske Socialfond. Kapitel 11 Ikrafttræden m.v. 40. Bekendtgørelsen træder i kraft den 10. marts 2001. Stk. 2. Bekendtgørelse nr. 910 af 15. oktober 1996 om regnskab og revision m.v. i forbindelse med udbetaling af støttemidler fra Den Europæiske Socialfond og bekendtgørelse nr. 288 af 27. april 2000 om udbetaling af tilskud fra Den Europæiske Socialfond i særlige tilfælde ophæves. Stk. 3. Tilskud til projekter bevilget før 1. maj 2000 behandles dog efter bekendtgørelse nr. 910 af 15. oktober 1996 om regnskab og revision m.v. i forbindelse med udbetaling af støttemidler fra Den Europæiske Socialfond. Arbejdsmarkedsstyrelsen, den 1. marts 2001 Lars Goldschmidt /Morten Fenger 1) Rådets forordning (EF) nr. 1260/1999 og Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1784/1999 2) Kommissionens forordning (EF) 1685/2000 3) Kommissionens forordning (EF) 1159/2000 8