Databeskyttelsespolitik

Transkript

1 EKKOfondens Databeskyttelsespolitik Privacy policy når du er ansat JFC

2 INDHOLD DATABESKYTTELSESPOLITIK FOR EKKOFONDEN NÅR DU ER ANSAT... 5 KONTAKTOPLYSNINGER SÅDAN KONTAKTER DU OS... 5 ANSVARLIGHED - VI TAGER DATABESKYTTELSE ALVORLIGT... 5 DATABESKYTTELSESRÅDGIVER DPO DATA PROTECTION OFFICER... 6 OPLYSNINGSPLIGT - VI SIKRER FAIR OG GENNEMSIGTIG DATABEHANDLING... 7 FORMÅL - VI BEHANDLER DINE PERSONDATA TIL BESTEMTE FORMÅL... 7 Nye formål... 7 VI BEHANDLER DENNE TYPE DATA OM DIG... 7 Almindelige persondata... 7 Særlige kategorier af persondata... 8 BEHANDLINGSGRUNDLAG... 8 LEGITIM INTERESSE... 9 Interesseafvejningsanalyse... 9 VI INDHENTER DIT SAMTYKKE, INDEN VI BEHANDLER DINE PERSONDATA ER DU FORPLIGTET TIL AT AFGIVE PERSONDATA TIL OS? DIREKTE OG INDIREKTE INDSAMLING TIDSBEGRÆNSNING VI BEHANDLER KUN RELEVANTE PERSONDATA VI BEHANDLER KUN NØDVENDIGE PERSONDATA VI KONTROLLERER OG OPDATERER DINE PERSONDATA VI SLETTER DINE PERSONDATA, NÅR DE IKKE LÆNGERE ER NØDVENDIGE VIDEREGIVELSE AF DINE PERSONDATA AUTOMATISKE AFGØRELSER - PROFILERING s. 2

3 DATASIKKERHED VI BESKYTTER DINE PERSONDATA...12 RISIKOVURDERINGER VI BRUGER IT LØSNINGER DESIGNET TIL AT SIKRE DINE PERSONDATA ADGANG TIL DINE PERSONDATA VORES MEDARBEJDERE HAR TAVSHEDSPLIGT SIKKERHEDSKOPI AF DINE PERSONDATA BESKYTTELSE AF DINE PERSONDATA IMOD SKADELIG KODE KRYPTERING SIKKERHEDSBRUD SLETNING AF DINE PERSONOPLYSNINGER HVIS DU HAR SPØRGSMÅL COOKIES...15 HVAD ER COOKIES Væsentlige cookies Ydeevne og funktionalitets cookies HVORDAN BRUGER VI COOKIES? TREDJEPARTS-COOKIES Google Analytics AFVISNING AF COOKIES FRA GOOGLE ANALYTICS HVORDAN SLETTER DU COOKIES? VIL DU VIDE MERE OM COOKIES? DINE RETTIGHEDER...18 RET TIL INDSIGT RET TIL SLETNING ELLER BERIGTIGELSE RET TIL BEGRÆNSET BEHANDLING RET TIL INDSIGELSE s. 3

4 RET TIL DATAPORTABILITET VORES SAGSBEHANDLING NÅR VI MODTAGER DIN ANMODNING...19 KLAGEADGANG...20 ÆNDRINGER I DATABESKYTTELSESPOLITIKKEN...20 s. 4

5 DATABESKYTTELSESPOLITIK FOR EKKOFONDEN NÅR DU ER ANSAT Du vil i dette dokument kunne finde alle de relevante oplysninger i forbindelse med EKKOfondens behandling af dine persondata. Du kan klikke på hvert enkelt emne i indholdsfortegnelsen (ctrl + klik), alt efter hvad du ønsker at vide mere om. KONTAKTOPLYSNINGER SÅDAN KONTAKTER DU OS EKKOfonden er dataansvarlig og vi sikrer, at dine persondata behandles på en ansvarlig måde i overensstemmelse med lovgivningen. Du er altid velkommen til at kontakte os, hvis du har spørgsmål vedr. vores behandling af dine persondata. EKKOfonden Adresse: Egholmvej 8, 9800 Hjørring CVR: Telefonnr.: (+45) Mail: info@ekkofonden.dk Website: Databeskyttelsesrådgiver (DPO): Jane Faarup Christensen Mail: dataprotection@ekkofonden.dk Telefonnr.: ANSVARLIGHED - VI TAGER DATABESKYTTELSE ALVORLIGT I EKKOfonden behandler vi persondata på en ansvarlig måde og har derfor vedtaget denne databeskyttelsespolitik der fortæller dig, hvordan vi behandler dine personlige oplysninger. Disse oplysninger vil vi i den følgende information til dig kalde persondata eller personoplysninger. Persondata er alle slags informationer, der i et eller andet omfang kan henføres til dig. Du kan læse mere om hvilken type personoplysninger vi behandler om dig under emnet Vi behandler denne type data om dig. EKKOfonden overholder den europæiske persondataforordning samt gældende dansk lovgivning. Vi sikre at dine persondata behandles i overensstemmelse med behandlingsprincipperne i persondatalovgivningen. Vi sikre at dine persondata: - behandles lovligt, rimeligt og gennemsigtigt, - kun behandles til udtrykkeligt angivne og legitime formål, - kun behandles i det omfang der er tilstrækkeligt, relevant og nødvendigt i forhold til formålet(ene), - er korrekte og ajourførte, - ikke opbevares i længere tidsrum end der er nødvendigt i forhold til formålet(ene), - behandles med den tilstrækkelige sikkerhed. s. 5

6 For at beskytte dine persondata bedst muligt, vurderer vi løbende, hvor høj risikoen er for, at vores databehandling påvirker dine grundrettigheder negativt. Vi er især opmærksomme på risikoen for, at du: udsættes for diskrimination, udsættes for identitetstyveri, lider økonomisk tab, lider tab af omdømme eller lider tab af datafortrolighed. Læs mere om vores risikobaserede tilgang til behandling af dine persondata under emnet Datasikkerhed. DATABESKYTTELSESRÅDGIVER DPO DATA PROTECTION OFFICER For at sikre at EKKOfonden hele tiden behandler persondata på en ansvarlig måde, overholder lovgivningen samt interne politikker og retningslinjer, har EKKOfonden valgt at udpege en Databeskyttelsesrådgiver (DPO Data Protection Officer ). Det er DPO ens opgave at: kontrollere og overvåge at EKKOfondens databehandling overholder EU-lov og dansk lov samt de interne vedtagne retningslinjer og politikker rådgive og underrette EKKOfondens ledelse og øvrige medarbejdere om deres forpligtelser i forhold til persondatalovgivningen, samt rådgive i forbindelse med risikovurderinger og konsekvensanalyser samt ajourføring heraf hvis der sker væsentlige ændringer eller, hvis der indføres en ny form for databehandlingsaktivitet oplyse og uddanne medarbejdere der behandler persondata være kontaktpunkt for Datatilsynet samarbejde med Datatilsynet DPO en inddrages af EKKOfondens ledelse og høres i virksomhedens beslutninger der vedrører databehandling og databeskyttelse. DPO en tager hensyn til den risiko der er forbundet med behandlingsaktiviteterne. Det vil sige at DPO en har et særligt fokus på de behandlingsaktiviteter der er forbundet med en høj risiko, og prioriterer intern kontrol og overvågning af disse højt. DPO en sørger for at alle EKKOfondes medarbejdere der behandler persondata er tilstrækkelig uddannede og har tilstrækkelig viden om EKKOfondens Databeskyttelsespolitikker, retningslinjer og instrukser. Du kan som den registrerede altid rette henvendelse til EKKOfondens DPO, hvis du har spørgsmål omkring Databeskyttelse, dine rettigheder og hvordan du kan udøve disse. Se kontaktoplysningerne på EKKOfondens DPO under emnet Kontaktoplysninger Sådan kontakter du os. s. 6

7 OPLYSNINGSPLIGT - VI SIKRER FAIR OG GENNEMSIGTIG DATABEHANDLING Når du er ansat i EKKOfondens indsamler og behandler vi relevante oplysninger om dig i forbindelse med din ansættelse hos os. Når vi foretager behandling af dine persondata, har vi en oplysningsforpligtelse over for dig som den registrerede. FORMÅL - VI BEHANDLER DINE PERSONDATA TIL BESTEMTE FORMÅL Vi behandler dine data i forbindelse med bestemte formål eller andre lovlige og forenelige forretningsmæssige formål. Når du er ansat i EKKOfonden, anvender vi data om dig for at sikre en høj kvalitet og effektivitet i den daglige drift af virksomheden, samt i vores kontakt med dig. Vi skal bruge dine persondata for at kunne administrere, tilrettelægge og planlægge EKKOfondens daglige drift for dermed at sikre at din arbejdstid er effektivt planlagt, og at du modtager rettidig og korrekt honorering for din arbejdsindsats. Vi behandler dine persondata når vi skal: indgå og opfylde en kontrakt med dig (ansættelseskontakten), udvikle og forbedre vores ydelser efter servicelovens bestemmelser (botilbud, bostøtte, dagtilbud) for eksempel ved opkvalificering af dig som medarbejder, overholde lovgivning (bogføringsloven, arbejdsretlig lovgivning, serviceloven, lov om socialtilsyn, forvaltningsloven, retssikkerhedsloven), planlægge, tilrettelægge og administrere den daglige drift. NYE FORMÅL Hvis vi ønsker at anvende dine persondata til et andet formål end det oprindelige, oplyser vi dig om det nye formål og beder om dit samtykke, før vi påbegynder databehandlingen. Hvis vi har et andet lovligt grundlag for den nye behandling, oplyser vi dig om dette. VI BEHANDLER DENNE TYPE DATA OM DIG De data vi behandler, omfatter følgende to kategorier: ALMINDELIGE PERSONDATA Almindelige persondata er oplysninger om dig som disse: Navn Adresse Telefonnummer adresse Fødselsdato s. 7

8 Cpr. nr. Køn Billede Andre rent private forhold: eksempelvis personlighedstests, positive alkohol- eller narkotikatest mv. Straffedomme og lovovertrædelser Vi bruger ovenstående oplysninger om dig, når vi opretter din brugerprofil i vores IT systemer til vagtplanlægning, timeregistrering, lønudbetaling, ferieregnskab, samt til registrering i vores HR system. Vi bruger også dine oplysninger, når vi skal give dig adgang til at anvende relevante systemer. Vi bruger også dit navn og din adresse når vi sender dig vores interne nyhedsbrev en gang om måneden. Vi beder dig om at fremvise din straffeattest for at sikre os, at du ikke har kriminelle forhold der har relevans for din ansættelse i EKKOfonden. Vi beder om forevisning af kørekort, for at sikre at kørsel i arbejdsmæssige sammenhænge i EKKOfondens biler sker på lovlig vis. Vi beder endvidere om, at du fremviser en børneattest, hvis du ansættes i EKKOfonden med beskæftigelse i forhold til børne- og ungemålgruppen. Ovenstående oplysninger om dig kan også være nødvendige for os at videregive til andre i forbindelse med lovpligtig indberetning til myndigheder. SÆRLIGE KATEGORIER AF PERSONDATA Særlige kategorier af persondata er oplysninger om dit helbred, oplysninger om race og etnicitet, religion, politisk eller filosofisk overbevisning, fagforeningsmæssigt tilhørsforhold, samt behandling af genetisk data, biometrisk data med det formål entydigt at identificerer dig. Vi behandler i forbindelse med din ansættelse oplysninger omkring følgende: Helbredsoplysninger Fagforeningsmæssigt tilhørsforhold I forbindelse med rekruttering har vi indsamlet oplysninger direkte hos dig, omkring forhold der eventuelt kunne gøre det svært for dig at udføre arbejdsfunktionen. Vi behandler også dine helbredsoplysninger i forbindelse med en eventuel sygemelding i de tilfælde, hvor det vil være relevant for os at indhente en lægeerklæring eller en mulighedserklæring i forhold til dine muligheder for at varetage din arbejdsfunktion. Oplysningerne vil blive registreret i vores HR system. Oplysninger omkring dit fagforeningsmæssige tilhørsforhold behandles i forbindelse med overholdelse af de kollektive overenskomster. Vi sammenstiller ikke data. BEHANDLINGSGRUNDLAG Når vi behandler dine persondata, gør vi det på baggrund af følgende: Indgåelse og opfyldelse af en kontrakt med dig din ansættelseskontrakt. Dit samtykke s. 8

9 Lovgivning EKKOfondens legitime interesse Statistiske formål LEGITIM INTERESSE Inden vi behandler dine persondata på baggrund af EKKOfondens legitime interesse, har vi foretaget en interesseafvejningsanalyse for at sikre at EKKOfondens legitime interesse kan tillægges større vægt end dine eventuelle modgående interesser og dine grundlæggende rettigheder. Hvis det modsatte er tilfældet vil behandling på dette grundlag ikke finde sted. INTERESSEAFVEJNINGSANALYSE Når EKKOfonden skal afklare om EKKOfondens legitime interesse kan tillægges større vægt end dine eventuelle modgående interesser og grundlæggende rettigheder foretages der en interesseafvejningsanalyse. Analysen indeholder følgende emner: - Vurdering af EKKOfondens legitime interesser - Udøvelse af en grundlæggende rettighed (menneskerettighedskonventionen) eksempelvis retten til at oprette og drive virksomhed, retten til ytrings- og informationsfrihed. - Offentlige interesser/bredere samfundsinteresser. - Andre legitime interesser. Eksempelvis i forbindelse med lovgivning, kontrakt eller offentlig opgave. - Juridisk og kulturel/samfundsmæssig anerkendelse af interessernes legitimitet. Eksempelvis retningslinjer udstedt af officielle organer for eksempel en tilsynsmyndighed, eller en lovgivning der tillader, men dog ikke kræver, behandling. - Indvirkningen på dig som den registrerede - Vurdering af indvirkning, både positive og negative konsekvenser. Der tages også hensyn til bredere følelsesmæssige påvirkninger (irritation, frygt, angst, ect.) - Kilden til de potentielle indvirkninger. - Samlede vurdering af den potentielle indvirkning. Sandsynlighed for at risikoen bliver til virkelighed på den ene side og alvoren af konsekvenserne på den anden side. - Karakteren af personoplysningerne - Måden, hvorpå oplysningerne behandles - Dine rimelige forventninger - EKKOfondens status og din status (størrelsesforhold, magtforhold samt adgang til ressourcer og lignende). Den foreløbige balance. Yderligere garantier anvendt af virksomheden. Jo større indvirkningen er på den registrerede, desto mere skal virksomheden være opmærksom på relevante garantier. Det kan for eksempel være: s. 9

10 - Tekniske eller organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger - Anvendelse af IT systemer bygget til at beskytte privatlivet - Øget gennemsigtighed VI INDHENTER DIT SAMTYKKE, INDEN VI BEHANDLER DINE PERSONDATA Vi indhenter dit samtykke, inden vi behandler dine persondata til de formål, der er beskrevet ovenfor, med mindre vi har et andet lovligt grundlag for at indhente dem. I forbindelse med afgivelse af dit samtykke informeres du om til, hvilket formål vi ønsker at behandle dine persondata. Dit samtykke er altid frivilligt, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at henvende dig til os. Brug kontaktoplysningerne ovenfor, hvis du ønsker yderligere oplysninger. ER DU FORPLIGTET TIL AT AFGIVE PERSONDATA TIL OS? De persondata vi indsamler hos dig er nødvendige for, at vi kan indgå og opfylde kontrakten med dig, og for at vi overholder lovkravene til ansættelseskontrakter. Hvis ikke du ønsker at afgive dine persondata, vil det have den konsekvens for dig at det ikke vil være muligt for os at indgå og opfylde kontrakten med dig, og du kan dermed ikke være ansat i virksomheden. I andre tilfælde vil afgivelse af oplysninger også være et lovbestemt krav. Det vil for eksempel gælde for kravet om at indhente din børneattest, hvis du er beskæftiget med børne-ungemålgruppen i virksomheden. I de tilfælde, hvor vi behandler dine persondata på baggrund af et samtykke fra dig, vil det være helt frivilligt for dig at afgive dit samtykke. Det vil ikke være forbundet med negative konsekvenser for dig at afvise at afgive dine persondata. Du kan til en hver tid trække dit samtykke tilbage, ved at henvende dig til os på ovenstående kontaktoplysninger. Hvis du trækker dit samtykke tilbage betyder det, at vi fremadrettet skal ophøre med den pågældende behandling af dine persondata. DIREKTE OG INDIREKTE INDSAMLING Vi indsamler hovedsageligt dine personoplysninger direkte hos dig. Der kan også være tilfælde hvor vi indsamler persondata om dig fra andre. Det vil vi gøre i forbindelse med rekruttering, hvor vi kontakter dine referencepersoner efter aftale med dig. Der kan også være tilfælde hvor det er nødvendigt for os at indhente oplysninger fra din læge i forbindelse med en sygemelding. Hvis vi indsamler persondata hos andre, oplyser vi dig om hvor persondataene er indsamlet samt om disse data eventuelt stammer fra offentlige tilgængelige kilder. Du modtager oplysning herom inden for rimelig frist, senest inden for en måned fra indsamlingstidspunktet. TIDSBEGRÆNSNING Dine persondata vil kun blive behandlet i det omfang og i det tidsrum det er nødvendigt for os i forhold til formålene. Når vi ikke længere har brug for at behandle dine persondata, eksempelvis fordi du ikke længere er ansat i virksomheden, arkiverer og opbevarer vi dine personoplysninger i henhold til bogføringsloven. VI BEHANDLER KUN RELEVANTE PERSONDATA s. 10

11 Vi behandler kun data om dig, der er relevante og tilstrækkelige i forhold til de formål, der er defineret ovenfor. Formålet er afgørende for, hvilken type data om dig, der er relevante for os. Det samme gælder omfanget af de persondata, vi bruger. Vi bruger for eksempel ikke flere data, end dem, vi har brug for til det konkrete formål. Inden vi behandler dine persondata, undersøger vi, om det er muligt for os at minimere mængden af data om dig. Vi undersøger også, om nogle af de datatyper, vi anvender, kan bruges i anonymiseret eller pseudonymiseret form. Det kan vi gøre, hvis det ikke indvirker negativt på vores forpligtelser. VI BEHANDLER KUN NØDVENDIGE PERSONDATA Vi behandler kun de persondata, der er nødvendige i forhold til at opfylde vores fastsatte formål. Derudover kan det være bestemt ved lov, hvilken type data, der er nødvendig at indsamle og opbevare i forbindelse med vores forretningsdrift. Typen og omfanget af de persondata vi behandler, kan også være nødvendige for at opfylde en kontrakt eller en anden retlig forpligtelse. Vi vil gerne være sikre på, at vi kun behandler persondata, der er nødvendige for hvert af vores bestemte formål. Derfor er det indlejret i vores IT-systemer at der alene indsamles den datamængde der er nødvendig. Det sikres også automatisk at omfanget af behandlingen ikke er unødigt stort og at opbevaringstiden ikke er for lang. For at beskytte dig mod, at uvedkommende får adgang til dine persondata, benytter vi også løsninger, der automatisk sikrer, at data kun er tilgængelige for relevante medarbejdere. Der er også indlejret beskyttelse mod, at et ubegrænset antal personer kan få adgang til data. VI KONTROLLERER OG OPDATERER DINE PERSONDATA Vi kontrollerer, at de persondata, vi behandler om dig, ikke er urigtige eller vildledende. Vi sørger også for at opdatere dine persondata løbende. Da vores behandling er afhængig af, at dine data er korrekte og opdaterede, beder vi dig oplyse os om relevante ændringer i dine data. Du kan benytte kontaktoplysningerne ovenfor til at meddele os dine ændringer. For at sikre kvaliteten af dine data, har vi vedtaget interne regler og fastlagt procedurer for kontrol og opdatering af dine persondata. VI SLETTER DINE PERSONDATA, NÅR DE IKKE LÆNGERE ER NØDVENDIGE Vi sletter dine persondata, når de ikke længere er nødvendige i forhold til det formål, som var grunden til vores behandling af dine data. VIDEREGIVELSE AF DINE PERSONDATA s. 11

12 Dine persondata vil blive videregivet til andre uden for EKKOfonden. Vi videregiver relevante persondate til følgende: SKAT Virk.dk Dansk Erhverv PFA pension Søderberg & Partners (sundhedsforsikring) Socialtilsyn Øst Når vi videregiver dine oplysninger sørger vi for, at vi har et gyldigt behandlingsgrundlag for denne videregivelse. Videregivelsesgrundlaget vil være bestemt i lovgivningen eller på baggrund af opfyldelse af kontrakten med dig. Vi indhenter ikke dit samtykke, hvis vi er retligt forpligtet til at videregive dine persondata, for eksempel som led i indberetning til en myndighed. Når vi videregiver dine oplysninger til ovenstående virksomheder/myndigheder, vil de ved modtagelsen af oplysningerne blive ansvarlige for den videre behandling af dine persondata der finder sted i deres regi. Du kan få mere information om hvordan de enkelte virksomheder/myndigheder behandler dine persondata på deres hjemmesider, eller ved at kontakte dem. Vi videregiver ikke dine persondata til aktører i tredjelande. AUTOMATISKE AFGØRELSER - PROFILERING I forbindelse med drift og anvendelse af vores Intranetløsning vil der automatisk blive trukket oplysninger ud omkring brugernes adfærd og anvendelse af løsningen. Denne form for profilering hjælper os med at tilpasse intranetløsningen og indholdet således at den imødekommer behovet hos EKKOfondens ansatte, og er et nyttigt og anvendeligt redskab i dit daglige arbejde, når du har brug for informationer, vejledninger håndbøger og lignende. Der vil blive behandlet data i form af IP nummer. EKKOfonden foretager ikke automatiske afgørelser. DATASIKKERHED VI BESKYTTER DINE PERSONDATA Vi behandler dine persondata på en måde, der sikrer tilstrækkelig sikkerhed for dine oplysninger. Vi har vedtaget interne retningslinjer om informationssikkerhed og databeskyttelse, som indeholder instrukser og foranstaltninger så vi sikrer at dine persondata er beskyttet mod: Uautoriseret behandling af oplysningerne Ulovlig behandling af oplysningerne Hændelig tilintetgørelse af oplysningerne Ulovlig tilintetgørelse af oplysningerne Beskadigelse af oplysningerne tab af oplysningerne ændring af oplysningerne uautoriseret videregivelse af oplysningerne s. 12

13 uautoriseret adgang til oplysningerne Vi gennemgår mindst en gang om året vores interne sikkerhedsretningslinjer, for at sikre at dine persondata hele tiden er beskyttet af de fornødne sikkerhedsforanstaltninger. RISIKOVURDERINGER For at beskytte dine persondata bedst muligt vurderer vi løbende, hvor høj risikoen er for, at vores databehandling påvirker dine grundrettigheder negativt. Vi er især opmærksomme på risikoen for, at du: udsættes for diskrimination eller udsættes for identitetstyveri eller lider økonomisk tab eller lider tab af omdømme eller lider tab af datafortrolighed. Når vi skal vurderer hvilke sikkerhedsforanstaltninger der er nødvendige for at sikre et passende sikkerhedsniveau, tager vi stilling til følgende: Hvad kan lade sig gøre rent teknisk Hvad koster det at implementere Hvilke persondata behandler vi, i hvor stort omfang, og hvorfor behandler vi disse persondata Hvilke konsekvenser er der for dig ved et sikkerhedsbrud Risikoen for at der sket et sikkerhedsbrud Hvis der sker en væsentlig ændring i forhold til disse elementer i vores overvejelse vil vi opdaterer eller lave en ny risikovurdering for at sikre et passende sikkerhedsniveau. VI BRUGER IT LØSNINGER DESIGNET TIL AT SIKRE DINE PERSONDATA Vi sikrer et højt niveau af teknisk sikkerhed for dine persondata ved at bruge særlige IT systemer, der er designet til at sikre dine persondata. De IT systemer vi anvender, hjælper os med at sikre, at vi behandler dine personoplysninger på en ansvarlig måde, hvor vi sikre at dine persondata er behandlet på en lovlig, rimelig og gennemsigtig måde, samt til specifikke og afgrænsede formål som er relevante for virksomhedsdriften. Endvidere hjælper IT systemerne og systemopsætningen os med kun at behandler de persondata der er nødvendige og tilstrækkelige for at opnå formålet med behandlingen, at dine persondata er rigtige og opdaterede og ikke opbevares i længere tid end det er nødvendigt. ADGANG TIL DINE PERSONDATA s. 13

14 Vi har fastlagte procedurer for tildeling og inddragelse af adgangsrettigheder til vores medarbejdere, der i forhold til formålene behandler persondata. Vi kontrollerer deres faktiske adgang gennem logning og tilsyn. Vi sørger for at begrænse adgangen til dine persondata således, at det kun er relevante medarbejdere med et arbejdsbetinget behov for at behandle dine data der har adgang til dem. Vi har individuelle adgangskoder, som vi bruger for at få adgang til IT systemerne og dine persondata. Disse adgangskoder lever op til krav om længde og kompleksitet. Hvis vores ansatte eller andre som ikke bør have adgang til dine persondata forsøger at få adgang til IT systemerne, vil deres afviste adgangsforsøg blive registreret, og de vil efter 3. forsøg blive låst. VORES MEDARBEJDERE HAR TAVSHEDSPLIGT Vores medarbejdere og freelance-konsulenter som behandler dine persondata har tavshedspligt, også efter at de ikke længere arbejder hos os. SIKKERHEDSKOPI AF DINE PERSONDATA For at sikre at dine persondata ikke går tabt og for at sikre at dine persondata er tilgængelige tager vi løbende en sikkerhedskopi af vores datasæt. Disse kopier sørger vi for bliver opbevaret på en betryggende måde. BESKYTTELSE AF DINE PERSONDATA IMOD SKADELIG KODE Vi sikrer at risikoen for uautoriseret adgang og/ eller installering af skadelig kode er begrænset, ved at have firewalls, antivirus software og malwarebeskyttelse. Vi sikrer at disse holdes opdaterede. KRYPTERING Vi anvender relevante og sikre krypteringsteknologier, som sikrer beskyttelse af dine persondata i det omfang de transmitteres, opbevares eller i øvrigt behandles fra et internetbaseret IT system. SIKKERHEDSBRUD I tilfælde af et sikkerhedsbrud, der resulterer i en høj risiko for dig for diskrimination, Identitetstyveri, økonomisk tab, tab af omdømme eller anden væsentlig ulempe, vil vi underrette dig om sikkerhedsbruddet så hurtigt som muligt. Når vi bliver opmærksomme på et sikkerhedsbrud træffer vi hurtigst muligt relevante sikkerhedsmæssige foranstaltninger for at stoppe sikkerhedsbruddet, begrænse konsekvenserne samt sikre at risikoen for at det sker igen nedbringes hvis det er muligt for os. Hvis det ikke er muligt for os at nedbringe risikoen og at der stadig er en høj risiko for dig som registret, skal vi orientere Datatilsynet. SLETNING AF DINE PERSONOPLYSNINGER s. 14

15 Vi sikrer at de persondata vi behandler om dig bliver slettet når de ikke længere er nødvendige for os at behandle eller opbevare. Vi sikrer at alle kopier og gengivelser også bliver slettet. Vi sørger for at alle persondata er slettet fra vores udstyr (computere, mobiltelefoner, tablets og lignende) inden udstyret overgives til andre eller bortskaffes. HVIS DU HAR SPØRGSMÅL Hvis du har spørgsmål til sikkerheden omkring behandlingen af dine persondata er du altid velkommen til at kontakte os. Kontaktoplysningerne finder du øverst på siden. COOKIES Lige som mange andre virksomheder anvender EKKOfonden også Cookies på vores hjemmeside. For at sikre, at du får de mest relevante oplysninger og den bedste service, når du besøger vores hjemmeside, indsamler vi oplysninger og data ved hjælp af cookies. Dette hjælper os (og andre godkendte tredjeparter, som beskrevet senere) til at give dig en god og personlig oplevelse, når du besøger hjemmesiden, og det giver os også mulighed for at forbedre vores service samt sikre, du nemt kan finde, hvad du ønsker. Vi har nedenfor beskrevet de forskellige typer cookies samt hvordan vi anvender disse og hvad anvendelsen betyder for dig. Læs vores cookiepolitik omhyggeligt igennem og kontakt os endelig, hvis du fortsat er i tvivl om hvordan vi anvender cookies i forhold til dig. Personoplysninger er alle slags informationer, der i et eller andet omfang kan henføres til dig. Når du benytter vores website indsamler og behandler vi en række sådanne informationer. Det sker f.eks. ved alm. tilgang af indhold, hvis du tilmelder dig vores nyhedsbrev, deltager i konkurrencer eller undersøgelser, registrerer dig som bruger eller abonnent. Vi indsamler og behandler typisk følgende typer af oplysninger: Et unikt ID og tekniske oplysninger om din computer, tablet eller mobiltelefon, dit IP-nummer, geografisk placering, samt hvilke sider du klikker på (interesser). I det omfang du selv giver eksplicit samtykke hertil og selv indtaster informationerne behandles desuden: Navn, telefonnummer, , adresse og betalingsoplysninger. HVAD ER COOKIES Cookies er små stykker data, der sendes til din browser fra en webserver og lagres på din enhed, så hjemmesiden kan genkende din mobile enhed, tablet eller computer (samlet benævnt enhed ). Der er to typer af cookies 1) permanente og 2) midlertidige eller "session" cookies. Permanente cookies gemmes som en fil på din enhed i en lang periode. Session cookies placeres kun midlertidigt på din enhed, når du åbner hjemmesiden og forsvinder igen, når du lukker Hjemmesiden. Dette betyder, session cookies ikke gemmes permanent på din enhed. De fleste virksomheder anvender cookies på deres hjemmesider for at forbedre brugervenligheden. Cookies kan ikke skade din enhed, dine filer eller øge risikoen for virus på din enhed. VÆSENTLIGE COOKIES s. 15

16 Disse cookies er nødvendige for at kunne bruge hjemmesiden optimalt. For eksempel kan vi bruge disse cookies til at godkende og identificere brugerne af hjemmesiden. Uden disse cookies ville vi ikke være i stand til at genkende dig og du ville ikke kunne få optimal adgang til indholdet på hjemmesiden. YDEEVNE OG FUNKTIONALITETS COOKIES Disse cookies er ikke strengt nødvendige, men giver os mulighed for at personliggøre din online oplevelse på hjemmesiden. For eksempel, giver de os mulighed for at huske dine præferencer og betyder, at du ikke behøver at genindtaste oplysninger, du allerede har afgivet. Vi bruger også disse cookies til at indsamle oplysninger om vores besøgendes brug af siden, så vi kan forbedre siden, vores produkter samt udføre statistik- og markedsundersøgelser. Hvis du vælger at slette disse cookies vil du potentielt opleve begrænset funktionalitet af hjemmesiden. HVORDAN BRUGER VI COOKIES? Vi bruger cookies til at gøre hjemmesiden brugervenligt samt gøre det muligt at give dig personlige anbefalinger og henvisninger. På EKKOfondens hjemmeside anvender vi primært cookies til webanalyse med henblik på at optimere oplevelsen af hjemmesiden. Permanente cookies anvendes på følgende måde: For at kunne genkende dig, når du vender tilbage til hjemmesiden Hvis du vil have adgang til lagrede oplysninger For at sikre, du ikke bliver bedt om at udfylde de samme oplysninger flere gange Vi (og godkendte tredjeparter) kan anvende følgende ikke-personlige oplysninger fra både permanente cookies og session cookies til statistiske formål: At afgøre, hvilke dele af hjemmesiden der er mest besøgte/populære At overvåge brugen af siden (frekvens og tid) At afgøre, hvor ofte du og andre brugere besøger hjemmesiden At udføre undersøgelser om din interaktion på hjemmesiden, så dette kan forbedres. TREDJEPARTS-COOKIES Vi bruger også tredjeparts-cookies som en del af vores tjenester. Disse cookies er underlagt de respektive tredjeparter og kontrolleres ikke af os. Vi har listet de tredjeparts cookies, som vi bruger nedenfor, hvoraf nogle kan undgås via dine browserindstillinger. GOOGLE ANALYTICS s. 16

17 På EKKOfonden.dk bruger vi Google Analytics for at analysere, hvordan brugerne anvender hjemmesiden. De oplysninger, som cookien indsamler om din brug (trafikdata, herunder din IP-adresse), sendes til og gemmes på Googles servere i USA. Google bruger oplysningerne til at evaluere din brug af hjemmesiden, udarbejde rapporter om aktiviteten på hjemmesiden og yde andre tjenester i tilknytning til aktiviteten på hjemmesiden og brugen af internettet. Google kan også videregive oplysningerne til tredjemand, hvis loven kræver det, eller hvis tredjemand behandler oplysningerne på Googles vegne. Google Analytics sætter to typer cookies: En persistent cookie, der viser, om brugeren er tilbagevendende, hvor brugeren kommer fra, hvilken søgemaskine, der er brugt, keywords osv. Sessionscookies, som bruges til at vise, hvornår og hvor længe en bruger er på sitet. Sessionscookies udløber efter hver session, det vil sige, når du lukker din fane eller browser Google sammenkører ikke din IP-adresse med andre oplysninger, som Google ligger inde med. Læs mere om Google Analytics cookies: How Google Analytics uses Cookies Du kan fravælge disse her > AFVISNING AF COOKIES FRA GOOGLE ANALYTICS Hvis du ikke ønsker, at dit besøg skal registreres af Google Analytics, kan du benytte dig af Googles Opt-Out Browser Add-on. Vær opmærksom på, at dine besøg på andre sider, der anvender Google Analytics, heller ikke vil blive registreret, hvis du installerer dette browser plugin. Google Analytics opt-out Browser Add-on HVORDAN SLETTER DU COOKIES? Du kan vælge, om du vil acceptere cookies eller ej. Hvis du ønsker at vide, hvornår din enhed modtager en cookie, kan du indstille din browser til at informere dig om det. På den måde har du mulighed for at acceptere eller afvise en cookie. Din enhed kan indstilles til at afvise alle cookies. Du skal være opmærksom på, at ændringer i dine browser-indstillinger kan betyde, at dele af hjemmesiden ikke vil fungere korrekt og optimalt. VIL DU VIDE MERE OM COOKIES? Se vejledning og læs mere om cookies her: Se desuden disse vejledninger til de mest almindelige browsere: Vejledning i at slette cookies i Microsoft Edge Vejledning i at slette cookies i Mozilla Firefox Vejledning i at slette cookies i Google Chrome s. 17

18 Vejledning i at slette cookies i Opera Vejledning i at slette flash cookies (alle browsere) DINE RETTIGHEDER Hvis du ønsker at udøve dine rettigheder, kan du altid henvende dig til os på de oplyste kontaktinformationer øverst. RET TIL INDSIGT Du har ret til at få adgang til dine persondata Du har til en enhver tid ret til at få oplyst, hvilke data vi behandler om dig, hvor de stammer fra, og hvad vi anvender dem til. Du kan også få oplyst, hvor længe vi opbevarer dine persondata, og hvem, der modtager data om dig, i det omfang vi videregiver data i Danmark og i udlandet. Hvis du anmoder om det, kan vi oplyse dig om de data, vi behandler om dig samt udlevere dem til dig. Adgangen kan dog være begrænset af hensyn til andre personers privatlivsbeskyttelse, til forretningshemmeligheder og immaterielle rettigheder. RET TIL SLETNING ELLER BERIGTIGELSE Du har ret til at få unøjagtige persondata rettet eller slettet. Hvis du mener, at de persondata, vi behandler om dig, er unøjagtige, har du ret til at få dem rettet. Du skal henvende dig til os og oplyse os om, hvori unøjagtighederne består, og hvordan de kan rettes. I nogle tilfælde vil vi have en forpligtelse til at slette dine persondata. Det gælder fx, hvis du trækker dit samtykke tilbage. Hvis du mener, at dine data ikke længere er nødvendige i forhold til det formål, som vi indhentede dem til, kan du bede om at få dem slettet. Du kan også kontakte os, hvis du mener, at dine persondata bliver behandlet i strid med lovgivningen eller andre retlige forpligtelser. Når du henvender dig med en anmodning om at få rettet, begrænset eller slettet dine persondata, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt. RET TIL BEGRÆNSET BEHANDLING Du har ret til at behandlingen af dine persondata begrænses. Hvis du mener, at de persondata vi behandler om dig er forkerte har du ret til at få begrænset brugen af dine persondata imens, vi undersøger om dine persondata er rigtige. Hvis du ikke ønsker at dine persondata slettes kan vi i stedet begrænse brugen af dem. Hvis det ikke længere er nødvendigt for os at behandle dine s. 18

19 persondata men persondataene er nødvendige at opbevare på grund af lovgivningen, kan vi ligeledes begrænse behandlingen. Hvis behandling af dine persondata er begrænset vil vi inden begrænsningen ophæves fortæller dig det. RET TIL INDSIGELSE Du har ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af dine persondata. Du har ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af dine persondata. Du kan også gøre indsigelse mod eventuel videregivelse af dine data til markedsføringsformål. Du kan bruge kontaktoplysningerne øverst til at sende en indsigelse. Hvis din indsigelse er berettiget, sørger vi for at ophøre med behandlingen af dine persondata. RET TIL DATAPORTABILITET Du har ret til at kunne flytte dine persondata. Du har ret til at modtage og flytte de persondata, du har stillet til rådighed for os samt dem, vi har indhentet om dig hos andre aktører på baggrund af dit samtykke. Hvis vi behandler data om dig som led i en kontrakt, hvor du er part, kan du også få tilsendt dine data. Du har også ret til at overføre disse persondata til en anden tjenesteudbyder. Hvis du ønsker at bruge din ret til dataportabilitet, vil du modtage dine persondata fra os i et almindeligt anvendt format. VORES SAGSBEHANDLING NÅR VI MODTAGER DIN ANMODNING Du har ret til at anmode EKKOfonden om indsigt i og berigtigelse eller sletning af dine persondata. Du har også ret til begrænsning af behandling vedrørende dine persondata eller til at gøre indsigelse mod behandling. Slutteligt har du retten til at kunne flytte dine persondata. Hvis du ønsker at få adgang til dine data, få dem rettet eller slettet, eller gøre indsigelse mod vores databehandling, undersøger vi om det er muligt og giver dig svar på din henvendelse så hurtigt som muligt og senest en måned efter vi har modtaget din henvendelse. Senest en måned efter modtagelse af din anmodning vil du få besked om, hvilke handlinger vi vil udføre på baggrund af din anmodning. Du vil ligeledes få besked, hvis vi ikke iværksætter handlinger på baggrund af din anmodning sammen med en klagevejledning. Denne tidsfrist kan dog forlænges med 2 måneder hvis det er nødvendigt. Du vil få besked senest en måned efter modtagelsen af din anmodning om forlængelse og begrundelsen herfor. Vi kan i nogle tilfælde afvise at efterkomme din anmodning, eller opkræve et rimeligt gebyr. Vi fastsætter gebyrets størrelse på baggrund af de administrative omkostninger der vil være forbundet med at give dig oplysninger, meddelelse og/ eller træffe de ønskede foranstaltninger. Vi kan gøre dette hvis din anmodning er åbenbart grundløs eller hvis du flere gange tidligere har anmodet om de samme oplysninger. Her ud over er det gratis for dig at få oplysninger og meddelelser. s. 19

20 Oplysningerne vil blive meddelt til dig elektronisk, med mindre du anmoder om andet. Du kan gøre brug af dine ovenstående rettigheder ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst. KLAGEADGANG Hvis du vil klage over vores behandling af dine persondata, har du også mulighed for at tage kontakt til Datatilsynet. ÆNDRINGER I DATABESKYTTELSESPOLITIKKEN Alle fremtidige ændringer vi foretager i vores Databeskyttelsespolitik vil blive offentliggjort på vores hjemmeside og på vores Intranet. Hvor det er relevant, vil vi også give dig direkte besked om eventuelle ændringer via mail. Ændringer træder i kraft straks. s. 20