1/7 Denne bekendtgørelse på TED-webstedet: http://ted.europa.eu/udl?uri=ted:notice:279086-2011:text:da:html B-Bruxelles: Multiple rammekontrakter efter kaskadeprincippet vedrørende levering af tjenester relateret til tilrettelæggelse af konferencer og arrangementer 2011/S 170-279086 UDBUDSBEKENDTGØRELSE Tjenesteydelser DEL I: ORDREGIVENDE MYNDIGHED I.1) NAVN, ADRESSER OG KONTAKT(ER) Europa-Kommissionen, Generaldirektoratet for Tolkning CHAR 1/65 Kontakt(er): konferencetilrettelæggelse (SCIC S6) Att: J.M. Bastos 1049 Bruxelles BELGIEN Telefon +32 22968111 E-mail: scic-call-conflots@ec.europa.eu Fax +32 22991971 Internetadresse(r) Overordnet internetadresse for den ordregivende myndighed http://ec.europa.eu/dgs/scic/index.htm Yderligere oplysninger kan fås ved henvendelse til: Se under kontakt(er) ovenfor Specifikationer og yderligere dokumenter (herunder dokumenter vedrørende den konkurrenceprægede dialog og et dynamisk indkøbssystem) kan fås ved henvendelse til: Se under kontakt(er) ovenfor Bud eller ansøgninger om deltagelse skal sendes til: Se under kontakt(er) ovenfor I.2) DEN ORDREGIVENDE MYNDIGHEDS ART OG HOVEDAKTIVITET(ER) Europæisk institution/agentur eller international organisation Den ordregivende myndighed køber på vegne af andre ordregivende myndigheder DEL II: KONTRAKTENS GENSTAND II.1) BESKRIVELSE II.1.1) II.1.2) II.1.3) II.1.4) Den ordregivende myndigheds betegnelse for kontrakten Multiple rammekontrakter efter kaskadeprincippet vedrørende levering af tjenester relateret til tilrettelæggelse af konferencer og arrangementer. Kontrakttype og udførelses- eller leveringssted Tjenesteydelser Tjenesteydelseskategori: nr. 27 Hovedudførelsessted Bruxelles. Bekendtgørelsen vedrører Udarbejdelse af en rammeaftale Oplysninger om rammeaftalen Rammeaftale med flere aktører maksimum antal deltagere i den planlagte rammeaftale 3 1/7
2/7 II.1.5) II.1.6) II.1.7) II.1.8) II.1.9) II.2) II.2.1) II.2.2) Rammeaftalens varighed: År: 1 Anslået samlet værdi af indkøbene i løbet af hele rammeaftalens varighed anslået værdi ekskl. moms mellem 2 125 000 og 2 656 250 EUR Kort beskrivelse af kontrakten eller indkøbet/indkøbene Dette udbud er opdelt i 3 separate partier, hvor hvert parti dækker et bredt, men særskilt område af tjenesteydelser: parti 1: deltagerpakker og pr-artikler: deltagerpakker (konferencetasker, dokumentholdere, kuglepenne, notesblokke osv.) pr-artikler (nøglesnore, usb-nøgler, T-shirts, poloskjorter osv.). parti 2: trykkeritjenester: trykt arbejde, såsom konferenceprogrammer, invitationer, deltagerlister, kongresmærker, konferencerapporter, brochurer kommunikationsrelaterede støtteværktøjer: bannere, skilte, plakater, visuel støtte. parti 3: konferenceassistenter: konferenceassistenter, hvis typiske opgaver omfatter samling af deltagerpakker, forvaltning af registrering, fremskaffelse af informationer til deltagere, bistand i mødelokaler, organisering af og tilsyn med garderober osv. Da Kommissionen ikke har de interne ressourcer til at håndtere alle ovennævnte tjenesteydelser, iværksætter Generaldirektoratet for Tolkning dette specifikke udbud med henblik på at indgå»multiple rammekontrakter efter kaskadeprincippet«. Tjenesteydelser, der udføres som følge af dette udbud, vil skulle leveres til ethvert af Kommissionens generaldirektorater samt til organer og agenturer oprettet i henhold til EU-traktaterne eller på grundlag heraf. Trods det faktum at nogle arrangementer eventuelt skal tilrettelægges i udlandet, skal de ønskede tjenester hovedsageligt leveres i Bruxelles. CPV-Klassifikation (Common Procurement Vocabulary) Er dette udbud omfattet af WTO-aftalen om offentlige indkøb? Opdeling i delaftaler skal der afgives bud på en eller flere delaftaler Alternative tilbud vil blive taget i betragtning ORDRENS MÆNGDE ELLER OMFANG Samlet mængde eller omfang Parti 1 budgetramme mellem: 1 500 000 EUR og 1 875 000 EUR pr. år. Parti 2 budgetramme mellem: 500 000 EUR og 625 000 EUR pr. år. Parti 3 budgetramme mellem: 125 000 EUR og 156 250 EUR pr. år. Register mellem 2 125 000 og 2 656 250 EUR Optioner beskrivelse af disse optioner: Kontrakterne vil blive indgået for en indledende periode på 1 år fra datoen for underskrivelse. Kontrakterne vil blive fornyet skriftligt højst 3 gange med samme vilkår, medmindre en 2/7
3/7 II.3) skriftlig meddelelse om det modsatte fremsendes af en af de kontraherende parter i overensstemmelse med bestemmelserne i udkastet til rammekontrakt. foreløbig tidsplan for anvendelse af disse optioner: i måneder: 12 (fra tildeling af kontrakten) Antal gange, der er mulighed for forlængelse 3 anslået tidsramme for efterfølgende kontakter, hvis der er tale om indkøbs- eller tjenesteydelsesaftaler, der kan forlænges: i måneder: 12 (fra tildeling af kontrakten) KONTRAKTENS VARIGHED ELLER FRIST FOR DENS OPFYLDELSE Periode i måneder: 12 (fra tildeling af kontrakten) OPLYSNINGER VEDRØRENDE DELAFTALER PARTI NR. 1 BETEGNELSE Deltagerpakker og pr-artikler 1) KORT BESKRIVELSE Generaldirektoratet for Tolkning omfatter en enhed, der tilrettelægger konferencer og arrangementer for alle Kommissionens tjenestegrene. Enheden tilrettelægger 40 til 50 arrangementer om året, som besøges af flere tusinde deltagere. Ud over disse arrangementer kan også andre af Kommissionens tjenestegrene, organer og agenturer gøre brug af artiklerne beskrevet nedenfor. Deres og Generaldirektoratet for Tolknings behov repræsenterer en markedspris anslået til mellem 1 500 000 EUR og 1 875 000 EUR pr. år. Til arrangementerne foræres generelt en konferencepakke til deltagerne, der består af en konferencetaske, en dokumentholder, en kuglepen og en notesblok. Pr-artikler, såsom nøglesnore med eller uden kortholder i plast, usb-nøgler, T-shirts og poloskjorter uddeles også jævnligt. I tillæg til dette skal tilbudsgivere sikre, at EU's logo eller andre logoer i forskellige farver eller en internetadresse i en enkelt farve kan trykkes på de foreslåede artikler. 2) CPV-KLASSIFIKATION (COMMON PROCUREMENT VOCABULARY) 3) MÆNGDE ELLER OMFANG 40 til 50 arrangementer om året, som besøges af flere tusinde deltagere, og udover disse arrangementer, der tilrettelægges af Generaldirektoratet for Tolkning, kan også andre af Kommissionens tjenestegrene, organer og agenturer gøre brug af artiklerne beskrevet nedenfor. Deres og Generaldirektoratet for Tolknings behov repræsenterer en markedspris anslået til mellem 1 500 000 EUR og 1 875 000 EUR pr. år. Register mellem 1 500 000 og 1 875 000 EUR 4) ANGIVELSE AF ANDEN DATO FOR VARIGHED AF KONTRAKTEN ELLER FOR START/ FÆRDIGGØRELSE Varighed i måneder: 12 (fra tildeling af kontrakten) 5) YDERLIGERE OPLYSNINGER OM DELAFTALER PARTI NR. 2 BETEGNELSE Trykkeritjenester 1) KORT BESKRIVELSE Generaldirektoratet for Tolkning omfatter en enhed, der tilrettelægger konferencer og arrangementer for alle Kommissionens tjenestegrene. Enheden tilrettelægger 40 til 50 arrangementer om året, som besøges af flere tusinde deltagere. 3/7
4/7 Ud over disse arrangementer kan også andre af Kommissionens tjenestegrene, organer og agenturer gøre brug af artiklerne beskrevet nedenfor. Deres og Generaldirektoratet for Tolknings behov repræsenterer en markedspris anslået til mellem 500 000 EUR og 625 000 EUR pr. år. De primært efterspurgte tjenester er: udarbejdelse af tryksager: konferenceprogrammer, invitationer, deltagerlister, kongresmærker, konferencerapporter, brochurer osv. kommunikationsrelaterede støtteværktøjer: bannere, skilte, plakater, visuel støtte visuelle identiteter. 2) CPV-KLASSIFIKATION (COMMON PROCUREMENT VOCABULARY) 3) MÆNGDE ELLER OMFANG 40 til 50 arrangementer om året, som besøges af flere tusinde deltagere. Ud over disse arrangementer, der tilrettelægges af Generaldirektoratet for Tolkning, kan også andre af Kommissionens tjenestegrene, organer og agenturer gøre brug af artiklerne beskrevet nedenfor. Deres og Generaldirektoratet for Tolknings behov repræsenterer en markedspris anslået til mellem 500 000 EUR og 625 000 EUR pr. år. Register mellem 500 000 og 625 000 EUR 4) ANGIVELSE AF ANDEN DATO FOR VARIGHED AF KONTRAKTEN ELLER FOR START/ FÆRDIGGØRELSE Varighed i måneder: 12 (fra tildeling af kontrakten) 5) YDERLIGERE OPLYSNINGER OM DELAFTALER PARTI NR. 3 BETEGNELSE Konferenceassistenter 1) KORT BESKRIVELSE Generaldirektoratet for Tolkning omfatter en enhed, der tilrettelægger konferencer og arrangementer for alle Kommissionens tjenestegrene. Enheden tilrettelægger 40 til 50 arrangementer om året, som besøges af flere tusinde deltagere. Ud over disse arrangementer kan også andre af Kommissionens tjenestegrene, organer og agenturer gøre brug af tjenesteydelserne beskrevet nedenfor. Deres og Generaldirektoratet for Tolknings behov repræsenterer en markedspris anslået til mellem 125 000 EUR og 156 250 EUR pr. år. Der er i forbindelse med forberedelsen af arrangementer og for deres gennemførelse behov for konferenceassistenter til flere forskellige opgaver. Deres væsentligste opgaver er som følger: samling af deltagerpakker og forberedelse af kongresmærker i alfabetisk rækkefølge forberedelse i forbindelse med registrering forvaltning af registrering forvaltning af registrering på stedet fremskaffelse af informationer til deltagere overordnet støtte i mødelokaler støtte til talere med hensyn til it-præsentationer i mødelokaler fotokopiering og uddeling af dokumenter til tolke forvaltning af taleres navneskilte under de forskellige møder støtte til journalister i»presselokalet«uddeling og indsamling af IR-hovedtelefoner og -modtagere støtte i forbindelse med officielle frokoster og middage 4/7
5/7 støtte til VIP'er tilsyn med tolkerummet, VIP-rummet og hovedbordet i konferencelokalerne organisering af og tilsyn med garderober støtte i forbindelse med busser til middage, lufthavne osv. receptionen i lufthavne, hoteller. Hvis arbejdet overstiger 6 timer, vil konferenceassistenter være berettiget til 1 times pause, som inkluderer en frokostpause på 30 minutter. Den ordregivende myndighed forbeholder sig ret til at kræve en assistent udskiftet, hvis den finder det påkrævet. Kontrahenten forpligter sig til at sende en ny assistent inden for 3 timer efter anmodningen. 2) CPV-KLASSIFIKATION (COMMON PROCUREMENT VOCABULARY) 3) MÆNGDE ELLER OMFANG 40 til 50 arrangementer om året, som besøges af flere tusinde deltagere. Ud over disse arrangementer, der tilrettelægges af Generaldirektoratet for Tolkning, kan også andre af Kommissionens tjenestegrene, organer og agenturer gøre brug af tjenesteydelserne beskrevet nedenfor. Deres og Generaldirektoratet for Tolknings behov repræsenterer en markedspris anslået til mellem 125 000 EUR og 156 250 EUR pr. år. Register mellem 125 000 og 156 250 EUR 4) ANGIVELSE AF ANDEN DATO FOR VARIGHED AF KONTRAKTEN ELLER FOR START/ FÆRDIGGØRELSE Varighed i måneder: 12 (fra tildeling af kontrakten) 5) YDERLIGERE OPLYSNINGER OM DELAFTALER DEL III: JURIDISKE, ØKONOMISKE, FINANSIELLE OG TEKNISKE OPLYSNINGER III.1) BETINGELSER I KONTRAKTEN III.1.1) III.1.2) III.1.3) III.1.4) III.2) III.2.1) III.2.2) III.2.3) Sikkerhedsstillelse og garantier, som forlanges Finder ikke anvendelse. De vigtigste finansierings- og betalingsvilkår og/eller henvisning til relevante bestemmelser herom Artikel I.5 i udkastet til rammekontrakt. Retlig form, som kræves af den sammenslutning af økonomiske aktører, ordren tildeles Punkt II.4 i udbudsmaterialet. Andre særlige vilkår, som gælder for opfyldelse af kontrakten BETINGELSER FOR DELTAGELSE De økonomiske aktørers personlige forhold, herunder krav om optagelse i erhvervs- eller handelsregister Oplysninger og formaliteter, som er nødvendige for at vurdere, om kravene er opfyldt: Punkt III.2.1 og IV.1.3 i udbudsmaterialet. Økonomisk og finansiel kapacitet Oplysninger og formaliteter, som er nødvendige for at vurdere, om kravene er opfyldt: Punkt IV.2.1 i udbudsmaterialet. Teknisk kapacitet Oplysninger og formaliteter, som er nødvendige for at vurdere, om kravene er opfyldt: Punkt IV.2.2 i udbudsmaterialet. 5/7
6/7 III.2.4) III.3) III.3.1) III.3.2) Reserverede kontrakter SPECIFIKKE VILKÅR FOR TJENESTEYDELSESKONTRAKTER Udførelse af tjenesteydelsen er forbeholdt en bestemt profession Juridiske personer bør anføre navn og faglige kvalifikationer for de medarbejdere, der skal udføre kontrakten DEL IV: PROCEDURER IV.1) TYPE PROCEDURE IV.1.1) IV.1.2) IV.1.3) IV.2) IV.2.1) IV.2.2) IV.3) IV.3.1) IV.3.2) IV.3.3) IV.3.4) IV.3.5) IV.3.6) IV.3.7) IV.3.8) Type procedure Offentlig Begrænsning af det antal økonomiske aktører, som vil blive opfordret til at afgive tilbud eller deltage Reduktion af antallet af økonomiske aktører i forbindelse med forhandlingerne eller dialogen TILDELINGSKRITERIER Tildelingskriterier det økonomisk mest fordelagtige bud vurderet på grundlag af de kriterier, der er anført i specifikationerne, opfordringen til at afgive bud eller til at forhandle eller i det beskrivende dokument Der vil blive anvendt elektronisk auktion ADMINISTRATIVE OPLYSNINGER Sagsnummer hos den ordregivende myndighed SCIC/S6/2011/FWC/01. Forudgående offentliggørelse(r) om samme kontrakt Vilkår for adgang til specifikationer og yderligere dokumenter Frist for modtagelse af anmodninger om dokumenter eller for adgang til dokumenter 28.10.2011-16:00. Skal der betales for dokumenterne? Frist for modtagelse af bud eller ansøgninger om deltagelse 4.11.2011-16:00. Frist for afsendelse af opfordringer til at afgive bud eller at deltage til udvalgte kandidater Sprog, der må benyttes ved afgivelse af bud eller ansøgninger om deltagelse Spanish. Dansk. German. Greek. English. French. Italian. Dutch. Portuguese. Finnish. Swedish. Czech. Estonian. Hungarian. Lithuanian. Latvian. Maltese. Polish. Slovak. Slovenian. Irish. Bulgarian. Romanian. Minimumsperiode, i hvilken den bydende er forpligtet af sit bud Periode i måneder: 6 (fra datoen for modtagelse af tilbuddene) Fremgangsmåden ved åbning af bud Dato: 11.11.2011-14:30. Sted rue de la Loi 170, 1049 Bruxelles. Personer, der må være til stede ved åbningen af bud 6/7
7/7 Tilbudsgivere, der ønsker at være til stede ved åbningen, skal meddele dette mindst 2 dage før ved at sende en e-mail til scic-call-conflots@ec.europa.eu 1 repræsentant pr. bud vil være bemyndiget til at deltage ved åbningen. Formanden for åbningsudvalget vil bekendtgøre navnene på tilbudsgiverne og afgørelsen angående valgbarheden af hvert bud. Priserne i de modtagede bud vil ikke blive nævnt. DEL VI: SUPPLERENDE OPLYSNINGER VI.1) ER DER TALE OM GENTAGNE OFFENTLIGE INDKØB VI.2) VI.3) VI.4) VI.4.1) VI.4.2) VI.4.3) VI.5) VEDRØRER KONTRAKTEN ET PROJEKT/PROGRAM, DER FINANSIERES AF FÆLLESSKABSMIDLER? YDERLIGERE OPLYSNINGER Alle dokumenter vedrørende deltagelse i udbuddet kan hentes fra webstedet for GD for Tolkning anført i punkt I.1 i denne udbudsbekendtgørelse. KLAGEPROCEDURER Organ med ansvar for klageprocedurerne Den Europæiske Unions Ret rue du Fort Niedergrünewald 2925 Luxembourg LUXEMBOURG E-mail: generalcourt.registry@curia.europa.eu Telefon +352 4303-1 Indgivelse af klager Tjeneste, hvor der kan indhentes oplysninger om indgivelse af klager DATO FOR AFSENDELSE AF DENNE BEKENDTGØRELSE: 17.8.2011. 7/7