Lyngby, den 30.03.2014 VEDTÆGTSÆNDRINGSFORSLAG 2014 Jeg vil foreslå nedenstående 7 vedtægtsændringer for GEK, især fordi jeg anser certificering af klubben i de 2 grundcertificeringer, sikkerhed og organisation, for meget væsentlige for GEKs fremtidige profilering og udvikling. DRF regner certificering som fremtidens værktøj til profilering, styrkelse og udvikling af klubberne under DRF og certificering dokumenterer klubbens værd og særlige kompentencer overfor samarbejdspartnere, fx kommune og sponsorer. De 2 basiscertificeringer kan så udbygges med fx rideskolecertificeringen eller den nyeste, miljøcertificering. Noget, der burde kunne være et argument ved ansøgninger til økonomisk støtte til miljøtiltag i forbindelse med den kommende ombygning af Sportsrideskolen. Vedtægtsændringsforslag 1: 8 Bestyrelsen og 9 ændres i henhold til nedenstående skema (2). Tekst markeret med rødt. Begrundelse: GEK bør certificeres som minimum i basiscertificeringerne, hvorfor visse forretningsgange skal formaliseres og fremgå af vedtægterne. Sikkerhedscertificeringen kan opnås inden for meget kort tid, idet vi opfylder alle krav med undtagelse af indenfor 3 år at have tilbudt vores medlemmer og ansatte DRF kurset Sikkerhed ved ridning og omgang med heste dette kan opfyldes uden vedtægtsændringer, da vi kan nøjes med at opdatere vores sikkerhedsregler med bestemmelser om afholdelse af kurset samt opfølgning på tidligere holdte førstehjælpskurser. Organisationscertificeringen mangler implementering af nogle punkter, som vil være dækket ved vedtagelse af vedtægtsændring 1 i skema 2 nedenfor. Når vi opnår certificering, skal hjemmesiden desuden indeholde information om certificeringsordningen. Allerførst angiver skemaet (1) nedenfor hvilket punkter, vi mangler at opfylde for at kunne opnå organisationscertificering: Organisationscertificeringskrav GEK vedtægtsændring 2014, så certificeringskravene opfyldes 1. ER opfyldt Ingen 2. ER opfyldt Ingen 3. Klubben har udarbejdet et 8 Bestyrelsen organisationsdiagram eller plan over GEKs vedtægter ændres i henhold til forslag 1 bestyrelse og udvalg, der kan findes på nedenfor klubbens hjemmeside
4. Klubben har udarbejdet en forretningsorden for bestyrelsen samt funktions- og ansvarsbeskrivelser for bestyrelse, udvalg og ansatte. Forretningsorden og ansvarsbeskrivelser er tilgængelige på klubbens hjemmeside 5. Klubbens bestyrelse afholder mindst 6 bestyrelsesmøder om året med min 14 dages varsel og med dagsorden, hvor regnskabssttatus og periodiseret budgetopfølgning er fast punkt. Beslutningsreferater fra møderne er tilgælgelige på klubbens hjemmeside. 6. Ejerforhold omkring klubbens faciliteter (f.eks. stald og ridehus) og driftsansvaret (f.eks. pensionærdrift og rideskoledrift) skal tydeligt fremgå af klubbens hjemmeside og velkomstmateriale 7. Alle nye medlemmer modtager velkomstmateriale, hvoraf fremgår at de er medlem af en klub under DRF og hvad dette indebærer. Velkomstmaterialet indeholder også oplysninger om klubbens forsikringsforhold for medlemmerne. 8. ER opfyldt Ingen 9. ER opfyldt Ingen 10. ER opfyldt Ingen 9 døbes Forretningsorden mm og ændres i henhold til forslag 1 nedenfor 9 døbes Forretningsorden mm og ændres i henhold til forslag 1 nedenfor Hjemmeside og velkomstfoldere opdateres Hjemmeside og velkomstfoldere opdateres Nedenstående skema angiver vedtægtsændringsforslag 1 s ændringer af 8 og 9 Nuværende og tekst 8. Bestyrelsen Klubbens anliggender varetages af en bestyrelse på 7 medlemmer, der alle skal være fyldt 18 år. På generalforsamlingen vælges bestyrelsen samt 1 suppleant. Bestyrelsen konstituerer sig selv med formand, næstformand, kasserer og sekretær. Der afgår hvert år 3 henholdsvis 4 bestyrelsesmedlemmer. Valgperioden er 2 år. Genvalg kan finde sted. I særlige tilfælde kan en valgperiode være 1 år. I tilfælde af vakance for formanden eller andet bestyrelsesmedlem indtræder suppleanten i bestyrelsen. Såfremt suppleantens plads er vakant, supplerer bestyrelsen sig selv indtil næste generalforsamling. Efter indtræden eller supplering konstituerer bestyrelsen sig på ny. Forslag og tekst 8 Bestyrelsen Klubbens anliggender varetages af en bestyrelse på 7 medlemmer, der alle skal være fyldt 18 år. På generalforsamlingen vælges bestyrelsen samt 1 suppleant. Bestyrelsen konstituerer sig selv med formand, næstformand, kasserer og sekretær. Der afgår hvert år 3 henholdsvis 4 bestyrelsesmedlemmer. Valgperioden er 2 år. Genvalg kan finde sted. I særlige tilfælde kan en valgperiode være 1 år. I tilfælde af vakance for formanden eller andet bestyrelsesmedlem indtræder suppleanten dernæst i bestyrelsen. Såfremt suppleantens plads er vakant, supplerer bestyrelsen sig selv indtil næste generalforsamling. Efter indtræden eller supplering konstituerer bestyrelsen sig på ny.
Det tilstræbes, at der blandt de 7 medlemmer af bestyrelsen er repræsentation for ungdommen, repræsentation for rideskolen og repræsentation for pensionærerne, samt en ligelig repræsentation af passive og aktive medlemmer. Bestyrelsen nedsætter efter behov et antal primære udvalg. Hvert udvalg refererer til et bestyrelsesmedlem. Hvert udvalgs arbejdsområde, ansvar og beføjelser skal præciseres i en til hvert udvalg hørende funktionsbeskrivelse. Bestyrelsen sikrer, at der mindst 4 gange om året indkaldes til brugermøde, hvor dagligdags spørgsmål om drift og omgangsformer drøftes. Dersom klubben ønsker at modtage lokaletilskud fra det offentlige, må følgende grupper af mennesker ikke indvælges i klubbens bestyrelse: ejere og forpagtere (samt disses ægtefæller eller samlevere) af det ridecenter, hvor klubben holder til, såfremt der er et lejeforhold mellem ejer/forpagter og klub. bestyrelsesmedlemmer for en ejerinstitution, hvor klubben holder til, såfremt der er et lejeforhold mellem institutionen og klubben. I tvivlstilfælde bør den tilskudsgivende myndighed spørges før indvælgelse. ansatte på etablissementet og/eller andre klubansatte. 9 Bestyrelsesmøder afholdes mindst 4 gange årligt, men i øvrigt efter behov, eller på forlangende af mindst 3 bestyrelsesmedlemmer. Alle bestyrelsesbeslutninger tages ved simpelt flertal. For at gyldig bestyrelsesbeslutning kan vedtages, må mindst 2/3 af bestyrelsens medlemmer være til stede og deltage i afstemning. Næstformanden træder under formandens forfald i dennes sted. Ved møder med enkeltpersoner eller offentlige myndigheder m.m. underskrives protokollen af bestyrelsen på førstkommende bestyrelsesmøde. Det tilstræbes, at der blandt de 7 medlemmer af bestyrelsen er repræsentation for ungdommen, repræsentation for rideskolen og repræsentation for pensionærerne, samt en ligelig repræsentation af passive og aktive medlemmer. Tekst ang. Udvalg og brugermøder flyttes til 9 Dersom klubben ønsker at modtage lokaletilskud fra det offentlige, må følgende grupper af mennesker ikke indvælges i klubbens bestyrelse: ejere og forpagtere (samt disses ægtefæller eller samlevere) af det ridecenter, hvor klubben holder til, såfremt der er et lejeforhold mellem ejer/forpagter og klub. bestyrelsesmedlemmer for en ejerinstitution, hvor klubben holder til, såfremt der er et lejeforhold mellem institutionen og klubben. I tvivlstilfælde bør den tilskudsgivende myndighed spørges før indvælgelse. ansatte på etablissementet og/eller andre klubansatte. 9 Forretningsplan, udvalg og organisationsplan Bestyrelsen vedtager efter enhver konstituering selv bestyrelsens forretningsorden, dog kan følgende punkter kun ændres ved generalforsamlings-vedtagelse: Bestyrelsesmøder afholdes mindst 6 gange årligt, men i øvrigt efter behov eller på forlangende af min 3 bestyrelsesmedlemmer. Bestyrelsesmøder indkaldes skriftligt med min. flg. dagsorden og indkaldelse og dagsorden skal offentliggøres på www.gek.dk med mindst 14 dages varsel: 1. Godkendelse af referat 2. Meddelelser fra formanden 3. Økonomisk rapport 4. Forslag fra medlemmer. Ved mere end 14 dages varsel af næste bestyrelsesmøde, skal forslag fra medlemmer være bestyrelsen i hænde senest 7dage før bestyrelsesmødet, for at det kan garanteres behandling 5. Eventuelt Alle bestyrelsesbeslutninger tages ved simpelt flertal. For at gyldig bestyrelsesbeslutning kan vedtages, må mindst 2/3 af bestyrelsens medlemmer være til stede og deltage i afstemning. Næstformanden træder under formandens forfald i dennes sted.
Bestyrelsen sikrer, at der mindst 4 gange om året indkaldes til brugermøde, hvor dagligdags spørgsmål om drift og omgangstone drøftes. Sekretæren fører protokol over forhandlingerne på bestyrelsesmøderne, og et beslutningsreferat underskrives ved det enkelte mødes afslutning. Ved møder med enkeltpersoner eller offentlige myndigheder m.m. underskrives protokollen af bestyrelsen på førstkommende bestyrelsesmøde. Referat af alle bestyrelsesmøder skal offentliggøres på www.gek.dk senest 14 dage efter bestyrelsesmødets afholdelse. Personale- og personsager refereres alene ved overskiften personalesag eller personsag. Bestyrelsen nedsætter efter behov et antal primære udvalg. Hvert udvalg refererer til et bestyrelsesmedlem. Hvert udvalgs arbejdsområde, ansvar og beføjelser skal præciseres i en til hvert udvalg hørende funktions- og ansvarsbeskrivelse, som offentliggøres på www.gek.dk. Forretningsplanen skal sammen med organisationsdiagram offentliggøres på www.gek.dk. Bestyrelsen sikrer, at der udarbejdes funktions- og ansvarsbeskrivelser for bestyrelse og ansatte og disse funktions- og ansvarsbeskrivelser offentliggøres ligeledes på www.gek.dk. Vedtægtsændringsforslag 2: Ændring af teksten i 11 Generalforsamling, dagsorden punkt 4: Fastsættelse af kontingent til Vedtagelse af budget og fastsættelse af kontingent. Begrundelse: Vores nuværende vedtægter opererer kun med godkendes af regnskab og fastsættelse af kontingent. I praksis fremsættes der budgetforslag, som forhåbentligt vedtages og dette bør formaliseres. Vores årlige omsætning på ca 7-8.000.000 kr bør budgetansættes, da de økonomiske konsekvenser af hovsa eller ikke-budgetterede løsninger kan være uoverskuelige. Vedtægtsændringsforslag 3: Teksten i 11 Generalforsamling: Den ordinære generalforsamling afholdes i april måned ændres til: Den ordinære generalforsamling afholdes i februar måned. Begrundelse: Ved generalforsamling i april måned er den nyvalgte bestyrelse uden indflydelse på de første 4 måneders økonomiske beslutninger men skal stå til ansvar for dem ved generalforsamlingen året efter. Efter indførslen af klubmodul er der regnskabsmæssigt ikke behov for større periodiseringer, hvorfor regnskabet kan udarbejdes og revideres i februar måned. Som
bigevinst kan GEK derved også overholde tidsfristen for indlevering af ansøgning om lokaletilskud til Gentofte Kommune i stedet for hvert år at skulle søge udsættelse. Vedtægtsændringsforslag 4: Teksten i 11 Generalforsamling: Ligesom nye kandidater melder deres kandidatur senest 4 uger før generalforsamlingen, således at navnene kan sendes ud sammen med indkaldelsen til generalforsamlingen ændres til Hvis nye kandidater til bestyrelsen ønsker at figurere på indkaldelsen med dagsorden 14 dage før generalforsamlingen, skal de melde deres kandidatur senest 4 uger før generalforsamling. Kandidater kan også opstille på generalforsamlingen uden forudgående anmeldelse af deres kandidatur. Begrundelse: Der er modstrid mellem teksten Disse forslag bør behandles inden valg af nye bestyrelsesmedlemmer, da behandlingen af indkomne forslag kan ændre de præmisser, hvorunder nye medlemmer lader sig vælge til bestyrelsen og kravet om anmeldelse af kandidatur 4 uger før generalforsamlingen. Vi risikerer at vedtage forslag, som efterfølgende får de opstillede kandidater til at trække sig uden mulighed for på generalforsamlingen at opstille og vælge andre/nye kandidater. 4 ugers opstillingsfrist kan desuden muligvis anses for en hindring i opstillingsmulighed for alle medlemmer, jvf DIFs lovregulativ 1, 2, stk 3: Foreningen skal virke på et demokratisk grundlag, således at medindflydelse formelt udøves gennem stemmeret på generalforsamlingen og gennem valgbarhed til bestyrelse og udvalg. Begrænsning i dette princip kan alene finde sted generelt og under hensyntagen til medlemmets unge alder. Vedtægtsændringsforslag 5: Den påkrævede medlemsperiode for kandidatur til bestyrelsen ændres fra 6 måneder til 3 måneder. Begrundelse: Det har ved generalforsamlingerne de sidste 4-5 år været nødvendigt at dispensere for kravet om 6 måneders medlemskab for at kunne opstille til bestyrelsen, så 6 måneder må anses for ganske urealistisk. Derfor bør en mere realistisk periode indføres, således at generalforsamlingen ikke år efter år skal tage stilling til dispensationer. Skema med angivelse af vedtægtsændringsforslag 2-5: Nuværende og tekst 11. Generalforsamling Generalforsamlingen er klubbens højeste myndighed. Den ordinære generalforsamling afholdes i april måned. Datoen for den ordinære generalforsamling varsles ved opslag på klubbens hjemmeside samt i klubbens lokaler med minimum 6 ugers varsel. Forslag, der ønskes behandlet på generalforsamlingen, skal være bestyrelsen i hænde senest 4 uger før generalforsamlingen. Forslag og tekst 11. Generalforsamling Generalforsamlingen er klubbens højeste myndighed. Den ordinære generalforsamling afholdes i februar måned. Datoen for den ordinære generalsamling varsles ved opslag på klubbens hjemmeside samt i klubbens lokaler med minimum 6 ugers varsel. Forslag, der ønskes behandlet på generalforsamlingen, skal være bestyrelsen i hænde senest 4 uger før generalforsamlingen.
Tiden og stedet for generalforsamlingen skal med mindst 14 dages varsel meddeles klubbens medlemmer tillige med dagsorden og de af bestyrelsen fremsatte forslag (herunder forslag til bestyrelsesmedlemmer) og indkomne forslag, ved opslag på klubbens hjemmeside. Hvis muligt skal information om generalforsamlingen desuden udsendes som nyhedsmail fra klubbens hjemmeside (klubbens medlemmer skal selv tilmelde sig denne nyhedsmail og vedligeholde mailadresser i systemet). Medlemmer på 18 år og derover, såvel aktive som passive, har stemmeret og er valgbare til bestyrelsen, hvis de har betalt kontingent og været medlem af klubben i mindst 6 måneder. Dagsordenen skal som minimum indeholde følgende punkter: 1. Valg af dirigent. 2. Formanden aflægger beretning. 3. Det reviderede regnskab forelægges til godkendelse. 4. Fastsættelse af kontingent. 5. Behandling af indkomne forslag. 6. Valg af bestyrelsesmedlemmer (3 hhv. 4). 7. Valg af suppleant til bestyrelsen 8. Valg af medlemmer til diverse udvalg 9. Valg af revisor 10. Eventuelt På generalforsamlingen vælges personer ved almindeligt flertal. Øvrige beslutninger ved simpelt flertal, se dog 12 og 15. Afstemninger foregår ved skriftlig afstemning, se dog 6 B og 6 C. Står stemmerne lige, er forslaget forkastet. Der kan ikke stemmes ved fuldmagt. De indkomne forslag skal vedlægges indkaldelsen til generalforsamlingen, så medlemmer ved, hvad der kommer til behandling på generalforsamlingen. Disse forslag bør behandles inden valg af nye bestyrelsesmedlemmer, da behandlingen af indkomne forslag kan ændre de præmisser, hvorunder nye medlemmer lader sig vælge til bestyrelsen. Endvidere bør der i indkaldelsen stå, hvem der er på valg, og om disse ønsker genvalg. Ligesom nye kandidater melder deres kandidatur senest 4 uger før generalforsamlingen, således at navnene kan sendes ud sammen med indkaldelsen til generalforsamlingen. Ved generalforsamlingens afslutning skal der foreligge et referat fra mødet, som dirigenten Tiden og stedet for generalforsamlingen skal med mindst 14 dages varsel meddeles klubbens medlemmer tillige med dagsorden og de af bestyrelsen fremsatte forslag (herunder forslag til bestyrelsesmedlemmer) og indkomne forslag, ved opslag på klubbens hjemmeside. Hvis muligt skal information om generalforsamlingen desuden udsendes som nyhedsmail fra klubbens hjemmeside (klubbens medlemmer skal selv tilmelde sig denne nyhedsmail og vedligeholde mailadresser i systemet). Medlemmer på 18 år og derover, såvel aktive som passive, har stemmeret og er valgbare til bestyrelsen, hvis de har betalt kontingent og været medlem af klubben i mindst 3 måneder. Dagsordenen skal som minimum indeholde følgende punkter: 1. Valg af dirigent. 2. Formanden aflægger beretning. 3. Det reviderede regnskab forelægges til godkendelse. 4. Vedtagelse af budget og fastsættelse af kontingent. 5. Behandling af indkomne forslag. 6. Valg af bestyrelsesmedlemmer (3 hhv. 4). 7. Valg af suppleant til bestyrelsen 8. Valg af medlemmer til diverse udvalg 9. Valg af revisor 10. Eventuelt På generalforsamlingen vælges personer ved almindeligt flertal. Øvrige beslutninger ved simpelt flertal, se dog 12 og 15. Afstemninger foregår ved skriftlig afstemning, se dog 6 B og 6 C. Står stemmerne lige, er forslaget forkastet. Der kan ikke stemmes ved fuldmagt. De indkomne forslag skal vedlægges indkaldelsen til generalforsamlingen, så medlemmer ved, hvad der kommer til behandling på generalforsamlingen. Disse forslag bør behandles inden valg af nye bestyrelsesmedlemmer, da behandlingen af indkomne forslag kan ændre de præmisser, hvorunder nye medlemmer lader sig vælge til bestyrelsen. Endvidere bør der i indkaldelsen stå, hvem der er på valg, og om disse ønsker genvalg. Hvis nye kandidater til bestyrelsen ønsker at figurere på indkaldelsen med dagsorden 14 dage før generalforsamlingen, skal de melde deres kandidatur senest 4 uger før generalforsamling. Kandidater kan også opstille på generalforsamlingen uden forudgående anmeldelse af deres kandidatur.
underskriver. Det skal minimum indeholde, hvem der er valgt til bestyrelsen. Ved generalforsamlingens afslutning skal der foreligge et referat fra mødet, som dirigenten underskriver. Det skal minimum indeholde, hvem der er valgt til bestyrelsen. Vedtægtsændringsforslag 6: 8 Bestyrelsen. Teksten På generalforsamlingen vælges bestyrelsen samt 1 suppleant ændres til På generalforsamlingen vælges bestyrelsen samt 2 suppleanter. I tilfælde af vakance for et eller flere bestyrelsesmedlem(mer) indtræder 1. suppleanten først og dernæst 2. suppleanten i bestyrelsen. Såfremt suppleanternes pladser er vakante, supplerer bestyrelsen sig selv indtil næste generalforsamling. Begrundelse: Jeg foreslår valg af 2 suppleanter i stedet for 1, da vi i det forgangne år har måttet ty til selvsupplering af bestyrelsen i stedet for indtræden af suppleant valgt på generalforsamlingen. Vedtægtsændringsforslag 7: 11 Generalforsamlingen. Hvis ændringsforslag 2 ovenfor vedtages, udgår punkt 8 valg af medlemmer til diverse udvalg af generalforsamlingsdagsordenen. Begrundelse: Ved generalforsamlingsvalg af udvalgsmedlemmer kan disse formelt ikke udskiftes mellem 2 generalforsamlinger, heller ikke hvis de opsiger deres medlemskab af GEK. Med venlig hilsen Birgitte Kronborg 30.03.2014