Tilskudsregler for Kultur & Fritid 2014
Indholdsfortegnelse Foreningsarbejdet 2014... 3 Folkeoplysende foreninger... 4 Børneattester... 5 Medlemstilskud... 5 Åbne klubber...6 Lokaletilskud...6 Lokaletilskud til Fitness-foreninger... 7 Kursustilskud... 7 Tilskud til opkridtning og klargøring af baner... 7 Rideklubber...8 Idrætshallerne...8 Foreningers brug af haller og svømmehaller...9 Foreningernes brug af svømmehaller...9 Voksenundervisning Aftenskoler...10 Forsamlingshuse og sognegårde... 11 Lokalarkiver... 11 Udlån og anvisning af kommunale lokaler...12 Puljer - Fritidsudvalget...12 Præsentation af personale...14 Denne pjece er udarbejdet af Kultur & Fritid Januar 2014 2
Foreningsarbejdet 2014 Denne pjece er tænkt som et funktionelt værktøj i dagligdagen. Vi ved at foreningslederne er glade for den også selvom hjemmesiden og Fritidsportalen informerer på mange af områderne. Derfor vælger vi at udgive pjecen igen tilpasset til 2014. En ny Folkeoplysningspolitik blev vedtaget i Hedensted Kommune. Den gælder fra 01.01.2012. Politikken kan læses på kommunens hjemmeside. Fritidsudvalget er netop valgt for denne byrådsperiode. Udvalgets sammensætning ses også på www.hedensted.dk Kultur og Fritid. Det er afgørende med et godt samarbejde mellem kommunen og foreningslivet. Målet er, at det frivillige foreningsarbejde skal stimuleres så meget som overhovedet muligt. Vi ved, at I bruger rigtig mange timer, så jeres medlemmer får gode oplevelser og udfordringer. Blandt andet derfor sætter Fritidsudvalget fokus på frivilliges vilkår og muligheder. Kultur & Fritid startede i slutningen af 2009 med at udsende et nyhedsbrev. Det kræver dog en lille indsats at blive modtager af fritids- INFO. Også her skal du ind og melde dig til på vores hjemmeside. Det er også vigtigt, at I frivillige ved, at I inviteres til et aktivt medspil. Gode forslag og initiativer fra foreningslivet og enkelt personer vil altid blive taget åbent imod. Samtidig forventer vi også, at I bakker op om de initiativer, som I bliver tilbudt. Gearing i forhold til omgivelsernes krav og forventninger betyder udvikling og forandring. Det kan kommunen og foreningslivet sammen. I 2009 havde vi særlig fokus på uddannelse. I 2010 fokuserede vi på informationsniveauet, og i 2011 var Folkeoplysningsudvalget atter stimulerende for foreningslivet i den positive retning med gode uddannelsestilbud. Al uddannelse vil blive bakket op. HUSK også projekt Conventus og Fritidsportalen det er en selvfølge, at alle foreninger bliver tilknyttet! Al kommunikation og indbe- 3
retninger fra foreningerne til forvaltningen skal gå gennem Conventus. Forvaltningen skal også kommunikere med foreningerne ad denne vej. Så alle skal i gang med denne proces. Jo før jo bedre! Det er fremtidens kommunikationsplatform, og det gælder alle foreninger i Hedensted Kommune, ellers er der risiko for, at vigtige ting kan gå tabt. Held og lykke med foreningsarbejdet i 2014. Hans Vacker Formand for Fritidsudvalget Folkeoplysende foreninger En godkendt forening, der modtager kommunale tilskud skal senest den 1. maj indsende en beretning samt et revideret regnskab. Regnskabet skal være underskrevet af alle i bestyrelsen. Årsberetningen indberettes på en formular, som der linkes til fra Conventus. Hvis forvaltningen ikke har modtaget regnskab og beretning rettidigt bortfalder retten til tilskud. Hvis foreningen får ny formand, ny kasserer eller nye bestyrelsesmedlemmer, skal foreningen selv rette oplysningerne i Conventus. Ved vedtægtsændringer skal foreningen indsende de nye vedtægter. Alle foreninger, der modtager kommunale tilskud, skal have et CVR nummer tilknyttet en NemKonto. CVR nummeret skal fornyes hvert 3. år, se www.webreg.dk Foreningerne skal endvidere have en digital postkasse til modtagelse af post fra det offentlige. Blanketter og ansøgningsskemaer findes i Conventus. 4
Børneattester Alle folkeoplysende foreninger, der modtager tilskud eller får anvist lokaler, har pligt til at afgive erklæring om indhentelse af børneattester til den kommune, foreningen er hjemmehørende i. Det er foreningens tegningsberettigede efter vedtægterne, der skal afgive erklæringen på foreningens vegne. Erklæringen afgives nu for året 2014, og den rummer en løbende forpligtelse for foreningen til gennem hele tilskudsåret at indhente børneattester. Erklæringen findes på www.conventus.dk under Børneattest, og den indsendes en gang årligt. For 2014 skal erklæringen være indsendt senest 31. december 2013. Medlemstilskud Som noget nyt skal I ikke bruge de normale blanketter, når I indsender medlemstal pr. 31.12. og søger medlemstilskud for det kommende år. I skal i stedet for indberette jeres medlemstal fra Conventus. I systemet ligger der allerede en boks på den kommunale startside, som hedder Medlemsstatistik. Her kan I med få klik indsende jeres medlemstal til Hedensted Kommune og de store organisationer såsom DGI, DIF og Dansk Firmaidræt. Medlemstilskuddet beregnes som et årligt tilskud pr. aktivitetsmedlem på grundlag af antallet af aktivitetsmedlemmer 0-25 år i foreningen pr. 31.12. året før fordelingsåret. Der kan endvidere søges medlemstilskud til handicappede medlemmer over 25 år, som er bosiddende i Hedensted Kommune. Aktive medlemmer 0-25 år defineres som medlemmer, der selvstændigt har indmeldt sig i foreningen og som har betalt kontingent i minimum 3 måneder for aktivt medlemskab. Bestyrelsesmedlemmer, trænere m.fl. 0-25 år, som har fri kontingent tælles med som aktive medlemmer. 5
For særlige omkostningstunge vandsportsgrene er fordelingsbeløbet forøget med 50 %. Ingen forening kan modtage medlemstilskud, som overstiger kontingentindtægterne for medlemmer under 25 år. I 2014 er medlemstilskuddet fastsat til 163 kr. pr. aktivitetsmedlem. I en tilskudsmodtagende forening skal mere end 50 % af medlemmerne på opgørelsestidspunktet have bopæl i Hedensted Kommune. Hvis dette ikke er tilfældet, opnås kun tilskud til de medlemmer, som har bopæl i kommunen. Ansøgningsfrist for medlemstilskud er den 10. januar 2014. Medlemstilskud for 2014 udbetales april/maj måned såfremt vi har modtaget underskrevet regnskab, beretning samt erklæring om børneattest. Åbne klubber En åben ungdomsklub defineres som en folkeoplysende forening, der driver ulønnet klubvirksomhed og samvær for børn og unge op til 18 år. Såfremt klubvirksomheden ikke foregår i kommunale lokaler, kan der søges om lokaletilskud. Klubbens åbningssæson skal som minimum være 1.10 til 31.03. Ingen forening kan modtage medlemstilskud, som overstiger kontingentindtægterne for medlemmer under 25 år. Tilskuddet udbetales som medlemstilskud. Lokaletilskud Til de tilskudsberettigede omkostninger i henhold til Folkeoplysningsloven gives der et lokaletilskud på 70 %, svarende til lokaletilskuddet til idrætshallerne. Dog højest 70 % af taksten fra Kommunernes Landsforening, som i 2014 er på 124,25 kr. pr. time. 6
Omfatter foreningens samlede aktiviteter deltagere over 25 år, nedsættes tilskuddet forholdsmæssigt svarende til disse medlemmers andel af foreningens samlede antal medlemmer. Dog ikke nedsættelse for ledere og instruktører over 25 år. Vedrørende tilskud ved brug af idrætshaller læs mere under afsnittet om idrætshaller. Ansøgningsfrist for lokaletilskud er den 30. juni og den 15. december. Lokaletilskud til Fitness-foreninger Der kan søges lokaletilskud til foreningsbaserede fitness aktiviteter, hvor der er tale om aktiviteter på hold. Det betyder, at der skal være min. 6 medlemmer til aktiviteten for at timen er tilskudsberettiget. Der er ingen lokaletilskud til timer, hvor folk selv låser sig ind og træner individuelt. Foreningen skal dokumentere aktivitetstimerne i forbindelse med ansøgning om lokaletilskud. Kursustilskud Der gives kursustilskud svarende til 75 % af foreningernes dokumenterede kursusafgifter, dog max. 2000 kr. pr. person pr. år. Der gives tilskud til den samlede kursusafgift, dog ikke til transport. Kurser, der afviger væsentligt fra landsorganisationernes kurser, er ikke tilskudsberettigede. Der søges for et år af gangen og ansøgning fremsendes senest den 31. december til udbetaling i april/maj. Tilskud til opkridtning og klargøring af baner Der gives ikke tilskud til vanding: Hverken vandafgift, vandafledningsafgift, vandingsredskaber eller på andre måder. 7
Opkridtning og klargøring af fodboldbaner og tennisbaner udløser et banetilskud på 2.120 kr. pr. bane, mens håndboldbaner / 7 mandsbaner udløser et banetilskud på 1.060 kr. Tilskud til opkridtning og klargøring af baner udbetales i april/maj måned efter opgørelse af baner fra Teknisk Afdeling. Rideklubber Lokaletilskuddet til rideklubber fordeles på baggrund af det afsatte budgetbeløb. I 2014 er niveauet 945.950 kr. Tilskuddet fordeles procentvis til rideklubberne ud fra en model, hvor 50 % fordeles på baggrund af medlemstal (31.12. foregående år) og 50 % fordeles på baggrund af dokumenterede omkostninger. Tilskuddet udbetales forud med et acontobeløb pr. kvartal. Senest 1. februar indsender rideklubberne dokumentation for alle tilskudsberettigede omkostninger, hvorefter vi opgør lokaletilskud for det pågældende år. Den enkelte rideklub vil herefter modtage en afregning for året, som vil give et rest beløb eller en regning med krav om tilbagebetaling af for meget modtaget i tilskud. Idrætshallerne Den økonomiske model for kommunens idrætshaller er baseret på 3 pinde: Driftstilskud Lokaletilskud til foreningernes brug af hallerne Lokaletilskud til møde- /omklædningsrum Driftstilskud Der gives et driftstilskud på 409.786 kr. pr. hal og der gives 83.609 kr. for en gymnastiksal. Driftstilskuddet udbetales i 2 rater pr år, i henholdsvis januar og juli måned. 8
Lokaletilskud til foreningernes brug af haller: De Folkeoplysende foreninger betaler en timetakst på 405 kr. inkl. moms for en almindelig hal. Hertil giver kommunen et lokaltilskud på 70 % svarende til 284 kr., hvormed foreningernes egenbetaling bliver 121 kr. pr time. Foreningerne betaler sin andel direkte til idrætshallen. Lokaletilskud til møde- /omklædningsrum Lokaletilskud tildeles hallerne på baggrund af en huslejetakst pr. m 2 for omklædningsrum til brug ved udendørs sport, klublokaler, mødelokaler m.v. Idrætshallerne modtager lokaletilskuddet for at lade kommunens folkeoplysende foreninger få gratis adgang til møderum og klublokaler. Det er op til idrætshallens bestyrelse at vurdere, hvorvidt det er hensigtsmæssigt at udleje klublokaler/foreningslokaler til anden side, når klubben ikke har reserveret eller bruger lokalet. Ingen klub har krav på eget klubrum, men hvis lokalet også skal udlejes til anden side skal der tages hensyn til klubbens aktiviteter/ejendele f.eks. ved at bygge aflåste skabe m.v. Lokaletilskuddet udbetales i 2 rater pr. år, i henholdsvis januar og juli måned. Institutionernes brug af hallerne Kommunens institutioner (skoler, SFO, børnehaver og dagpleje) har gratis adgang til hallerne. Skoleledelsen og halbestyrelsen/inspektøren skal hvert år planlægge skolernes, børnehavernes og dagplejens brug af hallerne i det kommende skoleår. På baggrund af denne planlægning kan idrætshallerne frit udleje hallen til anden side i de timer der ikke anvendes af skolen. I planlægningen af institutionernes brug skal der tages hensyn både til skolernes skemaplanlægning og til hallernes muligheder for at udleje til anden side. Idrætshallernes regnskaber skal revideres af en registreret revisor. 9
Foreningers brug af haller og svømmehaller Hvis en forening ønsker/påtænker at igangsætte aktiviteter, der medfører en forøgelse af foreningens forbrug af timer i haller eller svømmehaller set i forhold til sidste år, skal foreningen forud indsende en opgørelse/forespørgsel om den forventede udvidelse af timetallet for at få godkendt lokaletilskuddet til timeforøgelsen Foreningernes brug af svømmehaller Alle foreninger, der anvender svømmehallerne i Hornsyld, Hedensted og Tørring skal betale en egenbetaling i 2014 på 291,50 kr. pr. time. Voksenundervisning Aftenskoler Der gives tilskud til undervisning, studiekredse, foredragsvirksomhed og debatskabende aktiviteter for voksne og for børn og voksne sammen. Tilskud ydes som en årlig beløbsramme til foreningen til aflønning af lærere og ledere inden for den folkeoplysende voksenundervisning. Ansøgningsfrist 1. november året før. Foreningen skal afsætte 10 % af bevillingen til debatskabende aktiviteter. Det er en forudsætning for tilskuddet, at aflønning af ledere og lærere er i overensstemmelse med det løncirkulære, som udsendes af Undervisningsministeriet. Den enkelte aftenskole kan af sit tilskudstilsagn fratrukket 10 % afsætte op til 40 % til aktiviteter tilrettelagt som fleksible tilrettelæggelsesformer, der kan afregnes på andre udgiftstyper end lærer- og lederløn. Der er tale om en kan bestemmelse, og aftenskolerne kan således vælge udelukkende at tilbyde traditionel aftenskoleundervisning. Senest den 1. marts i året efter tilskudsåret indsender den enkelte forening et revideret regnskab for det seneste afsluttede tilskudsår. 10
Tilskuddet til undervisning afregnes så kommunens tilskud til lønudgiften maksimalt må udgøre 1/3 for undervisning, studiekredse og foredrag. For handicapundervisning må kommunens tilskud maksimalt udgøre 8/9 af lønudgiften. Ved blandede hold afregnes forholdsmæssigt mellem handicappede og ikke handicappede. For instrumentalundervisning må kommunens tilskud maksimalt udgøre ½ af lønudgiften. Såfremt tilskuddet overstiger 1/3 og/eller 8/9 og/eller ½ skal det for meget udbetalte tilbagebetales til kommunen. Forsamlingshuse og sognegårde Forsamlingshuse og sognegårde modtager et årligt tilskud. Kommunalt ejede forsamlingshuse/sognegårde, hvor kommunen står for udvendig vedligeholdelse og andre bygningsudgifter tildeles kun 50 % tilskud. I 2014 er tilskuddet på 22.080 kr. pr. forsamlingshus og 11.040 kr. for forsamlingshuse med 50 % tilskud. Tilskuddet udbetales i februar/marts måned, såfremt vi har modtaget revideret og underskrevet regnskab. Lokalarkiver Der gives et direkte tilskud til lokalarkiverne på 103.000 kr. 26 % heraf svarende til 27.000 kr. samles i en central pulje som administreres af bestyrelse for Lokalhistorisk Samvirke i Hedensted Kommune. Pengene kan frit disponeres til f.eks. IT, konsulenttimer, arrangementer m.v. 74 % fordeles i direkte tilskud til de 18 lokalarkiver. Tilskuddet fordeles med 1/19-del til hvert lokalarkiv, men 2/19-dele til Hedensted Lokalarkiv som følge af de særlige forhold, der her gør sig gældende. (Der er kun et lokalarkiv i Hedensted, hvilket betyder at der skal dækkes et langt større geografisk område, med heraf følgende større aktivitet). 11
I praksis vil det betyde, at hvert lokalarkiv i 2014 vil modtage 4.000 kr. og Hedensted Lokalarkiv vil modtage 8.000 kr. Pengene administreres af lokalarkiverne. Tilskuddet udbetales i januar måned, og lokalarkiverne skal indsende regnskab hvert år senest den 15.01. Udlån og anvisning af kommunale lokaler Udlån af kommunale lokaler på skoler og i institutioner i Hedensted Kommune sker i overensstemmelse med gældende love samt regelsæt for lån af lokaler. Altid under hensyntagen til de pågældende lokalers primære formål og hensigtsmæssig brug af lokalerne. Bestilling og reservering af lokaler sker ved elektronisk henvendelse til skolen eller institutionen, som bekræfter reservationen inkl. evt. udstyr. Blanketten findes på www.hedensted.dk under Kultur og Fritid. Puljer Fritidsudvalget Fritidsudvalgets udviklingspulje kan søges til kulturelle og folkeoplysende initiativer. - Kriterierne kan ses på Fritidsportalen og på Hedensted Kommunes hjemmeside. (Det er ikke et krav, at ansøgere til denne udviklingspulje er organiseret i en folkeoplysende forening.) Ansøgninger skal fremsendes elektronisk via ansøgningsskema på kommunens hjemmeside www.hedensted.dk 12
Kultur og Fritid Deadline for ansøgninger og indsendelse af regnskab og beretninger 2014 Jan Feb Mar Apr Maj Juni Juli Aug Sep Okt Nov Dec Erklæring om indhentelse af børneattest 31. Medlemstilskud 10. Lokaletilskud 30. 15. Kursustilskud 31. Tilskud til kridt 10. Voksenundervisning 1. 1. Lokalarkiver - regnskab 15. Forsamlingshuse - regnskab 15. Sognegårde - regnskab 15. Rideklubber, tilskudsberettigede omkostninger 1. Regnskab og beretning 1. Ansøgningsskema findes i Conventus.
PRÆSENTATION AF PERSONALE Frans T. Andersen Kultur- & Fritidskonsulent Tlf. 7975 5099/2119 0811 E-mail: frans.andersen@hedendsted.dk Mit kendskab til I frivillige i foreningslivet i Hedensted Kommune vokser heldigvis år for år. Det er rart at møde jer på jeres hjemmebane og til de initiativer Hedensted Kommune laver for og sammen med jer. I skal vide, at I altid er velkomne til at henvende jer, ligesom I også kan opleve at få en henvendelse fra mig. Foreningerne kan bruge mig til foreningsudvikling herunder de nævnte uddannelsestiltag for ledere og trænere. Mange foreninger mærker besværligheder ved rekruttering af nye frivillige. Også på dette område er der idéer at hente i et samarbejde med mig. Alle skal arbejde med de overskrifter, der stadigvæk med mellemrum findes i aviserne, der beklager leder- og trænermangel dem skal vi til livs! De vil blive ved med at være der, hvis vi ikke bliver dygtigere til foreningsdrift så vi skal ind i kampen sammen! Og det er nu det sker bl.a. gennem nye IT-redskaber. På kommunens hjemmeside kan du tilmelde dig fritidsinfo. I dette nyhedsbrev bestræber vi os på at informere foreningslivet om de udviklingstiltag, der er gang i. Foreningslivet kan også bruge dette medie til informationer til hinanden, når der er gode historier at fortælle. Ofte skal der formuleres og sendes ansøgninger til diverse puljer og fonde. På dette felt kan det ligeledes være godt med sparring. Jeg vil glæde mig til samarbejdet med jer. 14
Administrative medarbejdere: Inger Slumstrup E-mail: inger.slumstrup@hedensted.dk Telefon 7975 5105 Christina Hermansen E-mail: christina.hermansen@hedensted.dk Telefon: 7975 5104 Vi administrerer og rådgiver kommunens folkeoplysende foreninger om tilskudsreglerne for Kultur og Fritid. Vi hjælper og rådgiver gerne foreningerne, såfremt der måtte være spørgsmål til vedtægter, budgetter, regnskaber, årsberetninger, tilskud, puljeansøgninger, Conventus m.v. Vi rådgiver også gerne ved etablering af nye foreninger, om de muligheder og krav der er ved etablering af en ny folkeoplysende forening. Vi glæder os til samarbejdet. 15
Kultur & Fritid Tofteskovvej 4, 7130 Juelsminde T: 7975 5000 www.hedensted.dk