Årsberetning 2014/2015. Årsberetning 2014/15

Transkript

1 Årsberetning 2014/2015

2 2 3 Selskabet Selskabet består pr. 30. juni 2015 af i alt 92 afdelinger med boliger. I regnskabsåret er der ikke opført nybyggeri. I boligselskabet beskæftiges 120 funktionærer og 4 elever samt et varierende antal løst ansatte. På repræsentantskabsmødet den 19. november 2014 blev Jimmy Andersen genvalgt som næstformand for organisationsbestyrelsen. På samme møde blev Susanne Rasmussen, Mie Ladefoged, Joachim Bentzen og Brian Bech Daugaard genvalgt til bestyrelsen. Efterfølgende er Mie Ladefoged og Joachim Bentzen fraflyttet selskabet, og 1.-suppleant Jørgen Hundsdahl samt 2.-suppleant Christian Bense er indtrådt i bestyrelsen. Endvidere blev revisionsfirmaet Pricewaterhouse Coopers genvalgt. Årets resultat Årets resultat er realiseret med et underskud på kr , som dækkes af selskabets arbejdskapital. Underskuddet kan henføres til øgede personaleudgifter i forbindelse med helhedsplanerne samt vikarassistance i forbindelse med overgangen til nyt it-system. Herudover er samtlige forpligtelser vedrørende fratrådt teknisk chef indregnet i årsregnskabet i overensstemmelse med gældende regler. Ligeledes er resultatet påvirket af restafskrivningen på vores tidligere administrationssystem. Til gengæld har vi opnået besparelser på drift af vores printer- og kopiløsning samt revisionsudgiften. Byggesagshonorar på forbedringssager og nybyggeri ligger over det budgetterede med ca. 0,5 mio. kr. Afdelingsmidler i fælles forvaltning skal forrentes med en procentsats, der svarer til det faktisk opnåede afkast på de samlede fællesforvaltede midler. På den baggrund er mellemværende med afdelinger forrentet med -0,19%, og dispositionsfonden er forrentet med samme sats. Op til regnskabsafslutningen var der et stort pres på den danske krone, som medførte væsentlige kurstab på vores obligationer. Årets resultat må betegnes som tilfredsstillende. Benchmark Nettoadministrationsudgifterne ligger ca. kr. 3,5 mio. over budgettet. Nettoadministrationsudgifter er væsentligt påvirket af de øgede personaleudgifter og udgifterne til afskrivning af det tidligere administrationssystem. Nedenfor ses niveauet for nettoadministrationsudgifter pr. lejemålsenhed i forhold til 3 boligorganisationer udvalgt via Landsbyggefondens nye analyseredskab tvillingværktøjet. Som det fremgår ligger FAB på 2. pladsen med laveste nettoadministrationsudgifter pr. lejemålsenhed på trods af investeringer i bl.a. nyt it-system og vikarassistance i forbindelse hermed. Boligorganisation Antal lejemålsenheder Nettoadministrationsudgifter pr. lejemålsenhed FAB CIVICA AKB, København Samvirkende Boligselskaber I forhold til forvaltningsrevisionens kerneområde sparsommelighed har vi fastholdt fokus på udviklingen i vores administrationsudgifter. Økonomisk udvikling i boligafdelingerne Afdelingernes årsregnskaber er i år påvirket negativt af renteniveauet. 25 afdelinger afslutter regnskabsåret med et underskud primært på grund af den negative rente. I afdelingsbudgetterne var forventningerne til en forrentning af afdelingernes likvide midler fastsat til

3 4 5 BESTYRELSENS ARBEJDSWEEKEND 1,25 % i rente, men som tidligere nævnt er mellemværende med afdelinger forrentet med -0,19 %. Der er i regnskabsåret ydet tilskud på ca. 6,1 mio. kr. fra selskabets dispositionsfond til en række afdelinger. Afdelingerne har modtaget tilskud til bl.a. fysiske helhedsplaner, rådgiverhonorar i forbindelse med vandskade i Tankefuld og fjernelse af lugtgener i et lejemål i bofællesskabet Glasværket. Strategi- og målsætningsprogram - forvaltningsrevision Bestyrelsen har arbejdet videre med strategi- og målsætningsprogrammet. Konkret har der på en arbejdsweekend været arbejdet med værdier og god kommunikation i samarbejde med konsulentfirmaet DaCapo. Som led i strategi- og målsætningsprogrammet arbejdes der også med begrebet effektiv drift. Ledelsen har i det forgangne år fortsat arbejdet med målsætningsprogrammet, prioritering og implementering af nye tiltag, som skal være med til at fremtidssikre og udvikle FAB. Vores nye it-infrastruktur og administrationssystem er en væsentlig milepæl i arbejdet med at implementere flere digitale løsninger i den daglige drift. Vi er over halvvejs med implementeringen af elektronisk syn, og flere og flere får derfor gavn af de væsentlige besparelser, som vi oplever i forbindelse med de udbud på håndværkerydelser, som afholdes ved overgangen til isyn. I lighed med tidligere år gennemfører bestyrelsen kursus for afdelingsbestyrelserne og for nyvalgte medlemmer. I FAB er kurset gratis. Samtidig fortsætter formandsmøderne, hvor der informeres om og drøftes relevante temaer, som giver større mulighed for inddragelse og indflydelse af formændene for afdelingsbestyrelserne. Bestyrelsen har også været aktive i arbejdet i 3. kreds og således med til på landsplan at præge og tale beboernes sag. Udlejningssituationen Det generelle billede af udlejningssituationen i FAB er, at kun ganske få boliger ikke er lejet ud. FAB har igen i år forlænget aftalen med Syddansk Universitet om udlejning af værelser til udvekslingsstuderende. Værelserne er etableret i 4-værelses lejligheder, som tidligere har været svære at leje ud. Markedsføring og synlighed For at styrke kendskabet til FAB har vi i det forgangne regnskabsår fortsat med sponsoratet med Odense Zoo. Herudover har FAB valgt at støtte fodboldklubben B1909 med et mindre sponsorat for at styrke klubbens tilbud til primært de unge beboere i Vollsmose, hvor FAB har boliger. Herudover har FAB i forbindelse med udvikling af byggesager valgt at støtte lokale initiativer fx i Assens. Der er også givet bidrag til Ungdommens Røde Kors i forbindelse med etableringen af et aktivitetshus i Højstrupparken, hvor FAB også har mange beboere. Den årlige boligmesse i OCC prioriteres også i forventning om at fastholde udvikling i medlemstilgangen. Endelig har FAB været synlige i pressen omkring bygtilvækst projektet i Korsløkken. Fremtidig udvikling Der er vedtaget en samarbejdsstrategi mellem Odense Kommune, boligorganisationerne og politiet. Aftalen er tænkt som en afløser for den tidligere Byaftale, hvor FAB særligt har været aktiv og bidraget i den boligsociale gruppe. Den nye samarbejdsstrategi har 3 pejlemærker og indeholder bl.a. et boligsocialt pejlemærke, og det indledende arbejde pågår nu i forhold til at konkretisere handlinger, herunder om der skal sammensættes nye arbejdsgrupper. I den kommende tid vil FAB fokusere endnu mere på kundeservice og tilrette struktur, systemer, arbejdsgange- og processer med at skabe en høj tidssvarende kundeservice. IT Der er i løbet af året designet, projekteret og implementeret en helt ny IT infrastruktur i hele organisationen. Gamle servere og systemer er udfaset og udskiftet med en moderne og skalérbar løsning med nyeste serversoftware, og det hele er nu baseret på et virtuelt miljø, hvilket giver en lang række fordele fremover. I samme forbindelse er serverrummet nu sikret langt bedre end før med temperaturalarmer, maskinovervågning og bedre køling. Fordelene ved den nye infrastruktur er bl.a., at man kan bygge videre på løsningen efterhånden som behovet ændrer sig. Der er bedre mulighed for at kunne tilbyde adgang til IT-løsningerne til alle ansatte samt de eksterne interessenter der måtte have behov for det. Den daglige administration, drift og fejlsøgning er blevet mere enkel, fordi de nye og moderne systemer er bygget ud fra en strategi om, at samle så meget funktionalitet som muligt i de samme systemer. Herudover er der i årets løb projekteret og implementeret en helt ny hjemmeside til FAB i version 1.0 Den nye løsning var nødvendig af flere årsager, men den primære årsag til udskiftningen på dette tidspunkt var den samtidige implementering af nyt administrationssystem som krævede nyere teknologi. HØJSTRUPPARKEN

4 6 7 FAB har nu en moderne løsning, hvor vi i langt højere grad kan rette indhold end vi kunne før. Samtidig er design og logo blevet frisket op. I forbindelse med implementeringen af hovedsiden er der samtidig implementeret 3 større tekniske undersider med hver deres funktion. Bestyrelsesportal, Ejendomsfunktionær Web og Ansøger Web. Efter frigivelsen af såvel hjemmeside som bestyrelsesportal har vi efterspurgt brugernes tilbagemeldinger vedrørende funktionalitet og indhold. Vi arbejder løbende på at implementere de indkomne forslag og arbejder på lanceringen af en version 2 af hjemmesiden. Endelig er vores nye administrationssystem Unik Bolig 4 implementeret og sat i drift i marts Et af vores vigtigste arbejdsredskaber er blevet udskiftet som led i implementeringen af vores målsætningsprogram, hvor bedre datastruktur, større revisionsmæssig sikkerhed og udvidede muligheder for datacentralisering, i f.eks. webløsninger er en vigtig faktor. Første fase af projektet er gennemført på rekordtid med en ekstraordinær indsats fra alle medarbejdere, og projektgruppen arbejdede engageret og effektivt, hvilket gjorde det muligt at gennemføre projektet på meget kort tid. Sikkerheden med hensyn til regler for adgangskoder mv. er øget markant. Vi har ensrettet vores generelle brugerregistrering, hvilket giver udslag i blandt andet signaturerne som nu er ser ens ud. Vores backupløsning er nu 100% ekstern, og risikoen i forhold til muligheden for datatab er dermed mindsket. Vi er nået rigtig langt i løbet af det forgangne år. De gennemførte projekter er hver for sig store, og vi er lykkedes med det på kort tid. Interne forretningsgange skal dog tilpasses og beskrives i forhold til strukturen i Unik Bolig 4. I overensstemmelse med vores målsætningsprogram digitaliseres alle væsentlige arbejdsgange og i den forbindelse implementeres snarest en løsning til digital signatur af lejekontrakter. Sociale helhedsplaner Som led i udviklingen af flere af FABs eksisterende boligområder er FAB med i sociale helhedsplaner: Vollsmoseplanen, som udføres i samarbejde med Civica. Riisingplanen, som udføres i samarbejde med Civica og Odense Boligselskab. Korsløkken, hvor FAB har sin egen plan. Her er der taget hul på en ny fireårig bevillingsperiode pr. 1/ Teamet af beboerkonsulenter i Korsløkken tilbyder forskellige aktiviteter til beboerne og er med til at skabe tryghed i området til gavn for beboerne. FAB er også med i Boligorganisatorisk Fællesskab og Boligsamarbejdet. På grund af bevillingsmæssige ændringer skal Boligsamarbejdet finde en ny form i det kommende år. Fysiske helhedsplaner Der arbejdes med 5 fysiske helhedsplaner, som alle er på forskellige procesniveauer. Korsløkken I Korsløkken G flyttede de første beboere ind i deres nyrenoverede lejligheder i efteråret I løbet af året er der blevet totalrenoveret ca. 120 boliger, og renoveringen fortsætter frem til efteråret 2016, hvor alle 384 boliger vil være færdigrenoveret. I foråret 2014 blev der holdt rejsegilde for alle håndværkerne og beboerne. 2. og 3. etape (Korsløkkeparken F og E) igangsættes efterfølgende, og den samlede helhedsplan forventes færdig i starten af Sansehaven i Korsløkkeparken K er taget i brug, og i juni 2015 blev der holdt indvielse af haven.

5 8 9 Afdelingerne KORSLØKKEPARKEN C Korsløkkens beboerhus I januar 2015 besluttede Odense Byråd at medfinansiere beboerhuset. Bevillingen udgør i alt 9,8 mio. kr., og planlægningsarbejdet er opstartet i styregruppen og projektgruppen med deltagelse af repræsentanter fra beboerne og kommunen. Detailplanlægningen fortsætter i 2015, og byggestart forventes medio Beboer- og aktivitetshuset vil efter planen være klar til brug medio Korsløkkeparken C I efteråret 2014 afholdtes 2. beboermøde, hvor vi sammen med beboerne blev enige om de overordnede rammer for helhedsplanen. Projektmaterialet for den samlede helhedsplan er fremsendt til Landsbyggefonden, og dialogen med Landsbyggefonden pågår. Den forventelige sagsbehandlingstid hos Landsbyggefonden er på ca. 4-6 måneder. Efter bearbejdning og tilretning af helhedsplanen skal den til afstemning på et ekstraordinært afdelingsmøde, som forventes afholdt ultimo Inden afstemningsmødet vil der blive afholdt informationsmøder og udarbejdet diverse informationsmateriale, så beboernes beslutningsgrundlag bliver så optimalt som muligt. Bakkelunden Alle tagrum og hulmure er efterisoleret. Stenlunden Alle hulmure er efterisoleret. Skovparken Alle hulmure er efterisoleret. Kløverparken Der er reklamationssag vedr. udskiftning af alle sydvendte tagflader. Birkeparken En forbedringssag med videoovervågning er afsluttet. Resterende udestuer er etableret. En brandskade i kælderen under blok 65 er udbedret. NIELS BOHR PARKEN Fyrreparken Der er indledt dialog med Landsbyggefonden omkring finansieringsmodeller og huslejeniveau. Landsbyggefonden var i januar forbi afdelingen, hvor hovedprincipperne for helhedsplanen blev gennemgået. Den foreløbige helhedsplan blev inden sommerferien fremsendt til Landsbyggefonden, som har meddelt, at de forventer at behandle sagen i løbet af efteråret 2015, så endelig afklaring af projektomfang og projektøkonomi forventes først omkring årsskiftet. Der har i det forgangne år været afholdt 3 beboermøder samt 2 åbent hus-arrangementer. Næste beboermøde vil formentlig være i forbindelse med, at vi har en finansieringsplan klar og vil kunne udmelde den endelige husleje. Derefter vil der, frem til en afstemning på et ekstraordinært afdelingsmøde, blive afholdt en række beboermøder. Afstemningen forventes afholdt i starten af Infrastrukturplanen i Vollsmose De 9 afdelinger i Vollsmose stemte i marts måned om infrastrukturplanen. 7 afdelinger stemte ja og 2 afdelinger, Slåenhaven og Tjørnehaven, valgte at være uden for planen. Projekteringen er så småt begyndt, og de forventer at opstarte byggeriet i Tjørnehaven En forbedringssag med udskiftning af vinduer og døre er afsluttet. Der er udført renovering af 26 køkkener. Tofteparken Der er foretaget udskiftning af tagbelægning på alle tage i bebyggelsen incl. nye tagrender og nedløb i zink. I forbindelse med udskiftningen af tagbelægningen blev der efterisoleret på lofter, således at isoleringstykkelsen nu udgør 300 mm. I forbindelse med renovering af badeværelser etableres der nye afløbsledninger under huset, og der etableres ny tagbrønd i haveside og ny gennemløbsbrønd i indgangsside. Tofteparken B Det store grønne område stødende op til Tofteparken er renoveret. Niels Bohr Parken Børnehaven er ombygget til tre beboelseslejemål.

6 10 1 Regnskabspraksis ØSTERMARKEN Hindehøj Parken Renovering af udhuse og hegn er afsluttet. Korsløkkeparken Alle huse i bebyggelsen er blevet hulmursisoleret, og der er monteret nye udvendige døre og vinduer. Nyborg I de fritliggende huse er sket efterisolering af tagrum og hulmure. Alle indvendige døre i afdelingen er udskiftet. Sydfyn Ved alle boliger på Østermarken er vinduer udskiftet til nye klasse A-vinduer. Ved Østermarken 2-66 er samtlige tage udskiftet på boliger samt udhuse. Desuden er der opsat nye lofter samt efterisoleret i alle boliger. Højstrupparken En bolig på torvet er ombygget til et værested for unge mennesker, det er et Røde Kors projekt. Selskabet Regnskabsgrundlag Årsregnskabet er udarbejdet i overensstemmelse med den danske årsregnskabslov med de tilpasninger som følger af de særlige regnskabsbestemmelser i bekendtgørelse om drift af almene boliger m.v. og i lov om almene boliger samt støttede private andelsboliger m.v. Den anvendte regnskabspraksis er uændret i forhold til sidste år. Generelt om indregning og måling Alle indtægter indregnes i resultatopgørelsen i takt med, at de indtjenes, baseret på følgende kriterier: Ydelsen har fundet sted inden regnskabsårets udløb, prisen for ydelsen er fastlagt, og indbetalingen er modtaget eller kan med rimelig sikkerhed forventes modtaget. Endvidere indregnes i resultatopgørelsen alle omkostninger, der er afholdt for at opnå årets indtægter, herunder afskrivninger, nedskrivninger og hensatte forpligtelser samt tilbageførsler som følge af ændrede regnskabsmæssige skøn af beløb, der tidligere har været indregnet i resultatopgørelsen. Blangstedgård Karnapper og havestuer på Blommegrenen er renoveret. Dalumgård Facaden er afrenset og malet inkl. døre og vinduer. Sønderport Der er etableret et solcelleanlæg, der kan producere strøm til afdelingens fællesstrøm samt ca % af beboernes strøm. Den sidste del afventer dog lige, at en lov vedtages, så det kan sættes i drift på en billig måde. Ved indregning og måling tages hensyn til forudsigelige tab og risici, der fremkommer, inden årsregnskabet aflægges, og som be- eller afkræfter forhold, der eksisterer på balancedagen. Afskrivninger Afskrivninger indeholder årets afskrivninger og nedskrivninger på materielle anlægsaktiver samt gevinst og tab ved løbende udskiftning af materielle anlægsaktiver. Renter Renteudgifter og renteindtægter indeholder realiserede og urealiserede reguleringer på værdipapirer. Administrationsbidrag Administrationsbidraget fastsættes på budgetteringstidspunktet på grundlag af de forventede nettoadministrationsudgifter. Nettoadministrationsudgifterne består af bruttoadministrationsudgifterne med fradrag af eventuelt honorar for administration af andre foretagender, lovmæssige gebyrer m.v. og byggesagshonorar.

7 12 13 Ekstraordinære poster Ekstraordinære indtægter og udgifter indeholder regnskabsposter, der ikke har ordinær karakter. Materielle anlægsaktiver Administrationsbygninger m.v. måles til en skønnet værdi, som tager udgangspunkt i den oprindelige kostpris. Administrationsbygninger m.v. afskrives lineært over bygningens forventede brugstid, der udgør: Administrationsbygninger m.v.: 50 år Inventar, automobiler og It-udstyr måles til kostpris med fradrag af akkumulerede af- og nedskrivninger. Finansielle anlægsaktiver Børsnoterede værdipapirer måles til dagsværdi. Ikke børsnoterede værdipapirer måles til kostpris eller dagsværdi, hvis denne er lavere. Værdipapirer (omsættelige) obligationsbeholdning Værdipapirer, indregnet under omsætningsaktiver, omfatter børsnoterede obligationer, der måles til dagsværdi på balancedagen med den undtagelse, at udtrukne obligationer er optaget til kurs 100. Tilgodehavender Tilgodehavender måles i balancen til amortiseret kostpris eller en lavere nettorealisationsværdi, hvilket svarer til pålydende værdi med fradrag af nedskrivning til imødegåelse af tab. Nedskrivninger til tab opgøres på grundlag af en individuel vurdering af de enkelte tilgodehavender. Kostpris omfatter anskaffelsesprisen samt omkostninger direkte tilknyttet anskaffelsen indtil det tidspunkt, hvor aktivet er klar til at blive taget i brug. Afskrivningsgrundlaget, som opgøres som kostpris reduceret med eventuel scrapværdi, fordeles lineært over aktivernes forventede brugstid, der udgør: Inventar og IT-anlæg: 3-10 år Nyanskaffelser med en kostpris under DKK omkostningsføres fuldt ud i anskaffelsesåret. Dette gælder dog ikke i forbindelse med større renoveringsopgaver eller nyopførelse, hvor mange anskaffelser af inventar og udstyr finder sted. I disse tilfælde anvendes relevante levetider gående fra 3 til 10 år for løsøre/driftsmidler. Nedskrivning af materielle anlægsaktiver Den regnskabsmæssige værdi af materielle anlægsaktiver gennemgås årligt for at afgøre, om der er indikation af værdiforringelse udover det, som udtrykkes ved normal afskrivning. Hvis dette er tilfældet, foretages nedskrivning til den lavere genindvindingsværdi. Genindvindingsværdien for aktivet opgøres som den højeste af nettosalgsprisen og kapitalværdien. Såfremt det ikke er muligt at fastsætte genindvindingsværdien for det enkelte aktiv, vurderes nedskrivningsbehovet for den mindste gruppe af aktiver, hvor det er muligt at opgøre genindvindingsværdien.

8 14 15 Regnskabspraksis Afdelingerne Nettokapitaludgifter Nettokapitaludgifter udgør afdelingens ydelser vedrørende såvel den eksisterende som den afviklede prioritetsgæld med fradrag af diverse tilskud, herunder ydelsessikring fra staten. Ydelser vedrørende afviklede prioriteter overføres med halvdelen til boligorganisationens dispositionsfond og den anden halvdel til Landsbyggefondens landsdispositionsfond. Administrationsbidrag Administrationsbidraget fastsættes på budgetteringstidspunktet på grundlag af de forventede nettoadministrationsudgifter i boligorganisationen. Administrationsbidraget udgør det samme beløb pr. lejemålsenhed. Henlæggelser Der foretages samlede henlæggelser til planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelse af tekniske installationer og til hovedistandsættelse af afdelingernes ejendom. Henlæggelserne fastsættes ud fra en vedligeholdelses- og fornyelsesplan, som er baseret på en konkret vurdering af ejendommens kvalitet og vedligeholdelsesstand. Tilgodehavender Tilgodehavender måles i balancen til amortiseret kostpris eller en lavere nettorealisationsværdi, hvilket svarer til pålydende værdi med fradrag af nedskrivning til imødegåelse af tab. Nedskrivninger til tab opgøres på grundlag af en individuel vurdering af de enkelte tilgodehavender. Afskrivningskonto for ejendommen Opsparing ved nedbringelse af prioritetsgæld bogføres som indestående på afskrivningskontoen. Ordforklaringer Kapitalværdien: Nutidsværdien af de fremtidige nettobetalinger, som aktivet på balancedagen forventes at indbringe ved fortsat benyttelse i den nuværende funktion. Dagsværdi: Det beløb, hvormed et aktiv kan udveksles ved transaktioner mellem uafhængige parter. For børsnoterede værdipapirer er dagsværdien lig med børsværdien på balancedagen. Herudover henlægges årligt beløb til istandsættelse af lejlighederne ved fraflytning samt til tab ved lejeledighed og fraflytninger. Anlægsaktiver Ejendommen måles til den oprindelige anskaffelsessum med tillæg af eventuelle tilbygninger eller moderniseringsarbejder. Er ejendommen finansieret helt eller delvist ved indekslån, indregnes indekseringen i værdien af ejendommen. Forbedringsarbejder måles til kostpris med fradrag af akkumulerede afdrag på eventuelle lån eller med fradrag af afskrivninger. Den del af udgifterne til forbedringsarbejder, der ikke finansieres ved ekstern låneoptagelse, afskrives over en periode på højst 10 år. Ved individuelle forbedringsarbejder kan der afskrives over en periode på højst 20 år, svarende til levetiden.

9 Vestre Stationsvej Odense C fab@fabbo.dk