Referat af skolebestyrelsesmøde tirsdag d. 18.06.13 Deltagere: Jesper Wass Hansen (JEH), Birgit Sønderskov (BS), Thomas Mikkelsen(TM), Michael Nielsen (MN), Mikala Jørgensen (MJ), Katrine Tange (TA), Britt Schick Stadler (BR), Thomas Mørup Helmudt (TH), Jacob Buhl Jensen (JB), Kirsten Mollerup (KM), Daniel Skou Dencker (DD) Fraværende: Eirik Gyllensten Bjørnsen (EB), Søren Hyldegård(SH), Jakob Dahl Mortensen (JM), Anne Reff Pedersen(AP), Yvonne Jørgensen(YJ) 1. Godkendelse af dagsorden og valg af dirigent Dagsordenen godkendt med følgende bemærkninger: Papirer kan ikke uddeles som bilag til punkt 3, da der har været printerproblemer på skolen i dag. Desuden tilføjet punkt under evt. vedr. drøftelse af principper og kommunikation i forbindelse med lærerskift. MJ valgt til dirigent. 2. Godkendelse af referat Referatet fra sidste møde blev godkendt med følgende præcisering til punkt 3: Det fremgår af referatet, at det vedtagne budget fastholder antallet af klasser og at der ikke vil forekomme reduktioner i lærerstaben. Det er korrekt, at der ikke foretages yderligere budgettilpasninger i forhold til de, der er aftalt af skoleledelsen, inden JEH tiltrådte som konstitueret skoleleder. Der er dog af den tidligere skoleledelse gennemført ændringer for det kommende skoleår i forhold til indeværende skoleår, som skolebestyrelsen pga. skolelederskiftet ikke er orienteret om. Forudsætningen er bl.a., at der er færre klasser fra 1.-9. klasse i det kommende skoleår. Dels er der tre 9. kl., som er gået ud, og der er kun to nuværende børnehaveklasser, og dels er 6 årgang netop sammenlangt til to klasser. Dette er noget, der har været planlagt igennem længere tid, og der har været en god proces med involvering af de relevante parter. Det lavere antal klasser betyder, at der skal bruges færre lærere. Derfor kommer Bistrupskolen desværre til at sige farvel til fire medarbejdere til sommerferien. To af disse går på pension, og to er blevet omplaceret på andre skoler i kommunen.
3. Skolebestyrelsens referater Skolebestyrelsen drøftede, om der fortsat skal laves referater, eller om vi som styrelsesvedtægten foreskriver blot skal føre en beslutningsprotokol. Det blev aftalt, at skolebestyrelsens referater selvfølgelig skal dokumentere dens beslutningerne, som minimumskravet er i styrelsesvedtægten. Udover dette ønsker skolebestyrelsen fortsat, at referaterne tjener til formidling til forældrene ved siden af de nyhedsbreve, som ledelsen og skolebestyrelsesformanden udsender. Derfor skal referaterne i et vist omfang også indeholde baggrunden for beslutningerne, hovedtemaerne i debatter og orienteringspunkterne i kort form. 4. Årshjul målepunkter (JEH/TM giver en tilbagemelding på udkastet fra sidste møde) Ledelsens afrapportering til skolebestyrelsen blev drøftet, og årshjulet blev vedtaget med følgende rettelser: Indmeldte børn i SFO/SFK rapporteres hver tredje måned i forbindelse med ressourcereguleringen. Elev til- og afgang rapporteres kvartalsvis samtidig med indmeldte i SFO/SFK. Årsag skal angives. Måling af medarbejdernes trivsel gennemføres af ledelsen og forelægges skolebestyrelsen en gang årligt i bearbejdet form. Regnskab præsenteres i marts Budgetter vedtages i november. Månedlig budgetopfølgning, hvor det forventede årsresultat holdes op imod det oprindelige vedtagne budget. Angivelse af procentuel afvigelse. Det vedtagne årshjul vil blive sendt ud som bilag til referatet. 5. Personale fastholdelsesplan Skolebestyrelsen blev orienteret om den plan, som ledelsen og tillidsrepræsentanten i samarbejde har udarbejdet. Rudersdal Kommune har skudt penge i dette projekt, i anerkendelse af, at især lærerne har været særligt udfordrede med byggeri, lockout og ledelsesskift samt den forestående implementering af den nye arbejdstidsaftale og folkeskolereformen. Forløbet sætter bl.a. fokus på, at medarbejderne kan få svar på spørgsmål og blive hørt i frustrationer, så myter osv. kan aflives hurtigt. Desuden er der fokus på at få spredt den gode historie, f.eks. omkring den nye digitaliseringsstrategi. Desuden planlægges der en pædagogisk weekend, hvor folkeskolereformens betydning kan drøftes. Såvel ledelsen som medarbejderrepræsentanterne fremhævede i øvrigt, at der var en god stemning i personalegruppen på trods af alle udfordringerne.
6. Brugerfinansieret madordning i SFO/SFK På baggrund af beslutningen fra sidste møde, hvor det pædagogiske personale blev prioriteret over forplejningen ved vedtagelsen af budgettet for SFO/SFK, blev mulighederne for fortsat at have en madordning i SFO/SFK drøftet. Skolebestyrelsen tilsluttede sig en løsning, hvor alle inviteres til at betale et beløb på ca. 150,- halvårligt. Pædagogerne står for indkøb og uddeler til alle, uanset om der er betalt. Skolebestyrelsen opfordrede til, at kontaktforældrene involveres, når det er tid til at opkræve penge. TM undersøger, hvordan betalingsordningen kan laves i praksis og skriver ud til samtlige forældre i SFO/SFK om dette. 7. Orientering om gårdvagt/tilsyn Skolebestyrelsen blev kort orienteret om praktikken i det nye pausetilsyn efter sommerferien, hvor det er pædagoger fra Nordstjernen, som er ude med børnene i 12-pausen. Ordningen er dels en lille smule billigere, fordi en del af pædagogernes tid gives ved at pausen forlænges (og således også den samlede undervisningstid), så SFO derved åbner 13.15 i stedet for 13.05 (morgenåbning er fortsat 7.00-8.15). Dette er godkendt af skolebestyrelsen på et tidligere møde. Desuden giver det mulighed for at der kommer flere medarbejder ud i den lange pause end den nuværende ordning. For indskolingen og mellemtrinnet er der tale om dobbelt bemanding. Pædagogerne vil især have fokus på konflikthåndtering, at børnene kommer godt ud til pausen og ind igen (f.eks. med voksentilstedeværelse i garderoben i Nordstjernen) og på at støtte de børn, som har svært ved selv at finde legerelationer i pausen. På sigt kan der måske laves voksenstyrede aktiviteter med børnene i pauserne også. Skolebestyrelsen ønsker at få præsenteret projektet mere fyldestgørende på et senere møde, og vil gerne se projektbeskrivelsen. TM fremsender denne til skolebestyrelsens medlemmer. 8. Status fra ledelsen Der udsendes et orienteringsbrev til alle forældre inden sommerferien med updates i forhold til byggeri mv. Skoleledelsen arbejder med skoleredegørelse, indsatsområder osv. som skal gøres færdige. Skolebestyrelsen skal efterfølgende godkende dette. Sekretariatets opgaver skal drøftes i forbindelse med at viceskoleleder Karsten Degn går på pension.
Den kommunikationsmedarbejder, der skulle ansættes på Bistrupskolen, har desværre fået et andet job. Vi arbejder på at finde en anden. Der skal findes besparelser i byggeprojektet, fordi posten til uforudsete udgifter overstiger det afsatte. Det forventes at disse besparelser kan hentes i andre centrale puljer, f.eks. ESCO og IT, så vi alligevel når i mål med det hele inden for rammen. Vedr. udearealerne, så er de 500.000,- prioriteret til østre skolegård, hvor der planlægges et miljø, der både stimulerer til leg og udendørs undervisning. Der er taget kontakt til en entreprenør, som arbejder på et tilbud. Etablering kan sandsynligvis ske i sommerferien. 9. Nyt fra elevrådet Intet nyt. 10. Nyt fra SFO/SFK Mini-SFO kører og både børn og forældre har udtrykt stor tilfredshed. Børnene har været delt i seks grupper, som nu er slået sammen til tre klasser, ud fra kriterier om, hvilke grupper der fungerede bedst både socialt og i forhold til muligheden for at skabe ro til faglig fordybelse. Det har været en spændende, om end meget stor opgave. Husk sommerfesten på onsdag den 26. juni i år uden kagekonkurrence. 11. Eventuelt Forældrerepræsentanternes rolle på skolens fødselsdag den 29. august. Der arbejdes med en model, hvor skolebestyrelsen præsentere det, de arbejder/har arbejdet med. Der kan evt. printes plakater i forvaltningen. Forældrerepræsentanterne skal mødes inden og planlægge detaljerne. Datoer for næste skoleårs SB møder JEH mailer oversigt ud til alle, hvor møderne er placeret på rullende ugedage mandag til torsdag. Møder holdes fortsat 19-21 på Bistrupskolen.
Drøftelse af principper og kommunikation omkring lærerskift På grundlag af drøftelsen bad skolebestyrelsen om en orientering fra ledelsen om, hvordan man på Bistrupskolen håndterer lærerskift. Derefter vil bestyrelsen tage stilling til, om dette giver anledning til revision af principper eller særlige retningslinjer for kommunikation. Datoer for kommende møder: Meldes ud af JEH efter mødet. Referat skrevet af TM eventuelle rettelser til referatet vil fremgå af næste referat.