Rapport om praksis på tilgængelighedsområdet i 2017, jf. arkivlovens 39, stk. 3

Rapport om praksis på tilgængelighedsområdet i 2017, jf. arkivlovens 39, stk. 3 2018

Indhold Indledning... 3 Arkivloven... 4 Arkivudvalg... 4 Indsamling og bevaring... 5 Udskudt aflevering... 5 Bestemmelser om bevaring og kassation af arkivalier... 5 Forlængede tilgængelighedsfrister... 7 Tilsyn med offentlige myndigheders arkivdannelse... 7 Praksis vedrørende dispensationer... 8 Tilladelser og afslag... 8 Digitalt skabte arkivalier... 9 Sagsbehandlingstider... 10 Kommuner og kommunale offentlige arkiver... 12 Betingelser for størst mulig åbenhed... 12 Tilsidesættelse af vilkår... 12 Bilag 1: TILGÆNGELIGHEDSSTATISTIK 2017... 13 Bilag 2: TILGÆNGELIGHEDSSAGER I KOMMUNERNE 2017... 14 Bilag 3: AFSLAGSREGESTER 2017... 17 A: Arkivalier, der er under 20 år gamle. Arkivlovens 22, stk. 1, jf. 33, nr. 3... 17 B: Arkivalier, der indeholder oplysninger om enkeltpersoners private forhold. 23, stk. 1... 17 C: Arkivalier, for hvilke der er fastsat en særlig længere tilgængelighedsfrist end 20 år. 27... 23 E: Arkivalier, som omfatter sager indenfor strafferetsplejen. 24... 27 PRA. Private arkivalier, hvor tilladelse til benyttelse meddeles af Rigsarkivaren... 29 PDO. Private arkivalier, hvor tilladelse til benyttelse meddeles af donator.... 30 2

Indledning I henhold til arkivlovens 39, stk. 1, nedsætter kulturministeren et udvalg, som skal vurdere de offentlige arkiver og myndighedernes praksis på tilgængelighedsområdet. Udvalget udøver sin virksomhed på grundlag af en årlig rapport om tilgængelighedspraksis. Rapporten udarbejdes af rigsarkivaren, der kan indhente oplysninger om praksis på tilgængelighedsområdet fra de myndigheder, der er omfattet af arkivloven. Rapporten for 2017 er udarbejdet efter samme principper som rapporterne for de tidligere år. 3

Arkivloven Der har i 2017 ikke været ændringer i arkivloven. Arkivudvalg Siden seneste arkivlov fra 2002 er der sket en væsentlig digitalisering af den offentlige forvaltning. De offentlige myndigheders informationer produceres, deles og opbevares i dag i langt de fleste tilfælde digitalt. Til at afdække, hvilke konsekvenser digitaliseringen af den offentlige forvaltning har for arkivlovgivningen, nedsatte Regeringen i efteråret 2016 et arkivudvalg med det formål at afdække, hvilke konsekvenser digitaliseringen af den offentlige forvaltning har for arkivlovgivningen. Udvalget har samtidig overvejet konsekvenserne af EU's databeskyttelsesforordning for arkivmæssig behandling og adgang til personoplysninger i offentlige arkiver. Udvalget arbejdede i hele 2017 og afsluttede sit arbejde i foråret 2018. På grundlag af udvalgets rapport udarbejdes et forslag til lov om ændring af arkivloven, der forventes fremsat for Folketinget i efteråret 2018. I rapporten for 2018 bringes en detaljeret redegørelse for databeskyttelsesforordningen og for ændringerne af lovgivningen. 4

Indsamling og bevaring Udskudt aflevering Papirarkivalier Arkitektskolen, Det Kongelige Danske Kunstakademis Skoler, Konservatorskolen, Det Kongelige Danske Musikkonservatorium, University College Nordjylland og Syddansk Universitet. Udskudt aflevering er besluttet, da arkivalierne fortsat er i administrativ brug. For disse uddannelsesinstitutioner er der tale om enkelte rækker af personalesager, resten er eksamensrelateret materiale (karakterlister, protokoller, uddannelsesbeviser mv. samt studieordninger), der alt sammen er relevant i forhold til deres opgave med at (gen)udstede eksamensbeviser i op til 30 år, jf. Eksamensbekendtgørelsen. Retten i Esbjerg Der er givet tilladelse til udskudt aflevering på skiftesager o.l. fra 1980 2006, da sagerne er i hyppig administrativ brug. Arkiveringsversioner af data og dokumenter i IT systemer: Lægemiddelstyrelsens Katalog af Totaloplysninger (KAT) har fået en tilgængelighedsfrist på 60 år i henhold til Arkivloven 27, stk. 1 nr. 5 og 6. KAT indeholder oplysninger om sammensætning af lægemidler, og offentliggørelse af dem er af stor betydning for lægemiddelvirksomheders konkurrenceevne. Bestemmelser om bevaring og kassation af arkivalier Kommunerne opdaterede bestemmelser I 2017 blev gennemført offentlig høring af opdaterede bevarings og kassationsbestemmelser for kommunerne på baggrund af en indstilling fra en projektgruppe bestående af KL, Silkeborg Stadsarkiv, Bornholms regionsarkiv og Rigsarkivet. Høringen løb frem til 24. marts 2017, og efterfølgende blev høringssvarene behandlet. Den opdaterede bekendtgørelsestekst blev godkendt af Rigsarkivets direktion d. 8. januar 2018, hvorefter bekendtgørelsen blev udstedt. De væsentligste ændringer i bekendtgørelsen i forhold til tidligere er: Papirarkivalier Kommunale børnesager skal nu bevares, hvor det tidligere kun var sager, hvor børnene var tvangsanbragt, som blev bevaret. 5

Personlige ligningssager fra SKAT for årene 1979, 1989 og 1999 kasseres, da oplysningerne findes i digital form i Rigsarkivet Selskabsligningssager for årene 1989 og 1999 kasseres, da oplysningerne findes i digital form i Rigsarkivet. Derimod bevares årgang 1979 fortsat på papir, da der ikke findes data for denne årgang. Data og dokumenter i it systemer Kommunale trafiktællinger skal bevares Sager om flygtninge og integration skal bevares, såfremt de kan udsøges i systemerne Data og dokumenter i Socialtilsynenes sagshåndteringssystemer bevares Kliniske kvalitetsdatabaser og forskningsdata hos kommunerne bevares De nye bestemmelser findes på Rigsarkivets/Retsinformations hjemmeside: https://www.retsinformation.dk/forms/r0710.aspx?id=198687 Regionerne projekt i gang om opdaterede bestemmelser for regionale myndigheders arkivalier Der blev i 2017 nedsat en projektgruppe til at opdatere bevarings og kassationsbestemmelser for regionale myndigheder. Der er i projektet særlig fokus på følgende områder: Forskningsdata De ca. 60 kliniske kvalitetsdatabaser (der er bl.a. kommet ny lovgivning på området) Bevaringen af materiale fra de videnskabsetiske komiteer EPJ er (elektroniske patientjournaler), hvorfra data ikke overføres til E journal SUP (fælles regionalt system, som afleverer data til Rigsarkivet) Byggestyringssystemer Kassation i regionale ESDH systemer og andre it systemer med dokumenter Projektgruppen består af: Rigsarkivet (projektledelse), Professor/overlæge ved Aarhus Universitetshospital, Regionernes Kliniske Kvalitetsudviklingsprogram, Region Nordjylland, og OPEN/Syddansk Universitet. Danske Regioner har valgt alene at deltage i arbejdet i en referencegruppe. Indstilling om opdaterede bestemmelser forventes at blive sendt i offentlig høring i efteråret 2018. 6

Statslige myndigheder Der er løbende udarbejdet nye bestemmelser for statslige myndigheders papirarkivalier og data i it systemer, som offentliggøres via Daisy. Der er i 2017 ikke udstedt bekendtgørelser for enstypemyndigheders arkivdannelse. Forlængede tilgængelighedsfrister Papirarkivalier Der er fastsat længere tilgængelighedsfrist for Justitsministeriets Sikkerhedsarkiv, da arkivet indeholder sager og dokumenter fra PET, og der i forvejen er fastsat en 80 års frist for visse af PET s dokumenter. Det drejer sig bl.a. om materiale vedrørende Regeringens Sikkerhedsudvalg og Embedsmandsudvalget for Sikkerhedsspørgsmål, materiale vedrørende Folketingets Udvalg vedrørende Efterretningstjenesterne, materiale hidrørende fra Wendler Pedersen Udvalget, og materiale der i øvrigt vedrører efterretningstjenesternes arbejde. Tilsyn med offentlige myndigheders arkivdannelse Der er ikke gennemført nye (total)tilsyn med offentlige myndigheders arkivdannelse i 2017, men som en udløber af tidligere tilsyn med kommunerne og regioner er der givet påtale for uhjemlet kassation i følgende sager: Samsø Kommune kassation af arkiver fra kommunens institutioner Nibe Sygehus kassation af papirarkivalier Sygehuse i Region Syddanmark kassation af papirarkivalier For de statslige myndigheders vedkommende arbejdes der forsat med tilsyn for sags og dokumenthåndteringssystemer, hvor myndigheden efter 2 års brug af systemet skal redegøre for, om det anvendes som beskrevet ved godkendelse af systemet i forbindelse med ibrugtagning. Tilsynet giver Rigsarkivet et indblik i myndighedernes registreringspraksis og giver mulighed for, at arkivet kan rådgive og påtale uhensigtsmæssig brug (eller manglende brug). 7

Praksis vedrørende dispensationer Tilladelser og afslag Som i de foregående år fører sagsbehandlerne i Rigsarkivet statistik over de afgørelser, der træffes i årets løb, jf. rigsarkivarens instruks om behandling af tilgængelighedssager, Kapitel X, afsnit C. 1 For så vidt angår offentlige arkiver, er der efter sagsbehandlernes opgivelser givet i alt 3.474 tilladelser og meddelt 85 afslag. Udviklingen i tilladelser og afslag for offentlige arkivalier 2008 2017: 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 Tilladelser i alt 2.931 3.294 2.660 3.757 3.744 4.408 3.762 3.492 3.279 3.474 Afslag i alt 46 65 39 31 24 45 57 71 50 85 Afslag i % 1,5 1,9 1,5 0,8 0,6 1,0 1,5 2,0 1,5 2,4 Kilde: Sagsbehandlerindberetninger Antallet af tilladelser er steget i forhold til 2016. Samtidig er den relative andel af afslag, der i 2016 udgjorde 1,5 %, steget til 2,4 %. Stigningen i afslag i forhold til 2016 er dels sket i de sager, hvor rigsarkivaren efter arkivlovens 23, stk. 1 selv træffer en afgørelse, og navnlig i de sager, hvor Rigsarkivet, fordi arkivmaterialet er fristforlænget efter arkivlovens 27, skal indhente samtykke fra afleverende myndighed, inden der kan træffes en afgørelse. Det skal tilføjes, at antallet af tilladelser, der er givet til materiale, der er omfattet af arkivlovens 27, ligeledes er vokset fra 2016 til 2017. Det kan næppe konkluderes, at årets udvikling med en højere andel afslag skyldes en mindre liberal praksis end tidligere år. Men Rigsarkivet har haft nogle enkelte typer af afslag, der er gået igen. Der vil kort blive redegjort for de mere iøjnefaldende nedenfor. Fordelingen af dispensationer fra de i eller i medfør af arkivloven fastsatte frister fremgår i øvrigt af bilag 1. 1 Instruksen lyder: C: Indberetning af oplysninger 1. Efter arkivlovens 39, stk. 3, skal rigsarkivaren hvert år til kulturministeren afgive rapport om tilgængelighed. 2. Med henblik på udarbejdelse af denne rapport afgiver alle enheder senest 14 dage efter udløbet af hvert kvartal oplysning om behandling og afgørelse af ansøgninger efter arkivlovens 31 efter de tidligere herom udstedte bestemmelser, dog således at indberetningerne nu følger kalenderens kvartaler. 3. Afslag indberettes løbende til rigsarkivaren med kopi af sagens vigtigste dokumenter (ansøgning, svar på samtykkehøring og brev til ansøger). 8

Alle afslag bliver meddelt med vejledning i ankemulighed. I de tilfælde, hvor en ansøgning ikke kunne imødekommes ved, at en myndighed ikke kunne meddele samtykke hertil, jf. arkivlovens 33, har Rigsarkivet forelagt ansøgeren myndighedens begrundelse og opfordret ansøgeren til at fremkomme med sine eventuelle supplerende eller korrigerende bemærkninger: et såkaldt foreløbigt afslag. Har denne partshøring efter 30 dage ikke givet anledning til reaktion fra ansøgeren, har Rigsarkivet meddelt ansøgeren endeligt afslag. Hvor ansøgeren i partshøringen er fremkommet med udtalelse, er udtalelsen forelagt for den pågældende myndighed med en anmodning om at genoverveje afgørelsen på baggrund af ansøgers udtalelse. Der har ikke i 2017 været tilfælde, hvor den pågældende myndighed er anmodet om at genoverveje afgørelsen. Der er til en enkelt ansøger givet tre afslag om tilladelse til at benytte materiale i offentlige arkiver, der er afleveret hertil. Baggrunden herfor er, at der samtidig er ført en sag mod denne for overtrædelse af de vilkår, der er fastsat i tilladelserne, der før er givet. Rigsarkivets begrundelse for disse afslag har været dels beskyttelsen af privatlivets fred hos de pågældende personers efterkommere, dels at en eventuel tilladelse til at benytte dette materiale kun vil kunne gives på en række fastsatte vilkår, jf. arkivlovens 41, stk. 2. Denne sag er nu afsluttet, og der redegøres for sagen andetsteds i rapporten. Som nævnt i Rigsarkivets tilgængelighedsrapport fra 2013 er der siden 2011 modtaget arkivmateriale fra Politiets Efterretningstjeneste (PET) med en særlig tilgængelighedsfrist på 80 år, jf. arkivlovens 27, stk. 1. I årets løb har Rigsarkivet, efter at have forespurgt om PET s samtykke, givet seks afslag til hele eller dele af det materiale, der er ansøgt om tilladelse til at benytte, på grundlag af svarene fra PET. Ansøgerne, der er blevet meddelt helt eller delvist afslag, fordeler sig på tre, der ansøger til forskningsformål, og to, der søger oplysninger om, hvad der er registreret om dem selv. De to ansøgere, der søger oplysninger om, hvad der er registreret på dem selv, har begge fået Rigsarkivets tilladelse til at benytte dele af materialet. Men Rigsarkivet har også på grundlag af PETs svar meddelt dem begge afsiag til at benytte andre dele af materialet. Der er endelig givet 9 afslag til kontraministerialbøger, som ikke er umiddelbart tilgængelige efter de særlige tilgængelighedsfrister på 100 år for kirkebøger efter 1925, som Rigsarkivaren fastsatte tilbage i 2010 efter arkivlovens 28, stk. 3. De særlige længere frister blev fastsat efter fund af personnumre i de ældre kirkebøger. Det ene af afslagene blev efter klage fra ansøger taget op til fornyet overvejelse (*i afslagsregesten). Rigsarkivet arbejder på det grundlag fremadrettet med at udvikle en mere klar praksis på dette område for at give en mere konkret og individuel behandling af de enkelte ansøgninger. Begrundelserne for afslagene findes i afslagsregesterne som er vedlagt som bilag 3 til denne rapport. Digitalt skabte arkivalier Rigsarkivet oplever et voksende antal ansøgninger om tilladelse til at benytte ikke umiddelbart tilgængeligt digitalt skabt materiale. Navnlig har Rigsarkivet behandlet en række ansøgninger, hvor 9

grupper af forskere ansøger om tilladelse til at benytte digitalt skabt materiale, der er afleveret til Rigsarkivet fra en lang række forskelige myndigheder. Det har betydning for antallet af tilladelser til arkivmateriale, hvor Rigsarkivet skal indhente samtykke fra Datatilsynet efter 34, og antallet af tilladelser, hvor Rigsarkivet skal indhente samtykke fra afleverende myndighed efter 20 årsfristen. Disse dispensationstyper er steget i antal i 2017 i forhold til 2016. Generelt udskilles afgørelser vedr. en enkelt arkivalietype herunder digitalt skabte materiale ikke i Rigsarkivets tilgængelighedsstatistik; afgørelserne fordeler sig derimod på de almindelige dispensationstyper i Rigsarkivets tilgængelighedsstatistik. Rigsarkivet påbegyndte i maj 2017, til intern statistik, at føre tal på, i hvilke sager der foreligger afgørelser, der træffes i forbindelse med ansøgninger om tilladelse til at benytte digitalt skabte arkivalier. En enkelt gruppe af ansøgninger til digitalt skabte arkivalier skiller sig ud. Det drejer sig om myndigheders benyttelse af egne arkivalier; nemlig e journaler og ESDH systemer, der i stort omfang er omfattet af arkivlovens 34. Rigsarkivet har i 2017 truffet fire afgørelser, hvor myndigheder, der har afleveret sit digitalt skabte materiale til Rigsarkivet, efterfølgende ønsker at benytte hele eller dele af materialet. Rigsarkivet har i 2017 truffet en enkelt afgørelse efter arkivlovens 42, stk. 1, hvor en person ønskede indsigt i, hvad der var af oplysninger om personen selv i sessionsregistret. Rigsarkivet forventer, at der vil komme flere af den slags afgørelser i 2018, og begynder derfor specifikt også at føre statistik på denne type afgørelser. Sagsbehandlingstider Arkivlovens 36 fastsætter en svarfrist på maksimalt 15 dage for ansøgninger eller om benyttelse af ikke umiddelbart tilgængeligt arkivmateriale. Overholdelse af sagsbehandlingsfristerne er yderligere indskærpet i rigsarkivarens instruks om behandling af tilgængelighedssager, kapitel X, afsnit A. 2 Er der tale om et svar på grundlag af et samtykke fra den afleverende myndighed, skal Rigsarkivet behandle henvendelsen senest fem dage efter modtagelsen af svaret. Rigsarkivet har stærkt 2 Instruksen lyder: A. Svarfrister 1. Ansøgeren skal efter arkivlovens 36 have svar inden 15 dage. Denne frist skal ubetinget overholdes. 2. Fristen regnes fra ansøgningens modtagelse til afsendelse af svar, således at alle kalenderdage regnes med, herunder modtagelsesdagen. Svar skal altså afgå fra Statens Arkiver senest den 15. dag. 3. Svarfristen gælder også i de tilfælde, hvor der ikke foreligger en afgørelse. I så fald skal Statens Arkiver efter arkivlovens 36 oplyse om grunden hertil, herunder om hvornår svaret kan ventes. 4. Hvis rigsarkivaren eller den, han bemyndiger hertil, træffer afgørelse, vil grunden til senere besvarelse, normalt være, at afgørelsen kræver meget omfattende undersøgelser, eller at der er opstået en så alvorlig tvivl, at sagen er forelagt rigsarkivaren eller afleverende myndighed. 5. Skal der høres om samtykke, skal skrivelse til afleverende myndighed afgå snarest og senest den 15. dag fra og med modtagelse af ansøgningen. 6. Ansøgeren orienteres med kopi af høringsskrivelse. I orienteringen anføres, at svar først kan ventes, når afleverende myndighed har taget stilling til samtykke. 7. I høringsskrivelse mindes afleverende myndighed om, at fristen for svar på samtykke efter arkivloven er 30 dage. 8. Har Statens Arkiver ikke modtaget svar på høring om samtykke inden 30 dage, rykkes afleverende myndighed snarest, dog senest inden 10 dage. 10

fokus på at overholde disse frister; dels foretager vi ugentlig fejlsøgning i journalsystemet, dels afgives der en ugentlig rapport om sagernes antal frister og overskridelse, og dels skal hver enkelt overskridelse rapporteres særskilt. Opgørelsen for overskridelser i 2017 viser, at sagsbehandlingstiden er overskredet i 35 ud de 6.355 besvarelser, der har været i alt. Det svarer til overskridelse af svarfristen i 0,6 % af tilfældene. Rigsarkivet opgør ikke en gennemsnitlig sagsbehandlingstid, da det anvendte ESDH system i sin nuværende opsætning ikke understøtter dette formål. Men et overslag viser en gennemsnitlig sagsbehandlingstid på ca. 9 dage. I de tilfælde hvor Rigsarkivet skal indhente samtykke fra afleverende myndighed, navnlig jf. arkivlovens 33 og 34, har Rigsarkivet fortsat fokus på at få betimeligt svar fra myndighederne, jf. arkivlovens 37. Rigsarkivet har i årets løb navnlig måttet erindre PET ved forespørgsel om samtykke i forbindelse med seks ansøgninger og Statsministeriet i forbindelse med fire ansøgninger. Svarene i disse sager er typisk blevet givet efter ½ til 1½ år. En sag, hvor PET blev forespurgt om samtykke i 2015, blev besvaret i 2017 efter 2 år og 4 måneder. PET var blevet erindret om sagen 13 gange. 11

Kommuner og kommunale offentlige arkiver I lighed med tidligere år har Rigsarkivet gennemført en spørgeskemaundersøgelse af den praksis, der følges af kommuner og kommunale arkivinstitutioner på tilgængelighedsområdet. En oversigt over antallet af henvendelser til de enkelte kommuner, af tilladelser og afslag bringes som bilag 2. Betingelser for størst mulig åbenhed Tilsidesættelse af vilkår En betingelse for Rigsarkivets praksis med hensyn til størst mulig åbenhed i adgang til at benytte arkivalier, herunder arkivalier, der ikke er umiddelbart tilgængelige, er, at de vilkår, der af Rigsarkivet måtte blive stillet i forbindelse med en dispensation fra tilgængelighedsfristen, og som ansøgeren med sin underskrift bekræfter at ville overholde, ikke tilsidesættes. Rigsarkivet konstaterede i 2016, at der i et tilfælde, hvor adgangen til en større mængde ikke umiddelbart tilgængelige arkivalier var betinget af, at der ikke kopieredes arkivalier, alligevel af den pågældende bruger blev foretaget fotografering. Da der fra Rigsarkivets side ikke næredes tvivl om, at den pågældende bruger var bekendt med og havde tiltrådt vilkårene for benyttelse, blev overtrædelsen politianmeldt. Politiet rejste sigtelse i sagen, og ved retsmøde 8. november 2017 faldt der dom i sagen. Anklagede dømtes skyldig og idømtes en bod på 3.000 kr. for den 4. november 2016 på læsesalen i Rigsarkivet København at fotografere centralkartotekskort, om hvilke der i adgangsvilkårene var givet et eksplicit kopiforbud. Rigsarkivet noterede i maj 2017, at en bruger i et tilfælde tilsyneladende havde videregivet og, via en artikel i Weekendavisen, medvirket til at offentliggøre oplysninger om en enkeltpersons private forhold, hvilket objektivt set var i strid med de særlige vilkår, som var fastsat i brugerens adgangstilladelse. På baggrund af kompleksiteten i sagen, herunder et indhentet, men ikke dækkende samtykke fra den berørte person, besluttede Rigsarkivet, efter at have indhentet juridisk rådgivning, at tildele brugeren en administrativ indskærpelse. Denne fremsendtes 20. oktober 2017. 12

Bilag 1: TILGÆNGELIGHEDSSTATISTIK 2017 Offentlige arkivalier i Rigsarkivet Dispensationstype Tilladelse meddeles af Antal tilladelser Antal afslag* A: 22 stk.1 (< 20 år) Afleverende myndighed/ Rigsarkivaren 55 7 B: 23 stk. 1 (75 år) Rigsarkivaren 3.270 27 C: 27 stk. 1 (fristforlænget) Afleverende myndighed/ Rigsarkivaren 60 35 D: 23 stk. 1, jf. 33 (rent private forhold) Datatilsynet/ Rigsarkivaren 24 1 E: 24 (strafferetspleje, yngre end 50 år) Afleverende myndighed/ Rigsarkivaren 65 15 Offentlige arkiver, alle typer 3.474 85 PDO: Privatarkiver Donator 65 6 PRA: Privatarkiver Rigsarkivaren 191 5 Private arkiver, alle typer 256 11 Offentlige og private arkiver tilsammen 3.730 96 * Der er tale om produktionsstatistik. De optalte afslag omfatter, hvad A, C, D og E angår, derfor både foreløbige og endelige afslag. I afslagsregesten (bilag 3) indgår kun endelige afslag. 13

Bilag 2: TILGÆNGELIGHEDSSAGER I KOMMUNERNE 2017 Kommune Returneret skema Modtaget henvendelser Antal Imødekommet/antal Afslag/antal Albertslund 1 Nej Allerød 1 Nej Assens 1 Ja 2 2 Ballerup 1 Ja 79 79 Billund 1 Nej Bornholms Regionskommune 1 Ja 5 5 Brøndby 1 Nej Brønderslev 1 Nej Dragør Egedal 1 Ja 14 14 Esbjerg Fanø 1 Nej Favrskov 1 Nej Faxe 1 Nej Fredensborg 1 Ja 35 35 Fredericia 1 Nej Frederiksberg 1 Ja 9 9 Frederikshavn 1 Ja 5 5 Frederikssund 1 Nej Furesø 1 Ja 10 10 Fåborg 1 Ja 1 1 Gentofte Gladsaxe 1 Nej Glostrup 1 Ja 3 3 Greve 1 Ja 1 1 Gribskov 1 Ja 5 5 Guldborgsund 1 Ja 5 5 Haderslev Halsnæs 1 Nej Hedensted 1 Ja 13 13 Helsingør 1 Ja 1 1 Herlev 1 Nej Herning 1 Nej Hillerød 1 Nej Hjørring 1 Ja 17 17 Holbæk 1 Nej 14

Kommune Returneret skema Modtaget henvendelser Antal Imødekommet/antal Afslag/antal Holstebro 1 Nej Horsens 1 Ja 6 1 5 Hvidovre 1 Ja 1 1 Høje Tåstrup Hørsholm 1 Ja 4 4 Ikast Brande 1 Nej Ishøj 1 Ja 2 2 Jammerburgt 1 Ja 1 1 Kalundborg 1 Nej Kerteminde 1 Nej Kolding 1 Ja 6 5 1 Stadsarkivet Kbh. Kommune 1 Ja 158 158 Køge 1 Nej Langeland 1 Nej Lejre 1 Nej Lemvig 1 Ja 4 4 Lolland 1 Ja 4 4 Lyngby Tårbæk Læsø 1 Nej Mariagerfjord 1 Nej Middelfart Morsø 1 Nej Norddjurs 1 Ja 2 2 Nordfyn 1 Nej Nyborg 1 Nej Næstved 1 Ja 9 8 1 Odder 1 Nej Odense 1 Ja 5 5 Odsherred Randers 1 Rebild 1 Nej Ringkøbing/Skjern 1 Nej Ringsted 1 Nej Roskilde 1 Ja 1 1 Rudersdal 1 Ja 7 7 Rødovre 1 Nej Samsø 1 Nej Silkeborg 1 Ja 22 22 Skanderborg 1 Nej Skive 1 Nej Slagelse 1 Ja 7 3 15

Kommune Returneret skema Modtaget henvendelser Antal Imødekommet/antal Afslag/antal Solrød 1 Nej Sorø 1 Ja 2 2 Stevns 1 Nej Struer 1 Nej Svendborg 1 Nej Syddjurs 1 Nej Sønderborg Thisted 1 Nej Tønder 1 Nej Tårnby 1 Ja 1 1 Vallensbæk Varde 1 Nej Vejen 1 Nej Vejle 1 Ja 3 3 Vesthimmerland 1 Nej Viborg 1 Nej Vordingborg 1 Ja 3 3 Ærø 1 Nej Aabenraa 1 Nej Aalborg 1 Ja 4 4 Aarhus 1 Ja 12 12 Besvarelser i alt 88 16

Bilag 3: AFSLAGSREGESTER 2017 A: Arkivalier, der er under 20 år gamle. Arkivlovens 22, stk. 1, jf. 33, nr. 3 A (17/01514, 12.april 2017) Ansøger har til brug for en fremstilling om flådens skibe og fartøjer søgt om adgang til Grønlands Kommando: A. indgåede skrivelser, 1991 1999. Efter høring, da materialet er under 20 år gammelt, meddelte Værnsfælles Forsvarskommando, at man havde spurgt ansøger, om han var interesseret i helt specifikt materiale i pakkerne, hvilket ansøger ikke var. I Værnsfælles Forsvarskommandos svar oplystes, at man ikke havde mulighed for at vurdere hele materialet, og at man derfor ikke havde mulighed for at give samtykke. På det grundlag gav Rigsarkivet afslag til materiale. A (16/14974, 30. maj 2017) Til brug for en fremstilling om det danske flyvevåbens historie, 1989 2011 ønskedes tilladelse til at benytte Forsvarskommandoen, C. Kopibog, 1997 2002. Værnsfælles Forsvarskommando gav ikke det ønskede samtykke. Afgørelsen begrundedes med, at materialet indeholdt oplysninger, der var omfattet af arkivlovens 27, stk. 1. Da Rigsarkivet ikke kunne få Værnsfælles Forsvarskommandos samtykke, gav Rigsarkivet afslag. A (17/00133, 30. maj 2017) Til brug for en fremstilling om det danske flyvevåbens historie, 1989 2011 ønskedes tilladelse til at benytte Værnsfælles Forsvarskommando, DeMars, 2001 (digitalt arkivalie, AVnr. 19149). Værnsfælles Forsvarskommando gav ikke det ønskede samtykke. Afgørelsen begrundedes med, at materialet indeholdt oplysninger, der var omfattet af arkivlovens 27, stk. 1. Da Rigsarkivet ikke kunne få Værnsfælles Forsvarskommandos samtykke, gav Rigsarkivet afslag. A (17/02948, 30. maj 2017) Til brug for en fremstilling om det danske flyvevåbens historie, 1989 2011 ønskedes tilladelse til at benytte Forsvarskommandoen, C. Kopibog, 1997 1998. Værnsfælles Forsvarskommando gav ikke det ønskede samtykke. Afgørelsen begrundedes med, at materialet indeholdt oplysninger, der var omfattet af arkivlovens 27, stk. 1. Da Rigsarkivet ikke kunne få Værnsfælles Forsvarskommandos samtykke, gav Rigsarkivet afslag. B: Arkivalier, der indeholder oplysninger om enkeltpersoners private forhold. 23, stk. 1 B (16/16040, 9. januar 2017) Ansøger ønsker adgang til følgende to kontraministerialbøger for Dråby Sogn, Randers Amt, nemlig døde 1994 2000 (C 334 28g) og døde 2000 2003 (C 334 28h). Formålet med den tilsigtede adgang er at få oplysninger til brug for ansøgers slægtsforskning. Afslag gives med den begrundelse, at dispensation ud over den generelle dispensation, der er givet for kirkebøger, hvor den sidste 17

indførsel er mere end 50 år gammel, kun gives i tilfælde, hvor enkeltpersoner har behov for personlige oplysninger om dem selv eller deres nærmeste familie for at varetage retlige eller sundhedsmæssige hensyn, samt til forskningsformål, hvor data anonymiseres. B (17/00190, 11. januar 2017) Til brug for en fremstilling om Frikorps Danmark ønskedes adgang til et kartotekskort fra Politiets Efterretningstjenestes Centralkartotek. Rigsarkivet gav afslag dels af hensyn til beskyttelsen af privatlivets fred hos den pågældendes efterkommere, dels af den grund, at en eventuel tilladelse kun ville kunne gives på en række fastsatte vilkår. Da ansøger netop var anmeldt til politiet for overtrædelse af fastsatte vilkår ved en tidligere tilladelse, og denne sag var ved at blive efterforsket af politiet, kunne Rigsarkivet ikke give den ønskede tilladelse. Ansøger blev meddelt, at når politisagen var afsluttet, ville Rigsarkivet på baggrund af sagens udfald tage stilling til eventuelle nye ansøgninger fra ansøger. B (16/14761, 17. januar 2017) Til brug for at undersøge, hvor sociologer uddannet fra Københavns Universitet i perioden 1967 1986 siden har fået beskæftigelse, samt at udarbejde en (anonymiseret) database over de studerende, deres senere arbejde samt deres forældres uddannelse, ønskedes tilladelse til at benytte Købehavns Universitets matrikelsystem, 1964 1991 (digitalt materiale). På grundlag af matriklen ville ansøgerne indsamle oplysninger bl.a. ved personlig henvendelse. Rigsarkivet gav afslag, dels da materialet indeholdt oplysninger om enkeltpersoners private forhold, herunder CPR numre på de studerende ved universitet, dels da formålet var, på baggrund af oplysninger fra materialet, at rette henvendelse til de pågældende. Rigsarkivet tilbød at drøfte mulighederne for at udlevere materialet i anonymiseret form eller mod betaling at udarbejde en liste over de studerende ved Sociologi, som på det grundlag evt. kunne kontaktes. B (16/14862, 20. februar 2017) Ansøger har ansøgt om tilladelse til at benytte en faderskabssag fra Københavns Overpræsidium vedr. ansøgers bror. Ansøger har ad anden vej sandsynliggjort, at han og broderen ikke har samme far. Ansøger vil ikke involvere broderen i undersøgelsen af sagen. På det grundlag gav Rigsarkivet afslag med henvisning til privatlivets fred hos broderen. B (17/02142, 22. februar 2017) Ansøger ønsker adgang til et antal jordemoderprotokoller fra distriktsjordemoderen i Fjerritslev, Thisted Lægekreds (B 257 85 89), med henblik på at finde oplysninger om sin egen fødsel. Ansøger ønsker selv at kunne bladre i protokollerne. Afslag gives med den begrundelse, at fortrolighedshensynet til børn og fødende kvinder, der er omtalt i protokollerne, vurderes at måtte vægtes højere end ansøgers mulighed for selv at kunne bladre i protokollerne. Ansøger er tidligere orienteret om muligheden for at bestille oplysninger om egen fødsel fra jordemoderprotokollerne, og denne orientering gentages. 18

B (17/02058, 28. februar 2017) Ansøger ønsker adgang til en livkvideringsag fra Frode Jakobsens ministerarkiv med henblik på at skrive en lokalhistorisk fremstilling om Holbæk Amt under Anden Verdenskrig. Afslaget begrundes med hensynet til privatlivets fred for de i materialet berørte personer, samt for deres evt. efterkommere. B (17/03748, 22. marts 2017) Ansøgning om adgang til faderskabssag vedrørende ansøgers mors to søstre født i juli 1944. Som formål var anført til brug for personlig oplysning om nærmeste familie, nærmere beskrevet som ønske om data til slægtsforskning. Afslaget blev givet under hensyntagen til beskyttelse af privatlivets fred og det forhold, at ansøgeren ikke kan anses som part i sagen. B (17/02348; 28. marts 2017) Til brug for at finde oplysninger om børn efter en samlever til ansøgers fars biologiske mor ønskedes tilladelse til at benytte en sag fra Erstatningsrådet vedr. den pågældende samlever. Ansøgers far var bortadopteret. Rigsarkivet gav afslag af hensyn til beskyttelsen af privatlivets fred hos pågældende samlevers nærmeste familie in casu hans børn. B (17/04136, 29. marts 2017) Ansøger ønsker adgang til kontraministerialbogen for Ydby Sogn, Thisted Amt, nemlig døde 1975 1990 (C 123A 13g). Formålet med den tilsigtede adgang er at få oplysninger til brug for ansøgers slægtsforskning. Afslag gives med den begrundelse, at dispensation ud over den generelle dispensation, der er givet for kirkebøger, hvor den sidste indførsel er mere end 50 år gammel, kun gives i tilfælde, hvor enkeltpersoner har behov for personlige oplysninger om dem selv eller deres nærmeste familie for at varetage retslige eller sundhedsmæssige hensyn, samt til forskningsformål, hvor data anonymiseres. B (17/04098 6, 6. april 2017) Til brug for en fremstilling om Frikorps Danmark ønskedes adgang til Hærens Officersskole, K. Fortroligt arkiv, pakke K 4. Rigsarkivet gav afslag dels af hensyn til beskyttelsen af privatlivets fred hos de pågældendes efterkommere, dels af den grund at en eventuel tilladelse kun ville kunne gives på en række fastsatte vilkår. Da ansøger netop var anmeldt til politiet for overtrædelse af fastsatte vilkår ved en tidligere tilladelse, og denne sag var ved at blive efterforsket af politiet, kunne Rigsarkivet ikke give den ønskede tilladelse. Ansøger blev meddelt, at når politisagen var afsluttet, ville Rigsarkivet på baggrund af sagens udfald tage stilling til eventuelle nye ansøgninger fra ansøger. B (17/04098 7, 6. april 2017) Til brug for en fremstilling om Frikorps Danmark ønskedes adgang til at benytte Krigsministeriet; Stamblad vedr. menige og Officersstamblad vedr. to personer. Rigsarkivet gav afslag dels af hensyn til beskyttelsen af privatlivets fred hos de pågældendes efterkommere, dels af den grund at en eventuel tilladelse kun ville kunne gives på en række fastsatte vilkår. Da ansøger netop var anmeldt til politiet for overtrædelse af fastsatte vilkår ved en tidligere tilladelse, og denne sag var 19

ved at blive efterforsket af politiet, kunne Rigsarkivet ikke give den ønskede tilladelse. Ansøger blev meddelt, at når politisagen var afsluttet, ville Rigsarkivet på baggrund af sagens udfald tage stilling til eventuelle nye ansøgninger fra ansøger. B (17/05394, 25. april 2017) Ansøgning om adgang til faderskabssag vedrørende et barn født af slægtning i perioden 1951 55. Som formål var anført, at oplysningerne skulle bruges til slægtsforskning. Afslaget blev givet under hensyntagen til beskyttelse af privatlivets fred og det forhold, at ansøgeren ikke kan anses som part i sagen. B (17/05668, 4. maj 2017) Ansøger ønsker adgang til følgende to kontraministerialbøger for hhv. Strellev og Dråby Sogn, nemlig fødte hhv. 1950 1982 og fødte 1963 1974 (C 0558 46b og C 0558 14c). Formålet med den tilsigtede adgang er at få oplysninger til brug for ansøgers slægtsforskning. Afslag gives med den begrundelse, at dispensation ud over den generelle dispensation, der er givet for kirkebøger, hvor den sidste indførsel er mere end 50 år gammel, kun gives i tilfælde, hvor enkeltpersoner har behov for personlige oplysninger om dem selv eller deres nærmeste familie for at varetage retslige eller sundhedsmæssige hensyn, samt til forskningsformål, hvor data anonymiseres. B (17/07435, 8. juni 2017) Ansøger ønsker adgang til kontraministerialbogen for Lysgård Sogn 1954 1975 (C 9255E 2b). Formålet med den tilsigtede adgang er at få oplysninger om en halvbror, som skulle være født uden for ægteskab i perioden 1961 1966. Afslag gives med den begrundelse, at dispensation ud over den generelle dispensation, der er givet for kirkebøger, hvor den sidste indførsel er mere end 50 år gammel, kun gives i tilfælde, hvor enkeltpersoner har behov for personlige oplysninger om dem selv eller deres nærmeste familie for at varetage retslige eller sundhedsmæssige hensyn, samt til forskningsformål, hvor data anonymiseres. En gennemgang af listen over fødte drenge i perioden 1961 1966 viser, at der ikke er født drenge uden for ægteskab i denne periode, og det oplyses ansøger om. B (17/09086, 13. juli 2017) Ansøger har søgt om tilladelse til at benytte Sundhedsstyrelsens dødsattest vedr. mormors brors søn i forbindelse med slægtsforskning. Begrundelsen for afslaget er hensynet til privatlivets fred hos eventuelt nulevende efterkommere. B (17/09121, 13. juli 2017) Ansøger har søgt om tilladelse til at benytte ansøgers fars onkels dødsattest fra Sundhedsstyrelsen i forbindelse med slægtsforskning. Begrundelsen for afslaget er hensynet til privatlivets fred hos efterkommere af vedkommende. 20

B (17/09137, 13. juli 2017) Ansøger har søgt om tilladelse til at benytte en navnesag fra Justitsministeriet vedr. ansøgers fætter i forbindelse med slægtsforskning. Begrundelsen for afslaget er hensynet til privatlivets fred hos eventuelt nulevende efterkommere af fætteren samt øvrige personer nævnt i sagen B (17/10721, 8. august 2017) Ansøger ønsker adgang til følgende to kontraministerialbøger: Bjerringbro Sogn, viede 1972 1980, Holstebro Sogn, fødte 1970 1971, 1971 1972, 1972 1973, 1980 1985, Holstebro Sogn, viede 1968 1982, 1982 1990, Ugilt Sogn, fødte 1960 1979. Formålet med den tilsigtede adgang er at få oplysning til brug for ansøgers slægtsforskning. Afslag gives med den begrundelse, at dispensation ud over den generelle dispensation, der er givet for kirkebøger, hvor den sidste indførsel er mere end 50 år gammel, kun gives i tilfælde, hvor enkeltpersoner har behov for personlige oplysninger om dem selv eller deres nærmeste familie for at varetage retslige eller sundhedsmæssige hensyn, samt til forskningsformål, hvor data anonymiseres. B (17/04122, 21. september 2017) Til brug for en fremstilling om Frederik den VIII ønskedes adgang til materiale vedr. hans død i 1912. Rigsarkivet gav afslag, idet materialet henhørte fra de tyske arkivalier, som tilvejebragtes efter den tyske besættelse af Danmark. Gældende tilgængelighedsbestemmelser for den del, der vedrører Kongehuset, er i sin tid fastsat til ikke umiddelbart tilgængelig. Dette fandtes der ingen grund til at afvige fra. Afslaget blev givet af hensyn til privatlivets fred hos de i materialet nævnte personer og deres efterkommere. B (17/12642, 27. september 2017) Ansøger ønsker adgang til følgende kontraministerialbog: Vang Sogn, kontraministerialbog C 011 8b, 1954 1973, for at se konfirmerede drenge 1954 1963. Formålet med den tilsigtede adgang er at få oplysning til brug for ansøgers slægtsforskning. Afslag gives med den begrundelse, at dispensation ud over den generelle dispensation, der er givet for kirkebøger, hvor den sidste indførsel er mere end 50 år gammel, kun gives i tilfælde, hvor enkeltpersoner har behov for personlige oplysninger om dem selv eller deres nærmeste familie for at varetage retslige eller sundhedsmæssige hensyn, samt til forskningsformål, hvor data anonymiseres. B (17/12678, 27. september 2017) Ansøger ønsker adgang til følgende kontraministerialbog: Vang Sogn, kontraministerialbog C 011 8b, 1954 1973, for at se konfirmerede drenge 1954 1963. Formålet med den tilsigtede adgang er at få oplysning til brug for ansøgers slægtsforskning. Afslag gives med den begrundelse, at dispensation ud over den generelle dispensation, der er givet for kirkebøger, hvor den sidste indførsel er mere end 50 år gammel, kun gives i tilfælde, hvor enkeltpersoner har behov for personlige oplysninger om dem selv eller deres nærmeste familie for at varetage retslige eller sundhedsmæssige hensyn, samt til forskningsformål, hvor data anonymiseres. 21

B (17/13442 5, 24. oktober 2017) Til brug for en fremstilling om danskere i finlandskrigen 1940 ønskedes adgang til Forsvarets Arkiver, Den Danske Finlandsbataljon, V.Varia. Rigsarkivet gav afslag, dels af hensyn til beskyttelsen af privatlivets fred hos den pågældendes efterkommere, dels af den grund at en eventuel tilladelse kun ville kunne gives på en række fastsatte vilkår. Da ansøger netop var anmeldt til politiet for overtrædelse af fastsatte vilkår ved en tidligere tilladelse, og denne sag var ved at blive efterforsket af politiet, kunne Rigsarkivet ikke give den ønskede tilladelse. Ansøger blev meddelt, at når politisagen var afsluttet, ville Rigsarkivet på baggrund af sagens udfald tage stilling til eventuelle nye ansøgninger fra ansøger. B (17/15299, 22. november 2017) Ansøger ønsker adgang til følgende kontraministerialbøger: Essenbæk Sogn, viede 1991 2003 (C 0307 26e og C 0307 26f). Formålet med den tilsigtede adgang er at få oplysning til brug for ansøgers slægtsforskning. Afslag gives med den begrundelse, at dispensation ud over den generelle dispensation, der er givet for kirkebøger, hvor den sidste indførsel er mere end 50 år gammel, kun gives i tilfælde, hvor enkeltpersoner har behov for personlige oplysninger om dem selv eller deres nærmeste familie for at varetage retslige eller sundhedsmæssige hensyn, samt til forskningsformål, hvor data anonymiseres. B (17/15926, 6. december 2017) Med henblik på at dokumentere efterkommere af en nærmere bestemt slægt, som ikke er ansøgers egen, ansøges om adgang til en straffedom afsagt i 1946 i Retten i Aarhus mod et af slægtens medlemmer. Rigsarkivet afslår at give adgang med den begrundelse, at hensynet til beskyttelse af privatlivets fred blandt eventuelle pårørende og efterkommere af den dømte må vægtes højere end ansøgers interesse i sagen. B (17/15156, 6. december 2017) Ansøger har til brug for personlig oplysning om nærmeste familie ansøgt om adgang til Tilsynet med Udlændinges udlændingesag på barnløs faster. Sagen vedrører dog fasterens mand, begge hans hustruer og mindst et efterlevende barn efter mandens anden kone. Ansøgeren er meddelt afslag med henvisning til beskyttelse af privatlivets fred hos de personer, der er nævnt i materialet, og deres efterkommere. B (17/15930, 6. december 2017) Ansøger har på en navngiven slægt søgt om adgang til to kartotekskort fra Modstandsbevægelsens (PETs) Centralkartotek, samt en likvideringssag i Justitsministeriet på den ene af disse, med henblik på digitalt at dokumentere efterkommere af denne slægt. Ansøgeren er meddelt afslag med henvisning til beskyttelse af privatlivets fred hos de personer, der er nævnt i materialet, og deres efterkommere. 22

B (17/16555, 13. december 2017) * Ansøger ønsker adgang til følgende kontraministerialbog: Hjørring Sankt Catharina Sogn, konfirmerede 1967 1979, konfirmerede 2. april 1967 (C 057b 8f). Formålet med den tilsigtede adgang er anført således: I forbindelse med min slægtsforskning og levnedsbeskrivelse ønsker jeg et overblik over dem jeg blev konfirmeret sammen med. Afslag gives med den begrundelse, at dispensation ud over den generelle dispensation, der er givet for kirkebøger, hvor den sidste indførsel er mere end 50 år gammel, kun gives i tilfælde, hvor enkeltpersoner har behov for personlige oplysninger om dem selv eller deres nærmeste familie for at varetage retslige eller sundhedsmæssige hensyn, samt til forskningsformål, hvor data anonymiseres. Ansøger fik efterfølgende, på grundlag af en klage over afgørelsen, udleveret en liste over konfirmerede børn fra 2. april 1967, idet dette materiale var umiddelbart tilgængeligt jf. 28 stk. 1. C: Arkivalier, for hvilke der er fastsat en særlig længere tilgængelighedsfrist end 20 år. 27 C (16/15511, 7. februar 2017) Ansøger har til brug for en fremstilling om den danske Tysklandsbrigade ansøgt om adgang til Forsvarsministeriets 1. kontor: Diverse fortrolige akter. Efter høring har Forsvarsministeriet meddelt, at man ikke kan meddele samtykke til 66 dokumenter, idet man ikke kan tage stilling til andre myndigheders dokumenter/arkivalier. Med henvisning hertil har Rigsarkivet meddelt afslag. C (17/04444, 22. marts 2017) Til brug for at finde oplysninger om en tidligere STASI agent og hans død i 2008 ønskedes tilladelse til at benytte Politiets Efterretningstjeneste sag vedr. pågældende. Politiets Efterretningstjeneste meddelte, at man ikke kunne give samtykke til, at Rigsarkivet gav den ønskede tilladelse. PETs begrundelse var, at sagen indeholdt oplysninger, der stammer fra tjenestens partnertjenester, og at materialet endvidere indeholdt oplysninger om enkeltpersoners private forhold. Rigsarkivet kunne på det grundlag ikke give tilladelse til at benytte materialet. C (17/02462, 23. marts 2017) Ansøger har til brug for et speciale (i samarbejde med 17/02463) om Den Kolde Krig i Danmark ansøgt om adgang til Saxild Udvalget: Beretning fra Forsvarets Bygningstjeneste, pk. 285. Efter høring har Forsvarsministeriet dels stillet en ekstraktudskrift af materialets pkt. 9.2. til rådighed for ansøger, dels afvist at give samtykke til benyttelse af den resterende del af materialet. Afgørelsen blev begrundet med, at den resterende del af pakke 285 ikke vedrører emnet (Regan Vest). Da der ikke forelå samtykke til at benytte dette materiale, gav Rigsarkivet afslag. 23

C (17/02463, 23. marts 2017) Ansøger har til brug for et speciale (i samarbejde med 17/02462) om Den Kolde Krig i Danmark ansøgt om adgang til Saxild Udvalget: Beretning fra Forsvarets Bygningstjeneste, pk. 285. Efter høring har Forsvarsministeriet dels stillet en ekstraktudskrift af materialets pkt. 9.2. til rådighed for ansøger, dels afvist at give samtykke til benyttelse af den resterende del af materialet. Afgørelsen blev begrundet med, at den resterende del af pakke 285 ikke vedrører emnet (Regan Vest). Da der ikke forelå samtykke til at benytte dette materiale, gav Rigsarkivet afslag. C (17/02466, 23. marts 2017) Ansøger har til brug for et speciale (i samarbejde med 17/02466) om Den Kolde Krig i Danmark ansøgt om adgang til Saxild Udvalget: Beretning fra Forsvarets Bygningstjeneste, pk. 285. Efter høring har Forsvarsministeriet dels stillet en ekstraktudskrift af materialets pkt. 9.2. til rådighed for ansøger, dels afvist at give samtykke til benyttelse af den resterende del af materialet. Afgørelsen blev begrundet med, at den resterende del af pakke 285 ikke vedrører emnet (Regan Vest). Da der ikke forelå samtykke til at benytte dette materiale, gav Rigsarkivet afslag. C (16/13918, 30. maj 2017) Til brug for en fremstilling om danske X files/ufo beretninger med relation til dansk forsvar 1946 2016 ønskedes tilladelse til at benytte en fortroligt stemplet Administrationsinstruks fra Værnsfælles Forsvarskommando, Flyverstaben. Værnsfælles Forsvarskommando kunne ikke give det ønskede samtykke til dele af materialet; nemlig de dele af materialet, der indeholdt personoplysninger, herunder CPR numre. Forsvarskommandoens begrundelse var, at den type oplysninger ikke var tilgængelige, når de er 75 år gamle; jf. arkivlovens 23, stk. 1. Da Rigsarkivet ikke kunne få Forsvarskommandoens samtykke, gav Rigsarkivet afslag til de dele af materialet, der indeholdt disse oplysninger. C (17 02148, 30. maj 2017) Til brug for en fremstilling om dansk Baltikum politik, 1988 1991 ønskedes tilladelse til at benytte Udenrigspolitisk Nævns mødereferater til og med 1988; mødereferaterne er ikke umiddelbart tilgængeligt i 30 år. Udenrigsministeriet meddelte ikke samtykke med den begrundelse, at materialet ikke indeholdt relevant materiale vedrørende Baltikum og Sovjetunionens forhold vedr. Baltikum. Idet der ikke forelå samtykke fra ministeriet, gav Rigsarkivet derfor afslag. C (17 04789, 28. juni 2017) Til brug for en fremstilling om dansk Baltikum politik, 1988 1991 ønskedes tilladelse til at benytte to sager fra Udenrigsministeriets gruppe 5 (1973 1988), som ikke er umiddelbart tilgængeligt i 40 år. Udenrigsministeriet meddelte ikke samtykke med den begrundelse, at materialet ikke indeholdt oplysninger om Baltikum fra 1988. Idet der ikke forelå samtykke fra ministeriet, gav Rigsarkivet derfor afslag. 24

C (17 04819, 8. august 2017) Til brug for en fremstilling om Forsvarets Efterretningstjenestes indflydelse på dansk udenrigs og sikkerhedspolitik, 1945 1960, ønskedes tilladelse til at benytte Udenrigsministeriets sag 105.Æ.9 (1946 1972), som ikke er umiddelbart tilgængeligt i 50 år. Udenrigsministeriet meddelte ikke samtykke med den begrundelse, at materialet ikke indeholdt oplysninger om emnet. Idet ministeriet ikke meddelte samtykke, gav Rigsarkivet afslag. C (17 06103, 8. august 2017) Til brug for en fremstilling om minedrift, politik og miljø i Grønland, 1945 1991 ønskedes tilladelse til at benytte en sag fra Grønlandsministeriets arkiv (journalsager 1957 1989), der indeholder fortroligt materiale. Statsministeriet meddelte, at man ikke ville give samtykke. Begrundelsen var, at de klassificerede dokumenter, der var udstedt af de canadiske myndigheder, vedrørte formelle tilladelser til ankomster af flådeskibe. Ministeriet vurderede, at dette ikke var relevant for ansøgers formål og dermed ikke var omfattet af ansøgers anmodning om arkivadgang. Idet ministeriet ikke meddelte samtykke, gav Rigsarkivet afslag. C (17/07334, 17. august 2017) Til brug for en fremstilling om den nordkoreanske økonomi ønskedes tilladelse til at benytte materiale fra Udenrigsministeriet; nemlig gruppeordnede sager 1973 1988 under journalnummeret 4 Q 110. Materialet er fristforlænget i 50 år. Udenrigsministeriet kunne ikke give samtykke til en række dokumenter fra 4 Q 110, som omfatter andre emner end det ansøgte. Ligeledes er der materiale vedrørende emnet, som ministeriet skønner fortsat skal beskyttes i henhold til fristforlængelsen under hensyntagen til rigets sikkerhed eller Danmarks udenrigspolitiske interesse. Rigsarkivet gav derfor afslag til det materiale, som Udenrigsministeriet ikke kunne give samtykke til. C (17/09474, 28. august 2017) Til brug for en fremstilling om et dansk militærkorps fra mellemkrigstiden ønskedes adgang til Generalstabens Efterretningssektion, Stockholmarkivet, Sager, Afdeling B sag nr. 90 vedr. afhøring af en navngiven person. Værnsfælles Forsvarskommando meddelte, at man ikke kan meddele samtykke til alt materiale, idet materialet om omhandlede person kun udgør en meget afgrænset del af sagen. Begrundelsen herfor var hensynet til privatlivets fred for de i sagen øvrigt omhandlede personer samt deres evt. efterkommere. Rigsarkivet gav på det grundlag afslag til sagen i sin helhed, men tilladelse til udvalgte dokumenter. C (17/09834, 10. oktober 2017) Til brug for en fremstilling om overvågning i Danmark, 1916 1947 ønskedes tilladelse til at benytte Politiets Efterretningstjeneste, Tysk politi og efterretningstjeneste (1940 1949). Materialet er fristforlænget i 80 år. Politiets Efterretningstjeneste kunne ikke give det ønskede samtykke til dele af materialet. PETs begrundelse var, at materialet kunne give en vis indsigt i efterretningstjenestens samarbejde med udenlandske samarbejdspartnere. Da Rigsarkivet ikke kunne få PETs samtykke, gav Rigsarkivet afslag dele af materialet. 25

C (17/06220, 10. oktober 2017) Til brug for en fremstilling om samarbejdet mellem hær, hjemmeværn og politi omkring 1950, ønskedes tilladelse til at benytte Forsvarsministeriet, 1. Kontor., Diverse fortrolige akter. En del af materialet var klassificerede dokumenter udstedt af fremmede myndigheder, som Forsvarsministeriet ikke kunne give samtykke til at benytte. Ministeriet begrundede afgørelsen i udstederprincippet. Forsvarsministeriet meddelte, at man ikke var forpligtet til at foretage høringer af dette materiale, men henviste i stedet for ansøger til selv at rette henvendelse til de relevante myndigheder. Ministeriet havde i 2009, i forbindelse med en anden ansøgning, udarbejdet en oversigt over de udstedende myndigheder, som ansøger blev henvist til. Da Rigsarkivet ikke kunne få ministeriets samtykke, gav Rigsarkivet afslag til disse dele af materialet. C (2015 006575 35, 10. oktober 2017) Til brug for en fremstilling om Vendsyssel under besættelsen, ønskedes tilladelse til at benytte Politiets Efterretningstjeneste, Tysk politi og efterretningstjeneste (1940 1949). Frist for anvendelse af materialet er fastsat til 80 år. Politiets Efterretningstjeneste kunne ikke give det ønskede samtykke til dele af materialet. PETs begrundelse var, at materialet kunne give en vis indsigt i efterretningstjenestens samarbejde med udenlandske samarbejdspartnere. Da Rigsarkivet ikke kunne få PETs samtykke, gav Rigsarkivet afslag til disse dele af materialet. C (17/08361, 27. november 2017) Til brug for en fremstilling om dansk kinesiske kulturrelationer ved Selskabet for kulturel forbindelse med Kina, ønskedes tilladelse til at benytte PET kommissionens; Journalplan, Kommissionens beretning (master) samt referat af møde i kommissionen. Justitsministeriet meddelte, at man kunne give samtykke til, at Rigsarkivet giver adgang til de dele af materialet, hvor selskabets navn er fundet; nemlig siderne 223 225 og 229 i beretningen. Idet Justitsministeriet ikke meddelte samtykke til det øvrige, gav Rigsarkivet derfor afslag til den øvrige del af materialet. C (16/01068, 27. november 2017) Til brug for personlig oplysning om sig selv ønskedes tilladelse til at benytte egen sag fra Politiets Efterretningstjenestes arkiv. Politiets Efterretningstjeneste meddelte i et delsvar, at man ikke kunne give samtykke til at benytte to undersøgte pakker i deres helhed, men 10 omslag med dokumenter fra den ene arkivæske. Politiets Efterretningstjenestes begrundelse for ikke at give samtykke til arkivæskerne var, dels at de indeholder klassificerede oplysninger, som PET har modtaget fra en anden offentlig myndighed, dels at materialet indeholder oplysninger, der kan føre til identifikation af en eller flere af Politiets Efterretningstjenestes humane kilder. Idet PET ikke meddelte samtykke, gav Rigsarkivet derfor afslag til en del af materialet C (17 09791, 27. november 2017) Til brug for personlig oplysning om sig selv ønskedes tilladelse til at benytte egen sag fra Politiets Efterretningstjenestes arkiv. Politiets Efterretningstjeneste meddelte, at man ikke kunne give samtykke til sagen i sin helhed, men kun en afklassificeret udgave af dele af sagen (hele sagen undta 26