Robotterne indtager udbud - Brugen af Big Data og AI i e-udbud

Transkript

1 Robotterne indtager udbud - Brugen af Big Data og AI i e-udbud Odense Adelige Jomfrukloster, 1.november 2017 Claus Ipsen cip@automade.dk

2 Hvem er Claus? Baggrund Nørd inden for offentlig indkøb af IT. Brænder for de gode offentlige IT-anskaffelsesprojekter, med særligt fokus på: Strømlinede udbudsprocesser Attraktive priser Juridisk holdbarhed Teknisk og kommerciel anvendelighed. Oprindeligt uddannet cand. merc. fra CBS, med supplement fra ITU og SDU. Erhvervserfaring Automade, Partner (2017- ) Implement Consulting Group, Management Consultant ( ) Københavns Lufthavne (CPH), IT Category Manager ( ) SKI, udbudskonsulent, it og tele ( ) MIRSK Digital, projektleder, tilbud og kontakter ( ) 2

3 Om brugen af AI, Machine Learning, Big Data etc. i indkøb Automation and robotics will significantly impact the procurement functions: - The Deloitte CPO Survey,

4 Om brugen af AI, Machine Learning, Big Data etc. i indkøb Basic machine learning technology is already used by some procurement applications in areas such as spend analytics and contract analytics. This is mostly limited to automating the processes of collecting, cleaning, classifying and analyzing expenditure data in an organization to identify savings or paths to greater efficiency. [ ] Today, procurement technology vendors are creating Cognitive Procurement Advisors (CPAs). [ ] A CPA can provide summaries, recommendations and advice in everything from supplier assessments and performance management, to risk management and compliance.[ ] The reality of artificial intelligence (AI) is that most organizations won t create significant value unless they deploy the technology on top of the right platform. [ ] Proper use of existing tools provides the platform for AI, as well as the data on which to train it.[ ] Automating 100% of spend management is neither realistic nor necessary for most organizations. When a process is not automated, however, it should be because of a strategic choice rather than an oversight. - Gartner,

5 How many F letters do you see? FINISHED FILES ARE THE RESULT OF YEARS OF SCIENTIFIC STUDY COMBINED WITH THE EXPERIENCE OF YEARS. 5 5

6 How many F letters do you see now? FINISHED FILES ARE THE RESULT OF YEARS OF SCIENTIFIC STUDY COMBINED WITH THE EXPERIENCE OF YEARS. 6 6

7 Om brugen af AI, Machine Learning, Big Data etc. i indkøb AI procurement solutions are not reducing headcount, but driving improved results.[ ] To understand how this works, KPMG proposes three classes of procurement AI: Class 1: Basic Process Automation Class 2: Enhanced Process Automation Class 3: Autonomic/Cognitive Automation Organizations seeking to drive savings through digital transformation will likely begin by automating Class 1 and 2 job functions for efficiency. However, the biggest savings will come from the predictive analytics associated with Class 3: Autonomic/Cognitive Automation. The excitement around using AI to support Class 3 decision-making is why cognitive procurement has become the procurement buzzword of 2017.[ ] Cognitive procurement simply means the application of cognitive computing (e.g. data mining, pattern recognition, natural language processing) to some of procurement s Class 3 job functions (e.g. predicting market prices, analyzing contracts). - KPMG,

8 Automade - Winning aspiration. Winning aspiration for Automade er, at blive best in class i forhold til datadrevet analyse, konkurrenceudsættelse samt leverandørstyring på udvalgte indirekte itkategorier. Derved skabes optimal effekt for kunderne i form af økonomiske besparelser på anskaffelser og drift, samt reduktion i energiforbrug (mindre forbrug af strøm og forbrugsstoffer, samt optimeret dimensionering af hardware). Winning aspiration skal realiseres ved hjælp af automatiserede værktøjer, med IoT- og AI-understøttelse, frem for brug af menneskelige ressourcer. 8

9 Automade i en offentlig indkøbs kontekst Analyse Konkurrenceudsættelse Kontrakt- og leverandørstyring Gennemgang af kundens aktiver. Afdækning af kundens interne processer og arbejdsgange. Indsamling og gennemgang af kundens eksisterende kontrakter og leasingaftaler. Afholdelse af markedsdialog. Udarbejdelse af anskaffelsesstrategi og -design. Udarbejdelse af udbudsmateriale. Evt. forhandling med leverandørerne. Løbende indkøb og administration af kontrakter, herunder leverandørkontakt. Sikring af udnyttelse af gældende aftaler og aktiver. Implementering af ændrede arbejdsgange i kundens organisation. Udarbejdelse af analyse og business case, indeholdende optimeringsanbefalinger i forhold til såvel adfærd som sammensætningen af aktiver, samt besparelsespotentiale. Tilbudsevaluering og indgåelse af kontrakt(er). Udarbejdelse af diverse notater og dokumentation til kundens interne brug. Fakturagennemgang og godkendelse. Udarbejdelse af løbende behovsanalyser, baseret på brugeradfærd. Opsigelse af eksisterende service- og leasingaftaler. Koordinering med kunden i forhold til indkøb, aftaler og aktiver. Udfasning af aktiver. 9

10 Analyse 10

11 Konkurrenceudsættelse Anbefalet antal delaftaler Antal leverandører Evalueringskriterier Specifikationer baseret på reelt behov Erfaringsbaserede svar på spørgsmål Evaluering 11

12 Kontrakt- og leverandørstyring Fakturakontrol Opfølgning på bod/bonus Opfølgning på leverancer 12

13 Faldgrupper - The Deloitte Global CPO Survey,

14 Spørgsmål 14