Boligselskabet Domea Faaborg-Midtfyn Ældreboligselskab Referat af ordinært repræsentantskabsmøde mandag den 20. juni 2011 kl. 14.30 i fælleslokalet Tømmergaarden 36, 1., 5600 Faaborg Dagsorden Side 1 Godkendelse af referat...2 2 Valg af dirigent...2 3 Godkendelse af årsberetning...3 4 Godkendelse af årsregnskab...3 5 Godkendelse af revisionsberetning...3 6 Forelæggelse af boligorganisationens budget...4 7 Behandling af indkomne forslag...4 8 Valg af bestyrelsesmedlemmer...4 9 Valg af suppleanter til organisationsbestyrelsen...5 10 Valg af revisor...5 11 Valg af medlemmer til Domeas repræsentantskab...5 12 Kompetencedelegation...6 13 Eventuelt...6 Boligselskabet Domea Faaborg-Midtfyn Ældreboligselskab Repræsentantskabets sammensætning Boligselskabets bestyrelse Niels Peter Ellegaard (formand) Bente Torpsgaard (næstformand) Bente Iskov Erna Nielsen Ida Rasmussen Svend Erik Johansen Ernst Jørgensen Afdeling 114-1 Esther Nielsen Afdeling 114-2 Birthe Conny Madsen Afdeling 114-3 Leif Andersen Hanne Jørgensen - afbud Afdeling 114-5 Anna Klitgaard Poulsen Birthe Kisholt Marie Jensen Afdeling 114-6 Kirsten Rasmussen Sigrid Birk Rasmussen - afbud Side 1 af 6
Afdeling 114-7 Tove Worsøe - afbud Rikke Bruun - afbud Afdeling 114-8 Edmund Sørensen John Madsen Afdeling 114-9 Hans Erik Hjarnø Wann Øvrige deltagere: Klavs Hedelund, Regionschef Domea Kim Hybel, Driftschef Domea Merete Bisbo, Boligrådgiver Faaborg Jørn Ravn, Direktør Domea Domea, Boligcenter Svendborg, den 29. juni 2011 1 Godkendelse af referat Domea har ikke modtaget kommentarer eller indsigelser til referat af mødet den 22. juni 2010. Det indstilles, at referatet godkendes og underskrives. Referatet blev godkendt og underskrevet. 2 Valg af dirigent Repræsentantskabet skal vælge en dirigent til at lede mødet. Herudover vælges eventuelt et stemmeudvalg, der bistår dirigenten i forbindelse med stemmeoptællinger. Det indstilles til repræsentantskabet at vælge dirigent og eventuelt stemmeudvalg. Klavs Hedelund blev valgt som dirigent og mødet blev herefter konstateret rettidigt indkaldt og dagsordenen godkendt. Side 2 af 6
3 Godkendelse af årsberetning Aflæggelse af bestyrelsens årsberetning herunder om forretningsførelsen for det senest forløbne år. Bestyrelsens skriftlige beretning fremgår af årsregnskabet. Det indstilles til repræsentantskabet at godkende bestyrelsens årsberetning. Niels Peter Ellegaard supplerede den skriftlige beretning med orientering om det vigende marked i forhold til udlejningen af familieboliger, hvor vi må markedsføre os stadig mere markant for at sikre udlejning. Vi kæmper tillige med tomme ældreboliger i enkelte områder, og kan jo se frem til, at Præstekærgaard tømmes over de næste to år. Det diskuteres, hvad bygningen kan anvendes til fremover. Der er i år underskud i en enkelt afdeling, men overskud i alle andre. Beretningen blev taget til efterretning. 4 Godkendelse af årsregnskab Afdelingernes årsregnskaber godkendes endeligt af boligorganisationens bestyrelse, mens repræsentantskabet foretager den endelige godkendelse af boligorganisationens årsregnskab. Boligorganisationens årsregnskab for regnskabsåret 01. januar 2010 til 31. december 2010 findes i regnskabsbogen. Det indstilles til repræsentantskabet at godkende boligorganisationens årsregnskab. Klavs Hedelund gennemgik selskabets årsregnskab, der herefter blev godkendt. 5 Godkendelse af revisionsberetning Repræsentantskabet foretager den endelige godkendelse af revisionsberetningen, der fremgår af regnskabsbogen, og som udsendes senest 1 uge forud for mødets afholdelse. Det indstilles, at repræsentantskabet godkender revisionsberetningen. Revisionsberetning godkendt. Side 3 af 6
6 Forelæggelse af boligorganisationens budget Boligorganisationens budget for det kommende år forelægges til orientering og godkendes formelt af bestyrelsen til september. Det indstilles, at repræsentantskabet tager budgettet til efterretning. Budgettet blev fremlagt til orientering endelig godkendelse sker af bestyrelsen på møde i september. 7 Behandling af indkomne forslag Forslag, der ønskes behandlet på mødet, fremsendes til: Domea, Boligcenter Svendborg, Mølmarksvej 155, 5700 Svendborg eller til e-mail pp@domea.dk og skal være Domea i hænde senest mandag den 6. juni 2011. Eventuelle indkomne forslag udsendes til repræsentantskabet senest 1 uge inden mødet. Der var ikke indkommet forsalg. 8 Valg af bestyrelsesmedlemmer Organisationsbestyrelsen består af 7 medlemmer. 4 medlemmer vælges af repræsentantskabet, mens 2 medlemmer udpeges af boligselskabets bestyrelse som sagkyndige, og ét medlem udpeges af Domeas bestyrelse. Formand eller næstformand for bestyrelsen skal være beboer i boligselskabet. Forud for repræsentantskabsmødet har bestyrelsen følgende sammensætning: Navn Post Valg af Valgt indtil Niels Peter Ellegaard Formand Sagkyndig Bente Torpsgaard Næstformand Repræsentantskabet 2011 Bente Iskov Medlem Repræsentantskabet 2011 Erna Nielsen Medlem Repræsentantskabet 2012 Ida Rasmussen Medlem Repræsentantskabet 2012 Svend Erik Johansen Medlem Udpeget af Domea Ernst Jørgensen Medlem Sagkyndig Afgangsorden indebærer, at Bente Torpsgaard og Bente Iskov er på valg. Det indstilles, at repræsentantskabet vælger/genvælger 2 medlemmer til organisationsbestyrelsen for 2 år. Bestyrelsen konstituerer sig efterfølgende med formand og næstformand Side 4 af 6
Bente Torpsgaard og Bente Iskov blev begge genvalgt for to år frem til 2013. 9 Valg af suppleanter til organisationsbestyrelsen Suppleanter vælges for 1 år og indtræder i bestyrelsen, når et medlem udtræder af bestyrelsen eller har længerevarende forfald. Ved valg af flere suppleanter skal der tages stilling til disses indbyrdes rangorden. På repræsentantskabsmøde i 2010 blev Birthe Kisholt og Kirsten Rasmussen valgt som 1. og 2. suppleant. Det indstilles, at repræsentantskabet vælger suppleanter til organisationsbestyrelsen for 1 år. Birthe Kisholdt blev valgt som 1. suppleant og Esther Nielsen som 2. suppleant. 10 Valg af revisor Revisor er på valg hvert år og genvalg kan ske. På repræsentantskabsmødet i 2010 genvalgtes revisionsaktieselskabet BDO. Det indstilles, at repræsentantskabet at vælger/genvælger revisor for indeværende regnskabsår. BDO blev genvalgt som revisor. 11 Valg af medlemmer til Domeas repræsentantskab De administrerede boligselskaber kan til Domeas repræsentantskab vælge én repræsentant for hver påbegyndt 200 lejemålsenheder i drift dog maksimalt 7 repræsentanter. Der vælges blandt bestyrelsens medlemmer og mindst én repræsentant skal være beboervalgt. En deltagende repræsentant fra boligorganisationen kan gives fuldmagt til at råde over samtlige boligorganisationens stemmer i Domeas repræsentantskab. Domea Faaborg-Midtfyn Ældreboligselskab kan vælge op til 3 repræsentanter. Organisationsbestyrelsens eventuelle indstilling/anbefaling af kandidater vil blive givet på mødet. Repræsentantskabet kan beslutte, at organisationsbestyrelsen selv udpeger repræsentanterne af sin midte. Side 5 af 6
Det indstilles, at repræsentantskabet vælger op til 3 medlemmer til Domeas repræsentantskab for 1 år eller overlader til organisationsbestyrelsen at udpege repræsentanterne af sin midte. Bestyrelsens indstilling blev tiltrådt og Niels Peter Ellegaard, Bente Torpsgaard og Ernst Jørgensen blev valgt. 12 Kompetencedelegation Af hensyn til sagsbehandling vedrørende eventuel tinglysning m.v. noteres det, at repræsentantskabet ved tidligere lejlighed har delegeret til boligorganisationens bestyrelse at træffe beslutning om følgende forhold: Endelig godkendelse af afdelingernes regnskaber Erhvervelse eller salg af afdelingernes ejendomme Væsentlig forandring af afdelingernes ejendomme Grundkøb Iværksættelse af nyt byggeri Nedlæggelse af en afdeling Fælles afdelingsmøde og fælles afdelingsbestyrelse for flere afdelinger Repræsentantskabet kan til enhver tid tilbagekalde en delegeret kompetence, men det forudsætter, at der fremsættes forslag herom efter reglerne i vedtægterne. Det indstilles, at repræsentantskabet bekræfter kompetencedelegationen. Kompetencedelegationen blev bekræftet. 13 Eventuelt Der var ingen bemærkninger. Mødet afsluttet kl. 15.15 Referatet godkendt: Niels Peter Ellegaard Formand Klavs Hedelund Dirigent Referatet tilsendt: Repræsentantskabet Øvrige deltagere Faaborg-Midtfyn Kommune (sammen med regnskabsbog) Thomas Holluf-Nielsen (Kundedirektør, Domea) Henrik Meden (Jurist, Domea) Svendborg, den KLH/PP Side 6 af 6