September 2015 Retningslinjer for administration af projekttilskud fra Region Hovedstadens midler til regional udvikling og erhvervsfremme 1. Generelle forhold a) Retningslinjerne er gældende for projekter finansieret af de regionale udviklingsmidler, herunder de regionale erhvervsudviklingsmidler. Medfinansieres projekterne med strukturfondsmidler kan vilkårene dog afvige. b) Tilskudsmodtageren skal etablere forretningsgange og administrative processer til brug for den økonomiske og faglige rapportering til regionen og til sikring af, at der i overensstemmelse med projektvilkårene er den fornødne dokumentation for de afholdte omkostninger til projektet, for at midlerne er anvendt til projektets formål, og for at midlerne er administreret på en økonomisk forsvarlig måde, og bogført korrekt. c) Tilskudsmodtageren skal overholde gældende lovgivning mv. af betydning for administrationen af projekttilskuddet. Hvis tilskudsmodtager vælger at købe ydelser til projektet eksternt, og disse ville have været udbudspligtige, hvis regionen havde skullet købe ydelserne, så gælder reglerne om offentlige myndigheders udbud dog er det pågældende udbud ikke underlagt klageadgang til Klagenævnet for Udbud. 2. Udbetaling a) Region Hovedstadens tilskud udbetales i overensstemmelse med den godkendte finansieringsplan. b) 15 % af projekttilskuddet kan tilbageholdes og først udbetales, når slutregnskabet, slutrapporten og evalueringen er godkendt. c) Tilskuddet udbetales af regionen efter fremsendelse af elektronisk faktura fra tilskudsmodtageren til Center for Regional Udvikling, EAN-nr. 5798001686402, efter reglerne om offentlig elektronisk fakturering. 3. Budgettet og dets disponering a) Der indgås mellem regionen og tilskudsmodtager en bevillingsaftale om tilskuddet og vilkårene for det. 1
b) Tilskudsmodtager skal opstille et totalbudget fordelt på budgetår og evt. tillige halvårligt. c) Tilskudsmodtageren kan disponere over budgettet i overensstemmelse med de beløb og budgetforudsætninger, som regionen har godkendt i bevillingsaftalen og dennes vilkår. d) Hvis der er behov for væsentlige ændringer i budgettet eller projektet, skal regionen forudgående godkende en skriftlig beskrivelse af ændringerne. Ændringer, der ikke er godkendt, kan regionen afvise at finansiere, jf. bevillingsaftalen. e) Der er mulighed for at overføre uforbrugte beløb mellem årene, såfremt bevillingsreglerne for de midler, projektet finansieres af, giver mulighed for det, og såfremt regionen har godkendt dette ved behandlingen af statusrapporten, jf. pkt. 5 om faglig rapportering og evaluering 2. De enkelte omkostninger og indtægter a) Løn til projektansatte, honorarer mv. Tilskudsmodtageren har arbejdsgiveransvaret for de medarbejdere hos tilskudsmodtageren, der arbejder med det støttede projekt, uanset om der er tale om fastansatte eller projektansatte. Det påhviler derfor tilskudsmodtageren at sørge for indbetaling af pensionsbidrag, A-skat, feriepenge, arbejdsmarkedsbidrag, ATPbidrag og lignende, hvor dette er hjemlet. Det forudsættes, at tilskudsmodtager selv afholder udgifterne til løn under sygdom eller sygedagpenge, barselsdagspenge mv. og at udgifter hertil ikke belaster projektets regnskab. For medarbejdere på projektet skal lønnen svare til den overenskomstmæssige aflønning for tilsvarende arbejde på det danske arbejdsmarked. Det estimerede lønniveau for projektets ansatte, både fastansatte og projektansatte, skal fremgå af ansøgningen. Regionen forbeholder sig ret til at regulere tilskuddet, hvis lønniveauet ikke skønnes at være rimeligt i forhold til opgavens karakter. Ved lønomkostningens beregning indgår dels projektmedarbejderens timeløn, dels projektmedarbejderens anvendte arbejdstimer: Projektmedarbejderens timeløn beregnes som den dokumenterede samlede årsløn divideret med antallet af årlige arbejdstimer (1.628 timer anvendes). Projektmedarbejderens anvendte arbejdstimer: Opgørelsen forudsætter, at der er etableret timeregistreringsprocedurer, som sikrer, at alle projektdeltagere fører timeregnskab for arbejdsopgaver vedrørende projektet. Timeregnskabet skal også dokumentere, at udførte opgaver vedrører projektet. Der stilles følgende krav til timeregnskabet: - Der skal etableres en opgørelse fordelt pr. medarbejder og den skal omfatte medarbejderens samlede antal timer på projektet. 2
- Medarbejderen udarbejder timeregnskab for de timer, der er anvendt på projektet. Sygdom, barsel, ferie, feriefridage, omsorgsdage, helligdage og andet fravær kan ikke indgå i de tilskudsberettigede arbejdstimer. - Timeregnskabet føres løbende og opgøres som minimum månedligt, hvor det underskrives af medarbejderen og en overordnet, som ved sin underskrift attesterer rigtigheden af de opgjorte timer. - Ved deltagelse i seminarer e.l., hvor der deltager mere end 10 personer, er det tilstrækkeligt med en deltagerliste underskrevet af projektansvarlig. b) Eksterne konsulenter I bevillingsaftalen fastsættes på tilsvarende vis som under pkt. 2.a niveauet for honorering af eksterne konsulenter. c) Administrationsbidrag/overhead Der kan beregnes et administrationsbidrag/overhead på 15 % af projektbudgettet til dækning af bl.a. følgende udgifter: Lokale- og kontorudgifter, forsikringer m.m. Transportomkostninger (indenlands og til og fra Skåne), som står i direkte sammenhæng med projektets aktiviteter. Anskaffelse af materialer, udstyr mv.: Tilskuddet må kun anvendes til anskaffelse af hjælpemidler, apparatur m.m., såfremt dette fremgår af bevillingsaftalen, hvorimod tilskuddet kan anvendes til leje af hjælpemidler osv. i forbindelse med sådanne formål. Såfremt undervisnings- og oplysningsmateriale er en nødvendig del af projektet, kan udgifter hertil afholdes af tilskuddet enten som del af administrationsbidraget eller over det øvrige projektbudget. Udgifterne skal bogføres, og dokumentation for afholdelse skal kunne fremvises på forlangende. d) Rejser til udlandet Udgifter til rejser i udlandet dækkes kun, hvis det fremgår af et godkendt budget, og skal i så fald foretages så økonomisk som muligt. Der ydes maksimalt de for tjenestemænd fastsatte godtgørelser ved tjenesterejser i udlandet. e) Revision Udgifter til revisorerklæringer kan afholdes af tilskuddet, hvis de fremgår af det godkendte budget. f) Evaluering Udgifter til evaluering af projektet kan afholdes af tilskuddet, hvis de fremgår af det godkendte budget. Dette gælder dog kun for projekter, som ikke er medfinansieret af den Europæiske Fond for Regional Udvikling eller den Europæiske Socialfond. g) Indtægter Alle tilskud til projektet fra regionen og fra andre parter indgår i regnskabet for projektet. 3
Medfinansiering fra regionen og andre parter skal specificeres på de enkelte budgetposter og opgøres på budgetår og evt. budgethalvår. Hvis projektet har øvrige indtægter, fx brugerbetaling, skal disse indtægtsføres og fremgå af regnskabet. 3. Regnskabsaflæggelsen løbende budgetopfølgning a) Tilskudsmodtagerens regnskabsaflæggelse/løbende budgetopfølgning omfatter følgende: Løbende budgetopfølgning Årsregnskaber Slutregnskaber ved projektets afslutning (årsregnskab og slutregnskab kan derfor være sammenfaldende) Budgetopfølgning skal ske halvårligt hos tilskudsmodtager. Årsregnskabet opgøres på kalenderår, og indsendes til regionen senest 21. marts året efter. Slutregnskabet indsendes senest 3 måneder efter projektets afslutning. Der anvendes samme opdeling i udgiftsposter, som blev anvendt i den projektbeskrivelse/-ansøgning, der ligger til grund for tilskuddet. Budget og regnskab skal have samme specifikationsgrad. b) Der skal afgives forklaringer på beløbsmæssige afvigelser mellem budget og regnskab. Regnskabet skal i øvrigt være ledsaget af specifikationer, kommentarer mv., så regionen har grundlag for at vurdere, om tilskudsbetingelserne er opfyldt. Regnskaberne underskrives af tilskudsmodtagerens tegningsberettigede og indsendes med angivelse af projektnavn, bevillingsmodtager samt projektperioden. Regnskaberne skal forsynes med en ledelsespåtegning, hvoraf det skal fremgå, at regnskabet er aflagt i overensstemmelse med regionens bevillingsaftale og disse retningslinjer. c) Samtidig med fremsendelse af det afsluttende materiale kan der anmodes om udbetaling af det resterende bevilgede beløb, evt. justeret i overensstemmelse med projektets samlede udgifter i henhold til regnskabsaflæggelsen. Beløbet udbetales efter godkendelse af slutregnskab, slutrapportering og evalueringsrapport. 4
4. Revision Regionen kan kræve, at tilskudsmodtageren indhenter revisorerklæringer vedrørende, om tilskudsmodtagerens forretningsgange og administrative processer er tilrettelagt på en sådan måde, at de medvirker til at sikre, at den økonomiske rapportering til regionen lever op til bevillingsforudsætningerne, herunder den fornødne dokumentation for de afholdte omkostninger til projektet, midlernes anvendelse til projektets formål, og for at midlerne administreres på en korrekt og økonomisk forsvarlig måde. Region Hovedstaden kan kræve revisorerklæring på slutregnskabet, når Region Hovedstadens andel af det samlede projektbudget overstiger 500.000 kr. Revisionen af slutregnskabet skal ske i overensstemmelse med Revisionsinstruks for revision af slutregnskaber for projekttilskud fra regionale udviklingsmidler, jf. bilag 1. For projekter med strukturfondsmidler gennemføres revision i regi af Erhvervsstyrelsen. 5. Faglig rapportering og evaluering Den faglige rapportering omfatter dels underskrevne status- og slutrapporter, dels evalueringsplan, kommunikationsplan og den endelige evaluering af projektet. Den faglige rapportering har fokus på projektets status og udviklingen i de forudsatte aktiviteter. Opfyldelse af succeskriterier, herunder redegørelse for fremdriften i forhold til fastlagte milepæle og tidsplanen, indgår som centrale elementer i rapporteringen. Den faglige rapportering er specificeret i bevillingsaftalen. 6. Misligholdelse og tilbagebetaling af bevilling Regionens tilskud kan helt eller delvist kræves tilbagebetalt, hvis: Tilskudsmodtageren har afgivet urigtige eller vildledende oplysninger eller fortiet oplysninger af betydning i forbindelse med tildeling af tilskud eller i projektforløbet, herunder ikke har overholdt underretningspligten, jf. pkt. 8. Tilskudsmodtageren ikke har påbegyndt projektet inden 6 måneder efter modtagelsen af bevillingsaftalen. Der ikke aflægges et fyldestgørende regnskab, herunder med dokumentation for projektomkostningerne. Der ikke er sket en faglig afrapportering og evaluering af projektet i overensstemmelse med bevillingsaftalen. Formålet med projektet ikke er opfyldt, og dette skyldes forhold, som tilskudsmodtager er ansvarlig for. 5
7. Mindreforbrug. Håndtering af et eventuelt mindreforbrug i et kalenderår fremgår af bevillingsaftalen. 8. Øvrige vilkår Afhængig af hvilke regler bevillingen gives under og projektets længde, kan Region Hovedstaden være forpligtet til at tage budgetforbehold for overslagsårene. I tilfælde af manglende bevillingsmæssig dækning i overslagsårene kan regionen med et varsel på to måneder opsige aftalen. I tilfælde af opsigelse påhviler det hver af parterne at erlægge hver deres ydelser indtil ophørstidspunktet. Et evt. forbehold vil fremgå af bevillingsaftalen. Projekttilskud til flerårige projekter pris- og lønreguleres ikke. Tilskuddet er ydet til tilskudsmodtagerens nettoudgifter, og tilskudsmodtagerens momsudgifter behandles derfor efter dennes momsmæssige stilling. Regionen, der har ansvaret for at opfylde oplysningspligten over for told- og skattemyndighederne, indberetter projekttilskuddet til SKAT ved brug af tilskudsmodtagerens CPR-nummer, CVR- eller SE-nummer. Tilskudsmodtageren skal give regionen de oplysninger og den bistand, som regionen finder nødvendig og relevant for at kunne administrere projekttilskuddet under opfyldelse af Region Hovedstadens bevillings- og regnskabsregler. Tilskudsmodtageren skal uden ugrundet ophold underrette regionen i følgende situationer: Hvis der sker væsentlige ændringer i de forudsætninger, der ligger til grund for det bevilgede tilskud. Hvis tilskudsmodtageren ikke kan overholde de fastsatte vilkår. Hvis der i øvrigt er risiko for, at tilskudsmodtageren ikke kan gennemføre projektet som forudsat i bevillingsaftalen. Hvis tilskudsmodtageren skifter revisor i projektperioden. 6
Bilag 1 Revisionsinstruks for revision af regnskaber for projekttilskud fra regionale udviklingsmidler 1. Revisionen udføres af en statsautoriseret eller registreret revisor. Stk. 2. I tilfælde af revisorskift i projektperioden skal den tiltrædende revisor rette henvendelse til den fratrædende revisor, der har pligt til at oplyse grundene til fratræden. 2. Revisionen foretages i overensstemmelse med god offentlig revisionsskik. Stk. 2. Ved revisionen efterprøves, om regnskabet er rigtigt (finansiel revision), og om de dispositioner, der er omfattet af regnskabsaflæggelsen er i overensstemmelse med meddelte tilskud, love og andre forskrifter samt med indgåede aftaler og sædvanlige praksis (juridisk-kritisk revision). Der foretages endvidere en vurdering af, hvorvidt der er taget skyldige økonomiske hensyn ved forvaltningen af de midler, der er omfattet af projektregnskabet (forvaltningsrevision). 3. Revisionens omfang afhænger af tilskudsmodtagers administrative struktur og forretningsgange, herunder den interne kontrol og andre forhold af betydning fra regnskabsaflæggelsen. Desuden har tilskuddets (tilsagnets) størrelse i væsentlighed betydning for revisionens omfang. 4. Ved revisionen skal revisor efterprøve: 1. Om projektregnskabet er rigtigt, dvs. uden væsentlige fejl og mangler. 2. Om tilskudsbetingelserne er opfyldt. 3. Om tilskuddet er anvendt til formålet. 4. Om tilskudsmodtager har udvist sparsommelighed. Stk. 2. Revisionen udføres ved stikprøvevise undersøgelser. 5. Tilskudsmodtager skal give revisor de oplysninger, som må anses af betydning for bedømmelsen af projektregnskabet samt for revisors vurdering af forvaltningen. Tilskudsmodtager skal give revisor adgang til at foretage de undersøgelser denne finder nødvendige, og skal sørge for, at revisor får de oplysninger og den bistand, som revisor anser for nødvendig for udførelsen af sit hverv. 6. Bliver revisor opmærksom på lovovertrædelser eller tilsidesættelser af forskrifter af væsentlig betydning i forbindelse med midlernes forvaltning, påhviler det revisor straks at give tilskudsgiver meddelelse derom. Stk. 2. Det samme gælder, hvis revisor under sin revision eller på anden måde bliver opmærksom på, at fortsættelse af projektet er usikker af økonomiske eller andre grunde. 7. Det reviderede projektregnskab forsynes med en revisorerklæring i overensstemmelse med internationale standarder om revision og yderligere krav ifølge dansk revisorlovgivning, hvoraf det skal 7
fremgå, at regnskabet er revideret i overensstemmelse med reglerne i denne instruks. Forbehold og supplerende oplysninger skal fremgå af revisors erklæring. Stk. 2. Revisor skal afgive en revisionsberetning med revisors vurdering og konklusion vedrørende den udførte revision, jf. 4. Beretningen kan afgives i tilslutning til erklæringen eller i en revisionsprotokol. Stk. 3. Genpart af revisionsberetningen indsendes af tilskudsmodtager til regionen sammen med det reviderede projektregnskab. 8. Nærværende instruks træder i kraft i forbindelse med 1. rates udbetaling. 8