Dato: 20. april 2015 Initialer: ug Bestyrelsesmøde i Sydtrafik Dagsorden Tid: Fredag, den 24. april 2015 kl. 12.00 15.00 Sted: Hotel Skibelund Krat, Skibelund Krat 4, 6600 Vejen Medlemmer: Jesper Frost Rasmussen Jørgen Bruun Peder Hummelmose Jan Riber Jakobsen Knud Erik Langhoff Allan Skjøth Poul Rosendahl Karsten Uno Petersen Preben Friis-Hauge Øvrige: Lars B. Thomsen Steen Wrist Kristine Kaas Krog Søren Rishøj Jakobsen Frode Sørensen Direktør Lars Berg Afdelingschef Kirsten Therkildsen (ref.) Afdelingschef Britta Søndergaard Nielsen Afdelingschef Michael Aagaard Afdelingschef Britta Vang Mikkelsen Afdelingschef Christina Vedel-Birch Andersen Afbud sker til Mona (mec@sydtrafik.dk) eller på tlf: 76 60 86 04 senest den 22. april 2015 Bestyrelsesmøde, d. 24. april 2015 1
Indholdsfortegnelse Pkt. Tekst Side Åbne dagsordenspunkter 6 Godkendelse af dagsordenen 3 7 Sager til orientering 4 8 Regnskab 2014 5 9 Revisionsberetning nr. 7 af 24. april 2014. Beretning for regnskabsåret 2014 7 10 Forudsætningsbudget 2016 8 11 Finansiering af Rejsekort A/S 11 12 Opsætning af elektroniske stoppestedsskilte, der kan vise realtid 12 13 Eventuelt 13 Lukkede dagsordenspunkter Bestyrelsesmøde, d. 24. april 2015 2
00-01-06-1-15 6. Godkendelse af dagsordenen at dagsordenen godkendes. Bestyrelsesmøde, d. 24. april 2015 3
00-01-06-1-15 7. Sager til orientering Status for løn- og arbejdsvilkår i Flextrafik Status på Sydtrafiks pendlerkampagne Status på de nye kundeambassadørers arbejde Kommende kampagner Status på puljeansøgninger Indstilling Til orientering. Bestyrelsesmøde, d. 24. april 2015 4
50-02-4-14 8. Regnskab 2014 Sydtrafiks regnskab for 2014 er afsluttet og fremlægges til bestyrelsens godkendelse. Regnskabet viser et samlet mindrefinansieringsbehov for 2014 på 37,2 mio. kr. i forhold til det opkrævede tilskud hos Region og kommunerne på 644 mio. kr. excl. bidrag til Rejsekort og afdrag på delingsaftaler. Mindrefinansieringsbehovet er fordelt med en mindrebetaling på ca. 28,5 mio. kr. til Regionen vedr. bus- og togdriften og en mindrebetaling på ca. 0,1 mio. kr. vedr. Siddende Patientbefordring, medens kommunerne under ét skal have tilbagebetalt ca. 8,6 mio. kr. (Der henvises til samleskemaet Finansiering Regnskab 2014 og oversigterne for Regionen og kommuner.) Årets resultat kr. 940.848 er fremkommet således: 1.000 kr. Regnskab 2014 Budget 2014 Finansieringsbidrag* - driftsresultat 607.288 628.902 Indtægter excl. finansieringsbidrag 283.011 265.508 Driftsudgifter 889.573 894.523 Finansiering** 215 113 * Der er tillagt ekstra indbetalt aconto bidrag i forhold til budgettet vedr. forretningsområde bus på i alt 10,4 mio. kr., som er indbetalt af Sønderborg kommune med 4,5 mio. kr. og Region Syddanmark med 5,9 mio. kr., samt i alt 4,3 mio. kr. vedr. forretningsområde siddende patientbefordring. **Finansiering består af netto renter, forrentning og afdrag kompensationsbeløb/delingsaftale og forrentning ansvarlig lånekapital Rejsekort. Mindrefinansieringsbehovet på ca. 37,2 mio. kr., som fordeler sig med merindbetaling af finansieringsbidrag fra Region og kommuner med ca. 14,7 mio. kr., merindtægter på indtægter excl. finansieringsbidrag med ca. 17,5 mio. kr. og mindreudgifter på driftsudgifter med ca. 5,0 mio. kr., jf. nedenstående. Indtægter: Merindtægter på billetsalg i bussen ca. 15,2 mio. kr. Mindreindtægter på billetsalg udenfor bussen ca. 6,5 mio. kr. Merindtægter på Ungdomskort ca. 6,5 mio. kr. Merindtægter på skole- og friskolekort ca. 0,4 mio. kr. Merbetaling på betaling til DSB/Arriva ca. 2,3 mio. kr. Merindtægter på betaling fra DSB/Arriva ca. 5,1 mio. kr. Mindreindtægter på øvrige poster ca. 1,1 mio.kr. Merindtægter på Vestbanen ca. 0,4 mio.kr. Mindreindtægter på handicapkørsel ca. 0,2 mio. kr. Bestyrelsesmøde, d. 24. april 2015 5
Udgifter: Merudgift på drift af busruter ca. 1,8 mio. kr. Merudgift på nabotrafikselskab ca. 1,4 mio. kr. Mindre udgifter på øvrige poster ca. 9,2 mio. kr. Mindre udgifter på Vestbanen ca. 0,1 mio. kr. Mindre udgifter på handicapkørsel ca. 1,4 mio. kr. Mindre udgifter på flextrafik ca. 1,8 mio. kr. Merudgifter på siddende patientbefordring ca. 4,3 mio. kr. Der blev på bestyrelsesmødet december 2013 besluttet indførelse af en budgetudligningsmodel, som går ud på at region og kommuner kan overføre over- eller underskud til budget 2015. De enkelte kommuner skal selv rette henvendelse, hvis de vil gøre brug af budgetudligningsmodellen. Årets resultat indgår som en post under egenkapitalen. Indstilling at regnskab 2014 godkendes at der afregnes for årets resultat til Region og kommuner i forbindelse med opkrævning af 3. kvartalsindbetaling at der rettes henvendelse til Region og kommuner om de vil gøre brug af budgetudligningsmodellen Bestyrelsesmøde, d. 24. april 2015 6
50-02-4-14 9. Revisionsberetning nr. 7 af 24. april 2014. Beretning for regnskabsåret 2014 Sydtrafiks revision EY har fremsendt beretning i udkast for året 2014. Den underskrevne beretning vil blive omdelt på mødet. Beretningen har ikke givet anledning til bemærkninger. Lovgivningen I henhold til vedtægten for Sydtrafik skal selskabets regnskab revideres af en af bestyrelsen valgt og af tilsynsmyndigheden godkendt sagkyndig revisor. Regnskabet revideres i overensstemmelse med reglerne i den kommunale styrelseslov. Efter at revisionen har afgivet bemærkninger til årsregnskabet, træffer bestyrelsen afgørelse om revisionens bemærkninger og regnskabets godkendelse. Årsregnskabet med revisionens bemærkninger og bestyrelsens afgørelse herom sendes til tilsynsmyndigheden i overensstemmelse med reglerne i den kommunale styrelseslov. Det reviderede årsregnskab tillige med revisionens bemærkninger hertil og bestyrelsens afgørelse herom fremsendes til Regionsrådet og kommunalbestyrelserne. Årsregnskabet med revisionens bemærkninger og bestyrelsens afgørelser herom skal af bestyrelsen forelægges repræsentantskabet til orientering. Økonomi Revisionens anbefaling har ingen økonomiske konsekvenser. Indstilling at revisionens beretning tages til efterretning, at revisionens beretning og bestyrelsens afgørelse sammen med revideret regnskab fremsendes til tilsynsmyndigheden, Regionsrådet og kommunerne, at revisionens bemærkninger sammen med årsregnskabet forelægges Repræsentantskabet til orientering. Bestyrelsesmøde, d. 24. april 2015 7
50-04-1-15 10. Forudsætningsbudget 2016 Forudsætningsbudget 2016 indeholder en række punkter og forhold, der ligger til grund for budgetforslag 2016, der skal behandles af Sydtrafiks bestyrelse i maj 2015. Det er i forbindelse med forudsætningsbudgettet at nye aktiviteter, takststrategi, eventuelle ændringer i finansieringsprincipper samt budgetforudsætninger for de enkelte forretningsområder beskrives. Takst Takststrategien om at tilskynde til, at flest mulige rejser foretages på rejsekort fastholdes i 2016 og overslagsårene. Takststigningsloftet er i 2016 på 1,3 %. Genberegning af takst 2014 viser en overskridelse af takststigningsloftet i 2014 på 0,3 %. Dermed vil taksterne i 2016 kunne hæves med 1 %. Det ønskes at overføre de 1 % til 2017, for at sikre Sydtrafik størst mulig fleksibilitet ved en eventuel harmonisering af taksterne for Jylland og Fyn. I overvejelserne skal desuden medtages, at der i budget 2015 er forudsat, at 20 % af rejserne på kontantbilletter overgår til rejsekort. Hvis dette mål ikke opfyldes, vil genberegningen af takst 2015 formentlig resulterer i at takststigningsloftet overskrides i 2015, således at den 1 % i 2016 reduceres yderligere. En takststigning på 1 % svarer til et provenu på 2,5 mio. kr. Vækst Målsætningen om 1 % flere passagerer hver år fra 2014-2018 indregnes i budget 2016. Ændring i antal passagerer som følge af ruteændringer forventes for Sydtrafik samlet set at være neutralt. Ændring på 1 % jf. trafikplanen forventes realiseret med 1 % stigning for Region Syddanmark og Esbjerg Kommune samt 2 % stigning for Fredericia, Kolding og Vejle Kommuner. De øvrige kommuner skal opretholde samme passagertal, hvilket kan være en udfordring på grund af faldende passagergrundlag. Nye aktiviteter De nye aktiviteter, der er medtaget i forudsætningsbudgettet, skal bidrage til at underbygge målet om vækst i passagertal samt flere tilfredse passagerer. De planlagte projekter for forretningsområde bus i 2016 ses i tabellen nedenfor. Samlet set planlægges nye projekter i 2016 for 1.625.000 kr. Tidligere bevilgede projekters belastning i 2016 udgør 876.667 kr. Samlet kan udgifterne til projekter i 2016 opgøres til 2.501.667 kr. Disse finansieres af kvalitets- og udviklingspuljen, hvilket betyder at aktiviteterne holdes inden for det i forvejen aftalte budgetniveau. Til afledt drift af chaufførportal afsættes 303.000 kr. fra 2017 og frem. I overslagsår 2017 i budget 2015 blev afsat 225.000 kr. til den afledte drift. I budget 2016 hæves dette beløb til 303.000 kr. Udvidelsen på 78.000 kr. finansieres ved udvidelse af budgettet. Tabel 1. Planlagte projekter 2016-2017, bus Bestyrelsesmøde, d. 24. april 2015 8
De planlagte aktiviteter for forretningsområde flextrafik ses i tabellen nedenfor. Projekterne finansieres alle ved udvidelse af budgettet, som dækkes af øget aktivitet øget betaling til Flextrafik. Bemærk dog at det strategiske udbudsværktøj forventes at sænke driftsudgifterne til garantivogne. Denne udgift udgår i alt ca. 54 mio. kr. årligt. Optimeringspotentialet heraf kan være på op til 5 %. Tabel 2 Planlagte projekter 2016, flextrafik Ændring af finansieringsprincipper for fællesomkostninger For at fastholdes motivationen til at benytte Sydtrafik foreslås det, at der anvendes en ny model til fordeling af fællesomkostningerne. I denne model anvendes gennemsnit af de seneste tre års køreplantimer. Modellen baseres på køreplantimer fra regnskab 2013, regnskab 2014 og budget 2015. Modellen fastfryses for en tre årig periode, hvorefter den genberegnes for en ny periode på tre år. Uddybning findes i bilag 1. Personalebudget. Administrationen har lavet en analyse af, hvordan ressourcesituationen er, set i forhold til at vi i løbet af 2016 får en del data til rådighed via realtidssystemet og fuld overgang til rejsekortet på vores fastprisprodukter. En af vores opgaver er, at vi i den nuværende organisation, skal have skabt de nødvendige kompetencer hos visse medarbejdere til at håndterer dette. Yderligere skal organisationen kunne håndterer den ændrede indgangsvinkel til bestillerne, som går på at der hos bestillerne er en større forventning, end det vi pt. udøver, til at vi er proaktive med ændringsforslag og at vi kan være tovholder på diverse projektet. Bestyrelsesmøde, d. 24. april 2015 9
For at dette kan lykkedes, ønsker vi, ud over de interne omrokeringer, at personalebudgettet udvides med 2 ressourcepersoner til henholdsvis analyse og projekthåndtering. En forventelig meromkostning på kr. 1,2 mio. Omkostningerne til den ene personaleressource vil vi inden udgangen af 2016, finde midler til via en rammebesparelse på kr. 0,6 mio. kr. i driftsbudgettet. Den anden ressource finansieres via en udvidelse af budgettet. Total set betyder det en udvidelse af personalebudgettet på kr. 0,6 mio. kr. Indstilling at budget 2016 og overslagsårene 2017-2018 udarbejdes ud fra budgetforudsætningerne beskrevet i bilag 1. at finansieringsprincipper for fællesomkostninger i budget 2016 ændres, som beskrevet i bilag 1 og bilag 2. at fastholde taksterne for 2015 i 2016. Bestyrelsesmøde, d. 24. april 2015 10
50-18-05-1-09 11. Finansiering af Rejsekort A/S Der har i en årrække været problemer med at få tilstrækkelige indtægter ind til at dække de løbende udgifter i Rejsekort A/S, med den konsekvens, at ejerne løbende har lave fornyet kapitalindskud for at sikre den fornødne likviditet i selskabet. Der har i en længere periode været forhandlet i bestyrelsen i Rejsekort A/S, for at nå frem til en fremtidig holdbar finansieringsmodel, som kunne sikre balance mellem indtægter og udgifter. Underordnet hvilken model selskabet forsøgte at fremlægge for bestyrelsen i Rejsekort A/S, kunne der i bestyrelsen ikke opnås enighed om en mulig løsning. I december 2014 indkaldte Transportministeriet ejerne af Rejsekort A/S til et finansieringsseminar, med det formål at få ejerne af Rejsekort A/S til at støtte op om en fremtidig finansieringsmodel baseret på en årsrapportmodel. Forslaget gik på at ændre betalingsstrukturen fra ejerne. Fra at betalingerne var afhængige af brugen af rejsekortet (transaktionsafgifter) til at betalingerne skulle være som et fast månedlig bidrag baseret på selskabernes omsætning og passagertal. Uafhængig af udbredelsen og brugen af rejsekortet i de enkelte selskaber. Der har siden december 2014 været afholdt adskillige møder og været forelagt flere modeller. Transportministeriet er nu nået frem til en model, som der formegentlig er opbakning til hos alle ejerne. For Sydtrafiks vedkommende er den nye model den løsning, som vi hele tiden har arbejdet på at få indført, da den bidrager til at gøre brugen af rejsekortet uafhængig af betalingen til Rejsekort A/S. Der er således ikke længere et forkert incitament i modellen, i forhold til at spare penge, ved ikke at indføre rejsekortet mest muligt og derved bidrage til, at gøre rejsekortet et fuld ud landsdækkende system. Materialet omkring strukturen for den nye finansieringsmodel ses i bilag 1 til denne indstilling. Af materialet fremgår der også de økonomiske konsekvenser for Sydtrafik for årene 2015, 2016 samt perioden 2015-2028. For Sydtrafik vedkommende betyder den nye finansieringsmodel, at vi skal betale et mindre bidrag til Rejsekort A/S. Indstilling Da den nye finansieringsmodel understøtter det princip, som Sydtrafik har arbejdet på at få gennemført, samt at modellen ligeledes giver Sydtrafik en løbende lavere betaling til Rejsekort A/S, indstilles det at bestyrelsen giver sin accept af, at Sydtrafik i bestyrelsen for Rejsekort A/S giver sit samtykke til denne nye finansieringsmodel samt de tilhørende aftale ændringer. Bestyrelsesmøde, d. 24. april 2015 11
30-20-6-12 12. Opsætning af elektroniske stoppestedsskilte, der kan vise realtid I forbindelse med indførelse af realtid i alle Sydtrafiks busser vil det være oplagt på udvalgte stoppesteder at skilte med den reelle forventede afgang i stedet for som nu den køreplanlagte afgang. I dag er alle stoppesteder der betjenes af en regionalrute eller større lokalrute forsynet med et stoppestedsskilt. På stoppestedsskiltet står der hvilke ruter og hvilke køreplanlagte afgangstider, der er for stoppestedet. Hvis en bus er forsinket f.eks. i myldretiden, så kan man ikke se det på stoppestedet. Med en elektronisk stoppestedsskærm baseret på realtid fra bussens GPS vil det være muligt at se den reelle ankomst/afgangstid og det vil give en væsentlig større tryghed for buspassageren. Realtidsskærmekendes allerede fra Vejle og andre steder hvor der er udtrykt stor tilfredshed fra buspassagererne. Steder hvor disse skærme kan opsættes er eksempelvis på busstationer, centrale stoppesteder i byer, uddannelsesinstitutioner, sygehuse m.v. De elektroniske stoppestedsskærme skal forsynes med strøm fra enten el nettet eller solceller. Det betyder, at elektroniske skærme kan opsættes alle steder. Det koster i omegnen af 50.000 kr. pr. skærm (alt incl.) uanset om skærmen skal etableres og monteres med strøm fra el nettet eller solceller. Den mest driftssikre udgave er med strøm fra el nettet. Der er i dag opsat ca. 6.000 stoppestedsskilte i Sydtrafiks område. Administrationen har lavet en forhåndsanalyse som viser, at det vil være meget relevant med omkring 60-70 skærme i Sydtrafiks område. Af sagsfremstilling nr. 14 fra dagens møde fremgår, at såfremt den nye finansieringsmodel for Rejsekort A/S bliver vedtaget, så betyder det en besparelse for Sydtrafiks indbetalinger i 2015 til Rejsekort A/S på 6,2 mio. kr. I forbindelse med denne mindre udgift, ønsker administrationen at kr. 2,0 mio. af disse 6,2 mio. kr. kan omposteres til IT udstyr og således bruges til indkøb og opsætning af realtidsskærme på udvalgte steder, som efterfølgende aftales i samarbejde med den enkelte kommune. Indstilling Administrationen indstiller, at bestyrelsen, af besparelsen på drift af rejsekort på 6,2 mio. kr. i 2015,bevilger 2,0 mio. kr. til indkøb og opstilling af realtidsskærme i Sydtrafiks område efter en senere aftalt plan med kommunerne. Bestyrelsesmøde, d. 24. april 2015 12
00-01-06-1-15 13. Eventuelt Bestyrelsesmøde, d. 24. april 2015 13