Økonomistyrelsens serie af vejledninger. om regnskabsreformen i staten. Åbningsbalancen. Procesvejledning nr. 5

Økonomistyrelsens serie af vejledninger om regnskabsreformen i staten Åbningsbalancen Procesvejledning nr. 5 Juni 2004 1

Indholdsfortegnelse 1 Indledning...3 1.1 Formål...3 1.2 Målgruppe...3 1.3 Afgrænsning...3 1.4 Ændringer i forhold til 2. udkast, 16. marts 2004...7 1.5 Læsevejledning...7 1.6 Materiale som skal udarbejdes i forbindelse med åbningsbalancen...8 1.7 Beskrivelse af processen...9 2 Input: Værdiansættelsesregneark fra procesvejledning nr. 4...11 3 Trin 1: Udarbejdelse af materiale til dokumentation...11 3.1 Dokumentationsmateriale...11 3.2 Dokumentationsnotat...12 3.3 Underliggende regnskabsdokumentation, fx værdiansættelsesnotat...13 4 Specifikation af reguleringer...14 5 Trin 2: Anvendt regnskabspraksis beskrives...16 6 Trin 3: Opstilling af udkast til åbningsbalance samt ledelsens og ressortdepartementets validering af udkastet...17 6.1 Åbningsbalance pr. 1. januar 2005...18 6.2 Notekrav...19 6.3 Egenkapital og reguleringer...20 6.4 Ledelse og ressortdepartementets validering af åbningsbalance udkastet...20 7 Trin 4: Indtastning og udtræk af endelig åbningsbalance i/fra institutionens økonomisystem...20 8 Trin 5: Ledelsens og departementets endelige validering og underskrivning af åbningsbalancen...21 9 Output: Åbningsbalancen og tilhørende materiale...22 Bilag 1: Eksempel på en åbningsbalance...23 Direktoratets åbningsbalance pr. 1. januar 2005...23 Ledelsespåtegning...24 Anvendt regnskabspraksis...25 Generelt om indregning og måling...25 Anlægsaktiver...25 Omsætningsaktiver...27 Egenkapital...27 Forpligtelser...28 Eventualforpligtelser...28 Åbningsbalance pr. 1. januar 2005...29 Redegørelse for primokorrektioner...35 Redegørelse for primokorrektioner...36 Dokumentationsmateriale...37 Dokumentationsnotat for Direktoratet...37 Værdiansættelsesnotat: Tidsregistreringssystem...39 Bilag 2: Vejledning om indsendelse af materiale til Rigsrevisionen til brug ved revisionen af åbningsbalancer...41 2

1 Indledning Det er besluttet, at der skal implementeres omkostningsbaserede regnskabsprincipper i samtlige statslige virksomheder. Det betyder, at alle de statslige virksomheder skal udarbejde en åbningsbalance samt foretage en omlægning af den daglige driftsbogføring. Omlægningen skal gøre statens institutioner i stand til at anvende omkostningsprincipper i forbindelse med regnskabsaflæggelsen og den interne styring i institutionerne, og på sigt i forbindelse med bevillingsudmålingen på finansloven. 1.1 Formål Denne procesvejledning beskriver, hvorledes åbningsbalancen udarbejdes. Den fremtidige omkostningsbaserede årsrapport skal baseres på åbningsbalancens værdier ligesom anvendt regnskabspraksis beskrives ved udarbejdelsen af åbningsbalancen. Derfor er det vigtigt, at åbningsposterne er klassificeret, registreret og værdiansat korrekt, så åbningsbalancen giver et retvisende billede af institutionens aktiver og passiver. Formålet med procesvejeledning er at beskrive, hvordan åbningsbalancen og det tilhørende underliggende materiale, som skal sendes til Rigsrevisionen, udarbejdes. Da åbningsbalancen udtrykker det fremtidige grundlag for driften, er det helt centralt at åbningsbalancen giver et retvisende billede af institutionens aktiver og passiver. 1.2 Målgruppe Procesvejledningen henvender sig til de medarbejdere, der er involveret i processen med at udarbejde åbningsbalancen samt til ledelsen, der skal godkende åbningsbalancen. Departementet skal ligeledes godkende åbningsbalancen, men til dem er der fremstillet en særlig vejledning Departementets rolle ved implementeringen af omkostningsregnskaber. 1.3 Afgrænsning Åbningsbalancen er den femte i rækken af procesvejledninger, som hjælper statslige institutioner til at opstille den færdige åbningsbalance og senere den omkostningsbaserede årsrapport. Den videre proces til udarbejdelse af en omkostningsbaseret årsrapport vil blive beskrevet i procesvejledning nr. 6 Overgang til drift. Åbningsbalancen og det omkostningsbaserede driftsregnskab i årsrapporten skal indeholde de aktiver og forpligtelser, der vedrører de hovedkonti (HK), som virksomheden har ansvaret for, dvs. virksomhedens egne arbejdsopgaver samt de opgaver virksomheden har hovedkonti på, men som andre udfører for virksomheden. De opgaver som virksomheden udfører for andre (andres hovedkonti) skal ikke indgå i åbningsbalancen eller det omkostningsbaserede driftsregnskab i årsrapporten (resultatopgørelsen), hvilket nedenstående figur illustrerer: 3

Virksomheden Aktiviteter som virksomhedens udfører for andre Virksomhedens egne aktiviteter (Virksomhedens HK i FL) Aktiviteter som andre udfører for virksomheden (Virksomhedens HK i FL) Drift An- Tilskud Skat mv. Infra- struk- Endvidere gælder det, at det kun er driften (efter de nye principper), som virksomhedens åbningsbalance skal indeholde. Den nye drift består af hele den hidtidige driftsbevilling og statsvirksomhed samt de dele af hidtidige bevillinger, der ikke vedrører tilskud der administreres. Anlægsbevillinger, der ikke vedrører investeringer i infrastruktur og anlægsbevillinger, der ikke vedrører investeringer i nationalejendom indgår ligeledes i det nye driftsbegreb. I statslige institutioner, der har selvstændig likviditet, er disse forhold udsplittet i selvstændige bogføringskredse. Tilskud der administreres eller forvaltes i henhold til budgetvejledningens definition, dvs. ydelser (fx penge) der deles ud, er ikke er omfattet af regnskabsreformen. De administrative omkostninger forbundet med det at forvalte tilskud er derimod omfattet af regnskabsreformen. Det omkostningsbaserede regnskab i årsrapporten vil således indeholde administrationsomkostningerne forbundet med tilskudsadministrationen, mens selve tilskuddene skal afrapporteres og regnskabsaflægges i et selvstændigt afsnit i årsrapporten. Nationalejendom (som defineret under afsnit 3.10.1) skal klassificeres og registreres, men skal ikke værdiansættes. National ejendom udskilles i åbningsbalancerne og balancen i årsrapporten ved hjælp af de opstillede notekrav, men nettoomkostninger til fx vedligeholdelse af nationalejendom, skal i driftssituationen indgå i det omkostningsbaserede driftsregnskab (resultatopgørelsen). Hvor staten yder lån eller varetager en ejerrolle i forhold til statslige aktieselskaber og offentlige virksomheder mv. skal sådanne aktiver værdiansættes, og der skal fremstilles en særlig åbningsbalance for dem. I årsrapporten skal der ligeledes aflægges et særskilt regnskab for sådanne aktiviteter, og de indgår ikke i virksomhedens omkostningsbaserede balance. Infrastruktur er ikke omfattet af regnskabsreformen, og der skal derfor laves særskilt omkostningsbaseret regnskab for sådan. Økonomistyrelsen har defineret, at det kun er Vejdirektoratet og Banedanmark, der er har infrastruktur i de statslige virksomheder. Hvis en given bogføringskreds både indeholder dele, der er omfattet og dele, der ikke er omfattet af regnskabsreformen, skal der foretages en opdeling af bogføringskredsens indhold inden afrapporte- 4

ringen (regnskabsaflæggelsen) finder sted. En sådan opdeling kan fortages manuelt, evt. ved brug af de interne dimensioner, men af hensyn til arbejdsbyrden og korrekt regnskabsaflæggelse, anbefaler Økonomistyrelsen, at problemstillingen løses systemmæssigt via en opslitning af den givne bogføringskreds. Hvis der foretages en systemmæssig opsplitning af bogføringskredse skal institutionen dog fortsat være opmærksom på, om evt. finansielle mellemværender mellem de enkelte hovedkonti er medtaget i enten drifts- eller øvrige bogføringskredse. For at få foretaget en systemmæssig opsplitning af en given bogføringskreds skal der tages kontakt til Økonomistyrelsens forvaltningsenhed via e-mail nummer@oes.dk. I denne e-mail skal det angives, hvilken bogføringskreds der ønskes opsplittet, hvordan den ønskes opsplittet, og om der skal indgå løn i begge bogføringskredse 1. Økonomistyrelsen vil herefter tage kontakt til den anførte kontaktperson med henblik på at aftale et møde vedrørende opsplitningen. Nedenstående figur viser processen frem mod en omkostningsbaseret årsrapport. Hvis der er tvivl om, hvordan de enkelte processer hænger sammen eller deres rækkefølge, kan man få et overblik i den overordnede procesvejledning Kom godt i gang. 1 I forbindelse med tilskud vil der ikke være løn på konto 11, men måske kan der være tale om at lønsystemet anvendes under konto 54. 2 I forbindelse med tilskud vil der ikke være løn på konto 11, men måske kan der være tale om, at lønsystemet anvendes under konto 54. 5

Arbejdsspor 1: Udarbejdelsen af åbningsbalancen Kom godt i gang (PV0) Kortlægning (PV1) Vejledning om departementets rolle Klassifikation (PV2) Arbejdsspor 2: Omlægning af og i drift Selvopsætningsvejledning lager og anlæg Registrering (PV3) Overgang til drift (PV6) Ny kontoplan Validering af åbningsbalancen Værdiansættelse (PV4) Periode- og årsafslutning (PV7) Konteringsvejledning Rigsrevisionens gennemgang af åbningsbalancen Åbningsbalance (PV5) Årsrapporten (PV8) Godkendelse af årsrapporten Ved forberedelse og organisering af projektet og gennem hele processen fra kortlægning til endelig årsrapport er det afgørende at have tilrettelæggelsen af institutionens økonomistyring for øje. Dette skyldes, at de enkelte processer udgør byggeklodser til den endelige økonomistyringsmodel. Det antages, at institutionen efter endt værdiansættelse dels har foretaget en validering af de fundne åbningsbalanceværdier og dels har foretaget en opsætning af institutionens økonomisystem, herunder implementeret den reviderede kontoplan 3. For Navision-brugere kan der hentes hjælp til opsætningen i selvopsætningsvejledningerne der ligeledes vil være at finde på Økonomistyrelsens hjemmeside i opdateret form primo oktober, 2004. Systemopsætningen har betydning for, hvordan åbningsposterne lægges ind i institutionens økonomisystem, for hvordan bogføringen tilrettelægges og endelig for den finansielle rapportering og målrapporteringen i årsrapporten. Implementeringen af nye regnskabsprincipper omfatter tre overordnede elementer: 3 Den endeligt reviderede kontoplan kan findes på Økonomistyrelsens hjemmeside primo oktober 2004 6

1. Udarbejdelse af åbningsbalancen (herunder indtastning af åbningsbalanceværdier i institutionens økonomisystem) 2. En ændret regnskabsmæssig registrering (endelig implementering af revideret kontoplan og udarbejdelse af tillæg til regnskabsinstruks) 3. Udarbejdelse af årsrapport 1.4 Ændringer i forhold til 2. udkast, 16. marts 2004 Afgrænsningen af hvad åbningsbalancen skal indeholde er blevet præciseret Ny struktur, så vejledningen er blevet opbygget mere processuelt, og så den følger det fremstillede fremdriftsværktøj. Fremstillingen af oversigten over reguleringer (Primokorrektioner) er omskrevet Beskrivelse af det dokumentationsmateriale, der skal vedlægges åbningsbalancen er præciseret. Eksemplet på en færdig åbningsbalance i bilag 1 er tilpasset det endelige regelsæt. Blandt de vigtigste ændringer i eksemplet er således: en tilpasset klassifikation af aktiver og forpligtelser reglerne for obligatoriske bunker omfatter nu kun kontoradministrativt ITudstyr bagatelgrænsen er hævet til 50.000 kr. og omfatter nu både immaterielle og materielle anlægsaktiver bygninger værdiansættes i åbningsbalancen til den seneste offentlige ejendomsvurdering 1.5 Læsevejledning Procesvejledningen er opbygget således, at den gennemgår de enkelte punkter af det materiale, som danner grundlaget for Rigsrevisionens gennemgang af åbningsbalancen. Derfor består procesvejledningen af fem trin, som institutionen skal igennem for at nå frem til det samlede materiale, der skal tilsendes Rigsrevisionen (og Økonomistyrelsen). Der vil derfor være enkelte trin, som er mere relevante for nogle læsere end andre, alt efter hvilken del af materialet, som den enkelte har ansvaret for at fremstille. Det er desuden ikke afgørende, at trinene udføres i den rækkefølge, som er angivet i procesvejledningen. Procesvejledningen indeholder et bilag 1, der viser et eksempel på, hvordan en åbningsbalance kan se ud. Eksemplet indeholder ledelsespåtegning, redegørelse for anvendt regnskabspraksis, den endelige åbningsbalance med noter samt en specifikation af reguleringer og et dokumentationsnotat. Eksemplet illustrerer en situation, hvor institutionen besidder de fleste typer af aktiver og forpligtelser, der kan indgå i åbningsbalancen. Den typiske statsinstitution vil have betydeligt færre aktiver og forpligtelser. Derudover er Rigsrevisionens Vejledning om indsendelse af materiale til Rigsrevisionen til brug ved revisionen af åbningsbalancer vedlagt som bilag 2 til procesvejledningen. 7

I forbindelse med implementeringen af regnskabsreformen er der fremstillet et elektronisk fremdriftsværktøj. Værktøjet findes på Økonomistyrelsens hjemmeside (www.oes.dk). Det betyder, at følgende milepæle skal hakkes af, når de er nået; Startdato Slutdato Milepæl: Åbningsbalance og validering af 01-03-2005 30-04-2005 åbningsbalance Aktiviteter: Materiale til dokumentation af åbningsbalancens regnskabsposters tilstedeværelse, fuldstændighed og værdiansættelse mv. udarbejdet. Beskrivelse af anvendt regnskabspraksis udarbejdes Ledelsens validering af udkast til åbningsbalance Departementets validering af udkast til åbningsbalance Indtastning af åbningsbalance i økonomisystemet Ledelsens og departementets endelige validering og underskrivning af åbningsbalancen Åbningsbalance mv. fremsendt til Rigsrevisionen 1.6 Materiale som skal udarbejdes i forbindelse med åbningsbalancen Følgende materiale skal udarbejdes i forbindelse med åbningsbalancen (Output). Åbningsbalance pr. 1. januar 2005 og tilhørende noter. (Trin 3-4) Beskrivelse af anvendt regnskabspraksis. Såfremt der foreligger regnskabsmæssige skøn eller valg mellem forskellige alternativer, skal dette fremgå. Hvis det af hensyn til det retvisende billede har været nødvendigt at fravige bestemmelser i Økonomistyrelsens vejledninger, skal dette begrundes. (Trin 2) Ledelsespåtegning. Både institutionens ledelse og dens departement skal ved påtegning godkende, at åbningsbalancen giver et retvisende billede af institutionen. Såfremt institutionen har konstateret usikkerhed i forbindelse med sikring af fuldstændighed, korrekt indregning, klassifikation og værdiansættelse (måling) skal dette fremgå af ledelsespåtegningen. (Trin 5) Specifikation af reguleringer, der er foretaget til institutionens kapitalkonto fra udgangen af regnskabsåret 2004 og frem til saldoen på kapitalkontoen i åbningsbalancen pr. 1. januar 2005. Endvidere skal forklaring til eventuel forskel mellem råbalance ved udgangen af regnskabsåret 2004 og åbningsbalance (primokorrektioner) vedlægges. (Trin 1) Dokumentation af værdiansættelse i form af fyldestgørende beskrivelse af den dokumentation, der forligger vedrørende de enkelte balanceposters tilstedeværelse, indregning og værdiansættelse. (Trin 1) 8

1.7 Beskrivelse af processen Udgangspunktet for processen er regnearket fra procesvejledning nr. 4 Værdiansættelse, hvor alle aktiver og forpligtelser er værdiansat. I forbindelse med værdiansættelsen bør der ske en validering, dvs. en gennemgang af åbningsbalancens poster, så det sikres, at de værdier der indgår i åbningsbalancen er så retvisende som muligt. Herefter gennemgås processen efter de milepæle, der er opstillet i forbindelse med Økonomistyrelsens fremdriftsværktøj. Det første trin i processen er at udarbejde det materiale til dokumentation, der skal sendes til Rigsrevisionen. Punktet hedder: Materiale til dokumentation af åbningsbalancens regnskabsposters tilstedeværelse, fuldstændighed og værdiansættelse mv. udarbejdet i fremdriftsværktøjet. Materialet består af flere forhold. Der skal udarbejdes en fyldestgørende beskrivelse af den dokumentation, der foreligger vedrørende de enkelte balanceposter samt en specifikation af de reguleringer, der er sket ved overgangen til nye regnskabsprincipper. Derefter følger beskrivelsen af anvendt regnskabspraksis i trin 2. Her skal institutionen beskrive, hvilke regnskabsprincipper, der er benyttet ved værdiansættelsen af de enkelte typer af aktiver og forpligtelser. Den regnskabspraksis institutionen vælger at benytte ved åbningsbalancen er samtidig gældende, når institutionen senere skal udarbejde den omkostningsbaserede årsrapport. I fremdriftsværktøjet hedder dette punkt Beskrivelse af anvendt regnskabspraksis udarbejdes. I forbindelse med udarbejdelsen af punktet vil det være en god ide, at inddrage ledelsen, såfremt at principperne ikke allerede er blevet endeligt fastlagte i forbindelse med værdiansættelsesopgaven, hvilket burde være tilfældet. Næste trin er at opstille udkast til den endelige åbningsbalance med tilhørende noter. I bilag 1 er vist, hvorledes en sådan åbningsbalance kan se ud. Når åbningsbalancen er opstillet skal der afsættes tid til, at den kan gennemgås og valideres af henholdsvis institutionens ledelse og dens departement. I fremdriftsværktøjet vedrører det punkterne Ledelsens validering af udkast til åbningsbalance og Departementets validering af udkast til åbningsbalance. I trin 4 indtastes åbningsbalancens værdier i institutionens økonomisystem og der laves et udtræk fra økonomisystemet så åbningsbalancen opstilles ud fra disse værdier. For Navision-brugere kan der findes hjælp til indtastning af åbningsbalancens værdier i selvopsætningsvejledningerne, og der vil blive specificeret særlige Navision rapporter til åbningsbalancen og de tilhørende noter. Disse rapporter forventes færdigt udviklede ultimo oktober 2004. Ikke Navision-brugere vil selv skulle udvikle rapporter der kan trække åbningsbalancen og de tilhørende noter ud af det pågældende økonomisystem. Kravspecificeringen af hvorledes disse rapporter skal se ud vil være at find på Økonomistyrelsens hjemmeside (www.oes.dk) fra ultimo oktober 2004. Dernæst valideres åbningsbalancens værdier endeligt og, der sker en påtegning af institutionens øverste ledelsens og ressortdepartement. Dette er trin 5 i processen. Med påtegningen tilkendegives, at åbningsbalancen giver et retvisende billede af institutionens aktiver og passiver. I fremdriftsværktøjet hedder dette trin Ledelsens og departementets endelige validering og underskrivning af åbningsbalancen. Og som det sidste fremsendes åbningsbalancen til Rigsrevisionen og Økonomistyrelsen, sammen med det beskrevne dokumentationsmateriale. Processen kan nu opdeles i fem trin og kan udføres i følgende rækkefølge: 9

Input: Værdiansættelsesregneark fra procesvejledning nr. 4 med validerede værdier Trin 1: Udarbejdelse af materiale til dokumentation Trin 2: Anvendt regnskabspraksis beskrives Trin 3: Opstilling af udkast til åbningsbalance samt ledelsens og departementets validering af udkastet Trin 4: Indtastning og udtræk af endelig åbningsbalance i/fra økonomisystem Trin 5: Ledelsens og departementets endelig validering og underskrivning af åbningsbalancen Output: Åbningsbalancen og tilhørende materiale fremsendes til Rigsrevisionen og Økonomistyrelsen 10

2 Input: Værdiansættelsesregneark fra procesvejledning nr. 4 I forbindelse med processen omkring procesvejledning nr. 4 Værdiansættelse er der fundet værdier for institutionens aktiver og forpligtelser. Disse værdier danner grundlaget for udarbejdelsen af åbningsbalancen med tilhørende materiale. Det er vigtigt, at problemfyldte områder er blevet vurderet og har været igennem en valideringsproces inden selve åbningsbalancen fremstilles. Valideringen dvs. den ekstra gennemgang skal sikre, at åbningsbalancen tegner et retvisende billede af institutionen. 3 Trin 1: Udarbejdelse af materiale til dokumentation Det første trin i processen består i, at der skal udarbejdes materiale, der dokumenterer tilstedeværelsen, fuldstændigheden og værdiansættelsen af åbningsbalancens regnskabsposter. Denne opgave består af flere forhold. Der skal laves en fyldestgørende beskrivelse af den dokumentation, der foreligger vedrørende de enkelte balanceposter. Derudover skal der laves en specifikation af de reguleringer, der er sket ved overgangen til nye regnskabsprincipper. 3.1 Dokumentationsmateriale Værdiansættelsen bag åbningsbalancen baserer sig i et vist omfang på udøvelse af regnskabsmæssige skøn og samtidig stilles der krav om, at værdiansættelsen af aktiver og forpligtelser sker på et ensartet grundlag. Dette stiller store krav til dokumentation. Det dokumentationsmateriale der skal medsendes selve åbningsbalancen kan opdeles i tre niveauer; 1. Beskrivelsen af anvendt regnskabspraksis, som er den overordnede beskrivelse af de indregnings- og målingsprincipper som institutionen har anvendt og som den vil anvende fremover. Beskrivelsens af anvendt regnskabspraksis vil blive behandlet nærmere under trin 3 2. Udarbejdelse af dokumentationsnotat. Dokumentationsnotatet er en uddybende forklaring af anvendt regnskabspraksis, der har til formål at give en beskrivelse af anvendelsen af indregnings- og målingsprincipper og begrundelser for de foretagede valg for hver enkelt hovedgruppe af aktiver og forpligtelser. Indholdet beskrives nærmere nedenfor. 3. Udarbejdelse af underliggende regnskabsdokumentation. Er en yderligere specifikation af indholdet i dokumentationsnotatet, der vedlægges som bilag til notatet for særlige aktiver/forpligtelser. Med særlige aktiver/forpligtelser menes aktiver eller forpligtelser, hvor skøn eller vurderinger er lagt til grund for værdiansættelsen og/eller, hvor der er usikkerhed forbundet med den fastsatte værdi af aktivet eller forpligtelsen. Indholdet beskrives nærmere i næstfølgende afsnit. 11

I bilag 1 findes et eksempel på alle 3 notatformer, mens figuren nedenfor illustrerer sammenhængen mellem de 3 notatformer. Anvendt regnskabspraksis Dokumentationsnotat Værdiansættelsesnotat for immaterielle aktiver Uddybende notat for aktivgruppe X Uddybende notat for aktiv Y Beskrivelse af større hensættelser forpligtelser Bilag til dokumentationsnotatet; Skal kun fremstilles for særlige aktiver/forpligtelser Rækkefølgen for udarbejdelse af notat om anvendt regnskabspraksis eller det underliggende dokumentationsnotet er underordnet. Det vurderes, at det for de fleste institutioner vil være nemmest at starte beskrivelsen nedefra, dvs. at udarbejde den underliggende regnskabsdokumentation først og derefter gøre det mere og mere overordnet. For hver eneste hovedgruppe i balancen, skal det fremgå, hvordan den er behandlet, og hvem der har godkendt den angivne fremgangsmåde eller principvalg. 3.2 Dokumentationsnotat Dokumentationsnotatet tjener som en uddybning af den overordnede beskrivelse af anvendt regnskabspraksis. Dokumentationsnotatet skal give en beskrivelse af, hvordan værdiansættelsen og valideringen er foretaget, hvilken regnskabspraksis der er anvendt, og hvem der har været overordnet ansvarlig for værdiansættelsen af de specifikke aktivtyper. Dokumentationsnotatet skal fremstilles for hver hovedart i balancen og kan fx indeholde følgende punkter: Valg af regnskabspraksis Begrundelse og overvejelser om valget af regnskabspraksis Overvejelser om metode for værdiansættelse Forretningsgang/procedure omkring værdiansættelse At procedurer/metoder er håndhævet på ensartet måde for samme hovedtyper af aktiver og forpligtelser At der i institutionen har været en forretningsgang omkring udførende og kontrollerende arbejdsopgaver vedrørende værdiansættelsen At institutionen har rådført sig og afstemt vurderinger med departementet omkring væsentlige og risikofyldte områder, samt områder med udøvelse af væsentlig skøn I bilag 1 er vedlagt et eksempel på et dokumentationsnotat, men derudover vil yderligere eksempler på dokumentationsnotater kunne findes Økonomistyrelsens hjemmeside. 12

3.3 Underliggende regnskabsdokumentation, fx værdiansættelsesnotat Som bilag til dokumentationsnotatet skal der fremstilles yderligere materiale for særlige aktiver og forpligtelser. Dette betyder, at materialet kun skal fremstilles for de aktiver/forpligtelser, hvor der er foretaget skøn og vurderinger, hvor der er usikkerhed i forbindelse med sikring af fuldstændighed, korrekt indregning, klassifikation og værdiansættelse (måling), eller hvor postens størrelse udgør en væsentlig værdi for institutionen. Materialet skal som udgangspunkt være så fyldestgørende, at det beskriver den dokumentation, der foreligger vedrørende de enkelte balanceposters tilstedeværelse, indregning og værdiansættelse. Retningslinjerne for et sådant bilag er nærmere beskrevet i procesvejledning nr. 4, Værdiansættelse, men følgende forhold bør indgå i bilaget: Beskrivelse af aktivet/aktivtypen eller forpligtelsen En beskrivelse af den del af regelsættet som værdiansættelsen omfattes af Beskrivelse af forhold og overvejelser som værdiansættelsen bygger på Beskrivelse af værdiansættelsens omfang og afgrænsning Værdiansættelse og forudsætninger, herunder væsentlighed og skøn Fastsættelse af afskrivningsprofil Konklusion Dokumentation Institutionens kan have stort udbytte af materialet fremover, fx i forbindelse med fremstillingen af institutionens årsrapport, og materialet er med til at sikre, at ensartede regnskabsprincipper anvendes. Materialet, som kan indgå i det underliggende regnskabsmateriale, kan være følgende: Underliggende regnskabsmateriale til dokumentation af åbningsbalancen Immaterielle anlægsaktiver Materielle anlægsaktiver Finansielle anlægsaktiver Specifikation af beholdningen af immaterielle anlægsaktiver afstemt med åbningsbalancens aktivposter samt en kort beskrivelse af det enkelte aktiv. Der kan vedlægges: En kort beskrivelse af hvert aktiv som indgår i posten. Dokumentationsnotat, herunder evt. også et værdiansættelsesnotat For brugere af Navision anlægsmodul ved hjælp af rapport: Anlæg bogført værdi 01 (navn på rapport i Navision Anlægsmodul) Anlæg bogført værdi 02 (navn på rapport i Navision Anlægsmodul) For materielle anlægsaktiver kan dokumentationen være en afstemning i hovedposter mellem anlægskartotek og åbningsbalancens aktivposter. For ejendommes vedkommende vedlægges udskrift af tingbogsoplysninger og oplysninger om seneste ejendomsvurdering. Der kan vedlægges: Dokumentationsnotat, herunder evt. også et værdiansættelsesnotat Tingbogsoplysninger og sidste ejendomsvurdering for ejendomme For brugere af Navision anlægsmodul ved hjælp af rapport: Anlæg bogført værdi 01 (navn på rapport i Navision Anlægsmodul) Anlæg bogført værdi 02 (navn på rapport i Navision Anlægsmodul) Specifikation af beholdning af finansielle anlægsaktiver opdelt i typer og afstemt med åbningsbalancens aktivposter samt en kort beskrivelse af det enkelte aktiv. Der bør laves et værdiansættelsesnotat ved opgørelsen af ikke-børsnoterede finansielle anlægsaktiver. Varebeholdninger Specifikation i hovedgrupper af beholdningen afstemt med aktivet ifølge åbningsbalancen. Redegørelse for behandling af IPO og eventuelle væsentlige nedskrivninger. Tilgodehavender For tilgodehavender, som omfatter flere poster, kan vedlægges: Specifikation af tilgodehavender med afstemning til åbningsbalance. Afstemt specifikation og beskrivelse af andre tilgodehavender. Afstemt specifikation og beskrivelse af periodeafgrænsningsposter som omfatter forudbetalte omkostninger og indtægter udført 31 december 2004 eller før, men som ikke er faktu- 13

Værdipapirer og kapitalandele Likvide beholdninger Hensatte forpligtelser Lang- og kortfristede gældsforpligtelser Eventualposter og øvrige forpligtelser reret eller indregnet som indtægt. For salg af varer og tjenesteydelser: Liste med oplysning om debitors navn og fordringens forfaldsdato. Listen kan udtrækkes som en aldersfordelt debitorliste pr. 31. december 2004 og tilføjes rettelser i form af nedskrivninger og tab mv. Specifikation af beholdninger afstemt til åbningsbalancen. Specifikation af beholdninger afstemt til åbningsbalancen. Afstemt specifikation og beskrivelse af hensatte forpligtelser. Her kan vedlægges: Afstemt specifikation og beskrivelse af lån. Feriepengeforpligtelse dokumenteres ved beregningen af det indregnede beløb. Afstemt specifikation af leverandører fra 31. december 2004 med eventuelle rettelser tilføjet. Afstemt specifikation og beskrivelse af periodeafgrænsningsposter som omfatter forudbetalte indtægter og skyldige omkostninger som ikke er optaget hos leverandører. Specifikation og beskrivelse af eventualposter. 4 Specifikation af reguleringer Alle institutioner har en balance inden omlægningen til omkostningsprincipper starter. De fleste institutioners eksisterende balancer vil dog ikke være fuldstændige, og flere poster vil ikke være registreret i økonomisystemet. Derfor skal der udarbejdes et særligt regneark, hvor forskellene fra før til nu fremgår. Forskellene mellem før og nu kan opstå som følge af; Institutionen kan have opgjorte balanceværdier i deres økonomisystem, der ikke er indlagt i anlægsmodulet Institutionen kan have opgjorte balanceværdier i deres økonomisystem, der er indlagt i anlægsmodulet til en værdi der er anderledes end hvis institutionen havde værdiansat efter omkostningsprincipper Værdierne kan fx være indlagt i forbindelse med aktivering af anlægsbevillinger eller værdireguleringsordningen. Som udgangspunkt er det tilstrækkeligt, at foretage nettokorrektioner i økonomisystemet. Det vil sige, at de allerede eksisterende værdier korrigeres, så de passer til den nye værdiansættelse. For nogle poster kan det være vanskeligt at korrigere eksisterende værdier. I så fald kan foretages bruttokorrektioner. Det vil sige, at de allerede eksisterende værdier nulstilles. Herefter kan de nye værdier lægges ind. Hvorvidt bruttoposteringer er mere hensigtsmæssige end nettoposteringer må være en vurdering i det konkrete tilfælde. Behandlingen af primokorrektioner skal kunne dokumenteres i forhold til Rigsrevisionen. 14

Redegørelse for korrektioner til den oprindelige balance Til at dokumentere de ovenfor beskrevne korrektionerne, skal der som nævnt opstilles et regneark, der dokumenterer bevægelserne på de enkelte poster. Det anbefales, at institutionen tager udgangspunkt i finanskontoplanen og beskriver ændringen på hver enkelt balancekonto hver for sig. Formålet med at fremstille regnearket på kontonummerniveau er, at det klart skal fremgå, hvilke ændringer der er sket som følge af de ændrede regnskabsprincipper. Institutionen kan således skabe sig et fuldstændigt grundlag for at kunne finde eventuelle fejlposteringer eller lignende, hvis der skulle være afstemningsproblemer senere i processen, fx i forbindelse med fremstillingen af årsrapporten. Når regnearket er fremstillet, kan det ligeledes være en støtte i forbindelse med indtastningen af den endelige åbningsbalancen i institutionens økonomisystem. For anlægsaktivgruppen er der oprettet særlige primokorrektionskonti (Navision kontoplan; 71x7), der skal anvendes til bogføringen af potentielle korrektioner. Hvis institutionen har deltaget i værdireguleringsordningen vil det typisk være en fordel at fremstille denne oversigt før selve åbningsbalancen fremstilles. Oversigten fremstilles i følgende trin; 1. Saldo før anvendelse af de nye principper aflæses for alle balancekontonumre og indtastes i regnearkets sølje: Oprindelig primo 01.01.2005. Det vil sige, at primo i henhold til de gamle regnskabsprincipper indskrives i denne søjle. Hvis ikke institutionen tidligere har indlagt nogen værdi i økonomisystemet, vil der ikke skulle stå noget beløb i denne kolonne. 2. Saldo efter anvendelse af de nye principper indtastes i regnearkets søjle: Åbningsbalance 01.01.2005. Det vil sige, at de åbningsbalanceværdierne på de enkelte balancekonti indskrives i søjlen længst til højre. 3. Den samlede forskel på den enkelte balancekonto mellem den oprindelige primo (efter gamle principper) og den nye primo (efter omkostningsprincipper) noteres i søjlen Korrektioner i alt. 4. Den samlede korrektion opdeles i den del af korrektionen, der skyldes ændringer i regnskabsprincipperne (indtastes i søjlen Primokorrektioner som følge af omkostningsprincipper ) og den del, der skyldes almindelige primokorrektioner (tidligere års fejlposteringer) eller flytningen mellem bogføringskredse bl.a. som følge af afgrænsningen af åbningsbalancens indhold eller som følge af ressortomlægninger (indtastes i søjlen Øvrige korrektioner samt flytning mellem bogføringskredse ) Regnearket skal fremstilles på kontonummerniveau for at have den ønskede funktion. Dette betyder at også de kontonumre, som institutionen ikke hidtil har bogført på, skal medtages i regnearket. Hvis ikke institutionen har registreret nogen værdi af en post, bliver den samlede korrektion lig åbningsbalanceværdien. Regnearket skal fremstilles manuelt, men nedenfor er vist, hvorledes regnearket kan opstilles for posten grunde, arealer og bygninger: 15

Redegørelse for primokorrektioner i forbindelse med grunde, arealer og bygninger Kontonumre Balancepost Oprindelig primo Primokorrektioner Øvrige korrektioner Korrektioner Åbningsbalance NS/SKS 1.1.2005 som følge af samt flytning mellem i alt 1.1.2005 omkostningsprincipper bogføringskredse DKK 1.000 DKK 1.000 DKK 1.000 DKK 1.000 DKK 1.000 Grunde, arealer og bygninger 10.000 12.500 3.000 15.500 25.500 7111/0211 Grunde/arealer - beholdning 3.000 3.500 6.500 7117/4218 Grunde/arealer - primokorrektion 3.500 7118/4211 Grunde/arealer - "flytning" b.kredse 7131/0213 Bygninger - beholdning 7.000 12.000 19.000 7137/4238 Bygninger - primokorrektion 9.000 7138/4231 Bygninger - "flytning" b.kredse 3.000 Et mere omfattende eksempel på en redegørelse for primokorrektionerne kan findes i bilag 1. 5 Trin 2: Anvendt regnskabspraksis beskrives Ved opstillingen af åbningsbalancen skal der redegøres for den anvendte regnskabspraksis, og det skal fremgå klart, hvilke regnskabsprincipper, der er benyttet til værdiansættelsen af de enkelte typer af aktiver og forpligtelser. Derudover skal det også fremgå, hvis der i særlige tilfælde er opnået dispensation fra de regler, som angives i Økonomistyrelsens procesvejledninger 4. Regnskabspraksis for åbningsbalancen bestemmer den regnskabspraksis institutionen skal benytte fremover. Det er derfor vigtigt at overveje regnskabspraksis, når åbningsbalancen udarbejdes. Det er ligeledes vigtigt, at beskrivelsen af anvendt regnskabspraksis stemmer overens med, hvordan institution rent faktisk har registreret, indregnet og værdiansat aktiver og forpligtelser. Præsentation af redegørelse for anvendt regnskabspraksis Redegørelsen for den anvendte regnskabspraksis skal opfylde en række krav. Disse krav er behandlet i dette afsnit, mens et eksempel på, hvorledes en sådan redegørelse skal præsenteres, er vist i bilag 1. Afsnittet skal have følgende indhold; Generelt afsnit om overordnede indregningskriterier og målegrundlag. I dette afsnit redegøres endvidere for hvis ny eller bedre viden, som er opnået efter åbningsbalancedagen, har påvirket åbningsbalancens poster. Den anvendte regnskabspraksis for den enkelte aktivtype beskrives, herunder skal indregning og måling for hver regnskabspost forklares, i det omfang den er nødvendig for at forstå åbningsbalancen. Dvs., at der for hver balancepost skal redegøres for behandlingen vedrørende fx indregning, måling, afskrivninger, nedskrivninger, donationer og bunkning. Særlige forhold for den enkelte balancepost skal altid forklares. De anvendte regnskabsmæssige skøn, som er nødvendige for at forstå åbningsbalancen skal fremgå klart. Herunder skal usikkerheder i forbindelse med skøn nævnes. 4 Institutionens skal gå til eget ressortdepartement, hvis der ønskes en dispensation fra Økonomistyrelsens regelsæt. Departementet vil herefter skulle tage kontakt til Økonomistyrelsen for at en dispensation eventuel kan opnås. 16

Aktiver, der ikke er indregnet. Dvs., hvordan bagatelgrænsen behandles, og hvordan forhold som kunst og nationalejendom behandles. Endelig skal institutionen oplyse om karakteren og værdien af dens eventualaktiver. Afvigelser fra Økonomistyrelsens regelsæt, præsenteret i procesvejledningerne 1-5. For bunkning angives konkret hvorledes den enkelte institution har anvendt regler for værdiansættelse og afskrivning for den obligatoriske bunke og eventuelle frivillige bunker. 6 Trin 3: Opstilling af udkast til åbningsbalance samt ledelsens og ressortdepartementets validering af udkastet Næste trin i processen er, at der opstilles et udkast til åbningsbalancen, og at dette udkast valideres af institutionens ledelse og ressortdepartement. Udkastet til åbningsbalancen tager udgangspunkt i de værdier, som blev fundet i forbindelse med værdiansættelsen. Åbningsbalancen skal give et retvisende billede af institutionens aktiver og passiver. I bilag 1 er vist et eksempel på en færdig åbningsbalance. Det er vigtigt, at de enkelte aktiver/forpligtelser ikke lægges ind i institutionens økonomisystem før den er blevet endeligt valideret, idet det kan være problematisk at foretage ændringer i anlægsmodulet efter indlægning. Derfor anbefaler Økonomistyrelsen at udkastet til balancen laves i regneark, og at dette regneark danner grundlag for projektgruppens, ledelsens og departementets initiale validering af den samlede åbningsbalance for institutionen. Åbningsbalancenformatet er på forhånd normeret og kravspecificeret. Den færdige åbningsbalance skal inddeles i de poster, som nedenstående figur viser. Der må ikke anvendes andre navne end disse. En skabelon af åbningsbalancen med tilhørende noter kan, som hjælp til fremstillingen af udkastet, hentes i excel-format på Økonomistyrelsen hjemmeside. 17

6.1 Åbningsbalance pr. 1. januar 2005 Oprindelig primo Primokorrektioner Åbningsbalance 1.1.2005 1.1.2005 AKTIVER DKK 1.000 DKK 1.000 DKK 1.000 ANLÆGSAKTIVER I. Immaterielle anlægsaktiver x x x Færdiggjorte udviklingsprojekter x x x Erhvervede koncessioner, patenter, licenser mv. x x x Udviklingsprojekter under udførelse x x x Immaterielle anlægsaktiver i alt x x x II. Materielle anlægsaktiver Grunde, arealer og bygninger x x x Infrastruktur x 0 x Produktionsanlæg og maskiner x x x Transportmateriel x x x Inventar og IT udstyr x x x Igangværende arbejder for egen regning x x x Materielle anlægsaktiver i alt x x x III. Finansielle anlægsaktiver Udlån og andre tilgodehavender x x x Kapitalandele x x x Andre værdipapirer x x x Finansielle anlægsaktiver i alt x x x A. Anlægsaktiver i alt (I - III) x x x OMSÆTNINGSAKTIVER I. Varebeholdninger Produktionslagre x x x Andre lagre x x x Forudbetalinger for varer x x x Varebeholdninger i alt x x x II. Tilgodehavender Tilgodehavender fra salg af varer og tjenesteydelser x x x Andre tilgodehavender x x x Igangværende arbejder for fremmed regning x x xx Periodeafgrænsningsposter, tilgodehavender x xx x Tilgodehavender i alt x x x III. Kortfristede værdipapirer x x x IV. Likvide beholdninger x x x B. Omsætningsaktiver i alt (I - IV) x x x Aktiver i alt (A + B) x x x 18

PASSIVER EGENKAPITAL Reguleret egenkapital x x x Opskrivninger x x x I. Egenkapital i alt x x x II. Hensatte forpligtelser i alt x x x III. Langfristede gældsforpligtelser Statsgæld x x x Prioritetsgæld x x x Anden langfristet gæld x x x Langfristede gældsforpligtelser i alt x x x IV. Kortfristede gældsforpligtelser Leverandører af varer og tjenesteydelser x x x Anden kortfristet gæld x x x Skyldige feriepenge x x x Igangværende arbejder for fremmed regning x x x Periodeafgrænsningsposter, forpligtelser x x x Kortfristede gældsforpligtelser i alt x x x Gældsforpligtelser i alt (III - IV) x x x FORPLIGTIGELSER I ALT (II - IV) x x x Passiver i alt (I - IV) x x x Eventualforpligtelser Som det fremgår af ovenstående skal der i balancen ligeledes indskrives den oprindelige primo efter de hidtidige regnskabsprincipper, og den nye primo efter de nye principper og forskellen imellem dem. Forskellen mellem åbningsbalancens afrapportering på dette område og den afrapportering, der blev anvist under trin 1 er, at åbningsbalancens afrapporteringen af ændringerne kun sker på et aggregeret niveau, mens afrapporteringen fremstillet under trin 1 direkte kan anvendes til de interne afstemningsopgaver. Den oprindelige primo er den der fremgår af statsregnskabet for 2004. 6.2 Notekrav Formålet med noterne til åbningsbalancen er at udspecificere, hvad der indgår i den relevante balancepost. Det er ikke alle noter i eksemplet i bilag 1, der er relevante for alle institutioner. Typisk vil det dog gælde, at de noter der er relevante for institutionen i forhold til åbningsbalancen, også vil være det i forhold til årsrapporten. Som minimum skal følgende 3 noter altid fremstilles; 1. Noten vedrørende de immaterielle anlægsaktiver 2. Noten vedrørende de materielle anlægsaktiver 3. Noten vedrørende egenkapitalen Herudover gælder der, at: Nationalejendom, der er registreret men ikke indregnet i balancen, altid skal beskrives under den relevante aktivgruppe, hvori de indgår. Hvis institutionen har andre særlige forhold skal disse altid beskrives/specificeres i manuelt fremstillede noter, herunder skal det altid fremgå, om institutionen har eventualforpligtelser. 19

6.3 Egenkapital og reguleringer I forbindelse med åbningsbalancen etableres posten reguleret egenkapital. Denne post består af forskellen mellem aktiver og passiver (fraregnet opskrivninger). Posten er korrigeret som følge af overgangen til de nye regnskabsprincipper. I bilag 1, note 6, er vist, hvorledes en sådan specifikation kan se ud. Det skal bemærkes, at posten reguleret egenkapital alene er bestemt ud fra de korrektioner, der følger af overgangen til omkostningsbaserede værdiansættelsesprincipper. Posten udtrykker derfor ikke nogle dispositionsmuligheder, som institutionen råder over. Dermed tjener egenkapitalen ikke andet formål end at sikre, at aktiver er lig passiver. Efter regnskabsreformen er gennemført, er det hensigten at foretage en reform af bevillingerne, således at også bevillingerne opgøres efter omkostningsprincipper. Her vil det omkostningsbaserede regnskab skulle indeholde forhold som fx videreførelser, hvilket vil skulle indgå i egenkapitalen. Overgangen til omkostningsbaserede bevillinger vil derfor kræve en yderligere gennemgang og opdeling af egenkapitalen. 6.4 Ledelse og ressortdepartementets validering af åbningsbalance udkastet Når udkast til åbningsbalancen er fremstillet, fremsendes den, sammen med det øvrige dokumentationsmateriale (beskrevet under trin 1-2), til validering og gennemsyn hos institutionens ledelse og dens ressortdepartement. Dette gøres dels fordi disse senere skal skrive under på, at åbningsbalancen giver et retvisende billede af institutionen, og dels fordi det er praktisk, at få eventuelle ændringer som følge af deres validering på plads, inden åbningsbalancen indtastes i økonomisystemet. Når åbningsbalancen valideres, skal institutionens ledelse og ressortdepartementet foretage en vurdering af åbningsbalancens værdier i sin enkelthed og af åbningsbalancen som en helhed. Formålet med valideringen er at sikre, at åbningsbalancen giver et retvisende billede af institutionens aktiver og passiver og udtrykker det rette økonomiske grundlag for institutionens fortsatte drift. Derudover er valideringen med til at sikre, at der sker en ekstra gennemgang af de væsentlige og risikofyldte poster i åbningsbalancen. Hvorledes valideringen foretages er nærmere beskrevet i vejledningen Departementets rolle ved implementeringen af omkostningsregnskaber. 7 Trin 4: Indtastning og udtræk af endelig åbningsbalance i/fra institutionens økonomisystem Når åbningsbalance udkastet er godkendt eller tilpasset i henhold til de kommentarer, som institutionens ledelse og departement måtte have, skal den indtastes institutionens økonomisystem. Dette skal gøres inden åbningsbalancen fremsendes til Rigsrevisionen og Økonomistyrelsen og har en validerende funktion. Hvis institutionen er Navision-brugere kan der hentes hjælp til indtastning af åbningsbalanceværdierne i selvopsætningsvejledningen til anlægsmodulet. Den endelige version af selvopsætningsvej- 20

ledningerne vil kunne findes på Økonomistyrelsens hjemmeside primo oktober 2004, hvor også den endeligt reviderede kontoplan forventes færdig. Navision-brugere kan ligeledes anvende særligt udviklede rapporter til at trække åbningsbalancen og en række af noterne direkte ud af økonomisystemet, mens brugere af andre systemer selv må forestå udviklingen af sådanne rapporter. Navision-brugerne vil have adgang til disse rapporter inden udgangen af 2004. 8 Trin 5: Ledelsens og departementets endelige validering og underskrivning af åbningsbalancen Når åbningsbalancen er indlagt i økonomisystemet, kan den endelige validering foretages og ledelsen og departementet kan godkende, at åbningsbalancen giver et retvisende billede af institutionens aktiver og passiver. Dermed foretages den endelige validering af åbningsbalancen. Når den endelige validering er foretaget, kan åbningsbalancen underskrives. Dette sker i påtegningen, der indleder åbningsbalancen. Påtegningen er ledelsens og departementets formelle tilkendegivelse af, at åbningsbalancen giver et retvisende billede af institutionens aktiver og passiver. For institutioner med en bestyrelse, hvor det af lovgrundlaget for virksomheden fremgår, at bestyrelsen har et økonomisk ansvar, underskrives åbningsbalancen af hele bestyrelsen og direktør og påtegnes af departementet. I institutioner uden bestyrelse underskrives åbningsbalancen af direktøren og påtegnes af departementet. Ledelses/departements-påtegningen i åbningsbalancen skal have følgende ordlyd: Ledelsespåtegning Åbningsbalancen pr. 1. januar 2005 for (institutions navn) er udarbejdet i forbindelse med overgangen til omkostningsbaserede årsrapporter. Åbningsbalancen er udarbejdet på baggrund af Folketingets Finansudvalg tiltrådte Akt.163 af 24. juni 2004 samt Finansministeriets retningslinjer angivet i Økonomistyrelsens procesvejledninger nr. 1 til 5. Alle de bogføringskredse og delregnskaber, hvis indhold er omfattet af regnskabsreformen er medtaget, og det er vor opfattelse, at der er foregået en korrekt opgørelse af institutionens aktiver og passiver, således at åbningsbalancen pr. 1. januar 2005 giver et retvisende billede af institutionen. København, den 15. maj 2005 København, den 15. maj 2005 Hans Hansen Direktør Niels Nielsen Departementet 21

9 Output: Åbningsbalancen og tilhørende materiale Med udarbejdelsen af åbningsbalancen har institutionen nu alt det materiale, som skal tilsendes Rigsrevisionen. Dette betyder, at følgende materiale er klar til at blive sendt til Rigsrevisionen: Åbningsbalance pr. 1. januar 2005 og tilhørende noter Ledelsespåtegning. Beskrivelse af anvendt regnskabspraksis. Specifikation af reguleringer, der er foretaget til institutionens kapitalkonto fra udgangen af regnskabsåret 2004 og frem til saldoen på kapitalkontoen i åbningsbalancen pr. 1. januar 2005. Underliggende regnskabsmateriale. Materialet skal sendes til Rigsrevisionen senest den 1. juli 2005. Derudover skal der tages 2 kopier af de fulde materiale. Det ene kopi opbevares i institutionen, den anden sendes til institutionens departement. Til Økonomistyrelsen sendes kun selve åbningsbalancen med tilhørende noter, ledelsespåtegningen og den overordnede beskrivelse af den anvendte regnskabspraksis. Materialet til Økonomistyrelsen sendes til mail-adressen: aabningsbalance2005@oes.dk 22

Bilag 1: Eksempel på en åbningsbalance I det følgende gives et eksempel på en institutions åbningsbalance. For den fiktive institution, kaldet Direktoratet, er opstillet en åbningsbalance med noter. Åbningsbalancen er forsynet med en ledelsespåtegning, og den anvendte regnskabspraksis er beskrevet. Desuden er der redegjort for primokorrektioner for immaterielle og materielle anlægsaktiver, og der er vedlagt et eksempel på dokumentationsmateriale, som det kan se ud. Det skal bemærkes, at institutionen i eksemplet ikke er repræsentativ for den typiske institution i staten. Dette skyldes at institutionen besidder de fleste typer af aktiver og forpligtelser, der kan indgå i åbningsbalancen. Den typiske statsinstitution vil generelt have langt færre aktiver og forpligtelser. Direktoratets åbningsbalance pr. 1. januar 2005 23

Ledelsespåtegning Åbningsbalancen pr. 1. januar 2005 for Direktoratet er udarbejdet i forbindelse med overgangen til omkostningsbaserede årsrapporter. Åbningsbalancen er udarbejdet på baggrund af Folketingets Finansudvalg tiltrådte Akt. 163 af 24. juni 2004 samt Finansministeriets retningslinjer angivet i Økonomistyrelsens procesvejledninger nr. 1-5. Alle de bogføringskredse og delregnskaber, hvis indhold er omfattet af regnskabsreformen er medtaget, og det er vor opfattelse, at der er foregået en korrekt opgørelse af institutionens aktiver og passiver, således at åbningsbalancen pr. 1. januar 2005 giver et retvisende billede af institutionen. København, den 15. maj 2005 København, den 15. maj 2005 Hans Hansen Direktør Niels Nielsen Departementet 24

Anvendt regnskabspraksis Åbningsbalancen er aflagt i overensstemmelse med Folketingets Finansudvalg tiltrådte akt. 163 af 24. juni 2004 samt Økonomistyrelsens retningslinjer angivet i Procesvejledningerne 1 til 5. Generelt om indregning og måling Aktiver indregnes i balancen, når aktivet forventes anvendt i mere end et regnskabsår, og aktivets værdi kan måles pålideligt. Kun immaterielle og materielle anlægsaktiver med en selvstændig værdi på kr. 50.000 eller derover aktiveres, bortset fra materielle anlægsaktiver som er omfattet af reglerne for bunkning. Nationalejendomme og samlinger af kunstværker mv. er ikke indregnet i balancen, men beskrives i noterne under de materielle anlægsaktiver. Forpligtelser indregnes i balancen, når de er overvejende sandsynlige og kan måles pålideligt. Ved indregning og måling tages hensyn til alle forhold, der har indvirkning på aktiver og forpligtelser, som fremkommer inden åbningsbalancen aflægges, og som be- eller afkræfter forhold, der eksisterede på åbningsbalancedagen. Anlægsaktiver er nedskrevet til en lavere værdi end bogført værdi, hvis der er klare indikationer herpå. Et nedskrivningsbehov vurderes aktiv for aktiv. Hvis et nedskrivningsbehov ikke kan opgøres for et enkelt aktiv men i stedet for en sammenhængende gruppe af aktiver, nedskrives disse aktiver samlet set. Anlægsaktiver Immaterielle anlægsaktiver Immaterielle anlægsaktiver værdiansættes til kostpris med fradrag af akkumulerede af- og nedskrivninger. Færdiggjorte udviklingsprojekter aktiveres, når de er centrale for institutionens opgavevaretagelse, har en væsentlig størrelse og en væsentlig levetid. Interne ressourcer i form af løn mv. anvendt på udvikling indregnes som en del af værdiansættelsen, når de udgør en væsentlig del af de samlede udviklingsomkostninger. Interne ressourcer anvendt på mindre tilpasninger af standardsystemer indregnes ikke, når de udgør en uvæsentlig del. Kun omkostninger, der relaterer sig udviklingsprocessen, og som resulterer i en reel værdiforøgelse, aktiveres. Omkostninger både eksterne og interne afholdt i opstarts- og driftsfasen udgiftsføres. Der afskrives lineært fra det tidspunkt, aktiverne er klar til brug, og der er som udgangspunkt anvendt følgende levetider: 25