FORRETNINGSORDEN FOR NORDFYNS ØKONOMIUDVALG Sagsnummer: 480-2012-115709 Dokumentnummer: 480-2012-257201 Afdeling: Borgmesterkontoret Udarbejdet af: Kim Weel Sørensen
Forretningsorden for Økonomiudvalget Økonomiudvalget er nedsat i henhold til 10 12 i Styrelsesvedtægt for Nordfyns Kommune. Udvalgets område Stk. 1. Økonomiudvalget varetager den umiddelbare forvaltning af de anliggender, der er underlagt det i medfør af styrelseslovens 18, 21 og kapitel V. 1 Stk. 2. Udvalget varetager den umiddelbare forvaltning af løn- og personaleforhold inden for ethvert af kommunens administrationsområder. Udvalget fastsætter regler for borgmesterens og administrationens behandling af personalesager. Stk. 3. Udvalget varetager kommunens økonomiske planlægning og har ansvaret for kommuneplanlægningen samt for en samordnet løsning af kommunens planlægningsopgaver. Udvalget fastlægger de fælles planforudsætninger og bistår de stående udvalg med tilvejebringelse af det nødvendige grundlag for udvalgenes planlægningsopgaver. Udvalget fastsætter generelle forskrifter for planernes tilvejebringelse. Udvalget drager omsorg for udarbejdelse af økonomiske konsekvensvurderinger af de udarbejdede planforslag og foretager indstilling til Kommunalbestyrelsen om planforslagene. Udvalgets erklæring indhentes om enhver sag, der vedrører kommunens planlægningsopgaver, inden sagen forelægges Kommunalbestyrelsen til beslutning. Stk. 4. Udvalget varetager den umiddelbare forvaltning af: Kommunens budget og regnskab Køb, salg og pantsætning af fast ejendom Drift og indvendig vedligeholdelse af bygninger, anlæg og arealer under udvalgets område Kommunalt ejede selskaber. Stk. 5. Udvalget udarbejder forslag og foretager indstilling til Kommunalbestyrelsen om Principper for Økonomistyringen i Nordfyns kommune, jf. styrelseslovens 42. Stk. 6. Udvalget forhandler i fornødent omfang med et stående udvalg inden iværksættelsen af foranstaltninger af væsentlig betydning for det pågældende udvalg. Økonomiudvalget fastsætter regler om: 2 Indberetninger fra den kommunale administration med henblik på udvalgets udøvelse af budget- og bevillingskontrol, jf. Styrelsesvedtægten 12 Side 2 af 8
I hvilket omfang kommunens værdier skal forsikres Kommunens indkøbsfunktioner IT-planlægning Decentraliseringsaftaler Servicestrategi. 3 Økonomiudvalget fører tilsyn med: At forvaltningen af økonomiske midler sker i overensstemmelse med Kommunalbestyrelsens beslutninger og i øvrigt på forsvarlig måde At forvaltningen af kommunens kasser og kommunens regnskabsføring er forsvarlig. At de på årsbudgettet meddelte bevillinger og rådighedsbeløb samt de ved særlig beslutning bevilgede beløb ikke overskrides uden Kommunalbestyrelsens samtykke At kommunens arkivalier opbevares på betryggende måde Løn- og ansættelsesforhold for personale i selvejende institutioner, jf. styrelseslovens 67. Samarbejdet mellem politikere og administration Stk. 1. Kommunalbestyrelsen er enige om at tage ansvar for en velfungerende politisk organisation, som stiller klare rammer for samarbejdet med administrationen. En del af løsningen til dette er udover ovenstående sigtelinier en samarbejdende kommunalbestyrelse, hvor der lægges vægt på den positive dialog og opmærksomhed på kommunens fire værdier: Ordentlighed, synlighed, åbenhed og troværdighed. 4 Stk. 2. Derfor lægger Kommunalbestyrelsen vægt på følgende i det daglige politiske arbejde : Udarbejdelse af dagsordner af høj kvalitet med fokus på udvikling frem for drift Gennemførelse af gode udvalgsmøder med fokus på god mødeledelse og deltagelse Servicering af det politiske niveau med fokus på en tydelig løbende gensidig forventningsafstemning Temadrøftelser med henblik på etablering af fælles solidt grundlag af viden Gensidig opbakning mellem administration og det politiske niveau Klar delegation og tillid til administration om, at opgaven løses og følges op på Tydeligt politisk ansvar for beslutninger Kommunikation af den gode historie og alt det gode, der skabes i og af kommunalbestyrelsen Et godt og attraktivt arbejdsmiljø for Nordfyns Kommune med god trivsel. Stk. 3. Kommunalbestyrelsen lægger vægt på et helhedsorienteret og godt psykisk arbejdsmiljø blandt politikere og administration i et respektfuldt og samarbejdsorienteret klima, dvs. at vi behandler hinanden med respekt og værdighed, og vi taler og lytter åbent til hinanden. Side 3 af 8
Stk. 4. Alle møder i Økonomiudvalget gennemføres med fokus på den aktuelle dagsorden og mødets forventede varighed. Den gensidige forventningsafstemning foretages ved hvert mødes indledning. Delegation 5 Stk. 1. I henhold til Styrelsesloven og Nordfyns Kommunes Styrelsesvedtægt fastsættes den overordnede fordeling af kompetence mellem Kommunalbestyrelsen og de stående udvalg, ligesom der visse steder i speciallovgivningen er fastlagt, hvor beslutningskompetencen ligger. Stk. 3. Nordfyns Kommune er en værdibaseret organisation, og delegationsplanerne skal ses i denne kontekst. Der er brug for klarhed omkring delegationsplanerne, således at samspillet mellem det politiske og administrative niveau er tydeligt, hvilket også medvirker til at styrke sammenhængskraften. Stk. 4. Direktionen i Nordfyns Kommune sikrer en entydig og afgrænset beslutningskompetence i indretningen af den administrative organisation. Stk. 1. Delegationsplanerne fastlægger kompetencen mellem Kommunalbestyrelsen, de stående udvalg, råd, nævn, bestyrelser og administrationen. 6 Stk. 2. Samlet set skal delegationsplanerne sikre, at der er balance mellem kommunalbestyrelsesmedlemmernes behov for hhv. detailkendskab og generelle strategiske overblik, og derved skabe gode rammer for den lokale demokratiske proces. Formand og næstformand Stk. 1. Borgmesteren er formand for udvalget. På det første møde vælger udvalget selv en næstformand efter reglerne om flertalsvalg, jf. styrelseslovens 24, stk. 1. 7 Stk. 2. Hvis formanden er midlertidigt fraværende overtager næstformanden formandshvervet. Udtræder næstformanden, vælges en ny næstformand ved flertalsvalg. Stk. 3. Udvalget kan til enhver tid omkonstituere sig ved valg af næstformand. Mødevirksomhed 8 Stk. 1. Udvalgets møder er ikke offentlige. Stk. 2. Formanden indkalder til udvalgsmøderne. Side 4 af 8
Stk. 3. Der afholdes møde 1 gang hver måned undtagen juli. Mødeplan fastlægges forud for hvert kalenderår. Et udvalgsmedlem kan forlange mødeplanen forelagt Kommunalbestyrelsen. Stk. 4. Ekstraordinært møde afholdes, hvis formanden finder det nødvendigt, eller når det forlanges af et flertal af udvalgets medlemmer. Formanden træffer bestemmelse om tid og sted for mødets afvikling, medmindre udvalget ved flertalsafgørelse har truffet beslutning herom. Ved indkaldelse til mødet giver formanden i videst muligt omfang medlemmerne underretning om de sager, der skal behandles på mødet. 9 Hvis et medlem er forhindret i at deltage i et udvalgsmøde, meddeles dette til formanden eller udvalgets sekretær inden mødets afholdelse. 10 Stk. 1. Kommunaldirektøren deltager i udvalgets møder som sekretær. Desuden kan direktionen samt afdelings- og stabschefer deltage som sagkyndige i behandlingen af sager, der vedrører eller berører deres område, afdeling eller stab. Stk. 2. Udvalget kan tillade andre personer at overvære møderne med henblik på en sags oplysning. Dette kan være både ansatte i kommunens tjeneste eller andre. Stk. 3. Udvalget kan endvidere tillade kommunalbestyrelsesmedlemmer, som ikke er medlemmer af udvalget, at overvære udvalgets behandling af forslag til årsbudget og flerårige budgetoverslag. 11 Møderne afholdes normalt på Bogense Rådhus, men udvalget kan beslutte, at enkelte møder afholdes andetsteds. Indkaldelse til møde 12 Stk. 1. Formanden er ansvarlig for forberedelse, indkaldelse og ledelse af udvalgets møder. Stk. 2. Indkaldelse til ordinære møder sker ved udsendelse af dagsorden til medlemmerne og øvrige deltagere i mødet via Politiker Web senest 3 hverdage forud for mødet. Dagsordner offentliggøres endvidere på kommunens hjemmeside: www.nordfynskommune.dk med de begrænsninger, der følger af bestemmelser om tavshedspligt, mv. Stk. 3. Indholdet af dagsorden godkendes af udvalget ved mødets begyndelse. Side 5 af 8
13 Stk. 1. Ethvert af udvalgets medlemmer kan forlange en sag drøftet på et møde. Stk. 2. Hvis der senest 8 dage før et ordinært møde er fremsat en anmodning om behandling af en sag, er formanden forpligtet til at optage sagen på dagsorden for førstkommende møde. Stk. 3. En sag kan kræves genoptaget, hvis der foreligger nye relevante oplysninger eller ændrede forhold, således at grundlaget for den oprindelige beslutning er ændret. 14 Stk. 1. Når en sag er optaget på dagsorden, udsendes det fornødne materiale til belysning af sagen i fornødent omfang til udvalgets medlemmer sammen med dagsorden, jf. 6, stk. 2. Stk. 2. Bilag, der undtagelsesvis udleveres på selve mødet, tilknyttes efterfølgende de respektive sager på referatet. Stk. 3. Direktionen kan løbende orientere udvalget med henblik på at styrke samspillet mellem det administrative og politiske niveau. Borgmesterkontoret foretager registreringen, og sikrer at orienteringerne efterfølgende sendes til udvalgets medlemmer. Beslutninger og protokol 15 Udvalget er beslutningsdygtigt, når mindst halvdelen af medlemmerne er til stede. Alle beslutninger træffes ved stemmeflertal. 16 Stk. 1. Der føres en protokol over udvalgets møder, hvori dagsorden for mødet og de trufne beslutninger indføres. Stk. 2. Oplysning om fraværende medlemmer indføres i beslutningsprotokollen. Stk. 3. Ethvert medlem kan forlange sin afvigende mening kort tilført beslutningsprotokollen og ved sager, der skal fremsendes til anden myndighed, kræve, at denne samtidig gøres bekendt med indholdet af protokollen. Dersom det pågældende medlem ved sagens fremsendelse ønsker at ledsage denne med en begrundelse for sit standpunkt, skal medlemmet meddele dette til formanden, der fastsætter en frist for aflevering af begrundelsen. Stk. 4. Beslutningsprotokollen skal ved hvert mødes afslutning, efter at det tilførte er oplæst, underskrives af samtlige medlemmer, der har deltaget i mødet. Medlemmerne kan ikke under henvisning til deres stemmeafgivning eller andre grunde vægre sig ved at underskrive protokollen. Side 6 af 8
17 Ethvert medlem kan standse udførelsen af en beslutning, der er truffet af udvalget, ved på mødet til beslutningsprotokollen at erklære, at denne ønsker sagen indbragt til afgørelse af Kommunalbestyrelsen. Dette gælder dog ikke, såfremt der i lovgivningen er fastsat regler, som afskærer Kommunalbestyrelsen fra at behandle den pågældende sag. 18 Referat sendes til udvalgets medlemmer, samt offentliggøres på kommunen hjemmeside med de begrænsninger, der følger af lovgivningens bestemmelser om tavshedspligt, mv. Habilitet og tavshedspligt 19 Et udvalgsmedlem, der er inhabil i forhold til en sag, må ikke træffe afgørelse, deltage i afgørelsen eller i øvrigt medvirke ved behandlingen af den pågældende sag eller være til stede i mødelokalet under sagens forhandling og afstemning. 20 Et udvalgsmedlem skal snarest muligt underrette udvalgets formand eller udvalget, hvis der foreligger forhold, der kan give anledning til tvivl om medlemmets habilitet i forhold til en bestemt sag. Medlemmet kan deltage i udvalgets behandling og afstemning om habilitetsspørgsmålet. 21 Udvalgets medlemmer har tavshedspligt for så vidt angår oplysninger om de synspunkter, vurderinger og argumenter, som fremføres af andre mødedeltagere under udvalgsdrøftelser, og som ikke tilføres beslutningsprotokollen. Dette gælder dog ikke i forhold til medlemmets politiske gruppe. 22 Udvalgets medlemmer har i øvrigt tavshedspligt efter forvaltningslovens 27 og straffelovens 152 og 152 c-152 f, når en oplysning ved lov eller anden gyldig bestemmelse er betegnet som fortrolig, eller når det i øvrigt er nødvendigt at hemmeligholde den for at varetage væsentlige hensyn til offentlige eller private interesser. Side 7 af 8
Forståelse af forretningsorden, ikrafttræden, mv. 23 Udvalgets medlemmer er forpligtet til foreløbig at rette sig efter formandens afgørelse med hensyn til forståelsen af forretningsordenens bestemmelser, men spørgsmålet kan indbringes for udvalget på dettes næste møde. 24 Ethvert medlem af udvalget kan for dette indbringe ethvert spørgsmål om formandens virksomhed, og formanden skal meddele udvalget de oplysninger, dette forlanger. Formanden er i enhver henseende undergivet udvalgets beslutning. 25 Stk. 1. Denne forretningsorden er godkendt af Økonomiudvalget den 16. januar 2013 og gælder, indtil der vedtages en ny forretningsorden. Stk. 2. Ændringer i eller tillæg til forretningsordenen skal behandles i to ordinære udvalgsmøder. Side 8 af 8