Vedtægter for Skovhøjens Grundejerforening Grundejerforeningens navn og hjemsted 1. Grundejerforeningens navn er Skovhøjens Grundejerforening. 2. Grundejerforeningens hjemsted er Hasselager i Århus Kommune under Retten i Århus. Grundejerforeningens område og medlemskreds 3. Grundejerforeningens geografiske område er identisk med lokalplan 32 for Århus Kommune, suppleret med deklaration af 11. marts 2002. Grundejerforeningen omfatter således ejendommene under matrikel nr. 1s, 4p, 4q, 4r, 4s, 4t, 4u, 4v, 4x, 4y og 4z af Lemming by, Kolt sogn. Grundejerforeningens geografiske område og de for området tilhørende fællesarealer fremgår af vedlagte kort over området (bilag 1). 4. Grundejerforeningens medlemsforeninger er de andelsboligforeninger og almene boligorganisationer, der ejer ejendomme beliggende inden for grundejerforeningens geografiske område. Grundejerforeningen har følgende medlemsforeninger: Boligforeningen Århus Omegn, afdeling 10 (forkortet: ÅO-10) Boligforeningen Århus Omegn, afdeling 17 (forkortet: ÅO-17) Brabrand Boligforening, afdeling 23 (forkortet: BB-23) Brabrand Boligforening, afdeling 24 (forkortet: BB-24) Andelsboligforeningen Skovhøj - Kolt (forkortet: ABF-SK) Andelsboligforeningen Udsigten - Skovhøj (forkortet: ABF-US) Andelsboligforeningen Bifrost (forkortet: ABF-B) Andelsboligforeningen Skovhøjen (forkortet: ABF-S) Århus Kommunes bofællesskab, Skovhøj 1E (forkortet: ÅK-BF) Århus Kommunes børnehave, Skovhøj 3 (forkortet: ÅK-BH) Vedlagte bilag 2 viser de enkelte medlemsforeningers placering i grundejerforeningens område. 5. Stk. 1. Grundejerforeningens repræsentantskab kan efter samme regler, som gælder for vedtægtsændringer, jvf. 22, træffe beslutning om, at grundejerforeningens område kan ændres, således at ejere af ejendomme, der ligger uden for grundejerforeningens område, men som grænser op til dette, kan optages som medlemsforeninger af grundejerforeningen. Stk. 2. Hvis ejendomme, hvorpå der ikke hidtil har hvilet forpligtelse til at være medlemsforening af en grundejerforening, inddrages under grundejerforeningens område, skal et således opnået medlemskab være bindende for de fremtidige ejere af de pågældende ejendomme, hvorfor der skal ske tinglysning af servitutbestemmelse herom. Grundejerforeningens formål og opgaver 6. Stk. 1. Grundejerforeningen forestår etablering, drift og vedligeholdelse af fællesanlæg og fællesarealer i overensstemmelse med lokalplanens bestemmelser og udfører de opgaver, der i øvrigt henlægges til grundejerforeningen i medfør af lovgivningen. Stk. 2. Grundejerforeningen varetager i øvrigt i overensstemmelse med repræsen-
tantskabets beslutninger herom medlemsforeningernes fælles interesser i forbindelse med de under grundejerforeningens område hørende ejendomme. Stk. 3. Grundejerforeningen er berettiget til at optage de lån og/eller opkræve de økonomiske midler af medlemsforeningerne, der er nødvendige for udførelsen af grundejerforeningens opgaver, herunder oprettelse af en vejkonto samt til at kræve fornøden sikkerhed herfor. Stk. 4. Repræsentantskabet og bestyrelsen skal sikre, at grundejerforeningens økonomiske dispositioner tager udgangspunkt i hensynet til grundejerforeningens langsigtede investerings- og anlægsbehov. Stk. 5: Hvert år medtages i resultatopgørelsen et beløb til henlæggelse i en vejkonto som særlig post. Vejkontoen kan kun anvendes til vedligeholdelse af veje og fortove. Henlæggelsens størrelse fastsættes hvert år af repræsentantskabet. Hvert år medtages i resultatopgørelsen et beløb til henlæggelse i en snekonto som særlig post. Snekontoen kan kun anvendes som en reserve til vintervedligeholdelse af veje og fortove. Henlæggelse på snekontoen må maximalt andrage kr. 50.000,00. Henlæggelsens størrelse fastsættes hvert år af repræsentantskabet. Hvert år medtages i resultatopgørelsen et beløb til henlæggelse i en vedligeholdelseskonto som særlig post. Vedligeholdelseskontoen kan kun anvendes til nyanskaffelser og vedligeholdelse af grundejerforeningens grønne områder (fællesarealerne). Henlæggelsens størrelse fastsættes hvert år af repræsentantskabet. 7. Grundejerforeningen er uafhængig af partipolitiske interesser. Medlemsforeningernes forhold til grundejerforeningen 8. Stk. 1. Repræsentantskabet afgør, i hvilket omfang finansiering og administration af de til grundejerforeningen henlagte opgaver alene skal ske ved opkrævning hos de enkelte medlemsforeninger eller tillige ved optagelse af lån. Stk. 2. De enkelte medlemsforeninger er pligtige at betale de til enhver tid af repræsentantskabet fastsatte bidrag. Stk. 3. Ved ikke-rettidig betaling af skyldige beløb skal den pågældende medlemsforening ikke alene betale alle med inddrivelsen forbundne omkostninger, men tillige et gebyr, fastsat af bestyrelsen. Forfaldsdato den 1. januar med sidste betalingsdag den 15. januar, og forfaldsdag den 1. juli med sidste betalingsdag den 15. juli. Stk. 4. En medlemsforening der er i restance til grundejerforeningen, har ikke stemmeret, ligesom medlemsforeningen ikke kan vælges til tillidshverv. 9. Stk. 1. En medlemsforening betaler bidrag for hver ejendom, medlemsforeningen ejer, fra det tidspunkt, hvor der er pligt til at være medlem af grundejerforeningen. Stk. 2. Hvis der på en ejendom er indrettet to eller flere selvstændige boligenheder, betales dog bidrag for hver boligenhed. Oversigt over antal boligenheder hos medlemsforeningerne fremgår af vedtægternes bilag 3. Stk. 3. Der betales ens bidrag for hver boligenhed. Den integrerede institution betaler én enhed for hver påbegyndt 60m² bebygget areal. Stk. 4. Repræsentantskabet kan fastsætte et specielt bidrag eller indskud, der skal betales for ejendomme og boligenheder, når bidragspligt indtræder efter stiftelse af grundejerforeningen. 10. Stk. 1. I forholdet til tredjemand hæfter medlemsforeningerne ikke for grundejerforeningens forpligtelser med andet end deres andel i grundejerforeningens formue. Stk. 2. I forhold til grundejerforeningen hæfter medlemsforeningerne solidarisk, hvilket også skal gælde for tab, som grundejerforeningen har på enkelte medlemsforeninger. Vedtægter for Skovhøjens Grundejerforening ajourført 3/2014. Side 2 af 8
Stk. 3. Den enkelte medlemsforening er pligtig, efter repræsentantskabets beslutning, til overfor långivende pengeinstitut, at stille sikkerhed for grundejerforeningens eventuelle lån i henhold til fordelingsnøglen. Stk. 4. Den enkelte medlemsforening er endvidere, efter repræsentantskabets beslutning, pligtig at stille sikkerhed for grundejerforeningens til enhver tid værende krav mod medlemsforeningen. 11. Stk. 1. Når en medlemsforening overdrager sin ejendom eller på anden måde ophører med at være ejer af denne, er vedkommende fra dette tidspunkt ophørt at være medlemsforening af grundejerforeningen og kan intet krav rette mod dennes formue. Stk. 2. Den nye ejer indtræder i den tidligere ejers rettigheder og forpligtelser over for grundejerforeningen. Den tidligere ejer vedbliver at hæfte for eventuelle restancer over for grundejerforeningen, indtil den nye ejer har berigtiget restancerne og overtaget forpligtelserne. Stk. 3. Både den tidligere og den nye ejer er pligtig at anmelde ejerskiftet til grundejerforeningen. Den tidligere ejer er pligtig at meddele ny adresse. Stk. 4. Medlemsforeningerne er forpligtet til at orientere grundejerforeningen om, hvem der repræsenterer medlemsforeningerne. 12. Stk. 1. En medlemsforening har på repræsentantskabsmødet en stemme for hvert bidrag, der er pålagt. Stk. 2. Såfremt en andelsboligforening eller almen boligorganisation er medlemsforening af grundejerforeningen, råder den pågældende medlemsforening over én stemme for hver boligenhed, der er pålagt bidrag til grundejerforeningen. Grundejerforeningens ledelse og administration 13. Stk. 1. Repræsentantskabet er grundejerforeningens højeste myndighed. Stk. 2. Hver medlemsforening vælger/udpeger tre personer, der indgår som medlemmer af repræsentantskabet, tillige med bestyrelsen. De valgte/udpegede repræsentanter skal tilhøre den personkreds, der i henhold til den enkelte medlemsforenings vedtægter kan repræsentere denne. Stk. 3. Eventuel administrator og revisor har adgang til repræsentantskabsmødet med taleret, men uden stemmeret. 14. Stk. 1. Ordinært repræsentantskabsmøde indkaldes af bestyrelsen med mindst 4 ugers varsel, ved skriftlig meddelelse til hvert medlem af repræsentantskabet. Stk. 2. Ordinært repræsentantskabsmøde afholdes hvert år i januar kvartal. Stk. 3. Dagorden, som udsendes af bestyrelsen, skal følge med indkaldelsen til repræsentantskabsmødet. Det samme gælder for det underskrevne regnskab samt forslag til budget for det kommende år. Stk. 4. Forslag, der ønskes behandlet på repræsentantskabsmødet, skal være bestyrelsen i hænde senest 2 uger før mødet og udsendes til medlemmerne senest en uge før repræsentantskabsmødets afholdelse. Stk. 5. På det ordinære repræsentantskabsmøde skal mindst følgende punkter være på dagsordenen: 1. Valg af dirigent 2. Bestyrelsens beretning om det forløbne år 3. Aflæggelse af regnskab 4. Indkomne forslag 5. Forelæggelse af budget til vedtagelse, samt fastsættelse af eventuelt bidrag. 6. Valg af formand (i dennes valgår) 7. Eventuelt valg af administrator 8. Eventuelt valg af revisor 9. Eventuelt Stk. 6. Beslutninger på repræsentantskabsmødet træffes ved simpelt flertal. Stk. 7. Afstemninger sker ved håndsoprækning, medmindre dirigenten bestemmer, at afstemningen skal være skriftlig. Ved valg af formand sker afstemning Vedtægter for Skovhøjens Grundejerforening ajourført 3/2014. Side 3 af 8
skriftligt, såfremt der er mere end én kandidat. Stk. 8. På repræsentantskabsmødet tages referat, der underskrives af dirigent og formand, hvorefter det har fuld beviskraft i alle henseender. Stk. 9. Når der på et repræsentantskabsmøde er truffet gyldig beslutning om forhold af fælles interesse, er bestyrelsen bemyndiget til at underskrive for grundejerforeningens medlemsforeninger. Stk. 10. Senest en måned efter repræsentantskabsmødet udsendes mødereferat til repræsentantskabets medlemmer. 15. Stk. 1. Ekstraordinært repræsentantskabsmøde indkaldes med 2 ugers varsel og afholdes, når bestyrelsen finder det nødvendigt, eller efter skriftlig begæring herom til bestyrelsen af mindst 1/4 af medlemsforeningerne, der ikke er i restance til grundejerforeningen. Stk. 2. Når begæring om ekstraordinært repræsentantskabsmøde er indgivet til bestyrelsen, skal mødet afholdes senest 4 uger efter modtagelsen, idet juli måned dog ikke medregnes. Stk. 3. Hvis ikke mindst 2/3 af de medlemsforeninger, der har ønsket ekstraordinært repræsentantskabsmøde er til stede, kan dagsordenen nægtes behandlet. 17. Stk. 1. Repræsentantskabet kan overdrage grundejerforeningens administrative opgaver eller dele heraf til en på repræsentantskabsmødet valgt administrator. Stk. 2. Bestyrelsen afholder møde, så ofte formanden eller 3 bestyrelsesmedlemmer finder det nødvendigt. Bestyrelsen udarbejder en forretningsorden for deres arbejde. Stk. 3. Der skrives referat af bestyrelsesmøderne. Referatet skal underskrives af bestyrelsen og udsendes hurtigst muligt efter førstkommende møde. Stk. 4. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst 5 medlemmer giver møde, heraf skal den ene være formanden eller næstformanden. Stk. 5. Bestyrelsens beslutninger træffes ved simpelt flertal. Stk. 6. Som sikkerhed for bestyrelsesmedlemmernes økonomiske ansvar overfor grundejerforeningen og tredjemand tegner grundejerforeningen sædvanlig ansvars- og besvigelsesforsikring samt ansvarsforsikring for fællesanlæg og fællesarealer. Udgifterne til forsikringer afholdes af grundejerforeningen. Stk. 7. Bestyrelsen kan nedsætte udvalg. 18. Grundejerforeningen tegnes over for tredjemand af et flertal af bestyrelsen, hvoraf den ene skal være formanden eller næstformanden. Regnskab og revision Bestyrelsen 16. Stk. 1. Bestyrelsen består af en repræsentant for hver medlemsforening. Stk. 2. Formanden vælges direkte af repræsentantskabet blandt de udpegede bestyrelsesmedlemmer, og er samtidig formand for repræsentantskabet. Formanden er på valg hvert 2. år. Bestyrelsen konstituerer i øvrigt sig selv. Stk. 3. Bestyrelseshvervet er ulønnet, medmindre repræsentantskabet beslutter andet. 19. Stk. 1. Grundejerforeningens regnskabsår er kalenderåret. Stk. 2. Repræsentantskabet vælger en revisor. Revisoren skal være statsautoriseret eller registreret revisor. Genvalg kan finde sted. Stk. 3. Regnskabet skal af denne være revideret, såvel talmæssigt som kritisk, i så god tid, at regnskabet med revisorpåtegning kan udsendes til repræsentantskabsmedlemmerne sammen med indkaldelse til det ordinære repræsentantskabsmøde. Stk. 4. Valg af revisor kan dog undlades, såfremt der indgås aftale om en administrator af vedligeholdelse, betaling af reg- Vedtægter for Skovhøjens Grundejerforening ajourført 3/2014. Side 4 af 8
ninger, opkrævning af kontingent samt udfærdigelse af budget og regnskab. 20. Stk. 1. Grundejerforeningens midler indsættes i bank eller sparekasse i grundejerforeningens navn. Stk. 2. Den kontante kassebeholdning må ikke overstige kr. 2000,00. 21. Stk. 1. Fremkommer der spørgsmål, hvorom denne vedtægt intet foreskriver, er bestyrelsen pligtig til efter bedste evne og overbevisning at afgøre og løse disse, men skal dog fremlægge sagen til medlemsforeningernes godkendelse ved førstkommende repræsentantskabsmøde. Stk. 2. Hvis bestyrelsen ikke kan opnå enighed i disse spørgsmål, skal Århus Kommunes juridiske afdeling inddrages. 22. Stk. 1. Repræsentantskabsmødets beslutning om ændring af vedtægter eller opløsning af grundejerforeningen kræver 2/3 majoritet blandt det samlede repræsentantskab. Stk. 2. Er det fornødne antal repræsentantskabsmedlemmer ikke til stede, men mindst 2/3 af de afgivne stemmer er for forslaget, indkaldes til nyt repræsentantskabsmøde, der skal afholdes inden en måned efter afholdelsen af det første repræsentantskabsmøde. På dette repræsentantskabsmøde kan forslaget, uanset antal fremmødte repræsentanter, vedtages, når mindst 2/3 af de fremmødte repræsentanter stemmer for vedtægtsændringen. Stk. 3. Ved opløsning af grundejerforeningen opgøres grundejerforeningens formue, og denne fordeles til medlemsforeningerne efter disses andel af boligenheder. Således vedtaget på det stiftende møde den 4. december 2006 med beslutning om, at grundejerforeningen træder i funktion den 1. januar 2007. 8, stk. 3, sidste sætning Restancefrist 1 måned udgået. Ny sætning: Forfaldsdato den 1. januar med sidste betalingsdag den 15. januar, og forfaldsdag den 1. juli med sidste betalingsdag den 15. juli ændret på det ekstra ordinære repræsentantskabsmøde den 7. juni 2007. 14, stk. 2: april kvartal ændret til januar kvartal på det ekstra ordinære repræsentantskabsmøde den 7. juni 2007. 6, stk. 3: Vejfond ændret til vejkonto. 6, stk. 5: Nyt afsnit om resultatopgørelser i årsregnskabet. Ændret på det ordinære repræsentantskabsmøde den 26. mar. 2012. 14, stk. 10: En uge ændret til en måned. Ændret på det ordinære repræsentantskabsmøde den 31. mar. 2014. Vedtægter for Skovhøjens Grundejerforening ajourført 3/2014. Side 5 af 8
Grundejerforeningens geografiske område med tilhørende fællesarealer Bilag 1. Vedtægter for Skovhøjens Grundejerforening ajourført 3/2014. Side 6 af 8
Medlemsforeningernes placering Bilag 2. Vedtægter for Skovhøjens Grundejerforening ajourført 3/2014. Side 7 af 8
Antal boligenheder i medlemsforeningerne Bilag 3 Medlem Foreningsforkortelse Antal boligenheder Århus Omegn, afdeling 10 ÅO-10 81 Århus Omegn, afdeling 17 ÅO-17 50 Brabrand Boligforening, afdeling 23 BB-23 64 Brabrand Boligforening, afdeling 24 BB-24 80 Andelsboligforeningen Skovhøj-Kolt ABF-SK 20 Andelsboligforeningen Udsigten - Skovhøj ABF-US 24 Andelsboligforeningen Bifrost ABF-B 18 Andelsboligforeningen Skovhøjen ABF-S 18 Århus Kommunes bofællesskab, Skovhøj 1E ÅK-BF 22 Århus Kommunes børnehave, Skovhøj 3 ÅK-BH 10 I alt 387 Vedtægter for Skovhøjens Grundejerforening ajourført 3/2014. Side 8 af 8