Udskrift af forhandlingsprotokollen for Damager Kollegiet afdeling 22

Transkript

1 Udskrift af forhandlingsprotokollen for Damager Kollegiet afdeling 22 Afdelingsbestyrelsesmøde nr. 37 mandag den 27. oktober 2017 kl i fællesrummet på kollegiet. Til stede: Jonas W. Nicolaj T. Rasmus L. Fraværende: Lea P. Geo V. S. Fra Kollegiekontoret deltog økonomimedarbejder Heidi Grud, varmemester Jens Peter Bang, driftschef Kim S. Møller samt inspektør Carsten Kjær Christensen. Dagsorden 1. Godkendelse af referat fra seneste møde 2. Afdelingsbestyrelsens sammensætning 3. Repræsentantskabsmedlem til Kollegiekontorets repræsentantskab 4. Godkendelse af regnskab 2016/17 5. Aktuel drift 2017/18 6. Nyinvesteringer 2018/19 7. Orientering fra Kollegiekontoret 8. Evt. Ad 1. Godkendelse af referat Referatet af møde nr. 36 blev godkendt og underskrevet. Ad 2. Afdelingsbestyrelsens sammensætning Kollegiets bestyrelse består af: Formand Jonas W. Næstformand Nicolaj T. Side 1 af 8

2 Kasserer Geo V. S. Menigt medlem Lea P. Menigt medlem Rasmus L. Fællesrumsansvarlig: Ingen Ad 3. Repræsentantskabsmedlem Kollegiets beboere har besluttet at bestyrelsen udpeger et repræsentantskabsmedlem og det meddeles at Jonas W. er udpeget til at deltage i Kollegiekontorets repræsentantskabsmøde den 23. november Ad 4. Godkendelse af regnskab 2016/17 Økonomimedarbejderen oplyste kort om regnskabets opbygning og nævnte, at årets resultat er et overskud på kr. Dette skyldes primært en besparelse i variable udgifter, øgede renteindtægter samt en besparelse på forbrug af el, vand og varme. Økonomimedarbejderen gennemgik regnskabet og nævnte bl.a. følgende: Henlæggelser Henlæggelserne, som er opsparing til planlagt vedligeholdelse af kollegiet, er forøget med kr. til Nettokapitaludgifter Posten dækker over udgifter til lån og ydelser. Offentlige og andre faste udgifter Vandafgift Der er brugt for knap mindre end budgetteret pga. lavere forbrug. Renovation Består af et bidrag pr. bolig samt en pris pr. tømning. Besparelse på ca grundet overgang til nedgravede containere. Forsikringer Kollegiets forsikringsaftaler, som dækker skade på kollegiet og dettes inventar, bliver jævnligt kontrolleret mht. pris og dækning. Energiforbrug Varme Grundet et lavere forbrug er der en besparelse på ca kr. på varme. El Der er også forbrugt mindre el, hvilket giver en besparelse på ca kr. ift. budgettet. Målerpasning Udgiften hertil består af et grundbeløb og en afgift pr. måler. Side 2 af 8

3 Bidrag til boligorganisationen Administrationsbidrag - Indeholder udgiften til administrativt personale og boliginspektører. Ud fra noten til på side 8, kan man se, at udgiften til administrationsbidrag og indstillingsgebyr er uændret. Dispositionsfond Der indbetales til dispositionsfonden pr. lejemål, og er i dette regnskabsår 559 kr. pr. lejemål. Det er et pligtmæssigt og lovbestemt bidrag til boligorganisationens dispositionsfond, som bruges til at imødegå økonomiske problemer ved f.eks. lejetab og tab ved fraflytning. Den enkelte afdeling kan søge om økonomisk støtte af dispositionsfonden. Fonden er altså et økonomisk sikkerhedsnet og en fælles reserve. Variable udgifter Renholdelse Denne post indeholder kollegiets andel af løn, social sikring samt diverse udgifter som varmemesteren har til f.eks. telefon og kontor, samt til rengøringsartikler. Der har været en besparelse på løn til ejendomsfunktionærer på ca kr. som følge af færre ansatte. Derudover er der en samlet besparelse på ca kr. på rengøringsartikler, -personale samt firma. Almindelig vedligeholdelse Der er brugt ca kr. mindre end budgetteret. Inspektøren gennemgår arbejderne mere detaljeret efter regnskabsgennemgangen. Planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelser (PPV) Der er brugt kr., som dækkes af kollegiets opsparede midler. Inspektøren gennemgår PPV efter regnskabsgennemgangen. Særlige aktiviteter Udgifterne til fællesvaskeriet er administration, sæbekøb samt abonnement til Bolignet Aarhus (internetforbindelse). Udgifterne skal ses i sammenhæng med indtægten fra vaskeriet, note 118 viser dette. Her ses det, at der er et nettooverskud på ca kr., hvilket er ca kr. mindre end budgetteret. Differencen skyldes primært færre indtægter. Diverse udgifter Omfatter beboerfaciliteter, julevagt og andre udgifter. Der er en besparelse på ca kr. på vagtordning. Henlæggelser Henlagt til PPV Denne post indeholder beløbet til kollegiets opsparing til fremtidig planlagt vedligeholdelse og fornyelser. Der skal henlægges tilstrækkeligt til at dække kollegiets forventede udgifter de næste 20 år. Tab ved fraflytninger Der henlægges til at dække eventuelle tab ved fraflytninger, da dispositionsfonden kun dækker et tab, som er af en vis størrelse. Ekstraordinære udgifter Tab ved fraflytninger Der har været et tab på kr Heraf dækkes kr. af tidligere henlæggelser og kr. af dispositionsfonden. Herved er der en ekstraordinær udgift tilbage på kr. Side 3 af 8

4 Årets overskud Årets overskud anvendes således: Overført til opsamlet resultat kr Ordinære indtægter Boligafgifter og leje Den rene husleje, som beboerne betaler, og som svarer til budgettet, da huslejen fastsættes ud fra denne. Renter Kollegiets formue indgår i Kollegiekontorets fællesforvaltning. For dette regnskabsår er der en positiv forrentning på 1,45 % som afviger fra det budgetterede på 0,5 %. Det giver en indtægt på ca kr. mere end budgetteret. Andre ordinære indtægter Her er indtægten fra fællesvaskeri samt overskud/underskud, som afvikles over 3 år. Gennemgang af vand, el og varme samt alm. vedligehold og PPV Boliginspektøren gennemgik forbrug af vand, el og varme samt forslag til budget for 2018/19. Arbejderne på almindelig vedligeholdelseskontoen (115) blev gennemgået. Vand En besparelse i forhold til budgettet på 6 %. Budgettet for indeværende år er sat til m 3. Budgettet for 2018/19 foreslås sat til m 3. El En besparelse i forhold til budgettet på 35 %. Budgettet for indeværende år er sat til kwh. Budgettet for 2018/19 foreslås sat til kwh. (reduceres pga. solceller) Varme En besparelse i forhold til budgettet på 12 %. Budgettet for indeværende år er sat 750 MWh. Budgettet for 2018/19 foreslås sat til 750 MWh. Almindelig vedligeholdelse Budgettet var på kr., og der er anvendt i alt kr., saldo er indeholdt indtægter fra syn. Der har bl.a. været udgifter til følgende: Terræn Snerydning og saltning. Grønt arbejde og rottebekæmpelse. Side 4 af 8

5 Bygning, klimaskærm Ingen forbrug. Bygning, boliger Reparation og udskiftning af låse. Rengøring efter syn. Bygning, fælles indvendig Service brandmateriel. Bygning, tekniske anlæg/installationer Reparation af elinstallationer. Indkøb af el-artikler. Vand- og afløbsinstallationer. Blandingsbatterier. Reparation af vaskemaskiner. Drift af ADK. Materiel Brændstof plæneklipper. Redskaber og værktøj. Der har været ,36 kr. i indtægter ved fraflyttersyn. Udført PPV-arbejde (Planlagt og periodisk vedligeholdelse) Der er anvendt kr. til bl.a. følgende arbejder: Terræn Vedligehold grønne arealer. Låge ved storskrald. Belægninger i kældertrapper udskydes til 2017/2018. Oversigtstavler hvad er det, udgår. Bygning, klimaskærm Maling af trappeskakte. Tagpap udskiftes i vandrende (regning mgl). Udskiftning af 44 døre. Vedligehold af rækværk udskydes til 2017/2018. Bygning, boliger Overfladebehandling af gulve. Maling af boliger. Side 5 af 8

6 Nyt køkken (12L). Maling af fælles værelsesgange, pågår. Bygning, fælles indvendig Belægninger fælleskøkken og gange. Malerarbejde. Projektor. Flytbare tørrestativer Beplantning og vedligehold flyttes til 2017/2018. Bygning, tekniske anlæg/installationer Toiletter, bl. bat. brusesæt og vægventiler. Køleskabe og komfurer. Reparation af dræn- og spildevandsbrønd. Lysarmaturer i fællesarealer. Varmeanlæg herunder pumper, veksler og udefølere, undersøges i 2017/2018. Materiel Diverse håndværktøj flyttes til Afdelingsbestyrelsen godkendte og underskrev regnskabet. Regnskabet lægges på kollegiets hjemmeside. Ad 5. Aktuel drift 2017/18 Almindelig vedligeholdelse Budgettet er på kr. Der er pr. 24. oktober 2017 brugt kr., saldo er indeholdt indtægter fra syn. Der er åbne rekvisitioner for kr. Der kan være udført arbejde, der endnu ikke er modtaget faktura for. Hver enkelt post vedrørende almindelig vedligeholdelse og planlagt periodisk vedligeholdelse (PPV) kan afdelingsbestyrelsen se på WebZonen. Vælg Råbalance og indtast konto 115 for almindelig vedligeholdelse eller konto 116 for PPV. Side 6 af 8

7 PPV arbejder Der er p.t. planlagt udgifter for i alt kr. Der er pr. 26 oktober 2017 brugt kr. på denne konto. Udførte arbejder med fed skrift. Planlagte opgaver er med almindelig skrift. Terræn Kloakanlæg eftersyn. Bygning, klimaskærm Udskiftning af dør til depot. Udskiftning af termoruder. Udskiftning af rækværk. Bygning, boliger Tagplader, bygning L i forbindelse med solceller Maling af boliger efter behov. Lakering af trægulve efter behov. Bygning, fælles indvendig Maling af 4 stk. kælderdøre. Møbler til fællesrum. Bygning, tekniske anlæg/installationer Køleskabe, brusesæt, bl.-batterier efter behov. Sæbedosering. Ismaskine, flyttes til Materiel Diverse redskaber. Ad 6. Ny investeringer 2018/19 Afdelingsbestyrelsen ønsker følgende indarbejdet i kommende budget: At der tillægges driften lidt mere tid til håndtering af affald Øvrige nyinvesteringer, som ønskes indarbejdet i kommende budget, skal være inspektøren i hænde senest 1. januar Ad 7. Orientering fra Kollegiekontoret Intet. Ad 8. Evt. Afdelingen overgår til nyt vaskemiddel uden duft/parfume, typebetegnelse oplyses ved opslag på opslagstavlen. Det skal være muligt at fravælge vaskemiddel (uden nogen særlig merudgift) Der blev drøftet mulighed for P-vagtordning, Carsten Kjær går videre med sagen og vender tilbage. Side 7 af 8

8 Støj i fællesrummet må tolkes som følgende: i eksamensperioden skal der være ro alle dage kl. 23:00, undtagen om fredagen, hvor der efter kl. 02:00 skal skrues ned til et niveau, hvor ingen generes. Nedenstående er udklip fra husordenen: Muligheden for overvågning af p-plads undersøges, Carsten Kjær vender tilbage til bestyrelsen. Bestyrelsen ønsker en mindre overdækning som læ i forbindelse med mødested, evt. i forlængelse af eksisterende cykelskur. Beskæring af træer mod nordvest blev accepteret af bestyrelsen. Julevagt, bestyrelsen vender tilbage med hvilket omfang dette ønskes. Referent: Carsten Kjær Christensen/Heidi Grud Referat sendt den /jb Side 8 af 8