Notatark Sag: 00.00.00-ø40-1-12 Dato: 01.02.2016 Tilskudsregler for Kultur & Fritid 2016 Folkeoplysende foreninger En godkendt forening, der modtager kommunale tilskud skal senest den 1. maj indsende en beretning samt et revideret regnskab. Regnskabet skal være underskrevet af alle i bestyrelsen. Følgende poster skal fremgå særskilt i regnskabet: - Kontingent for medlemmer under 25 år - Kontingent for medlemmer over 25 år - Kursustilskud fra Hedensted Kommune - Medlemstilskud fra Hedensted Kommune - Lokaletilskud fra Hedensted Kommune - Eventuel tilskud fra Fritidsudvalgets udviklingspulje Årsberetningen indberettes på en formular, som der linkes til fra Conventus. Hvis Kultur og Fritid ikke har modtaget regnskab og beretning rettidigt bortfalder retten til tilskud. Hvis foreningen får ny formand, ny kasserer eller nye bestyrelsesmedlemmer, skal foreningen selv rette oplysningerne i Conventus. Ved vedtægtsændringer skal foreningen indsende de nye vedtægter til Kultur og Fritid. Alle foreninger, der modtager kommunale tilskud, skal have et CVR nummer tilknyttet en NemKonto. CVR nummeret skal fornyes hvert 3. år, se www.virk.dk Foreningerne skal endvidere have en digital postkasse til modtagelse af post fra det offentlige. Blanketter og ansøgningsskemaer findes i Conventus og på www.hedensted.dk under Kultur og Fritid. Børneattester Alle folkeoplysende foreninger, der modtager tilskud eller får anvist lokaler, har pligt til at afgive erklæring om indhentelse af børneattester til den kommune, foreningen er hjemmehørende i. Det er foreningens tegningsberettigede efter vedtægterne, der skal afgive erklæringen på foreningens vegne. Erklæringen, der findes på www.conventus.dk, skal gælde fremadrettet for det kommende år. Det betyder, at erklæringen for 2016 skal være indsendt senest den 31. december 2015. Erklæringen for 2017 skal således være indsendt senest den 31. december 2016.
Medlemstilskud Foreningens medlemstal pr. 31.12. indberettes. I Conventus vælges knappen medlemstilskud og blanketten, der hedder Hedensted Kommune. Blanketten udfyldes for medlemmer over og under 25 år, der har betalt kontingent i minimum 3 måneder i kalenderåret. Bestyrelsesmedlemmer og trænere, der har fri kontingent skal tælles med som aktive medlemmer. Medlemstilskuddet beregnes som et årligt tilskud pr. aktivitetsmedlem på grundlag af antallet af aktivitetsmedlemmer 0-25 år i foreningen pr. 31.12. året før fordelingsåret. Med hensyn til fodbold vil et medlem, der spiller både udendørs og indendørs fodbold, kun tælle med som ét medlem. Der kan endvidere søges medlemstilskud til handicappede medlemmer over 25 år, som er bosiddende i Hedensted Kommune. Aktive medlemmer 0 25 år defineres som medlemmer, der selvstændigt har indmeldt sig i foreningen og som har betalt kontingent i minimum 3 måneder i et kalenderår for aktivt medlemskab. For særlige omkostningstunge vandsportsgrene er fordelingsbeløbet forøget med 50%. Ingen forening kan modtage medlemstilskud, som overstiger kontingentindtægterne for medlemmer under 25 år. I 2016 er medlemstilskuddet fastsat til 167 kr. pr. aktivitetsmedlem. I en tilskudsmodtagende forening skal mere end 50% af medlemmerne på opgørelsestidspunktet have bopæl i Hedensted Kommune. Hvis dette ikke er tilfældet, opnås kun tilskud til de medlemmer, som har bopæl i kommunen. Ansøgningsfrist for medlemstilskud for 2016 er den 10. januar 2016. Medlemstilskud for 2016 udbetales i april/maj måned såfremt vi har modtaget underskrevet og revideret regnskab, beretning samt erklæring om børneattest. Åbne klubber En åben ungdomsklub defineres som en folkeoplysende forening, der driver ulønnet klubvirksomhed og samvær for børn og unge op til 18 år. Såfremt klubvirksomheden ikke foregår i kommunale lokaler, kan der søges om lokaletilskud. Klubbens åbningssæson skal som minimum være 1.10 til 31.03. Ingen forening kan modtage medlemstilskud, som overstiger kontingentindtægterne for medlemmer under 25 år. Tilskuddet udbetales som medlemstilskud. Lokaletilskud Til de tilskudsberettigede omkostninger i henhold til Folkeoplysningsloven gives der et lokaletilskud på 70 %. Dog højest 70 % af taksten fra Kommunernes Landsforening, som i 2016 er på 128,65 kr. pr. time. Omfatter foreningens samlede aktiviteter deltagere over 25 år, nedsættes tilskuddet forholdsmæssigt svarende til disse medlemmers andel af foreningens samlede antal medlemmer. Dog ikke nedsættelse for ledere og instruktører over 25 år. 2
Vedrørende tilskud ved brug af idrætshaller læs mere under afsnittet om idrætshaller. Ansøgningsfrist for lokaletilskud er den 30. juni og den 31. december. Lokaletilskud til Fitness-foreninger Der kan søges lokaletilskud til foreningsbaserede fitness aktiviteter, hvor der er tale om aktiviteter på hold. Det betyder, at der skal være min. 6 medlemmer til aktiviteten for at timen er tilskudsberettiget. Der er ingen lokaletilskud til timer, hvor folk selv låser sig ind og træner individuelt. Foreningen skal dokumentere aktivitetstimerne i forbindelse med ansøgning om lokaletilskud. Kursustilskud Der gives kursustilskud svarende til 75% af foreningernes dokumenterede kursusafgifter, dog max. 3.000 kr. pr. person pr. år. Der gives tilskud til den samlede kursusafgift, dog ikke til transport. Kurser, der afviger væsentligt fra landsorganisationernes kurser, er ikke tilskudsberettigede. Der søges for et år af gangen og ansøgning fremsendes senest den 31. december til udbetaling i april/maj. Opkridtning af baner og klargøring af tennisbaner Hedensted Kommune foretager den nødvendige opkridtning af baner på de kommunale idrætsanlæg. (Der orienteres direkte til fodboldklubberne) Tilskud til klargøring af tennisbaner udbetales med 2.180 kr. pr. bane efter opgørelse af baner fra Hedensted Kommune. Rideklubber Der søges om lokaletilskud via Conventus. Til de tilskudsberettigede omkostninger i henhold til Folkeoplysningsloven gives der et lokaletilskud på 70 %. Dog højest 70 % af taksten fra Kommunernes Landsforening x aktivitetstimer. Foreningen skal dokumentere aktivitetstimer efter en nærmere angivet definition. KL s takst i 2016 lyder på 128,65 kr. Idrætshallerne Den økonomiske model for kommunens idrætshaller er baseret på 3 pinde: Driftstilskud Lokaltilskud til foreningernes brug af hallerne Lokaletilskud til møde- og omklædningsrum Driftstilskud Der gives et driftstilskud på 420.917 kr. pr. hal og der gives 85.880 kr. for en gymnastiksal. Driftstilskuddet udbetales i 2 rater pr år, i henholdsvis januar og juli måned. Lokaletilskud til foreningernes brug af haller: De Folkeoplysende foreninger betaler en timetakst på 416 kr. inkl. moms for en almindelig hal. Hertil giver kommunen et lokaletilskud på 70 % svarende til 292 kr., hvormed foreningernes egenbetaling bliver 124 kr. pr time. Foreningerne betaler sin andel direkte til idrætshallen. 3
Fra 1. august 2016 bliver timerne i de selvejende haller gratis for de godkendte folkeoplysende foreninger. Ændringen gælder for de foreninger, der tidligere var omfattet af lokaletilskud med 70 % af hallens timetakst. Der skal være mindst 6 foreningsmedlemmer til en aktivitet i hallen for at timen betales af kommunen. Lokaletilskud til møde- /omklædningsrum Der er vedtaget en ny model for lokaltilskud til mødelokaler og omklædningsrum. Modellen skal sikre nødvendige mødefaciliteter og omklædningsrum til de godkendte folkeoplysende foreninger, der anvender hallerne. Det er op til idrætshallens bestyrelse at vurdere, hvorvidt det er hensigtsmæssigt at udleje klublokaler/foreningslokaler til anden side, når klubben ikke har reserveret eller bruger lokalet. Ingen klub har krav på eget klubrum, men hvis lokalet også skal udlejes til anden side skal der tages hensyn til klubbens aktiviteter/ejendele f.eks. ved at bygge aflåste skabe m.v. Lokaletilskuddet udbetales i 2 rater pr år, i henholdsvis januar og juli måned. Institutionernes brug af hallerne Kommunens institutioner (Skoler, SFO, børnehaver og dagpleje) har gratis adgang til hallerne. Skoleledelsen og halbestyrelsen/inspektøren skal hvert år planlægge skolerne, børnehaverne og dagplejens brug af hallerne i det kommende skoleår. På baggrund af denne planlægning kan idrætshallerne frit udleje hallen til anden side i de timer der ikke anvendes af skolen. I planlægningen af institutionernes brug skal der tages hensyn både til skolernes skemaplanlægning og til hallernes muligheder for at udleje til anden side. Idrætshallernes regnskaber skal revideres af en registreret revisor. Foreningers brug af haller og svømmehaller Hvis en forening ønsker/påtænker at igangsætte aktiviteter, der medfører en forøgelse af foreningens forbrug af timer i haller eller svømmehaller set i forhold til sidste år, skal foreningen forud indsende en opgørelse/forespørgsel om den forventede udvidelse af timetallet for at få godkendt lokaletilskuddet til timeforøgelsen. Dette er specielt vigtigt i overgangsfasen til gratis haltimer for de folkeoplysende foreninger. Foreningernes brug af svømmehaller Alle foreninger, der anvender svømmehallerne i Hornsyld, Hedensted og Tørring skal betale en egenbetaling i 2016 på 294 kr. pr. time. Voksenundervisning - Aftenskoler Der gives tilskud til undervisning, studiekredse, foredragsvirksomhed og debatskabende aktiviteter for voksne og for børn og voksne sammen. Tilskud ydes som en årlig beløbsramme til foreningen til aflønning af lærere og ledere inden for den folkeoplysende voksenundervisning. Ansøgningsfrist 1. november året før. Foreningen skal afsætte 10 % af bevillingen til debatskabende aktiviteter. Det er en forudsætning for tilskuddet, at aflønning af ledere og lærere er i overensstemmelse med det løncirkulære, som udsendes af Undervisningsministeriet. 4
Den enkelte aftenskole kan af sit tilskudstilsagn fratrukket 10 % afsætte op til 40 % til aktiviteter tilrettelagt som fleksible tilrettelæggelsesformer, der kan afregnes på andre udgiftstyper end lærer- og lederløn. Der er tale om en kan bestemmelse, og aftenskolerne kan således vælge udelukkende at tilbyde traditionel aftenskoleundervisning. Senest den 1. marts i året efter tilskudsåret indsender den enkelte forening et revideret regnskab for det seneste afsluttede tilskudsår. Tilskuddet til undervisning afregnes således at kommunens tilskud til lønudgiften maksimalt må udgøre 1/3 for undervisning, studiekredse og foredrag. For handicapundervisning må kommunens tilskud maksimalt udgøre 8/9 af lønudgiften. Ved blandede hold afregnes forholdsmæssigt mellem handicappede og ikke handicappede. For instrumentalundervisning må kommunens tilskud maksimalt udgøre ½ af lønudgiften. Såfremt tilskuddet overstiger 1/3 og/eller 8/9 og/eller ½ skal det for meget udbetalte tilbagebetales til kommunen. Forsamlingshuse og sognegårde Forsamlingshuse og sognegårde modtager et årligt tilskud. Kommunalt ejede forsamlingshuse/sognegårde, hvor kommunen står for udvendig vedligeholdelse og andre bygningsudgifter tildeles kun 50% tilskud. I 2016 er tilskuddet på 22.680 kr. pr. forsamlingshus og 11.340 kr. for forsamlingshuse med 50% tilskud. Tilskuddet udbetales i februar/marts måned, såfremt vi har modtaget revideret og underskrevet regnskab. Lokalarkiver Der gives et tilskud til lokalarkiverne på 109.797 kr. Heraf fordeles 80.000 kr. i direkte tilskud til de 18 lokalarkiver. Det resterende beløb samles i en central pulje, som administreres af bestyrelsen for Lokalhistorisk Samvirke i Hedensted Kommune. Lokalarkiverne skal indsende regnskab hvert år senest den 15.01., hvorefter tilskuddet udbetales i januar/februar måned. Udlån og anvisning af kommunale lokaler Udlån af kommunale lokaler på skoler og i institutioner i Ny Hedensted kommune sker i overensstemmelse med gældende love samt regelsæt for lån af lokaler. Altid under hensyntagen til de pågældende lokalers primære formål og hensigtsmæssig brug af lokalerne. Bestilling og reservering af lokaler sker ved elektronisk henvendelse til skolen eller institutionen, som bekræfter reservationen inkl. evt. udstyr. Blanketten findes på www.hedensted.dk under Kultur og Fritid og på www.conventus.dk 5
Puljer Fritidsudvalget. Fritidsudvalgets udviklingspulje kan søges til kulturelle og folkeoplysende initiativer. - Kriterierne kan ses på Fritidsportalen og på Hedensted Kommunes hjemmeside. (Det er ikke et krav, at ansøgere til denne udviklingspulje er organiseret i en folkeoplysende forening.) Ansøgninger skal fremsendes elektronisk via ansøgningsskema på kommunens hjemmeside www.hedensted.dk Præsentation af personale Frans T. Andersen Leder, Kultur og Fritid Tlf. 79755099 / 21190811 E-mail: frans.andersen@hedendsted.dk Kultur & Fritid vil gerne møde jer I foreningerne på jeres hjemmebane. I laver ofte initiativer for og sammen med Kultur og Fritid, og i disse situationer vil det være godt at ses. I skal vide, at I altid er velkomne til at henvende jer, ligesom I også kan opleve at få en henvendelse fra Kultur & Fritid. Foreningerne kan bruge os til foreningsudvikling herunder de kommende uddannelsestiltag for ledere og trænere. Mange foreninger mærker besværligheder ved rekruttering og fastholdelse af nye frivillige, det vil vi gøre endnu mere ved i 2016. Alle skal arbejde med de overskrifter, der stadigvæk med mellemrum findes i aviserne, der beklager leder- og trænermangel dem skal vi til livs! De vil blive ved med at være der, hvis vi ikke bliver dygtigere til foreningsdrift så vi skal ind i kampen sammen! På kommunens hjemmeside kan du tilmelde dig fritidsinfo. I dette nyhedsbrev bestræber vi os på at informere foreningslivet om de udviklingstiltag, der er i gang. Foreningslivet kan også bruge dette medie til informationer til hinanden, når der er gode historier at fortælle. Kultur & Fritid vil rigtig gerne være med til, at jeres gode historier når ud til mange. Ofte skal der formuleres og sendes ansøgninger til diverse puljer og fonde. På dette felt kan det ligeledes være godt med sparring. Vi vil glæde os til samarbejdet med jer. 6
Kultur- og Fritidskonsulenter Inger Slumstrup E-mail: Inger.Slumstrup@hedensted.dk Telefon 7975 5105 Christina Hermansen E-mail: Christina.Hermansen@hedensted.dk Telefon: 7975 5104 Vi administrerer og rådgiver kommunens folkeoplysende foreninger om tilskudsreglerne for Kultur og Fritid. Vi hjælper og rådgiver gerne foreningerne, hvis der er spørgsmål til vedtægter, regnskaber, årsberetninger, tilskud, puljeansøgninger, Conventus m.v. Vi rådgiver også gerne ved etablering af nye foreninger, om de muligheder og krav der er ved etablering af en ny folkeoplysende forening. Vi glæder os til samarbejdet. 7