NOTAT VEDRØRENDE VEDTÆGTER I FJERNVARME HORSENS A.M.B.A.

NOTAT VEDRØRENDE VEDTÆGTER I FJERNVARME HORSENS A.M.B.A. I forbindelse med den påtænkte fusion af Dagnæs-Bækkelund Varmeværk A.m.b.A. og Horsens Varmeværk A.m.b.A. til det fælles A.m.b.A. har det været nødvendigt at udarbejde et nyt sæt vedtægter for det fusionerede selskab, som dels medtager de grundlæggende bestemmelser i de to fusionerende selskaber, men som også samtidig tager højde for de ændringer i stemmeregler, ledelse mv., som fusionen medfører. Nærværende notat har som formål nærmere at beskrive den overordnede systematik og tankegang for beslutningskompetence og ledelse, jf. de nye vedtægter for Fjernvarme Horsens A.M.B.A (i det følgende benævnt Varmeværket). I videst mulig omfang er der i de nye vedtægter medtaget de vedtægtsbestemmelser fra de to fusionerende selskaber, som indholdsmæssigt var identiske. Hvor dette ikke har været tilfældet eller fundet formålstjeneligt, er som udgangspunkt anvendt Brancheforeningen Dansk Fjernvarmes anbefalede vedtægter, såfremt disse er fundet anvendelige på de konkrete forhold hos Varmeværket. Begreber og definitioner: Varmeværket er ejet af de brugere, som ejer bygninger eller ejerlejligheder, der aftager varme fra værket via selvstændige hovedmålere. Ejerne af sådanne ejendomme kan være både fysiske personer og selskaber/foreninger (juridiske personer). Ejerne bliver definitionsmæssigt betegnet som andelshavere, da de hver især har en ejerandel i Varmeværket. Det er i vedtægternes punkt 3.1, litra a) - d) nærmere præciseret, hvilke typer ejere der forefindes. Udover deciderede parcelhusejere og ejerlejlighedsejere med egne hovedmålere, udgør ejerkredsen tillige diverse andelsboligforeninger og boligselskaber, såfremt disse

måtte have hovedmålere knyttet til deres ejendomme. Ejerlejlighedsforeninger kan også omfattes af andelshaverbegrebet, såfremt ejerlejlighedsforeningen står for en hovedmåler. Har de enkelte ejerlejlighedshavere også en hovedmåler hver især, er ejerlejlighedshaverne dermed andelshavere for deres egne lejligheder, hvorimod selve ejerlejlighedsforeningen anses som andelshaver for de dele af ejendommen, som foreningens hovedmåler relaterer sig til, hvilket typisk vil være til fællesarealer. Det er i bestemmelsen præciseret, at en grundejerforening også kan være andelshaver, såfremt foreningen måtte eje fællesbygninger, hvortil er knyttet en hovedmåler, som foreningen står for. En grundejerforening uden fællesbygninger vil dog qua manglende ejerskab til sådanne bygninger heller ikke have nogen hovedmåler tilknyttet og dermed ikke være andelshaver. Ud over andelshavere anvendes i vedtægterne også begrebet varmeaftagere. Med sådanne menes lejerne i eksempelvis udlejningsejendomme, medlemmer i andelsboligforeninger, forpagtere mv., som ikke har selvstændige målere i deres hjem/virksomhed og som derfor forsynes med varme via en andelshavers hovedmåler. Varmeaftagerne ejer derfor ikke andele i Varmeværket og deres indflydelse er derfor forholdsvist begrænset eller afledt af andelshavernes indflydelse, jf. nærmere herom. Andelshavernes indflydelse i Varmeværket kan gøres gældende via stemmeretten på værkets generalforsamlinger. Generalforsamlingen er Varmeværkets øverste beslutningsorgan, hvor bestyrelsen bliver valgt og vedtægterne for Varmeværket vedtages. Det er Varmeværkets klare hensigt, at dette er til for forbrugerne og dermed skal være styret af disse og give størst mulig incitament til at søge indflydelse i selskabets drift og ledelse. Der er dermed tale om et forbrugerdemokrati, hvor bestyrelsen bortset fra ét kommunalt medlem vælges af andelshaverne. Forbrugerindflydelsen afspejles også i bestyrelsens sammensætning, der således for minimum halvdelen skal udgøres af andelshavere. Stemmeret: En andelshavers stemmeret på generalforsamlingen afgøres med udgangspunkt i hvor mange hovedmålere den pågældende har på sin(e) ejendom(me) sammenholdt med de m2 bruttoareal, som er knyttet til hver enkelt hovedmåler. Dette er nærmere beskrevet i vedtægternes punkt 6.7 med indlagte eksempler for at undgå tvivlsspørgsmål. En ejendom med én hovedmåler giver som udgangspunkt 1 stemme for hovedmåleren i sig selv. Der gives imidlertid yderligere 1 stemme for hver påbegyndt 2.000 m2 BBR-areal, som får varmeforsyning via den pågældende hovedmåler. Hvis en bygning med en hovedmåler således forsyner 1.999 m2 BBR-areal med varme er der alene knyttet 1 stemme til hovedmåleren. Udgør arealet derimod 2.000 side 2 af 9

m2 kommer det samlede stemmeantal op på 2. Hvis arealet er 3.999 m2 har andelshaveren fortsat kun 2 stemmer, idet 3 stemmer vil kræve, at man kommer op på 4.000 m2 og så fremdeles. Der er dog indsat et øvre loft på 10 stemmer pr. hovedmåler for at minimere meget store ejendommes stemmeandel. Dette er også en tilnærmelse i forhold til den oprindelige andelstanke, hvorefter en andel uanset størrelse som udgangspunkt skulle give 1 stemme. En sådan regel med stemmelighed uanset størrelse ville dog omvendt give de mange små ejendomme og parcelhuse uforholdsmæssigt meget magt i stemmeafgivningerne, hvorfor en mellemløsning med maksimalt 10 stemmer pr. hovedmåler forekommer rimelig. Maksimeringen af stemmer medfører, at en ejendom, hvorpå der til en hovedmåler er knyttet 18.000 m2 eller derover, rammer loftet og ikke kan få yderligere stemmer uanset hvor højt antallet af m2 måtte være. Som anført gælder maksimeringen af stemmer pr. hovedmåler. Der forekommer imidlertid tilfælde, hvor en andelshavers ejendom har en sådan størrelse, at der forefindes flere hovedmålere på den samme ejendom - f.eks. i et boligkompleks. Her er det de samlede stemmer knyttet til hver måler, som opgøres og maksimeres og dermed udgør andelshaverens stemmer. Dette kan illustreres med følgende eksempel: En større ejendom har tre hovedmålere måler A, B og C. Til måler A er knyttet 3.000 m2 BBR-Areal. Til B er knyttet 5.000 m2 og til C er knyttet 19.000 m2. Med baggrund i beregningsreglen for hver enkelt hovedmåler giver måler A 2 stemmer og måler B 3 stemmer. Måler C rammer loftet på de 18.000 m2 og giver dermed 10 stemmer. Den pågældende andelshaver får herved samlet 15 stemmer for ejendommen med tre hovedmålere. I vedtægterne er en andelshaver fællesbetegnelsen for den enkelte ejendoms ejer. Hvis en ejendom imidlertid ejes i fællesskab af f.eks. et ægtepar, er ægteparret at anse som én fælles andelshaver, der blot har delt ejerskab. Når en sådan andelshaver med delt ejerskab møder op på generalforsamlingen for at stemme, vil selve stemmeafgivningen kun kunne ske via én fremmødt person fra andelshaverens side. I ægtefælleeksemplet skal ægtefællerne derfor indbyrdes have aftalt, hvem af dem, der afgiver stemmen på vegne af dem begge to. Hvis ægtefællerne eksempelvis ikke kan blive enige og de begge møder op for at ville stemme og de ejer en lige stor andel af ejendommen, vil de grundet den manglende enighed ikke kunne benytte deres stemme. Hvis der er tale om to ejere af en ejendom, hvor den ene har større ejerandel end den anden, vil der i mangel af enighed kunne afgives stemme fra den ejer med størst andel, såfremt denne ejer forud for generalforsamlingen dokumenterer, at den pågældende ejer mere end 50% af ejendommen eller internt via øvrige ejere af side 3 af 9

ejendommen samlet har bemyndigelse til at træffe beslutning for mere end 50% af ejerandelene i ejendommen. Uddelegering af stemmeret: En andelshaver, der måtte eje udlejningsejendomme, eller boligselskaber, andelsboligforeninger og ejerlejlighedsforeninger kan jf. vedtægternes punkt 6.8 vælge at uddelegere stemmeretten til eventuelle varmeaftagere, som modtager varme via hovedmåler fra andelshaveren. Tanken bag denne uddelegeringsmulighed er, at muliggøre aktiv deltagelse fra en bredere kreds af slutbrugere, hvorved meningstilkendegivelser og holdninger på generalforsamlingerne kan blive mere nuancerede. En andelshaver kan således for en hovedmåler vælge at afgive sin stemmeret for den pågældende ejendom til de varmeaftagere, som modtager varme fra måleren. I de tidligere vedtægtsbestemmelser i henholdsvis Dagnæs-Bækkelund Varmeværk A.m.b.A. og Horsens Varmeværk A.m.b.A. var det fastlagt, at når en andelshaver foretog uddelegering, ville hver enkelt varmeaftager få 1 stemme og dette uanset hvor stor ejendommen var og uanset hvor mange stemmer hovedmåleren ellers gav stemmeret til. Sådanne bestemmelser har den utilsigtede virkning, at eksempelvis en mindre boligudlejningsejendom på 800 m2 indeholdende 6 mindre boligenheder som udgangspunkt kun ville have 1 stemme, hvis andelshaveren (udlejer) selv stemte, hvorimod uddelegering til de 6 lejemål ville betyde, at ejendommen pludselig genererede 6 stemmer. En sådan forøgelse af stemmer og indflydelse er ikke rimelig i forhold til de øvrige andelshavere. For at imødegå dette, er det i de nye vedtægter for Varmeværket anført, at varmeaftagerne ikke kan få bedre stemmeret end den, som andelshaveren ville have haft, dvs. at varmeaftagerne ikke har flere stemmer end den pågældende hovedmåler giver ret til. I eksemplet ovenfor med de 6 lejemål, ville en uddelegering til lejerne derfor betyde, at lejerne samlet ville have 1 stemme. Udøvelsen af denne stemme gør det nødvendigt, at lejerne i forbindelse med en uddelegering derfor indbyrdes bliver enige om, hvordan stemmen skal anvendes på generalforsamlingen. For at kunne møde op og stemme bliver lejerne derfor nødt til at vælge én repræsentant, som deltager i afstemningen på generalforsamlingen. Den pågældende repræsentant skal dog senest på fremmødet for afstemningen dokumentere, at repræsentanten varetager flertallet af lejerne i ejendommen dette for at undgå, at eksempelvis én lejer på grund af manglende interesse fra de øvrige lejere selvstændigt og selvbestaltet giver møde på generalforsamlingen og stemmer. Dokumentationen for flertalsrepræsentation kan af repræsentanten ske ved, at denne fremlægger et dokument, hvorefter flertallet af lejerne i ejendommen ved original underskrift har tiltrådt bemyndigelsen til den pågældende repræsentant. side 4 af 9

En andelshaver med flere hovedmålere kan godt vælge alene at uddelegere for en del af disse målere og så beholde stemmeretten selv for resterende målere. Det er dog et krav, jf. vedtægterne, at andelshaveren senest 10 dage forud for generalforsamlingen har meddelt, for hvilke hovedmålere der er foretaget uddelegering. Når en andelshaver uddelegerer stemmeretten for en hovedmåler, er det alle stemmerne for måleren som delegeres. Man kan dermed ikke for en hovedmåler i en ejendom med eksempelvis to stemmer uddelegere den ene og selv anvende den anden. En sådan mulighed ville komplicere uddelegeringsreglerne unødvendigt meget. Fuldmagter og adgang til generalforsamlinger: En andelshaver, der eksempelvis ikke har mulighed for selv at give møde på generalforsamlingen, kan give fuldmagt til at en tredjemand kan stemme med andelshaverens stemmer. Der er ikke nogle krav til tredjemands status, der således kan være alle myndige personer. Fuldmagten skal omfatte alle andelshaverens stemmer. Såfremt andelshaveren måtte have uddelegeret nogle af sine stemmer, vil fuldmagten dermed kun omfatte de resterende stemmer. Med henblik på at imødegå, at en enkelt person eksempelvis via et væsentligt antal fuldmagter opnår uforholdsmæssig stor stemmeret og for at tilskynde personligt fremmøde og aktiv deltagelse fra andelshavernes side, er der indsat en øvre begrænsning på 2 fuldmagter som en fuldmagtshaver må stemme med. Hvis fuldmagtshaveren selv er andelshaver i forvejen, må denne naturligvis stemme med sine egne stemmer og stemmerne hørende til de 2 fuldmagter. For at sikre at fuldmagter indeholder alle nødvendige oplysninger, skal fuldmagter udfyldes på Varmeværkets standardblanket. Det er fastlagt, at varmeaftagere, der via uddelegering har opnået ret til at stemme, er afskåret fra at give fuldmagt til en tredjemand, der ikke også er varmeaftager i den pågældende ejendom. Baggrunden for denne indskrænkning for varmeaftagere er, at grundtanken med uddelegering er at give varmeaftagerne mulighed for selvstændig indflydelse på afstemningerne på generalforsamlingen og en sådan ville blive illusorisk, såfremt stemmeretten blot kunne gives videre til en udenfor stående tredjemand. side 5 af 9

Adgang til generalforsamlingen har naturligvis selve andelshaverne samt personer, der kan stemme som følge af uddelegering eller fuldmagt. Hvis en andelshaver er sammensat af flere ejere, har alle ejerne adgang, men de kan naturligvis alene stemme som én person. Derudover er der, jf. vedtægterne, adgang for øvrige varmeaftagere til at overvære generalforsamlingen. Disse varmeaftagere har imidlertid ikke stemmeret, men har dog ret til at få ordet. Ud over varmeaftagere kan en andelshaver medtage en advokat på generalforsamlingen, som tillige på vegne af andelshaveren er berettiget til at få ordet. Beslutninger på generalforsamlinger: Udgangspunktet for alle beslutninger på generalforsamlinger i Varmeværket er simpelt flertal. Dog kræver vedtægtsændringer et flertal på 2/3 stemmer. Ved afstemning om vedtægtsændringer skal mindst halvdelen af stemmerne i Varmeværket være repræsenteret. I standardvedtægterne og de to fusionerende selskabers vedtægter står kravet om fremmøde beskrevet således, at halvdelen af andelshaverne skal være repræsenteret, men det bør være præciseret, at det er halvdelen af de samlede stemmer, som skal være til stede. Hvis ikke halvdelen af stemmerne er til stede, men ændringerne vedtages af 2/3, skal der senest 4 uger efter afholdes en ny generalforsamling, hvor vedtægtsændringerne kan vedtages med simpelt flertal og uanset antallet af fremmødte. I de tidligere vedtægtsbestemmelser i henholdsvis Dagnæs-Bækkelund Varmeværk A.m.b.A. og Horsens Varmeværk A.m.b.A. var det fastlagt, at vedtægtsændringer alene kunne besluttes af andelshavere, og at varmeaftagere mødt via uddelegering ikke havde stemmeret i disse situationer. Baggrunden for denne indskrænkning for varmeaftagerne var, at stemmeantallet for en ejendom med uddelegering ofte steg som følge af, at hver varmeaftager fik en stemme via uddelegeringen, hvorfor det dermed heller ikke ville være rimeligt, at varmeaftagernes indflydelse skulle være det større på så væsentlige beslutninger som vedtægtsændringer. Da varmeaftagerne jf. de nye vedtægter ikke får videre stemmeret ved uddelegering end den, som andelshaveren havde, ses der ikke længere nogen grund til at indskrænke varmeaftagernes mulighed for via deres repræsentant at afgive stemmer i forbindelse med vedtægtsændringer. Som følge heraf kan alle stemmeberettigede på generalforsamlingen derfor medvirke til afstemninger om vedtægtsændringer. side 6 af 9

Bestyrelsesvalg: Varmeværkets løbende drift og ledelse skal varetages overordnet af en bestyrelse på 7 personer, hvilket vurderes at være et passende antal ud fra Varmeværkets størrelse. Bestyrelsen skal vælges på generalforsamlingen for så vidt angår de 6 af medlemmerne, hvorimod det 7. medlem udpeges af Horsens Kommune. Kommunens ret til at udpege et medlem gælder dog kun så længe kommunen har stillet garanti for Varmeværket. Bestyrelsesmedlemmer vælges for 2 år ad gangen, men kommunens medlem kan af kommunen til enhver tid udskiftes. 3 af de generalforsamlingsvalgte medlemmer er på valg i lige år og de øvrige 3 i ulige år dette for hele tiden at sikre, at der i bestyrelsen sidder medlemmer med erfaring og indsigt i Varmeværket. Af bestyrelsesmedlemmerne skal minimum halvdelen til enhver tid være valgt af andelshavere i Varmeværket. Dette følger direkte af varmeforsyningsloven. Vedtægterne opfylder til fulde lovens krav, idet 6 ud af 7 medlemmer som minimum vil være valgt af andelshaverne. For at sikre repræsentationen af andelshavere, er det tillige i vedtægterne bestemt, at minimum halvdelen af medlemmerne skal være andelshavere. Hermed sikres repræsentationen af forbrugerne i bestyrelsen og dermed den demokratiske hensigt. Ud over bestyrelsen vælges hvert år 2 suppleanter. I Dagnæs-Bækkelund Varmeværk A.m.b.A. består bestyrelsen pr. fusionen af 5 personer, hvoraf de 4 er generalforsamlingsvalgte og den 5. er udpeget af Horsens Kommune. I Horsens Varmeværk A.m.b.A. er antallet af bestyrelsesmedlemmer 5, der alle har været valgt på generalforsamlingen. Dermed er der pr. fusionen i Varmeværket samlet 10 bestyrelsesmedlemmer, hvorfor der vil skulle ske en reduktion af den samlede bestyrelse med 3 medlemmer for at bringe den ned på de ønskede 7 medlemmer. Det findes formålstjeneligt i en kortere overgangsperiode at bibeholde og frede den oprindelige bestyrelse fra de to selskaber for dermed at sikre arbejdsro til at få gennemført fusionen bedst muligt. Dette gøres ved at de to bestyrelser, jf. vedtægternes punkt 7.1, fortsætter uændret som én samlet bestyrelse på 10 medlemmer frem til generalforsamlingen i 2017. Dermed afholdes der ikke valg til bestyrelsen i 2015 og 2016. Fra 2017 til 2019 gennemføres reduktionen af de 3 bestyrelsesmedlemmer løbende med 1 medlem i hvert af årene. side 7 af 9

I 2017 reduceres bestyrelsen dermed til 9 personer, hvoraf de 8 er generalforsamlingsvalgte. Af de 9 oprindelige generalforsamlingsvalgte bestyrelsesmedlemmer fra de to fusionerende selskaber, er de 5 oprindeligt valgt i et ulige år (2013) og de resterende 4 i lige år (2014). Da alle 9 bestyrelsesmedlemmer ikke skal være på valg samme tid og med henblik på at få bestyrelsesvalg indarbejdet således, at udskiftningen sker kontinuerligt, vil de 5 bestyrelsesmedlemmer, som var valgt i 2013 være på valg i 2017. Da der skal ske reduktion af 1 medlem, vil der dermed kun være 4 bestyrelsespladser at besætte. I 2018 reduceres bestyrelsen til 8 personer, hvoraf de 7 er generalforsamlingsvalgte. På valg til denne generalforsamling vil være de 4 oprindelige bestyrelsesmedlemmer, som var valgt i 2014. Igen sker der reduktion med 1 medlem, hvorfor der kun vælges 3 bestyrelsesmedlemmer. I 2019 reduceres bestyrelsen yderligere til det endelige antal på 7, hvoraf de 6 er generalforsamlingsvalgte. På valg til denne generalforsamling vil være de 4 bestyrelsesmedlemmer, som blev valgt i 2017, idet de på det tidspunkt har siddet i 2 år. Som følge af reduktionen på 1 medlem, vil der kun blive valgt 3 bestyrelsesmedlemmer. Herved kommer det til at gå op med, at der på den efterfølgende generalforsamling i 2020 fortsat vil være 7 medlemmer, hvoraf de 6 er generalforsamlingsvalgte. På valg vil her være de tre bestyrelsesmedlemmer, som blev valgt i 2018 og så fremdeles. Ud over overgangsbestemmelser for bestyrelsesvalg, er der tillige indsat en overgangsbestemmelse for suppleanterne. I hvert af de to fusionerende selskaber er der pr. fusionen 1 suppleant og disse fortsætter af samme hensyn som bestyrelsen frem til 2016 og er dermed ikke på valg i 2015. Fra 2016 skal suppleanter dog vælges på generalforsamlingen. For overskuelighedens skyldt vil det være hensigtsmæssigt, når man når frem til generalforsamlingen i 2019 at ændre vedtægterne således, at overgangsbestemmelserne derefter fjernes fra disse. Øvrige afsluttende bemærkninger: Andelshaveres opsigelsesadgang i de to fusionerede selskaber har ikke været underlagt de samme varsler og vil derfor skulle tilrettes. I Dagnæs-Bækkelund Varmeværk A.m.b.A. kan udtrædelse ske efter 6 måneder til en måneds udløb, og i Horsens Varmeværk A.m.b.A. kan det ligeledes ske med 6 måneders varsel dog til et regnskabsårs udløb. side 8 af 9

I Brancheforeningen Dansk Fjernvarmes standardvedtægter er anført to opsigelsesvarsler alt afhængig af, hvornår indtræden som andelshaver er sket. Er det sket før 2010 udgør varslet 18 måneder til et regnskabsårs udløb og for indtræden efter 2010 er varslet 1 måned til en måneds udløb. I vedtægternes punkt 5.1 foreslås en mellemløsning hvorefter en andelshavers udtræden kan ske med 3 måneders varsel til en måneds udløb, hvis man er indtrådt som andelshaver forud for 2010. Omvendt kan andelshavere indtrådt efter 1. januar 2010 udtræde med 1 måneds varsel, idet der med virkning for aftaler efter denne dato står anført i forbrugeraftaleloven, at opsigelse kan ske med sådant varsel. Det må umiddelbart forventes, at andelshavere er at sidestille med forbrugere og dermed omfattes af lovens bestemmelser. Dette er tillige også forbrugerombudsmandens vurdering. side 9 af 9