Resultater af tilsyn med regioner 2011-2012 Statens Arkiver gennemførte i perioden november 2011 juni 2012 et tilsyn med regionerne, de videnskabsetiske komiteer, trafikselskaberne og regionernes institutioner og sygehuse. Statens Arkiver fører tilsyn med de offentlige myndigheder, jf. arkivlovgivningen. Formålet med tilsynet var, at få overblik over hvilke arkivalier regionerne m.m. har i varetægt. Ved arkivalier forstås dels it-system med bevaringsværdige data, dels traditionelle arkivalier på papir. Tilsynet gennemførtes i form af en spørgeskemaundersøgelse. Det er fastsat i en række bekendtgørelser, hvilke arkivalier fra regioner og sygehuse som er bevaringsværdige (se www.sa.dk). Bekendtgørelserne angiver minimumskrav. Den enkelte region eller sygehus kan vælge at bevare mere jf. arkivbekendtgørelsens 6. 1. Generelt om tilsynet og regionernes arkiver Generelt set har resultatet af tilsynet været tilfredsstillende. Der har dog været store kvalitetsforskelle i besvarelserne. Vi har fået gode svar, der viser, at der ikke er nogen sammenhæng mellem myndighedens størrelse og kvaliteten af bevarelsen. Tilsynet har vist, at det er nødvendigt, at regionerne i den kommende tid træffer en række beslutninger på arkivområdet. Regionale myndigheder har ikke pligt til at aflevere arkivalier til Statens Arkiver, men kan derimod vælge at oprette egne offentlige arkiver og at aflevere arkivalier dertil, jf. arkivlovens 7. Personoplysninger fra it-systemer skal afleveres til offentligt arkiv, inden de skal slettes. Der er dog endnu ingen af regionerne, som har oprettet egne offentlige arkiver. Regionerne kan derfor i dag kun aflevere bevaringsværdige personoplysninger fra it-systemer til Statens Arkiver. Et tilsvarende krav om aflevering til offentligt arkiv gælder for de papirarkivalier, som er omfattet af databeskyttelsesloven, dvs. manuelle registre, eksempelvis navnekartoteker. Der er ikke noget krav om aflevering til offentligt arkiv af data, som ikke er personrelaterede, eller papirarkivalier, som ikke er omfattet af databeskyttelsesloven. Tilsynet har vist, at der på sygehusene ligger arkivalier, som er frit tilgængelige efter arkivloven. Det påhviler den myndighed, som har arkivalierne i varetægt, at stille dem til rådighed for offentligheden. 2. It-systemer Der blev ved tilsynet modtaget oplysninger om ca. 860 it-systemer. Det er dog Statens Arkivers vurdering, at der ikke skal bevares data fra 860 it-systemer. Det må forventes, at det samme it-system er indberettet flere gange. Desuden vurderer Statens Arkiver, at flere af systemerne reelt ikke indeholder bevaringsværdige data. Det kan derfor ikke afgøres på nuværende tidspunkt, hvor mange systemer der skal bevares data fra.
Et af spørgsmålene ved tilsynet har været, hvilken sletningsfrist der gælder for oplysninger i itsystemet. Svarene viser, at der enten ikke er anmeldt en sletningsfrist til Datatilsynet, eller at de medarbejdere, som har skullet besvare spørgeskemaet, ikke er klar over fristen. Da sletningsfristen har betydning for, hvornår der skal laves arkiveringsversioner, er det problematisk, at fristen ikke kendes. Statens Arkiver har på baggrund af tilsynet stillet krav over for regionerne m.m. om, at der skal føres en oversigt over it-systemer med bevaringsværdige data. Af oversigten skal bl.a. fremgå, hvilke sletningsfrister der gælder for it-systemet, og hvornår der skal arkiveres data fra systemet. ESDH- og journalsystemer Tilsynet har vist, at hvert regionshus anvender et ESDH-system (elektronisk sags- og dokumenthåndteringssystem). I nogle regioner anvendes samme ESDH-system også af institutionerne. Derimod har langt de fleste sygehuse deres egne ESDH-systemer. ESDH-systemerne er bevaringsværdige, og der skal derfor laves arkiveringsversioner af systemerne, inden der skal slettes i henhold til den anmeldte sletningsfrist. Denne frist er i flere tilfælde overskredet. Institutionernes it-systemer Regionerne driver en række institutioner for børn, unge og handicappede. Næsten alle institutioner anvender i dag et klient/beboersystem, hvor alle oplysninger er digitale. Klient/beboersystemer er bevaringsværdige. Systemerne skal afleveres til offentligt arkiv. De anmeldte slettefrister er i flere tilfælde overskredet, hvorfor der snarest skal udarbejdes arkiveringsversioner. Som tidligere nævnt anvender institutionerne desuden et ESDH-system til administrative formål. Som regel er der tale om en fælles løsning for hele regionen, hvor alle anvender samme database, hvilket er mest økonomisk i forhold til arkivering. Kliniske kvalitetsdatabaser Rundt på sygehusene findes ca. 75 kvalitetsdatabaser. Kliniske kvalitetsdatabaser skal bevares. Mange af kvalitetsdatabaserne har nået sletningsfristen, og det er derfor nødvendigt, at der snarest sker arkivering af data. Denne opgave påhviler regionerne. Elektroniske patientjournaler (epj er) Alle sygehuse anvender i dag en elektronisk patientjournal (it-system). Efter dannelsen af regionerne er flere af sygehusene begyndt at anvende samme elektroniske patientjournal. Den gammeldags journal på papir er dog ikke helt afskaffet: en del sygehuse anvender stadigvæk af praktiske årsager journaler på papir, Papirjournalerne er dog reelt blot kopier af de oplysninger, som ligger i den elektroniske patientjournal. Hovedparten af data fra de elektroniske patientjournaler bliver overført til det landsdækkende system E-journal. Data fra E-journal arkiveres hos Statens Arkiver, og der skal som udgangspunkt derfor ikke arkiveres data fra hver enkelt af de elektroniske patientjournaler. 2
3. Papirarkivalier Omfanget af papirarkivalier i regioner og sygehuse m.m. fremgår af nedenstående tabel: Antal hyldemeter papirarkivalier Hovedstaden Sjælland Midtjylland Nordjylland Institutioner 407 120 213 455 320 1.515 Videnskabsetiske Komiteer 255 0 38 90 35 418 Trafikselskaber 0 9 91 0 0 100 Regionsgårde 5 0 3 0 0 8 Hospitaler 62.627 16.455 27.881 24.360 13.582 144.905 Heraf patientjournaler 54.925 15.604 25.287 20.577 12.961 129.354 63.294 16.584 28.226 24.905 13.937 146.946 Da der mangler svar fra 2 større sygehuse, er det reelle tal større. Som det ses af tabellen, er der meget små mængder papirarkivalier på regionsgårdene, hos trafikselskaberne og de regionale videnskabsetiske komiteer. Der er ca. 1,5 kilometer hos regionernes institutioner, hvilket skal ses i forhold til, at der findes ca. 115 institutioner i regionerne. Hovedparten af de 1,5 kilometer vil kunne kasseres, idet der primært skal bevares beboerjournaler vedr. personer født d. 1. i en måned. enes papirarkivalier Hovedparten af papirarkivalierne befinder sig på sygehusene. Den største del af sygehusenes arkivalier er ikke overraskende patientjournaler, som udgør ca. 129,4 kilometer. De resterende ca.15,5 kilometer udgøres af personalesager, administrative sager og søgemidler. Endelig er der en gruppe af arkivalier, som ikke umiddelbart kan kategoriseres, hvoraf noget kan vise sig at være patientjournaler. De ældste patientjournaler er tilbage fra 1850 erne, de yngste fra 2012. Patientjournaler, som er ældre end 75 år, er efter arkivloven frit tilgængelige for alle borgere. Der kan søges om adgang til 3
patientjournaler, som er mellem 20 og 75 år. Den myndighed, som har ansvaret for arkivalierne, har desuden pligt til at stille arkivalierne til rådighed for offentligheden, herunder behandle ansøgninger om adgang efter arkivloven. Der skal som minimum bevares følgende patientjournaler: - Før 1950 bevares alle journaler - I perioden 1950-1976 bevares journaler på personer født d. 1. i en måned + epikriser (udskrivningsbreve) for alle øvrige - For perioden 1977 ff. bevares journaler for personer født d. 1. i en måned. Der bevares journaler på papir indtil det tidspunkt, hvor patientoplysninger bliver indberettet til det landsdækkende it-system E- journal SUP. Det vides ikke, i hvilket omfang der allerede er foretaget kassationer i de patientjournaler, som ligger på sygehusene i dag. Det må dog antages, at der kan kasseres ganske betragteligt i de 129,4 kilometer patientjournaler, hvis regionerne ønsker det. Der vil også kunne kasseres meget i gruppen af personalesager, hvor der kun skal bevares sager vedr. personer født d. 1. i en måned og sager vedr. chefer. For en række nu nedlagte sygehuse er der aldrig afleveret arkivalier til Statens Arkiver, og der er ikke indberettet arkivalier ved tilsynet. Statens Arkiver har derfor bedt regionerne redegøre for, hvor de pågældende arkivalier er. 4
e med patientjournaler ældre end 1937 Region Hovedstaden Afdeling Arkivserie Startår Slutår Antal hyldemeter Morsarkivet (journaler + optegnelser), patientjournaler 1876 1968 179 Frederikssund Hospital Medicinsk afd., Arkivet Bispebjerg Arbejds- og Hospital Miljømedicinsk Afd. Patientjournaler 1890 1999 30 Frederikssund Hospital Afd. for neurorehab. Patientjournaler 1900 1926 2 Psykiatrisk Center Skt. Hans Afdeling D Journaler 1900 1977 40 Hillerød og Helsingør e Bispebjerg Hospital Hillerød og Helsingør e Psykiatrien Region H, Psykiatrisk Center København Centralarkivet Hillerød Hospital Patientjournal 1923 1977 394 Frederikssund Hospital Afd. for neurorehab. Patientjournaler 1927 1948 13 Psykiatrisk Psykiatrisk Center Center Skt. Hans Skt. Hans, Afdeling R Patientjournaler 1928 2011 110 Tidligere Kommunehospitalet div. afdelinger Patientjournaler 1932 1988 800 Medicinsk afd., Helsingør Patientjournal 1934 1989 120 RH afd. O indlagte (patientjournaler?) 1934 1949 5
Region Sjælland Afdeling Arkivserie Startår Slutår Antal hyldemeter Kalundborg Kalundborg Patientjournaler 1824 2011 500 Syd Nykøbing Patientjournaler (døde+nulevende) 1854 1986 Roskilde Roskilde Patientjournaler 1857 1950 21 Psykiatrien Region Sjælland Psykiatrien Region Sjælland Psykiatrien Region Sjælland Syd Psykiatrien Syd (+ tidl. Storstrøms Amt) Psykiatrien Syd (+ tidl. Storstrøms Amt) Psykiatrien Syd (+ tidl. Storstrøms Amt) Patientjournaler, arkivkasser 1894 1964 90 Patientjournaler, rullearkiv 1894 1975 116 Patientjournaler, arkivkasser 1899 1968 15 Næstved Patientjournaler 1900 1999 934 6
Region Afdeling Arkivserie Startår Slutår Antal hyldemeter Universitetshospital AKØO Journaler 1885 1963 560 Sydvestjysk Varde Patientjournaler 1885-1890 2000 Lillebælt - Morsarkiv, Lillebælt Vejle patientjournaler 1890 138 Lillebælt Lillebælt - Vejle Patientjournal 1890 1894 Lillebælt Lillebælt - Vejle, Mammacentret Patientjournal 1890 38 Lillebælt Lillebælt Lillebælt - Vejle, Psykiatrisk Afdeling Morsarkiv, patientjournaler 1890 450 Lillebælt - Vejle. Blodbanken Patientjournal 1890 50 Lillebælt Lillebælt, Vejle, Klinisk Genetisk Afdeling Patientjournal 1890 35 Lillebælt Lillebælt, Vejle, Neurologisk Afdeling Patientjournal 1890 141 Lillebælt, Vejle, Lillebælt Onkologisk Afdeling Patientjournal 1890 66 Lillebælt, Vejle, Organkirurgisk Lillebælt Afdeling Patientjournal 1890 30 Lillebælt Lillebælt, Vejle, Otologisk Afdeling Patientjournal 1890 15 Lillebælt Lillebælt, Vejle, Tandklinikken Patientjournal 1890 16 Lillebælt Lillebælt, Patientjournal 1890 44 7
Vejle, Øjenafdelingen Universitetshospital c mors, patientjournaler 1892 1992 98 Lillebælt - Lillebælt Give Patientjournaler 1894 2005 243 Lillebælt Lillebælt - Give Morsarkiv, patientjournaler 1894 2010 71 Psyk. Afd. Esbjerg, geronto/neuropsyk. Amb. Patientjournaler 1900 1995 19 Universitetshospital A (fællesjournal med K indtil 1985) journaler 1912 1963 mors, Universitetshospital b patientjournaler 1912 1993 170 Sydvestjysk, Grindsted. Medicinsk, parenkymkirurgisk Sydvestjysk og ortopædkirurgisk Patientjournaler 1912 530 Psykiatrisk afd. Esbjerg - tuberkulosearkivet Patientjournaler 1920 1940 5 Psykiatrisk afd. Esbjerg - Tuberkulosearkivet Patientjournaler 1920 1985 19 Sønderjylland Gram syghus Patientjournaler 1920 1970 68 Sønderjylland Haderslev Patientjournaler 1920 2010 2100 Lillebælt Lillebælt Lillebælt - Fredericia Patientjournaler 1921 928 Lillebælt - Patientjournaler Fredericia (morsarkiv) 1921 93 Lillebælt - Fredericia Patientjournaler 1921 876 Lillebælt Sønderjylland Sønderborg Patientjournaler 1921 2010 5181 Sønderjylland Tønder Patientjournaler 1925 2010 881 Universitetshospital D-obs Universitetshospital m journaler 1927 1963 mors, patientjournaler 1927 1963 14 8
Universitetshospital r journaler 1929 1976 14 Psykiatrisk Afdeling Augustenborg Patientjournaler 1932 1999 8 Psykiatrisk Afdeling Augustenborg Patientjournaler afdøde patienter og patienter født før 1915 1932 2011 70 Ambulantjournaler gamle amb. i Søndeborg, Aabenraa, Haderslev og Tønder 1932 1968 36 Psykiatrisk Afdeling Augustenborg Psykiatrisk afd. Esbjerg - tuberkulosearkivet Patientjournaler 1935 1962 39 9
Region Midtjylland Afdeling Arkivserie Startår Slutår Antal hyldemeter Vest Gynækologisk Amb. Patientjournaler 1850 270 Horsens Horsens / Horsens Patientjournal 1864 2012 900 Patientjournaler, fra 2009 kun elektronisk 1883 2011 4674 Hospitalsenhed Midt Regionshospitalet Viborg Hospitalsenhed Patientjournaler Midt Regionshospitalet i Skive Skive 1885 2003 950 Århus Universitetshospital, Psykiatrisk Hospital Morsarkiv, Risskov Risskov patientjournaler 1889 2008 83 Regionshospitalet Randers Grenaa Sundhedshus Journalbøger 1902 1964 36 Vest Kirugisk og Medicinsk Afd. Patientjournaler 1910 1939 40 Århus Universitetshospital, Risskov Århus Universitetshospital, Risskov Psykiatrisk Hospital Risskov Psykiatrisk Hospital Risskov Journaler Regnskab/Journaler 1910-1910- 1920 1910-1920 1960-1970 210 1920-1930 150 Vest Epidemisk Afd. Patientjournaler 1922 1955 4 Vest Gl. Kirugiske Journaler i kasser Patientjournaler 1922 1963 143 Vest Gl. Medicinske Journaler i kasser Patientjournaler 1922 1963 117 Århus Universitetshospital, Psykiatrisk Hospital 1930-1950- Risskov Risskov Journaler 1940 1960 340 10
Region Nordjylland Antal hyldemeter Afdeling Arkivserie Startår Slutår Vendsyssel, Vendsyssel Frederikshavn Patientjournaler 1900 73 Vendsyssel Vendsyssel, Frederikshavn Patientjournaler (afdøde) 1900 260 Himmerland Himmerland Farsø journaler 1900-1910 1100 Aalborg Alle afdelinger Patientjournaler 1918-1950 2010 4306 Himmerland Himmerland Hobro journaler 1920 700 11