Projekt EcoKnow Om Big Data og digitaliseret lovgivning i offentlig sagsbehandling

Transkript

1 Projekt EcoKnow Om Big Data og digitaliseret lovgivning i offentlig sagsbehandling Rigsarkivet, 7. November 2018 Thomas Troels Hildebrandt, Professor Sektionen for software, data, personer & samfund Datalogisk Institut

2 Thomas Troels Hildebrandt, 7/11/18 2 Efter 2 årtiers digitaliseringsstrategier A STRONGER AND MORE SECURE DIGITAL DENMARK Digital Strategy The Government / Loca Government Denmark / Danish Regions / er vi på FNs 1. plads i offentlig digitalisering! May 2016

3 Thomas Troels Hildebrandt, 7/11/18 3 Er vi klar til digitale arbejdsgange og sammenhængende brugerrejser på tværs af løsninger? ~27% af alle opgaver i den offentlige sektor automatiserbare

4 FM Virksomhed HR Nej 40 år gammel drøm at digitalisere arbejdsgange erne DIGITAL DENMARK Digital Strategy The Government / Loca Government Denmark / Danish Regions / Nu Thomas Troels Hildebrandt, hilde@di.ku.dk 7/11/18 4 Ny medarbejder HR Arkiver kontrakt kontrakter Ret til PC? Ja Behov for PC? May 2016 Modtag underskrevet kontrakt behov for PC FM PC type Håndtering af PC Placer PC på bord God første arbejdsdag PC type kan ikke leveres Skrivebordsnummer Find plads ved skrivebord 1 uge før første arbejdsdag IT Leverandør

5 FM Virksomhed HR Nej Thomas Troels Hildebrandt, 7/11/18 5 Hvad er processen for at digitalisere processer idag? Hvorfor? Hvad og hvordan? Ny medarbejder Procesmodeller HR kontrakter Behov: Effektivisering, Kvalitetsforbedring, Modtag underskrevet kontrakt Arkiver kontrakt Ret til PC? PC type Ja Behov for PC? behov for PC FM Håndtering af PC PC type kan ikke leveres Placer PC på bord Skrivebordsnummer God første arbejdsdag Find plads ved skrivebord 1 uge før første arbejdsdag IT Leverandør Journey mapping Aktiviteter Roller Faser Implementering Ruter Regler Lovgivning

6 VIRKER DET I PRAKSIS?

7 Thomas Troels Hildebrandt, 7/11/18 8 CASE: Arbejdsgangsbanken lavet af KL Retsinformation & Karnov Lovmedholdelig (compliant)? Arbejdsgangsbanken

8 Thomas Troels Hildebrandt, 7/11/18 9 Er digitaliseringsklar lovgivning = regelforenkling løsningen? DenOffentlige.dk Men hvilke fem? Og er det samme fem om et år? Hvad er de ideelle ruter for de fem typer?

9 Thomas Troels Hildebrandt, 7/11/18 10 Sagsbehandling: En skøn blanding af rutine, regler og læring Hvordan laver vi sammenhængende digitale arbejdsgange og brugerrejser på tværs? Næsten helt forudsigelig: Kendte regler, aktiviteter & ruter Delvist forudsigelig: Kendte regler, delvist kendte aktiviteter & ruter Temmelig uforudsigelig: Delvist kendte regler, aktiviteter & ruter

10 Thomas Hildenbrandt, 7/11/18 11 Udfordringer ved sagsbehandling i dag Blanding af rutinearbejde og fagprofessionelle skøn Tidspres - få minutter til at forberede en samtale Underlagt kompleks lovgivning - der ofte ændres Ustruktureret dokumentation af sager $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$ 1$Oxford$Research,$København)på)det)finansielle)verdenskort,$Copenhag 2$Vækstteam$for$IKT$og$digital$vækst,$ANBEFALINGER,$Januar$2014$$p.$ og)automatiseringen)af)særligt)små)og)mellemstore)virksomheder)betyde Hyppige skift af sagsbehandlere tab af viden

11 Thomas Troels Hildebrandt, 7/11/18 12 EcoKnow: Effective, co-created & compliant adaptive case management for knowledge workers ( ) Forståelse af sagsbehandling i praksis, særligt kombinationen af rutine og skøn Effektiv fleksibel digitalisering af lovgivning der ofte ændres og compliance på tværs af it-systemer Brug af data fra tidligere sager til at finde vej til målet gennem lovjunglen Forståelighed af teknologien EcoKnow.org Illustration: Gitte Skov, Nyhedsmagasinet Danske Kommuner nr. 12 /

12 Thomas Troels Hildebrandt, 7/11/18 13 Tværfaglig forskning, design og udvikling i praksis Danske universiteter: Teknologiudvikling og design i praksis sammen med brugere: Bidragende partnere: Internationale universitetspartnere Rådgivningspanel:

13 Thomas Troels Hildebrandt, 14 7/11/18 Succes-kriterier Øge den oplevede kvalitet af sagsbehandlingen Reducere antallet af klager til ankestyrelsen der får medhold Reducere unødvendig ventetid i sager Reduktion af sagsbehandlertid brugt på rutineopgaver Øget mulighed for lokal tilpasning og validering af systemer når lovgivning og behov ændrer sig Reduceret omkostning ifbm tilpasninger når lovgivning og behov ændres

14 Thomas Troels Hildebrandt, 7/11/18 15 De mest efterspurgte kvaliteter for successful offentlig digitalisering: Support for nem løbende tilpasning Brugervenlighed/experience Behov for gearskifte Ny generation ESDH Konfigurer bar e pr ocesplatforme Automatisering Lokal forankring Løbende tilpasning af systemerne giver stor værdi men er systemerne og myndighederne klar? Der er potentiale i konfigurerbare standardsystemer men Standard ESDH er ikke tilstrækkeligt! Kan Staten lære noget af kommunerne hvad med en Fællesstatslig Rammearkitektur? Læs om Globeteams vurdering af seks systemtyper Inge Bograd and Per Andreasen. Ny generation ESDH / Konfigurerbare procesplatforme. Globeteam, December 2016.

15 FM Virksomhed HR Nej Thomas Troels Hildebrandt, 7/11/18 16 Hvordan skal vi ændre processen for at digitalisere processer? Hvorfor? Hvad og hvordan? Ny medarbejder Procesmodeller HR kontrakter Behov: Effektivisering, Kvalitetsforbedring, Modtag underskrevet kontrakt Arkiver kontrakt Ret til PC? PC type Ja Behov for PC? behov for PC FM Håndtering af PC PC type kan ikke leveres Placer PC på bord Skrivebordsnummer God første arbejdsdag Find plads ved skrivebord 1 uge før første arbejdsdag IT Leverandør Journey mapping Aktiviteter Roller Faser Implementering Ruter Regler Lovgivning

16 Thomas Troels Hildebrandt, 7/11/18 17 Digitale værktøjer til digitalisering af regler og brugerrejser Behov: Effektivisering, Kvalitetsforbedring, Værktøjer til digitalisering af regler og lovgivning (kortet) og simulering af brugerrejser og beregning af ruter på baggrund af historik (Big Data) Journey mapping Ruter Aktiviteter Regler Roller Faser Lovgivning

17 Thomas Troels Hildebrandt, 7/11/18 18 Digitalisering af lovgivning eksempel: Serviceloven paragraf 42 Executive Order no of 8 September 2015 (Current) Print-out date: 28 October 2015 Ministry: The Danish Ministry of Social Affairs and the Interior File number: Ministry of Social Affairs and the Interior, file no Later amendments to the regulation ACT No. 495 of 21 May 2013 ACT No. 722 of 25 June 2014 Consolidation Act on Social Services Loss of earnings An Act to consolidate the Act on Social Services, cf. Consolidation Act No. 150 of 16 February 2015, as amended by section 3 of Act No. 527 of 29 April 2015, section 1 of Act No. 529 of 29 April 2015, section 2 of Act No. 530 of 29 April 2015, section 1 of Act No. 649 of 18 May 2015 and Act No. 650 of 18 May (1) The municipal council shall pay compensation for loss of earnings to persons maintaining a child under 18 in the home whose physical or mental function is substantially and permanently impaired, or who is suffering from serious, chronic or long-term illness. Compensation shall be subject to the condition that the child is cared for at home as a necessary consequence of the impaired function, and that it is most expedient for the mother or father to care for the child. (2) The requirement in subsection (1) above that the child shall be cared for at home shall not apply to any child mentioned in subsection (1) who has been placed in care under section 52(3)(vii) in connection with the child's hospital visit. It is a condition that the presence of the mother or father at the hospital is a necessary consequence of the child's functional impairment and that such presence is most expedient for the child. (3) The compensation shall be fixed on the basis of the previous gross income, always provided that the maximum amount of compensation shall be DKK 27,500 a month. The maximum amount shall be reduced at the ratio of hours compensated for loss of earnings to the total number of working hours. A pension scheme contribution amounting to 10 per cent of the gross compensation shall be calculated. However, the contribution shall not exceed an amount equivalent to the contribution previously paid by the employer. Pursuant to the Act on the Labour Market Supplementary Pension Scheme, the municipal council shall pay Labour Market Supplementary Pension ( ATP ) The amendment under section 1(ii) of Act No. 495 of 21 May 2013 on Amendment of Act on Social Services and Act on Legal Protection and Administration in Social Matters (Crime preventive social initiatives) has not been incorporated into this Consolidation Act since the Minister for Social Affairs and the Interior shall determine the effective date of this amendment, cf. section 3(2) of Act No. 495 of 21 May The amendment under section 1(vi) of Act No. 722 of 25 June 2014 on Amendment of Act on Social Services, Act on Legal Protection and Administration in Social Matters and various other acts (Follow-up on evaluation of the Local Government Reform regarding the most highly specialised social area and the most highly specialised special educational, etc.) has not been incorporated into this Consolidation Act since the Minister for Social Affairs and the

18 Thomas Troels Hildebrandt, 7/11/18 19 Opmærkning af aktører/roller, aktiviteter og regler i teksten The Process Yellow Marker: From Texts to Declarative Processes and Back Hugo A. López, Søren Debois, Thomas Hildebrandt and Morten Marquard

19 Thomas Troels Hildebrandt, 7/11/18 20 Validering af regler ved interaktiv simulering af ruter DCRsolutions.net

20 Hændelses-LOG Thomas Troels Hildebrandt, 7/11/18 21 Hvordan integreres den digitale GPS i sagsbehandlingen? Indbygget GPS i sagsbehandlingssystem Ekstern GPS der lytter til hændelser fra it-systemer ESDH system Selvbetjening

21 Thomas Troels Hildebrandt, 7/11/18 22 Beslutningsstøtte baseret på Big Data? Predictive Process Monitoring (Dumas, Maggi, Francescomarino, Ghidini), CAiSE 2014 Anonyme bagrundsdata og hændelses-log fra tidligere sager Foreslåede handlinger og ruter og forudsigelser af sagens udfald eller varighed?

22 Thomas Troels Hildebrandt, 7/11/18 23 Kunne det bruges i jobcenteret eller endda online vejledning? Mål: Job som farmaceut indenfor 6 år Anbefaling: søg ind på uddannelse inden 1. maj Forudsætning: Kan dansk eller engelsk

23 Thomas Hildenbrandt, 7/11/18 24 Integreret i jobcenter sagsbehandlingssystem Ansøgning om optag på uddannelse inden 1. maj S at søge ind på uddannelse S Mentorordning S (Momentum mockup løsningen er ikke implementeret endnu)

24 Thomas Troels Hildebrandt, 7/11/18 25 Udfordringer Hændelser registreres forkert eller slet ikke Hvordan sikrer vi os imod bias? Kan vi lære af tidligere forløb, hvis forudsætningerne var nogle andre? Hvordan sikrer vi os mod misbrug af persondata? Hvordan undgår vi skjulte algoritmer? Følg med på EcoKnow.org!