Sidst ajourført i januar 2019 Side 1 af 5 beskriver, hvilke personoplysninger, vi indsamler om besøgende på skolens hjemmeside, kommende og nuværende elever og deres forældre samt andre eksterne samarbejdspartnere. Persondatapolitikken beskriver også, hvordan vi håndterer oplysningerne, hvem de deles med og hvornår de bliver slettet igen. Politikken skal opfylde kravene til oplysning om behandling af personoplysninger i EU s Forordning om beskyttelse af persondata (GDPR) 2016/679 af 27. april 2016, som er trådt i kraft 25. maj 2018, samt gældende lov om persondata. Politikken gælder for følgende dataansvarlige organisation: Navn: Aabenraa Friskole og Naturbørnehave Registrering: Skolenummer: 545011 CVR: 61936912 Adresse: Bjerggade 26, 6200 Aabenraa Telefon: 74628610 Mailadresse: post@aabenraafriskole.dk Hjemmeside: www.aabenraafriskole.dk Hvis du har spørgsmål til persondatapolitikken, kan du rette henvendelse til Werner Sternberg, skoleleder Anneli Møller Petersen, sekretær på de angivne kontaktoplysninger. Behandlingsgrundlag for personoplysninger: Afhængig af, om man blot besøger vores hjemmeside, overvejer at søge om optagelse eller om man er optaget, behandler vi forskellige oplysninger om børn og forældre. Skolens lovgivningsmæssige hjemmel for at behandle oplysningerne er lov om friskoler og de hertil knyttede love, som fx lov om folkeskolen, lov om social service, m.fl. Behandlingen af personoplysninger sker på baggrunden af forordningens artikel 6 (almindelige oplysninger), artikel 9 (følsomme oplysninger) og artikel 87 (cpr.nr.). Kommende/Nuværende elev Når en forælder ansøger om optagelse af et barn på skolen, indsamler vi følgende oplysninger: barnets navn, cpr. nummer 1), adresse, alder, køn, klassetrin om barnet går i børnehave / skole nu? (ja/nej) hvis ja, i hvilken børnehave / skole om barnet ønskes optaget i Aabenraa Friskoles naturbørnehave pr. dato:. om barnet ønskes at fortsætte i skoledelen efter børnehaven? (ja/nej) om Barnet ønskes optaget i skoledelen på et bestemt klassetrin pr. dato: om det ønskes at barnet står på venteliste (ja/nej), hvis der ikke er plads lige nu om barnet barnet tidligere har fået hjælp via PPR og lign. (skolepsykolog, fysioterapeut )? (ja/nej) om evt. søskende er optaget eller ønsker optagelse i børnehaven / skolen hvis ja ønskes navn og cpr. nummer oplyst. 1) Vi skal bruge CPR-nr. af hensyn til indberetning til Undervisningsministeriet i forbindelse med tilskud og elevstøtte, til Aabenraa kommune i forbindelse med børnehavetilskud, sprogvurdering samt Danmarks Statistik i forbindelse med lovpligtig uddannelsesstatistik
Sidst ajourført i januar 2019 Side 2 af 5 Når barnet er startet i børnehaven eller på skolen, indsamler vi desuden evt. følgende oplysninger om barnet under ophold i børnehaven / på skolen: særlige helbredsoplysninger så som allergi, lidelser, medicinering (Oplysninger sker med henvisning til GDPR artikel 9 litra a.) sprogvurderinger, karakterer,. sygefravær, andet fravær, særlige aftaler Vi tager billeder og sommetider video fra offentlige arrangementer og begivenheder på skolen. Disse billeder bruger vi til at synliggøre skolens hverdag og undervisningstilbud. Herunder kan vi bruge billeder i markedsføringsøjemed. Det vil sige på trykte brochurer, på skolens hjemmeside, og på skolens profil på sociale medier. Ved tilmeldingen beder vi forældrene om at give samtykke til at offentliggøre billeder, hvor børn kan genkendes. Dette inkluderer også portrætbilleder, herunder klassebilleder eller skolefotos på skolens ForældreIntra, hjemmeside eller Facebookside. Forældre og evt. samlever Når en elev søger om optagelse på Aabenraa Friskole og Naturbørnehave indsamler vi følgende almindelige oplysninger om forældremyndighedsindehavere og eventuel samlever: navn, cpr. nummer, adresse, telefonnumre., e-mail. oplysning om forældremyndigheden betalingsoplysninger til brug for administration af betalingen for opholdet samt kontonummer i forhold til returneringen af depositum. evt. indkomstoplysninger, hvis der ansøges om (delvis) friplads. Besøgende på hjemmeside Vi bruger ikke selv cookies på vores hjemmeside for at føre statistik over diverse data. Dette gør udbyderen for at analysere, hvordan dette websted anvendes. Nogle sider har indhold, som kun kan vises, hvis der gemmes cookies. Data fra cookies bruges ikke til at indsamle personlige oplysninger. Besøgende på vores ForældreIntra Siden indsamler data om besøg på siden, om man evt. har læst meddelelser m.v. samt hvornår. Personoplysninger om dig, som vi indhenter hos andre end dig: Iflg. GDPR Artikel 14, skal vi oplyse om, hvilke oplysninger, vi indsamler om vores børn og forældre hos andre. Vi indsamler først oplysninger hos andre, når barnet er optaget, dog evt. før, hvis oplysningerne er nødvendige for at kunne bedømme, hvor vidt Aabenraa Friskole og Naturbørnehave er det rette sted for barnet. Vi beder om samtykke til at indhente oplysningerne i overensstemmelse med artikel 13. Oplysninger fra tidligere eller nuværende skole / børnehave og PPR: For at give barnet den bedste start og den bedste trivsel og for at sikre det bedste udgangspunkt for pædagogisk planlægning på vores skole / børnehave, indhenter vi oplysninger fra nuværende og/eller forrige skole / børnehave og hvis relevant, hos PPR. Hvis et barn aktuelt er eller tidligere har været indstillet til støtte ved Pædagogisk-psykologisk rådgivning, indhenter vi denne vurdering. Dette gives der samtykke til ved indmeldelsen.
Sidst ajourført i januar 2019 Side 3 af 5 Forældre og evt. samlever: Forældre til kommende elever / børnehavebørn og evt. samlever skal oplyse CPR-nr. med henblik på. at skolen skal kunne varetage dens forpligtelser over for Undervisningsministeriet i forhold til at kunne søge tilskud, og at Undervisningsministeriet kan kontrollere, at eleven ikke er registeret på flere skoler. Tilsvarende gælder det børnehavebørn og Aabenraa Kommune. Sådan behandler skolen oplysningerne: Alle de oplysninger, vi behandler om elever, er nødvendige for at vi kan drive skolen og yde den nødvendige service og omsorg for hver enkelt. De fleste almindelige oplysninger samt cpr-nr. indgår i skolens administration. Det er oplysninger, vi deler med Undervisningsministeriet og kommunen i forbindelse med indberetning af tilskud. Det er kun skolens administrative medarbejdere, der har adgang til oplysninger om evt. indkomst og økonomi. Skolens leder har adgang til alle oplysninger om elever. Det pædagogiske/praktiske personale har adgang til kontaktoplysningerne for eleven og forældrene samt eventuelle personlige oplysninger der har betydning for vedkommendes opgaveløsning. For de elever, som aflægger folkeskolens prøver, er vi forpligtet til at opbevare prøvebeviserne uendeligt. Deling med andre Oplysninger deles i forbindelse med skolens administration med de relevante myndigheder i det omfang, vi er lovgivningsmæssigt forpligtet hertil. Dette er KOMIT (regnskabssystem) Undervisningsministeriet i forhold til tilskud, Optagelse.dk i forhold til tilmelding til ungdomsuddannelser Tilbagemelding.dk Aabenraa Kommune i forhold til Kommunalt tilskud, Sydtrafik i forhold til buskort, Fordelingssekretariat i forhold til evt. fripladstilskud, Uni-Login i forhold til SkoleIntra og UNI-Login i forhold til IT-baserede undervisningsmaterialer / læringsplatforme Gyldendal, Clio-online, e-mat, MV Nordic m.v. Personoplysninger knyttet til UNI-Login er: Navn, cpr. Nummer, klassetrin, skolenavn, e-mail (elevens skolemail). Vi har underskrevet databehandleraftaler med alle udbydere, der anvender Uni-login. De har forpligtet sig til at tage behørige forholdsregler til beskyttelse af persondata om vores elever. I enkelte tilfælde overføres data til servere i tredjelande. Alle interesserede kan henvende sig til skolens administration for gennemsyn af databehandleraftaler. Sletning Når eleven forlader skolen, sletter vi senest ved årsskiftet alle oplysninger, som ikke er nødvendige at bevare af hensyn til dokumentation i forbindelse med regnskabsaflæggelsen,
Sidst ajourført i januar 2019 Side 4 af 5 jf. regnskabsbekendtgørelsen. Oplysninger til brug for regnskabsaflæggelsen slettes fem år efter afslutningen af det pågældende regnskabsår. Disse oplysninger omfatter: Navn, klassetrin, cpr-nr., antal ugers skolegang på friskolen, betalingsoplysninger i forbindelse med skolegangen. Oplysninger om personer på venteliste slettes senest når forældrene ikke længere ønsker barnet på venteliste eller når barnet har nået en alder, så det ikke længere kan få en plads. Afgangsprøvebeviser opbevares uendeligt. De registreredes rettigheder Indsigt Som registreret har du ret til at få indsigt i de personoplysninger, som vi behandler om dig. Ved at skrive til os (på ovenstående adresse se under pkt.1) kan du anmode om indsigt i de personoplysninger, som vi har registreret om dig, herunder de formål, som oplysningerne er indsamlet til. Vi vil efterkomme din indsigtsanmodning så hurtigt som muligt. Skolen kan tage et gebyr for dette arbejde. Dette skal være et rimeligt gebyr under hensyn til de administrative omkostninger ved at give de pågældende oplysninger. Datatilsynet skriver på deres hjemmeside, at den private dataansvarlige kan kræve 10 kr. for hver påbegyndt side, men at betalingen ikke kan overstige 200 kr. (Se evt.: https://www.datatilsynet.dk/borger/mine-rettigheder/indsigt/) Berigtigelse og sletning Du har ret til at anmode om korrektion, supplerende behandling, sletning eller blokering af de personoplysninger, vi behandler om dig. Vi vil efterkomme din anmodning så hurtigt som muligt, i det omfang det er nødvendigt. Hvis vi ikke kan imødekomme din anmodning, kontakter vi dig. Begrænsning af behandling Du har under særlige omstændigheder ret til at få begrænset behandlingen af dine personlige oplysninger. Kontakt os venligst, hvis du ønsker en begrænsning af behandlingen af dine personoplysninger. Dataportabilitet Du har ret til at modtage dine personoplysninger (kun oplysninger vedrørende dig selv, som du selv har givet os) i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format (dataportabilitet). Indsigelsesret Du har ret til at bede os om ikke at behandle dine personlige oplysninger i de tilfælde, hvor behandlingen er baseret på artikel 6, stk. 1 (e) (opgave i samfundets interesse eller offentlig myndighedsudøvelse) eller artikel 6, stk. 1 (f) (legitim interesse). Du kan til enhver tid udøve retten til indsigelse ved at kontakte os.
Sidst ajourført i januar 2019 Side 5 af 5 Tilbagekaldelse af samtykke Hvis behandlingen af personoplysninger er baseret på samtykke, har du til enhver tid ret til at trække dit samtykke tilbage. Din tilbagetrækning påvirker ikke lovligheden af den behandling, der blev gennemført, før du trak dit samtykke tilbage. Kontakt os venligst, hvis du ønsker at tilbagekalde dit samtykke. Du skal være opmærksom på, at det i nogle tilfælde kan medføre, at barnet ikke kan fortsætte på skolen / i børnehaven, hvis vi fx ikke må behandle oplysninger om barnets helbred eller behov for faglig støtte mv. Eventuelle konsekvenser ved ikke at afgive personoplysninger Såfremt du er forpligtet til at give oplysninger om dig selv eller dit barn til os, så vil det fremgå dér, hvor vi indsamler oplysningerne. Hvis du ikke vil afgive de personoplysninger, som vi beder om, så kan det have den konsekvens, at der ikke kan beregnes tilskud eller at vi ikke kan optage barnet. Sikkerhed Skolens behandling af personoplysninger er underlagt vores IT- og Sikkerhedspolitik. Vores IT- og Sikkerhedspolitik indeholder ligeledes regler for gennemførelse af risikovurdering og konsekvensanalyse af eksisterende, samt nye eller ændrede behandlingsaktiviteter. Vi har implementeret interne regler og procedurer for opretholdelse af passende sikkerhed fra det tidspunkt, hvor vi indsamler personoplysninger frem til sletning, ligesom vi alene overlader vores behandling af personoplysninger til databehandlere, som opretholder et tilsvarende passende sikkerhedsniveau. Klage til tilsynsmyndighed Hvis du er utilfreds med vores behandling af dine personoplysninger, kan du klage til det danske datatilsyn: Datatilsynet, Borgergade 28, 5. sal, 1300 København K., telefon 33 19 32 00, e-mail: dt@datatilsynet.dk Opdatering af denne Politik Aabenraa Friskole og Naturbørnehave er forpligtet til at overholde de grundlæggende principper om beskyttelse af personoplysninger og databeskyttelse. Vi gennemgår derfor regelmæssigt denne politik for at holde den opdateret og i overensstemmelse med gældende principper og lovgivning. Denne Politik kan ændres uden varsel. Væsentlige ændringer af politikken vil blive offentliggjort på vores hjemmeside sammen med en opdateret version af politikken. Eventuelle ændringer, vi måtte foretage i nærværende politik i fremtiden, vil blive offentliggjort på denne side og kan eventuelt blive meddelt dig via e-mail.