Egebjerg Kommune Økonomiudvalget Referat Dato: Den 17-marts-2004 Starttidspunkt for møde: Kl. 15.00 Sluttidspunkt for møde: Kl. 16.00 Mødested: Vicekommunaldirektørens kontor Udsendelsesdato: Afbud fra: Fraværende: Ingen. Mødedeltagere: Arne Ebsen, Birger Jensen, Christian Ulrich, Finn Olsen, Mogens Johansen 126.101-åben
Økonomiudvalget, onsdag den 17-marts-2004 Indholdsfortegnelse Til behandling - for åbne døre 59 58. Budgetlægningen 2005-2008 fastlæggelse af pris- og lønfremskrivning... 59 59. Administrativ struktur - evt extern evaluering 2004... 60 60. Tillæg til anlægsbevilling - for om- og tilbygninger til Børnehuset Solsikken og Kirkeby Børnehave... 62 61. Uddannelse og kompetenceudvikling af alle ansatte... 63 62. Kommunalreformen... 64 63. Distancearbejdspladser til Sydfyn & Øerne - en mulighed for at styrke bosætningen.... 65 Til behandling - for lukkede døre 68 64. Lukket sag: EECenter... 68 65. Eventuelt. 68 66. Information til pressen. 68 Bilagsliste 126.101-åben
Økonomiudvalget, onsdag den 17-marts-2004 Side 59 Til behandling - for åbne døre 58. Budgetlægningen 2005-2008 fastlæggelse af pris- og lønfremskrivning J.nr.: 00.01.Ø02 Sagsid.: 123683 Initialer: svl Åben sag Økonomiafdelingen fremsender Kommunernes Landsforenings forslag til fremskrivning af priser og lønninger for årene 2003 2008 med henblik på økonomiudvalgets stillingtagen til om vi skal anvende Kommunernes Landsforenings forslag til fremskrivning af priser og lønninger og skatter. Økonomiafdelingen bemærker, at en anvendelse af KL-s forslag til fremskrivninger medfører at det samlede pris- og lønskøn hæves med 0,2% i 2004 og sænkes med 0,1% i 2005 og fremover set i forhold til de fremskrivninger der blev anvendt ved budgetlægningen for 2004. at der i forbindelse med budgetforhandlingerne blev det aftalt, at der i det budget for 2004 og fremover blev indlagt en rammebesparelse på alle udvalg på i alt 1,6 mio. kr. som en neutralisering af prisfremskrivningen, der var blevet genindført fra 2004 at en eventuel nul-stilling af prisfremskrivningen på udvalgte arter fra 2005, vil være det samme som at nul-stille prisfremskrivningen 2 gange, set i lyset af den indlagte rammebesparelse. Bilag: Forslag til pris- og lønfremskrivning 2005-2008 (124014) Direktionen indstiller, at KL s beregning af pris- og lønfremskrivninger anvendes som beskrevet af Økonomiafdelingen. Godkendt.
Økonomiudvalget, onsdag den 17-marts-2004 Side 60 59. Administrativ struktur - evt extern evaluering 2004 J.nr.: 00.15 Sagsid.: 104257 dok 123407 Initialer: ssm Åben sag På sit møde den 4.2.2004 besluttede Økonomiudvalget at invitere KL til et uddybende møde vedr. en evaluering af den administrative struktur. Det er tidligere besluttet, at den administrative struktur skulle førstegangs evalueres i 2004. Der har været en debat om fordele og ulemper ved at foretage evalueringen selv eller søge extern bistand. Kommunalbestyrelsen besluttede på sit møde den 19.11.2003, at Økonomiudvalget skulle indhente pris for extern bistand. På denne baggrund har KL den 18.1.2004 fremsendt udkast til evaluering. Dette materiale drøftes med KL på Økonomiudvalgets møde den 1.3.2004, førend udvalget træffer beslutning i sagen. I lyset af den kommende kommunalreform har evalueringen fået et supplerende formål: Udover at give grundlag for eventuelle justeringer/ændringer i strukturen hos os selv, kan evalueringen også give bedre grundlag for at vurdere, hvilke elementer i strukturbeslutningen, der kunne overføres til en ny kommune. Det er ikke udelukket, at vores argumenter i så henseende styrkes, såfremt vi har haft extern bistand til evalueringen. I den oprindelige beslutning om en ændret administrativ struktur ligger flere elementer blandt andet: Korte kommandoveje gennem mindre hierarki Let adgang for driftsenhederne til de politiske fagudvalg Større ansvar og kompetence til driftsenhederne blandt andet med det sigte, at der i højere grad kan tages hensyn til lokale behov Styring gennem driftskontrakter incl. lønsumsstyring Færre møder i fagudvalg flere drøftelser i Kommunalbestyrelsen Ingen politisk deltagelse i brugerbestyrelser, men flere dialogmøder mellem brugerbestyrelser og Kommunalbestyrelse Flere dialogmøder mellem driftsledere og fagudvalg I tæt opfølgning af strukturbeslutningen ligger blandt andet: De kommunale værdier Ledelsespolitikken blandt andet med værdibaseret ledelse. Værdier og ledelsespolitik opfattes nok af mange som en del af strukturbeslutningen og vil derfor indgå i evalueringen. Det, der blandt andet kan drøftes på mødet den 1.3.2004 med KL, er:
Økonomiudvalget, onsdag den 17-marts-2004 Side 61 En realistisk bedømmelse af en afsmitning af strukturevalueringen over til opbygningen af de ny kommuner. Det vil blandt andet sige Egebjergs muligheder for at sætte fingeraftryk på den ny kommune Fordele og ulemper ved de forskellige evalueringsmetoder eksempelvis: Spørgeskema, individuelle interviews, gruppeinterviews, fokusgrupper En bedømmelse af, hvor den nedre grænse for en evaluering går, såfremt den skal være troværdig indad til og i den kommende kommunalreform En drøftelse af, om en evaluering i givet fald kan laves som et slags joint venture mellem Egebjerg og KL. Notat: Carsten Egø fra KL deltager ved Økonomiudvalgets møde kl. 14.30. Økonomiudvalgets beslutning den 01-03-2004 På baggrund af drøftelserne fremsender KL konkret tilbud på minianalyse. Tilbuddet behandles på Kommunalbestyrelsens møde den 17.03.2004. Kommunaldirektørens opfølgende notat: På baggrund af mødet med Økonomiudvalget den 1.3.2004, har KL fremsendt nyt tilbud af 7.3.2004. Tilbuddet indeholder: Afklaring af evalueringskriterier Gennemførelse af ca 18 gruppeinterviews (politikere, ansatte, samarbejdsorganisation, brugere, borgere) Afrapportering. KL s tilbud ligger på ca. kr. 85.500, hvortil kommer transportomkostninger på kr. 1.700 pr. besøg. I tilbuddet ligger en rabat på ca. kr. 10.000 begrundet i KL s interesse i at belyse vor struktur og under forudsætning af, at vi efter nærmere aftale er indstillet på, at resultaterne stilles til rådighed for KL og for andre kommuner. Evalueringen vil kunne gennemføres inden sommerferien 2004. Det er direktionens opfattelse, at en extern evaluering som den foreslåede vil give os gode kort på hånden under de forestående forhandlinger vedr. kommunesammenlægninger. Resultaterne af evalueringen bør kunne give argumenter for, hvad der bør - henholdsvis ikke bør søges videreført i en ny kommunestruktur. Det indstilles, at Egebjerg Kommune accepterer det foreliggende tilbud.
Økonomiudvalget, onsdag den 17-marts-2004 Side 62 Bilag: Tilbud fra KL 2. udkast (124844) Indstilles til godkendelse. 60. Tillæg til anlægsbevilling - for om- og tilbygninger til Børnehuset Solsikken og Kirkeby Børnehave J.nr.: 16.06.00.G00 Sagsid.: 109676 Initialer: ped Åben sag Den 24. februar 2004 blev der afholdt offentlig licitation over om- og tilbygninger til Solsikken og Kirkeby Børnehave. Budgettet for Solsikken er på 1.420.878 kr., og billigste bud ved licitationen var på 1.664.034 kr. Billigste bud lå således 243.156 kr. over det budgetterede. OBH har efterfølgende gennemgået projektet endnu engang, og er fremkommet med besparelsesforslag til en samlet værdi af 114.391 kr. Budgettet for Kirkeby Børnehave er på 1.775.176 kr., og billigste bud ved licitationen var på 1.868.713 kr. Billigste bud lå således 93.537 kr. over det budgetterede. OBH har efterfølgende gennemgået projektet endnu engang, og er fremkommet med besparelsesforslag til en samlet værdi af 64.320 kr. Det samlede billigste bud ved licitationerne på de to byggerier overstiger det samlede budget med 336.693 kr, og efter besparelserne på i alt 178.711 kr. mangler der 157.982 kr. i forhold til budgettet. OBH mener ikke, at der forsvarligt kan gennemføres flere besparelser på de to projekter, uden at det får funktionelle konsekvenser. De to daginstitutioner kan acceptere besparelsesforslagene fra OBH, men i forhold til den fremtidige vedligeholdelse finder de det dog betænkeligt at spare 2 x 10.000 kr. på at ændre alu/trævinduer til trævinduer. Hvis besparelsen på vinduerne ikke gennemføres mangler der 177.982 kr. Hertil kommer en merudgift til omkostninger på 20.395 kr., idet Børne- og Kulturudvalget besluttede, at licitationen skulle gennemføres som offentlig licitation i stedet for indbudt licitation.
Økonomiudvalget, onsdag den 17-marts-2004 Side 63 Der mangler således i alt 198.377 kr., og det indstilles, at dette beløb gives som tillægsbevilling og finansieres af den pulje der er afsat i 2004 til renovering af daginstitutionerne. Puljen er på i alt 783.000 kr. Anette Skov Christensen, Marianne Sigvardt, Søren Stensbo-Smidt og Peter Dam deltager i mødet kl. 16.40 Børne- og kulturudvalget 2004s beslutning den 09-03-2004 Indstillingen følges. Bilag: Licitationsresultatet den 24.02.04. vedr. Solsikken og Kirkeby Børnehave (124197) Entreprenørliste og licitationspriser vedr. om- og tilbygning af Børnehuset Solsikken (124195) Besparelsesforslag vedr. om- og tilbygning af Børnehuset Solsikken (124194) Entreprenørliste og licitationspriser vedr. om- og tilbygning af Kirkeby Børnehave (124196) Besparelsesforslag vedr. om- og tilbygning af Kirkeby Børnehave (124193) Tillæg til anlægsbevilling - ombygning af Solsikken (125265) Tillæg til anlægsbevilling - tilbygning til Kirkeby Børnehave (125266) Indstilles til godkendelse. 61. Uddannelse og kompetenceudvikling af alle ansatte J.nr.: 81.39 Sagsid.: 125129 Initialer: anp Åben sag Kommunalbestyrelsen har afsat 250.000 kr. til uddannelse af ansatte i Egebjerg kommune i 2004. Projektsekretariatet har søgt og fået bevilget 175.000 kr. hos KommuneKredits Uddannelsesfond til samme formål. Der er nu udarbejdet et koncept til uddannelsesforløbet, som har været forelagt ledergruppen og Hovedudvalget og begge steder er blevet anbefalet til iværksættelse. Konceptets hovedformål er at opkvalificere alle ansatte i Egebjerg kommune til de kommende kommunale udfordringer. Konceptet bygger endvidere på stor medarbejderinvolvering, idet der arbejdes ud fra 5 netværksgrupper i kommunen.
Økonomiudvalget, onsdag den 17-marts-2004 Side 64 Martin Andersen deltager under dette punkt for at uddybe konceptet. Godkendt. 62. Kommunalreformen J.nr.: Sagsid.: 118389 Initialer: bip Åben sag Orientering og drøftelse omkring diverse aktiviteter i forbindelse med den kommende kommunalreform herunder Hvorledes borgermøder m.m. i forbindelse med strukturdebatten finansieres. Orientering om KL s møderunde med landets borgmestre. Egebjerg deltog i møde i Ringe den 12. februar 2004 hvor aktuelle emner vedr. kommunaløkonomien i 2003 og 2004 blev drøftet. Drøftelse af møde i Fåborg den 04. marts 2004 om kommunalreformen. Drøftelse af Ledergruppens høringssvar dok. nr. 123.392 Foreløbig drøftelse af kommunens høringssvar til Indenrigs- og Sundhedsministeriet. Bilag: Kommunalreform - høringssvar til Økonomiudvalget (123392) Økonomiudvalgets beslutning den 01-03-2004 - Borgermøderne finansieres via udviklingspuljen. - Det anbefales, at der afsættes et særligt budget i budget 2005 til kommunalreformarbejdet. - Ledergruppens høringssvar modtaget meget positivt. Økonomiudvalget lægger i øvrigt vægt på, at personalets tarv varetages bedst muligt i forbindelse med en kommunalreform.
Økonomiudvalget, onsdag den 17-marts-2004 Side 65 Kommunaldirektørens supplerende notat: Kommunerne er af indenrigsministeren inviteret til at komme med bemærkninger til Strukturkommissionens betænkning senest den 7.4.2004. På Kommunalbestyrelsens temamøde den 17.3.2004 drøftes udformningen af et brev til Indenrigs- og Sundhedsministeriet. På temamødet foreligger endvidere resultatet af de 2 afholdte borgermøde samt høringssvar fra Ledergruppen og Hovedudvalget. Da der ikke er berammet et ordinært møde i Kommunalbestyrelsen på denne side af 7.4.2004, anbefales det, at borgmesteren på baggrund af drøftelserne på temamødet og det åbne kommunalbestyrelsesmøde den 17.3.2004 bemyndiges til at udarbejde og afsende brev til Indenrigs- og Sundhedsministeriet med kopi til KL. Endvidere anbefales det, at brevet offentliggøres i lokalpresse og på kommunens hjemmeside. Indstilles til godkendelse. 63. Distancearbejdspladser til Sydfyn & Øerne - en mulighed for at styrke bosætningen. J.nr.: 24.10.05.P20 Sagsid.: 103633 Initialer: bip Åben sag Gudme, Svendborg, Tranekær, Rudkøbing, Sydlangeland, Ærøskøbing, Marstal, Fåborg og Egebjerg Kommune har gennem de seneste 2 år i fællesskab arbejdet med at forøge antallet af distancearbejdere på Sydfyn og Øerne. Kommunerne har ved hjælp af egne og midler fra Statens Centrale Varslingspulje gennemført en undersøgelse, der viser, at der i Danmark nu er mellem 150.000 og 200.000 mennesker, der arbejder fra deres private hjem mere end 12 dage om måneden. Disse mennesker er i princippet uafhængig af geografi, når de vælger, hvor de skal bosætte sig. Undersøgelsen viser også at 200 ud af 526 er flyttepositive over for Sydfyn og da andre analyser peger på, at antallet af distancearbejdere i Danmark er kraftig stigende, og at der i 2008 forventes at være mellem 300.000 og 400.000, så er der et stort potentiale, som Sydfyn & Øerne bør udnytte.
Økonomiudvalget, onsdag den 17-marts-2004 Side 66 Kunne Sydfyn blot tiltrække en mindre del af disse mennesker ville det kunne ses i områdets bosætningsstatistikker. Derfor foreslår styregruppen for det hidtidige varslingspuljeprojekt, at der nu gøres en indsats for at gøre Sydfyn forskellig fra andre og at forskellighederne markedsføres. Målet er, at der i år 2010 er flyttet 7000 nye borgere til Sydfyn & Øerne. Dette vil påvirke kommunernes økonomi positivt, idet en distancearbejder med familie gennemsnitlig* vil betyde en beregnet nettoindtægt på ca. 23.000 kr. pr. år for den pågældende kommune. En forudsætning herfor er at Sydfyn opleves som et sted, der reelt adskiller sig fra andre, når vi taler distancearbejde og bosætning. Der skal altså både være et produkt som distancearbejderen oplever som anderledes, og produktet skal markedsføres. For at leve op til distancearbejdernes krav skal Sydfyn & Øerne kunne levere : - Den nyeste teknologi til alle (bredbånd mv) - Kvalitet og kvantitet i daginstitutioner og skoler - Kvalitet og kvantitet i udbud af kultur og fritidsfaciliteter - Kvalitet og kvantitet i faglige og sociale netværk - Et modtagerapperat (velkomst til nye borgere) ud over det sædvanlige - og disse kendetegn skal så markedsføres. Ovenstående opgaver skal løses i et samarbejde mellem en projektmedarbejder og relevante parter, herunder kommuner, udbydere af bredbånd m.v. Projektets udgifter vil hovedsagelig bestå af løn til projektmedarbejder samt udgifter til markedsføringskampagner. Det er tanken at projektet i første omgang skal køre som et forsøgsprojekt over 3 år. Projektet er nærmere beskrevet i vedlagte notat. Udgifterne fordeles efter befolkningstal. Notat: Der ansøges om - at Egebjerg Kommune tilslutter sig projekt flere distancearbejdspladser, samt - at der etableres en fælles sydfynsk udviklingspulje til brug for det foreslåede projekt, men også til brug for andre mulige tværkommunale projekter, hvor kommunerne som udgangspunkt bidrager med 10 kr. pr. indbygger. Direktionens indstilling: En fælleskommunal indsats herunder fx fælles markedsføring forekommer at være i god tråd med det samarbejde, der gennem de seneste år er udviklet mellem Mål2-kommunerne. Det indstilles derfor, at Egebjerg Kommune stiller sig positivt over for at bidrage til en fælleskommunal udviklingspulje med 10 kr. pr. indbygger hvilket ville kunne finansieres over kommunens egen udviklingspulje.
Økonomiudvalget, onsdag den 17-marts-2004 Side 67 En fælles markedsføringsindsats har tidligere været drøftet blandt de 9 Mål2-borgmestre, uden at der blev truffet beslutning herom. En indsats med distancearbejdspladser som tema har ikke været drøftet i denne sammenhæng men en sådan indsats forekommer naturlig, når det tages i betragtning, at hjemmearbejdspladser er i kraftig stigning. Derimod forekommer det umiddelbart voldsomt at tilknytte en projektmedarbejder til denne markedsføring - i hvert fald i første omgang. En udredning af kommunernes muligheder for at kunne tiltrække potentielle tilflyttere burde kunne håndteres inden for normalsystemet med en fælles udpeget, ansvarlig tovholder. Såfremt ovenstående følges, indstilles sagen overført til budgetforhandlingerne. Økonomiudvalgs beslutning den 01-09-2003 Godkendt. Direktionens supplerende bemærkninger af 21.10.2003: Ovenstående sag blev ikke behandlet under budgetdrøftelserne. Det indstilles derfor, at sagen oversendes til Kommunalbestyrelsen med en anbefaling af, at Egebjerg Kommune over udviklingspuljen medfinansierer oprettelsen af en fælleskommunal udviklingspulje som ovenfor beskrevet og under forudsætning af, at samtlige 9 Mål2-kommuner deltager. Økonomiudvalgs beslutning den 03-11-2003 Indstilles til godkendelse. Kommunalbestyrelsens beslutning den 19-11-2003 Godkendt. Notat: Fåborg Kommune fremsender ved skrivelse af 03.03.2004 Svendborg Kommunes beslutning i ovennævnte projekt: Svendborg Kommune kan ikke afse midler til hverken den fælles udviklingspulje eller distancearbejdsplads-projektet. Da de fleste kommuner har bevilget deres medfinansiering under forudsætning af alle kommuner deltager, er det spørgsmålet om der er grundlag for at arbejde videre med såvel den fælles udviklingspulje som det konkrete projekt. Direktionen indstilling: På baggrund af Svendborg Kommunes beslutning indstiller Direktionen at sagen henlægges. Bilag: Forslag til projekt vedr. distancearbejdspladser til Sydfyn & Øerne. (103768) Orientering om Svendborg Kommunes beslutning. (124484)
Økonomiudvalget, onsdag den 17-marts-2004 Side 68 Til efterretning. Egebjerg Kommune kontakter Mål2 Kommunerne med henblik på at budgetlægge initiativerne for 2005 og koble initiativerne på amtets bosætningskampagne. 64. Lukket sag: EECenter Til behandling - for lukkede døre 65. Eventuelt. J.nr.: Sagsid.: 74330 Initialer: bip Åben sag Intet. 66. Information til pressen. J.nr.: Sagsid.: 16181 Initialer: bip Åben sag Alle, undtagen lukkede.
Økonomiudvalget, onsdag den 17-marts-2004 Side 69
Økonomiudvalget, onsdag den 17-marts-2004 Side i