Budgettering af balance og drift 2008

Økonomistyrelsen, den 15. marts 2007 Budgettering af balance og drift 2008 Vejledning om anvendelse af regneark til budgettering af balance og resultatopgørelse i relation til finanslovforslaget for 2008 Side 1 af 14

Indholdsfortegnelse 1. Indledning...3 2. Generel beskrivelse af budgetskabelonens opbygning...4 3. Regneark til budgettering af poster på balancen...5 3.1. Opgørelse af primobalance (tabel 1)... 5 3.2. Anvendelse af videreførsler (tabel 2)... 5 3.3. Budgettering af immaterielle anlægsaktiver (tabel 3)... 6 3.4. Budgettering af materielle anlægsaktiver (tabel 4)... 6 3.5. Budgettering af øvrige driftsafledte balanceposter ekskl. de nye likviditetskonti (tabel 6)... 7 3.6. Budgettering af likviditets-konti og renteomkostninger (tabel 5)... 8 3.7. Budget for samlet balance (tabel 6)... 9 4. Regneark til budgettering af resultatopgørelse...10 4.1. Budget for de enkelte hovedkonti under virksomheden (tabel 7)... 10 5. Regneark til kontrol af låneramme og finansieringsoversigt...11 5.1. Kontrol af låneramme (tabel 8)... 11 5.3. Opstilling af finansieringsoversigt (tabel 9)... 11 6. Regneark til opstilling af betalinger og samlet likviditetsbudget...13 6.1 Samlede årlige betalinger (tabel 10)... 13 6.2 Likviditetsbudget (tabel 11)... 13 Side 2 af 14

1. Indledning I forbindelse med udarbejdelsen af finanslovforslaget for 2007 skulle samtlige institutioner foretage en budgettering af udviklingen i deres balance og resultatopgørelse. Budgetteringen blev foretages i en samlet budgetskabelon udsendt af Finansministeriet sammen med en tilhørende vejledning om Budgettering af balance og drift. Det overordnede formål med budgetskabelonerne var at skabe overblik over, hvorledes ministeriernes rammer skulle korrigeres som følge af overgangen til omkostningsbevillinger på finanslovforslaget for 2007. Der skal ikke på finanslovforslaget for 2008 foretages en tilsvarende korrektion af ministeriernes rammer, og der skal derfor heller ikke i år fremsendes særskilte budgetskabeloner til Finansministeriet omkring budgetteringen af balance og resultatopgørelse. Mange institutioner har imidlertid efterlyst budgetskabelonerne fra sidste år til brug for deres interne budgetlægning, og Økonomistyrelsen har derfor opdateret budgetskabelonerne fra 2007, således at disse kan anvendes i forbindelse med den interne budgetlægning for 2008. Vejledningen her indeholder en kort gennemgang af hvorledes budgetskabelonen kan anvendes. Det understreges, at anvendelsen af budgetskabelonen udelukkende er til brug for institutionernes interne budgetlægning. Anvendelsen er dermed helt frivillig. Side 3 af 14

2. Generel beskrivelse af budgetskabelonens opbygning Formålet med budgetskabelonen er at understøtte budgetprocessen via opstilling af en samlet resultatopgørelse og balance pr. virksomhed ud fra finanslovforslaget for 2008. Via budgetskabelonen kan det samtidig kontrolleres om lånerammen overholdes, ligesom der via budgetskabelonen automatisk dannes en samlet finansieringsoversigt til brug for optagelse på finanslovforslaget. De omfattede hovedkonti samt den forudsatte nettobevilling under hver hovedkonto angives indledningsvist i budgetskabelonen. Budgetskabelonen består af 11 sammenhørende regneark, der kan opdeles på henholdsvis: Regneark til budgettering af poster på balancen, (tabel 1 til tabel 6) Regneark til budgettering af resultatopgørelsen (tabel 7) Regneark til kontrol af låneramme (tabel 8) og til opstilling af samlet finansieringsoversigt (tabel 9) Regneark til opstilling af årlige betalinger (tabel 10) og samlet likviditetsbudget (tabel 11) Der skal udelukkende foretages indtastning i de gule felter i budgetskabelonerne, idet de resterende felter enten beregnes eller overføres fra tidlige regneark i den samlede skabelon. Selve udfyldelsen af budgetskabelonen startes ved at indtaste primobalancen for 2007, hvorefter budgetteringen af den samlede balance med tilhørende investeringsbudgetter kan påbegyndes. Herefter indtastes posterne på resultatopgørelsen ud fra det foreliggende finanslovbidrag. Når tallene til opstilling af resultatopgørelse og balance er indtastet dannes endelig en samlet kontrol af lånerammen og en automatisk opstilling af finansieringsoversigten på finanslovforslaget. Side 4 af 14

3. Regneark til budgettering af poster på balancen Et meget væsentligt element i de nye omkostningsprincipper er muligheden for at foretage afskrivninger på større investeringer. Fastlæggelsen af investeringsplaner er derfor en meget væsentlig del af budgetlægningen dels med henblik på at sikre, at lånerammerne overholdes og dels med henblik på at sikre, at der er råderum til afholdelse af de med investeringen forbundne afskrivninger og renteudgifter. På baggrund af institutionernes mere konkrete investeringsplaner kan selve budgetteringen af de balanceorienterede poster foretages. Budgetteringen understøttes af 5 regneark omfattende henholdsvis: Opgørelse af primobalance pr 1. januar 2007 (tabel 1) Budgettering af reserveret bevilling (tabel 2) Budgettering af immaterielle anlægsaktiver (tabel 3) Budgettering af materielle anlægsaktiver (tabel 4) Budgettering af øvrige driftsafledte balanceposter ekskl. de nye likviditetskonti (tabel 6) Budgettering af likviditets-konti og renteomkostningere (tabel 5) 3.1. Opgørelse af primobalance (tabel 1) Udgangspunktet for budgettering af posterne på balancen samt for budgettering af året afskrivninger og forventet forbrug af videreførsler mv. er beholdningerne på primo balancen for 2007. I tabel 1 indtastes derfor den tilpassede balance pr. 1. januar 2007. Tallene kan hentes fra det materiale der allerede er afleveret til Økonomistyrelsen i forbindelse med den endelige tilpasning af balancen for 2006 i relation til den nye likviditetsordning. 3.2. Anvendelse af videreførsler (tabel 2) I primo balancen for 2007 indgår beholdningen af videreførsler pr. 1. januar 2007. Hvorledes anvendelsen af videreførselsbeløbet forventes fordelt på de kommende år vil påvirke de kommende års budgettering. I tabel 2 indtastes derfor resultatet af bevillingsafregningen for 2006 fordelt på henholdsvis samlet overførte overskud og midler reserveret til særskilte projekter. Side 5 af 14

For midler reserveret til særskilte projekter anføres nummeret på den hovedkonto hvorfra midlerne stammer. I tabellen anføres endvidere i hvilke af de kommende år midlerne forventes anvendt. 3.3. Budgettering af immaterielle anlægsaktiver (tabel 3) I tabel 3 budgetteres de immaterielle anlægsaktiver. Budgetteringen foretages ved at indtaste de forventede tilgange, afgange og afskrivninger på de immaterielle aktiver set i forhold til primobalancen for 2007. Aktiverne opdeles på henholdsvis: Færdiggjorte udviklingsprojekter Erhvervede koncessioner, patenter, licenser mv. Udviklingsprojekter under opførelse Der er 5 identiske tabeller for henholdsvis B-året, F-året og de tre BO-år. Budgetskabelon: Tabel 3 I tabel 3 foretages budgetteringen af de immaterielle aktiver. Den første linje som institutionen kan udfylde er tilgangen. Tilgang fremkommer, hvis institutionen erhverver koncessioner, patenter, licenser mv., eller hvis den udvikler IT-projekter i budgetperioden. Når institutionen afslutter et udviklingsprojekt, overføres dette automatisk til færdiggjorte udviklingsprojekter. Dette budgetteres som en afgang under udviklingsprojekter under opførelse og som overført fra udviklingsprojekter under opførelse under de færdiggjorte udviklingsprojekter. Hvis institutionen ellers planlægger at afhænde en del af de immaterielle anlægsaktiver, budgetteres det under afgang. I de næste to gule felter budgetteres årets afskrivninger og eventuelle nedskrivninger. 3.4. Budgettering af materielle anlægsaktiver (tabel 4) I tabel 4 budgetteres de materielle aktiver. Budgetteringen foretages ved at indtaste de forventede tilgange, afgange og afskrivninger på de materielle aktiver set i forhold til primobalancen for 2007. De materielle anlægsaktiver opdeles på henholdsvis: Grunde, arealer og bygninger Infrastruktur Produktionsanlæg og maskiner Inventar og IT-udstyr Igangværende arbejder for egen regning Side 6 af 14

Der er 5 identiske tabeller for henholdsvis B-året, F-året og de tre BO-år. Budgetskabelon: Tabel 4 I tabel 4 er vist budgetteringen af de materielle aktiver. Den første linje der kan udfyldes er tilgangen, som fremkommer, hvis institutionen erhverver materielle anlægsaktiver eller afholder udgifter som del af opførelsen af et igangværende arbejde. Når institutionen afslutter et igangværende arbejde for egen regning, så overføres dette til den relevante aktivgruppe. Det betyder, at hvis institutionen fx afslutter byggeriet af en ejendom, så sker der en overførsel fra igangværende arbejder til grunde, arealer og bygninger. Dette budgetteres som en afgang under igangværende arbejder for egen regning og som overføres automatisk til overført fra igangværende arbejder under grunde, arealer og bygninger. Planlægger institutionen ellers at afhænde en del af de materielle anlægsaktiver budgetteres det også under afgang. I de næste to gule felter budgetteres årets afskrivninger og eventuelle nedskrivninger. 3.5. Budgettering af øvrige driftsafledte balanceposter ekskl. de nye likviditetskonti (tabel 6) Når institutionen har opstillet et budget for de immaterielle og materielle anlægsaktiver er næste skridt at budgettere de øvrige driftsafledte balanceposter. Umiddelbart er det en del poster, der skal budgetteres i denne forbindelse. De fleste af posterne vil dog i mange tilfælde ikke udvikle sig væsentligt og kan derfor budgetteres forholdsvist fladt. På aktiv siden drejer det sig om følgende poster: Varebeholdninger Tilgodehavender fra salg af varer og tjenesteydelser Hensættelse til tab på debitorer Igangværende arbejder for fremmed regning, aktiv Periodeafgrænsningsposter (forudbetalte udgifter) Andre likvider Tilsvarende er det følgende poster på passivsiden: Opskrivning Reserveret egenkapital Hensatte forpligtelser i budgetperioden Prioritetsgæld Anden langfristet gæld Finansiering via donation/refusion Leverandører af varer og tjenesteydelser Anden kortfristet gæld Igangværende arbejder for fremmed regning, forpligtelse Side 7 af 14

Periodeafgrænsningsposter (forudbetalte indtægter) Budgetskabelon: Tabel 6 (Balancen) De øvrige balanceposter budgetteres i tabel 6 i budgetskabelonen. Felterne markeret med gult skal udfyldes. Når disse poster er opgjort, er stort set hele balancen budgetteret. De driftsafledte reguleringer indregnes ikke alle automatisk i tabel 7 vedrørende budgettering af resultatopgørelsen. Indregningen af disse skal derfor ske manuelt. 3.6. Budgettering af likviditets-konti og renteomkostninger (tabel 5) Når balancen og de driftsafledte balanceposter er budgetteret kan budgetteringen af likviditetskonti og renteomkostninger foretages. Selve budgetteringen udregnes automatisk i tabel 5 ud fra de fastlagte investeringsbudgetter. De poster som bliver budgetteret er følgende: FF6 Bygge- og IT-kreditten FF4 Langfristet SKB-gæld FF7 Finansieringskontoen (kassekredit) FF5 Uforrentet konto I forbindelse med renteberegningen er følgende rentesatser anvendt i regnearket. Indlånsrente Udlånsrente FF7 Finansieringskonto (kassekredit) 2,50 pct. 4,50 pct. FF4 Langfristet gæld - 3,50 pct. FF6 Bygge- og IT-kredit - 6,00 pct. Budget for FF6 Bygge- og IT-kreditten Institutionens bygge- og IT-kredit budgetteres ud fra de investeringsplaner, som institutionen har lagt i forbindelse med budgetteringen af udviklingen i immaterielle og materielle anlægsaktiver. Derfor vil bygge- og IT-kreditten modsvare institutionens udviklingsprojekter under udførelse og de igangværende arbejder for egen regning. Budget for FF4 Langfristet gæld Institutionens langfristede gæld budgetteres på baggrund af institutionens investeringsplaner. Dette skyldes bl.a., at afdragene på institutionens langfristede gæld forudsættes at være lig afskrivningerne på de tilhørende aktiver, når institutionen overgår til omkostningsbevillinger. Side 8 af 14

Budget for FF7 Finansieringskontoen (kassekreditten) Som budgetskabelonen er opbygget vil finansieringskontoen ved udgangen af året være lig det overførte overskud ved indgangen af året + årets videreførselsbeløb. Budget for FF5 uforrentet konto Udviklingen i den uforrentede likviditet er bestemt af institutionens omsætningsaktiver, hensatte forpligtelser og kortfristede gældsforpligtelser. Disse er alle budgetteret i balancen og resultatopgørelsen. Budget for finansielle indtægter og omkostninger I forbindelse med budgettet for de likvide konto foretages også en budgettering af renterne. Denne budgettering sker automatisk og overflyttes derefter til resultatopgørelsen. Budgetskabelon: Tabel 5 Gæld, likviditet og renter Budgetteringen af de fire likvide konti er bestemt af investeringsplanerne samt af budgettet for balancen. Felterne i tabel 5 udfyldes derfor overvejende automatisk ud fra de ind rapporterede oplysninger i de foregående tabeller. Det er kun i forbindelse med eventuelle donerede aktiver, at institutionen skal foretage indtastninger i tabel 5. Ligeledes beregnes renterne på FF7 finansieringskontoen, på den langfristede gæld og på bygge- og IT-kreditten automatisk. 3.7. Budget for samlet balance (tabel 6) Efter at de driftsafledte balanceposter og de nye likviditetskonti er budgetteret kan opstilles en samlet balance. Balancen dannes automatisk i tabel 6, hvor det eneste institionen skal udfylde er budgetteringen af de driftsafledte balanceposter, jf. ovenfor under afsnit 3.5. Side 9 af 14

4. Regneark til budgettering af resultatopgørelse Når der er opstillet investeringsbudgetter med tilhørende opstilling af balance og budgettering af driftsafledte poster kan den resterende del af driften budgetteres. Det samlede driftsbudget opstilles i en resultatopgørelse omfattende de hovedkonti som virksomheden omfatter. I mange tilfælde omfatter virksomheden kun en enkelt hovedkonto, og virksomhedens omkostninger vil derfor være sammenfaldende med de omkostninger, der kan henføres til driftsbevillingen på hovedkontoen. Hvis der er flere hovedkonti under virksomheden, vil det være nødvendigt at opdele driftsbudgettet på de enkelte hovedkonti. 4.1. Budget for de enkelte hovedkonti under virksomheden (tabel 7) Det samlede driftsbudget for hele virksomheden registreres i tabel 7. Fordelingen på de enkelte hovedkonti kan registreres i tabel 7a, 7b osv. og en samlet kontrolafstemning af, at der er foretaget en korrekt indtastning fremgår herefter det afsluttende kontrol ark til tabel 7. Budgetskabelon: Tabel 7 (Resultatopgørelse) De driftsafledte balanceposter, dvs. renteomkostninger, afskrivninger og hensatte forpligtelser indregnes automatisk i resultatopgørelsen, når tabel 3, 4, 5 og 6 er udfyldt. Tallene indregnes i hovedtabellen for hele virksomheden. Det opstilles endvidere specifikationstabeller for de enkelte hovedkonti under virksomheden. Side 10 af 14

5. Regneark til kontrol af låneramme og finansieringsoversigt Når de nødvendige data til opstilling af balance og resultatopgørelse er indtastet i tabel 1 til 7 kan der foretages en kontrol af lånerammen og opstilles en finansieringsoversigt. 5.1. Kontrol af låneramme (tabel 8) Lånerammen beregnes automatisk på baggrund af institutionens budgetterede balance. De elementer, der indgår i lånerammen er den forventede SKB-gæld på de rentebærende konti. Udgangspunktet for beregningen af lånerammen er derfor: Den langfristede SKB-gæld (FF4-kontoen) Saldoen på bygge- og IT-kredit (FF6-kontoen) FF7 Finansieringskontoen hvis denne er i kredit Lånerammen for de enkelte virksomheder fremgår af anmærkningerne til finansloven og er anført under hver virksomhedsbærende hovedkonto på finansloven for 2007. Institutionen indtaster selv den angivne låneramme på finansloven for 2007. Tabel 8 vil herefter angive om den foretagne budgettering af balancen og resultatopgørelsen ligger indenfor den disponible låneramme. Budgetskabelon: Tabel 8 (Kontrol af låneramme) I tabel 8 kontrolleres af det udarbejdede budget ligger indenfor den disponible låneramme. Institutionen indtaster selv den angivne låneramme på finansloven for 2007 hvorefter tabellen beregner om den foretagne budgettering ligger indenfor den disponible låneramme. 5.3. Opstilling af finansieringsoversigt (tabel 9) Finansieringsoversigten er en oversigt over virksomhedens gældsposter og låneramme og indeholder oplysninger om: 1. Egenkapitalen 2. Langfristet gæld 3. Bygge- og IT kredit 4. Kortfristet gæld 5. Låneramme Side 11 af 14

For hver virksomhedsbærende hovedkonto skal optages en finansieringsoversigt på finanslovforsalget. Budgetskabelon: Tabel 9 (Finansieringsoversigt) I tabel 9 opstilles en finansieringsoversigt til brug for optagelse på finanslovforslaget for 2008. Selve opstillingen af finansieringsoversigten foretages automatisk i tabel 9 på baggrund af de udfyldte oplysninger i de øvrige tabeller. Side 12 af 14

6. Regneark til opstilling af betalinger og samlet likviditetsbudget Når resultatopgørelse og balancen er indtastet kan samtidig dannes en betalingsoversigt og opstilles et samlet likviditetsbudget. 6.1 Samlede årlige betalinger (tabel 10) Oversigten over betalinger dannes automatisk på baggrund oplysningerne i balance- og resultatopgørelsestabellerne. Oversigten kan anvendes til at få et samlet overblik over budgettets likviditetsvirkning og derved det samlede træk på finansieringskontoen. Når der er forskel mellem resultatopgørelsen og de samlede ind- og udbetalinger, så skyldes det bl.a., at der ikke er en identisk likviditetsvirkning fra alle posterne på resultatopgørelsen. Som et eksempel herpå skal fremhæves den samlede lønomkostning på resultatopgørelsen, der både indeholder selve den årlige løn og de hermed forbundne udgifter til feriepenge. Årets optjente feriepenge påvirker ikke likviditetsbudgettet, idet feriepengeudbetalingen foretages via sidste års hensættelser til feriepenge. I tabel 10 er likviditetsvirkningen af det samlede lønbudget fra resultatopgørelsen derfor opgjort som 85 pct. af lønbudgettet samtidig med at der er indregnet en lønmæssig likviditetsvirkning svarende til sidste års hensættelser til feriepenge. Budgetskabelon: Tabel 10 (Årlige betalinger) I tabel 10 opstilles en oversigt over årets betalinger. Selve opstillingen af finansieringsoversigten foretages automatisk på baggrund af oplysningerne i balance- og resultatopgørelsestabellerne. 6.2 Likviditetsbudget (tabel 11) På baggrund af de samlede årlige betalinger kan opstilles et likviditetsbudget, hvor de samlede betalinger fordeles på årets måneder. Via opstillingen af et sådant likviditetsbudget kan man kontrollere, om likviditetsforbruget i de enkelte måneder ligger inde for den samlede låneramme. I tabel 11 er de månedlige betalinger forlods defineret som en 1/12 del af den samlede årlige betaling. Side 13 af 14

Den enkelte institution kan selv ændre betalingsprofiler ud fra de betalingsmønstre, der gælder i institutionen. Budgetskabelon: Tabel 11 (Likviditetsbudget) I tabel 11 opstilles et samlet likviditetsbudget fordelt på de enkelte måneder i året.. Selve opstillingen af likviditetsbudgettet foretages automatisk på baggrund af oplysningerne i tabel 10. Side 14 af 14