SAMSPIL MELLEM LOVEN OG ANBEFALINGERNE 3. NOVEMBER 2015 KOMITÉEN FOR GOD FONDSLEDELSE
ANBEFALINGERNE I PERSPEKTIV Erhvervsstyrelsens erfaringer med den nye lov v/ kontorchef Jytte Heje Mikkelsen Anbefalingerne for god Fondsledelse praktiske erfaringer v/ formand Marianne Philip Oplæg fra en erhvervsdrivende fond om arbejdet med anbefalingerne v/ Lene Diemer Spørgsmål og afslutning SIDE 2
Erhvervsstyrelsens erfaringer med den nye lov Erhvervsstyrelsen Jytte Heje Mikkelsen
Lov om erhvervsdrivende fonde 2014 Erhvervsfondsudvalget 2012 Øget åbenhed om bestyrelsens aktiviteter - uafhængighed af stifter/gavegiver - oplysning om vederlag (og i K-selskaber) - uddelingspolitik Styrkelse af fondsmyndighedens kompetencer Revisors rolle - flere oplysninger i årsrapport og skærpet krav om underretning Komité for god Fondsledelse Anbefalinger Én fondsmyndighed for alle erhvervsdrivende fonde
Erfaringer med LEF 2014 Væsentlige opmærksomhedspunkter (1) Vedtægtstilpasning, herunder: Udpegning evt. flere uafhængige medlemmer Over halvdelen af bestyrelsen repræsenteret Formandens stemme ej afgørende Revisor vælges for 1 år ad gangen Tilpasning til Anbefalinger og i årsrapport NB: Formålsændring, uddeling og likvidation fortsat krav om Civilstyrelsens samtykke
Erfaringer med LEF 2014 Væsentlige opmærksomhedspunkter (2) Fondens formål og interesser Bestyrelsens og direktørens opgaver præciseret Administrators funktion præciseret Forretningsorden Legatarfortegnelse
Erfaringer med LEF 2014 Væsentlige opmærksomhedspunkter (3) Årsregnskabsmøde revisor skal deltage (med mindre alle parter er enige om det modsatte) Revisor kan indkalde til bestyrelsesmøde Revisor straks meddele fondsmyndighed ved ikke uvæsentlig overtrædelse af lov eller vedtægt
Fokus i lov om erhvervsdrivende fonde Tilsynsdiamanten Fondsmyndigheden Ledelsen Revisor Offentligheden
Fondsmyndigheden (1) Vejleder, fortolker, samtykker, henstiller, påbud, stikprøver dvs. fører tilsyn Erhvervsstyrelsen fondsmyndighed i LEF Én samlet indgang til registrering, tilsyn og offentliggørelse Civilstyrelsen fondsmyndighed i LFF Erhvervsankenævn ved alle afgørelser, dog.
Fondsmyndigheden (2) Nye kompetencer til ERST som fondsmyndighed: Påbud om nedsættelse af grundkapital Påbud vedr. direktør Legatarfortegnelse/ændring af uddelinger Fondsbestyrelsen forholde sig til Anbefalingerne for god Fondsledelse Godkende efterfølgende erhvervelser fra stifter m.v.
Øget åbenhed I årsrapporten : Forholde sig til Anbefalingerne Redegørelse for uddelingspolitikken Uddelinger i hovedkategorier Både bagud og fremadrettet Vederlag til ledelsen og administrator(k-selskaber?) Transaktioner med nærtstående parter oplyses Tilgodehavende med ledelsen oplyses
Udfordringer? Samspil mellem bestyrelsen, revisor, offentlighed og fondsyndighed: Bestyrelsen opmærksom på øgede krav til åbenhed i årsrapport Hjemmeside, bek. Samtykke og dispensation (evt. alder?) Revisor udvidet meldepligt ( straks ) Fondsmyndigheden har øget opmærksomhed på tilsyn herunder stikprøvekontrol og vejledning
Lovforslag om reelle ejere Lovforslag sendt i høring (ændrer en række love) Gælder alle fonde LEF, LFF samt undtagne og ikke-omfattede fonde Reelle ejere er som udgangspunkt bestyrelsen og særlige uddelingsmodtagere (kun fysiske) Reelle ejere skal fremover registreres hurtigst muligt og oplysningerne offentliggøres i CVR
Spørgsmål
ANBEFALINGER FOR GOD FONDSLEDELSE - praktiske erfaringer 3. november 2015 v/formand for Komitéen for god Fondsledelse Marianne Philip
ANBEFALINGERNE I PERSPEKTIV God fondsledelse: Best practice for ledelse af erhvervsdrivende fonde Comply or explain (følg eller forklar) Hvorfor fonden har valgt anderledes Hvordan man i stedet har valgt at indrette sig HUSK: Det er lige så godt at forklare som at følge! Afrapportering i årsrapporten for 2015 Afrapporteringsskema på komitéens hjemmeside Best practice Kontrol og samfundskrav Fondsmyndigheden har mulighed for påbud hvis Fonden ikke forholder sig til anbefalingerne, eller Forklaringen er åbenbart grundløs eller uden mening Uenighed i en anbefaling er ikke en forklaring Soft law versus hard law Best practice versus kontrol & samfundskrav SIDE 16
1.1 ÅBENHED OG KOMMUNIKATION Bestyrelsen bør vedtage retningslinjer for ekstern kommunikation, herunder hvem, der kan, og skal udtale sig til offentligheden på den erhvervsdrivende fonds vegne, og om hvilke forhold. Retningslinjerne skal imødekomme behovet for åbenhed og interessenternes behov og mulighed for at opnå relevant opdateret information om fondens forhold. Kommunikationspolitik/strategi eller bestemmelse i Forretningsordenen Formanden udtaler sig om fondens erhvervsmæssige formål, og direktøren udtaler sig om uddelingspolitik, strategi og operationelle forhold, eller Bestyrelsesformanden repræsenterer fonden udadtil Kommunikeres hvem der udtaler sig? SIDE 17
2.1.1 BESTYRELSENS OVERORDNEDE OPGAVER OG ANSVAR Det anbefales, at bestyrelsen med henblik på at sikre den erhvervsdrivende fonds virke i overensstemmelse med fondens formål og interesser mindst en gang årligt tager stilling til fondens overordnede strategi og uddelingspolitik med udgangspunkt i vedtægten. Strategidokument eller Forretningsorden Bestyrelsen bør drøfte, hvorvidt fondens strategi i tilstrækkeligt omfang adresserer fondens muligheder og udfordringer såvel kortsigtet som langsigtet Strategi omfatter: Investeringsstrategi Uddelingsstrategi- og politik Strategi i forhold til erhvervsformålet - datterselskab Evt. andre aktiviteter - daglig ledelse og drift SIDE 18
2.2. FORMANDEN OG NÆSTFORMANDEN FOR BESTYRELSEN 2.2.1 Bestyrelsesformanden organiserer, indkalder og leder bestyrelsesmøderne for at sikre et effektivt bestyrelsesarbejde og skabe de bedste forudsætninger for arbejdet i bestyrelsen. 2.2.2 Bestyrelsesbeslutning hvis bestyrelsen undtagelsesvis anmoder formanden om at påtage sig driftsopgaver for fonden - sikre en forsvarlig arbejdsdeling mellem formand, næstformand og direktion. Forretningsordenen bør indeholde en beskrivelse af formandens og næstformandens opgaver, pligter og ansvar Mødeplan for året (årshjul) Det hele kan opfyldes ved en enkelt bestemmelse i forretningsordenen SIDE 19
2.3 BESTYRELSENS SAMMENSÆTNING OG ORGANISERING 2.3.1 Vurdere og fastlægge, hvilke kompetencer bestyrelsen har behov for. 2.3.2 Struktureret, grundig og gennemskuelig proces for udvælgelse og indstilling af kandidater med respekt af vedtægten. 2.3.3 Udpeges.. personlige egenskaber og kompetencer - bestyrelsens samlede kompetencer.behov for fornyelse ctr. kontinuitet mangfoldighed. 2.3.4 Årlig redegørelse for bestyrelsens sammensætning, herunder bl.a. mangfoldighed, øvrige ledelseshverv, uafhængighed. Hvilken proces Kompetenceprofil Med i forretningsordenen Redegørelse i årsrapporten SIDE 20
2.3-2.5 BESTYRELSENS SAMMENSÆTNING 2.3.5 Flertallet af bestyrelsen bør ikke være medlemmer af bestyrelsen eller direktionen i dattervirksomheder - helejet holdingselskab. 2.4.1 Det anbefales at en del af bestyrelsens medlemmer er uafhængige - 12 års periode. 2.5.1 Udpegningsperiode på mindst 2 år og maksimalt 4 år. 2.5.2 Fastsættelse af aldersgrænse offentliggøres i årsrapport og på hjemmeside. En vis afstand til bestyrelsen i fondens døtre - personadskillelse, så fonden kan varetage sine ejerinteresser, og kontrollen med døtrene og deres ledelser Bestyrelsen må ikke være påvirket af andre interesser end varetagelsen af fondens formål Bestyrelsen tager stilling til uafhængighed og oplyser herom i årsrapporten Enkel bestemmelse i Vedtægten eller Forretningsorden Offentliggøres i årsrapport SIDE 21
2.6 EVALUERING AF BESTYRELSEN OG DIREKTIONEN Årlig evaluering Bestyrelsen fastlægger en evalueringsprocedure Den samlede bestyrelse, formandens og de individuelle medlemmers bidrag og resultater evalueres Sammensætningen, arbejde, resultater, antal medlemmer Hvordan gennemføres evalueringen i praksis? Spørgeskema enkeltmøder enkeltmøder efterfulgt af fællesmøder ekstern bistand Evaluering af formanden hvis formanden er problemet! Direktionens arbejde og resultater evalueres af bestyrelsen efter forud fastsatte klare kriterier Evalueringsproces i forretningsordenen - Se Vejledning om evaluering Formål: Forbedre kvaliteten af bestyrelsens arbejde Har bestyrelsen den rette sammensætning! Transparent, god og konstruktiv atmosfære - Anonymitet Resultatet drøftes i bestyrelsen SIDE 22
3. LEDELSENS VEDERLAG 3.1.1 Fast Vederlag til bestyrelse og direktion, evt. i kombination med bonus til direktionen, dog uafhængig af regnskabsmæssige resultater. Afspejle arbejde og ansvar. 3.1.2 Oplysning i årsregnskabet om det samlede vederlag til det enkelte bestyrelsesmedlem og evt. direktion. Transparens Understøtte hensigtsmæssig langsigtet udvikling Passende størrelse Kan fremgå af forretningsorden, hvordan ledelsen aflønnes. Vederlag til hver enkelt medlem af direktion og bestyrelse i årsrapport ikke for medarbejderrepræsentanter. SIDE 23
FORHOLD SOM KOMITÉEN ANBEFALER ADRESSERES I FORRETNINGSORDENEN, ÅRSRAPPORTEN/PÅ HJEMMESIDEN ELLER SOM BESTYRELSEN LØBENDE FORHOLDER SIG TIL
PRAKTIK Anbefalinger, som bestyrelsen med fordel kan indarbejde i forretningsordenen: Åbenhed og kommunikation: Anbefaling 1.1 Bestyrelsens opgaver og sammensætning: Anbefaling 2.1.1, 2.2.1, 2.2.2 og 2.3.2 Evaluering af arbejdet i bestyrelsen og i direktionen: Anbefaling 2.6.1 og 2.6.2 Offentliggørelse i årsrapport og/eller på fondens hjemmeside: Redegørelsen om god fondsledelse Bestyrelsens sammensætning: Anbefaling 2.3.4 og 2.5.2 Vederlag: Anbefaling 3.2 Løbende stillingtagen fra bestyrelsen: Bestyrelsens opgaver og sammensætning: Anbefaling 2.1.1, 2.2.2, 2.3.1 og 2.4.1 Evaluering: Anbefaling 2.6.1 og 2.6.2 SIDE 25
HUSK God Fondsledelse drejer sig om fondens formål og interesser! SIDE 26
KONTAKT Sekretariatet for Komitéen for god Fondsledelse Erhvervsstyrelsen Langelinie Allé 17 2100 København Ø Tel.: +45 35 29 10 00 E-mail: godfondsledelse@erst.dk SIDE 27
Informationsmøde i Erhvervsstyrelsen om anbefalinger for god fondsledelse Tirsdag den 3. november 2015 Advokat Lene Diemer, Ny Vestergade 17,1. 1471 København K. mail: ldi@cphlex.dk
Advokat Lene Diemer, Ny Vestergade 17,1. 1471 København K. mail: ldi@cphlex.dk
Advokat Lene Diemer, Ny Vestergade 17,1. 1471 København K. mail: ldi@cphlex.dk
Advokat Lene Diemer, Ny Vestergade 17,1. 1471 København K. mail: ldi@cphlex.dk
Proces for implementering af anbefalinger om god fondsledelse December 2014: Reviderede vedtægter godkendes og underskrives af bestyrelsen Januar 2015: Vedtægterne indsendes til Erhvervsstyrelsen og godkendes af denne April 2015: Notat om anbefalinger gennemgås 1. gang på overordnet niveau for bestyrelsen Juni 2015: Gennemgang af anbefalinger om god fondsledelse gennemgås på bestyrelsesniveau med henblik på konkrete forslag til indarbejdning af ændringer og anbefalinger Oktober 2015: Forretningsorden og ledelsesinstruks godkendes på bestyrelsesmødet Advokat Lene Diemer, Ny Vestergade 17,1. 1471 København K. mail: ldi@cphlex.dk
Revisionsprotokol Fast punkt på dagsordenen til hvert bestyrelsesmøde for at i mødekomme kravet i EFL 54, stk. 2 om konstatering af ændringer i revisionsprotokol : Revisor bekræfter, jfr. bilag X (som er en email fra revisor), at han ikke siden seneste protokoltilførsel den xx.xx.xxxx har tilføjelser til protokollen. Han bekræfter ligeledes, at han ikke har modtaget replik fra bestyrelsen til seneste protokoltilførsel, hvilket betyder, at revisor ikke har yderligere bemærkninger at fremsætte. Revisionsprotokollen medbringes til bestyrelsesmødet. Advokat Lene Diemer, Ny Vestergade 17,1. 1471 København K. mail: ldi@cphlex.dk
Udfordringer - Arbejdet med bestyrelsesevalueringer anser fonden for en omfattende udfordring alt afhængigt af, hvad der konkret skal gøres. Har endnu ikke fundet en endelig løsning på, hvordan dette gribes an - Uddelingspolitikken; er en udfordring, da fonden ikke har et uddelingsformål procedure aftalt, men endnu ikke endeligt besluttet - Har ikke medtaget køn i opremsningen af bestyrelsen på hjemmesiden gav sig selv og et mindre element - Alderskriteriet ej fulgt, da vi anser kompetencer og kvalifikationer går for ud for alderskriteriet - Ikke taget stilling til uafhængighedsspørgsmålet endnu Advokat Lene Diemer, Ny Vestergade 17,1. 1471 København K. mail: ldi@cphlex.dk