Brugerklubben SBSYS DEMO i Frederikssund Kommune 27. august 2013 v/formand for Forretningsledelsen i Brugerklubben SBSYS og Leder af IT og Digitalisering, Helle Berg, Struer Kommune Opd. 02.05.12
Brugerklubbens historie Opstået i 90 erne i Viborg og Ringkøbing Amter og videreudviklet i samarbejde med Århus Amt SBSYS er udviklet i samarbejde med ditmer a/s I 2003 blev systemet tilbudt til andre organisationer, bl.a. en række kommuner
Mål og værdier Gøre SBSYS til det bedste ESDH system i Danmark gennem brugerdrevet innovation Vær mod andre, som du ønsker de skal være mod dig Samarbejdsprincipper i brugerklubben er stærkt inspireret af agile manifesto Mennesker og interaktion højere end processer og værktøjer Fungerende software højere end detaljeret dokumentation Samarbejde højere end kontraktforhandling At reagere på forandringer højere end at følge en plan
18 medlemmer ejer rettighederne til SBSYS Region Midtjylland Vejle Kommune (108.471 indbyggere) Randers Kommune (95.943 indbyggere) Herning Kommune (86.464 indbyggere) Horsens Kommune (84.133 indbyggere) Hjørring Kommune (66.056 indbyggere) Faaborg Midtfyn Kommune (51.562 indbyggere) Hedensted Kommune (45.886 indbyggere) Mariagerfjord Kommune (42.327 indbyggere) Tønder Kommune (39.038 indbyggere) Jammerbugt Kommune (38.690 indbyggere) Brønderslev Kommune (35.722 indbyggere) Faxe Kommune (35.206 indbyggere) Rebild Kommune (28.963 indbyggere) Struer Kommune (22.082 indbyggere) Ishøj Kommune (21.110 indbyggere) Holstebro Kommune (57.299 indbyggere) I drift 2014 Ballerup Kommune (48.181 indbyggere) I drift 2014 Danmarks Statistik K3/2012
SBSYS i Danmark Ballerup Kommune Brønderslev Kommune Faxe Kommune Faaborg-Midtfyn Kommune Hedensted Kommune Herning Kommune Hjørring Kommune Holstebro Kommune Horsens Kommune Ishøj Kommune Jammerbugt Kommune Mariagerfjord Kommune Randers Kommune Rebild Kommune Struer Kommune Tønder Kommune Vejle Kommune Region Midt
22 licensholdere NØGLE til beregning Antal Brugere Pris pr. år For op til 25 unikke brugere betales 10.000 For 26-50 unikke brugere betales 20.000 For 51-75 unikke brugere betales 30.000 For 76-100 unikke brugere betales 70.000 Ved over unikke 100 brugere betales 100.000 Øvrige offentlige institutioner Tvøroyri Kommune, Færøerne Vaga Kommune, Færøerne Vestmanna Kommune, Færøerne Sermersooq Kommune, Grønland Kommune Kujalleq, Grønland KANUKOKA, Grønland KORA (tidl. Krevi) Det Nationale Institut for kommuners og Regioners Analyse og Forskning Københavns Universitet, Det sundhedsvidenskabelige Fakultet, Retsmedicinsk Institut, Retspatologisk Afdeling Den Nationale Tolkemyndighed Forsyningsselskaber Vestforsyning Erhverv A/S Ringkøbing-Skjern Forsyning A/S Trafikselskaber Nordjyllands Trafikselskab Midttrafik Sydtrafik Undervisningsinstitutioner DCUM (Dansk Center for Undervisningsmiljø) VIA University College Marselisborg Gymnasium Randers HF og VUC VUC Djursland Randers Social- og Sundhedsskole Århus Social- og Sundhedsskole Anvender SBSYS til undervisning EDUCTOR v. Tietgen KompetenceCenter
Bestyrelse Generalforsamling Forretningsledelse Sekretariat og videncenter Netværksgrupper D & U Drift og Udvikling Strategi og Arkitektur Netværksgrupper S & A Vedligehold og Små-udvikling Projekt 2 Projekt 1 Ad-hoc Arbejdsgruppe
Bestyrelse på 5 (7) Bestyrelsesformand Jesper Thyrring Møller, Hedensted Kommune Medlemmer Lene D. Faber, Brønderslev Kommune Carsten Lind, Region Midt Keld I Hansen, Tønder Kommune Helle Berg, Struer Kommune, Formand for Forretningsledelsen Medlemmer uden stemmeret Henning Olsen, Herning Kommune, Formand for Drift og Udvikling Per Bo Christensen, Rebild Kommune, Formand for Strategi og Udvikling
Forretningsledelse på 3 Formand for Forretningsledelsen Helle Berg, Struer Kommune Formand for Drift og Udvikling Henning Olsen, Herning Kommune Formand for Strategi og Arkitektur Per Bo Christensen, Rebild Kommune
Drift og Udvikling på 5 (6) Formand for Drift og Udvikling Henning Olsen, Herning Kommune Medlemmer Gitte Holm Søndervang, Faxe Kommune Brian Skibsted, Holstebro Kommune Jette Bødker, Randers Kommune Tove Poulsen, Tønder Kommune Suppleant Hans Tølbøl Jensen, Hjørring Kommune
Strategi og Arkitektur på 5 (6) Formand for Strategi og Udvikling Per Bo Christensen, Rebild Kommune Medlemmer Lise Tjerrild, Region Midt Jes Rønnow Lungskov, Vejle Kommune Mads Lund Torslev, Horsens Kommune Jesper Overgaard, Hedensted Kommune Suppleant Morten Hougaard, Faaborg-Midtfyn Kommune
Ressourcer i brugerklubben 2013 Sekretær 37 t (Region Midt) Bente Knudsen Hovedopgaver Generelle sekretær funktioner Alt omkring møder - Planlægning - Referent -Opsamling Økonomi Kommunikation og formidling Materiale for nye medlemmer Fokus på videndeling og gennemsigtighed Hjemmeside Workshops, referent Seminarer/ generalforsamling koordinering Messe Projektkoordinator 37 t (Hedensted) Mette Ribberholt Hovedopgaver Projektporteføljestyring, dokumentere og skabe gennemsigtighed Projektforum Udviklingsprojektgrp. - Planlægning sammen med tovholder -Mødestyring -Opsamling - Ressourcestyring på udv.opg. Testkoordinering Projektweb - Opsamling på fejl og ønsker Nyhedsbreve Koordinator for Hjælpeportal og Octoportal 37 t (Struer) Kamilla Dahl Hovedopgaver Vedligeholdelse af hjælpeportal Håndtering af hjælpeportalsuperbrugere i de enkelte kommuner Koordination af udarbejdelse af lokale hjælpefunktioner Samarbejde med ProOffice Gennemsigtighed for brugerklubben Intranet Team- og organisationskoordinator 37 t (Hedensted) Mariann Norup Hovedopgaver Organisatorisk omlægning og ny leverandøraftale Projektkoordinator 20 t (Mariagerfjord) Lisbeth Fog Hovedopgaver Støtte omkring projektporteføljestyring/udvi kling
Tanker om udvidelse i forhold til videnscenter Primære formål: Effektiv anvendelse Fuld anvendelse Sikre at alle systemets funktionaliteter / guldkorn synliggøres for organisationerne til egen prioritering, så de derved kan implementeres og anvendes optimalt ift. egen strategi, og ledelsen herigennem får mulighed for at høste gevinsterne. Effektiv udvikling Skabe netværk mellem organisationerne, for derigennem at skabe den bedste udviklingsplatform for alle medlemmer Optimere arbejdsprocesser Organisationerne vil kunne benchmarke på anvendelse af SBSYS palette af muligheder og optimere arbejdsprocesser.
Aktiviteter og opgaver i brugerklubben Brugerklub Organisationen Vedtægter Aftaleindgåelse Licensholdere Kildekode Udbud PR Hjemmeside/Intranet Hjælpeportal Cyklus omkring release/prioritering Test Budget og regnskabsstyring Leverandørstyring Projekt- og opgavestyring Prioritering af opgaver og udvikling Demo af systemet hos interessenter Planlægning af seminarer og generalforsamling M.m. Møder (Videomøder efter aftale) Bestyrelsen Forretningsledelsen Drift og Udvikling Strategi og Arkitektur Vedligehold og Småudvikling Netværksmøder Arbejdsgruppemøder
Hjælpeportal
Octoportal - Projektstyring
Intranet - Vidensdeling
Som medlem Organisation udpeger kontaktperson til brugerklubben Deltager på strategiseminar i maj Deltager på samarbejdsseminar med leverandør juni Deltager på generalforsamling i oktober Deltager i udvalg, valgt på generalforsamlingen Deltager i netværksgrupper og arbejdsgrupper efter interesse Nye versioner af systemet (4 nye versioner pr. år) Test af nye versioner og gennemgang af hjælpeportal Indmeldelse af ønsker og fejl Udvikling/review af funktioner i SBSYS, deltagelse i netværks-/arbejdsgrupper Alle udviklede funktioner tilbydes medlemmerne Nyhedsbrev på nye funktioner/fejlrettelser udsendes centralt fra Kontingentstørrelse fastsættes efter fordelingsnøgle på indbyggertal Regioner = indbyggertal i Vejle
Hvad er indeholdt i kontingentet på ca. 9 kr. pr. indbygger? Brugerklubben: Nye versioner af systemet (4 nye versioner pr. år) Fælles vedligeholdelse og tilretning Fælles udvikling efter Brugerklubbens prioritering Sekretariat Hjælpeportal Manualer Godtgørelse til formand og økonomiansvarlig Møder Brugerklubbens diverse udgifter til: Strategiseminar i maj Samarbejdsseminar med leverandør i juni Generalforsamling i oktober Ekstern bistand, som f.eks. juridisk hjælp, kommunikationsrådgivning Generelt er det alle aktiviteter, som brugerklubbens medlemmer er enige om.
Budget 2013 26.09.2012 System Brugerklub System Budget Kommune Drift 2013 I alt Udgifter Personale og frikøb 2.500.000 Diverse driftsudgifter (f.eks. møder, seminarer og ekstern bistand, PR) 500.000 Udgifter til system: Vedligehold, koordination og mindre tilretninger 1.800.000 Projekter, jf. fremlagt prioritering 1.800.000 Hjælpeportal drift 68.000 Kommuneintegrationer (inkl. vedligehold mv.) 900.000 Udgifter i alt 900.000 3.000.000 3.668.000 7.568.000 Finansiering Region Midtjylland 371.153 453.796 824.949 Struer Kommune 27.604 75.927 92.834 196.365 Mariagerfjord Kommune 53.001 145.783 178.244 377.028 Vejle Kommune 134.937 371.153 453.796 959.886 Hjørring Kommune 82.668 227.383 278.014 588.064 Faaborg-Midtfyn Kommune 64.501 177.414 216.919 458.834 Hedensted Kommune 57.498 158.153 193.368 409.018 Tønder Kommune 48.821 134.287 164.188 347.295 Herning Kommune 107.863 296.686 362.748 767.297 Faxe Kommune 43.858 120.636 147.497 311.991 Randers Kommune 119.616 329.011 402.271 850.897 Horsens Kommune 23.784 79.281 96.934 200.000 Rebild Kommune 36.115 99.336 121.455 256.906 Ishøj Kommune 26.341 72.453 88.586 187.381 Brønderslev Kommune 37.219 102.374 125.169 264.761 Jammerbugt Kommune 36.174 99.499 121.654 257.326 Miljøministeriet Licensindtægter 139.472 170.528 310.000 Indtægter i alt 900.000 3.000.000 3.668.000 7.568.000 Indbyggere 03/2013 Pris pr. år Frederikssund Kommune 44 381 399.429 Yderligere indtægter 2014 I alt 1.497.320 2014 Holstebro 515.691 Horsens 548.000 200.000-748.000 Ballerup 433.629 I alt 1.497.320 Fordelingsnøgle Indbyggere Region Midtjylland 108021 Struer Kommune 22098 Mariagerfjord Kommune 42429 Vejle Kommune 108021 Hjørring Kommune 66178 Faaborg-Midtfyn Kommune 51635 Hedensted Kommune 46029 Tønder Kommune 39083 Herning Kommune 86348 Faxe Kommune 35110 Randers Kommune 95756 Horsens Kommune 83598 Rebild Kommune 28911 Ishøj Kommune 21087 Brønderslev Kommune 35754 Jammerbugt Kommune 38611 I alt 908669
Rådgiver: Bender von Haller Dragsted, Peter Dann Jørgensen, cand.merc.jur. Nye medlemmer - udbud Interesse- og ansvarsområde: EU-udbud og udlicitering Offentlige myndigheder som har meldt sig på rammeaftalen, har ret til at gøre brug af aftalen og tage SBSYS i anvendelsen, uden selv at skulle afholde forudgående EU-udbud. INGEN forpligtelse til at foretage EU-udbud ved indgåelse af medlemskab i Brugerklubben SBSYS Brugsret til SBSYS, vederlagsfrit udgør ikke en offentlig kontrakt i udbudsdirektivets forstand, uanset om den offentlig myndighed påtager sig en forpligtelse til at bidrage økonomisk til Brugerklubbens drift Forpligtet til at foretage EU-udbud omkring indkøb af vedligeholdelse og videreudvikling af SBSYS Fælles indkøb af vedligeholdelse og videreudvikling Eget brug af implementering, support- og driftsstøtte samt vedligeholdelse og videreudvikling af tillægsmoduler. Begrænset udbud på udvikling og vedligehold bekendtgjort den 16. april 2012 5 leverandører prækvalificeret Ny leverandør offentliggjort 5. oktober 2012 Ditmer vandt udbuddet. Ved udvidelse af Brugerklubmedlemmer kan udbudspligten afløftes ved, at kommunen er part på rammeaftalen eller ved at der foretages nyt fælles udbud.
Tilmeldte på rammeaftalen I alt 62 danske kommuner, 5 grønlandske og 3 færøske organisationer samt 5 regioner er tilmeldt aftale. Albertslund Kommune Allerød Kommune Assens Kommune Ballerup Kommune Billund Kommune Bornholms Regionskommune Brøndby Kommune Brønderslev Kommune Egedal Kommune Faaborg-Midtfyn Kommune Faxe Kommune Favrskov Kommune Fredensborg Kommune Fredericia Kommune Frederiksberg Kommune Herning Kommune Hillerød Kommune Hjørring Kommune Holstebro Kommune Horsens Kommune Ikast-Brande Kommune Ishøj Kommune Jammerbugt Kommune Kalundborg Kommune Københavns Kommune (BUF) (Børne- og Ungdomsforvaltningen) Køge Kommune Lejre Kommune Lolland Kommune Lyngby-Taarbæk Kommune Odsherred Kommune Randers Kommune Rebild Kommune Ringkøbing-Skjern Kommune Ringsted Kommune Roskilde Kommune Rudersdal Kommune Rødovre Kommune Skanderborg Kommune Skive Kommune Slagelse Kommune Solrød Kommune Sorø Kommune Stevns Kommune Struer Kommune Region Hovedstaden Region Midtjylland Region Nordjylland Region Sjælland. Region Syddanmark Miljøministeriet (Miljøstyrelsen) Frederikshavn Kommune Læsø Kommune Svendborg Kommune Frederikssund Kommune Mariagerfjord Kommune Tønder Kommune Færøerne Furesø Kommune Nordfyns Kommune Varde Kommune Tvøroyri Kommune Greve Kommune Nyborg Kommune Vejle Kommune Thorshavn Kommune Guldborgsund Kommune Næstved Kommune Aabenraa Kommune Hvalbiar Kommune Hedensted Kommune Odense Kommune Aalborg Kommune Grønland KANUKOKA (KL på Grønland) Kommuneqarfik Sermersooq Kommune Kujalleq Qeqqata Kommunia Qaasuitsup Kommunia
Hvorfor Brugerklub-tankegangen Stor medbestemmelse - Udviklingen af systemet Prioritering - Budget Hvad har vi penge til det kommende år? Relativ billig kommunelicens og udrul systemet til alle bruger Én pris for ALT i systemet alle moduler inkl. versionsopdateringer Egen udvikling tilføres den fælles pulje til fri afbenyttelse for øvrige medlemmer Fælleskommunalt samarbejde på mange områder også udover SBSYS vi bruger hinanden bredt Udbudsforpligtigelsen på udvikling og vedligehold løftes fælles
Pipeline: Brugergrænseflade Integrationer til: SD Løn SBSYS PPR (2. fase) KMD Opera SBSYS B&U (2. fase) DUBU Aflev. Arkiv/Tiff (3. fase) KMD OPUS App. Blanket selvbetjening Workflow til Aktindsigt (2. fase) Fjernprint Byggesagshåndtering (2. fase) Integrationer: Capevo Dafolo blanket E-Arkiv / Web-arkiv E-mail Notes E-mail Outlook E-mail GroupWise GeoEnviron KMD Structura KMD hændelser/journal GeoGraf GIS KortInfo, Niras GIS NetGis, Geodata dk GIS CBkort, Carl Bro GIS MapGuide, GeoGraf Hop til KMD Sag overblik JAR MS Kontorpakke/Office AddOn KrusePrint blanket MediaLogic Workbase Netblanket OctoPortal Projekthåndtering SharePoint WebLager, Dansk Scanning Opdateret 21.03.13 Snitflader: Drop folder Launcher Remoting XML Web services: Digital post FESD-GIS FESD-integration Search QueueCommand Datakilder: Brugerstamdatakatalog CPR/DPR Integration CPR/DPR viderestil CVR integration KMD E&M KL Emneplan OIS Dokument SBSYS Klient Specialmoduler Kladde Moduler/Specialiseringer: Brevfletning Brevskabeloner Byggesagshåndtering Dagsorden Digital Post håndtering Henvendelsessystem Hjælpeportalvejledninger Journalark MiniSBSYS Oprydning i sagsparter/rettigheder Patientkontor Sagsskabeloner SBSYS Børn og Unge Styringsreoler Systemadministration Publicering/Arkivering: Arkivversion (Aflevering) Postlister Services: AD-synkronisering E-Mail Dispatcher (erindring pr. mail) Job-Engine PDF-Processering Postfordeling Tiffningsmortor Print til SBSYS