Udskrift af forhandlingsprotokollen KOLLEGIEKONTORET I AARHUS 9. april 2013 dbs@kollegiekontoret.dk Afdelingsbestyrelsesmøde Kollegiets navn: Skelager Kollegiet Afd. nr.: 21 Møde nr. 32 Dato: Torsdag den 21. marts 2013 kl. 12.15 Sted: Kollegiekontoret, Nordhavnsgade 1, 1.th., 8000 Aarhus C Deltagere Fra kollegiet deltog: Malene Vinther Christensen, Mona L. Berthelsen, Jesper Rune Bak, Mads Quist Ebbesen Fraværende: Henrik Lauritzen Fra Kollegiekontoret deltog: boliginspektør Gert A. Ejlertsen (GAE), varmemester Torben Stoklund (TLS) og regnskabsmedarbejder Birgit Nørgaard (BN) Dagsorden 1. Forhandlingsprotokollen. Godkendelse af referat fra seneste møde - kan findes på WebZonen 2. Valg til afdelingsbestyrelsen - adresseliste er vedlagt 3. Godkendelse af budget 2013/14 budgetforslag er vedlagt Herunder: a. Fastlæggelse af budget for energi b. Fastlæggelse af alm. vedligeholdelse c. Fastlæggelse af PPV (planlagt periodisk vedligeholdelse) 4. Fastsættelse af husleje iht. godkendt budget 5. Aktuel drift 6. Meddelelser, herunder orientering om spørgeskemaundersøgelse og tv-pakker 7. Evt. 1. Forhandlingsprotokollen Referat af bestyrelsesmøde nr. 31 blev godkendt og forhandlingsprotokollen underskrevet. 2. Valg til afdelingsbestyrelsen Kollegiets bestyrelse består af: Formand: Malene Vinther Christensen Næstformand: Henrik Lauritzen Kasserer: Mona L. Berthelsen Sekretær: Jesper Rune Bak Menigt medlem: Mads Qvist Ebbesen Fællesrumsansvarlig er: Jesper Rune Bak Hjemmeside ansvarlig er: Afdelingsbestyrelsen bedes give Kollegiekontoret skriftlig besked, såfremt der sker ændring i bestyrelsessammensætningen. 3. Godkendelse af budget 2013/14 Der var udsendt budgetforslag med en huslejenedsættelse på - 0,8 % ekskl. antennebidrag og telefon/it. Efterfølgende udsendes nyt forslag med huslejestigning på 2,3 % ekskl. antennebidrag og telefon/it. Dette skyldes en fejl i den budgetterede vandmængde, idet der ikke er indregnet forbrug ved overgang til kollektivt forbrug for alle lejemål. Desuden er ekstra indtægt for 3 s antenne taget ud af budgettet som følge af der endnu ikke er indgået aftale. BN gennemgik budgettet. Vand Udgiften til vand er steget med 3,4 % fra 2012/13 til 2013/14. Et øget forbrug ligger til grund Side 1 af 5
for stigningen. Den faste afgift er steget med 14 %. På grund af den ovenfor nævnte ændring hvor alle er overgået til kollektivt vandforbrug, er udgiften til vand herefter ændret til en stigning på 62,7 %. Varme - Prisen på varme er steget 7,3 % fra 2012/13 til 2013/14 El Udgiften til el er steget med 6 % fra 2012/13 til 2013/14. Fastlæggelse af budget for energi: Energiforbrug for el, vand og varme blev gennemgået på regnskabsmødet i efteråret. Her blev budgettallene for 2013/14 diskuteret. Budgettet er herefter som følger: Vand, delvis kollektiv afregning før 1/10 2012 3900 m 3 Vand, alle med kollektiv afregning efter 1/10 2012 6175 m3 gns.bereg. forbrug El 105.000 KWh. en mindre stigning Varme 680 MWh. samme mængde Fastlæggelse af driftsbudget 2013/14. Almindelig vedligeholdelse er beregnet som et gennemsnit af forbruget de seneste 5 år og der er afsat en mindre stigning til 255.000 kr. Fastlæggelsen af PPV. Der er planlagte udgifter for i alt 1.496.000 kr. 100 Terræn: Nedgravning af affaldscontainer. Reparation af postkasser. Nye buske ved terrasse ved fællesstue. Beskæring af træer ved fællesstue. Der er ikke behov for udskiftning af 3 stk. galvaniserede trapper. 200 Bygn. klimaskærm: Udskiftning af ventiler i facade udføres/udsættes. Tætning af yderdøre / udskiftning af døre. Reparation af tagbelægning på elevatortårne. 310 Bolig indvendigt: Maling og lakering af gulv i værelser ved fraflytning. Maling i fællesarealer. 320 Bolig installationer: Løbende udskiftning af toiletter. Løbende udskiftning af køleskabe. Løbende udskiftning af spejlhylder og bruseforhæng ved fraflytning. 400 Fælles indvendigt: Evt. udskiftning af projektor og musikanlæg/forstærker Ny støvsuger Inventar i fællesstue / fælleshus 500 Tekn. installationer: Reparation af varmeanlæg. Energimærkning. 520 El-anlæg: Service på elevatorer. Udskiftning af mikroovn i fælleshus. 560 Ventilation: Forstærkning af taghætter, etape I 600 Materiel: Ingen planlagte indkøb Afdelingsbestyrelsen har efterfølgende godkendt og underskrevet revideret budget ved balancegivende husleje. Vær opmærksom på, at budgettet skal godkendes af beboerne på et afdelingsmøde senest 30. april. Side 2 af 5
4. Fastsættelse af husleje iht. godkendt budget Husleje pr. 1.8.2013 inkl. antennebidrag, telefon og it: 1 vær. lejlighed 21,0 m 2 reguleres med: 89 kr. ny leje: 2.609 kr. 1 vær. lejlighed 21,5 m 2 reguleres med: 92 kr. ny leje: 2.732 kr. 2 vær. lejlighed 34,0 m 2 reguleres med: 123 kr. ny leje: 4.097 kr. 2 vær. lejlighed 35,0 m 2 reguleres med: 126 kr. ny leje: 4.207 kr. 2 vær. lejlighed 40,0 m 2 reguleres med: 138 kr. ny leje: 4.752 kr. 2 vær. lejlighed 31,5 m 2 reguleres med: 117 kr. ny leje: 3.886 kr. 2 vær. lejlighed 33,9 m 2 reguleres med: 123 kr. ny leje: 4.163 kr. 2 vær. lejlighed 34,8 m 2 reguleres med: 125 kr. ny leje: 4.266 kr. værelse i dublet 19,8 m 2 reguleres med: 85 kr. ny leje: 2.616 kr. værelse i firlet 21,7 m 2 reguleres med: 91 kr. ny leje: 2.849 kr. værelse i firlet 23,0 m 2 reguleres med: 94 kr. ny leje: 3.005 kr. 5. Aktuel drift Almindelig vedligeholdelse. Der er budgetteret med udgifter for 253.000 kr. Pr. 15.03.13 er der brugt 161.658,80 kr. til dækning af uforudsete udgifter i forbindelse med driften. Indtil nu har de store udgifter på denne konto været terræn 30.462 kr., maling i boliger 27.528 kr., fællesområder 18.114 kr., tekniske installationer 37.344 kr., materiel 37.304 kr. Resterende udgifter er fordelt på mange mindre poster. Der har været indtægter ved flyttesyn på 14.642,40 kr. Der kan være udført arbejde, der endnu ikke er modtaget faktura for. PPV. Der er planlagte udgifter for i alt 955.000 kr. Pr. 15.03.13 er der brugt 351.454,75 kr. til følgende arbejder (med fed skrift): 100 Terræn: Ingen. 200 Bygn. klimaskærm: Ingen planlagte arbejder. Maling af døre og vinduer udvendigt. 310 Bolig indvendigt: Maling af værelser og lakering af gulve ved fraflytning. Udskiftning af loft i fælleshus efter vandskade. Der er udført maler- og lakeringsarbejder i 4 værelser. Eftersyn og vedligehold at tagene. 320 Bolig installationer: 4 blandingsbatterier er fornyet. 17 toiletter og 1 håndvask er udskiftet. Der er indkøbt 6 stk. køleskabe og 3 stk. emhætter. 400 Fælles indvendigt Ingen planlagte arbejder. 500 Tekn. installationer: 1 cirkulationspumpe er udskiftet. Vandmålere er nedtaget ved overgang til kollektiv afregning af vand i alle boliger. 520 El-anlæg: Ingen planlagte arbejder. 600 Materiel: Ingen indkøb. Bestyrelsen forslår besparelse på udvendig belysning ved at slukke hver anden lysstander. Ved løbende udskiftning af døre fokuseres på tæthed. Vejledning i brug af vaskemaskiner og sæbedosering på både dansk og engelsk. Forslag udarbejdes af bestyrelsen. Svar på bestyrelsens spørgsmål: Ad 1:Det er muligt at programmere vaskemaskinerne til differentieret betaling, Gert Ejlertsen kommer med et oplæg. Ad 2: Der er opsat dørpumpe i vaskekælder, bestyrelsen ønsker dørpumpe på udvendig dør til tørrerummet. TLS bestiller en. Ad 3:Det er et stort problem med utætte døre, og muligheden for tætning af døre eller udskiftning Side 3 af 5
undersøges. Gert Ejlertsen tager kontakt til tømrer for isætning af tætningslister. Ad 4:Gert Ejlertsen indhenter tilbud på udendørs tørreplads. Ad 5: Cementkummer bruges til affald og ønskes udskiftet til store sten. Eventuel opsætning af fodhegn ved blok 1/3/fælleshus. Der udarbejdes en overordnet plan for udendørsarealer hvor der tages hensyn til nedgravede affaldscontainere. Ad 6: For at undgå tyveri ønskes opsat lys på facaderne af blok 1, 3 og 5. Ad 7: Ekstra køleskabe i firletter og dubletter indsættes hvor de mangler. Evt. ved fraflytning. Ad 8: Det vil være hensigtsmæssigt at åbne for varmen dagen før fælleshuset skal bruges. Temperaturen må ikke være under 8-10 grader når huset ikke benyttes. Ad 9: BNAA har meldt tilbage at routeren virker. Der ringes til hotline hvis der stadig er problemer. Jesper fra bestyrelsen undersøger om det stadig er et problem. Ad 10: Pris fra Bolind er indhentet, og nye LED lamper koster 1.300 1.400 kr./stk. Det vurderes at denne løsning bliver for dyr. Ang. opsigelse af råderetten for antenneposition for teleselskabet 3, er den bindende i 10 år. Torben L. Stoklund ønsker at udlån af boremaskine overdrages til bestyrelsen. Der henstilles til at de opsatte askebægre benyttes. For at flugtveje kan ryddes for sne, skal disse være ryddet for borde/stole, cykler mv. 6. Meddelelser Tv leverandører Der var med indkaldelsen udsendt informationsmateriale om tv-pakker fra Bolignet-Aarhus og Stofa. Boliginspektøren informerede nærmere om forskellen på pris og indhold. Bestyrelsen fastholder Stofa som leverandør. Spørgeskemaundersøgelse Inspektøren fortalte, at Kollegiekontoret gennemfører en spørgeskemaundersøgelse for alle afdelingsbestyrelser. Undersøgelsen har til formål at måle afdelingsbestyrelsens tilfredshed med rammerne for deltagelse i bestyrelsens arbejde, herunder de ydelser og den service Kollegiekontoret og andre samarbejdspartnere leverer til afdelingsbestyrelsen. Vi håber alle valgte beboerrepræsentanter vil deltage, så vi kan få indblik i, hvordan vi kan forbedre samarbejdet mellem afdelingsbestyrelse og Kollegiekontoret. Der udsendes en e-mail med link til skemaet, som afdelingsbestyrelsesmedlemmerne besvarer elektronisk. Ny procedure for oprettelse bankkonto Der var ydermere udsendt information om ny procedure for oprettelse af bankkonto, som bruges til midler for beboerfaciliteter. Der har været problemer med at få ændret fuldmagtsforholdene for nye kasserere og derfor foreslår Kollegiekontoret en ny procedure, hvor der oprettes en bankkonto til hver afdeling i Danske Bank iht. Kollegiekontorets vedtægter. Kassereren i afdelingen vil få fuldmagt til denne konto og får udstedt et MasterCard uden kreditmulighed. Den nye procedure blev forklaret nærmere på mødet. 7. Evt. Standardoplysninger for kollegiet oplyst af afdelingsbestyrelsen: Antal afdelingsbestyrelsesmedlemmer: 5 Antal afdelingsmøder pr. år: 2 Hvem vælger formand: Afdelingsbestyrelsen Hvem vælger repræsentantskabsmedlem: Afdelingsbestyrelsen Afdelingsbestyrelsen oplyser at der afholdes afdelingsmøde på kollegiet den 24. april 2013 og de er bekendt med at referatet skal indsendes til Kollegiekontoret og offentliggøres på deres hjemmeside. Side 4 af 5
Mødet slut kl. 14.00 Referent: BN/GAE Side 5 af 5