Udskrift af forhandlingsprotokollen for Skelager Kollegiet afdeling 21 Afdelingsbestyrelsesmøde nr. 36 den 8. april 2015 kl. 10.15 på Kollegiekontoret. Til stede: Simon Kingo Løve Malene Vinter Christensen Camilla Mathiasen Martin Nøhr Fraværende: Fra Kollegiekontoret deltog økonomimedarbejder Birgit Nørgaard, boliginspektør Gert A. Ejlertsen og varmemester Torben Stoklund. Dagsorden 1. Godkendelse af referat 2. Valg til afdelingsbestyrelsen 3. Godkendelse af budget 2015/16 Herunder: a. Fastlæggelse af budget for energi b. Fastlæggelse af alm. vedligeholdelse c. Fastlæggelse af PPV (planlagt periodisk vedligeholdelse) 4. Aktuel drift 5. Evt. Ad 1. Godkendelse af referat Referatet af møde nr. 35 blev godkendt og underskrevet. Ad 2. Valg til afdelingsbestyrelsen Kollegiets bestyrelse består af: Formand: Næstformand: Kasserer: Sekretær: Simon Kingo Løve Malene Vinther Christensen Camilla Mathiasen Martin Nøhr Fællesrumsansvarlig: Ønskes ind- og fraflytterlister: Ja Hvem skal de sendes til: Bestyrelsens mail Formanden sender referater fra afdelingsmøderne til Kollegiekontoret og giver besked ved ændring i bestyrelsessammensætningen. Side 1 af 5
Ad 3. Godkendelse af budget 2015/16 Kapitaludgifter Nettoprioritetsydelser Posten dækker over udgifter til lån i forbindelse med opførelsen og senere udvidelse. Offentlige og andre faste udgifter Vand- og kloakudgifter der budgetteres med en stigning på 6,7 %. Det skyldes hovedsagelig et merforbrug i forhold til indeværende års budget. Renovation - Der budgetteres med en mindre prisstigning på 3,8 %. Prisen er fastsat i samråd med leverandøren. Forsikringer Kollegiets forsikringsaftaler, som dækker skade på kollegiet og dettes inventar, bliver jævnligt kontrolleret mht. pris og dækning. Prisen reguleres i forhold til gældende aftale. Varme en nedsættelse på 9 % skyldes især lavere pris pr. MWh på ca. 27 kr. Elektricitet - prisnedsættelse på 12,2 % skyldes lavere forbrug. Økonomimedarbejderen oplyste at vand, varme og el, almindelig vedligeholdelse samt PPV gennemgås af boliginspektøren efter den øvrige budgetgennemgang. Administration mv. Administration Der budgetteres med uændret administrationsbidrag og indstillingsgebyr til Kollegiekontoret. Indstillingsgebyr Indstillingsgebyret udgør i år 326 kr. pr. lejemål pr. år. Gebyret dækker ydelse for behandling af ansøgere og indstilling til boliger mv. Revision Der er indgået aftale med revisor om en stigning på 3 %. Revisorydelsen bliver i den kommende periode sendt i udbud, for evt. at opnå en besparelse på denne post. Dispositionsfond - Der indbetales til dispositionsfonden pr. lejemål, beløbet er lovbestemt og er i dette budget på 549 kr. pr. lejemål. Opsparingen er en fælles reserve til at imødegå økonomiske problemer i selskabet eller i en afdeling. Variable udgifter Ejendomsfunktionærer Denne post indeholder løn, social sikring samt diverse udgifter som jeres varmemester har til f.eks. telefon og kontor. Der budgetteres med en stigning på 5,5 %. Rengøring (indvendig) Denne post indeholder bl.a. udgifter til rengøringsartikler, rengøring af fællesarealer og udgift til rengøringspersonale, udgiften er uændret. Diverse udgifter Betalingsvaskeri Der har været et øget udgift på ca. 12.000 kr. pga. merudgift til sæbekøb. Diverse udgifter Denne post indeholder primært udgift til vagtordning. Beboerfaciliteter Bestyrelsen har tidligere besluttet, at der budgetteres med 10.140 kr. Dette beløb råder afdelingsbestyrelsen over og det kan bl.a. bruges til arrangementer for beboerne, beløbet er uændret. Henlæggelser Henlagt til PPV Denne post indeholder beløbet til kollegiets opsparing til fremtidig planlagt vedligeholdelse og fornyelser, der skal henlægges tilstrækkeligt til at dække kollegiets forventede udgifter til dette i mindst 10 år. For at sikre en jævn husleje er der her budgetteret med henlæggelser over en 20-årig periode. Hensættelsen til tab på debitorer Der hensættes ikke til tab på debitorer i år, da jeres samlede henlæggelse allerede overstiger 319 kr. pr. lejemål. Evt. tab ud over dette beløb dækkes af dispositionsfonden. Side 2 af 5
Indtægter Leje af ungdomsboliger Der budgetteres med en stigning på 0,6 % på huslejen. Indtægter, leje af antenne Falder med 15,2 % da der er foretaget en nedjustering af prisen. Renteindtægter Der budgetteres med en forrentning på 1 % af kollegiets opsparede midler. Betalingsvaskeri Nedjustering af indtægten med 5,5 %, indtægten er afhængig af antal vaske. Afvikling af overskud Afdelingen har et opsamlet overskud på 274.571 kr. Afvikling af overskud skal ske over 3 år, og er for budget 15/16 i alt 124.428 kr. Antenne-, telefon og it budget Antennebudget Der er prisstigninger på tv-programpakkerne på 13,44 kr. for alle lejligheder, men en nedsættelse på 4,90 kr. for værelser. Der skal desuden afvikles et overskud fra tidligere regnskabsår på 7.890,70 kr. Telefoni og it Der budgetteres med et fald på 7,6 %. Stigningen skyldes primært fald i underskud fra tidligere år der er indregnet i budgettet. Vand, varme og el Energiforbrug for el, vand og varme blev gennemgået på regnskabsmødet i efteråret hvor budgettallene for dette budget blev drøftet. Budgettet fastlægges således: Vand 6.400 m 3 El 90.000 kwh Varme 670 MWh Almindelig vedligeholdelse Almindelig vedligeholdelse Forslaget er beregnet som et gennemsnit af forbruget de seneste 5 år. Forventet forbrug er budgetteret til 350.000 kr. En stigning på 30.000 kr. Planlagt periodisk vedligeholdelse (PPV) Der er planlagt arbejder for i alt 2.198.000 kr. Terræn Klimaskærm Boliger Fælles indvendig Tekniske anlæg/installationer Materiel Opretning af fliser og stibelægninger Flisebånd langs facader Flisebelægning ved nyt tørreskur Overdækket plads bag fælleshuset Skiltepyloner ved indkørsler Udskiftning af entredøre på SA I Nyt låsesystem Maling af døre SA II Udskiftning af elastiske fuger og glasisætningsbånd, SA II Maling af boliger ved flytninger - udføres efter behov Lakering af gulve - udføres efter behov Lamper og udsmykning af fællerum Persienner i fællerum Løbende udskiftning af køleskabe og blandingsbatterier. Renovering af elevatordøre Ingen Afdelingsbestyrelsen godkendte og underskrev budgettet ved balancegivende husleje, dermed fastsættes huslejen inkl. antennebidrag, telefon og it pr. 1. august 2015 til: Værelser - 19,8 m 2 2.780 kr. en regulering på -1 kr. Værelser - 21,7 m 2 3.027 kr. 1 kr. Værelser - 23 m 2 3.190 kr. 1 kr. 1 vær. lejlighed - 21 m 2 2.763 kr. 17 kr. 1 vær. lejlighed - 21,5 m 2 2.892 kr. 18 kr. Side 3 af 5
2 vær. lejlighed - 31,5 m 2 4.109 kr. 25 kr. 2 vær. lejlighed - 33,9 m 2 4.401 kr. 27 kr. 2 vær. lejlighed - 34,8 m 2 4.509 kr. 27 kr. 2 vær. lejlighed - 34 m 2 4.331 kr. 26 kr. 2 vær. lejlighed - 35 m 2 4.447 kr. 27 kr. 2 vær. lejlighed - 40 m 2 5.021 kr. 30 kr. Inspektøren oplyste, at hovedtallene fra kollegiets driftsbudget samt huslejevarslet omdeles til alle beboere og lægges på kollegiets hjemmeside. Ad 4. Aktuel drift Almindelig vedligeholdelse Budgettet er på 320.000 kr. Pr. 30.03.2015. er der brugt 257.606 kr. Der har været indtægter ved syn på 71.422 kr., så saldoen viser en totaludgift på 400.450 kr. Der kan være udført arbejde, der endnu ikke er modtaget faktura for. PPV arbejder Der er p.t. planlagte udgifter for i alt 2.101.000 kr. Der er pr. 30.03.2015 brugt 544.320 kr. på denne konto. Udførte arbejder med fed skrift. Planlagte opgaver er med almindelig skrift. Terræn Reparation af kloak og dræn ved nr. 5 Flisearbejde Nye lamper ved indgangsdøre på SA I Overdækket tørreskur Nye postkasser Klimaskærm Bolig Fælles indvendig Tekniske installationer Materiel Vinduesbeslag Ombygning af skabe Slibning og lakering af gulve Maling af vægge ved fraflytning Løbende udskiftning af persienner Arbejdsbord på Varmemester-kontor Møbler i fællesrum 6 blandings batterier 7 toiletter, 10 køleskabe og 2 håndvaske Diverse redskaber Hver enkelt post vedrørende almindelig vedligeholdelse og planlagt periodisk vedligeholdelse (PPV) kan afdelingsbestyrelsen se på WebZonen. Vælg Administration derefter Kontokort og indtast konto 115 for almindelig vedligeholdelse eller konto 116 for PPV. Postkasser - Det vurderes at postkasser kan holde lidt endnu. Skiltepyloner Udføres i grå farve som på Dania Kollegiet Udendørsarealer Der arbejdes videre med overdækket opholdsareal bag ved fælleshuset. Tv leverandør/pakker - Bolignet-Aarhus har udsendt materiale direkte til alle formænd vedr. udbud af tvpakker. Boliginspektøren udleverede en prissammenligning udarbejdet af administrationen. Bestyrelsen har ikke modtaget materiale vedr. TV-pakker fra Bolignet, og Gert A. Ejlertsen fremsender materialet. Kollegiet har Stofa som tv-leverandør i dag, men har mulighed for at skifte til Bolignet-Aarhus og opnå en væsentlig besparelse på tv-pakkerne. Vælger I at skifte leverandør, aftales skiftet mellem Bolignet-Aarhus og Stofa og træder i kraft i løbet af efteråret 2015. Ændring af forholdene omkring tv-leverandør skal besluttes af beboerne på et afdelingsmøde og beslutningen skal fremgå af referatet, som Kollegiekontoret skal have tilsendt. Det skal fremgå, hvem der vælges som Side 4 af 5
leverandør og hvilken pakke der ønskes. En overgang til Bolignet-Aarhus skal oplyses til Kollegiekontoret i god tid inden 30. april, således vi kan varsle ændringer i huslejen pr. 1. august eller ved aftalt tidspunkt for skift. Ad 5. Evt. Bestyrelsen oplyste, at der afholdes afdelingsmøde den 27. april 2015. Formanden bedes sende referat af afdelingsmødet til Kollegiekontoret. Mødet slut kl. 11.15 Referent: Gert A. Ejlertsen/Birgit Nørgaard Referat sendt den 10.04.2015 /dbs Side 5 af 5