Udskrift af forhandlingsprotokollen for Skejbygård Kollegiet afdeling 15 Afdelingsbestyrelsesmøde nr. 42 den 26. marts 2015 kl. 12.30 på Kollegiekontoret. Til stede: Fraværende: Martin Jørgen Larsen Anders Wilken Pedersen Anne Sofie Friis Andersen Sarah Thrane Maagaard, Kim Agerskov (med afbud) Fra Kollegiekontoret deltog økonomimedarbejder Birgit Nørgaard, boliginspektør Gert Ejlertsen og varmemester Ole Fenger. Dagsorden 1. Godkendelse af referat 2. Valg til afdelingsbestyrelsen 3. Godkendelse af budget 2015/16 Herunder: a. Fastlæggelse af budget for energi b. Fastlæggelse af alm. vedligeholdelse c. Fastlæggelse af PPV (planlagt periodisk vedligeholdelse) 4. Aktuel drift 5. Evt. Ad 1. Godkendelse af referat Referatet af møde nr. 41 blev godkendt og underskrevet. Ad 2. Valg til afdelingsbestyrelsen Kollegiets bestyrelse består af: Formand: Næstformand: Kasserer: Sekretær: Menigt medlem: Suppleant: Fællesrumsansvarlig: Martin Jørgen Larsen Anders Wilken Pedersen Kim Agerskov Sarah Thrane Maagaard Anne Sofie Friis Andersen Ida B. Hansen Anders W. Pedersen Ønskes ind- og fraflytterlister: Ja / Hvem skal de sendes til: Martin Jørgen Larsen Formanden sender referater fra afdelingsmøderne til Kollegiekontoret og giver besked ved ændring i bestyrelsessammensætningen. Side 1 af 5
Ad 3. Godkendelse af budget 2015/16 Kapitaludgifter Nettoprioritetsydelser Posten dækker over udgifter til lån ydet til kollegiet i forbindelse med opførelsen og senere forbedringer. Offentlige og andre faste udgifter Vand- og kloakudgifter Der er budgetteret med en meget lille prisregulering. Renovation - Der budgetteres med en mindre prisstigning på 4,9 %. Forsikringer Kollegiets forsikringsaftaler, som dækker skade på kollegiet og dettes inventar, bliver jævnligt kontrolleret mht. pris og dækning. Prisen reguleres i forhold til gældende aftale. Varme Der er budgetteret med et fald på 10,3 % som dels skyldes nedgang i forventet forbrug og en prisnedsætelse. Elektricitet Der er her budgetteret med lavere forbrug, det medfører en nedsættelse på 20,4 %. Økonomimedarbejderen oplyste at vand, varme og el, almindelig vedligeholdelse samt PPV gennemgås af boliginspektøren efter den øvrige budgetgennemgang. Administration mv. Administration Der budgetteres med uændret administrationsbidrag og indstillingsgebyr til Kollegiekontoret. Indstillingsgebyr Indstillingsgebyret udgør i år 326 kr. pr. lejemål pr. år. Gebyret dækker ydelse for behandling af ansøgningsskemaer og indstilling til boliger. Revision Der er indgået aftale med revisor om en stigning på 3 %. Revisorydelsen bliver i den kommende periode sendt i udbud, for eventuelt at opnå en besparelse på posten. Dispositionsfond - Der indbetales et beløb til dispositionsfonden pr. lejemål, beløbet er lovbestemt og er i dette budget på 549 kr. pr. lejemål. Opsparingen er en fælles reserve til at imødegå økonomiske problemer i selskabet eller i en afdeling. Variable udgifter Ejendomsfunktionærer Denne post indeholder løn, social sikring samt diverse udgifter som jeres varmemester har til f.eks. telefon og kontor. Der budgetteres med en stigning på 5,5 % Rengøring (indvendig) Denne post indeholder bl.a. udgifter til rengøring af fællesarealer og vinduer, og der forventes en merudgift på 60.000 kr. pga. vinduespudsning af elevator og rengøring af fællesarealer. Diverse udgifter Betalingsvaskeri Udgiften til betalingsvaskeri forventes at stige med 1,1 %. Diverse udgifter Denne post er til diverse små-udgifter. Beboerfaciliteter Bestyrelsen har tidligere besluttet, at der budgetteres med 22.860 kr. Dette beløb råder afdelingsbestyrelsen over og det kan bl.a. bruges til arrangementer for beboerne. Henlæggelser Henlagt til PPV Denne post indeholder beløbet til kollegiets opsparing til fremtidig planlagt vedligeholdelse og fornyelser, der skal henlægges tilstrækkeligt til at dække kollegiets forventede udgifter til dette i mindst 10 år. For at sikre en jævn husleje henlægges der til en 20-årig periode. Hensættelsen til tab på debitorer Der hensættes ikke til tab på debitorer i år da jeres samlede henlæggelser hertil pt. er på 45.151 kr. Der skal som minimum henlægges 40.832 kr. hvilket svarer til 319 kr. pr. lejemål. Evt. tab ud over dette beløb dækkes af dispositionsfonden. Ekstraordinære udgifter Tab på debitorer ingen tab på debitorer Side 2 af 5
Afvikling af underskud Pt. ingen underskud til afvikling. Indtægter Leje af ungdomsboliger Der budgetteres med en stigning på 0 % på huslejen. Andre indtægter Leje mobilantenne stiger med 2,9 %. Renteindtægter Der budgetteres med en forrentning på 1 % af kollegiets opsparede midler, der forventes en stigning på 1,2 % Betalingsvaskeri og fælles tlf. Der budgetteres med nedsættelse med 10 % på indkøb af sæbe. Afvikling af overskud Afvikling af overskud skal ske over 3 år. Opsamlet overskud ifølge sidst aflagte regnskab er 498.924 kr. Antenne-, telefon og it budget Antennebudget Der er prisstigninger på tv-programpakkerne på 20,42 kr. Der indregnes et overskud fra tidligere regnskabsår. Telefoni og it Der budgetteres med et fald på 6,30 kr. Underskud fra tidligere år er indregnet i budgettet. Vand, varme og el Energiforbrug for el, vand og varme blev gennemgået på regnskabsmødet i efteråret og budgettallene for dette budget drøftedes. Budgettet fastlægges således: Vand 3.900 m 3 El 60.000 kwh Varme 400 MWh Almindelig vedligeholdelse (se side 9) Alm. vedligeholdelse Forslaget er beregnet som et gennemsnit af forbruget de seneste 5 år. Forventet forbrug er budgetteret til 250.000 kr. En stigning på 7.000 kr. Planlagt periodisk vedligeholdelse (PPV) (se side 9) Der er planlagt arbejder for i alt 2.751.000 kr. Terræn Udvendig belægninger, uderum. Renovering af kældertrappe. Klimaskærm Udskiftning af tagpap på blok 1 og 2. Evt. ny adgang til tag fra mellemrepos. Ny flugtvejsdør til fællesrum. Reparation af vinduesbeslag. Boliger Maling af boliger (ved flytninger efter behov). Udskiftning af køkkener fortsætter med ca. 2 pr. uge. Fælles indvendig Tekniske anlæg/installationer Materiel Behandling af gulve i gangarealer. Udskiftning af varmeveksler og pumper Rensning af ventilationsanlæg. ADK anlæg på adgangsdøre til fællesgange. Undersøgelse af rust i elevatortårn. Sneslynge. Afdelingsbestyrelsen godkendte og underskrev budgettet ved balancegivende husleje, dermed fastsættes huslejen inkl. antennebidrag, telefon og it pr. 1. august 2015 til: 1 vær. lejlighed 2.765 kr. en regulering på 15 kr. Inspektøren oplyste, at hovedtallene fra kollegiets driftsbudget samt huslejevarslet omdeles til alle beboere og Side 3 af 5
lægges på kollegiets hjemmeside. Ad 4. Aktuel drift Almindelig vedligeholdelse Budgettet er på 243.000 kr. Pr. 24.03.15. er der brugt 184.069 kr. Der har været indtægter ved syn på 7.554 kr., så saldoen viser en totaludgift på 176.515 kr. Der kan være udført arbejde, der endnu ikke er modtaget faktura for. PPV arbejder Der er p.t. planlagte udgifter for i alt 5.113.000 kr. Der er pr. 24.03.15 brugt 112.447 kr. på denne konto. Udførte arbejder med fed skrift. Planlagte opgaver er med almindelig skrift. Terræn Klimaskærm Bolig Fælles indvendig Tekniske installationer Materiel 2 stk. askebærer. Udvendig belægninger. Belysningsarmaturer på gangbroer. Terrænbelysning, 19 stk. på stander. Reparation af vinduesbeslag. Maling af lejligheder ved fraflytning. Køkkenprojekt udbudsmateriale. 16 køkkener er udskiftet. Evt. behandling af linoleum på værelser. Udskiftning af persienner, løbende. 2 støvsugere. Udskiftning af loftsplader i fællesrum og gange. Nye lysarmaturer på gange. Nyt inventar i baren. 6 stk. blandingsbatterier. Ingen arbejder. Hver enkelt post vedr. almindelig vedligeholdelse og planlagt periodisk vedligeholdelse (PPV) kan afdelingsbestyrelsen se på WebZonen. Vælg Administration derefter Kontokort og indtast kontonr. 115 for almindelig vedligeholdelse eller konto 116 for PPV. ADK / dørtelefoner Inspektøren undersøger nærmere for valg af system for ADK. Det blev besluttet at dørtelefoner udgår og spares væk.. Videoovervågning Kameraer er genmonteret og sat i drift. Køkkenprojekt Bestyrelsen ønskede at der blev bemandet kraftig op i juli måned. GAE har efterfølgende talt med tømreren og set ud fra et praktisk problem med levering i lejemålene og elevator som flaskehals, vil der ske en forøgelse efter uge 18. Efterfølgende vil der blive monteret 3 køkkener pr. uge. Mere er ikke realistisk. Tv leverandør/pakker - Bolignet-Aarhus har udsendt materiale direkte til alle formænd vedr. udbud af tvpakker. Boliginspektøren udleverede en prissammenligning udarbejdet af administrationen. Kollegiet har Stofa som tv-leverandør i dag, men har mulighed for at skifte til Bolignet-Aarhus og opnå en væsentlig besparelse på tv-pakkerne. Vælger I at skifte leverandør, aftales skiftet mellem Bolignet-Aarhus og Stofa og træder i kraft i løbet af efteråret 2015. Ændring af forholdene omkring tv-leverandør skal besluttes af beboerne på et afdelingsmøde og beslutningen skal fremgå af referatet, som Kollegiekontoret skal have tilsendt. Det skal fremgå, hvem der vælges som leverandør og hvilken pakke der ønskes. En overgang til Bolignet-Aarhus skal oplyses til Kollegiekontoret i god tid inden 30. april, således vi kan varsle ændringer i huslejen pr. 1. august eller ved aftalt tidspunkt for skift. Side 4 af 5
Ad 5. Evt. Rengøringsplan: Ang. rengøring i fællesområder træder den nye aftale i kraft pr. 1. maj. Solceller: Bestyrelsen ønsker at der arbejdes med montering af solceller på taget i forbindelse med udskiftning af tagbelægningen. GAE kommer med forslag og økonomi til sådan anlæg. Baren: Bestyrelsen ønsker at renovere baren og lokalet som helhed. Følgende skal tages med i renoveringen: Dokumentskab, nyt forstærkeranlæg i skab med ventileret låge, ny elinstallation, ny belysning i rummet, borde og stole så rummet kan anvendes som studierum, ny flugtvejsdør med sikkerhedsglas for dagslys til rummet. Møde med tømrer, elektriker afholdes lige efter påske. Bestyrelsen oplyste, at der afholdes afdelingsmøde den 16. april 2015. Formanden bedes sende referat af afdelingsmødet til Kollegiekontoret. Mødet slut kl. 14.45 Referent: BN/GAE Referat sendt den 27.03.2015 /dbs Side 5 af 5