Boligselskab et Nykøbing Mors Referat af ordinært repræsentantskabsmøde, tirsdag den 25. marts 2014, i gildesalen, Fuglsøparken 20, 7900 Nykøbing Mors

Transkript

1 Boligselskab et Nykøbing Mors Referat af ordinært repræsentantskabsmøde, tirsdag den 25. marts 2014, i gildesalen, Fuglsøparken 20, 7900 Nykøbing Mors Side 1 Valg af dirigent Aflæggelse af bestyrelsens årsberetning Godkendelse af årsregnskab Godkendelse af revisionsberetning Godkendelse af boligorganisationens budget Behandling af indkomne forslag Organisationsbestyrelsens sammensætning, herunder: Valg af 2 medlemmer med personlig suppleant for 2 år Valg af næstformand personlig suppleant for 1 år Valg af formand med personlig suppleant for 2 år Valg af revisor Valg af medlemmer til Domeas repræsentantskab Valg af kredsdelegerede til BL 6. kreds Kompetencedelegation Eventuelt... 6 I mødet deltog fra repræsentantskabet: Hanne Østergård, formand repræsentantskabet/org.best/30-25 Mogens Mikkelsen afd Ebba Jensen org.best/afd Poul Poulsen afd Nanna Møller Kristensen afd Hans Kristian Futtrup afd Holger Kristensen afd Poul Kristensen org.best./kommunen Vagn Kidmose org.best./kommunen Øvrige deltagere: Fra Domea, driftsleder Preben Lundgreen. Der var afbud fra: Hanne Iversen org.best/afd Anni Thomsen Org.best./Domea Side 1 af 6

2 1 Valg af dirigent Repræsentantskabet skal vælge en dirigent til at lede mødet. Herudover vælges eventuelt et stemmeudvalg, der bistår dirigenten i forbindelse med stemmeoptællinger. Det indstilles til repræsentantskabet at vælge dirigent og eventuelt stemmeudvalg. Referat: Hanne Østergård blev valgt som dirigent. Der blev ikke valgt et stemmeudvalg. 2 Aflæggelse af bestyrelsens årsberetning Ved formanden Hanne Østergård. Det indstilles til repræsentantskabet at godkende bestyrelsens beretning. Referat: Formand Hanne Østergård meddelte, at Ørding Børnehus havde ansøgt om at leje en bolig i afd Det viste sig at være ulovligt i henhold til bekendtgørelsen. Der havde været afholdt Åbent Hus i Ørding den 30. maj Der var desværre ikke den store succes, da der ikke var mange fremmødte til arrangementet. Der var sensommerdage i Ørding i september måned og i den forbindelse blev der igen afholdt Åbent Hus. I afd er der planer om udskiftning af køkkener og bestyrelsen har været på tur i bla. Ikea, Designa og HTH. Det er aftalt, at Preben Lundgreen laver udbudsmaterialet, så der kan indhentes tilbud. Der var repræsentantskabsmøde i Domea den 7. juni 2013 med deltagelse af Hanne Østergård og Ansgar Nygaard. Regionsdirektør Erik Lønne fyldte 50 år den 12. august og i den forbindelse var der fremsendt et gavekort til Morsø Handelstandsforening. Der var afholdt dialogmøde med kommune i september måned. I afd og ligger der en Landsbyggefondssag, som der afventes svar på. Der var lavet en beredskabsplan i afd og der var indkøbt en hjertestarter. Preben Lundgreen havde sendt en ansøgning omkring tilskud til hjertestarten til bla. Tryg Fonden og Domea. Der er planlagt et kursus i brugen i hjertestarteren samt et førstehjælpskursus. Der er stor tilmelding. Der er tvivl om, hvor længe Morsø Kunstforening ønsker lejemålet, da kunstforeningen har en dårlig økonomi. I den forbindelse foreslog Ebba Jensen at sælge Palæet, da der en bygning, som giver underskud for selskabet. I afd er der planer om nedrivning af Fuglsøsvinget og Preben Lundgreen sørger for at hjemtage priser på nedrivning, da der skal søges om nedrivning. Der har været afholdt et bestyrelsesmøde sammen med Morsø Ældreboligselskab i forbindelse med Domea 2015 strategien. Der har været en snak om en eventuel sammenlægning med Morsø Ældreboligselskab. Men på nuværende tidspunkt er der ikke interesse for dette. Der var udpeget 2 nye medlemmer til bestyrelsen fra Morsø kommune, Poul Kristense og Vagn Kidmose. Side 2 af 6

3 Boligselskabet Nykøbing Mors er i forbindelse med Domea 2015 strategien blevet tilbudt at tilhøre servicecenter Herning, men bestyrelsen har takket nej til dette. Bestyrelsen ønsker at fortsætte samarbejdet med Hjørring og dets personale. Der er tidligere blevet udsendt spørgeskema ved fraflytninger. Disse skemaer meget gode og bestyrelsen ønsker at bibeholde disse. Al udlejning sket nu fra Vejle og i Vejle kan disse spørgeskemaer ikke håndteres. Men det er blevet aftalt, at pr. 1/ vil skemaer igen blive udsendt fra kontoret i Hjørring. Skemaer vil blive fremsendt til ejendomsmestrene, som vil få disse skemaer udfyldt i forbindelse med fraflytning indtil 1/ Der har været en del artikler i Morsø Folkeblad omkring Boligselskabet Nykøbing Mors. Desværre var disse artikler fyldt med ukorrekte oplysninger og Hanne Østergård fik et dementi i avisen. I forbindelse med artiklerne har Morsø kommune efterspurgt et handlingsplan for selskabet, som er fremsendt til kommunen. Forretningsføreraftalen med Domea er forlænget med 1 år. Repræsentantskabet tog orienteringen til efterretning. 3 Godkendelse af årsregnskab Afdelingernes årsregnskaber godkendes af boligorganisationens bestyrelse, mens repræsentantskabet foretager den endelige godkendelse af boligorganisationens årsregnskab. Boligorganisationens årsregnskab for regnskabsåret var fremsendt inden mødet. Det indstilles til repræsentantskabet at godkende boligorganisationens årsregnskab. Referat: Boligorganisationens årsregnskab blev godkendt. 4 Godkendelse af revisionsberetning Regnskabsmateriale var fremsendt inden mødet. Det indstilles, at repræsentantskabet godkender revisionsberetningen. Referat: Revisionsberetningen blev godkendt. 5 Godkendelse af boligorganisationens budget Budgetmateriale var fremsendt inden mødet. Det indstilles, at repræsentantskabet godkender budgettet. Referat: Boligorganisationens budget blev godkendt. Side 3 af 6

4 6 Behandling af indkomne forslag Forslag, der ønskes behandlet på mødet, fremsendes til: Formanden Hanne Østergård, fuglsøparken 69, 7900 Nykøbing Mors. Forslag skal være formanden i hænde senest 14 dage før mødet. Eventuelle indkomne forslag udsendes til repræsentantskabet senest 1 uge inden mødet. Referat: Der var ingen forslag til behandling. 7 Organisationsbestyrelsens sammensætning, herunder: 7.1 Valg af 2 medlemmer med personlig suppleant for 2 år. Hanne Iversen og Holger Kristensen er på valg. Referat: Nanna Møller Kristensen og Mogens Mikkelsen blev valgt for 2 år. 7.2 Valg af næstformand personlig suppleant for 1 år. Da Ansgar Nygaard er udtrådt af bestyrelsen, skal der vælges en ny næstformand for 1 år. Referat: Poul Kristensen blev valgt som næstformand for 1 år. 7.3 Valg af formand med personlig suppleant for 2 år. Hanne Østergård er på valg. Referat: Hanne Østergård modtog genvalg for 2 år. Organisationsbestyrelsen består af 7 medlemmer. 4 medlemmer vælges af repræsentantskabet, mens 2 medlemmer udpeges af kommunen og 1 medlem udpeges af Domea. Formand eller næstformand for bestyrelsen skal være beboer i boligselskabet. Formanden for organisationsbestyrelsen er tillige formand for repræsentantskabet. Efter mødet har bestyrelsen følgende sammensætning: Formand: Hanne Østergård valgt af repræsentantskabet Afgangsår 2016 Suppleant: Elly Standly Næstformand: Poul Kristensen valgt af kommunen/rep. Afgangsår 2015 Suppleant: Michael Dahlgaard Medlem: Ebba Jensen valgt af repræsentantskabet Afgangsår 2015 Suppleant: Poul Poulsen Medlem: Nanna M. Kristensen valgt af repræsentantskabet Afgangsår 2016 Suppleant: Medlem: Mogens Mikkelsen valgt af repræsentantskabet Afgangsår 2016 Side 4 af 6

5 Suppleant: Medlem: Vagn Kidmose valgt af kommunen Afgangsår 2017 Suppleant: Viggo Vangsgaard Medlem: Anni Thomsen valgt af Domea Afgangsår 2015 Suppleant: Allan Baltsersen Med Domea s.m.b.a. som administrator. 8 Valg af revisor Revisor er på valg hvert år og genvalg kan ske. På repræsentantskabsmødet i 2013 genvalgtes BDO Statsautoriseret revisionsaktieselskab. Det indstilles, at repræsentantskabet genvælger revisor for indeværende regnskabsår. Referat: BDO Statsautoriseret revisionsaktieselskab blev genvalgt. 9 Valg af medlemmer til Domeas repræsentantskab De administrerede boligselskaber kan til Domeas repræsentantskab vælge én repræsentant for hver påbegyndt 200 lejemålsenheder i drift dog maksimalt 7 repræsentanter. Der vælges blandt bestyrelsens medlemmer og mindst én repræsentant skal være beboervalgt. En deltagende repræsentant fra boligorganisationen kan gives fuldmagt til at råde over samtlige boligorganisationens stemmer i Domeas repræsentantskab. Boligselskabet Nykøbing Mors kan vælge op til 2 repræsentanter. Repræsentantskabet kan beslutte, at organisationsbestyrelsen selv udpeger repræsentanterne af sin midte. Formandskabet (formand og næstformand) er p.t. udpeget for Det indstilles, at repræsentantskabet vælger op til 2 medlemmer til Domeas repræsentantskab for 1 år eller overlader til organisationsbestyrelsen at udpege repræsentanterne af sin midte. Referat: Hanne Østergård og Poul Kristensen blev valgt. 10 Valg af kredsdelegerede til BL 6. kreds BL s kredsarbejde er åbent for alle afdelings- og organisationsbestyrelsesmedlemmer, men det er kun de valgte/udpegede delegerede, der er opstillings- og stemmeberettigede på BL s kredsvalgmøder. I henhold til BL s vedtægter kan boligorganisationen vælge/udpege 2 kredsdelegerede pr. påbegyndt antal af 500 boliger i kredsen. Side 5 af 6

6 Boligselskabet Nykøbing Mors kan vælge op til 2 delegerede for 1 år. Repræsentantskabet kan beslutte, at organisationsbestyrelsen vælger de delegerede. Hanne Østergård og Ansgar Nygaard er p.t. valgt. Det indstilles, at repræsentantskabet vælger op til 2 kredsdelegerede for 1 år eller overlader til organisationsbestyrelsen at vælge de delegerede. Referat: Hanne Østergård og Poul Kristensen blev valgt. 11 Kompetencedelegation Af hensyn til sagsbehandling vedrørende tinglysning m.v. noteres det: a) At DOMEA s.m.b.a. er boligselskabets administrator b) At repræsentantskabet ved tidligere lejlighed har delegeret til boligorganisationens bestyrelse at træffe beslutning om følgende forhold: Endelig godkendelse af afdelingernes regnskaber Erhvervelse eller salg af afdelingernes ejendomme Væsentlig forandring af afdelingernes ejendomme Grundkøb Iværksættelse af nyt byggeri Nedlæggelse af en afdeling Fælles afdelingsmøde og fælles afdelingsbestyrelse for flere afdelinger Repræsentantskabet kan til enhver tid tilbagekalde en delegeret kompetence, men det forudsætter, at der fremsættes forslag herom efter reglerne i vedtægterne. Det indstilles, at repræsentantskabet bekræfter valget af administrator samt den nævnte kompetencedelegation. Referat: Repræsentantskabet bekræftede valget af administrator samt den nævnte kompetencedelegation. 12 Eventuelt Referat: Der var intet at bemærke. Domea Boligcenter Hjørring, den 3. april 2014 Trine Bomholt/Preben Lundgreen Side 6 af 6