Ordinary board meeting - Meeting summary - 13th of July 2018

Transkript

1 Ordinary board meeting - Meeting summary - 13th of July 2018 Present: Selgin Constantina Federico David Laura 1. Order food 2. Equipment a. Mirror i. Laura will measure and find a new one 3. Intro week a. Swing workshops b. Bachata workshops? c. Sign up three extra board members for help d. Orientation game - ask maja to get a post Orientation game is for students to make people get to know the campus. : add a stop for dtu dancing e. point out how bad it went last introduction week 4. Teacher/board team building event a. Date: 18th of August b. Restaurant: Bakkens grill & bøfhus c. Dinner: 2544 dkk for 16 people + drinks d. Humørkort: 199 dkk for 44 coupons 5. Constantina a. Informal meeting -- meaning small training classes every 2 weeks i. People can borrow the speakers for practice - we need id in order to contact them if something breaks b. More classes during summer course i. We need the teachers to be up for having more classes :) c. Mailing System i. Send everything as newsletters to let people unsubscribe 6. Next season a. Posters/flyers + do anyone have time the first week of the semester to hand out flyers? :) i. Constantina - Create Poster ii. Federico - flyers 1. timetable 1. important dates b. Opening party : Games & Animation & Music

2 i. Date: to finalize next meeting ii. Organizer:?? iii. Selgin will book Glassalen c. Closing party: Christmasss :D i. Date: 1st of december ii. Organizer:?? iii. Selgin will book Etheren d. Kizomba workshop i. Date: Ask the guy for October ii. Organiser: iii. Room: e. Merengue workshop f. Selgin workshop - Lady band g. Biannual i. Laura will contact founders and ask about workshop - otherwise merengue ii. Happy Feet Studio iii. Own bar - ask for refrigerator iv. Are we setting up tables? And taking down? v. Hours? Søpavillonen: Here are prices for the following scenarios: A) Dinner and party, min. 50 dining guests party guests, Nov. 3rd, 6pm-03am, top floor, rental fee: DDK 5.000,- incl. VAT. B) Party, min. 100 guests, Nov. 3rd, 8pm-03am, top floor, rental fee: DDK 7.500,- incl. VAT. Food and beverages must be bought from Søpavillonen (see attached menus and bar prices) You will have access to the venue, 1 hour before event starts. What kind of snacks are we talking about? Technical details, top floor (subject to changes in setup) : 1. Sal på Søpavillonen Mixerpult: 1 stk. Pioneers DJM 800 Mixer 2 stk. Pioneers CDJ Lys: 8 stk. Movinghead 1 stk. Martin Light Jockey 1 stk. PC er touch skærm til styring. 6 stk. Trs115 Ohm. 4 stk. Br18 Sup. 3 stk. forstærkere

3 1 stk. master limiter. Happy Feet Studio: Tak for din interesse i at leje Happy Feet Studio til dit arrangement. Her følger et overblik over hvad vi kan tilbyde. Vores lokaler udlejes altid med: - Professionelt lydanlæg, med mulighed for mikrofon - Køkken med tilhørende service, glas m.m. - Borde og stole til 80 personer. (Hvis flere skal bruges så løser vi det) - Badområde med 3 brusekabiner og stor sauna - Effektivt ventilations anlæg (Vinduer må ikke åbnes ved høj musik) - Bløde antikke sofaer

4 - Garderobestativer til 140 personer Vi har to modeller ved udlejning: A) Lokalerne lejes med bartender og bar med vores barpriser (man kan godt få lov til at have indflydelse på hvad der skal være til salg i baren). Se vores barpriser nedenfor. Man kan vælge at ens gæster selv betaler for deres drikkevarer i baren, eller man kan have fri bar for sine gæster som man så afregner med os alt efter hvor meget der er blevet drukket. Det er også muligt at forudbetale fri bar til sine gæster for 130 kr pr. person. B) Vores lokaler lejes uden bar og man står selv for drikkevarer. Vores køleskab og andre skabe med drikkevarer vil blive aflåst, men man vil stadig kunne benytte resten af køkkenet. Ved begge modeller gælder at lokalerne skal ryddes og alt skal stilles tilbage på plads. Rengøring inkl. gulvvask står vi for. Priser: Ved model A) er prisen for 7 timers fest: 4500kr Udover de 7 timer koster det 300kr pr. time. Tiden tæller fra når ens gæster ankommer man kan dermed godt ankomme tidligere på dagen og gøre klar. Ved model B) er prisen 5800kr. Man modtager lokalerne sen eftermiddag og afleverer dem næste dag inden kl I begge tilfælde skal man betale 2500kr i depositum, som man får tilbage hvis man ikke har forårsaget nogen skader. Ellers bliver der trukket i depositummet alt efter omfanget. Andre ydelser: Vi tilbyder underholdning til din fest i form af danseshows og undervisning i 20 er Charleston, 40'er Swingdans eller 50 er Jitterbug. Overblik over priser: Danseshow 1 eller 2 sange (med pause imellem): 800kr pr. danser Danseundervisning i pardans 45-60min med to instruktører + Danseshow: 2000kr. Danseundervisning i solo dans 45-60min med en instruktør: 1200kr. Vi forbereder meget gerne en velkomstdrink til dine gæster. Det kunne fx være en boblende cava eller en friskblandet drink med rom, hyldeblomst og lime. Prisen her afhænger meget af dine ønsker, så send os dine tanker, og så giver vi dig et tilbud. Hvis du i løbet af din fest kunne tænke dig at få serveret kaffe og te, og evt. kage, så sørger vi selvfølgeligt for det. Pris pr. kande kaffe eller te: 45kr. (til 6 prs) Pris pr. person for kage: 40kr. (Kan variere hvis du har ønsker til kagen). Se barpriser ved model A på næste side

5 look at the prices for drinks! (people complained last biannual regarding the prices) 7. AOB