Boligselskabet Domea Randers Afdeling 138-06 Til beboerne Dato 6. juli 2017 Referat af boligafdelingens første afdelingsmøde, som blev afholdt Torsdag den 29. juni 2017 kl. 19.00 i Master Bowl, Mariagervej 139, 8920 Randers NV I mødet deltog: 24 beboere fra 16 lejemål Formand Marianne Schultz og Næstformand Aase Jensen fra organisationsbestyrelsen i Domea Randers Driftsleder Allan K. Vanggaard, Domea.dk Ejendomsmester Henrik Larsen, Domea Hjørring med følgende dagsorden: 0. Velkomst a. Orientering om byggeriet og udlejningsbudgettet b. Orientering om beboerdemokratiet Referat: Formand for org.bestyrelsen Marianne Schultz bød velkommen til mødet og fortalte at man fra bestyrelsens side havde glædet sig meget til at samle og møde de nye beboere i afdeling 138-6 Falbe Parken. Marianne Schultz orienterede derefter omkring bestyrelsens arbejde og deltagelse i byggevalget for projektet før og under opførslen af afdeling 138-6 Falbe Parken. Driftsleder Allan K. Vanggaard orienterede om overgangen fra byggeri til drift. Falbe Parken står i dag som en flot bygning med mange gode løsninger, men erfaringerne fra andre nybyggerier har vist, at det typisk tager op til et års tid, at kører en ny afdeling 100 % ind. Derfor har vi fra driftens side fuldt fokus på, at der vil blive taget hånd om de små udfordringer der opstår, i samarbejde med Jer beboere. Der blev af afdelingsmødet spurgt ind til de manglende a conto opkrævninger på vand og varme. Driftsleder Allan K. Vanggaard og formand Marianne Schultz orientende om, at det er konstateret, at der i i byggeriet som aftalt, ikke er monteret målere til hvert lejemål på vand og varme, der sikre at der kan ske direkte afregning med Verdo. Der er en dialog i gang med byggeriets entreprenør om denne fejl og der kommer orientering til Jer beboere, hvordan dette bliver løst. Driftsleder Allan K. Vanggaard orienterede desuden om hvordan et budget for en boligafdeling ser ud og at den samlede lejeindtægt mm. der er i en almen boligafdeling, kun svarer til de udgifter der er i budgettet.
Driftsleder Allan K. Vanggaard orienterede desuden om hvordan beboerdemokratiet i et alment boligselskab fungerer og at man som beboer har stor mulighed for indflydelse på sin afdeling på demokratisk vis. Domea Randers er en selvstændig boligorganisation med 2 afdelinger, som er afdeling 138-1 Kaskelotten (48 lejemål) og afdeling 138-6 Falbe Parken (24 lejemål). Domea Randers har en forretningsføreraftale med Domea.dk som er en non-profit, medlemsejet organisation og Domea Randers indgår driftsmæssigt i Servicecenter Bolig Nord sammen 11 andre boligorganisationer. Servicecenter Bolig Nord har kontor i Hjørring og har en bemanding på 1 Kundechef, 2 Driftsledere og 3 Servicekoordinatorer. Domea Randers har på nuværende tidspunkt ikke ansat yderligere personale, som eksempelvis en ejendomsmester, da det vil være for stor en økonomisk byrde med 48 + 24 boliger. Derfor har boligselskabet haft hjælp af Ejendomsmester Henrik Larsen fra boligselskabet Domea Hjørring med indflytningerne i Falbe Parken. Derudover, er der indgået aftaler med lokale eksterne firmaer til at løse de opgaver der er og vil opstå i driften. 1. Valg af dirigent, stemmeudvalg og referent Afdelingsmødet skal vælge en dirigent til at lede mødet. Herudover skal der efter behov vælges et stemmeudvalg, som hjælper dirigenten i forbindelse med afstemninger. Afdelingsmødet skal også vælge en referent som fører et kort referat over de trufne beslutninger. Referat: Driftsleder Allan K. Vanggaard blev valgt som dirigent. Doris Elgaard og Aase Jensen blev valgt som stemmeudvalg Driftsleder Allan K. Vanggaard blev valgt som referent. Dirigenten startede med at konstatere at afdelingsmødet var varslet til beboerne korrekt, som ifølge vedtægterne for Domea Randers, er med mindst 4 ugers varsel. 2. Beslutning om fremtidige afdelingsmøder * Der vil fremover skulle afholdes ét årligt ordinært obligatorisk afdelingsmøde, hvor budgettet for kommende år bl.a. skal godkendes (budgetmødet). Dette møde afholdes senest 3 måneder inden det nye regnskabsårs begyndelse. I almindelighed er det afdelingsbestyrelsen, der godkender afdelingens årsregnskab, men afdelingsmødet kan beslutte, at man også vil have regnskabet forelagt til godkendelse. I så fald skal der også holdes et afdelingsmøde senest 5 måneder efter regnskabsårets afslutning (regnskabsmødet). Udover de nævnte møder kan afdelingsbestyrelsen eller afdelingsmødet naturligvis beslutte, at der skal holdes andre afdelingsmøder om særlige emner, men disse møder er ekstraordinære og kan frit planlægges alt efter lysten til og behovet for at mødes i afdelingen. Det er boligselskabets anbefaling, at der kun afholdes ét årligt obligatorisk afdelingsmøde. Hvis der besluttes, at afdelingsmødet skal godkende regnskabet, så vil budget- og regnskabsmødet så vidt det er administrativt muligt blive afviklet samtidigt senest 5 måneder efter regnskabsårets afslutning.
Referat: Afdelingsmødet besluttede, at der skal afholdes et årligt ordinært afdelingsmøde. Afdelingsmødet besluttede desuden, at det er afdelingsbestyrelsen, der godkender afdelingens regnskab, som så forelægges til orientering for afdelingsmødet. Afdelingsmødet vil blive afviklet, så vidt muligt senest 5 måneder efter regnskabets afslutning og vil indeholde godkendelse af budgettet for det kommende regnskabsår samt valg af medlemmer/repræsentanter mm. Ekstraordinære afdelingsmøder indkaldes når afdelingsbestyrelsen finder anledning til det eller når mindst 25 % af husstandene i afdelingen ønsker et emne behandlet. Indkaldelsen sker af afdelingsbestyrelsen med mindst 2 ugers varsel. ( 14 stk.7. i vedtægterne for Domea Randers) 3. Eventuel beslutning om valgmøde * Hvis det er besluttet at afholde 2 årlige ordinære møder, så skal afdelingsmødet tage stilling til, på hvilket af disse møder der skal gennemføres valg til afdelingsbestyrelsen. Afdelingsbestyrelsens beretning skal forelægges på regnskabsmødet, hvis der afholdes sådan et, og det er boligselskabets anbefaling, at man gennemfører valgt til afdelingsbestyrelsen på det møde, hvor beretningen forelægges. Referat: Punktet udgik, da der i punkt 2 blev truffet beslutning om et årligt ordinært afdelingsmøde. 4. Beslutning om valgmetode ved valg af formand Afdelingsmødet skal beslutte, om formanden for afdelingsmødet skal vælges af afdelingsmødet eller af afdelingsbestyrelsen. Referat: Afdelingsmødet besluttede, at formanden skal vælges af afdelingsmødet. 5. Eventuelt valg af formand Hvis afdelingsmødet har besluttet, at afdelingsbestyrelsens formand skal vælges på mødet, så skal der vælges formand. Formanden vælges for en periode på 2 år. Referat: Nicole Schulz blev valgt som formand for afdelingsbestyrelsen for 2 år. 6. Beslutning om afdelingsbestyrelsens størrelse * Afdelingsmødet træffer beslutning om afdelingsbestyrelsens størrelse. Afdelingsbestyrelsen skal bestå af mindst 3 medlemmer inklusive formanden og altid af et ulige antal. Referat: Afdelingsmødet besluttede, at afdelingsbestyrelsen skal bestå af 3 medlemmer inklusive formanden. 7. Valg af medlemmer til afdelingsbestyrelsen Afdelingsmødet vælger medlemmer til afdelingsbestyrelsen i overensstemmelse med beslutningen om afdelingsbestyrelsens størrelse. Medlemmerne vælges for en periode, så det sikres, at halvdelen af afdelingsbestyrelsens medlemmer (+/- et medlem) fremover er på valg hvert år.
Referat: Stine Klitgaard blev valgt til afdelingsbestyrelsen for 2 år. Hanne Greve blev valgt til afdelingsbestyrelsen for 1 år. 8. Valg af suppleanter til afdelingsbestyrelsen Afdelingsmødet vælger et antal suppleanter til afdelingsbestyrelsen. Antallet af suppleanter bør stå i et rimeligt forhold til bestyrelsens størrelse 2 suppleanter er normalt passende. Ved valg af suppleanter skal der tages stilling til suppleanternes indbyrdes orden (1. og 2. suppleant osv.) Suppleanter vælges for ét år og indtræder i bestyrelsen, når et bestyrelsesmedlem udtræder af bestyrelsen eller har længerevarende forfald. Referat: Anne Listed Jacobsen blev valgt som 1. suppleant for 1 år. Doris Elgaard blev valgt som 2. suppleant for 1 år. 9. Beslutning om valgmetode ved valg af repræsentantskabsmedlem(mer) * Afdelingsmødet skal beslutte, om afdelingens medlem(mer) af boligselskabets repræsentantskab skal vælges af afdelingsmødet eller af afdelingsbestyrelsen. Referat: Afdelingsmødet besluttede, at afdelingens medlemmer af boligselskabets repræsentantskab skal vælges af afdelingsmødet. 10. Eventuelt valg af repræsentantskabsmedlem(mer) og suppleanter Hvis afdelingsmødet har besluttet, at repræsentantskabsmedlem(mer) skal vælges på mødet, så skal der vælges. Repræsentantskabsmedlem(mer) vælges for ét år. Der kan vælges 4 repræsentanter fra afdelingen. Der kan med fordel også vælges en eller flere suppleanter, der indtræder i repræsentantskabet, når en valgt repræsentant udtræder, har længerevarende forfald eller vælges som medlem af boligorganisationens bestyrelse. Der skal tages stilling til suppleanternes indbyrdes orden. Valgperioden er ét år. Referat: Anne Listed Jacobsen, Stine Klitgaard, Nick Paw Bennedsen og Hans Georg Kiel Lauritsen blev valgt som afdelingens medlemmer af boligselskabets repræsentantskab for 1 år. Svend Erik Zahl Larsen blev valgt som suppleant for 1 år. 11. Afdelingens regler Orientering om afdelingens husorden mv. og om afdelingsmødets muligheder for at tilpasse reglerne i fremtiden. Forelæggelse og godkendelse af husorden Referat: Afdelingsmødet godkendte den gældende husorden.
Der blev på mødet aftalt, at afdelingsbestyrelsen kan påbegynde arbejdet med at lave udkast til en tilrettet husorden og et vedligeholdelsesreglement ud fra afdelingens ønsker. De tilrettede udkast skal godkendes af afdelingsmødet før de er gældende. 12. Eventuelt Referat: 138-6 Falbeparken kan ikke vælges på beboerappen min boligservice - Driftsleder Allan Vanggaard tager kontakt til rette vedkommende for at løse dette. Det bør være rettet i løbet af kort tid. Flere beboere har bemærket, at en dårlig lugt opstår på badeværelset når airmasteren (ventilation) kører og døren til badeværelset er lukket til. Ventilationsfirmaet har undersøgt det i et par lejemål, hvor de ikke bemærker nogle problemer med at lugten kommer fra ventilationen. Ejendomsmester Henrik Larsen vurdere, at lugtgenerne formentlig skyldes at vandlåsene i afløbene blive tørret ud, når udsugningen fra ventilationen alene trækket luften ud inde fra badeværelset. Forslaget er, at beboere der oplever dette, bør sørge for at fylde vand i vandlåsene og ser på muligheden for om de kan dæmpe udsugningen. Det er i forbindelse med byggeriet af Falbe Parken indeholdt i aftalen, at totalentreprenøren igennem hans underentreprenør anlægsgartner Torben Jensen har ansvaret for pasning af de grønne arealer de første 3 år. En beboer havde haft en uheldig oplevelse med en henvendelse til SSG (som har vagttelefonen). Ejendomsmester Henrik Larsen beklagede dette, men berettede om et ellers godt samarbejde med SSG som modtager og behandler beboerhenvendelser på vagttelefonen. - Henvend Jer til Servicecenter bolig Nord hvis nogen skulle opleve dette, så følger servicecenteret op på dette. En beboer spurgte til brandalarmen og den advarsel/lydsignal den afgiver når den trænger til batteriskifte. - Ejendomsmester Henrik Larsen orienterede om, at denne advarsel ikke er noget man skal frygte, da det vil være enkelte bip. - Driftsleder Allan Vanggaard orienterede om, at forhold omkring f.eks. batterier og filtre i ventilationsanlægget, som afdelingens drifts står for at vedligeholde, vil blive planlagt i en fast vedligeholdelsesplan. En beboer spurgte til hvornår fejl og mangellister kommer retur. - Driftsleder Allan Vanggaard orienterede om at fejl og mangellister samlet er ved at blive gennemgået, set i det forhold, om der er punkter som totalentreprenøren bør udbedre. Inden så længe, så er de retur hos jer. Der blev på mødet desuden kort spurgt ud i forsamlingen omkring lamperne udenfor som lyser om aftenen og fordeling af sikringsgrupper i el-skabet. Dette blev kort vendt rundt i forsamlingen og der blev enighed om, ikke at gøre mere i forhold til de punkter.
En beboer takkede for organisationsbestyrelsens fine velkomst med chokolade, bog og brev som var i lejemålet ved indflytning. *) Beslutningerne under de dagsordenspunkter, som er markeret med en stjerne, er gyldige indtil et fremtidigt afdelingsmøde godkender et fremsat forslag om at ændre beslutningen. Alle boliglejere samt disses myndige husstandsmedlemmer har adgang til mødet og er valgbare. Hvert lejemål har 2 stemmer uanset antallet af beboere. Der kan ikke stemmes ved fuldmagt. På gensyn til et godt afdelingsmøde! Dirigent Allan Vanggaard konstaterede, at dagsordenen var udtømt og takkede for et godt møde med god ro og orden.