- PDF Gratis download

Transkript

1

2

3

4

5

6 Ordinært repræsentantskabsmøde 19. april 2017 VELKOMMEN

7 Dagsorden 1. Valg af dirigent 2. Valg af referent 3. Aflæggelse af bestyrelsens årsberetning for året 2016, herunder om forretningsførelsen for det forløbne år. 4. Endelig godkendelse af årsregnskaber for året 2016 med tilhørende revisionsberetning samt forelæggelse af budget for året Behandling af indkomne forslag a. Kunstudvalget stiller forslag om at man betaler 10 kr. pr. lejemål pr. år til AAB Silkeborgs Kunstforening.

8 Dagsorden - fortsat 6. Godkendelse af grundkøb og iværksætteri af nyt byggeri a. Køb af Hjejlevej 48 b. Køb af hjørnegrunden Solsortevej/Spættevej 7. Godkendelse af ændring af normalvedtægter 8. Valg af 3 bestyrelsesmedlemmer: På valg er: Grethe Hviid, afdeling 22 modtager genvalg Hans Ole Zacho. Afdeling 18, modtager genvalg Tage Johansen, afdeling 39, modtager genvalg 9. Valg af 2 suppleanter På valg er: Mikael Hasle, afdeling 12BC 10. Valg af revisor: På valg er: Deloitte, Statsautoriseret Revisionspartnerselskab 11. Kunstforening Valg af repræsentant til Kunstforeningens bestyrelse (for 2 år). På valg er: Ole Hanelius, afdeling 13A 12. Eventuelt

9 3. Aflæggelse af bestyrelsens årsberetning for året 2016, herunder om forretningsførelsen for det forløbne år. V/ formand Joan Nielsen

10 BoligSilkeborg - Status - Samarbejde om økonomisk rådgivning til beboere som rammes af kontanthjælpsloftet.

11 Boligsocial Helhedsplan

12 Digitalisering og tilgængeliggørelse Videreudvikling af elektroniske infomedier Penneo Lejekontrakt

13 Informationsvideo

14 Nye administrationslokaler på Borgergade 103

15 Markvandringer

16 Diverse informationer Besøg af: Bolig Korsør Boligselskabet B45 AAB Aarhus (e-boks) AAB Silkeborg ud af huset: Flemming BL Torben e-boks

17 Effektiviseringer

18 Sommerhuse Skagen Årgab

19 Kompetenceudvalget

20 Udvendig vedligeholdelsespligt Udvalg

21 Tæt/lav og haveboliger. Bygningselementer, vinduer, døre, udhæng, stern og lignende. Malerbehandling og vedligeholdelse. Træværk Det udvendige træværk males og vedligeholdes af afdelingen. Malerbehandlingen sker efter en fastlagt turnus, der bestemmes af afdelingsmødet. Hvert 5. år (afhængigt af hvad den enkelte bygningsdel anbefaler) skal beboeren inden for et angivet tidsrum udføre malervedligeholdelsen efter afdelingens anvisning. (Maling, rensemiddel, pensler mv. udleveres af afdelingen). Den således opsparede udgift for afdelingen vil medføre en reduktion i huslejen i 60 mdr.. Såfremt en beboer undlader at udføre arbejdet eller ikke følger de korrekte anvisninger, vil der ikke gives huslejereduktion og afdelingen vil lade arbejdet udføre ved et firma. Der skal udarbejdes en vedligeholdelsesvejledning der danner grundlag for arbejdets udførsel. Ikke mindst for at kunne tilbagetrække forpligtigelsen. Der anvendes de kulører, der er vedtaget på afdelingsmødet.

22 Indeklima

23 Indkøb

24 Dagsorden 1. Valg af dirigent 2. Valg af referent 3. Aflæggelse af bestyrelsens årsberetning for året 2016, herunder om forretningsførelsen for det forløbne år. 4. Endelig godkendelse af årsregnskaber for året 2016 med tilhørende revisionsberetning samt forelæggelse af budget for året Behandling af indkomne forslag a. Kunstudvalget stiller forslag om at man betaler 10 kr. pr. lejemål pr. år til AAB Silkeborgs Kunstforening. 6. Godkendelse af grundkøb og iværksætteri af nyt byggeri a. Køb af Hjejlevej 48 b. Køb af hjørnegrunden Solsortevej/Spættevej 7. Godkendelse af ændring af normalvedtægter 8. Valg af 3 bestyrelsesmedlemmer: På valg er: Grethe Hviid, afdeling 22, modtager genvalg Hans Ole Zacho. Afdeling 18, modtager genvalg Tage Johansen, afdeling 39, modtager genvalg 9. Valg af 2 suppleanter På valg er: Mikael Hasle, afdeling 12BC 10. Valg af revisor: På valg er: Deloitte, Statsautoriseret Revisionspartnerselskab 11. Kunstforening Valg af repræsentant til Kunstforeningens bestyrelse (for 2 år). På valg er: Ole Hanelius, afdeling 13A 12. Eventuelt

25 4. Endelig godkendelse af årsregnskaber for året 2016 med tilhørende revisionsberetning samt forelæggelse af budget for året v/ Torben Bennekov

26 Opsummering af revisors observationer 2016

27 Afdelingerne (side 12) Revisors bemærkning: 36 afdelinger har genereret et nettooverskud på t.kr., heraf udgør overskuddet i 5 afdelinger t.kr. 4 afdelinger har genereret et nettounderskud på 64 t.kr. Afdelingernes samlede henlæggelser er steget med t.kr. til i alt t.kr.

28 Afdelingerne (side 12), fortsat Afdelingerne, som er vist til højre, har væsentlige opsamlede overskud som følge af kontinuerlige overskud de seneste 3 år. (opsamlet overskud udgør mere end 10% af huslejeindtægten efter huslejereduktion). Der er 3 afdelinger med en samlet underskudssaldo pr. 31/ på t.kr Revisors bemærkning til afdelingernes regnskaber:

29 Grafiske oversigter fra revisonsprotokollen:

31 Aftale om nationalt måltal for effektiviseringer i den almene sektor Frem mod 2020 har vi krav om en samlet driftsbesparelse i de danske boligorganisationer. Aftalen er indgået mellem regeringen, BL og KL i forlængelse af boligaftalen Udgifterne skal reduceres med 1,5 mia. kroner svarende til ca. 8 % på udvalgte driftskonti. Det overordnede ansvare for effektiviseringerne ligger hos organisationsbestyrelsen. De skal løbende fremme produktivitet, kvalitet og effektivitet.

32 Aftale om nationalt måltal for effektiviseringer i den almene sektor Sparemålet skal bl.a. opnås gennem: Driftsområde opdelinger / driftsfællesskaber Generel organisering af personaleressourcer Outsourcing Fokus på energi og forsyning Afdelingssammenlægninger Optimering af IT anvendelse herunder digitalisering Det vil blive nødvendigt at prioritere hvilke opgaver der skal udføres hvad er nice to have og hvad er need to have. Effektiviseringerne forudsættes at slå direkte igennem på huslejerne.

33 Boligorganisationen (fra side 17) Der er i 2016 realiseret et overskud på 43 t.kr.

34 Boligorganisationen, fortsat

35 Boligorganisationens udgifter (side ) Væsentlige afvigelser i de ordinære udgifter: Bruttoadministrationsudgifterne budgetteret til t.kr. realiseret t.kr. dog flere afvigelser op de enkelte omkostningsposter Konto 502 Mødeudgifter merudgift 133 t.kr. Kan dels henføres til bestyrelsesseminar i marts 2016 på Sophiendal Gods samt et væsentligt højere antal beboerdemokratiske udviklings- og udvalgsmøder.

36 Boligorganisationens udgifter (side 20) Væsentlige afvigelser i de ordinære udgifter: Konto 513 Kontorholdsudgifter besparelse 80 t.kr. IT drift (igen i år) overskredet med 194 t.kr. skal dog ses i forhold til en besparelse i afskrivningerne på 142 t.kr. Der bliver fortsat brugt midler på udvikling af programmer og processer, samt vi har brugt væsentlige midler på sikring af vores IT systemer mod uønskede hændelser (Fraud, Phishing, Virus, Randomware osv.)

37 Boligorganisationens udgifter (side 20) Væsentlige afvigelser i de ordinære udgifter: Konto 514 Kontorlokaleudgifter merudgift 57 t.kr. Merudgiften skyldes huslejebetaling på vores nye administration på Borgergade 103 fra 1/ Der er besparelser på vedligeholdelsen af Estrupsgade 10 og 12. De 2 ejendomme overgår, i løbet af 2017, til afdeling 47.

38 Boligorganisationens udgifter (side 21) Væsentlige afvigelser i de ordinære udgifter: Konto 515 Afskrivninger besparelse 72 t.kr. Vores afskrivningsprincipper er ændret til 10 års afskrivning på: - afskrivning kontorinventar - afskrivning på lejede lokaler (Borgergade 103) Mindre afskrivninger på IT samt større afskrivninger på automobiler og indretning af lejede lokaler.

39 Ekstraordinære udgifter (side 214) Den samlede udgift på 519 t.kr. dækker dels de faktiske flytteomkostninger men også åbent husarrangementet, mindre nyanskaffelser, renovering af inventar, flytning og oprettelser af telefonlinjer samt arkitekt- og indretningsassistance.

40 Boligorganisationens Indtægter (side 21-22) Væsentlige afvigelser i de ordinære indtægter: Vedligeholdelseshonorarer / Byggesagshonorarer har en merindtægt på 275 t.kr, hvilket primært skyldes honorarer fra byggeadministration af mindre opgaver. Honorarer fra helhedsplanerne følger budgettet. Lovmæssige gebyrer har trods fald i restance- og rykkergebyrer på 36 t.kr. en merindtægt på 67 t.kr.

41 Boligorganisationens renter (side 22) Kapitalmarkederne har udviklet sig væsentlig bedre end frygtet men dog på niveau med afdelingernes budgetter. Vi har haft en meget forsigtig obligationsstrategi i både 2015 og Vi oplever kolleger med væsentlig større afkast i 2016, men de havde også tab i Vores forrentning af bankindeståender er samlet faldet med 78 t.kr. til 180 t.kr.

42 Boligorganisationens balanceposter (side 19) Balancesum t.kr. heraf obligationer samt likvide beholdninger t.kr. Egenkapital Den samlede egenkapital udgør t.kr. og består af: - Arbejdskapital incl. boligforeningsandele t.kr. - Egen trækningsret t.kr - Dispositionsfond t.kr. Mellemregning med afdelinger Afdelingernes tilgodehavende udgør Afdelingernes gæld udgør (afd. 1) t.kr t.kr.

44 Boligorganisationens dispositionsfond (side 25) Den disponible dispositionsfond udgør pr. 31/ t.kr. Lovfastsatte tilskud 2016: - Tab ved fraflytninger 156 t.kr. afdelingerne dækkede selv 242 t.kr. - Tab ved lejeledighed 281 t.kr. 2/3 heraf vedr. Frederiksberggården - Indbetalt kapitaltilskudslejligheder 78 t.kr. Bestyrelsesgodkendte tilskud: - Ydelsesstøtter samt 1/5 dels ordning 219 t.kr. - Underskudsdækninger afd. 19,34 24 t.kr. - Tilskud til vinduesudskiftninger afd. 10, t.kr. - Tilskud til Boligsocial helhedsplan 130 t.kr. - Tilskud til AABs Kunstforening 10 t.kr. Egen trækningsret / indskud i landsbyggefonden t.kr. er primært reserveret til helhedsplanerne i afd. 1,4,5,7,11 samt 33.

45 Grafiske oversigter fra revisonsprotokollen: Obs både egen trækningsret og dispositionsfond

47 Grafiske oversigter fra revisonsprotokollen Tab ved lejeledighed:

48 Grafiske oversigter fra revisonsprotokollen Tab ved fraflytninger:

49 Boligorganisationens Sommerhuse (fra side 31) Udlejningssituation 2016: Årgab 23 hele uger ( uger) Skagen 26 uger uger ( uger) Økonomi: Underskud Årgab kr. (driftsunderskud t.kr.) Underskud Skagen kr. (driftsunderskud t.kr.) Der er betalt kr pr. sommerhus for tilsyn, drift, udlejning og administration. Beløbet er ikke kostægte Der må iht. Lovgivningen (og LBF) ikke ydes tilskud fra AABs dispositionsfond. Underskuddet er dækket af AAB via administrationsbidraget. Udlejningssituation 2017, foreløbig: Årgab 17 hele uger Skagen 26 hele uger

50 Boligorganisationens budget 2017 Budgettet er udarbejdet i maj 2016 med henblik på fastsættelse af det kostægte administrationsbidrag for Nettoadministrationsudgifter t.kr., hvilket er en stigning på 670 t.kr. i forhold til budget Stigningen kan dels henføres til administrationens flytning til Borgergade samt til de organisatoriske ændringer der er foretaget i løbet af Kostægte administrationsbidrag opgjort til 3.657, hvilket er en stigning på 272 kr. pr. lejemålsenhed i forhold til budget De specificerede budgetposter er i årsregnskabets yderste kolonne fra side 18 i materialet

51 Spørgsmål og kommentarer

53 5. Behandling af indkomne forslag a. Kunstudvalget stiller forslag om at man betaler 10 kr. pr. lejemål pr. år til AAB Silkeborgs Kunstforening.

55 6. Godkendelse af grundkøb og iværksætteri af nyt byggeri a. Køb af Hjejlevej 48

56 6. Godkendelse af grundkøb og iværksætteri af nyt byggeri b. Køb af hjørnegrunden Solsortevej/Spættevej

57 6. Godkendelse af grundkøb og iværksætteri af nyt byggeri b. Køb af hjørnegrunden Solsortevej/Spættevej I skal tage stilling til følgende; Afd. 19 Tilbagekøbsklausul på grunden. Afd. 19 Nedlæggelse af garage og carporte. Afd. 19 Etablering af fælles p-pladser for afd. 5, 7 og 12 a/b/c Køb af grunden Solsortevej/Spættevej med henblik på at opfører 24 Spazeboliger og etablering af ny afdeling 49.

59 7. Godkendelse af ændring af normalvedtægter

60 7. Godkendelse af ændring af normalvedtægter Harmonisering mellem vedtægter og driftsbekendtgørelse vedr. Præcisering af tegningsreglen Driftsbekendtgørelsen 6 og 7 Vedtægter 6 Nuværende 10 Stk. 4. Organisationen og dens afdelinger forpligtes ved underskrift enten af den samlede bestyrelse eller af to bestyrelsesmedlemmer, hvoraf den ene skal være bestyrelsens formand eller næstformand, i forening med forretningsføreren eller direktøren, hvis en sådan er ansat. Organisationens bestyrelse kan meddele en forretningsfører, herunder en almen administrationsorganisation, fuldmagt til at forpligte organisationen og de enkelte afdelinger. Præcisering af Tegningsreglen Tegningsreglen skal kunne forstås sådan, at den samlede bestyrelse kan tegne boligorganisationen, mens der kun kan tegnes ved 2 bestyrelsesmedlemmer (hvor den ene Skal være bestyrelsens formand eller næstformand) hvis der er ansat en forretningsfører eller direktør og denne medunderskriver

61 7. Godkendelse af ændring af normalvedtægter Vedtægter Nuværende 7 stk.1 Det ordinære repræsentantskabsmøde indkaldes af formanden med mindst 4 ugers varsel ved brev til samtlige repræsentantskabsmedlemmer. Nyt 7 stk.1 Det ordinære repræsentantskabsmøde indkaldes af formanden med mindst 4 ugers varsel ved brev til samtlige repræsentantskabsmedlemmer. Efter aftale med et repræsentantskabsmedlem kan indkaldelse af dette medlem ske elektronisk. Indkaldelsen skal angive tid og sted for repræsentantskabsmødet samt dagsorden.

62 7. Godkendelse af ændring af normalvedtægter Indskudt en ekstra 15. Afdelingsmødet kan beslutte, at digitale værktøjer inddrages i afholdelsen af kommende afdelingsmøder. Det kan herunder besluttes, at afstemninger under anvendelse af et betryggende afstemningssystem kan foretages digitalt inden for en frist på højst 7 dage efter afholdelse af et afdelingsmøde. Stk. 2. Det digitale værktøj, der anvendes, skal være tilgængeligt for alle afdelingens beboelseslejere og disses myndige husstandsmedlemmer. Herudover skal det digitale værktøj være tilgængeligt for enhver, der ifølge 16, stk. 2, har adgang til afdelingsmødet. Disse må dog ikke have adgang til at deltage i eventuelle afstemninger. Andre end de i 1. og 2. pkt. nævnte må kun have læseadgang til det digitale værktøj. Der må ikke ved anvendelsen af digitale værktøjer stilles krav om profil på sociale medier. Stk. 3. Det er en betingelse for anvendelse af digitale værktøjer i afholdelsen af afdelingsmødet, at: 1) Forslag til behandling på afdelingsmødet tillige kan fremsættes ved brev eller . 2) Opstilling af kandidater tillige kan ske på afdelingsmødet. Stk. 4. Hvis der er truffet beslutning om, at afstemning kan ske digitalt efter afholdelsen af afdelingsmødet, er det yderligere en betingelse, at: 1) Afstemningstemaerne formuleres endeligt før afslutning af afdelingsmødet. 2) Afstemning tillige kan ske ved brev inden for samme afstemningsperiode, som er fastsat for den digitale afstemning. Stemmesedler skal efter anmodning udleveres fra dagen efter afdelingsmødet og indtil fristen for afstemning udløber. 3) Eventuelle afstemninger på afdelingsmødet foretages skriftligt. 4) Alle stemmer optælles samtidig umiddelbart efter afstemningsperiodens udløb. 5) Det sikres, at ingen husstand kan afgive flere stemmer, end den har ret til efter vedtægterne. Stk. 5. Der kan ikke begæres urafstemning om emner, hvor afstemning gennemføres efter stk. 1.

64 8. Valg af 3 bestyrelsesmedlemmer: På valg er: Grethe Hviid, afdeling 22, modtager genvalg. Hans Ole Zacho. afdeling 18, modtager genvalg. Tage Johansen, afdeling 39, modtager genvalg.

66 9. Valg af 2 suppleanter På valg er: Mikael Hasle, afdeling 12BC Lene Ustrup Afd. 18 Jesper Lundberg Afd. 25

68 10. Valg af revisor: På valg er: Deloitte, Statsautoriseret Revisionspartnerselskab