Tlf: 46 37 30 33 CVR-nr. 29 79 40 30 roskilde@bdo.dk www.bdo.dk BDO Kommunernes Revision Godkendt revisionsaktieselskab Ringstedvej 18 DK-4000 Roskilde NORDSJÆLLANDS BRANDVÆSEN Revisionsprotokollat af 7. april 2015 (side 67-76) BDO Kommunernes Revision, Godkendt revisionsaktieselskab, en danskejet revisions- og rådgivningsvirksomhed, er medlem af BDO International Limited - et UK-baseret selskab med begrænset hæftelse - og en del af det internationale BDO netværk bestående af uafhængige medlemsfirmaer.
Indholdsfortegnelse Side 1 IDENTIFIKATION AF DET REVIDEREDE ÅRSREGNSKAB FOR 2014... 67 1.1 Konklusion på revision af årsregnskabet for 2014... 67 2 REDEGØRELSE FOR DEN UDFØRTE REVISION... 68 2.1 Risikovurdering og revisionsstrategi... 68 2.2 Regnskabsføring og interne kontroller... 68 2.2.1 Generelt... 68 2.2.2 Manglende funktionsadskillelse... 68 2.2.3 Drøftelser med ledelsen om besvigelser... 69 2.3 Økonomistyring... 69 2.4 Hjælpemiddelcentralen... 70 3 KOMMENTARER TIL ÅRSREGNSKABET... 70 3.1 Anvendt regnskabspraksis... 70 3.2 Resultatopgørelsen... 70 3.2.1 Indtægter... 71 3.2.2 Udgifter... 71 3.2.3 Personaleomkostninger... 72 3.3 Balancen... 72 3.3.1 Åbningsbalancen... 72 3.3.2 Balancens enkelte poster... 72 3.3.3 Anlægsaktiver... 72 3.3.4 Egenkapital... 73 3.3.5 Hensættelser... 73 3.3.6 Gæld... 73 3.4 Noter... 74 3.5 Pantsætninger og eventualposter... 74 3.6 Kommissionens protokol... 74 3.7 Ledelsens regnskabserklæring... 74 4 RÅDGIVNINGS- OG ASSISTANCEOPGAVER... 74 5 ØVRIGE OPLYSNINGER... 75 5.1 Habilitet m.v... 75
1 Identifikation af det reviderede årsregnskab for 2014 Vi har revideret det af kommissionen udarbejdede årsregnskab for Nordsjællands Brandvæsen for 2014. Årsregnskabet viser følgende resultat, aktiver og egenkapital: Resultat, udgiftsbaseret (underskud) kr. 1.178.420 Resultat, omkostningsbaseret (underskud) kr. 1.276.790 Aktiver kr. 8.924.929 Egenkapital (negativ) kr. -1.090.873 1.1 Konklusion på revision af årsregnskabet for 2014 Revisionen har ikke givet anledning til bemærkninger af betydning for revisionspåtegningen. Vores kommentarer vedrørende revisionen af årsregnskabet fremgår af afsnit 3. Revisionens formål, planlægning og udførelse er uændret i forhold til tidligere. Vi henviser til vores tiltrædelsesprotokollat af 14. marts 2014. Hvis kommissionen godkender årsregnskabet i den foreliggende form, og der ikke fremkommer yderligere oplysninger under behandlingen af årsregnskabet, vil vi forsyne det med en påtegning uden forbehold. Side 67
2 Redegørelse for den udførte revision 2.1 Risikovurdering og revisionsstrategi Revisionen gennemføres med udgangspunkt i en af os udarbejdet revisionsstrategi. Revisionsstrategien skal sikre, at revisionen fokuseres mod de væsentligste og mest risikofyldte forretningsmæssige og administrative områder af betydning for årsregnskabet. Baseret på vores drøftelser med ledelsen og vores kendskab til Nordsjællands Brandvæsens aktiviteter og forhold i øvrigt, har vi i forbindelse med planlægningen og udførelsen af revisionen udvalgt relevante revisionshandlinger. 2.2 Regnskabsføring og interne kontroller 2.2.1 Generelt Revisionen har til formål at undersøge og vurdere, om rapporteringssystemer, forretningsgange og interne kontroller fungerer forsvarligt. Formålet hermed er at påse, hvorvidt der forefindes korrekte, troværdige og rettidige bogholderiregistreringer som grundlag for regnskabsaflæggelsen. Regnskabsføringen foretages fuldt ud af egen administration. De administrative rutiner er beskrevet i Helsingør Kommunes Principper for økonomistyring, som Nordsjællands Brandvæsen følger. For at efterprøve dokumentationen for regnskabsføringens rigtighed har vi revideret et antal bogføringsbilag. Det er vores vurdering, at de tilrettelagte og beskrevne forretningsgange samt interne kontroller er indrettet på en god og hensigtsmæssig måde, herunder med god sikkerhed ved udbetalinger. Endvidere giver kontrollerne en rimelig sikkerhed mod, at fejl ikke forbliver uopdaget. Der er tilrettelagt et fornuftigt ledelsestilsyn, og det er vores vurdering, at de forskellige procedurer og forretningsgange løbende tilpasses organisationens udvikling. Gennemgangen har givet anledning til følgende kommentarer: 2.2.2 Manglende funktionsadskillelse På grund af virksomhedens størrelse, herunder antallet af ansatte, der er beskæftiget med administrative opgaver, er der ikke etableret en egentlig intern kontrol, der er baseret på en hensigtsmæssig fordeling af arbejdsopgaverne mellem de ansatte. Vores revision er derfor kun i mindre omfang baseret på virksomhedens forretningsgange og interne kontroller. Vi må derfor fremhæve, at der er ingen eller kun begrænsede muligheder for at opdage fejl, der er opstået som følge af, at samme person bestrider såvel udførende som kontrollerende funktion. Vi har dog ikke under vores revision konstateret fejl som følge af besvigelser. Side 68
2.2.3 Drøftelser med ledelsen om besvigelser Under revisionen har vi forespurgt ledelsen om risikoen for besvigelser, og ledelsen har over for os oplyst, at der efter dennes vurdering ikke er særlig risiko for, at årsregnskabet kan indeholde væsentlig fejlinformation som følge af besvigelser. Ledelsen har endvidere oplyst, at den ikke har kendskab til besvigelser eller igangværende undersøgelser af formodede besvigelser. Vi har under vores revision ikke konstateret forhold, der kunne indikere eller vække mistanke om besvigelser af væsentlig betydning for informationerne i årsregnskabet. 2.3 Økonomistyring Vi har gennemgået økonomistyringen, herunder økonomirapporteringen for Nordsjællands Brandvæsen. Der foretages detaljerede økonomiopfølgninger på baggrund af bogføringen - justeret for væsentlige tidsmæssige forskydninger og andre kendte forhold - med rapportering til Beredskabskommissionen, senest i kommissionsmøde den 9. december 2014. Der foretages detaljerede økonomiopfølgninger på baggrund af bogføringen justeret for væsentlige tidsmæssige forskydninger og andre kendte forhold - med rapportering til Styregruppen for Hjælpemiddelcentralen, senest i styregruppemøde i marts 2015. Med henblik på opgørelse af regnskab og egenkapital i det gamle Nordsjællands Brandvæsen blev der afholdt møde herom ultimo marts 2015 med de to ejer kommuner. Det er vores vurdering, at økonomistyringen giver kommissionen og ledelsen en mulighed for at kunne agere i forhold til den økonomiske situation samt udføre et fornuftigt ledelsestilsyn. Gennemgangen har givet anledning til følgende kommentarer, vedrørende økonomistyringen for Hjælpemiddelcentralen: Der er i 2014 gennemført en økonomisk analyse af den væsentlige budgetoverskridelse på udgifterne vedrørende hjælpemidler til borgere i Hjælpemiddelcentralens regnskab. Årsagen til udviklingen er afdækket, og der er indgået aftaler med ejer kommunerne om efterregulering vedrørende de borgerrettede udgifter på 2,5 mio. kr. og driftsudgifter i forbindelse med forsinket indflytning i nye lokaler på 0,8 mio. kr. Der er ligeledes indgået aftale om en årlig efterregulering på baggrund af ordre tilgang på den borgerrettede del. Det er vores vurdering, at der fortsat bør være fokus på: Udarbejdelse af nøgletal i forhold til visitering, eksempel visiteres der ny hjælpemidler på områder, hvor der allerede ligger hjælpemidler på lager At der foretages en vurdering af visitatorernes kendskab og anvendelse af hjælpemiddelcentralens lager system, udvises der sparsommelighed i forvaltningen af budgetmidlerne At der føres et tæt tilsyn med indkøb af nye hjælpemidler (overvågning), til sikring af at indkøbsaftaler anvendes, og der ikke bestilles hjælpemidler, som allerede er på lager At der fortsat udføres en løbende og tæt budgetopfølgning. Side 69
2.4 Hjælpemiddelcentralen Den fælles Hjælpemiddelcentral indgår som en ny serviceopgave i Nordsjællands Brandvæsen fra 2012. Opgaven udføres efter aftale for et 2 årigt pilotprojekt i 2012 og 2013. På baggrund af en undersøgelse foretaget for de 2 deltagende kommuner, er det vurderet, at der kan opnås en økonomisk gevinst ved at drive en fælles hjælpemiddelcentral. Vi har som led i vores revision undersøgt, hvorledes administrationen og styringen af hjælpemiddelcentralen er tilrettelagt. Vi har foretaget en overordnet vurdering af opgavens art og indhold. Grundlaget for konklusionen på den gennemførte vurdering er indhentede oplysninger på følgende områder: Aftale om opførelse af en fælles hjælpemiddelcentral Interview af den administrative ledelse i Nordsjællands Brandvæsen Registrantbogføringen Hjælpemidler til borgere Konklusion Det er vores vurdering, at administrationen og styringen af hjælpemiddelcentralens opgaver generelt er tilrettelagt hensigtsmæssigt. Vi har ved stikprøve efterprøvet, om udgifterne er korrekt registrantført, herunder om udgiften er at henføre til den rette kommune. Vi har ikke konstateret fejl i den udførte stikprøve. Det er dog vores vurdering, at økonomistyringen i forhold til hjælpemidler til borgerne vanskeliggøres af, at indkøbet ikke alene foretages ud fra en økonomisk betragtning, men også ud fra en behovsvurdering og en socialfaglig vurdering. Vi anbefaler, at der fortsat er fokus på området, jf. afsnit 2.3 vedr. økonomistyring. 3 Kommentarer til årsregnskabet 3.1 Anvendt regnskabspraksis Årsregnskabet for 2014 er udarbejdet i overensstemmelse med bestemmelserne i ØIMS- regnskabsregler. Den anvendte regnskabspraksis, der er uændret i forhold til tidligere år, er oplyst i årsregnskabet på side 14-16. 3.2 Resultatopgørelsen Resultatopgørelsens (Omkostningsregnskabet) resultat udgør en underskud på 1.276.790 kr. Resultatet er 98.370 kr. bedre end resultatet i udgiftsregnskabet. Den væsentlige årsag til forskellen kan henføres til afskrivninger på aktiver. Omkostningsregnskabet viser i år et overskud på driften vedrørende Myndighedsopgaver og Serviceopgaver på 1.275.652 kr., og et underskud vedrørende Hjælpemiddelcentralen på 2.552.442 kr. Regnskabets samlede underskud på 1.276.790 kr. kan henføres til Hjælpemiddelcentralen. Side 70
Årets underskud på driften af Hjælpemiddelcentralen kan, ligesom i 2012 og 2013, primært henføres til en større udgift til hjælpemidler til borgerne end budgetteret, grundet stigende efterspørgsel (Ordre tilgang). 3.2.1 Indtægter Revisionens formål er at undersøge, om de interne regler overholdes, herunder at der er tilrettelagt gode interne kontroller, der sikrer, at indtægterne bogføres og kontrolleres. Der er i forbindelse med de mange aktiviteter tilrettelagt forretningsgange og interne kontroller, der skal sikre, at alle indtægter medregnes. Vi har efterprøvet de etablerede forretningsgange og interne kontroller for de samlede indtægter, der i bogføringen er opdelt i: Kommunalt bidrag til Brandvæsen og Hjælpemiddelcentral Øvrige indtægter Vagtcentral Kommunalt bidrag SINE Vi vurderer, at de interne regler er fulgt, og at forretningsgangene er hensigtsmæssige og betryggende i kontrolmæssig henseende. Vi vurderer endvidere, at de forskellige procedurer og forretningsgange løbende tilpasses organisationens udvikling, og at der er tilrettelagt et fornuftigt ledelsestilsyn. Indtægter udgør 46,4 mio. kr. mod 44,5 mio. kr. i budgettet, og der er ved den afsluttende revision foretaget kontrolarbejder med henblik på en vurdering af, om de indtægter, der tilkommer Nordsjællands Brandvæsen, indgår i årsregnskabet og er optaget i overensstemmelse med den fastlagte regnskabspraksis. Forskellen mellem budget og regnskab skyldes hovedsageligt øgede indtægter til dækning af øgede lønudgifter i forbindelse med brandvagter, udkaldsregulering vedr. 2013 og salg af køretøjer. Vi har analyseret resultatopgørelsen og gennemgået bilag i det omfang, vi har fundet det nødvendigt. 3.2.2 Udgifter Vedrørende de samlede driftsudgifter (omkostningsregnskabet), der udgør 47,7 mio. kr. mod 44,9 mio. kr. i budgettet, har vi analyseret resultatopgørelsen, undersøgt udvalgte konti og gennemgået bilag i det omfang, vi har fundet det nødvendigt, bl.a. med henblik på at vurdere, hvorvidt dele af de afholdte udgifter burde være indregnet i balancen. Forskellen mellem budget og regnskab vedrørende Myndighedsopgaver og Serviceopgaver skyldes hovedsageligt ekstra lønudgifter i forbindelse med brandvagter og øgede antal udrykninger. Og forskellen mellem budget og regnskab vedrørende Hjælpemiddelcentralen skyldes hovedsageligt større udgifter til hjælpemidler til borgere, end budgetteret. Revisionen har givet anledning til kommentarer. Der henvises til afsnit 2.3. Side 71
3.2.3 Personaleomkostninger Revisionens formål er at undersøge, om de interne regler overholdes, herunder at det bl.a. sikres, at der kun udbetales løn til ansatte personer, at der udbetales korrekt løn, og at der sker en korrekt behandling af A-skat m.v. Det er vores vurdering, at der er tilrettelagt hensigtsmæssige og betryggende forretningsgange på området. Lønudbetalingen varetages af Fredensborg Kommunes lønkontor. Revisionen af forretningsgange for lønadministration er omfattet af lønrevisionen, der udføres i Fredensborg Kommune. Vedrørende afregning, afstemning og lønoplysning af de ansattes A-indkomst, A-skat og andre udbetalte ydelser har vi ligeledes påset, at der ikke har været bemærkninger til dette i Fredensborg Kommunes regnskab. Der udbetales ikke vederlag til kommissionen. 3.3 Balancen 3.3.1 Åbningsbalancen Formålet med revisionen er at sikre, at der er kontinuitet i regnskabsaflæggelsen. Vi har kontrolleret, at der er sammenfald mellem balancen for årsregnskabet 2013 og åbningsbalancen i regnskabsføringen for 2014. Ændringer i åbningsbalancen 2014, som følge af efterreguleringer vedrørende Hjælpemiddelcentralen, er forklaret i Egenkapitalforklaringen på side 27 i årsregnskabet. 3.3.2 Balancens enkelte poster Revisionens formål er at sikre, at de interne regler for afstemning af balancens konti er tilrettelagt hensigtsmæssigt, og at de overholdes, således at der ikke henstår væsentlige beløb, som burde være udlignet. Det er påset, at de opførte aktiver og passiver er undergivet fornøden kontrol. Vi har undersøgt aktivernes tilstedeværelse, ejendomsretten og vurderingernes forsvarlighed. Det er ligeledes kontrolleret, at de forpligtelser, der påhviler Nordsjællands Brandvæsen, og som er revisionen bekendt, er kommet korrekt til udtryk i årsregnskabet. 3.3.3 Anlægsaktiver Vi har gennemgået anlægsaktiverne, der pr. 31. december 2014 udgør 8.674.929 kr. mod 9.727.184 kr. ultimo 2013, og vurderet, hvorvidt indregning og måling, herunder nettoafgangen på -1.052 t.kr., stemmer overens med den fastlagte regnskabspraksis, og herunder at aktiverne vurderes at være til vedvarende brug. Vi har stikprøvevis kontrolleret den fysiske tilstedeværelse af de i anlægskartoteket opførte aktiver samt stikprøvevis kontrolleret årets til- og afgang. Side 72
Endelig har vi gennemgået afgangen og de foretagne af- og nedskrivninger og påset, at anlægsaktiverne afskrives i overensstemmelse med anvendt regnskabspraksis. De foretagne afskrivninger er efter vores vurdering tilstrækkelige til dækning af årets værdiforringelse, og vi anser vurderingen af anlægsaktiverne som forsvarlig. 3.3.4 Egenkapital Egenkapitalen udviser pr. 31. december 2014 en saldo på -1,1 mio. kr. Vi har efterprøvet ændringen i egenkapitalen, som er specificeret på side 27 i årsregnskabet. Det er vor opfattelse, at egenkapitalen er fordelt, registreret og klassificeret korrekt i henhold til de af Økonomi- og Indenrigsministeriets udmeldte regler. Efter regnskabsafslutningen har der været afholdt møde med ejer kommunerne den 22. februar 2015. Det er besluttet, at Nordsjællands Brandvæsen skal indgå i det nye fælleskommunale beredskab i Nordsjælland med en egenkapital på nul. Følgende afvikling af egenkapitalen er aftalt: Egenkapital ultimo 2014 Efterregulering Hjælpemiddelcentralen 2014 Forsikringssum Tikøb Tanksprøjte Egenkapital primo 2015 (overføres til nyt Nordsjællands Brandvæsen) -1.090.873 kr. 1.340.873 kr. 505.000 kr. 755.000 kr. 3.3.5 Hensættelser Der er hensat 1,7 mio. kr. til tjenestemandspensioner. Vi kan efter vores gennemgang tilslutte os de i årsregnskabet foretagne værdiansættelser. 3.3.6 Gæld Vi har gennemgået de finansielle dispositioner, herunder de indgåede leasingaftaler. Den langfristede gæld udgør i alt 6,9 mio. kr. Vi har kontrolleret, at den optagne, langfristede gæld er i overensstemmelse med leasingselskabernes noteringer. Herunder har vi foretaget en gennemgang af nye leasingaftaler indgået i 2014. Den kortfristede gæld, der pr. 31. december 2014 udviser en samlet saldo på 1,5 mio. kr., består bevillingsmæssigt af mellemværende med kommunerne og Brandkadetter i Danmark. Endvidere har vi kontrolleret, om der er foretaget korrekt momsafløftning. Vi kan efter vores gennemgang tilslutte os de i årsregnskabet foretagne værdiansættelser. Side 73
3.4 Noter Årsregnskabet indeholder de nødvendige noter i forhold til aflæggelse af årsregnskabet i henhold til Økonomi- og Indenrigsministeriets regler for regnskabsaflæggelse. Vi har gennemgået noterne og anser disse for korrekte med henblik på at være en uddybning/supplement i forhold til resultatopgørelsen og balancen. 3.5 Pantsætninger og eventualposter Vi har gennemgået pantsætninger og eventualposter, og vi har i den forbindelse modtaget en ledelseserklæring. 3.6 Kommissionens protokol Kommissionens beslutningsprotokol indtil mødet den 9. december 2014 har vi gennemgået og påset, at beslutninger af økonomisk karakter er truffet inden for aftale om fælleskommunalt beredskab mellem Helsingør og Fredensborg Kommuner og almindeligt gældende regler. Endvidere er det påset, at de trufne beslutninger er gennemført inden for de givne forudsætninger. Vi har påset, at revisionsprotokollat vedrørende 2013 (side 57-66) har været forelagt og godkendt af bestyrelsen den 9. april 2014. 3.7 Ledelsens regnskabserklæring I forbindelse med revisionen af årsregnskabet har vi anmodet beredskabschefen om at bekræfte en række oplysninger inden for særligt vanskeligt reviderbare områder, eksempelvis eventualforpligtelser og retssager samt regnskabsposter, hvortil der knytter sig særlig risiko eller usikkerhed. Samtlige konstaterede fejl er rettet i årsregnskabet. 4 Rådgivnings- og assistanceopgaver Siden afgivelsen af vores revisionsprotokollat af 14. marts 2014 har vi ikke udført sådanne opgaver. Side 74
5 Øvrige oplysninger 5.1 Habilitet m.v. Vi skal i forbindelse med revisionen erklære: 1. at vi opfylder lovgivningens habilitetsbestemmelser, og 2. at vi under revisionen har modtaget alle de oplysninger, vi har anmodet om. Roskilde, den 7. april 2015 BDO Kommunernes Revision Godkendt revisionsaktieselskab Michael S. Nielsen Registreret revisor Side 75
Nærværende revisionsprotokol side 67 75 er gennemlæst af nedennævnte medlemmer af bestyrelsen den / 2015. Benedikte Kiær Formand Thomas Lykke Pedersen Næstformand Jørgen Johansen Næstformand Morten Slotved Jens Ive Erik Lund Olav B. Christensen Peter Antonsen Annette Wienkcken Thomas Bak Bo Hilsted Ib Kirkegaard Gitte Kondrup Jens Bruhn Birgitte S. Poulsen Kristian Schiang-Franck Medarbejderrepræsentant Jesper Grønbech f. politidirektøren Side 76