Sagsansvarlig Pernille Aagaard Truelsen Partner, advokat (L), ph.d. Sagsbehandler Pernille Aagaard Truelsen Partner, advokat (L), ph.d. Åboulevarden 49, 4. sal 8000 Aarhus C Telefon: 86 18 00 60 Mobil: 25 29 08 40 J.nr. 11958 paa@energiogmiljo.dk www.energiogmiljo.dk CVR: 31135427 30. april 2015 Vedtægter Roskilde Forsyning Holding A/S Version 30. april 2015
Indhold 1. Selskabets navn, hjemsted og formål... 3 2. Selskabets kapital... 3 3. Generalforsamlinger... 3 4. Datterselskabsanliggender... 4 5. Bestyrelse og direktion... 5 6. Tegningsregel... 7 7. Revision... 7 8. Regnskabsår... 7 9. Offentlighed... 7 10. Selskabets opløsning... 7 side 2 af 8
1. Selskabets navn, hjemsted og formål 1.1 Selskabets navn er Roskilde Forsyning Holding A/S. 1.2 Selskabets hjemstedskommune er Roskilde Kommune. 1.3 Selskabets formål er at besidde ejerandele i selskaber, der udøver forsyningsvirksomhed, herunder el-produktionsvirksomhed, samt efter bestyrelsens skøn hermed beslægtet virksomhed. 2. Selskabets kapital 2.1 Selskabets aktiekapital er 50.500.000 kr., fordelt på aktier á 1.000 kr. eller multipla heraf. 2.2 Aktiekapitalen er fuldt indbetalt. 2.3 Aktierne skal lyse på navn og noteres i selskabets ejerbog. Der udstedes ikke aktiebreve, medmindre en aktionær forlanger det. 2.4 Aktierne er ikke-omsætningspapirer. Der gælder ingen indskrænkninger i aktiernes omsættelighed. Ingen aktier skal have særlige rettigheder. Ingen aktionær skal være forpligtet til at lade sine aktier indløse helt eller delvist. 2.5 Aktier, der er bortkommet, kan mortificeres af bestyrelsen uden dom i overensstemmelse med selskabslovens regler herom. 2.6 Aktionærerne har pligt til at lade aktierne notere i ejerbogen med oplysninger om aktionærens navn, bopæl, stemmerettigheder og antal aktier. 3. Generalforsamlinger 3.1 Generalforsamling skal afholdes i selskabets hjemstedskommune og indkaldes af bestyrelsen med mindst 14 dages og højest 4 ugers varsel ved almindeligt brev eller side 3 af 8
e-mail til aktionærerne. Ordinær generalforsamling afholdes hvert år i så god tid, at den reviderede og godkendte årsrapport kan indsendes til Erhvervs- og Selskabsstyrelsen, så den er modtaget i styrelsen inden 5 måneder efter regnskabsårets udløb. 3.2 Beslutninger, som skal træffes på generalforsamlingen, kan dog træffes på anden måde, hvis samtlige aktionærer konkret er enige herom. 3.3 Ekstraordinære generalforsamlinger kan begæres indkaldt af bestyrelsen, revisor eller en aktionær, der ejer 5 % eller mere af aktiekapitalen. Bestyrelsens formand foranlediger indkaldelse med mindst 14 dages varsel og højest 4 ugers varsel ved almindeligt brev eller e-mail til aktionærerne. 3.4 Generalforsamlingen skal forud for endelig vedtagelse i selskabet godkende beslutninger om forhold af fælles økonomisk og/eller politisk betydning for selskabet og Roskilde Kommune, herunder bl.a.: 1. Salg af hele eller væsentlige dele af selskabets virksomhed, herunder af ejerandele i andre selskaber, 2. Indgåelse af længerevarende eller væsentlige strategiske alliancer eller andre permanente strategiske samarbejder med ikke-koncernforbundne virksomheder, 3. Optagelse af nye medejere, herunder datterselskaber, samt 4. Selskabets strategiske udvikling, herunder fastsættelse af mål for kvalitet, kundeservice og miljø. 3.5 Dagsordenen for den ordinære generalforsamling skal omfatte: 1. Valg af dirigent. 2. Bestyrelsens beretning om selskabets virksomhed i det forløbne regnskabsår. 3. Forelæggelse af revideret årsrapport og eventuelt koncernregnskab til godkendelse. 4. Beslutning om decharge for direktionen og bestyrelsen. 5. Beslutning om anvendelse af overskud eller dækning af tab i henhold til den godkendte årsrapport. 6. Beslutning om vederlag til bestyrelsen. 7. Valg af revisor. 8. Eventuelt. 3.6 Hvert aktiebeløb på 1.000 kr. giver én stemme. 3.7 Dirigenten skal efter hver generalforsamling føre og underskrive forhandlingsprotokollen. 4. Datterselskabsanliggender side 4 af 8
4.1 Bestyrelsen skal sikres, at der i selskabets datterselskaber ikke træffes dispositioner om nedenstående forhold, medmindre generalforsamlingen i Roskilde Forsyning Holding A/S har godkendt sådanne: 1. Salg af hele eller væsentlige dele af selskabets virksomhed, herunder af kapitalandele i datterselskaber eller associerede selskaber. 2. Indgåelse af længerevarende og væsentlige strategiske alliancer eller andre permanente strategiske samarbejder med ikke-koncernforbundne virksomheder, 3. Optagelse af nye medejere, herunder datterselskaber, samt 4. Selskabets strategiske udvikling, herunder fastsættelse af mål for kvalitet, kundeservice og miljø. 5. Bestyrelse og direktion 5.1 Bestyrelsen og direktionen forestår ledelsen af selskabets anliggender. Bestyrelsen skal sørge for en forsvarlig organisation af selskabets virksomhed. 5.2 Bestyrelsen består af 7-15 medlemmer, der vælges af generalforsamlingen. Valgperioden er 4 år. Bestyrelsesmedlemmerne valgt ved selskabets stiftelse i 2010 afgår dog senest den 1. februar 2014 ved døgnets udgang. På en ekstraordinær generalforsamling afholdt senest den 1. februar 2014 foretages valg af nye generalforsamlingsvalgte medlemmer til bestyrelsen, herunder bestyrelsens formand og næstformand. Valg af generalforsamlingsvalgte medlemmer til bestyrelsen og bestyrelsens formand og næstformand skal herefter ske op en ekstraordinær generalforsamling hvert 4. år umiddelbart efter, at det nyvalgte byråd i Roskilde Kommune har konstitueret sig, og inden den 1. februar, året efter byrådsudvalgets afholdelse. 5.3 Koncernens medarbejdere vælger medlemmer til selskabets bestyrelse samt disses suppleanter under iagttagelse af selskabslovens regler om medarbejdervalgte medlemmer af bestyrelsen (koncernrepræsentation), herunder iagttagelse af betingelsens om tilslutning fra det fornødne flertal af medarbejderne, jf. 141 og 142. 5.4 De medarbejdervalgte bestyrelsesmedlemmer indtræder i bestyrelsen på det førstkommende bestyrelsesmøde efter gennemførslen af medarbejdervalget. 5.5 Hvis koncernens medarbejdere ved direkte anvendelse af selskabsloven har ret til at vælge koncernrepræsentanter og/eller selskabsrepræsentanter i et af koncernens selskaber, kan den ret, som koncernens medarbejdere har ifølge disse vedtægter til at vælge medarbejderrepræsentanter til selskabets bestyrelse, fortsætte som alternativ til den lovbestemte ret. Dette gælder dog ikke, såfremt en af de grupper, der i henhold til bekendtgørelsen om medarbejderes valg af bestyrelsesmedlemmer, har ret til at kræve et valg iværksat, protesterer mod videreførelse af den frivillige ordning. side 5 af 8
5.6 Bestyrelsen skal sikre, at sammensætningen af bestyrelsen i datterselskaberne til enhver tid er identisk med sammensætningen i selskabets bestyrelse. Dog undtaget forbrugervalgte bestyrelsesmedlemmer i Roskilde Vand A/S og Roskilde Spildevand A/S. Disse kan dog tilbydes observatørstatus som angivet i 5-9. 5.7 Generalforsamlingen vælger en formand og en næstformand for bestyrelsen. Genvalg kan finde sted. 5.8 Bestyrelsen skal til enhver tid sikre, at sammensætningen af bestyrelsen i datterselskaberne er i overensstemmelse med kravene i den til enhver tid gældende offentligretlige lovgivning, herunder krav om forbrugerrepræsentation i vandselskaber. 5.9 Forbrugervalgte bestyrelsesmedlemmer i Roskilde Vand A/S og Roskilde Spildevand A/S kan af bestyrelsen tilbydes observatørstatus i Selskabets bestyrelse. Med observatørstatus menes, at de forbrugervalgte bestyrelsesmedlemmer i Roskilde Vand A/S og Roskilde Spildevand A/S har tale- men ikke stemmeret på Selskabets bestyrelsesmøder. 5.10 Bestyrelsen skal ved en forretningsorden træffe nærmere bestemmelse om udførelsen af sit hverv. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når over halvdelen af medlemmerne er til stede. 5.11 De i bestyrelsen behandlede anliggender afgøres ved simpelt flertal. Ved stemmelighed er formandens stemme afgørende. 5.12 Formanden skal sørge for, at bestyrelsen holder møde, når dette er nødvendigt og skal påse, at samtlige medlemmer indkaldes. Ethvert medlem af bestyrelsen eller direktionen kan forlange, at bestyrelsen indkaldes. 5.13 Bestyrelsen ansætter en eller flere direktører til varetagelse af den daglige ledelse af selskabet. 5.14 Bestyrelsen skal tilse, at aktionærerne modtager relevant information, der offentliggøres af selskabet. 5.15 Bestyrelsen er forpligtet til løbende at orientere aktionærerne om forhold, der er af væsentlig økonomisk eller politisk betydning, herunder om hændelser, eder medfører større fravigelser i tidligere udmeldte forventede økonomiske resultater. 5.16 Udover den ordinære generalforsamling afholdes der orienterende møder mellem aktionærerne og bestyrelsen efter nærmere aftale. side 6 af 8
6. Tegningsregel 6.1 Selskabet tegnes af et bestyrelsesmedlem og bestyrelsesformanden i forening eller af bestyrelsesformanden i forening med en direktør. 7. Revision 7.1 Selskabets regnskaber revideres af én eller to statsautoriserede revisorer eller registrerede revisorer, der vælges af den ordinære generalforsamling for tiden indtil næste ordinære generalforsamling. Genvalg kan finde sted. 8. Regnskabsår 8.1 Selskabets regnskabsår er kalenderåret. Første regnskabsår løber fra stiftelsen til den 31. december 2010. 9. Offentlighed 9.1 Selskabet udviser størst mulig åbenhed i forbindelse med sin virksomhed og drager omsorg for, at selskabets årsrapport og dagsorden for den ordinære generalforsamling er offentligt tilgængelige senest 1 uge før generalforsamlingens afholdelse. selskabet drager tillige omsorg for, at referat af den ordinære generalforsamling gøres offentligt tilgængeligt via elektroniske medier senest 2 uger efter generalforsamlingens afholdelse. 10. Selskabets opløsning 10.1 I tilfælde af selskabets opløsning kan et eventuelt likvidationsprovenu ud over aktionærernes indskudskapital udelukkende anvendes til forsyningsaktivitet i overensstemmelse med selskabets formål. Således vedtaget på den ekstraordinære generalforsamling den X side 7 af 8
Som dirigent: [titel] side 8 af 8