Udskrift af forhandlingsprotokollen for Damager Kollegiet afdeling 22 Afdelingsbestyrelsesmøde nr. 40 den 27. marts 2019 kl. 10.00 på kollegiet. Til stede: Rasmus L. Nicolaj T. Fraværende: Lea Pedersen Fra Kollegiekontoret deltog boliginspektør Carsten Kjær Christensen, økonomimedarbejder Natalya Sandal og varmemester Jens Peter Bang. Ad 1. Godkendelse af referat fra seneste møde Referatet af møde nr. 39 blev godkendt og underskrevet. Ad 2. Afdelingsbestyrelsens sammensætning Formand Rasmus L. Næstformand Nicolaj T. Kasserer Lea P. Bestyrelsen oplyser at 2 medlemmer er fratrådt. Formanden sender referater fra afdelingsmøderne til Kollegiekontoret og giver besked ved ændring i bestyrelsessammensætningen. Afdelingsbestyrelsen sørger for at vælge et repræsentantskabsmedlem. Ad 3. Godkendelse af budget 2019/20 Økonomimedarbejderen oplyste at vand, varme og el, almindelig vedligeholdelse samt PPV gennemgås af boliginspektøren efter den øvrige budgetgennemgang. Side 1 af 7
Kapitaludgifter Nettoprioritetsydelser Posten dækker over udgifter til lån i forbindelse med opførelse af kollegiet. Der budgetteres med en udgift på 2.301.937 kr., hvilket er en stigning på ca.27.205 svarende til 1,2 %. Offentlige og andre faste udgifter Vand Der budgetteres med en udgift på 403.712 kr. Det er en lille stigning på 1,7 %, hvilket svarer til ca. 6.594 kr. Renovation Består af et bidrag pr. bolig samt en pris pr. tømning. Der budgetteres med en stigning på 10,3%, hvilket svarer til ca. 10.086 kr. Forsikringer Kollegiets forsikringsaftaler, som dækker skade på kollegiet og dettes inventar, bliver jævnligt kontrolleret mht. pris og dækning (der indhentes tilbud på forsikring hvert 5. år). Der er indhentet tilbud på forsikringsaftaler og kollegiet er fra 1. august 2018 og de kommende fem år forsikret hos Gjensidige. Der budgetteres med en udgift på 65.801 kr. Det er en stigning på 1,4 %, hvilket svarer til en øget udgift på ca. 905 kr. Varme Udgiften til varme budgetteres til at falde med ca. 11.814 kr., hvilket er et fald på 2,4 %. Målerpasning Udgiften hertil består af et grundbeløb og en afgift pr. måler. Udgiften er flyttet ind under almindelig vedligeholdelse, da kollegiet ikke har individuel afregning af vand og varme. Elektricitet Der budgetteres med en udgift på 151.483 kr., hvilket er ca. 13.552 kr. lavere end gældende budget. Det svarer til en reduktion på 8,2 %. Administration mv. Administration Administrationshonoraret indeholder udgiften til administrativt personale og boliginspektører. Der er stort set ingen regulering af prisen i 2019/2020. Indstillingsgebyr Indstillingsgebyret udgør i år 326 kr. pr. lejemål pr. år. Gebyret dækker ydelse for behandling af ansøgere og indstilling til boliger. Gebyret er uændret. Dispositionsfond I alle almene boligorganisationer skal der etableres en dispositionsfond, som alle boligorganisations afdelinger skal indbetale til i form af et bidrag. Bidraget er obligatorisk, indtil fonden har nået en minimumsstørrelse. Dispositionsfonden er en økonomisk fælles reserve, der kan træde til, hvis boligorganisationen eller en eller flere af dens afdelinger oplever økonomiske problemer, som truer driften. Det kan for eksempel være økonomiske tab, som skyldes problemer med at få udlejet boligerne. Fonden kan ligeledes yde støtte til forbedringer eller moderniseringer i boligafdelingerne. Støtten kan gives i form af tilskud, lån, løbende støtte eller en kombination af disse. Side 2 af 7
Dispositionsfondens vigtigste indtægtskilder er afdelingsbidrag opkrævet fra lejerne over huslejen, likvide midler, der opstår i forbindelse med udamortiserede lån - oprindelige byggelån som er færdigbetalte. Der er pr. 1. august 2017 tilstrækkelige midler i dispositionsfonden, og derfor er den obligatoriske indbetaling ophørt. Det kan blive nødvendigt at genoptage indbetalingerne i fremtiden. Variable udgifter Ejendomsfunktionærer Denne post indeholder løn, pension, social sikring samt diverse udgifter, som jeres varmemester har til f.eks. telefon og kontor. Den samlede lønudgift fordeles ud på afdelingerne, og hver afdeling betaler så for varmemesterens faktiske tid på den enkelte afdeling. Der budgetteres med en stigning på 1,9%, hvilket svarer til ca. 8.174 kr. Rengøring Denne post indeholder bl.a. udgifter til rengøringsartikler, -personale, rengøring af fællesarealer og vinduespudsning. Der budgetteres med en udgift på 60.152 kr., hvilket er et fald på ca. 1.666 kr. Dette er et fald på 2,7%. Almindelig vedligeholdelse Varmemesterens konto; udgifter til den daglige vedligeholdelse. Indtægter fra syn bliver modregnet på denne konto. Inspektøren kommer nærmere ind på kontoen efter økonomimedarbejderens oplæg. Diverse udgifter Betalingsvaskeri Indeholder udgifter til bl.a. sæbekøb og administration af vaskeri. Der budgetteres med en stigning på 3.241 kr., hvilket er en stigning på 6,3 %. Diverse udgifter Denne post består primært af BL (Boligorganisationernes Landsorganisation) kontingent og vagtordning. Der budgetteres med en samlet udgift på 46.459 kr., hvilket er en stigning på ca. 5.658 kr. Stigningen skyldes primært, at der budgetteres med en højre udgift til vagtordning (20.000 kr.) end gældende budget (15.000 kr.). En specifikation af udgifterne kan ses på side 9 i budgettet. Beboerfaciliteter Bestyrelsen har tidligere besluttet, at der budgetteres med 42.560 kr. Dette beløb råder afdelingsbestyrelsen over, og det kan bl.a. bruges til arrangementer for beboerne. Henlæggelser Henlagt til PPV Denne post indeholder beløbet til kollegiets opsparing til fremtidig planlagt vedligeholdelse og fornyelser. Der skal per 1. jan 2020 skal der henlægges tilstrækkeligt til at dække kollegiets forventede udgifter i mindst 20 år. Fra 2022 skal henlægges til forbruget over mindst 25 år og fra 2024 i mindst 30 år. Henlæggelserne skal sikre en mere stabil husleje, da udgifterne til større arbejde herved bliver udjævnet. Henlæggelserne øges med 6,5 % for at imødegå de kommende stramninger af reglerne. Hensættelsen til tab på debitorer Der er pt. henlagt 57.104 kr. Der hensættes i år 4.560 kr. så jeres samlede henlæggelser svarer til 328 kr. pr. lejemål. Evt. tab ud over dette beløb dækkes af dispositionsfonden. Side 3 af 7
Ekstraordinære udgifter Afskrivninger Afskrivning af solcelleanlæg. Der afskrives over 10 år startende fra 2017/2018. Der budgetteres med en forrentning på 0,5 %. Indtægter Leje af ungdomsboliger Der budgetteres med en stigning på 1,7 % på huslejen. Renteindtægter Der budgetteres med en forretning på 0,5 % af kollegiets opsparede midler. De opsparede midler er indestående i fællesforvaltning. Fællesforvaltningen dækker over Kollegiekontorets forvaltning af egne og afdelingernes midler. Formålet er formuevedligeholdelse, samt at modvirke elevatoreffekt i kollegiernes husleje. Alle investeringer skal laves i danske kroner. Alle opsparede midler forsøges i videst muligt omfang investeret. Investeringer kan udelukkende placeres i: danske statsobligationer, danske realkreditobligationer, udvalgte investeringsfonde eller aftaleindlån. Alle udlån foregår gennem Kollegiekontoret. Det er således Kollegiekontoret, der indestår for uomtvistelig god sikkerhed. Kollegiekontoret må ikke tjene på udlån af fællesforvaltede midler. Betalingsvaskeri Budgetterede indtægter inkl. sæbesalg. Udgiften forventes at være 110.000 ligesom i det forrige budget. Afvikling af overskud Overskud indsættes på en resultatkonto som et plus. Overskuddet skal over de kommende 3 år, med lige store beløb, føres som en indtægt. For dette budget er afvikling af overskud 255.362 kr. It- og antennebudget It- og antennebudget De samlede udgifter til it og antenne falder 1,7 %, hvilket betyder et fald på 2,20 kr. md. pr. lejemål. Vand, varme og el Energiforbrug for el, vand og varme blev gennemgået på regnskabsmødet i efteråret og budgettallene for dette budget drøftedes. Budgettet fastlægges således: Vand 8.500 m 3 El 80.000 kwh Varme 700 MWh Almindelig vedligeholdelse Alm. vedligeholdelse Forslaget er beregnet som et gennemsnit af forbruget de seneste 5 år. Forventet forbrug er budgetteret til 235.000 kr. En forhøjelse på 5.000 kr. i forhold til det nuværende budget. Side 4 af 7
Planlagt periodisk vedligeholdelse (PPV) Der er planlagt arbejder for i alt 489.000 kr. Terræn Grillplads udskiftning af belægninger Havebænke til udearealer Cykel og redskabshuse males Bygning, klimaskærm Smøring/justering af døre og vinduer Bygning, bolig Gulve, slibning og lak, løbende Maling af boliger, løbende Maling af fælles værelsesgange Emhætter, udskiftning, løbende Bygning, fælles indvendigt Støvsugere Poolbord/bordfodbold Bygning, tekniske anlæg/installationer Brusesæt, løbende udskiftning Håndvaskarmatur, løbende udskiftning Brusearmatur, løbende udskiftning Køkkenarmatur, løbende udskiftning Målerudskiftning Vægventiler, løbende udskiftning ABS overvågningsanlæg Materiel Ingen planlagte opgaver Afdelingsbestyrelsen godkendte og underskrev budgettet ved balancegivende husleje, dermed fastsættes huslejen inkl. antennebidrag og it pr. 1. august i år til: 1 vær. lejlighed 2.676,00 kr. en regulering på 41,00 kr. 2 vær. lejlighed 5.067,00 kr. 81,00 kr. Kollegiekontoret lægger budgettet på kollegiets hjemmeside. Afdelingsbestyrelsen kan dermed henvise til dette som bilag til afdelingsmødet med beboerne, hvor budgettet behandles. Kollegiekontoret sender huslejevarslet direkte til alle beboere, som har givet tilladelse til, at vi kan kommunikere pr. mail. De få beboere som endnu ikke har godkendt dette, får varslet på anden vis. Budgettet skal fremlægges til godkendelse af beboerne på et afdelingsmøde senest 30. april. Bestyrelsen bedes lægge referatet af afdelingsmødet, hvor budgettet godkendes, på deres hjemmeside og sende det til os. Side 5 af 7
Ad 4. Aktuel drift Almindelig vedligeholdelse Budgettet er på 230.000 kr. Der er pr. 26. marts 2019 brugt 90.329 kr. Der har været indtægter ved syn på 74.985 kr. Der kan være udført arbejde, der endnu ikke er modtaget faktura for. PPV arbejder Der er planlagte udgifter for i alt 1.148.000 kr. Der er pr. 26. marts 2019 brugt 66.600 kr. Udførte arbejder er anført med fed skrift, øvrige planlagte opgaver er med almindelig skrift. Terræn Beplantning og vedligehold af grønne arealer Bygning, klimaskærm Tagpap, udskiftes i vandrende midt på 4 tage Rep./udskiftning af rækværk / trapper. af galv. stål Udskiftning af termoruder, løbende Bygning, bolig Gulve, slibning og lak, løbende Maling af boliger, løbende Maling af fælles værelsesgange Bygning, fælles indvendig Fællesarealer males Inventar i fællesrum Bygning, tekniske anlæg/installationer Brusesæt, løbende udskiftning Håndvaskarmatur, løbende udskiftning Brusearmatur, løbende udskiftning Varmeanlæg pumper Vekslere, automatik mv. Varmtvandsveksler udskiftes Varmeveksler eftersyn/vedligehold Ventilation justering og rensning Vægventiler, løbende udskiftning Materiel Div. håndværktøj og redskaber m.v. Hver enkelt post vedrørende almindelig vedligeholdelse og planlagt periodisk vedligeholdelse (PPV) kan afdelingsbestyrelsen se på WebZonen under punktet Råbalance. Opfølgning fra sidste budgetmøde Ismaskinen er sat til udskiftning i 2020, bestyrelsen vil gerne den udskifte nu, bestyrelsen vender tilbage med hvilken type der ønskes. Bliver i 2020. Side 6 af 7
HMH er i gang med at udarbejde en ansøgning til Aarhus Kommune med henblik på, at kollegiet kan blive fritaget vejretten til vejstykket ud mod Ringvejen. Der er store økonomiske omkostninger i at have vejretten. Kollegiet skal betale for vedligeholdelse af dette vejstykke + det kan medføre, at stien ved gavlen af 12 F fjernes, og der opsættes hegn og beplantning. Der er en ny vejlov på vej, som vil gøre det lettere at frasige sig vejretten. HMH er ikke klar over, hvornår den træder i kraft. Vejretten er frasagt og beslutningen er tinglyst, der lukkes med beplantning/hegn mod vejen. Der er ønske om udskiftning om renovering og indkøb af inventar til fællesrummet. Bestyrelsen drøfter hvad de vil og vender tilbage til CKC. Ad 5. Antal møder med administrationen Damager Kollegiet afholder kun 1 obligatorisk, ordinært afdelingsmøde med deres beboere. Det betyder, at de tidligere har besluttet kun at afholde regnskabsmøde med beboerne. Regnskabet fremlægges for beboerne på deres budget-afdelingsmøde. Der blev spurgt om bestyrelsen ønsker, kun at have 1 møde med Kollegiekontoret om foråret og droppe efterårsmødet, hvor regnskabet gennemgås. Bestyrelsen ønsker at afholde 2 møder om året, et regnskabsmøde og et budgetmøde. Ad 6. Lokation for kommende møder Afdelingsbestyrelsen besluttede, at kommende afdelingsbestyrelsesmøder med administrationen afholdes på kollegiet. Ad 7. Evt. Bestyrelsen oplyste, at der afholdes afdelingsmøde den 24.04.2019. Formanden bedes sende referat af afdelingsmødet til Kollegiekontoret. Mødet slut kl. 11:15 Referent: Carsten Kjær Christensen / Natalya Sandal Referat sendt den 28.3.2019/jb Side 7 af 7