B y r å d s m e d l e m m e r n e s r e t t i g h e d e r o g p l i g t e r

B y r å d s m e d l e m m e r n e s r e t t i g h e d e r o g p l i g t e r

Indholdsfortegnelse 1. Indledning... 1 2. Byrådsmedlemmers rettigheder... 2 - om sagsindsigt, initiativret og standsningsret. 3. Byrådsmedlemmers pligter... 5 - om bopælspligt, mødepligt, stedfortræderindkaldelse, inhabilitet, tavshedspligt og pligt til at medvirke til at kommunen handler lovligt. 4. Forberedelse af møder... 11 - om mødeplanlægning, mødefrekvens og frister for udsendelse af materiale og dagsorden. 5. Afholdelse af møder... 14 - Om afholdelse af åbne og lukkede møder samt spørgsmål i forbindelse med mødernes afholdelse. 6. Afstemning og beslutningsprotokol... 18 Rådhusgade 3 8300 Odder Telefon 87 80 33 33 Telefax 87 80 33 20 odder.kommune@odder.dk

1. Indledning Denne vejledning indeholder en gennemgang af de væsentligste regler i forbindelse med arbejdet som medlem af byrådet. Vejledningen beskriver byrådsmedlemmernes rettigheder og pligter, samt de særlige regler for afholdelse af møder både i byrådet og i de stående udvalg. De nærmere regler for forberedelse og afholdelse af møderne vil blive gennemgået i det følgende. Derudover er de særlige regler, som er gældende for udvalgene nærmere beskrevet, hvor dette findes relevant. Side 1

2. Byrådsmedlemmers rettigheder Om sagsindsigt, initiativret, og standsningsret Sagsindsigt Retten til sagsindsigt sikrer medlemmerne af byrådet adgang til information om forhold i kommunen. Denne ret medfører, at ethvert medlem af byrådet som udgangspunkt har ret til at gennemse materiale, som ligger i endelig form, på en sag. Der er ikke ret til løbende at få sagsindsigt i kommende materiale. Anmodning om sagsindsigt skal udformes, så det er muligt at finde det materiale, der ønskes indsigt i. Det er ikke et krav, at sagsindsigten er afgrænset til en bestemt sag eller noget bestemt materiale, så længe det er muligt at finde materialet. Anmodningen skal rettes til borgmesteren. Borgmesteren kan begrænse adgangen til sagsindsigt, når det er nødvendigt af hensyn til sagernes ekspedition, eller når det vil være forbundet med uforholdsmæssigt store vanskeligheder at efterkomme anmodning, f.eks. ved et uforholdsmæssigt stort ressourceforbrug. Henvisning: Styrelseslovens 9 Side 2

Initiativret Initiativretten indebærer, at ethvert medlem af byrådet kan indbringe ethvert spørgsmål om kommunens anliggender for byrådet. Det er borgmesteren, der udarbejder det forslag til dagsorden, der godkendes af byrådet på mødet. Anmodning om optagelse af en sag eller et forslag på dagsordenen skal derfor sendes til borgmesteren. Anmodningen skal tilgå borgmesteren senest 8 dage før førstkommende møde, for at der er krav på optagelse på dagsordenen for dette møde. Borgmesteren kan ikke afvise at optage et forslag eller en sag på dagsordenen. Byrådet kan derimod på mødet beslutte at afvise sagen, hvis den f.eks. er identisk med en sag, der tidligere har været behandlet, og der ikke er nye oplysninger. Initiativretten medfører ikke, at en sag, der er under behandling i et udvalg, standses, fordi den er sat på byrådets dagsorden. Initiativretten giver alene ret til at få optaget en sag på dagsordenen for byrådsmødet. Der er ikke et krav om, at sagen undergives en egentlig behandling og afstemning. Der kan således også ske henvisning til behandling i et udvalg eller udsættelse til et senere byrådsmøde. I Udvalg: Der er ikke i lovgivningen samme initiativret i forhold til at få en sag på dagsordenen for økonomiudvalget eller et stående udvalg. Det er dog besluttet i forretningsordenen for de stående udvalg, at der skal tillægges samme muligheder til medlemmerne af udvalgene. Henvisning: Styrelsesloven 11, stk. 1, Forretningsorden for byrådet i Odder Kommune 3, stk. 1 Side 3

Standsningsret Standsningsretten giver et medlem af økonomiudvalget eller et stående udvalg mulighed for at standse udførelsen af en udvalgsbeslutning, indtil byrådet har truffet beslutning i sagen. Konsekvensen af standsningsretten er, at udførelsen af beslutningen standses. Kommunalbestyrelsen må herefter træffe beslutning om, hvorledes sagen skal afgøres. For at standsningsretten kan benyttes, skal der være tale om en egentlig udvalgsbeslutning. Der skal således være tale om, at udvalget har truffet en endelig beslutning i henhold til en den beslutningskompetence, som er tillagt udvalget. Beslutninger om at indhente oplysninger fra forvaltningen eller beslutninger om en indstilling til byrådet er således ikke omfattet af standsningsretten. Der er krav om, at et medlem af et af ovennævnte udvalg, som ønsker at benytte sig af sin standsningsret, skal være til stede under udvalgets behandling af sagen, således at medlemmet har mulighed for at deltage i forhandlingerne og afstemningen om sagen. Det er ikke en betingelse, at medlemmet har stemt imod beslutningen, og der kræves i øvrigt ingen begrundelse for benyttelse af standsningsretten. Medlemmet skal inden mødet hæves tilkendegive, at sagen ønskes indbragt for byrådet, og dette skal skrives i beslutningsprotokollen. Henvisning: Styrelseslovens 23 Side 4

3. Byrådsmedlemmernes pligter Om bopælspligt, mødepligt, Stedfortræderindkaldelse, inhabilitet, tavshedspligt og medansvar for byrådets beslutninger. Bopælspligt Det er en pligt for medlemmerne af byrådet at have bopæl i kommunen. Dette betyder, at fraflytter man kommunen, så kan man ikke længere have en plads i byrådet. Ved midlertidig fraflytning i op til 6 måneder kan man få sin plads tilbage ved tilbagevenden til kommunen. Der skal oplyses om midlertidigt fraflytning, inden der sker fraflytning fra kommunen, og forventningen om tilbagevenden skal meddeles byrådet. Det er registreringen i CPR-registret, som afgør, om der er fast bopæl i kommunen. Henvisning: Styrelseslovens 3, jf. 1, stk. 1, jf. 1, stk. 4, CPR-lovens 6, Kommunal og regionalvalglovens 102. Mødepligt Der er mødepligt for medlemmerne af byrådet. Dette betyder, at der er pligt til at deltage i møder, der afholdes i byrådet og de udvalg, de er medlemmer af. Derudover er der pligt til at deltage i seminarer, som byrådet beslutter at afholde for byrådet, samt møder hvor revisionen forelægger sin beretning for byrådet. Et medlem kan have lovligt forfald, som f.eks. sygdom, graviditet/barsel, varetagelse af andet offentligt hverv, forretninger eller lignende. Et medlem, som er forhindret i at deltage i et møde, skal meddele dette til borgmesteren eller udvalgsformanden forinden mødet. Henvisning: Styrelseslovens 15, 9a, 42c. Side 5

I byrådet: Stedfortræderindkaldelse Ved lovligt forfald er der mulighed for at indkalde en stedfortræder. Det er de valgte medlemmer på kandidatlisten, som ved flertalsafgørelse bestemmer om stedfortræderen skal indkaldes. Hvis det må forventes, at et medlem har lovligt forfald i en periode på mere en 1 måned, så har borgmesteren pligt til at indkalde stedfortræderen. Som lovligt forfald anses: Sygdom eller nærtståendes sygdom. Barsel eller adoption. Andet offentligt hverv der er pligt til at varetage f.eks. Nævning, domsmand, militær indkaldelse. Forretninger - Pligter som følger af ansættelsesforhold. Det er byrådet, som træffer den endelige beslutning, om hvorvidt betingelserne for indkaldelse af stedfortræder er opfyldt. Der skal således foreligge den fornødne dokumentation herfor. I udvalg: Hvor der er lovligt forfald af mindst en måneds varighed, kan den valggruppe, der har valgt medlemmet, bestemme, at et andet medlem skal indtræde i udvalget, så længe hindringen varer. Henvisning: Styrelseslovens 15 og 28, stk. 2. Der er to former for inhabilitet: Inhabilitet Generel inhabilitet betyder, at man ikke kan varetage en bestemt post, og Speciel inhabilitet betyder, at man ikke må deltage ved behandlingen af en sag. Generel inhabilitet: Spørgsmålet om generel inhabilitet kommer oftest til udtryk i forbindelse med konstitueringen og ved udpegelse af tillidsposter i løbet af valgperioden. Generel inhabilitet forekommer i følgende tilfælde: Side 6

Kommunaldirektøren kan ikke sidde i byrådet i den kommune, han arbejder i. Borgmesteren må ikke være ansat i kommunen. Alle andre medlemmer af byrådet må godt være ansat i kommunen. Et medlem kan ikke sidde i et udvalg, hvis man samtidigt selv eller ens ægtefælle er ansat som chef med ledelsesansvar på området. Man må ikke sidde i økonomiudvalget, hvis man er ansat i kommunens økonomi- eller personaleforvaltning eller har en lederstilling, der er underlagt forvaltningen. Speciel inhabilitet: Har man en særlig interesse i en sags afgørelse, så kan der være tale om speciel inhabilitet. Hvis man er klar over, at man er inhabil i en specifik sag, har man pligt til at gøre byrådet opmærksom herpå. Der skal gøres opmærksom på samtlige forhold, der kan have indflydelse på, om man er inhabil i sagen. Man kan ikke erklære sig inhabil i en sag. Det er byrådet/udvalget, der beslutter, om man er inhabil i en sag og man har som medlem selv mulighed for at deltage i afgørelsen af, om man er inhabil. Konkrete eksempler på speciel inhabilitet: Sagen omhandler en selv. Hvis man har personlige økonomiske interesser i en sags afgørelse. Hvis ens nære familie eller ægtefælle har personlige eller økonomiske interesser i en sag, eller hvis man har tæt tilknytning til en involveret part. Bestemmelsen gælder familie i opstigende og nedstigende slægtskab. Hvis man har en ledende stilling i en virksomhed, der er involveret i sagen. Hvis man tidligere har repræsenteret en part i sagen. Der skal meget til, før at man kan erklæres inhabil i generelle sager. Side 7

Varetager man en bestyrelsespost i en virksomhed, institution eller lignende, er man inhabil, når kommunen behandler sager, hvor de er involveret. Dog ikke hvis man er udpeget til bestyrelsen af byrådet. Er man inhabil, skal man forlade lokalet, mens sagen behandles og man må ikke deltage i behandlingen eller i afstemningen. Henvisning: Styrelseslovens 14, Forvaltningslovens 3, Forretningsorden for byrådet i Odder Kommune 8. Side 8

Tavshedspligt Medlemmer af byrådet har tavshedspligt om fortrolige oplysninger, som de bliver bekendt med ved at se sagsmateriale, ved at deltage i møder eller på anden måde. Dette betyder, at oplysningerne ikke må videregives til uvedkommende. Eksempler på fortrolige oplysninger kunne være: Enkeltpersoners rent private forhold Selskabers eller foreningers rent interne forhold Det offentliges økonomiske interesser Gennemførelse af offentlig kontrol-, regulerings-, eller planlægningsvirksomhed. Tavshedspligten gælder både under og efter varetagelsen af hvervet. I udvalg: Forhandlinger i udvalgene anses for at være fortrolige og vil derfor som udgangspunkt være omfattet af tavshedspligten. Medlemmerne har dog mulighed for at refererer oplysninger om de synspunkter, vurderinger og argumenter, der fremføres under drøftelserne i udvalget overfor medlemmer af den politiske gruppe i kommunalbestyrelsen, som medlemmet tilhører. Oplysninger om en sags faktiske omstændigheder er kun omfattet af tavshedspligten, hvis selve oplysningerne er fortrolige. Dette gælder, uanset om oplysningerne fremkommer på mødet. Et udvalgsmedlem kan frit referere egne udtalelser og forslag under forhandlinger i udvalget. Lukkede punkter En sag, der behandles på en lukket dagsorden, indeholder almindeligvis altid fortrolige oplysninger, som er tavshedsbelagte, men ikke alle oplysninger på en lukket sag er nødvendigvis fortrolige. Der skal derfor ske en vurdering af om oplysningerne er fortrolige inden de videregives. Henvisning: Forvaltningslovens 27, Straffelovens 152 Side 9

Pligt til at medvirke til at kommunen handler lovligt Byrådet har det overordnede ansvar for hele den kommunale virksomhed. Dette indebærer, at byrådet kan træffe afgørelse i alle sager, som vedrører kommunen. Byrådets medlemmer har pligt til at reagere, hvis der konstateres en ulovlig adfærd inden for forvaltningen. Dette betyder, at det enkelte medlem kan være forpligtet til at tage stilling til sager og blive mødt med sanktioner, hvis forpligtelsen ikke opfyldes. I de særlige tilfælde, hvor et byrådsmedlem har pligt til at tage stilling, har medlemmet ikke mulighed for at undlade at stemme. Medlemmet har således pligt til at stemme for eller imod. Medlemmet har pligt til at stemme for et forslag til en beslutning, som byrådet er forpligtet til at træffe. Og omvendt har medlemmet pligt til at stemme imod en beslutning, som det vil være ulovligt at træffe. Medlemmerne er således ansvarlige for de beslutninger, de er med til at træffe, og dette ansvar kan ikke unddrages ved at undlade at stemme. Vil et medlem have undersøgt, hvorvidt der er foregået noget ulovligt, kan dette ske ved at benytte sig af sin ret til sagsindsigt eller til at få en sag på dagsordenen for byrådet. En fjerdedel af byrådets medlemmer kan desuden bede om et møde, hvor revisionen forelægger sin beretning om kommunens økonomiske forhold for kommunalbestyrelsen. Henvisning: Styrelseslovens 2, stk. 1, 50b og 50c Side 10

4. Forberedelse af møder Om mødeplanlægning, mødeindhold og frister for udsendelse af materiale og dagsorden Mødeplanlægning og mødefrekvens Antallet af møder, og hvornår de skal afholdes, fastsættes af byrådet i form af en mødeplan gældende for hele året. Mødeplanen med angivelse af tid og sted for byrådet skal offentliggøres. Der kan indkaldes til ekstraordinært møde i byrådet, når borgmesteren finder det nødvendigt. Herudover kan 1/3 af byrådets medlemmer forlange, at der afholdes et ekstraordinært møde. Det er borgmesteren, som indkalder til hvert enkelt møde i byrådet. Udvalgsmøder: Udvalgene træffer selv beslutning om, hvor og hvornår udvalgene skal afholde møder. Mødeplanen er som udgangspunkt bindende og kan kun ændres ved enighed i udvalget. Der er ikke krav om, at udvalgsmøderne skal afholdes på et bestemt sted eller i kommunen. Møderne kan således afholdes uden for kommunen, når dette findes hensigtsmæssigt, f.eks. i forbindelse med studieture. Henvisning: Styrelseslovens 8 og 20, stk. 1 Delegationskompetencen: Hvilke sager skal forelægges byrådet Byrådet har det overordnede ansvar for hele den kommunale virksomhed, og er kompetent til at tage stilling til enhver sag, som vedrører kommunen. Dette betyder ikke, at alle beslutninger skal træffes af byrådet. Byrådet har, som udgangspunkt, fri adgang til at overlade sin kompetence til udvalg og til den kommunale administration. Der gælder således kun et delegationsforbud, hvor dette er fastsat eller forudsat i lovgivningen. Desuden kan det følge af en sags beskaffenhed, at behandlingen af sagen skal ske i byrådet. Dette kan eksempelvis være sager, som vedrører medlemmerne af byrådets egne forhold, eller sager, som på grund af deres betydning, forudsætter politisk behandling. Side 11

I tilfælde af delegation bevarer byrådet ansvaret og kompetencen. Det er alene udøvelsen af kompetencen, som kan delegeres. Udvalgene: De stående udvalg varetager den umiddelbare forvaltning af de kommunale anliggender. Udvalgene bestyrer derfor de områder, som er underlagt dem, inden for de rammer, som er fastsat af det vedtagne årsbudget. Udvalgene handler således på en betinget kompetence til at handle på byrådets vegne. Udvalgene handler kun indenfor det område, som de er blevet tillagt af byrådet. Sager, der rækker herudover, skal forelægges for byrådet, medmindre byrådet har truffet beslutning om, at sagen eller denne type sager overlades til udvalget. Udvalgenes umiddelbare forvaltning indebærer også, at byrådets beslutninger, som udgangspunkt forberedes ved udvalgsbehandling. Henvisning: Styrelseslovens 11, stk. 1, 17, stk. 1 og 21, stk. 1 Frister for udsendelse af materiale Borgmesteren skal sørge for, at dagsordenen og det fornødne materiale, herunder udvalgsbeslutninger, udsendes til medlemmerne af byrådet senest 4 hverdage inden møde i byrådet. Fristen kan fraviges, hvis der er enighed herom i byrådet. Henvisning: Styrelseslovens 8, stk. 4 og 5., samt Forretningsorden for byrådet i Odder Kommune 3. Forslag til dagsorden Den dagsorden, som borgmesteren fremsender senest 4 hverdage inden et møde i byrådet, er et forslag til en dagsorden. Den endelige dagsorden vedtages endeligt af byrådet. Af dagsordenen skal det fremgå, hvorvidt en sag forelægges til efterretning eller til drøftelse og eventuel beslutning. I sager, der forelægges til efterretning, kan der ikke træffes beslutning, medmindre alle mødedeltagere er enige herom. I så fald vil sagen blive optaget til forhandling, som en sag uden for dagsordenen, og den vil blive behandlet som en almindelig drøftelsessag på dagsordenen. Side 12

Indsigelser mod at en sag optages på dagsordenen skal fremsættes ved byrådsmødets begyndelse. Et medlem kan dog, når sagen behandles på dagsordenen, protestere imod behandlingen af sagen, hvor dagsordenen eller det fornødne materiale foreligger for sent. Begæres det, må spørgsmålet om et forslags afvisning fra dagsordenen sættes til afstemning. Udvalgene: Der er ikke en lovmæssig tidsfrist for fremsendelse af dagsorden til udvalgene, den skal dog fremsendes tidsnok til, at medlemmerne har mulighed for at forberede sig til mødet. Derudover gælder tilsvarende regler, som for byrådet. Henvisning: Styrelseslovens 8, stk. 4 og 20, stk. 3. Side 13

5. Afholdelse af møder Om afholdelse af åbne og lukkede møder, samt spørgsmål i forbindelse med mødernes afholdelse Åbne/lukkede møder Byrådsmøderne er som udgangspunkt åbne for offentligheden. På denne måde sikres den demokratiske kontrol med beslutningerne. Forhold af offentlig interesse bør derfor også afdækkes og debatteres for åbne døre. At møderne er offentlige giver ikke adgang til, at tilhørerne kan ytre sig, stille spørgsmål eller fremsætte kommentarer under mødet. Byrådet kan give kommunalt ansatte eller andre særligt tilkaldte adgang til at oplyse en sag. Lukkede døre: Byrådet kan bestemme, at en sag skal behandles for lukkede døre, når det er nødvendigt på grund af sagens karakter. For at der kan ske dørlukning, skal der ved sagens behandling forventes, at der vil blive behandlet personlige eller fortrolige oplysninger. Det er det samlede byråd, der bestemmer, hvilke sager der skal behandles bag lukkede døre, og der skal være konkrete og tungtvejende grunde hertil. Hensynet til en fri og uformel debat blandt byrådets medlemmer kan ikke begrunde dørlukning. Udvalgsmøder: Udvalgsmøder er ikke offentlige, og det kan ikke besluttes at lade offentligheden få adgang til møderne. Der skal på udvalgsmøderne være mulighed for, at der føres frie, uformelle og fortrolige forhandlinger. Der er derfor også forbud mod, at referere, hvad andre har sagt eller gjort på møderne. Henvisning: Styrelseslovens 10 og 20, stk. 4, samt Forretningsorden for byrådet i Odder Kommune 1. Side 14

Mødeindkaldelse Det er borgmesteren, der indkalder til møder i byrådet. Der skal indkaldes til møderne, selvom mødetidspunkt og sted fremgår af byrådets mødeplan. Mødeledelse Borgmesteren styrer byrådets forhandlinger og afstemninger og sørger for, at beslutningerne indføres i beslutningsprotokollen. I tilfælde af afstemning er det borgmesteren, som formulerer de punkter, der skal stemmes om. Det er borgmesterens opgave at træffe beslutninger i alle spørgsmål vedrørende forhandlingernes ledelse og iagttagelse af god orden under mødet. Det er således også borgmesteren, som afgør spørgsmål om forståelse af bestemmelserne i forretningsordenen. Et spørgsmål herom kan dog indbringes for byrådet til det næste møde. Ethvert medlem skal efterkomme borgmesterens afgørelser angående overholdelse af den fornødne ro. Forslag under behandlingen rettes til borgmesteren. Hvis borgmesteren har forfald til et byrådsmøde eller er inhabil ved en sags behandling, så indtræder viceborgmesteren i borgmesterens funktion som mødeleder. I udvalg I økonomiudvalget og de stående udvalg er det udvalgsformanden, der leder udvalgets møder og sørger for, at beslutninger indføres i beslutningsprotokollen. Formandens mødeledelse foregår som for byrådets møder. Henvisning: Styrelsesvedtægten 30, 33 og 22, stk. 1, samt Forretningsorden for byrådet i Odder Kommune 4, 5 og 15. Side 15

Taleret og talerække Ethvert medlem har ret til at få ordet mindst én gang til hvert dagsordenspunkt, og en sag vil således ikke kunne sættes til afstemning, før de medlemmer, der ønsker det, har haft mulighed for at udtale sig. Forslag om henvisning af en sag til udvalg eller andre proceduremæssige spørgsmål kan sendes til afstemning, uanset alle medlemmer har haft mulighed for at udtale sig om sagens realitet. Der er fortsat ret til at få ordet om det proceduremæssige spørgsmål, selvom medlemmet har haft ordet i forbindelse med behandlingen af dagsordenspunktet. Når et medlem to gange i samme møde er kaldt til orden, kan byrådet efter forslag fra borgmesteren nægte medlemmet ordet i dette møde. Medlemmer, der ønsker ordet, giver tegn til mødelederen, som giver dem ordet i den rækkefølge, de har markeret. Henvisning: Forretningsorden for byrådet i Odder Kommune 4. Forslaget til dagsorden Det er borgmesteren, som bestemmer, i hvilken rækkefølge sagerne skal behandles. Borgmesteren kan således fravige rækkefølgen i dagsordenen. Hvis 3 medlemmer ønsker afstemning om rækkefølgen af sagernes behandling, skal der ske afstemning herom. Henvisning: Styrelseslovens 30, samt Forretningsorden for byrådet i Odder Kommune 4 og 5. Forslag til beslutning Borgmesteren formulerer de forslag, der skal tages stilling til. Der vil normalt tages udgangspunkt i indstillingen fra forvaltningen eller det stående udvalg. Borgmesteren kan frit ændre i formuleringen for at samle tilslutning. Medlemmerne har mulighed for selv at stille forslag under debatten. Der er fire typer af forslag: Hovedforslag, der enten erstatter det oprindelige beslutningsforslag, eller kan vedtages i tillæg til det oprindelige forslag. Ændringsforslag, som ændrer et fremlagt forslag. Side 16

Underændringsforslag, som ændrer et fremlagt ændringsforslag. Procedureforslag vedrørende proceduren for sagens behandling. Det kan være et forslag om at udsætte behandlingen, indtil man har indhentet mere information. Procedureforslag behandles altid før hovedforslag og ændringsforslag, idet disse er afgørende for, om forslaget overhovedet skal behandles. Herefter stemmes om de enkelte underændrings- og ændringsforslag i nævnte rækkefølge med de mest vidtgående forslag først. Til sidst tager man stilling til hovedforslagene. Rækkefølge af behandling af forslag: 1. Procedureforslag 2. Underændringsforslag 3. Ændringsforslag 4. Hovedforslag Ændringsforslag kan fremsættes, så længe afstemningen ikke er påbegyndt, og ved flere ændringsforslag er det borgmesteren, som bestemmer i hvilken rækkefølge disse bringes til afstemning. Dog skal rækkefølgen af behandling af forslag altid iagttages, således at underændringsforslag behandles før ændringsforslag, og ændringsforslag behandles før hovedforslag. Blandt flere underændrings eller ændringsforslag sættes det mest vidtgående forslag normalt til afstemning først. Ved enighed kan kommunalbestyrelsen dog bestemme en anden rækkefølge, f.eks. at et mindretals ændringsforslag sættes til afstemning først. Vedtagelse af et ændringsforslag, som udelukker andre sideordnede forslag, har den virkning, at de andre forslag bortfalder. Henvisning: Styrelseslovens 30 samt Forretningsorden for byrådet i Odder Kommune 4 og 11 Side 17

Afstemning: 6. Afstemning og beslutningsprotokol Byrådet træffer beslutning ved stemmeflertal. Ved stemmelighed bortfalder et forslag, da et forslag skal have et flertal bag sig, før de kan vedtages. Beslutningerne indføres i beslutningsprotokollen. Hermed sikres, at ansvaret for beslutningerne kan placeres. Har der været uenighed om en afgørelse, skal det altid fremgå, hvem der har stemt for, hvem der har undladt at stemme, og hvem der har stemt imod. Hvis borgmesteren anser sagens udfald for utvivlsomt, så en afstemning vil være overflødig, kan borgmesteren konstatere, at der er flertal for eller imod et forslag. I sådanne tilfælde vil afstemning kun skulle ske, hvis et medlem kræver det. Beslutningsprotokol: Alle byrådets beslutninger skal indføres i en beslutningsprotokol. Protokollen angiver, hvilke medlemmer, der er ansvarlige for vedtagelsen af beslutningerne. Det skal således fremgå af protokollen, hvorledes medlemmerne har stemt, og hvilke medlemmer, der var fraværende. Det noteres ligeledes, hvem der har undladt at afgive sin stemme. De byrådsmedlemmer, som har deltaget i mødet, skal efter mødet underskrive protokollen. Mindretalsudtalelser: Mindretal, som har stemt imod et forslag i byrådet, har ret til at få sin mening om sagen kort tilført beslutningsprotokollen. Det er den afvigende mening, som kan tilføjes, ikke begrundelsen herfor. Hvor et medlem har undladt at stemme, har medlemmet ikke taget stilling til sagens realitet, og derfor vil medlemmet ikke kunne få en afvigende mening om sagens realitet tilført protokollen. I sådanne tilfælde vil der kun være ret til at få ført den afvigende mening om procedurespørgsmålet til protokols. Henvisning: Styrelseslovens 11 og 13, samt Forretningsorden for byrådet i Odder Kommune 10 og 14. Side 18