Referat af møde i bestyrelsen ved Horsens Gymnasium tirsdag den kl

Transkript

1 Referat af møde i bestyrelsen ved Horsens Gymnasium tirsdag den kl Velkomst og overdragelse fra den midlertidige bestyrelse Formand for den midlertidige bestyrelse Jan Trøjborg byder velkommen og forestår overdragelsen af arbejdet til bestyrelsen. Rektor Jens Skov bød velkommen til Horsens Gymnasium. Jan Trøjborg, formand for den midlertidige bestyrelse, bød ligeledes velkommen og sagde tak for, at medlemmerne i den nye bestyrelse er gået ind i arbejdet. Arbejdet i den midlertidige bestyrelse er forløbet godt og i en god og åben atmosfære. Vi overlader roret til et nyt og godt kvalificeret hold af kompetente mennesker med et godt netværk i den nye bestyrelse. Velkommen til arbejdet. Mange beslutninger om organisering er truffet, nogle er overladt til den nye bestyrelse. De fremtidige bevillinger via taxameter er pt. Ikke kendt. I 2007 bygger budgettet på 2006 bevillingerne, som i efteråret 2006 blev beskåret. Bygningerne tilhører og administreres af Staten undtagen indvendig vedligeholdelse. Skolen er medlem af Gymnasiernes Bestyrelsesforening, som er en meget aktiv interesseorganisation. 1. Kort gensidig præsentation Ole Have Jørgensen, kommunaldirektør Horsens, afgår som kommunaldirektør om kort tid. Udpeget af Horsens kommune. Anne Marie Illum, chef for undervisningsområdet i Horsens Kommune. Udpeget af Børne- og kulturchef foreningen. Arne Kjær, prodekan på Humaniora på Aarhus Universitet. Udpeget af Aarhus Universitet. Peter Leineweber, underviser i biologi og matematik ansvarlig for skolens IT. Nicolai Christensen, 2g,med i skolens elevråd og Aktivitets-og miljøudvalget, aktiv i DGS. Troels Rasmussen, 2.g, med i skolens elevråd og DGS, har stemmeret i bestyrelsen.

2 Birthe Nørmark, medlem af den midlertidige bestyrelse, underviser i engelsk og religion, stemmeret i bestyrelsen. Gunvor Skjernaa, vicerektor, underviser også i fysik. Jens Skov, rektor siden Konstituering af bestyrelsen med formand og næstformand At bestyrelsen konstituerer sig med formand og næstformand Retningslinierne for konstituering af bestyrelsen er fastlagt i gymnasiets vedtægt 12, hvoraf det fremgår, at bestyrelsen skal vælge en formand og en næstformand blandt de udefrakommende medlemmer. Bestyrelsen har mulighed for at ændre vedtægten, hvis den skønner, der ikke er behov for en næstformand Bilag Vedtægt for Horsens (Amts)Gymnasium (Den nye vedtægt vedlægges for at begrænse antallet af bilag) Bekendtgørelse om vederlag for bestyrelsesmedlemmer Formand blev Ole Have Jørgensen, der er ikke valgt en næstformand. Vedtægterne tilrettes. Bestyrelsen peger på to eksterne medlemmer: Direktør Erik Løvbjerg og direktør Viggo Norn fra Nexus (Palsggard Industries). Formanden og rektor retter på bestyrelsens vegne henvendelse til ovennævnte. 1. Godkendelse af budget, åbningsbalance og regnskabsinstruks

3 At regnskabsinstruksen godkendes At åbningsbalancen godkendes At budgettet for 2007 godkendes Den midlertidige bestyrelse godkendte på mailkonference udkast til budget 2007 for Horsens Gymnasium. På baggrund af nye oplysninger om procedurer m.v. er der i forhold til det budget, der blev fremlagt før jul sket enkelte ændringer. Ændringerne vedrører primært 3 områder: finansieringsindtægter, omkostninger til betaling af pension for tjenestemænd og omfanget af afskrivninger. Statsautoriseret revisor Lise Kaae Løvbjerg fra PricewaterhouseCoopers deltager i behandlingen af dette punkt. Bilag: Budgetberetning og budget for 2007 Åbningsbalance Regnskabsinstruks Lise Løvbjerg, revisor: Regnskabsinstruksen: Funktionsadskillelse er væsentlig, og er opnået i udkastet. Revisoren vil løbende følge op på, at den efterleves. Bilagene er ikke helt færdige, de vil blive udfyldt undervejs, efterhånden som procedurerne skal iværksættes. Spørgsmål til vedtægt i forhold til regnskabsinstruks vedr. bestyrelsens kompetence i forhold til ansættelse af medarbejdere. Vedtægterne er stort set ikke til at ændre, i forretningsordenen og regnskabsinstruksen kan vi ændre, så det passer sammen. Side 36 i regnskabsinstruks skal navnet ændres til Horsens Gymnasium. Skolen indgår i et netværk mellem de 8 gymnasier i det tidligere Vejle Amt på regnskabsområdet. Åbningsbalance: Skolen starter med en negativ åbningsbalance især på grund af feriepengeforpligtelsen, den skal normalt udmøntes hen ad vejen, men ikke på en gang. Anlægsaktiver er opgjort med forskellige levetider for forskelligt udstyr, dets indkøbsværdi ud fra faktura er nedskrevet i forhold til alder.

4 Skolens niveau for, hvad der er taget med, er fornuftig. Meget udstyr er afskrevet og kan ikke medtages som aktiver. Bøger kan ikke medtages, de afskrives samme år, som de købes. De øvrige aktiver kan registreres, men ikke medtages i åbningsbalancen. Skolen må ikke tegne forsikringer, og har en selvrisiko på 1% af budgettet. Budgettet: Revisionserklæring er todelt: 1. Høj grad af sikkerhed for at det er matematisk korrekt ud fra budgetforudsætningerne. Moderat grad af sikkerhed for at forudsætningerne ud fra historiske data vil vise sig at holde. Udvikling i løn og feriepenge er der gået tæt på, da de er den væsentligste udgift. Budgettets følsomhed er forsøgt analyseret. Rektor Jens Skov: Kort gennemgang af budgetforudsætningerne. Den største variabel er antal elever og klasser, hvor vi forventer 6 nye klasser og lidt flere primæransøgere end sidste år. Det meste af budgettet er meget fastlåst til bundne udgifter. Vi har været nødt til at skære lidt i budgettet til undervisningsmidler. Efteruddannelse for lærerne prioriteres højt, men lærerne har haft for travlt til fuldt ud at udnytte budgettet fuldt ud de senere år. Vi arbejder med en meget begrænset investering i 2007 til IT og inventar. Vi investerede i 2006 meget i IT. Renten tilpasses automatisk til rentestigninger på bankområdet. Skolen har et meget lavt overskud i budgettet, afskrivninger er indeholdt i budgettet. Ved større underskud kan Undervisningsministeriet gribe ind. Budgettet skal følges løbende. Der skal balanceres mellem en opsparing i forhold til egenkapital og sikre et vist finansielt råderum og på den anden side skolens behov for at levere en god undervisning og udvikle markedsføre skolen. Vi skal være opmærksomme på frafald af elever og evt. oprettelse af en halv klasse.

5 De sidste afsnit i budgetberetningen er standard. Resultatbudget: Kort gennemgået. Pengestrømsopgørelse: Likviditeten forventes forbedret med ca kr. i årets løb. Likviditetsbudget: Vi får også næste år statstilskud forudbetalt, men kender ikke beløbet. Hvis elevtal øges væsentligt, kan det betyde en midlertidig dårlig likviditet, som evt. kan løses via en kassekredit, hvis vi kan få den. Kun i 2007 stiller Undervisningsministeriet ekstra likviditet til rådighed. Skolen kan ikke på længere sigt yde tilskud til sportscollege i Horsens, det kan vise sig på lidt længere sigt at give en større tilstrømning end det har nu. Regnskabsinstruksen tilrettes, så den er klar til underskrift fra bestyrelsens formand og revisor I forlængelse af bekendtgørelsen om særskilt vederlag bedes revisor afklare, at Børne- og Kulturchefforeningen ikke er en interesseorganisation. Bestyrelsen godkendte med de nævnte ændringer regnskabsinstruksen. Bestyrelsen godkendte åbningsbalancen og budgettet for Godkendelse af vedtægt for Horsens Gymnasium At vedtægten godkendes På møde i den midlertidige bestyrelse den godkendtes navneforandring fra Horsens Amtsgymnasium til Horsens Gymnasium. Undervisningsministeriets procedurer kræver en ændring af gymnasiets vedtægt.

6 Bilag Vedtægt for Horsens Gymnasium Vedtægten godkendes med ændringen at der ikke er næstformand i bestyrelsen. 1. Sammensætning af bestyrelsen At bestyrelse drøfter selvsupplering med 2 medlemmer At der træffes beslutning om supplering af bestyrelsen Bestyrelse skal ifølge gymnasiets vedtægt sammensættes med 5 eksterne medlemmer og 4 interne medlemmer. Bestyrelsen skal derfor suppleres med yderligere 2 eksterne medlemmer. Selvsuppleringen skal foretages således af de eksterne medlemmer tilsammen besidder erfaring fra grundskolesektor, erhvervsliv og den videregående uddannelsessektor. De eksterne medlemmer skal tilsammen have erfaring med uddannelsesudvikling, kvalitetssikring, ledelse, organisation og økonomi herunder vurdering af budgetter og regnskaber samt uddannelseskvalitet. Bestyrelsen bør have en ligelig fordeling af mænd og kvinder. Bilag Vedtægt for Horsens Gymnasium Se referatet under punkt Indledende drøftelsen om bestyrelsens forretningsorden At bestyrelsen drøfter ønsker til en forretningsorden jf. vedtægtens 14 At bestyrelsen anmoder rektor om at udarbejde forslag til forretningsorden

7 Bestyrelsen skal fastlægge en forretningsorden for sit arbejde, som det fremgår af gymnasiets vedtægt. Undervisningsministeriet har på forespørgsel oplyst, at der ikke kan dispenseres fra dette krav. Gymnasieskolernes Rektorforening har herefter taget initiativ til at udarbejde et forslag til forretningsorden for bestyrelserne. Denne forretningsorden vedlægges som udgangspunkt for drøftelse og beslutning. Punktet tages op igen, når bestyrelsen er fuldtallig. Oplægget skal tilrettes i forhold til bestyrelsens kompetence vedr. ansættelser. Ole Have Jørgensen og Jens Skov ser på udkast til forretningsorden til næste møde. 1. Årsplan og mødeplan At bestyrelsen drøfter mødefrekvens og tidsmæssig placering af bestyrelsesemnerne i en årsrytme. Bestyrelsens opgaver er beskrevet i institutionens vedtægt og fastlægges konkret i bestyrelsens forretningsorden. En tidlig overordnet planlægning af bestyrelsen arbejde vil bidrage til effektivitet i bestyrelsens arbejde. Rektor fremlægger på mødet forslag til mødefrekvens og årsrytme for bestyrelsens opgaver. Næste møde: Onsdag den kl. 16- ca. 19. Senere møder aftales næste gang. 4-5 møder på årsplan. 1. Information fra bestyrelsesmødet Referatet udsendes til godkendelse via mailliste. Herefter offentliggøres det. Ikke for omfattende referat, der videregives primært beslutninger. Pressemeddelelse fra Bestyrelsen: Bestyrelsens sammensætning og konstituering incl. supplerende medlemmer. Budget på plads, de vigtigste budgetforudsætninger mv.

8 Jens Skov laver et udkast til pressemeddelelse, sender det til godkendelse ved Ove Have Jørgensen Sendes til Horsens Folkeblad, og radio. Hedensted avis, Søndagsavisen 1. Eventuelt Formanden takkede for valget og ser frem til et samarbejde i bestyrelsen til gavn for Horsens Gymnasium. Formanden inviteres til et møde på skolen, hvor han kan præsentere sig selv for personalet.. Refereret af Gunvor Skjernaa