Vedtægter for Birkerød Tennis Klub CVR. Nr. 27537715 Navn, hjemsted og formål. 1 Klubbens navn er Birkerød Tennis Klub forkortet til og i det følgende kaldet Birkerød TK. Klubbens hjemsted er Topstykket 28, 3460 Birkerød. 2 Birkerød TK har til formål at skabe de bedst mulige rammer for udøvelse af tennis både som elitesport og motionssport gennem personlig udvikling, fysisk udfoldelse og dygtiggørelse samt socialt samvær for alle aldersgrupper og alle spillerkategorier samt sportsligt være blandt de bedste tennisklubber i Danmark. 3 Klubben skal være medlem af Sjællands Tennis Union ( SLTU ) og Dansk Tennis Forbund ( DTF ). Medlemmerne 4 Birkerød TK optager medlemmer, såfremt pladsforholdene efter bestyrelsens skøn tillader det. Ved adgangsbegrænsning vil ansøgere fra Rudersdal Kommune normalt gå forud for ansøgere fra andre kommuner. Ansøgning om optagelse skal rettes til Birkerød TK`s kontor.
5 Birkerød TK` s bestyrelse kan i særlige tilfælde nægte optagelse af nye medlemmer f.eks. ved kontingent restance i andre klubber under SLTU og DTF. Den, som er nægtet optagelse, kan forlange bestyrelsens afgørelse forelagt på førstkommende generalforsamling, der så træffer den endelige afgørelse. Indbringelse for generalforsamlingen har ikke opsættende virkning. 6 Udmeldelse skal ske skriftligt til Birkerød TK`s kontor senest 1 måned før forfald af kontingent for næste periode. Tennissæsonen løber fra 1. maj til 30. april, - sommersæsonen fra1.maj til 30.september og vintersæsonen fra 1.oktober til 30. april. 7 Overtrædelse af Birkerød TK`s vedtægter og øvrige regler kan medføre, at bestyrelsen for kortere eller længere tid nægter vedkommende adgang til Birkerød TK` s indendørs og udendørs baner eller ved alvorlige overtrædelser eller i gentagelsestilfælde til eksklusion uden kontingentreduktion. En eksklusion kan indbringes for Birkerød TK` s generalforsamling til endelig afgørelse. Indbringelse for generalforsamlingen har ikke opsættende virkning. Kontingent og indmeldelsesgebyr. 8 Ved optagelse i Birkerød TK betaler seniorer, ungseniorer, juniorer og pensionister et indmeldelsesgebyr. Passive medlemmer, der tidligere har været aktive medlemmer, kan dog overgå til fornyet aktivt medlemskab uden betaling af nyt indmeldelsesgebyr. Indmeldelse i løbet af regnskabsåret giver mulighed for reduceret kontingent. Udmeldelse i løbet af et regnskabsår berettiger ikke til refundering af en del af det betalte kontingent. Kontingentet fastsættes på Birkerød TK` s ordinære generalforsamling. Betingelsen for kontingent som ungsenior hhv. junior er, at den pågældende ikke er fyldt 25 respektive 18 år. Bestyrelsen kan, når den finder anledning dertil, fritage et eller flere medlemmer for kontingent i kortere eller længere tid. Passivt medlemskab 9 Enhver, der efter bestyrelsens skøn har tilknytning til Birkerød TK, kan optages som passivt medlem. Anmodning fremsættes til kontoret. Optagelse som passivt medlem har virkning fra den førstkommende sæson efter anmodningens modtagelse. Passivt medlemskab giver ikke ret til at spille på Birkerød TK` s anlæg. Et passivt medlem, der ikke er i kontingentrestance, har stemmeret på de relevante generalforsamlinger. Passivt medlemskab kan opsiges ved skriftlig meddelelse til kontoret med 4 ugers varsel til udgangen af en sæson.
Pensionistmedlemskab 10 Pensionister har samme rettigheder med hensyn til spilletider, som bestyrelsen har fastlagt for juniorer. Bestyrelsen 11 Birkerød TK ledes af en bestyrelse på mindst 5 og højest 8 personer, der vælges på den årlige generalforsamling. Bestyrelsen består af formanden for Birkerød TK samt formændene for Elite -, Ungdoms -, Senior -, og Anlægsudvalget. Udvalgsformændene vælges for en periode på 2 år. Genvalg kan finde sted. Bestyrelsen kan beslutte at udvide bestyrelsen med menige medlemmer. Udvidelsen skal godkendes på førstkommende generalforsamling. Menige bestyrelsesmedlemmer vælges for en periode på 1 år og kan genvælges. Valgbar til bestyrelsen er alle, der har været medlem af Birkerød TK i mindst 1 år. Bestyrelsen kan dispensere fra denne regel. Bestyrelsen udpeger af sin midte en næstformand, der fungerer som formand i tilfælde af formandens fravær. I tilfælde af afgang blandt bestyrelsens medlemmer i løbet af en valgperiode supplerer bestyrelsen sig selv, dog således at valget skal godkendes på førstkommende generalforsamling. Bestyrelsen kan nedsætte udvalg/arbejdsgrupper ledet af et bestyrelsesmedlem til varetagelse af særlige opgaver. Bestyrelsen kan til præsentation på den ordinære generalforsamling vælge årets spiller og / eller årets medlem. 12 Bestyrelsen har det overordnede ansvar for driften af Birkerød TK herunder udarbejdelse af budgetter, økonomisk styring og budgetkontrol. Bestyrelsen er ansvarlig overfor generalforsamlingen. Birkerød TK tegnes af 2 medlemmer af bestyrelsen hvoraf den ene skal være formanden eller næstformanden eller af formanden eller næstformanden sammen med klubdirektøren. Bestyrelsen kan give formand, næstformand eller andre, for hvis funktion det er hensigtsmæssigt, fuldmagt til at disponere på Birkerød TK` s vegne eller over Birkerød TK` s konti inden for de af bestyrelsen fastsatte rammer. Bestyrelsen udarbejder en forretningsorden, der fastlægger kompetencer og retningslinjer for bestyrelsens virke. 13
Bestyrelsesmøder afholdes mindst 4 gange årlig samt når formanden eller 2 bestyrelsesmedlemmer ønsker det. Bestyrelsen er beslutningsdygtig når mindst 4 af dens medlemmer, deriblandt den fungerende formand, er til stede. Formanden leder forhandlingerne og i tilfælde af stemmelighed, er formandens stemme udslagsgivende. Formanden er berettiget til alene at handle på Birkerød TK`S vegne i sager, der ikke tåler udsættelse, men skal i så fald forelægge sagen på førstkommende bestyrelsesmøde. Den sportslige og administrative ledelse 14 Birkerød TK`s administrative og sportslige ledelse varetages af en klubdirektør under ansvar overfor bestyrelsen. Klubdirektøren udøver sin virksomhed i samarbejde med udvalgsformændene og de fastansatte trænere. Klubdirektøren deltager i Birkerød TK`s bestyrelsesmøder. Klubdirektøren deltager i udvalgsmøder i det omfang, det er påkrævet/hensigtsmæssigt Udvalgene 15 Anlægsudvalget består af den generalforsamlingsvalgte udvalgsformand samt 2-6 medlemmer efter anlægsformandens skøn. Udvalget har ansvaret for det samlede anlægs drift, vedligeholdelse og ny investeringer i overensstemmelse med bestyrelsens retningslinjer og i samarbejde med Rudersdal Kommune. 16 Eliteudvalget består af den generalforsamlingsvalgte udvalgsformand, cheftræneren for eliten samt 2-6 medlemmer efter udvalgsformandens skøn. Udvalget planlægger holdkampe, turneringer i samarbejde med Turneringsudvalget, sociale arrangementer samt træning for Birkerød TK`s elitehold. Udvalget varetager indslusningen af juniorer til eliteholdet. 17 Ungdomsudvalget består af den generalforsamlingsvalgte udvalgsformand, juniorcheftræneren samt 2-6 medlemmer efter udvalgsformandens skøn. Af de 2-6 medlemmer bør mindst 1 være junior. Udvalget planlægger holdkampe, turneringer i samarbejde med Turneringsudvalget, sociale arrangementer samt træning for Birkerød TK`s juniorer. Udvalget varetager indslusningen af juniorer i Birkerød TK
18 Seniorudvalget består af den generalforsamlingsvalgte udvalgsformand samt 2-6 medlemmer efter udvalgsformandens skøn. Udvalget planlægger holdkampe, turneringer i samarbejde med Turneringsudvalget, samt afholdelse af sociale arrangementer for Birkerød TK`s veteraner og motionister. Udvalget varetager indslusningen af veteraner og motionister i Birkerød TK. 19 Udvalgsformændene for Elite, -, Ungdoms - og Seniorudvalget mødes ad hoc for gensidig orientering, for udveksling af erfaringer samt for, ved planlægning af turneringer, arrangementer m.m., at tage hensyn til de forskellige involverede interesser. Klubdirektøren deltager i sådanne møder i det omfang, det er hensigtsmæssigt. 20 Hvert udvalg udarbejder senest den 15.november forslag til budget for udvalgets aktiviteter i det kommende regnskabsår med angivelse af budgetforudsætninger. Indenfor det af generalforsamlingen godkendte budget disponerer udvalgene selvstændigt. Generalforsamlingen 21 Generalforsamlingen har den øverste myndighed i alle Birkerød TK` s anliggender. Den ordinære generalforsamling afholdes hvert år i februar eller marts måned. 22 Generalforsamlingen indkaldes af bestyrelsen med 14 dages varsel ved bekendtgørelse på Birkerød TK` s hjemmeside, ved udsendelse på e-mail til de medlemmer, der har oplyst deres e-mailadresse til Birkerød og ved opslag i Birkerød TK. Udkast til årsrapport og budget udsendes samtidig med indkaldelsen til de medlemmer, der har oplyst deres e-mailadresse til Birkerød TK. Kun medlemmer, der ikke er i kontingentrestance, har adgang til generalforsamlingen og stemmeret. Generalforsamlingen afgør selv sin lovlighed. Dagsordenen for den ordinære generalforsamling skal mindst indeholde følgende punkter: 1. Valg af dirigent. 2. Valg af referent. 3. Formandens beretning om virksomheden i det forløbne år.
4. Udvalgsformændene aflægger beretning om primært de sportslige resultater i det forløbne år. 5. Forelæggelse af den reviderede årsrapport til godkendelse. 6. Forlæggelse af forslag til budget med forslag til kontingenter og indmeldelsesgebyr. 7. Valg af formand. 8.Valg af udvalgsformænd. I lige årstal er formanden for Elite og Ungdomsudvalget på valg. I ulige årstal er formanden for Senior - og Anlægsudvalget på valg. 9.Valg af revisor. 10. Forslag fra medlemmerne. Forslag må for at kunne behandles på generalforsamlingen være indsendt til Birkerød TK senest 10 dage før generalforsamlingen. Indkomne forslag lægges på hjemmesiden og udsendes på e-mail til de medlemmer, der har tilmeldt sig klubbens mailingliste på hjemmesiden. Udsendelse sker senest 7 dage før generalforsamlingen 11. Eventuelt. 23 På generalforsamlingen, der er beslutningsdygtig uanset antallet af fremmødte, afgøres sagerne ved simpelt stemmeflertal. Til ændring af Birkerød TK`s vedtægter kræves dog, at mindst 4/5 af de fremmødte stemmer for forslaget. Opnås ikke det fornødne flertal, er forslaget bortfaldet. Stemmeretten kan udøves ved personligt fremmøde eller i henhold til skriftlig fuldmagt. Et medlem kan kun stemme i henhold til fuldmagt fra ét andet medlem. Alle valg, til hvilke der er foreslået flere kandidater end det fornødne antal, skal foregå ved skriftlig afstemning. I øvrigt bestemmer dirigenten, hvornår afstemninger skal ske skriftligt. 24 Bestyrelsen kan indkalde til ekstraordinær generalforsamling, når den finder anledning dertil. Bestyrelsen skal indkalde til ekstraordinær generalforsamling, når mindst 50 af Birkerød TK` s medlemmer eller formanden skriftligt anmoder herom med angivelse af, hvad der ønskes behandlet. Indkaldelse finder sted som ved ordinære generalforsamlinger jf. 22,men skal, når den sker efter anmodning, afholdes hurtigst muligt og senest 4 uger efter modtagelsen af anmodningen.
Opløsning af Birkerød TK 25 Beslutning om opløsning af Birkerød TK kan tages på en i den anledning indkaldt generalforsamling. Bestemmelse om afvikling af Birkerød TK` s forpligtelser, salg af ejendele m.v. i tilfælde af opløsning tages ved stemmeflertal, der skal udgøre mindst 60 % af Birkerød TK`s medlemmer. Hvis dette flertal ikke opnås, skal der indkaldes til en ny generalforsamling, der skal afholdes senest 4 uger efter den første generalforsamling, hvor beslutning kan tages ved et flertal på 2/3 af de på denne generalforsamling fremmødte stemmeberettigede medlemmer. I tilfælde af Birkerød TK`s opløsning tilfalder Birkerød TK`s aktiver, når enhver er svaret sit, en forening i Rudersdal Kommune med et lignende formål og aktivitet. Såfremt dette ikke er muligt, tilfalder midlerne Rudersdal Kommune. Overgangsbestemmelser 26 Vedtægterne træder i kraft straks ved deres endelige vedtagelse. Disse vedtægter er vedtaget på ordinær generalforsamling i Birkerød TK den 20. marts 2013. Vedtægterne er ændret på ordinær generalforsamling i Birkerød TK den 25. Marts 2014.