Forretningsbetingelser for brug af Penneo 1. ANVENDELSE OG OMFANG 1.1. Disse forretningsbetingelser gælder for salg af tjenester fra PENNEO ApS ( PENNEO ) til sine kunder ( Kunder ), medmindre de udtrykkeligt er fraveget eller modificeret ved anden skriftlig aftale og det med sikkerhed kan fastslås, at det har været hensigten at fravige nærværende forretningsbetingelser. 2. TJENESTEN 2.1. Servicen ( Servicen ) tilbydes som Software as a Service ( SaaS ), således at Kunden via internettet og/eller API kald, kan koble sig op på Penneos server, eller en server hos en af Penneos samarbejdspartnere, og få adgang til Servicen. Servicen kan ikke afvikles lokalt. 3. VARIGHED OG OPHØR AF AFTALEN 3.1. Aftalen vedrørende Kundens brug af Servicen træder i kraft ved Kundens accept af den, af Penneo, fremsendte ordrebekræftelse. 3.2. Bindingsperioden er 12 måneder fra accept af den, af Penneo, fremsendte ordrebekræftelse. 3.3. Servicen kan senest opsiges af parterne med 1 måneds varsel før bindingsperiodens udløb. 3.4. Opsiges aftalen ikke, forlænges denne automatisk med en ny bindingsperiode på 12 måneder. 4. PRIS OG BETALINGSBETINGELSER 4.1. Priser vedr. forsendelser, opkobling og abonnement er beskrevet i den, af Penneo, fremsendte ordrebekræftelse. 4.2. Priserne er inkluderet, de på tidspunktet for underskrivelse af Aftalen, gældende afgifter bortset fra moms. Ved indførelse af nye eller forhøjede danske skatter eller afgifter eller ændringer i tjenesteudbyder aftalen fra den, på det pågældende tidspunkt, valgte udbyder af NemID, er Penneo berettiget til at forhøje de fremtidige priser med et varsel på 5 måneder uanset punkt 4.3 og 4.4. 4.3. Penneo kan varsle prisændringer med 3 måneders varsel til udløb af et kalenderår. 4.4. Prisændringer træder først i kraft ved påbegyndelsen af en ny bindingsperiode. 4.5. Betalingsbetingelser er netto kontant 14 dage fra fakturadato på det af Penneo anviste betalingssted. Betaling skal ske gebyr- og omkostningsfrit for Penneo. Ved betaling efter forfald skal Kunden svare rente med 1,5 % per påbegyndt måned af den forfaldne saldo fra seneste rettidige betalingsdato og indtil betaling sker. Kunden kan ikke foretage modregning i vederlaget for ydelsen hidrørende fra angivne krav fra andre retsforhold.
5. DRIFTSSTABILITET 5.1. Penneo tilstræber højst muligt driftsstabilitet, men er uden ansvar for driftsforstyrrelser forårsaget af faktorer uden for Penneos kontrolsfære. Herved forstås, men ikke begrænset til strømsvigt, fejl på modemudstyr, ADSL-forbindelser, telekommunikationsforbindelser eller lignende. 5.2. Penneo tilstræber i alle tilfælde at genskabe normal drift hurtigst muligt. 6. SIKKERHEDSFORESKRIFTER 6.1. Alle dokumenter opbevares krypteret og al kommunikation til og fra Penneos server foregår krypteret, ligesom der er etableret firewalls til sikring af Softwaren. Penneo kan dog ikke garantere mod hacker-angreb, som forårsager systemnedbrud og/eller tab af data. 6.2. Kunden skal overholde de til enhver tid gældende sikkerhedsforskrifter som Penneo måtte oplyse Kunden om vedrørende Kundens adgang til Softwaren. Kunden er forpligtet til at holde sin egen til enhver tid værende software opdateret. 7. BACKUP 7.1. Penneo foretager backup af Kundens data løbende og data spejles til 3 forskellige lokationer. Alle dokumenter gemmes i 5 år. I dette tidsrum vil Kundens data endnu være tilgængelige. Der foretages endvidere backup af færdigbehandlede dokumenter ud over denne periode, hvis der er indgået særskilt aftale om arkivering. 7.2. Såfremt der sker nedbrud af det system, hvorpå Softwaren eller Kundens data afvikles, og kan Kundens data ikke reddes, eller sker der på anden måde en beskadigelse af Kundens data, vil Penneo, efter at nedbruddet/beskadigelsen er konstateret, enten ex officio eller efter henvendelse fra Kunden, i den aftalte driftstid påbegynde reetablering af Kundens data fra backup lokation. I dette tidsrum kan kundens data være utilgængelig. 8. VEDLIGEHOLDELSE 8.1. For at yde den bedst mulige service er det nødvendigt periodisk at udbygge/udskifte teknisk udstyr og at foretage softwareopdateringer mv. Penneo foretager derfor løbende vedligeholdelse og opdatering af Softwaren, og Kunden vil blive løbende orienteret om nye opdateringer via Penneos infomails. Kunden kan ikke afvise, at der gennemføres vedligeholdelse samt opdateringer af Softwaren. 8.1.1. Penneo s API udbydes i forskellige versioner. Når en ny version udgives har det ingen indvirkning på tidligere versioner, hvorfor udgivelsen af en ny version ikke vil kræve ny udvikling hos Kunden. I tilfælde hvor Penneo ikke længere understøtter en API version, skal Penneo varsle dette minimum 6 måneder inden den pågældende API version sættes ud af drift. 8.2. I forbindelse med vedligehold kan det være nødvendigt at afbryde adgangen til Softwaren. Sådanne afbrydelser vil fortrinsvis blive placeret i tidsrummet kl. 21.00 06.00 CET. Såfremt
det bliver nødvendigt at afbryde adgangen til Softwaren uden for det anførte tidsrum, vil dette blive varslet forinden, medmindre tekniske eller sikkerhedsmæssige årsager gør det nødvendigt at ændre systemet med øjeblikkeligt varsel. 9. REKLAMATION 9.1. Konstaterer Kunden fejl, nedbrud eller uregelmæssigheder, opfordres Kunden til at gøre sig bekendt med Driftsstatus, forinden Kunden reklamerer over for Penneo, idet forholdet muligvis allerede er registreret. Under Driftsstatus kan Kunden endvidere gøre sig bekendt med status over fejl, nedbrud eller uregelmæssigheder, herunder gøre sig bekendt med eventuelle workarounds samt status på afhjælpning. Er forholdet ikke allerede registreret, kan Kunden kontakte Penneo. 9.2. Kunden skal ved fejlmelding skriftligt beskrive fejlen ved at benytte Penneos fejlmeldingsprocedure online, kaldet support, således at Penneo modtager de nødvendige informationer til straks at lokalisere fejlen. 9.3. Registrerer Penneo fejl, nedbrud eller andre uregelmæssigheder, eller modtager Penneo reklamationer fra Kunden, skal der ske en kategorisering af forholdet. Kunden skal i forbindelse med fejlrapporteringen stille forslag til kategorisering, det vil sige om der ifølge Kunden er tale om en fejl af Type 1, 2 eller 3. Penneo afgør endeligt kategoriseringen af fejl. Kategoriserings vejledning af fejl og support: Kategori Beskrivelse Reaktionstider Type 1 a) En fejl der resulterer i datatab. Dvs. at data ikke oprettes, slettes eller opdateres i sammenhæng med en anvendt funktion. Afhjælpningen vil blive iværksat uden ugrundet ophold, også uden for Penneos normale arbejdstid. b) En fejl der resulterer i, at hele tjenesten er utilgængelig. Type 2 Fejl i funktioner, der ikke er kritiske for Kundens daglige drift, men hvor der er tale om en betydende daglig påvirkning af driften for et flertal af brugere. Afhjælpningen vil blive iværksat inden for normal arbejdstid hos Penneo. Type 3 Visuelle fejl. Fejl uden betydende daglig påvirkning af Kundens daglige drift. Afhjælpningen vil blive tilrettelagt af Penneo, således at fejlen forsøges rettet inden rimelig tid i forhold til fejlens omfang og karakter, og den vil som udgangspunkt blive rettet i form af en opdatering af tjenesten, når Penneo vurderer det hensigtsmæssigt at foretage en sådan opdatering.
Er der tale om en fejl af Type 1 eller Type 2, hvor Penneo er i stand til at anvise Kunden en midlertidig work-around, der ikke påfører Kunden væsentlige gener, kan endelig afhjælpning udskydes til efterfølgende frigivelse af ny version/release af Softwaren. Er der tale om fejl i standardprogrammel produceret af tredjemand, er Penneo, uanset ovenstående kategorisering, alene forpligtet til at videregive fejlrapportering til producenten samt at opdatere Softwaren, når producenten har leveret en fejlrettelse i form af en ny release. Support henvendelser faktureres i henhold til gældende timepris pr. påbegyndte halve time. Dette gælder såvel telefonisk, som skriftlig support. I tilfælde af, at der ydes support, som kan henledes til fejl forårsaget af Penneo, sker dette uden beregning. 10. ANSVARSBEGRÆNSNING 10.1. Penneo fraskriver sig, uanset graden af den udviste uagtsomhed, ansvaret for ethvert indirekte tab eller følgeskade, herunder, men ikke begrænset til, driftstab, mistet avance, tab af data og goodwill hos Kunden 10.2. Det samlede erstatningsbeløb, som Kunden kan gøre gældende mod Penneo er begrænset til det mindste af følgende beløb: 10.2.1. Den samlede betaling som Penneo har modtaget fra Kunden i henhold til denne aftale på skadestidspunktet eller kr. 25.000 10.3. Ansvarsbegrænsningen gælder for ethvert produktansvar, i det omfang ufravigelige lovbestemmelser ikke er til hinder for en sådan begrænsning 10.4. Ovennævnte ansvarsbegrænsninger gælder såvel tab som følge af fejl og mangler i de benyttede Software samt tab som følge af fejl, nedbrud eller uregelmæssigheder ved ydelser i øvrigt i henhold til nærværende aftale 11. FORCE MAJEURE 11.1. Såfremt Penneo ikke kan præstere ydelsen efter denne aftale som følge af force majeure, kan Penneo ikke gøres ansvarlig som følge af tab i den anledning, ligesom Kunden ikke kan hæve aftalen. 11.2. Penneo skal orientere Kunden omgående, såfremt der indtræder en force majeure-situation. Force majeure er et forhold, som Penneo ikke har nogen indflydelse på, og som Penneo ikke inden for rimelige økonomiske og praktiske foranstaltninger kan omgå. Force majeure er fx krig, mobilisering, terrorangreb, svigt/nedbrud i offentlig elforsyning eller telekommunikationsforbindelse, brand, oversvømmelse eller anden form for naturkatastrofer, strejke/lockout.
11.3. Såfremt tilgængeligheden til Servicen i det væsentligste er umulig som følge af force majeure, og dette varer i mere end 60 dage, kan Kunden skriftligt opsige aftalen med øjeblikkelig virkning, men kan ikke i den forbindelse gøre krav gældende mod Penneo. 12. RETTEN TIL DATA 12.1. Kunden bevarer ejendomsretten til egne data. Kundens data er placeret på en server hos Penneo eller hos en af Penneos samarbejdspartnere. Kundens data findes endvidere på backup-medie og gemmes i 5 år. Data gemmes kun mere end 5 år, hvis der indgås særskilt aftale om arkiveringsfunktion. 12.2. Kunden har i aftalens løbetid og op til 90 dage efter ophør af aftalen ret til at kræve en kopi af Kundens data udleveret. Data foreligger i de formater, der anvendes i Penneos system, og der sker således ingen bearbejdning/konvertering af data, idet de overgives Kunden i den stand og i de formater, hvori de foreligger. Betalingen herfor afregnes i henhold til Penneos forbrugte tid i overensstemmelse med Penneos til enhver tid gældende timepriser, ligesom der skal ske betaling for det udleverede medie. Penneo er berettiget til at betinge udleveringen af Kundens forudbetaling. 12.3. Kundens data slettes tidligst 90 dage efter abonnementets ophør, og Penneo har ingen pligt til at opbevare data efter dette tidspunkt. 13. DATABEHANDLER AFTALE PERSONDATALOVEN 13.1. Databehandleren (Penneo) handler alene efter instruks fra den dataansvarlige (Kunden). 13.2. Databehandleren skal træffe de fornødne tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger mod, at oplysninger hændeligt eller ulovligt tilintetgøres, fortabes eller forringes samt mod, at de kommer til uvedkommendes kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med lov om behandling af personoplysninger. 13.3. Databehandleren skal på den dataansvarliges anmodning give den dataansvarlige tilstrækkelige oplysninger til, at denne kan påse, at de nævnte tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger er truffet. 13.4. Kunden er forpligtet til at indgå databehandlingsaftale, i overensstemmelse med Datatilsynets vejledning herom, med en af Penneos udpeget driftsleverandør, hvis Penneo vælger at lade drift udføre hos tredjemand. Indgår Kunden ikke en sådan aftale på Penneos anmodning, kan begge parter bringe aftalen til ophør ved opsigelse med øjeblikkelig virkning. 14. IMMATERIELLE RETTIGHEDER 14.1. Kunden er gjort bekendt med, at Softwaren som der gives adgang til under nærværende aftale er ophavsretligt beskyttet og Kunden erhverver alene en betinget brugsret til Softwaren. Brugsretten er betinget af Kundens betaling, og Kunden er gjort udtrykkeligt opmærksom på,
at brugsretten er tidsbegrænset, således at denne automatisk bortfalder ved ophør af denne aftale, uanset årsagen hertil. Brugsretten er uoverdragelig. 14.2. Kunden er alene berettiget til at anvende Softwaren til brug for Kundens egen virksomhed. 14.3. Kunden erklærer sig indforstået med at ville respektere ophavsrettighederne. Kunden hæfter for Kundens ansatte samt eksterne rådgiveres overholdelse af rettighederne til Softwaren ved brug, og Kunden er forpligtet til at drage omsorg for, at Kundens ansatte samt eksterne rådgivere gøres udtrykkeligt opmærksom på, at Softwaren er ophavsretligt beskyttet og alene må anvendes i overensstemmelse med vilkårene i denne aftale. 15. FORTROLIGHED OG TAVSHEDSPLIGT 15.1. Penneo er forpligtet til at opbevare Kundens data forsvarligt og behandle alle data som fortrolige oplysninger, der ikke udleveres til andre end Kunden, medmindre Penneo som følge af en retskendelse eller lovbestemmelser har pligt til at udlevere data. 15.2. Penneo har endvidere tavshedspligt og må således ikke røbe nogen former for information om Kundens data til tredjemand eller øvrige oplysninger om Kunden, som efter oplysningernes karakter ikke vedkommer tredjemand. 15.3. Penneo har truffet de fornødne tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger mod, at oplysninger i Softwaren hændeligt eller ulovligt tilintetgøres, fortabes eller forringes samt mod, at de kommer til uvedkommendes kundskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med persondataloven. 15.4. Penneo kan ikke gøres ansvarlig, såfremt tredjemand får kendskab til Kundens data ved at omgå Penneos sikkerhedsforanstaltning, medmindre dette skyldes, at Penneo har optrådt groft uagtsomt. Ansvarsbegrænsningen i punkt 10. finder fortsat anvendelse. 16. KOMMUNIKATION MELLEM PARTERNE 16.1. Ved accept af denne aftale giver Kunden Penneo ret til at fremsende nyhedsbrev, servicemails og infomails til Kunden og kundens brugere. Alle mails kan indeholde produktinformationer fra Penneo. Service-mails og infomails er obligatoriske, da de kan have betydning for brug af Servicen. Kun nyheds-mails kan frameldes. 16.2. Parterne kan benytte e-mail til at fremsende påkrav og andre skriftlige meddelelser i relation til aftalen. Henvendelse til Penneo sker på den e-mail adresse, Kunden har fået oplyst i forbindelse med indgåelse af aftalen. 16.3. En e-mail er nået frem, når den er nået frem til modtagerens e-mail-system, og den under normale omstændigheder vil være tilgængelig for modtageren. At en e-mail på grund af problemer i modtagerens e-mail-system konkret ikke er tilgængelig, er således modtagerens risiko.
17. KUNDENS MISLIGHOLDELSE 17.1. Betaler Kunden ikke for Servicen i overensstemmelse med punkt 4 etableres der ikke adgang til Softwaren. Såfremt der er tale om et eksisterende abonnement, lukkes der uden yderligere varsel for Kundens adgang til Softwaren ved manglende betaling. Kundens adgang etableres først på ny, når beløbet er modtaget hos Penneo. Penneo er berettiget til at ophæve aftalen samtidig med, at Kundens adgang til Softwaren lukkes. 17.2. Misligholder Kunden i øvrigt aftalen på væsentlige punkter, er Penneo berettiget til omgående at hæve aftalen, forudsat at Penneo skriftligt har givet Kunden en frist på minimum 10 arbejdsdage til at overholde aftalen, med angivelse af hvilke forhold, Penneo betragter som væsentlig misligholdelse. 17.3. Ophæver Penneo aftalen som følge af Kundens misligholdelse, herunder misligholdelse med betaling, er Penneo berettiget til at beholde den allerede erlagte for betaling. Ophæver Kunden aftalen som følge af Penneos misligholdelse, sker ophævelsen alene for fremtiden, og Kunden kan alene kræve betaling tilbagebetalt fra og med den måned, hvori ophævelsen finder sted. 18. TVISTER 18.1. Enhver tvist mellem Penneo og Kunden skal afgøres efter dansk ret. Alle tvister skal så vidt muligt løses mellem parterne i mindelighed. Hvis en tvist, ikke kan løses i mindelighed, er Københavns byret rette værneting i første instans. Version 2.0 Senest revideret d. 1/7 2014 *********************