Informationer omkring tolkeydelser i Region Midtjylland Region Midtjylland har indgået ny aftale pr. 1. maj 2013 på Tolkeydelser. Aftalen vedrører levering af tolkeydelser til regions hospitaler, institutioner, psykiatrien samt de praktiserende læger og speciallæger. Som led i de nye aftaler er der lagt op til øget brug af videotolkning, og Region Midtjylland opfordrer derfor til, at videotolkning så vidt muligt tænkes ind i tolkesituationen Kontrakten er indgået med 3 leverandør: Tolkecentret Nørregade 13 8700 Horsens Tlf. 7562 3623 Tlf. 8610 3623 Døgntlf. 4050 6632 Translations Bureau Danmark Granstien 5 8800 Viborg Tlf. 8663 8858 Tlf. 8688 8747 Døgntlf. 2360 4470 Tolketjenesten Søndergade 70, 2 8000 Aarhus C Tlf. 7010 8033 Tlf. 8618 5733 Døgntlf. 4082 0233 www.tolkecentret.dk mail@tolkecentret.dk www.translationbureau.dk Email: tbd.tolk@gmail.com www.tolketjenesten.dk mail: aarhus@tolketjenesten.dk Tolkeydelser fra 1. maj 2013 skal rekvireres via et af de nævnte tre bureauer. De tolkninger, der er bestilt hos anden leverandør før d. 1. maj 2013, skal udføres af denne leverandør. Det vil sige, at der skal ikke til at bookes om eller aflyses tolkninger. Priser For oplysninger om priser se under priser rabatordninger- links på intranettet under den pågældende leverandør. Afregningsformer Fremmøde: ½ times takster: Ved fremmøde betales der pr. første ½ time indenfor den første time. Pr. anden ½ time indenfor den første time samt pr. påbegyndt ½ time ud over 1 time. 1 times takster: Ved fremmøde betales der pr. første time, pr. påbegyndt ½ time ud over 1 time og pr. ½ time udover 1½ time. o Den påbegyndte ½ time ud over 1 times tolkning, betragtes som prisen for ½ times tolkning, jf. ovenstående punkt. 1
Eksempel på prisberegning: Hvis der er bestilt en tolkning ved fremmøde i ½ time og tolkningen tager 45 minutter, betales der for 2 gange ½ times pris. Hvis tolkningen er bestilt ved fremmøde i ½ time og tolkningen tager 1 time og 10 minutter, betales der for 3 gange ½ times pris. Hvis der er bestilt en tolkning ved fremmøde i 1 time og tolkningen tager 45 minutter, betales der for 1 time. Hvis der er bestilt en tolkning ved fremmøde i 1 time og tolkningen tager 1 time og 10 minutter, betales der for 1 times takst og for ½ times takst. Hel dags tolkning: Pris for en hel dags tolkning (7 timer i tidsrummet 8.00 17.00) på hverdage på samme adresse. Transport i forbindelse med fremmødetolkning: Fakturering af transportomkostning skal ske efter statens gældende takster - den høje takst på udførelsestidspunktet Der må maks. faktureres for 100 km tur/retur, fra tolkens hjemmeadresse Der må først faktureres for over 10 km tur/retur, fra tolkens hjemmeadresse Der afregnes ikke i forhold til timeforbrug. Videotolkning: ½ times takster: Ved telefontolkning/videotolkning betales der pr. første ½ time indenfor den første time. Pr. anden ½ time indenfor den første time samt pr. påbegyndt ½ time ud over 1 time. Særskilt pris for telefontolkning for de praktiserende læger og speciallæger. 1 times takster: Ved telefontolkning/videotolkning betales der pr. første time, pr. påbegyndt ½ time ud over 1 time og pr. ½ time udover 1½ time. o Den påbegyndte ½ time ud over 1 times tolkning, betragtes som prisen for ½ times tolkning jf. ovenstående punkt. Særskilt pris for telefontolkning for de praktiserende læger og speciallæger. Hvis telefon/videotolkning ikke kan lade sig gøre og kunden acceptere fremmødetolkning skal prisen afregnes efter telefon/videotolkning. Krav Nedenstående er oplyst mindstekrav som leverandørerne skal overholde: Generelle krav 2
Tilbudsgiver og dets ansatte, herunder tolken, overholder til de til en hver tid gældende love og regler for tolkeområdet samt lever op til almindelige standarder for professionel optræden ved bestilling og tolkning, såsom tavshedspligt, etik i relation til tolkebistand, diskret optræden, god situationsfornemmelse og neutral tolkning mht. køn, politik og religion. Tilbudsgiver kontrollerer ved ansættelse af medarbejdere de fornødne ansættelsespapirer under et personligt fremmøde. Tolkene behersker dansk sprog, både i forståelse, skrift og tale. Tolkene skal fungere som neutrale og objektive sprogformidlere. Tolkene skal oversætte alle oplysninger, således at også sproglige nuancer gengives. Tolkene har ikke til opgave at vurdere, om noget af det sagte er uinteressant eller overflødigt. Når Tilbudsgiver anvender videotolkning skal det foregår under fysiske rammer, der sikrer at tavshedspligten overholdes. Dette uanset om tolkningen foregår fra Tilbudsgivers lokation eller tolkens eget hjem. Tilbudsgiver sikrer, at tolken kan varetage tolkning af skriftligt materiale, når det drejer sig om enkle opgaver f.eks. indkaldelse og korte beskeder Tilbudsgiver accepterer, at ordregiver i kontraktperioden kan stille krav om en bestemt (navngivet) tolk i konkrete tilfælde, ligesom ordregiver kan frasige sig en bestemt (navngivet) tolk. Tolkene kan dokumentere ren børneattest. Kunden er altid berettiget til at afvise tolke, hvis børneattesten giver anledning til bemærkninger. Tolken kan dokumentere ren straffeattest. Kunden er altid berettiget til at afvise tolken, hvis straffeattesten giver anledning til bemærkninger. Tilbudsgiver skal garantere at tolke ikke leverer tolkeydelser i situationer, hvor tolken er beslægtet eller venner med den eller de personer, som tolkeopgaver vedrører. Såfremt en tolk føler sig inhabil i en tolkesituation skal tolken gøre opmærksom på dette. Tolkens mobiltelefon er slukket under tolkningen. Faglighed, uddannelse og overenskomster mv. Tilbudsgiver forpligter sig til at sikre, at de ansatte, som tilbudsgiver og eventuelle underleverandører beskæftiger med henblik på Kontraktens opfyldelse, har løn- og ansættelsesforhold, der ikke er mindre gunstige end de løn- og ansættelsesforhold, som i henhold til kollektiv overenskomst, lovgivning eller administrative forskrifter gælder for arbejde af samme art inden for vedkommende fag eller industri på den egn, hvor arbejdet skal udføres. Tilbudsgiver skal være åben for bestilling af planlagte tolkninger fra kl. 7-17 fra mandag til fredag. 3
Ved akut tolkebistand rekvireret i tidsrummet fra mandag til fredag samt lørdag/søndag, helligdage (hele døgnet, året rundt) skal Tilbudsgiver garanterer, at tolkeydelsen kan leveres inden for 2 timer. Ved telefontolkning eller videotolkning booket igennem BookPlan eller via tolkeportalen fra mandag til fredag mellem 7-17, skal der senest et døgn efter bestilling være udfyldt tolkens telefon ved telefontolkning og ved videotolkning skal video-adr være udfyldt. Ved klik på Accepter i tolkeportalen gives besked til ordregiver at opgaven er accepteret. Se bilag 5 Book en tolk_udbud_30.05.2012 Ved fremmødetolkning igennem BookPlan eller via tolkeportalen fra mandag til fredag mellem 7-17, skal der senest et døgn efter bestilling accepteres via tolkeportalen. Ved klik på Accepter i tolkeportalen gives besked til ordregiver at opgaven er accepteret. Se bilag 5 Book en tolk_udbud_30.05.2012 Udførelse Ved fremmødetolkning, som ikke er bestilt over BookPlan eller tolkeportalen, skal tolken medbringe en Tolkerekvisition fra aftaleleverandøren, som tolkerekvirent og tolk udfylder og underskriver umiddelbart efter endt tolkning. Det er altid tolkerekvirenten som udfylder sluttidspunktet for tolkning. Tolkerekvisition (inkl. kopi) skal efterfølgende danne grundlag for kontrol af Tilbudsgivers faktura. Tolkens navn skal altid fremkomme af tolkerekvisitionen. Ved hjemmebesøg og institutionsbesøg skal tolken gå ind hos borgeren sammen med rekvirenten og begge skal forlade boligen/institutionen sammen. Tolken, ved fremmøde, bærer synlig billedlegitimation samt dokumentation for tilhørsforhold til Tilbudsgiver. Ved videotolkning skal det fremgå visuelt hvilket firma der bliver brugt. Herunder med skilt eller lign i baggrunden ved tolkning. Dette skal forekomme enten om tolkningen foregår fra firmaadresse eller hjemmeadresse. Kvalitet og teknik - ved anvendelse af videotolkning skal det tekniske udstyr have en tilfredsstillende standard, der gør at kvalificeret tolkning muligt og at Tilbudsgiver underviser tolkene specifikt i telefontolkning/videotolkning. - software og hardware skal være af en tilfredsstillende kvalitet, der kan sikre et driftsniveau, hvor videokonferenceudstyret og det anvendte software og hardware er driftsstabile. Tilfredsstillende standard og kvalitet skal som minimum dække: Netværk: SDN, sunhedsdatanettet Internetopkobling: Min. 1,0 MB upload/pc Lokalt trådløst netværk: Anvendes dette skal minimum 1,0 MB upload/pc overholdes Deling af internetforbindelse: 4
Hvis flere deler den samme internetforbindelse skal det sikres at minimumskravet til upload overholdes Videokonferencestandarder: Internetadgangene skal testes op mod Sundhedsdatanettets videokonference-knudepunkt. Dette sker ved at kontakte Per Abildgaard, Medcom Odense. Telefon 65432030/51539376 mail pea@medcom.dk Videotolkning fra tolkens hjem: Tekniske krav som til Tilbudsgiver ovenstående Tilbudsgivers mailsystem: Mailsystemet skal understøtte TLS transport Layer Security protokol, der sikrer kryptering af følsomme data i forbindelse med kommunikation på internettet At der ved nedbrud i det dagligt anvendte udstyr, skal være mulighed for opkobling til tilsvarende udstyr, så der undgås afbrydelser. Det er et mindstekrav, at der etableres opkobling til Sundhedsdatanettet, og der etableres arbejdspladser og videoudstyr til videotolkning Kontraktperiode Fra d. 1. maj 2013 til og med d. 31. januar 2016. Udbuddet omfatter option på aftaleforlængelse i op til 2 x 12 måneder. Vejledning til bestilling af tolk i Bookplan Sti til undervisningssiden kan tilgås via Regionsmaskine http://uv.epj.rm.dk/?node=undervisningsmateriale%20til%20epj/vejledninger/bom Se også bilag overordnet info ang. book en tolk 5