Menighedsrådets planer: Nr. Planens betegnelse Planens indhold 1 Plan 1 af 5 Menighedsrådets forretningsorden 2 Plan 2 af 5 Menighedsrådets organisationsplan 3 Plan 3 af 5 Menighedsrådets personalepolitik 4 Plan 4 af 5 Vedtægt kontaktperson 5 Plan 5 af 5 Vedtægt kirkeværge Yderligere udgiver menighedsrådet: Årlig virksomhedsplan og Årsberetning
FORRETNINGSORDEN Denne forretningsorden er udarbejdet efter bestemmelserne i menighedsrådsloven Menighedsrådets møder 1 Stk. 1 Menighedsrådets møder er offentlige. Menighedsrådet kan dog bestemme, at en sag skal behandles for lukkede døre. Stk. 2. Følgende sager skal, medmindre menighedsrådet i det enkelte tilfælde træffer anden bestemmelse, behandles for lukkede døre: 1. Sager, hvis afgørelse forudsætter en bedømmelse af personlige forhold. 2. Sager om køb og salg af fast ejendom. 3. Overslag og tilbud vedrørende bygningsarbejder og leverancer. Stk. 3. Spørgsmålet om, hvorvidt en sag giver grundlag for dørlukning, forhandles for lukkede døre, hvis det bestemmes af menighedsrådet eller formanden. Stk. 4. Sager, der behandles for lukkede døre, behandles så vidt muligt sidst. 2 Stk. 1. Medlemmerne har pligt til at deltage i menighedsrådets møder. 2
Stk. 2. Når et medlem er forhindret i at deltage i et møde, skal dette meddeles formanden, inden mødet afholdes. Stk. 3. I beslutningsprotokollen anføres for hvert enkelt møde, hvilke medlemmer der har været fraværende. Udsendelse af dagsorden og fremlæggelse af sagsfortegnelse 3 Stk. 1. Hvis et medlem, en af de i lov om menighedsråd 2, stk. 2, nævnte præster eller den af kirkefunktionærerne valgte repræsentant, jf. lov om menighedsråd 3, senest 12 hverdage forud for et ordinært møde har indgivet skriftlig anmodning om behandling af en sag, sætter formanden denne sag på dagsordenen for førstkommende møde. Stk. 2. Formanden foranlediger, at der senest 7 hverdage inden et ordinært mødes afholdelse tilsendes hvert af menighedsrådets medlemmer samt de i lov om menighedsråd 2, stk. 2, nævnte præster og den af kirkefunktionærerne valgte repræsentant, jfr. lov om menighedsråd 3, en dagsorden. Stk. 3. Når en sag er optaget på dagsordenen for et ordinært møde, skal det fornødne materiale til sagens bedømmelse - medmindre det forinden er tilsendt de i stk. 2 nævnte personer - være tilgængeligt på kordegnekontoret eller et andet af menighedsrådet fastsat sted i mindst 3 hverdage inden mødet. En fortegnelse over sagerne skal samtidig være fremlagt. Stk. 4. En sag, der ikke er optaget på dagsordenen, kan kun behandles 3
og afgøres på mødet, hvis alle medlemmer er til stede og enstemmigt vedtager det. Sagen kan dog behandles, hvis den ikke tåler udsættelse. Stk. 5. Ved indkaldelse til ekstraordinært møde giver formanden i videst muligt omfang medlemmerne og de i lov om menighedsråd 2, stk. 2, og 3 nævnte personer underretning om de sager, der skal behandles på mødet. Beslutningsdygtighed, mødeledelse og sagernes forelæggelse 4 Stk. 1. Menighedsrådets beslutninger træffes i møder. Stk. 2. Menighedsrådet er beslutningsdygtigt, når mindst halvdelen af medlemmerne er til stede. Stk. 3. Formanden og i hans forfald næstformanden leder menighedsrådets møder. Endvidere formulerer formanden de punkter, om hvilke der skal stemmes. Dog skal medlemmer, der fremsætter selvstændige forslag/ændringsforslag eller ønsker særstandpunkter refereret, selv formulere sådanne. Stk. 4. Hvis flere begærer ordet på én gang, bestemmer formanden den orden, hvori de får adgang til at tale. 5 Stk. 1. Sagerne behandles i mødet i den rækkefølge, som formanden bestemmer, og formanden kan herved fravige den i dagsorde- 4
nen angivne rækkefølge. Stk. 2. Ethvert medlem og de i lov om menighedsråd 2, stk. 2, og 3 nævnte personer kan ved mødets begyndelse begære ordet til dagsordenen, herunder med henblik på spørgsmålet om sagers overflytning fra behandling for lukkede døre til behandling for åbne døre og omvendt. Medlemmernes deltagelse i forhandlinger og afstemninger 6 Stk. 1. Menighedsrådet træffer beslutning om, hvorvidt et medlem har en sådan interesse i en sag, at medlemmet er udelukket fra at deltage i menighedsrådets forhandling og afstemning om sagen. Stk. 2. Såfremt et medlem erklæres for inhabilt, skal vedkommende forlade mødelokalet under forhandlingen og afstemningen om sagen. Medlemmet er derimod ikke afskåret fra at deltage i menighedsrådets forhandling og afstemning om, hvorvidt der foreligger inhabilitet. Stk. 3. Et medlem skal underrette menighedsrådet, hvis der foreligger forhold, der kan give anledning til tvivl om medlemmets habilitet. 7 Stk. 1. Præster kan ikke deltage i forhandling og afstemning i sager vedrørende pastoratets præsteboliger eller i sager, der vedrø- 5
rer en anden præst i pastoratet. Stk. 2. Præster kan ikke deltage i afstemningen: 1. I sager, der er omfattet af bestemmelsen i lov om menighedsråd 38. 2. I sager, der vedrører opførelse af kirker og nedbrydning af kirker. 3. Om indstillingen i sager om sogneinddeling, herunder oprettelse af nye sogne og kirkedistrikter, og pastoratsinddelingen. Stk. 3. Repræsentanten for kirkefunktionærerne, jf. lov om menighedsråd 3, kan ikke deltage i forhandling i sager om ansættelse af kirkefunktionærer og i sager, der angår andre funktionærer ved kirken og kirkegården. Stk. 4. Under forhandlingen og afstemningen i de i stk. 1 og stk. 3 nævnte sager skal den inhabile forlade mødelokalet. Vedkommende skal dog forinden gives lejlighed til at fremføre sine synspunkter og bidrage med faktiske oplysninger. 8 Stk. 1. Menighedsrådets medlemmer kan ikke afgive stemmer ved fuldmagt, men alene ved deltagelse i rådets møder. Afstemninger 9 Stk. 1. Alle afstemninger i menighedsrådet foregår ved åben afstem- 6
ning. Hemmelig/ skriftlig afstemning skal alene anvendes ved valg af formand og næstformand samt ved præstevalg. Den åbne afstemning sker ved håndsoprækning. Stk. 2. Skønner formanden, at en sags udfald er så utvivlsom, at afstemning vil være overflødig, udtaler formanden dette med angivelse af sin opfattelse med hensyn til sagens afgørelse. Dersom intet medlem herefter forlanger afstemning, kan formanden erklære sagen for afgjort i overensstemmelse med den angivne opfattelse. Stk. 3. Til beslutning kræves almindeligt stemmeflertal. I tilfælde af stemmelighed bortfalder forslaget. Ved pligtmæssige afgørelser foretages i tilfælde af stemmelighed fornyet afstemning. I tilfælde af fortsat stemmelighed foretages lodtrækning. Stk. 4. Ændrings- og underændringsforslag kan fremsættes, så længe afstemningen ikke er påbegyndt. 10 Stk. 1. Ved valg af formand og næstformand samt ved valg til enkeltmandsposter anvendes bundet flertalsvalg. Stk. 2. Ved denne valgmåde er den kandidat valgt, som opnår stemmer fra et flertal af de tilstedeværende medlemmer. Opnås et sådant flertal ikke ved 1. afstemning, foretages en ny afstemning. Ved 2. afstemning er en kandidat valgt, hvis den pågældende opnår stemmer fra et flertal af de tilstedeværende medlemmer, eller hvis der kun afgives stemmer på den pågældende. Bringer 2. afstemning heller ikke nogen afgørelse, foretages bundet valg mellem de to, der ved 2. afstemning har fået flest stemmer, således at det ved stemmelighed afgøres ved lodtrækning, på hvilke to der ved det bundne valg (3. afstem- 7
ning) skal stemmes. Står stemmerne lige ved 3. afstemning, træffes afgørelsen ved lodtrækning. 11 Stk. 1. Ved valg af to eller flere medlemmer til udvalg m.v. skal forholdstalsvalgmåden anvendes, hvis dette kræves af noget medlem af rådet. Stk. 2. Forholdstalsvalg foretages på grundlag af d'hondts metode efter følgende regler: Menighedsrådets medlemmer deles i de grupper, hvori medlemmerne har anmeldt for formanden at ville stemme sammen ved det pågældende valg. Hver gruppes medlemstal deles med 1, 2, 3 osv. De herefter fremkomne kvotienter angiver den rækkefølge, i hvilken de enkelte grupper kan vælge deres repræsentanter. Er to eller flere kvotienter lige store, afgøres rækkefølgen ved lodtrækning. Når det antal repræsentanter, der tilkommer de enkelte grupper, er bestemt, skal grupperne straks meddele formanden, hvilke personer der udpeges til de dem tilfaldne pladser. Giver en gruppe afkald på sin ret til at få en eller flere repræsentanter, fordeles de ledigblevne pladser mellem de andre grupper på den foran angivne måde. Stk. 3. Gruppedelingen gælder alene det pågældende valg, og anden gruppedeling kan forekomme ved andet valg i samme møde. Menighedsrådets beslutningsprotokol 12 Stk. 1. I beslutningsprotokollen indføres de af menighedsrådet trufne beslutninger. 8
Stk. 2. Ethvert medlem kan forlange sit særstandpunkt kort tilført beslutningsprotokollen og kræve, at de myndigheder, som underrettes om vedkommende menighedsrådsbeslutning, samtidig gøres bekendt med indholdet af den nævnte tilføjelse. Stk. 3. Ved slutningen af mødet oplæses beslutningsprotokollen, som derpå underskrives af samtlige medlemmer, der har deltaget i mødet. Stk. 4. Medlemmerne kan ikke under henvisning til deres stemmeafgivning eller af andre grunde vægre sig ved at underskrive protokollen. Ændringer i forretningsordenen 13 Stk. 1. Ændringer i og tillæg til forretningsordenen skal behandles i to ordinære menighedsrådsmøder. Dog kan der ikke foretages ændringer, der strider mod lovbestemmelser. Udvalg 14 Stk. 1. Stående udvalg og besættelse af posterne i udvalgene. Menighedsrådet nedsætter på det konstituerende møde følgende udvalg: Forretningsudvalg Økonomiudvalg Aktivitetsudvalg Kirkegårdsudvalg 9
Bygningsudvalg Informationsudvalg Legatudvalg Ved konstitueringen fastsættes de stående udvalgs størrelser, posterne besættes, udvalgsformanden vælges, medens næstformanden udpeges i de enkelte udvalg blandt udvalgets medlemmer. Stk. 2. Valgbestyrelse På det konstituerende møde vælges samtidig en valgbestyrelse på 3 medlemmer. Menighedsrådet vælger valgbestyrelsens formand blandt de 3 valgte. Stk. 3. Bilag til forretningsordenen. Der udarbejdes bilag over sammensætningen af udvalgene og disses funktionsområder. Stk. 4. Valgmåde Ved valg af to eller flere medlemmer til udvalg m.v. skal forholdstalsvalgmåden anvendes, hvis dette kræves af noget medlem af rådet. Stk. 5. Vedtægter Menighedsrådet kan fastsætte vedtægt for udvalgene. Stk. 6. Menighedsrådsformandens mødedeltagelse Menighedsrådets formand kan deltage i udvalgenes møder. Menighedsrådsformanden har taleret, men kun stemmeret i udvalg, hvor formanden har sæde. Menighedsrådsmøder 15 Ordinære menighedsrådsmøder holdes i månederne: januar, marts, maj, juni, august, oktober og november. Ved hvert kirkeårs begyndelse fastsættes ugedag og tidspunkt for mødernes 10
afholdelse. Mødernes annoncering sker efter menighedsrådets beslutning, ligesom det besluttes hvor beslutningsprotokol og sagsfortegnelse opbevares. Ikrafttræden m.v. 16 Stk. 1. Denne forretningsorden træder i kraft den 13. januar 2009. Stk. 2. Der udleveres et eksemplar af forretningsordenen til hvert medlem af menighedsrådet samt til de personer, der er nævnt i lov om menighedsråd 2, stk. 2 og 3. Vedtaget på menighedsrådets møde den 2. oktober 2008 Orla Duedahl Underskrift Og igen på menighedsrådsmøde den 13. januar 2009 Orla Duedahl Underskrift Revideret udgave vedtaget på menighedsrådsmøde den 8. marts 2011 Orla Duedahl Underskrift Revideret udgave vedtaget på menighedsrådsmøde den 8. maj 2012 Orla Duedahl Underskrift Revideret udgave vedtaget på menighedsrådsmøde den 9. oktober 2012 Orla Duedahl Underskrift 11
Bilagsfortegnelse A. Udvalgene. B. Menighedsrådets fortegnelse af mærkedage og den opmærksomhed, der udvises. C. Egenbetaling / uden egenbetaling til arrangementer. D. Udlån af Sct. Jacobi kirke. E. Vedtægt for menighedsrådets administration af det fælles regnskabskontor. F. Menighedsrådets lønpolitik. G. Godtgørelse til menighedsrådets medlemmer og ansatte for deltagelse i kurser, kørsel m.v. 12
A. Udvalgene 1. Forretningsudvalget a. Visioner for forretningsudvalget Forretningsudvalget fremmer et godt og tillidsfuldt samarbejde mellem alle menighedsrådets medlemmer og samtlige medarbejdere byggende på dialog, synlige mål og et højt etisk grundlag. Forretningsudvalgets dagsordner er redelige og fyldestgørende, der fremmer lysten til fælles engagement i arbejdet for menighedsrådets opgaveløsninger. Som ansættelsesudvalg udviser forretningsudvalget relevant forudseenhed med hensyn til stillingsbesættelse, evt. oprettelse af nye funktioner m.v. b. Udvalget består af Menighedsrådets formand, der er formand for udvalget Menighedsrådets næstformand Økonomiudvalgets formand Aktivitetsudvalgets formand Bygningsudvalgets formand Kirkegårdsudvalgets formand Informationsudvalgets formand En præst på skift et år ad gangen En repræsentant for ikke repræsenteret liste c. Udvalgets opgaver Udarbejder dagsordener til menighedsrådets møder. Ansættelsesudvalg i henhold til menighedsrådets organisationsplan. 13
Udarbejder forslag til forskellige emner, der har en sådan betydning, at de bør indgå som bilag i forretningsordenen. 2. Økonomiudvalg Udvalget består af 5 medlemmer. Heraf 3 blandt rådets valgte medlemmer, medens formændene for henholdsvis kirkegårdsog bygningsudvalgene er faste medlemmer. Kordegnen er sekretær for udvalget. Udvalgets opgaver a. Det samlede regnskab føres i det fælles regnskabskontor. Bilag attesteres af den person, som har bestilt / modtaget ydelsen / varen. Samme person sikrer, at det af bilaget klart fremgår til hvilket formål / konto udgiften vedrører. Bilagene samles på menighedsrådets kontor og skal løbende anvises til betaling. Kordegnen sikrer overlevering af anviste bilag til regnskabskontoret mindst en gang om ugen med henblik på betaling og bogføring. Vedtægt for det fælles regnskabskontor er indsat som bilag F. b. Udvalget fremlægger for menighedsrådet forslag til foreløbige årsbudgetter med tilhørende yderligere ønsker til driftsudgifter såvel for kirkekassen som kirkegårdene til godkendelse med henblik på materialets videregivelse til provstiet. c. Tilsvarende fremlægger udvalget for menighedsrådet årsregnskab til godkendelse med henblik på fremsendelse til provstiet. Fremsætter udtalelser om evt. ændringsforslag ved overskridelser eller større afvigelser. d. Udtaler sig om forslag, der kan medføre ændringer i det vedtagne budget. e. Foreslår evt. ændringer til budgettet i løbet af regnskabsåret. Behandler revisionsberetninger og udarbejder indstillinger til menighedsrådet. 14
f. Udleje af og tilsyn med kirkens engarealer. g. Økonomiudvalget afsætter det beløb, der kan forudses at være relevant for kommende års løn- og lønudvikling. Kontaktpersonen indgår i dette arbejde. h. Kontaktperson og økonomiudvalg forbereder oplæg til kommende lønforhandlinger og det konkrete indhold, som er menighedsrådets udspil. Heri indgår materiale og beregninger fra bl.a. kirkeministeriet, de forhandlingsberettigede parter, andre områders overenskomstaftaler samt evt. forudsætninger, der er aftalt på provsteniveau. 3. Aktivitetsudvalg Udvalget består af 11 medlemmer. Heraf vælges 6 medlemmer blandt rådets valgte medlemmer, medens præsterne og organisten er faste medlemmer af udvalget. Udvalgets opgaver Skal fremme et aktivt menighedsliv med bl.a.: Gudstjenester Gudstjenesteformer Børn og unge, herunder konfirmander og minikonfirmander Sognemøder Koncerter Udvalget kan nedsætte ad hoc udvalg til særlige opgaver. Afgiver indstilling til budgetudvalget om forventet behov for bevillinger i forbindelse med budgetlægning. 4. Kirkegårdsudvalg Udvalget består af 5 valgte medlemmer samt kirkegårdslederen. 1. kirketjener deltager i møderne efter udvalgets beslutning. 15
Udvalgets opgaver a. Udvalget afholder årligt syn af kirkegårdenes materiel, og indstiller på den baggrund til budgetudvalget ønsker vedrørende anskaffelser, drift og vedligeholdelse af kirkegårdene. b. Udvalget afgiver indstilling om regulativer og takster til menighedsrådet. c. Udvalget fører tilsyn med gravsteder, der vedligeholdes af kirkegården. d. I henhold til Varde menighedsråds vedtægt for menighedsrådets håndtering af det fælles regnskabskontor er den daglige administration henlagt til kirkegårdsudvalget. Se bilag F. 5. Bygningsudvalg Udvalget består af 5 valgte medlemmer. Kirkeværgen og 1. kirketjener deltager i udvalgets møder. Kirkegårdslederen deltager efter udvalgets beslutning. Udvalgets opgaver Udvalget holder årligt syn af de bygninger, der hører under menighedsrådets ansvarsområde herunder af inventar. På grundlag af synet indstiller udvalget overfor budgetudvalget om forventet behov for bevillinger. 6. Informationsudvalg Udvalget består af 9 eller 10 medlemmer. 5 medlemmer vælges blandt rådets valgte medlemmer, medens præsterne og menighedsrådets web-master er faste medlemmer. 16
Udvalgets opgaver a. Kirkebladet. Informationsudvalget står for udgivelsen af kirkebladet og vælger blandt sin midte den ansvarshavende redaktør. b. Webmaster. Informationsudvalget stiller til menighedsrådet forslag om udnævnelse / ansættelse af webmaster. c. Menighedsrådets hjemmeside. Udvalget sørger for, at menighedsrådets hjemmeside fremstår i en relevant og kvalitetsmæssig god udgave med et indhold, der stiller brugeren i stand at blive orienteret på den mest hensigtsmæssige måde. Endvidere sikrer udvalget, at hjemmesiden hele tiden er aktuel, og at den løbende holdes opdateret. d. Information til sognet. Det er udvalgets opgave at udtænke informationsmateriale om kirken, sognet, menighedsrådet og samarbejde med andre sogne, provsti og stift med henblik på at tydeliggøre aktiviteterne i kirken og tiltag, som menighedsrådet iværksætter. Sådanne ideer udtænkes enten ved egen drift i udvalget eller ved aftale i menighedsrådets regi. Sideløbende er det udvalgets opgave at markedsføre nye tiltag, der er besluttet i menighedsrådet samt følge op på allerede igangsatte aktiviteter for at vurdere, om nye skridt skal tages. Udvalget holder sig i relevant omfang orienteret om nye orienteringsmåder, således at det kan vurderes, om ændringer af de bestående bør ske. Udvalget udarbejder oversigt over, hvad de enkelte tiltag prismæssigt vil beløbe sig til og opstiller herunder prioriteringsforslag. Dette med henblik på menighedsrådets budgetlægning. 17
7. Legat- og juleuddelingsudvalg Udvalget består af 9 medlemmer. 5 medlemmer vælges blandt rådets valgte medlemmer, medens præsterne er faste medlemmer. Den kirkebogsførende præst er udvalgets formand. Udvalgets opgaver Udvalget forestår uddeling af legatmidler i henhold til indkomne ansøgninger. Udvalget kan tildele et legat uden ansøgning. Legatmidler til uddeling inden for Varde kirkesogn, der hidrører fra de i 1983 sammenlagte konfirmationslegater samt juleuddeling af de til rådighed værende midler, kan evt. ske i samråd med de sociale myndigheder og skoler i kirkesognets område. 8. Valgbestyrelse Menighedsrådet vælger på det konstituerende møde en valgbestyrelse på 3 medlemmer og vælger samtidig valgbestyrelsens formand blandt de 3 valgte medlemmer. Udvalgets opgaver Opgaverne fastsættes af kirkeministeriet i henholdsvis bekendtgørelse og cirkulære om valg til menighedsråd. 18
B Menighedsrådets fortegnelse over mærkedage og den opmærksomhed, der udvises. Anledning 1. Medlems fødselsdag 2. Medarbejders fødselsdag 3. Medlems medarbejders: Bryllup Sølvbryllup Guldbryllup 50 60 70-75 50 60-65 Opmærksomhed: Værdi / art Kr. 200,00 (vin el. blomster) Samme som ovenfor Kr. 200,00 (vin el. blomster) 4. Medarbejders jubilæum. Udlært medarbejder 25-40 Kr. 500,00 (en ting) Kr. 200,00 5. Ny fast ansættelse. Kr. 200,00 (blomster) (Der afholdes et særligt arrangement efter Højmesse for en ny præsts tiltrædelse, således at menigheden kan få lejlighed til at hilse på vedkommende) 6. Ved dødsfald. Kondolancebuket til ægtefælle / samlever. Ellers krans ved begravelsen. 7. Ved afgang. 0 2 års ansættelse 2 5 års ansættelse 5 10 års ansættelse Over 10 års ansættelse Ingen opmærksomhed. Kr. 200,00 Kr. 300,00 (en ting) Kr. 500,00 (en ting) (Et særligt arrangement afholdes for præster og funktionsledere efter Højmesse, således at menigheden får lejlighed til at sige farvel til pgl.) Se også Varde menighedsråds personalepolitik under afsnit 4: Særlig tjenestefrihed. 19
C Vedrørende: Egenbetaling / uden egenbetaling til arrangementer. Arrangement Arrangementets indhold 1. Udflugt / studietur. Hvert andet år gennemføres en udflugt / studietur med deltagelse af menighedsrådets medlemmer og disses ledsagere samt funktionsledere og medarbejdere ved Kirkens Hus (kirkebetjeningen) også med ledsagere. Menighedsrådet afholder turens udgifter for alle deltagere. 2. Koncerter i kirken. Til arrangementer i kirken, der gennemføres ved menighedsrådets foranstaltning, afholder rådet entre-beløbet for medlemmer med ledsager. 3. Stiftsmøde. Biskoppen gennemfører årligt et stiftsmøde, (landemodemøde) hvorunder hun bl.a. beretter om aktuelle ting. Mødet slutter med gudstjeneste i Domkirken. Arrangementet koster ikke noget. Menighedsrådet afholder udgifterne for middagen for rådets medlemmer. 4. Kursusdag. (SAMS) Distriksforeningen afholder en årlig kursusdag indeholdende gudstjeneste, aktuelle foredrag for menighedsrådsmedlemmer og ansatte samt en lettere frokost. Arrangementet henvender sig til rådsmedlemmer med ledsager og medarbejdere med ledsager. Menighedsrådet afholder udgifterne for alle deltagere. 5. Distriksforeningens forårsmøde. (SAMS) Foreningens generalforsamling gennemføres, ligesom der er indlagt foredrag med et aktuelt indhold for rådets medlemmer og ansatte. Arrangementet henvender sig til rådets medlemmer med ledsager samt medarbejdere ved kirken også med ledsager. Menighedsrådet afholder udgiften for alle deltagere. 6. Øvrige kurser og møder med et relevant indhold. I sådanne tilfælde afholder menighedsrådet udgifterne for rådets medlemmer. 20
D Udlån af Sct. Jacobi Kirke På menighedsrådets ordinære møde 14. juni 2011 besluttedes efterfølgende retningslinier for menighedsrådets arrangementer i kirken på det entrémæssige område samt udlån af kirken til aktiviteter, der ikke arrangeres af menighedsrådet. Fremover er retningslinierne følgende: 1. Varde menighedsråd er overordnet ansvarlig for arrangementer i kirken. Der kan evt. opkræves entre efter menighedsrådets nærmere bestemmelse. 2. Kirken vil i begrænset omfang kunne udlånes til arrangementer, som ikke kolliderer med kirkens øvrige arrangementer, og som i øvrigt er passende for kirkerummet. 3. Kirken bør dog under ingen omstændigheder kunne udlånes til entréfinansieret arrangementer med mulighed for provenu. Men har kirken været udlånt til et entréfinansieret arrangement tilbagesender låneren afsluttende regnskab for arrangementet til menighedsrådet, og skulle der mod forventning være fremkommet et overskud, skal beløbet tilfalde et velgørende formål. Aktivitetsudvalget indstiller til menighedsrådet, hvilket formål der ønskes tilgodeset. 4. Menighedsrådets egne arrangementer i kirken skal i henseende til evt. entre svare til arrangementets kostpris. 5. Ansøgninger om lån af kirken behandles i aktivitetsudvalget, der udarbejder indstilling til menighedsrådet. Varde menighedsråd. Lovgrundlag: Menighedsrådslovens 1, stk. 1, samt lbkg. nr. 6 af 3/1-2007 (bestyrelse og brug af folkekirkens kirker m.m.), og cskr. af 10/9-2004 om forståelsen af 5 i lov om bestyrelse og brug af folkekirkens kirker m.m. 21
Vedtægt for Varde menighedsråds administration af det fælles regnskabskontor Bilag E Vedtaget på menighedsrådets ordinære møde den 9. oktober 2012 Emne 1. Det fælles regnskabskontors baggrund, opgaver og opbygning. (I det efterfølgende benævnt som: regnskabskontoret) Administration / organisering Historik. Regnskabskontoret blev oprettet gennem forhandlinger mellem Varde Provsti og Varde menighedsråd i 2008 med baggrund i, at budget- og regnskabssystemet efterhånden har taget et sådant omfang, at det for de enkelte menighedsråd er problematisk at få arbejdet gjort ved egen kraft. Derfor etableredes regnskabskontoret, som alle menighedsråd inden for Varde provsti kan tilmelde sig. Ordningen bygger på frivillighed, hvilket indebærer, at man også kan framelde sig igen inden for et bestemt opsigelsesvarsel. Der udarbejdes en kontrakt, hvor det enkelte menighedsråd binder sig for de 2 første år. Kontrakten kan opsiges med 1 års varsel pr. 31.12. Det fælles regnskabskontors opgaver: Udarbejder budget på baggrund af det enkelte menighedsråds ønsker. Afleverer budget til menighedsrådet, som godkender og videresender til Varde Provsti. Er det et ønske betales attesterede, anviste bilag. Bogfører attesterede, anviste bilag Udarbejder regnskab, herunder lønregnskab Udarbejder kvartalsrapporter Afleverer regnskab til det enkelte menighedsråd til godkendelse. Menighedsrådet afleverer selv godkendt regnskab til revisor og provsti Deltager efter ønske i 1 budgetmøde og 1 regnskabsmøde Det fælles regnskabskontors ydelse består således i at servicere tilsluttende menighedsråd. 2. Varde menighedsråds tilmelding. Varde menighedsråd tilmeldte sig ordningen pr. 1. september 2008. 3. Varde menighedsråd som ansvarlig forvaltende myndighed. 4. Menighedsrådets mål for regnskabskontorets virke. Varde menighedsråds opgaver: Er ansvarlig for regnskabskontorets drift, Er ansættelsesmyndighed. Regnskabskontoret gør: Servicerer tilsluttede menighedsråd professionelt med fornøden viden og ekspertise, Er imødekommende og skaber gennem samarbejde med tilsluttede menighedsråd et tiltrækkende klima, der også kan inspirere andre menighedsråd til at tilmelde sig, 22
Fremlægger materialet sobert i forståelige vendinger og yder den fornødne vejledning, Ydelserne leveres i overensstemmelse med den indgåede aftale. 5. Regnskabskontorets opbygning. a. Særlige aftaler. Provstiudvalget yder efter aftale en ramme til administration og fællesudgifter (løn, kontorholdsudgifter, kurser m.v.). Rammen fastsættes efter forhandling mellem Varde menighedsråd og provstiet. Det enkelte menighedsråds bidrag for at deltage i ordningen sker ved, at det relevante beløb trækkes i ligningsmidlerne. b. Regnskabskontorets udvalgsmæssige placering. Kirkegårdsudvalget. Begrundelsen er den, at der er sammenfald af opgaver mellem kirkegårdskontoret og regnskabskontoret. c. Opgaver. Kirkegårdsudvalgets opgaver i forbindelse med regnskabskontoret er: Opfølgning af regnskabskontorets daglige drift. Heri indgår spørgsmålet om daglig ledelse, personalets relevante antal i forhold til opgaver, materiel i kontormæssig henseende samt lokaler. Modtager forespørgsler og nye tilmeldinger fra interesserede menighedsråd. Udarbejder indstillinger til menighedsrådet om forhold, der vedrører det fælles regnskabskontor. Koordinering / information til provstiet i relevant omfang. Kirkegårdsudvalget holder menighedsrådet orienteret på menighedsrådsmøderne i det omfang, det er relevant. Som født medlem af budgetudvalget holder kirkegårdsudvalgets formand dette udvalg orienteret i fornødent omfang. 6. Regnskabskontorets daglige leder. Kirkegårdslederen. Stillingsbenævnelse: Leder af det fælles regnskabskontor. Reference: Kirkegårdsudvalget. 7. Arbejdsopgaverne. Opgaverne svarer til de aftaler, der er indgået med de enkelte tilsluttede menighedsråd. 8. Regnskabskontorets beliggenhed. Menighedsrådets kirkekontor på Lundvej 12, 6800 Varde. 23
F. Menighedsrådets lønpolitik A. Sag. Varde menighedsråd vedtog på sit ordinære møde 11. oktober 2011 følgende overordnede mål for sin personaleog lønpolitik. 1. Den overordnede personalepolitik. Det er menighedsrådets mål som arbejdsgiver, at medarbejderne skal opleve en god arbejdsplads med synlig ledelse, samarbejde, medindflydelse og veldefinerede opgavebeskrivelser i overensstemmelse med personalepolitikkens indhold, der tilskynder alle ansatte til at indfri stillede mål og resultatkrav. 2. Menighedsrådets lønpolitik. a. Intervalløn. Det er menighedsrådets vurdering, at intervallønnen honorerer for de opgaver, der er stillingens kerneopgaver, og at menighedsrådet for denne løn kan forvente både effektivitet og kvalitet i opgaveløsningen, og at medarbejderen er samarbejdsvillig og positiv. Menighedsrådet vurderer, at generelle lønstigninger og / eller stagnation eller fald følger arbejdsmarkedets udvikling. b. Aftaler om særlige løntillæg. Såfremt menighedsrådet beslutter at tildele en medarbejder et særligt løntillæg sker dette for en særlig indsats, der skal understøtte den retning, menighedsrådet ønsker at gå, og at udførelsen sker i overensstemmelse med den overordnede personalepolitik. 24
B. Menighedsrådets udarbejdelse af mål for løndannelse. a. Lønpolitikkens udarbejdelse. Menighedsrådet har som grundlag anvendt tilgængeligt materiale fra kirkeministeriet og Landsforeningen af Menighedsråd. b. Generelle bestemmelser. Menighedsrådet har med overenskomsten for organister og organisationsaftalen for kirkefunktionærer med kerneopgaver som kordegn, sognemedhjælper, kirkemusiker og kirketjener fået arbejdsgiveropgaven at forhandle løn med personalegruppernes faglige organisationer. Menighedsrådets rolle i overenskomstforhandlingerne har dermed fået lønnen ind som et ledelsesredskab på lige fod med f.eks. MUS, personale medindflydelse mv., idet lønnen derved kommer til at understøtte den retning, menighedsrådet vil gå i. Landsforeningen af Menighedsråd siger i den forbindelse, at det er dens opfattelse, at basislønnen eller fikspunktet honorerer for de opgaver, der er stillingens kerneopgaver, og at menighedsrådet for denne løn kan forvente både effektivitet og kvalitet i opgaveløsningen, og at medarbejderen er samarbejdsvillig og positiv. Landsforeningen udtaler også, at basislønnen / fikspunktet i nogen grad betaler for geografisk og/eller faglig fleksibilitet. Forhandling og lønudgift. Kirkeministeriet understreger, at den lokale løndannelse sker inden for rammerne af menighedsrådets økonomi. Det er menighedsrådets ansvar gennem prioritering at sikre, at der er midler til rådighed til de områder, der ønskes styrket. Menighedsrådet er forpligtet til at forhandle løn en gang årligt, hvis den forhandlingsberettigede organisation ønsker en forhandling. I sådanne tilfælde skal menighedsrådet besvare henvendelse om indgåelse af lønaftale senest 15. november under 25
forudsætning af, at forslaget er fremsat af den faglige organisation inden 15. september. C. I Varde menighedsråds tilgang til lønforhandlinger med faglige organisationer indgår bl.a. følgende. Mål for ledelse jfr. organisationsplanens afsnit A: a. Menighedsrådet gør medarbejderne bekendt med de årlige mål, budgetter og resultatkrav og inddrager medarbejderne i planlægning og udførelse deraf. b. Menighedsrådets ledelse sigter, i organisation og personalepolitik, mod effektivitet, samarbejde, udvikling, trivsel og agtelse for medarbejdernes færdigheder. c. Menighedsrådet lægger vægt på, at ledelse og medarbejdere gør sig synlige i dialog med hinanden. d. Personalepolitikkens afsnit 1: Det er menighedsrådet mål at skabe en sundheds- og sikkerhedsmæssig god arbejdsplads med vægt på dialog, samarbejde og uddelegering af opgaver for derigennem at fremme effektivitet, udvikling og agtelse af ansattes færdigheder til gavn for den enkelte medarbejder selv og for menigheden samt andre brugere af den kirkelige institution. Vi vil sikre kvaliteten i vort arbejde, glæde os over succeser og vil gerne gøre dem synlige. e. Til fremme af de foran beskrevne mål gennemføres sideløbende følgende: MUS-samtaler og kompetenceudvikling, Der er oprettet samarbejdsudvalg med 4 møder årligt samt et årligt medarbejdermøde, 26
Virksomhedsplan for det kommende år udarbejdes. Heri indgår en 5 årig prioriteringsplan for større investeringer. Årsberetning udarbejdes efterfølgende år med angivelse af, om kravene om stillede mål blev indfriet. D. Køreplan Økonomiudvalget og kontaktpersonen udarbejder til menighedsrådets godkendelse det forventelige beløb i budgettet til lønforbrug for det aktuelle budgetår. Se menighedsrådets forretningsordens bilag 1 litra g. Budgettets lønmæssige del understøtter den retning, menighedsrådet vil gå i. E. Menighedsrådets forhandlere Menighedsrådet bemyndiger samtidig kontaktpersonen og formand for økonomiudvalget til at forhandle på rådets vegne. 27
G Godtgørelse til menighedsrådets medlemmer og menighedsrådets ansatte for deltagelse i kurser, kørselsudgifter m.v. Principielt. Godtgørelserne ydes kun i forbindelse med deltagelse i kurser m.v., der må anses af stor betydning for udøvelsen af hvervet som henholdsvis menighedsrådsmedlem eller som ansat i en stilling med menighedsrådet som arbejdsgiver. Det skal altid undersøges, om der fra anden side er mulighed for godtgørelse med henblik på, at menighedsrådet friholdes. a. Menighedsrådets medlemmer: Der kan i henhold til lovbekendtgørelsen om folkekirkens økonomi ydes godtgørelse for kursusdeltagelse. Herunder også for kørsel i egen bil. Samkøring skal altid tilstræbes. b. Menighedsrådets ansatte: Der henvises til menighedsrådets personalepolitik. 28