Behandling af personoplysninger i MG Udvikling

Transkript

1 Behandling af personoplysninger i MG Udvikling Vi har faste procedurer. Hvert år i januar stiller vi følgende spørgsmål til MG Udviklings ansatte og reviderer planen. Disse spørgsmål gennemgår vi i januar hvert år på internt møde. Datastrømsanalyse for MG-Udvikling 1. Har vi klarhed over rollefordelingen (dataansvarlig vs. databehandler)? 2. Har vi forudgående, løbende og efterfølgende kontrol af databehandler? 3. Har vi databehandleraftaler? 4. Har vi procedurer for ajourføring af data? 5. Har vi slettepolitik af data? 6. Har vi adgangsbegrænsninger og -kontroller? 7. Har vi klarhed over behandlingsgrundlaget (opfyldelse af kontrakt, samtykke, interesseafvejning osv.)? 8. Har vi samtykketekster og dokumentation for afgivne samtykker? 9. Har vi procedurer for sekundær brug af indsamlet data? 10. Har vi iagttagelse af oplysningspligten? 11. Hvordan håndterer vi de registreredes rettigheder, f.eks. indsigts- eller blokeringsbegæringer?

2 12. Har vi teknisk mulighed for at håndtere dataportabilitet (udtage oplysninger i et maskinlæsbart format)? 13. Har vi parathed og processer for håndtering af sikkerhedsbrud, underretningsforpligtelser mv.? 14. Har vi dokumentation for behandlingen af personoplysninger (artikel 30-fortegnelser)? 15. Har vi risikovurdering og tilpasning af sikkerhedsforanstaltninger i forhold til de enkelte behandlingsaktivitet? 16. Gennemfører vi konsekvensanalyser, når behandlingen indebærer høj risiko for den registrerede person? 17. Har vi retningslinjer for behandlingen af personoplysninger tilpasset medarbejdernes forskellige arbejdsfunktioner? 18. Har vi undervisning og træning af medarbejderne i privatlivsbeskyttelse og reglerne om behandling af personoplysninger Planen Vi behandler oplysninger, der kan bruges til at identificerer bestemte fysiske personer, herunder kunder og ansatte på følgende måde: 1. Vedr. almindelige personoplysninger anvender vi: 1.1. Ansatte - Almindelige oplysninger i form af identifikationsoplysninger (navn, adresse, tlf.nr. mv.) - Cprnr. og bankkontooplysninger - Rekrutteringsoplysninger ansøgning, CV, stillingsbetegnelse 1.2. Kunder - Almindelige oplysninger i form af identifikationsoplysninger (navn, adresse, tlf.nr.samt cvr.)- Betalingsoplysninger (kundenr., pris, EANR mv.) 2. Vedr. Personfølsomme oplysninger Vi anvender ikke følsomme personoplysninger

3 3. Vedr. bestemte formål indsamler og opbevarer vi personoplysninger 3.1. Ansatte - Personaleadministration om ansatte samt ansøgere til stillinger - Optimering af produkter, tjenester, services, bruger oplevelse og evalueringer - Markedsføring ved forud samtykke ellers generelt - Vi anvender ikke personoplysninger til et andet formål en det, oplysningerne bliver indsamlet og givet samtykke til Kunder - Markedsføring ved forud samtykke ellers generelt - Optimering af produkter, tjenester, services, bruger oplevelse og evalueringer - Vi begrænser personoplysninger til det, der er nødvendigt - Vi anvender ikke personoplysninger til et andet formål en det, oplysningerne bliver indsamlet og givet samtykke til. 4. Vedr. behandling af almindelig personoplysninger 4.1. Ansatte a. Vi kræver samtykke fra medarbejdere til brug af deres oplysninger til opfylde deres kontrakt mm. Herudover har vi ikke noget grundlag for at behandle almindelige personoplysninger 4.2. Kunder Vi kræver samtykke fra kunder til brug af deres oplysninger til opfylde deres kontrakt mm. Herudover har vi ikke noget grundlag for at behandle almindelige personoplysninger 5. Vi har følgende lovligt grundlag for behandling af følsomme personoplysninger: 5.1. Ansatte a. Samtykke fra den registrerede b. Alle pågældende oplysninger er allerede offentliggjort af den registrerede selv 5.2. Kunder De oplysninger vi anvender, er altid givet af kunderne selv. Vi har ikke noget grundlag for at behandle følsomme oplysninger. 6. Opdatering af personoplysninger 6.1. Ansatte Alle medarbejder tjekker en gang årligt, at det er de afgivne oplysninger + er ansvarlige for at rette disse, såfremt der sker ændringer.

4 6.2. Kunder Kundernes oplysninger justeres 1 x årligt eller ved ændringer, som de selv oplyser til os. 7. Sletning af personoplysninger, når de ikke længere er nødvendige i forhold til formålet Ansatte Oplysninger slettes et år efter ophør af arbejdsforholdet. Dette af hensyn til evt. økonomisk mellemværende eller ønske fra medarbejderen selv Kunder Alle tidligere kunder Arkiveres i vores IT-system under tidligere kunder. Fysiske kundemapper makuleres, når kunden ikke længere er aktiv/forventes at blive aktiv igen inden for 2 år. 8. Videregivelse af oplysninger om ansatte, kunder m.fl Ansatte Vi videregiver ikke oplysninger om ansatte til andre uden den ansattes samtykke. Videregiver ikke andre oplysninger end dem, som kan ses på hjemmesiden, og der er givet samtykke til at offentliggøre 8.2. Kunder Vi videregiver ikke oplysninger om kunder uden den kundens samtykke Markedsføring Vi videregiver ikke andre oplysninger end dem, der er på hjemmesiden og er givet samtykke til.. 9. Oplysninger til ansatte, kunder m.fl. om behandling af deres oplysninger Vi informerer dem altid om: 9.1. Ansatte - vores kontakoplysninger og beder dem justere, hvis nødvendigt - formålene med oplysningerne - hvis vi videregiver oplysningerne og henter vi samtykke 9.2. Kunder - vores kontakoplysninger og beder dem justere, hvis nødvendigt - formålene med oplysningerne om kunderne fremgår tydeligt på hjemmesiden - såfremt vi videregiver oplysningerne og indhenter samtykke fra den enkelte kunde

5 - Vores kunder kan altid gøre indsigelse mod vores behandling af deres personoplysninger 10. Vi giver ikke mulighed for, at vores kunder kan overføre deres personoplysninger til en anden virksomhed 11. Vi bruger Cookies på vores hjemmeside til trafikmåling og statistik igennem Google Analytics. På hjemmesiden er det muligt at slette Cookies. 12. Vores opbevaring af data i Skyen er sikret gennem Microsoft 360 graders sikkerhed. 13. En gang årligt primo januar gennemgår vi datastrømsanalysen. 14. Samtykkeerklæringer Ansatte Interne Eksterne Kunder Kursister Uddannelsesdeltagere Andre Samarbejdspartnere Marketing (herunder Sociale medier /SW