Fredag den 9. marts 2007 kl. 13-15 Referat Deltagelse Til stede: Katherine Richardson (formand), Sidsel Homann, Erik Højsholt, Pauli Johansen, Claus Christensen, Børge Rasmussen, Niels Jørgen Andresen. Fra ledelsen: Preben Clausen, Trille Gaarsdal, Susanne Dombernowsky, Per Lund Referent: Peter Cederstrøm. Afbud: Kristine F. Jørgensen, Johannes Sveigaard. A. Orientering og konstituering... 2 1. Velkomst og kort orientering om VUC Århus... 2 a) VUC Århus 1958 2007... 2 b) Fusionen med VUC Samsø... 2 c) Nøgletal for VUC Århus 2006... 2 2. Fra den midlertidige bestyrelse til den endelige bestyrelse... 3 a) Vedtægt for VUC Århus... 3 b) Budget 2007... 3 c) Strategiplan 2007-2009... 3 3. Konstituering: valg af formand... 4 B. Mødedel... 5 4. Udkast til forretningsorden... 5 5. Udpegning af tre medlemmer til bestyrelsen (selvsupplering)... 6 6. Mødeplan 2007... 7 7. Deltagergebyrer 2007... 8 8. Honorarer mv. til bestyrelsens medlemmer... 10 9. Regnskabsinstruks... 11 10. Valg af revisionsfirma... 12 11. Uddannelsesudvalg... 13 12. Eventuelt... 14 1
A. Orientering og konstituering 1. Velkomst og kort orientering om VUC Århus a) VUC Århus 1958 2007 De danske VUC er blev oprettet i 1958, og Århus var med fra start sammen med 4-5 andre store byer. Skolens historie kan opdeles i tre faser efter skolens administrative tilhørsforhold: 1958 1978: den kommunale tid 1978 2006 : den amtslige tid 2007 - : selvejende institution under staten b) Fusionen med VUC Samsø I 2005 og 2006 blev en fusion med VUC Samsø drøftet. Først med Århus Amt som skoleejer og senere mellem staten og den midlertidige bestyrelse. Ved et fælles møde mellem de to skolers midlertidige bestyrelser i november måned besluttedes det at anmode Undervisningsministeriet om en sammenlægning, og tilladelsen forelå den 22. december 2006. Fusionens perspektiver vil kort blive berørt. c) Nøgletal for VUC Århus 2006 I vedlagte bilag er angivet skolens nøgletal i 2006. Nøgletallene vil kort blive kommenteret på mødet. Preben Clausen bød velkommen til den nye bestyrelse. Ovenstående punkter blev kort kommenteret. 2
2. Fra den midlertidige bestyrelse til den endelige bestyrelse Under dette punkt vil tre centrale dokumenter, som den midlertidige bestyrelse har udfærdiget, blive kommenteret: a) Vedtægt for VUC Århus b) Budget 2007 c) Strategiplan 2007-2009 Ledelsen indstiller - at de tre dokumenters udformning tages til efterretning som foreløbigt arbejdsgrundlag for bestyrelsens arbejde Bilag: 1. Vedtægt for VUC Århus 2. Budget 2007 (uddrag) 3. Strategiplan 2007-2009 (resumé) Drøftelse Preben Clausen indledte med at orientere om, at overgangen til selveje har været intensiv, og at VUC Århus har nået de udstukne mål og er godt med. Besluttet at præcisere i vedtægterne, at den udvendige vedligeholdelse varetages af staten og den indvendige af VUC Århus. Drøftelse af budget og overgangsordningen. Per Lund orienterede om, at overgangsordningen udligner de økonomiske forskelle i forbindelse med overgangen fra amt til statslig selveje. Aftrapningen sker over fire år med en kadence på 90 % - 75 % - 50 % og 25 % aflevering af overskud. Der er lavet en prøvekørsel af åbningsbalancen, som er godkendt af den midlertidige bestyrelse og revisor. Ved næste bestyrelsesmøde fremlægges åbningsbalancen for bestyrelsen. Notat om nettobevægelser i økonomien i 2007 blev udleveret. Punktet om strategiplan blev taget til efterretning. 3
3. Konstituering: valg af formand Det fremgår af vedtægten, at bestyrelsen i alt består af 12 medlemmer, heraf 2 uden stemmeret. Udpegning til bestyrelsen sker ad to omgange: første omgang ved ekstern udpegning, hvorved 9 pladser besættes. Dette svarer til situationen ved dette møde. Og anden omgang, hvorved bestyrelsen supplerer sig med yderligere tre personligt udpegede medlemmer, således at vedtægtens 5 og Institutionslovens enslydende 16 om bestyrelsens samlede kompetencer yderligere tilgodeses. 5. Blandt de udefrakommende medlemmer, jfr. 4, stk. 2, nr. 1, skal der være medlemmer, der har erfaring fra erhvervsskolesektoren. Stk. 2. De udefrakommende medlemmer udpeges i deres personlige egenskab og skal tilsammen have erfaring med uddannelsesudvikling, kvalitetssikring, ledelse, organisation og økonomi, herunder vurdering af budgetter og regnskaber samt uddannelseskvalitet Ved dette møde foreslås det derfor, at bestyrelsen, som endnu ikke er fuldtallig, konstituerer sig med en formand. Ved næste møde, hvor de tre medlemmer udpeget ved selvsupplering forventes at være til stede, kan den samlede bestyrelse bekræfte formandsvalget og vælge en næstformand. Ledelsen indstiller - at bestyrelsen vælger en formand ved dette møde - at formandsvalget bekræftes og en næstformand vælges ved næste møde Bilag: VUC Århus Bestyrelsen 07 medlemsliste Katherine Richardson blev foreslået og modtog valget som formand. 4
B. Mødedel VUC Århus 4. Udkast til forretningsorden På basis af skolens vedtægt er der nu udarbejdet et forslag til forretningsorden for bestyrelsens arbejde. Der er tale om en standardversion, som Forstanderforeningens sekretariat har udarbejdet sammen med Undervisningsministeriet. I det foreliggende udkast er der i forhold til standardversionen alene foretaget ændringer af sproglig art. - at forretningsordenen godkendes og underskrives, idet den bekræftes ved næste bestyrelsesmøde, hvor bestyrelsen forventes at være fuldtallig Bilag: Forretningsorden for bestyrelsen ved VUC Århus 2007 Drøftelse Drøftelse af enkelte forhold herunder bestyrelsens godkendelse af alle ansættelser. Det er bestyrelsens indstilling, at bestyrelsen godkender ansættelse af lederstillinger, men at øvrige ansættelser hører under Preben Clausens kompetence. Endvidere blev det drøftet om formuleringen i 10 stk. 3 skal præciseres. Forretningsorden blev godkendt til underskrift med de tilføjelser, som blev drøftet. På førstkommende bestyrelsesmøde drøftes rammerne i formuleringen i 10 stk. 3. 5
5. Udpegning af tre medlemmer til bestyrelsen (selvsupplering) Det følger af vedtægten, at bestyrelsen på sit første møde foretager udpegning af medlemmer til selvsupplering, jfr. medlemmerne 10-12 i medfølgende bilag. Til de tre ledige poster foreligger der nu forslag således, jfr. bilaget til punkt 4. ovenfor: kandidat forslagsstiller 10. Kulturinstitutionerne i Århus åben p.t. 11. Et medlem med tilknytning til Samsø Ole Pedersen VUC Samsø 12. Et personligt udpeget medlem Hans Halvorsen ledelsen - at bestyrelsen drøfter den nuværende sammensætning i forhold til vedtægtens 5 ovenfor under pkt. 3 - at bestyrelsen bekræfter de to forslag og indkredser kandidater til plads 10: Kulturinstitutionerne i Århus Indstillingen blev godkendt. Aftalt at Preben Clausen og Katherine Richardson har mandat til at arbejde videre for et kvindeligt medlem fra en kulturinstitution i Århus. Der kan søges og vælges en kandidat blandt biblioteksledelser, inden for teaterverdenen eller museumsverdenen. 6
6. Mødeplan 2007 Vedtægten for VUC Århus fastsætter, at bestyrelsen skal mødes mindst 4 gange om året. Den midlertidige bestyrelse har i det såkaldte årshjul tilrettelagt en proces, der sikrer, at alle aktører, der er involveret i beslutninger i og omkring VUC Århus, kan løse deres opgaver på en måde, så der til bestyrelsens møder kan udfærdiges de bedst mulige oplæg. I denne proces er endvidere indtænkt en budget- og regnskabsprocedure med kvartalsregnskaber og en tilbagemelding på arbejdet med skolens strategi- og kvalitetsplan. På den baggrund foreslås det, at bestyrelsen årligt afhold fire møder + evt. et strategiseminar, og for 2007 betyder dette ifølge årshjulet, at møderne helst skal placeres på følgende tidspunkter: Nr Hovedtema Dato MØDE 1 Konstituering 9. marts 2007 MØDE 2 Kvartalsrapport 1 uge 20 MØDE 3 Kvartalsrapport 2 uge 33 MØDE 4 Kvartalsrapport 3 uge 46 Bilag: Årshjul 2007-2009 - at bestyrelsen fastlægger de præcise datoer og tidspunkter for de foreslåede møder i 2007 - at ledelsen til næste møde udarbejder en mere fyldig oversigt over bestyrelsens opgaver med henblik på en sortering af disse på møderne og med henblik på fastsættelse af indhold af og tidspunkt for et evt. seminar for bestyrelsen Møde 2 afholdes tirsdag den 15. maj 2007 kl. 15 Møde 3 afholdes tirsdag den 28. august 2007 kl. 15 Møde 4 afholdes onsdag den 14. november 2007 kl. 15 7
7. Deltagergebyrer 2007 Bekendtgørelse nr. 1446 af 13.12.06 om deltagerbetaling ved almen voksenuddannelse og almengymnasiale uddannelser bemyndiger skolens bestyrelse til at fastlægge niveauet for deltagergebyrer inden for fastsatte rammer. I skolens budget for 2007 er det forudsat, at det fra Århus Amt arvede gebyrniveau som hovedregel fortsætter i 2007. Dette skyldes, at kursisterne har vænnet sig til niveauet, og at gebyrindtægten er en væsentlig del af skolens indtægtsgrundlag. Imidlertid ønsker ledelsen at ændre gebyrniveauet på to afgrænsede områder: a) gebyrniveauet på flg. basisfag AVU: dansk, matematik, engelsk, dansk som andetsprog sættes lavest muligt, dvs. til kr. 100,- b) gebyrniveauet for selvstuderende hæves til kr. 600,-, bortset fra AVU-fagene dansk, matematik, engelsk, dansk som andetsprog. Ændringen vdr. a) skyldes en omlægning af undervisningen med højt timetal i ét fag til undervisning i to fag: basisforløb + et normalt forløb. Med ændringen, der er nødvendiggjort af udmeldinger fra UVM, beskyttes kursisterne mod for store gebyrstigninger. Ændringen vedr. b) skyldes, at selvstuderende ikke som tidligere i Århus Amt taxameterfinansieres. Udgiften skal skolen udrede over de øvrige taxametre. Gennem en høj gebyrbetaling forventes en vis adfærdsregulering opnået, således at flere selvstuderende gennemfører eksamen end tidligere. Som VUC i en uddannelsesby som Århus modtager skolen hvert år et meget stort antal selvstuderende. - at bestyrelsen tager gebyrkataloget og de foretagne ændringer til efterretning Bilag: 1. B nr. 1446 om deltagerbetaling mm. 2. Gebyrkatalog VUC Århus 2007 Drøftelse Preben Clausen orienterede om, at baggrunden for forslaget var, at det i videst muligt omfang sikres, at de kursister der deltager, er seriøse og møder op til eksamen. Det er omkostningstungt at arrangere eksamen med censor osv. til kursister der ikke møder op. Ledelsens vurdering er, at midler anvendt på kursister der ikke møder op kan anvendes mere formålstjenligt andet sted i organisationen. Forhøjelsen til 600 kroner er det maksimale gebyr 8
der kan opkræves inden for gældende regler. VUC Århus har i øvrigt tidligere søgt om tilladelse til, at opkræve gebyret som et depositum, men det er ikke muligt inden for den nuværende lovgivning. Sidsel Homann bemærkede, at som sagen var belyst var hendes grundlag for at tage punkt 7.b. til efterretning utilstrækkeligt, da det ikke kan udelukkes, at en forhøjelse af gebyret kan vise sig at være en barriere for nogle selvstuderendes deltagelse. Punktet blev taget til efterretning med ovenstående bemærkning fra Sidsel Homann. Det blev aftalt, at ledelsen ved den kommende eksamen moniterer selvstuderendes eksamensdeltagelse incl. dumpeprocenter, med henblik på at sagen kan belyses yderligere. 9
8. Honorarer mv. til bestyrelsens medlemmer Reglerne om honorering af bestyrelsens medlemmer er indeholdt i Bekendtgørelse nr. 1275 af 4.12.06. Heraf fremgår for en skole af vores størrelse flg.: Formand Næstformand Øvrige medlemmer (med begrænsninger) max. kr. 40.000,- årligt max. kr. 20.000,- årligt kr. 3.000,- årligt Hvis bestyrelsen vælger et forretningsudvalg, kan der desuden ydes kr. 10.000,- årligt til forretningsudvalgsmedlemmer (dog excl. formand/næstformand) - at der ydes de nævnte vederlag til formand, næstformand og øvrige medlemmer - at spørgsmålet om et evt. forretningsudvalg afklares, når bestyrelsen efter selvsupplering er fuldtallig Bilag: Bekendtgørelse nr. 1275 af 4.12.06 om ændring af bekendtgørelse om særskilt vederlæggelse af bestyrelsesmedlemmer mm. Punktet blev taget til efterretning. Pauli Johansen bemærkede, at han som repræsentant fra kommunen ikke vil kunne modtage honorar for sit arbejde i bestyrelsen. 10
9. Regnskabsinstruks I forlængelse af Finansministeriets bekendtgørelse nr. 1693 af 19. december 2006 om statens regnskabsvæsen m.v. og Økonomistyrelsens vejledning af 25. oktober 2004 om udarbejdelse af regnskabsinstrukser skal bestyrelsen godkende og underskrive institutionens regnskabsinstruks, der regulerer skolens administration af alle økonomiske forhold. Instruksen med tilhørende bilag er godkendt af KPMG C. Jespersen, Statsautoriseret Revisionsinteressentskab ved Helle Lorenzen, statsaut. revisor. at bestyrelsen godkender regnskabsinstruksen Bilag: Regnskabsinstruks pr. 1. januar 2007 Drøftelse Kort drøftelse af punktet, herunder hurtig orientering om, hvilket programmel der anvendes. Instruksen tilrettes i forhold til vedtægter og forretningsorden. Regnskabsinstruksen blev herefter godkendt til underskrift af formand, forstander og revisionsfirma. 11
10. Valg af revisionsfirma Den midlertidige bestyrelse indgik i 2006 aftale med revisionsfirmaet KPMG om revisionsydelser i forbindelse med overgangen til selveje. Ledelsen vurderer, at samarbejdet har fungeret tilfredsstillende og har indhentet tilbud om løsning af den faste revisionsopgave for de kommende tre år hos KPMG. Ledelsen har undersøgt markedet og vurderer, at tilbuddet er økonomisk attraktivt. Honorar til KPMG for den årlige lovpligtige revision af årsrapporten, forvaltnings revision samt afgivelse af erklæring på 2 årlige elevindberetninger udgør kr. 145.000,- eks. moms. Bilag: at bestyrelsen accepterer tilbuddet og vælger at indgå samarbejde med KPMG vedr. revisionsopgave. Tilbud fra KPMG Drøftelse Per Lund orienterede om, at der ikke er indhentet andre tilbud end ved KPMG. Der er tidligere indhentet tilbud fra flere firmaer i forbindelse med revisionsopgaven i forbindelse med overgangen til selveje. Her valgte den midlertidige bestyrelse KPMG som revisionsfirma. VUC Århus har haft et godt samarbejde med KPMG og ønsker at fortsætte dette. Der er stor spredning, i hvilke firmaer der er valgt på de øvrige selvejende institutione,r som VUC Århus har kendskab til. Claus Christensen kunne oplyse, at prisen så god ud i forhold til hans kendskab til revision af undervisningsinstitutioner. Bestyrelsen tog punktet til efterretning. 12
11. Uddannelsesudvalg Det fremgår af institutionsloven og af en særlig bekendtgørelse, at skolens bestyrelse nedsætter et uddannelsesudvalg, der skal rådgive skolen i uddannelsesspørgsmål. I samme regelsæt er angivet, hvorledes udvalget nedsættes. VUC Århus har i forbindelse med fusionen med VUC Samsø fået tilladelse til at lade uddannelsesudvalget nedsætte et permanent underudvalg, der skal rådgive skolens inspektor for Samsø-undervisningen og skolens bestyrelse specielt vdr. uddannelsesforhold på Samsø. I vedlagte bilag er med henvisning til disse rammer derfor foreslået en sammensætning af såvel et uddannelsesudvalg som af et Samsø-underudvalg. Det kan oplyses, at UVM i sin godkendelse af fusionen anfører en tidsfrist på en måned fra bestyrelsens konstituerende møde til uddannelsesudvalgets nedsættelse. - at uddannelsesudvalgets opgaver drøftes på baggrund af bekendtgørelsens tekst - at den foreslåede sammensætning godkendes - at skolens ledelse herefter kontakter de nævnte organisationer/personer med henblik på at kunne overholde UVM s tidsfrist Bilag: Uddannelsesudvalget ved VUC Århus 2007, incl. bekendtgørelsens tekst Drøftelse Drøftelse af bekendtgørelsens tekst om udpegning. Endvidere lidt tvivl om, hvorvidt Erhverv Århus kan betragtes som DA i forhold til udpegning. Bestyrelsen besluttede, at Preben Clausen undersøger yderligere og får godkendelse til udpegning via mail til/fra bestyrelsen. 13
12. Eventuelt Ingen punkter under eventuelt. 14